Quyết định 3821/QĐ-SHTT 2022 về việc ban hành Quy chế tiếp nhận đơn dạng giấy, phát hành kết quả thẩm định đơn và cấp văn bằng bảo hộ Sở hữu công nghiệp

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế tiếp nhận đơn dạng giấy, phát hành kết quả thẩm định đơn và cấp văn bằng bảo hộ Sở hữu công nghiệp”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, thay thế Quyết định số 1190/QĐ-SHTT ngày 23/4/2018 của Cục trưởng Cục Sở hữu trí tuệ ban hành Quy chế tiếp nhận đơn dạng giấy, xử lý các kết quả thẩm định đơn đăng bạ và cấp văn bằng bảo hộ Sở hữu công nghiệp.

Điều 3. Trưởng phòng Đăng ký, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Cục và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này hướng dẫn thủ tục tiếp nhận các loại đơn được nộp hoặc gửi cho Cục Sở hữu trí tuệ ở dạng giấy nhằm một trong các mục đích nêu tại điểm a khoản 2 Điều này (trừ loại đơn hoặc tài liệu được tiếp nhận theo quy trình xử lý đơn và tài liệu mật); quy trình phát hành các kết quả thẩm định đơn và cấp văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp (sau đây gọi tắt là SHCN).

2. Quy chế này áp dụng đối với các đơn vị, cá nhân được giao thực hiện các

công việc sau đây: cụ thể:

a) Tiếp nhận các loại đơn và các giấy tờ giao dịch (công văn, tài liệu trả lời sửa đổi bổ sung...) liên quan tới việc đăng ký SHCN (bao gồm: đơn đăng ký SHCN nộp theo đường quốc gia, đăng ký SHCN nộp theo đường quốc tế); đơn liên quan đến đơn đăng ký SHCN (bao gồm: sửa đổi đơn, chuyển giao đơn, phản đối đơn, khiếu nại liên quan đến thủ tục xác lập quyền SHCN); đơn liên quan đến văn bằng bảo hộ SHCN (bao gồm: cấp lại, cấp phó bản, duy trì, gia hạn, sửa đổi, chấm dứt, hủy bỏ hiệu lực văn bằng bảo hộ, chuyển giao quyền SHCN); các loại đơn khác (bao gồm: đơn liên quan đến đại diện SHCN, giám định SHCN, cung cấp thông tin liên quan đến quyền SHCN, tra cứu thông tin và các thủ tục khác như bản sao tài liệu, xác nhận quốc tế, ghi nhận gia hạn, ghi nhận đăng bạ);

b) Phát hành các kết quả thẩm định đơn đăng ký SHCN sau khi đã hoàn tất thủ tục thẩm định;

c) Cấp văn bằng bảo hộ các đối tượng SHCN;

d) Giao dịch với Người nộp đơn, người có quyền và lợi ích liên quan nhằm mục đích trao đổi thông tin, tài liệu liên quan đến các công việc nêu tại các điểm a, b và c khoản 2 Điều này;

đ) Tính phí, lệ phí liên quan đến các loại đơn nêu tại điểm a khoản 2 Điều này.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ sau đây được hiểu như sau:

1. “Thông tư” là Thông tư số 01/2007/TT-BKHCN ngày 14/02/2007 của Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn thi hành Nghị định số 103/2006/NĐ-CP ngày 22/9/2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ về sở hữu công nghiệp, được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư số 13/2010/TT-BKHCN ngày 30/7/2010, Thông tư số 18/2011/TT-BKHCN ngày 22/7/2011, Thông tư số 05/2013/TT-BKHCN ngày 20/02/2013 và Thông tư số 16/2016/TT-BKHCN ngày 30/6/2016;

2. “Thông tư giám định” là Thông tư số 01/2008/TT-BKHCN ngày 25/02/2008 của Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn việc cấp, thu hồi Thẻ giám định viên sở hữu công nghiệp và Giấy chứng nhận tổ chức đủ điều kiện hoạt động giám định sở hữu công nghiệp, được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư số 04/2009/TT-BKHCN ngày 27/3/2009;

3. “Đơn/Yêu cầu” là một hoặc một tập hợp các tài liệu, giấy tờ được nộp hoặc được gửi cho Cục Sở hữu trí tuệ nhằm một trong các mục đích nêu tại điểm a khoản 2 Điều 1 Quy chế này;

4. “Người nộp đơn” là chủ đơn hoặc đại diện của chủ đơn;

5. “Văn phòng đại diện” là các Văn phòng đại diện của Cục Sở hữu trí tuệ tại thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Đà Nẵng;

6. “Điểm tiếp nhận đơn” là Phòng Đăng ký-Cục Sở hữu trí tuệ tại Hà Nội và các Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Đà Nẵng;

7. “Hệ thống quản trị đơn” là hệ thống IPAS và hệ thống WIPO IPAS.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý hành chính

1. Khi thực hiện các công việc nêu tại khoản 2 Điều 1 Quy chế này, người thực hiện phải tuân thủ các quy định về trình tự, thủ tục có liên quan tại Luật Sở hữu trí tuệ, được cụ thể hoá tại Nghị định số 103/2006/NĐ-CP, Thông tư và tuân thủ Quy chế này.

2. Các hoạt động tiếp nhận đơn và cấp văn bằng bảo hộ các đối tượng SHCN là các hoạt động nghiệp vụ hành chính. Mọi đơn vị, cá nhân có liên quan có trách nhiệm bảo mật các tài liệu trong đơn và bảo đảm các yêu cầu về thời hạn và chất lượng của các nghiệp vụ đó.

Điều 4. Thời gian giao dịch

1. Việc tiếp nhận các loại đơn và các tài liệu liên quan nêu tại điểm a khoản 2 Điều 1 Quy chế này nộp trực tiếp tại các Điểm tiếp nhận đơn được thực hiện như sau: Giờ giao dịch tại Điểm tiếp nhận đơn: Buổi sáng từ 08h00’ đến 11h00’; buổi chiều từ 13h00’ đến 16h00’ trong các ngày làm việc;

2. Việc trả các kết quả thẩm định đơn đăng ký SHCN và các giao dịch khác được thực hiện theo giờ làm việc hành chính của Cục Sở hữu trí tuệ: Buổi sáng từ 08h00’ đến 11h45’ và buổi chiều từ 13h00’ đến 17h00’.

3. Đối với đơn nộp qua Bưu điện, thời điểm giao dịch được xác định như sau:

a) Là ngày đơn được chuyển đến các Điểm tiếp nhận đơn của Cục Sở hữu trí tuệ, nếu đơn được chuyển đến trước khi kết thúc thời gian giao dịch trong ngày làm việc.

b) Là ngày làm việc tiếp theo, nếu đơn được chuyển đến các Điểm tiếp nhận đơn của Cục Sở hữu trí tuệ sau khi kết thúc thời gian giao dịch trong ngày làm việc.

Chương II

TIẾP NHẬN ĐƠN

Điều 5. Các công việc thuộc nghiệp vụ tiếp nhận đơn

Nghiệp vụ tiếp nhận đơn bao gồm các công việc sau đây:

1. Nhận đơn từ tổ chức/cá nhân.

2. Phân loại đơn đã nhận.

3. Đánh giá khả năng tiếp nhận để đưa ra kết luận có chính thức tiếp nhận đơn hay không.

4. Nhập thông tin sơ bộ về đơn vào Hệ thống cấp số đơn và xin cấp số đơn.

5. Xử lý đơn đã chính thức tiếp nhận.

6. Xác định Đơn vị/Bộ phận có chức năng, nhiệm vụ xử lý tiếp theo và chuyển đơn đến nơi đó.

Điều 6. Tiếp nhận đơn

1. Khi nhận đơn, cán bộ tiếp nhận đơn thực hiện các công việc sau đây:

a) Xác định loại đơn theo đối tượng, mục đích và nội dung;

b) Kiểm tra danh mục các tài liệu có trong đơn; kiểm tra số lượng bản và số lượng trang của từng loại tài liệu; tính phí, lệ phí (nếu có) để xác định đơn hoặc các tài liệu giao dịch có được tiếp nhận hay không;

c) Trường hợp đơn có đủ các tài liệu tối thiểu quy định tại điểm 7.1 của Thông tư (đối với đơn đăng ký SHCN) và các điểm 17.1.b, 17.1.d, 17.1.đ, 17.1.e, 17.1.h, 17.2.c, 17.4, 18.3.c, 20.1.c, 20.3.a, 20.4.c, 21.2.b, 22.2.b, 41.3.c, 41.5.a, 41.5.b, 41.7, 41.8.a, 41.8.b (iii) và (v), 47, 49.2, 50.2, 52.2, 53.2, 56.2, 56.3, 57.2, 59.2, 62.1 và 64.2 của Thông tư và các điểm 4 mục II, điểm 2 Mục III và điểm 2 Mục IV của Thông tư giám định (đối với các loại đơn khác) có đủ điều kiện tiếp nhận, cán bộ tiếp nhận đơn đóng dấu nhận đơn, cấp số đơn, dán tem số đơn hoặc ghi các dữ liệu cần thiết vào phần số đơn trên dấu nhận đơn và các tài liệu có trong đơn. Trong đó ký hiệu đơn được đánh theo quy định tại Phụ lục 1 Quy chế này;

d) Đối với đơn nộp trực tiếp: Sau khi đơn được nhập vào Hệ thống cấp số đơn và xin cấp số đơn, cán bộ nhận đơn in phiếu báo thu, trong đó thể hiện rõ các khoản và mức phí, lệ phí phải nộp và chuyển cho Người nộp đơn để thực hiện thanh toán tại Bộ phận thu phí, lệ phí của Văn phòng Cục (hoặc Bộ phận thu phí, lệ phí của Văn phòng đại diện đối với đơn nộp tại Văn phòng đại diện);

đ) Đối với đơn nộp qua bưu điện: Sau khi đơn được nhập vào Hệ thống cấp số đơn và xin cấp số đơn, cán bộ nhận đơn in phiếu báo thu, trong đó thể hiện rõ các khoản và mức phí, lệ phí phải nộp, ghi rõ số sêri, ngày chuyển tiền của hóa đơn chuyển tiền qua dịch vụ bưu điện hoặc chuyển khoản, và chuyển cho Bộ phận thu phí, lệ phí của Văn phòng Cục (hoặc Bộ phận thu phí, lệ phí của Văn phòng đại diện đối với đơn nộp tại Văn phòng đại diện);

e) Sau khi làm xong thủ tục biên nhận đơn, cán bộ tiếp nhận đơn gửi trả một bản Tờ khai hoặc công văn, tài liệu đã đóng dấu nhận đơn có ghi số đơn, ngày nộp đơn cho người nộp đơn, nếu đơn được gửi qua bưu điện thì Tờ khai hoặc công văn, tài liệu trên cũng được gửi cho người nộp đơn qua bưu điện;

2. Tiếp nhận các đơn đăng ký SHCN quốc gia, đơn đăng ký SHCN quốc tế, đơn liên quan đến đơn đăng ký SHCN, đơn liên quan đến văn bằng bảo hộ, các đơn khác: khi tiếp nhận đơn theo quy định tại khoản 1 Điều này, cán bộ tiếp nhận đơn đóng dấu nhận đơn vào các Tờ khai và/hoặc tài liệu có trong đơn và nhập các dữ liệu sau vào Hệ thống cấp số đơn:

a) Đối với đơn đăng ký SHCN nộp theo đường quốc gia (bao gồm: đơn đăng ký sáng chế/giải pháp hữu ích; kiểu dáng công nghiệp; thiết kế bố trí mạch tích hợp bán dẫn; chỉ dẫn địa lý; nhãn hiệu);

-Loại đơn;

-Tên và địa chỉ đầy đủ của chủ đơn;

-Tên đối tượng: tên sáng chế/giải pháp hữu ích/kiểu dáng công nghiệp/thiết kế bố trí mạch tích hợp bán dẫn/chỉ dẫn địa lý. Đối với đơn đăng ký nhãn hiệu: nếu nhãn hiệu chữ thì nhập nội dung vắn tắt sơ bộ các chữ có trong nhãn hiệu, nếu là nhãn hiệu hình thì nhập “Hình”, nếu là nhãn hiệu có chứa chữ và hình thì nhập “nội dung vắn tắt sơ bộ các chữ có trong nhãn hiệu, Hình”;

-Đại diện, được thể hiện dưới dạng tên đầy đủ của tổ chức/cá nhân đại diện và mã số đại diện (nếu có);

-Tính phí, lệ phí phải nộp.

b) Đối với đơn đăng ký SHCN nộp theo đường quốc tế (bao gồm: đơn đăng ký sáng chế quốc tế nguồn gốc Việt Nam theo Hiệp ước PCT; đơn đăng ký quốc tế Kiểu dáng công nghiệp theo Thỏa ước LaHay; đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu có nguồn gốc Việt Nam theo Hệ thống Madrid và các đơn liên quan: đơn gia hạn, mở rộng lãnh thổ, giới hạn danh mục sản phẩm/dịch vụ, sửa đổi, chuyển nhượng, hủy bỏ hiệu lực):

-Loại đơn;

-Số đơn/văn bằng gốc (nếu có);

-Tên và địa chỉ đầy đủ của chủ đơn;

-Đại diện, được thể hiện dưới dạng tên đầy đủ của tổ chức/cá nhân đại diện và mã số đại diện (nếu có);

-Tính phí, lệ phí phải nộp.

c) Đối với đơn liên quan đến đơn đăng ký SHCN (bao gồm: sửa đổi đơn, chuyển giao đơn, phản đối đơn, khiếu nại Quyết định liên quan đến đơn)

-Loại đơn;

-Số đơn liên quan;

-Tên và địa chỉ đầy đủ của chủ đơn;

-Đại diện, được thể hiện dưới dạng tên đầy đủ của tổ chức/cá nhân đại diện và mã số đại diện (nếu có);

-Tính phí, lệ phí phải nộp.

d) Đối với đơn liên quan đến văn bằng bảo hộ SHCN (bao gồm: cấp lại, cấp phó bản, cấp lại phó bản văn bằng bảo hộ, duy trì, gia hạn, sửa đổi, li-xăng, chuyển nhượng, chấm dứt/hủy bỏ hiệu lực, tự chấm dứt, khiếu nại Quyết định liên quan đến văn bằng)

-Loại đơn;

-Số văn bằng bảo hộ liên quan;

-Tên và địa chỉ đầy đủ của chủ đơn;

-Đại diện, được thể hiện dưới dạng tên đầy đủ của tổ chức/cá nhân đại diện và mã số đại diện (nếu có);

-Tính phí, lệ phí phải nộp.

đ) Đối với các loại đơn khác (bao gồm: kiểm tra nghiệp vụ đại diện SHCN, yêu cầu phúc tra nghiệp vụ đại diện SHCN, yêu cầu ghi nhận/thay đổi về tổ chức đại diện SHCN, yêu cầu cấp/cấp lại chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện SHCN, yêu cầu cấp/cấp lại Thẻ giám định viên SHCN, yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ giám định SHCN, yêu cầu cấp/cấp lại Giấy chứng nhận tổ chức đủ điều kiện hoạt động giám định, yêu cầu tra cứu thông tin SHCN, yêu cầu cấp bản sao tài liệu, yêu cầu xác nhận nhãn hiệu đăng ký quốc tế được chấp nhận bảo hộ tại Việt Nam, yêu cầu cung cấp thông tin SHCN, yêu cầu ghi nhận gia hạn, yêu cầu ghi nhận đăng bạ)

-Loại đơn;

-Số đơn/văn bằng bảo hộ liên quan/tên loại;

-Tên và địa chỉ đầy đủ của chủ đơn;

-Đại diện, được thể hiện dưới dạng tên đầy đủ của tổ chức/cá nhân đại diện và mã số đại diện (nếu có);

-Tính phí, lệ phí phải nộp.

Sau khi kết thúc việc nhập dữ liệu vào Hệ thống cấp số đơn đối với các đơn đăng ký nêu tại các điểm a, b, c, d và đ, cán bộ tiếp nhận đơn cấp số đơn, dán tem số đơn hoặc ghi số đơn vào các Tờ khai hoặc tài liệu của đơn tương ứng vào phần số đơn trên dấu nhận đơn và in phiếu báo thu chuyển cho người nộp đơn để nộp phí, lệ phí tại Bộ phận thu phí, lệ phí của Văn phòng Cục (hoặc Bộ phận thu phí, lệ phí của Văn phòng đại diện đối với đơn nộp tại Văn phòng đại diện). Sau khi người nộp đơn hoàn tất việc nộp phí, lệ phí theo quy định, cán bộ tiếp nhận đơn trả cho người nộp đơn một bản Tờ khai hoặc tài liệu có ghi số đơn.

Điều 7. In và lập sổ biên nhận đơn

1. Mỗi loại đơn được lập một sổ biên nhận với các thông tin cơ bản về đơn được lưu dạng giấy và dạng điện tử được mở vào lúc 08h00’ và khóa vào lúc 16h00’ của mỗi ngày làm việc.

2. Sau mỗi ngày làm việc, các điểm tiếp nhận đơn phải in sổ biên nhận đơn theo từng đối tượng SHCN và các yêu cầu liên quan đã nhận trong ngày đó để lập thành sổ biên nhận của từng điểm tiếp nhận. Điểm tiếp nhận đơn tại trụ sở Cục Sở hữu trí tuệ có trách nhiệm in sổ biên nhận đơn chung. Trong trường hợp đơn được nhận tại các Văn phòng đại diện thì cán bộ tiếp nhận đơn phải ký vào các sổ biên nhận đơn của Văn phòng đại diện nói trên và gửi kèm các hồ sơ đơn, tài liệu của đơn cho Phòng Đăng ký.

Điều 8. Từ chối tiếp nhận đơn

1. Đơn sẽ bị từ chối tiếp nhận nếu thiếu một trong các tài liệu tối thiểu quy định tại điểm 7.1 của Thông tư (đối với đơn đăng ký SHCN) và các điểm 17.1.b, 17.1.d, 17.1.đ, 17.1.e, 17.1.h, 17.2.c, 17.4, 18.3.c, 20.1.c, 20.3.a, 20.4.c, 21.2.b, 22.2.b, 41.3.c, 41.5.a, 41.5.b, 41.7, 41.8.a, 41.8.b (iii) và (v), 47, 49.2, 50.2, 52.2, 53.2, 56.2, 56.3, 57.2, 59.2, 62.1 và 64.2 của Thông tư và các điểm 4 mục II, điểm 2 Mục III và điểm 2 Mục IV của Thông tư giám định (đối với các loại đơn khác).

2. Xử lý đơn không được tiếp nhận:

a) Đối với đơn nộp trực tiếp, cán bộ tiếp nhận đơn từ chối tiếp nhận đơn và nêu rõ lý do không tiếp nhận đơn.

b) Đối với đơn nộp qua bưu điện, trong vòng 15 ngày kể từ ngày đơn đến cán bộ tiếp nhận đơn soạn dự thảo và trình Lãnh đạo Phòng ban hành Thông báo từ chối tiếp nhận đơn (theo mẫu TC nêu tại Phụ lục 2 Quy chế này) trong đó nêu rõ lý do từ chối tiếp nhận đơn.

Điều 9. Xử lý đơn đã được chính thức tiếp nhận

1. Xử lý đơn đã được chính thức tiếp nhận tại các Văn phòng đại diện

Trong vòng 02 ngày làm việc tính từ ngày tiếp nhận đơn, Văn phòng đại diện

phải thực hiện các công việc sau:

a) Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh:

(i) Đối với các đơn được quản trị theo hệ thống IPAS và đơn các đơn không được quản trị trong Hệ thống quản trị đơn: Sao lưu toàn bộ hồ sơ để lập thành một bộ hồ sơ lưu dưới hình thức sao chụp (photocopy) hoặc quét lưu giữ vào máy tính;

(ii) Đối với các đơn được quản trị theo hệ thống WIPO IPAS: thực hiện nhập và quét vào hệ thống WIPO IPAS;

b) Văn phòng đại diện tại thành phố Đà Nẵng: Đối với các đơn được/không được quản trị theo hệ thống quản trị đơn, văn phòng đại diện sao lưu toàn bộ hồ sơ để lập thành một bộ hồ sơ lưu dưới hình thức sao chụp (photocopy) hoặc quét lưu giữ vào máy tính.

c) Các Văn phòng đại diện đóng kiện, lập danh mục hồ sơ đơn theo từng kiện và gửi cho Phòng Đăng ký qua bưu điện bằng dịch vụ chuyển phát nhanh. Các danh mục hồ sơ đơn phải được kiểm tra cẩn thận và xác nhận vào từng danh mục trước khi đóng gói.

Trường hợp xảy ra tình huống bất khả kháng không thể thực hiện được việc sao lưu, nhập, quét các tài liệu đơn vào hệ thống WIPO IPAS và gửi hồ sơ trong thời hạn nêu trên thì Văn phòng đại diện phải báo cáo Lãnh đạo Cục và phải thực hiện việc sao lưu, nhập và quét các tài liệu đơn vào hệ thống WIPO IPAS, gửi hồ sơ đơn ngay khi không còn tình huống bất khả kháng.

2. Xử lý đơn đã được chính thức tiếp nhận tại Cục Sở hữu trí tuệ

Hồ sơ đơn gửi từ Văn phòng đại diện được Phòng Đăng ký nhận từ bưu điện, cán bộ tiếp nhận mở kiện để kiểm tra theo danh mục đơn của mỗi kiện hàng. Trường hợp có sự sai khác giữa hồ sơ đơn nhận được với danh mục đơn được gửi, Phòng Đăng ký phải thông báo ngay cho Văn phòng đại diện sự sai khác đó, để Văn phòng đại diện, xác minh lại hồ sơ đã gửi. Văn phòng đại diện phải thực hiện ngay việc xác minh lại hồ sơ và thông báo cho Phòng Đăng ký ngay sau khi đã xử lý xong.

Hồ sơ đơn được gửi từ Văn phòng đại diện (đã có tài liệu phù hợp với danh mục tài liệu đơn) và hồ sơ đơn được tiếp nhận tại trụ sở Cục được Phòng Đăng ký xử lý như sau:

a) Đối với các đơn được quản trị theo hệ thống IPAS:

(i) Bộ phận nhận đơn vào bìa hồ sơ đơn đã được chính thức tiếp nhận và chuyển cho bộ phận nhập dữ liệu để quét và nhập các tài liệu đơn vào hệ thống IPAS;

(ii) Xác định Đơn vị/Bộ phận xử lý tiếp theo;

(iii) Bàn giao đơn cho Đơn vị/Bộ phận xử lý tiếp theo;

b) Đối với hồ sơ đơn được quản trị theo hệ thống WIPO IPAS:

(i) Bộ phận nhận đơn: vào bìa hồ sơ đơn hoặc gán mã cho công văn, tài liệu trả lời/sửa đổi/bổ sung (trừ các công văn, tài liệu trả lời/sửa đổi/bổ sung tiếp nhận tại Văn phòng đại diện Thành phố Hồ Chí Minh đã được gán mã) đã được chính thức tiếp nhận và chuyển cho bộ phận nhập dữ liệu để quét và nhập các tài liệu đơn vào hệ thống WIPO IPAS (trừ các đơn đã được Văn phòng đại diện Thành phố Hồ Chí Minh nhập và quét vào Hệ thống WIPO IPAS theo điểm (ii) khoản 1 .a Điều này);

(ii) Xác định Đơn vị/Bộ phận xử lý tiếp theo;

(iii) Bàn giao đơn cho Đơn vị/Bộ phận xử lý tiếp theo.

c) Đối với các đơn không được quản trị trong hệ thống quản trị đơn: Bộ phận nhận đơn hoàn thiện bộ hồ sơ đơn, xác định Đơn vị/Bộ phận xử lý tiếp theo, vào sổ và bàn giao đơn cho Đơn vị/Bộ phận đó.

Điều 10. Giao đơn cho các Đơn vị/Bộ phận xử lý tiếp theo

1. Trong vòng 03 ngày làm việc tính từ ngày nhận đơn (đối với đơn được tiếp nhận tại trụ sở Cục Sở hữu trí tuệ) hoặc 05 ngày làm việc tính từ ngày nhận đơn (đối với đơn được tiếp nhận tại các Văn phòng đại diện), các đơn đã được chính thức tiếp nhận phải được bàn giao cho Đơn vị/Bộ phận xử lý tiếp theo.

2. Thủ tục bàn giao đơn và tài liệu được tiến hành như sau:

a) Giao đơn với đầy đủ các tài liệu đã nhận có đóng dấu nhận đơn, dán tem hoặc ghi số đơn cho người thuộc Đơn vị/Bộ phận xử lý tiếp theo;

b) Các Đơn vị/Bộ phận cử người làm đầu mối tiếp nhận đơn và các tài liệu liên quan do Phòng Đăng ký bàn giao. Khi bàn giao đơn và các tài liệu, cán bộ của phòng Đăng ký yêu cầu người nhận kiểm tra số lượng các đơn hoặc tài liệu được bàn giao và ký nhận vào sổ theo dõi đơn/danh mục tài liệu trong đơn;

c) Trong trường hợp phát hiện tài liệu bị chuyển nhầm hoặc sai số đơn (trừ trường hợp sai do người nộp đơn), trong vòng 05 ngày làm việc tính từ ngày nhận từ Phòng Đăng ký, các Đơn vị/Bộ phận phải chuyển lại ngay cho Phòng Đăng ký để xử lý. Nếu quá thời hạn trên thì Phòng Đăng ký sẽ không chịu trách nhiệm về những hậu quả do việc chuyển lại tài liệu muộn.

3. Việc giao nhận đơn và các tài liệu được tiến hành hàng ngày, vào một giờ nhất định (theo thỏa thuận giữa Phòng Đăng ký và các Đơn vị/Bộ phận có nhiệm vụ xử lý tiếp theo).

Chương III

PHÁT HÀNH KẾT QUẢ THẨM ĐỊNH ĐƠN

Điều 11. In các công văn, thông báo, quyết định liên quan đến quá trình thẩm định các loại đơn đăng ký SHCN

Hằng ngày, Phòng Đăng ký có nhiệm vụ in tất cả các loại công văn, thông báo, quyết định liên quan đến quá trình thẩm định các loại đơn đăng ký SHCN trong hệ thống quản trị đơn, lấy dấu tại Văn phòng Cục và trả kết quả cho người nộp đơn.

Điều 12. Trả các kết quả liên quan đến việc thẩm định đơn

1. Các kết quả thẩm định đơn (Công văn, Thông báo, Quyết định, Văn bằng bảo hộ... của Cục Sở hữu trí tuệ) được trả cho người nộp đơn (có ký giao nhận) theo cách thức sau đây:

a) Phòng Đăng ký giao trực tiếp cho người nộp đơn tại trụ sở Cục theo yêu cầu của người nộp đơn; hoặc

b) Văn phòng Cục gửi qua bưu điện cho các Văn phòng đại diện để giao trực tiếp cho người nộp đơn tại các Văn phòng đại diện theo yêu cầu của người nộp đơn; hoặc

c) Văn phòng Cục gửi qua bưu điện cho người nộp đơn nếu người nộp đơn không có yêu cầu nhận trực tiếp tại trụ sở Cục hoặc tại các Văn phòng đại diện.

2. Gửi các kết quả thẩm định đơn và nhận các thư từ, tài liệu do bưu điện trả lại.

Hằng ngày, Phòng Đăng ký chuyển các kết quả thẩm định đơn cho Văn phòng Cục để gửi bưu điện theo quy định tại điểm 1.2 và 1.3 khoản 1 Điều này. Việc chuyển kết quả thẩm định đơn cho Văn phòng Cục để gửi phải được thực hiện ngay trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

Đối với các thư từ, tài liệu bưu điện trả lại, Văn phòng Cục nhập toàn bộ vào hệ thống quản trị đơn để theo dõi và trong vòng 02 ngày làm việc tính từ ngày bưu điện trả lại, Văn phòng Cục phải chuyển lại cho Phòng Đăng ký và các Đơn vị liên quan theo quy định để xử lý.

Chương IV

CẤP VĂN BẰNG BẢO HỘ

Điều 13. Cấp văn bằng bảo hộ đối với các đơn đăng ký SHCN nộp theo đường quốc gia

1. Khi tiếp nhận các đơn đăng ký SHCN đã được thẩm định do các Đơn vị thẩm định chuyển Phòng Đăng ký để làm thủ tục cấp văn bằng, cán bộ được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải thực hiện các công việc sau:

a) Kiểm tra hồ sơ đơn: Cán bộ tiếp nhận phải kiểm tra và xác định hồ sơ đơn có đủ các tài liệu và chữ ký của thẩm định viên, Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo Cục. Trường hợp phát hiện hồ sơ đơn không đủ các yếu tố nêu trên thì phải giao trả lại cho Đơn vị thẩm định tương ứng. Các hồ sơ đơn đủ yếu tố để cấp văn bằng sẽ được nhập vào hệ thống hệ thống quản trị đơn.

b) Theo dõi phí và lệ phí cấp văn bằng bảo hộ: Việc nộp phí, lệ phí cấp văn bằng bảo hộ phải được kiểm tra cẩn thận. Các đơn đã được nộp phí và lệ phí theo quy định tại Điểm 15.7.a (iii) của Thông tư sẽ được cấp văn bằng bảo hộ trong thời hạn quy định tại Điểm 18.2.a của Thông tư và theo trình tự quy định tại điểm 1.3 khoản 1 Điều này. Các đơn không nộp phí và lệ phí theo quy định tại Điểm 15.7.a (iii) của Thông tư sẽ bị từ chối cấp văn bằng bảo hộ theo quy định tại Điểm 15.7.C của Thông tư.

c) cấp văn bằng bảo hộ: Văn bằng bảo hộ được cấp dựa trên kết quả thẩm định đơn thể hiện trong Báo cáo thẩm định do Thẩm định viên lập (có đầy đủ chữ ký của các Thẩm định viên, Lãnh đạo đơn vị và Lãnh đạo Cục), dữ liệu đơn trong hồ sơ giấy và dữ liệu đơn trong hệ thống quản trị đơn.

2. Văn bằng sau khi cấp được trình Lãnh đạo Phòng Đăng ký ký nháy Quyết định cấp trước khi đóng dấu và trả văn bằng bảo hộ cho người nộp đơn theo quy định tại Điều 12 của Quy chế này.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 14. Tổ chức thực hiện

1. Quy chế này thay thế “Quy chế Tiếp nhận đơn, xử lý các kết quả thẩm định đơn, đăng bạ và cấp văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp (Ban hành kèm theo Quyết định số 1190/QĐ-SHTT ngày 23/4/2018 của Cục trưởng Cục Sở hữu trí tuệ)”.

2. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký.

3. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vấn đề cần bổ sung, sửa đổi đề nghị phản hồi cho Phòng Đăng ký để tổng hợp, trình Cục trưởng xem xét, quyết định./.