Công văn 5492/CTQNA-TTHT(e) của Cục Thuế tỉnh Quảng Nam về hóa đơn điện tử định dạng XML để hạch toán, thanh toán và kê khai thuế

Kính gửi: CN Tổng Công ty điện lực Miền trung - Công ty điện lực Q.Nam

Địa chỉ: 05 Trần Hưng Đạo, P.Tân Thạnh, TP Tam Kỳ, tỉnh Quảng Nam

MST: 0400101394-005, email: [email protected]

Ngày 19/7/2023, Cục Thuế tỉnh Quảng Nam nhận được Công văn số 3789/QnaPC-TCKT ngày 18/7/2023 của Tổng Công ty điện lực Miền trung – Công ty điện lực Quảng Nam (sau đây gọi là Công ty) hỏi về hóa đơn điện tử gửi cho khách hàng ở định dạng PDF. Vấn đề này, Cục Thuế có ý kiến như sau:

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ quy định:

- Căn cứ khoản 2 Điều 6:

“2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.”

- Căn cứ khoản1, khoản 3 Điều 7:

“1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.”

“3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”

- Căn cứ khoản 1 Điều 12:

“1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "extensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).”

- Căn cứ khoản 3 Điều 17:

“3. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

- Căn cứ khoản 2 Điều 18

“2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”

Căn cứ các quy định trên, hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo định dạng của cơ quan thuế là sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML, người bán gửi hóa đơn cho người mua ở định dạng XML, người mua lưu giữ hóa đơn điện tử định dạng XML để hạch toán, thanh toán và kê khai thuế. Do đó bản thể hiện của hóa đơn điện tử với định dạng khác như PDF, JPG ... đều không có giá trị pháp lý. Khi Công ty gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng ở định dạng PDF, khách hàng chỉ nhận được hóa đơn ở dạng PDF không có file hóa đơn XML thì hóa đơn khách hàng nhận ở dạng PDF này không có giá trị pháp lý.

Không bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy, trừ trường hợp theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra. Hóa đơn chuyển đổi thành hóa đơn giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.

Tại khoản 2 Thông báo số 3121/TB-CTQNA ngày 25/4/2023 của Cục Thuế tỉnh Quảng Nam về chuyển đổi hoá đơn điện tử thành hoá đơn giấy, Cục Thuế thông báo đến doanh nghiệp, người nộp thuế nội dung: Hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP không có giá trị pháp lý khi chuyển đổi thành hóa đơn giấy như hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

Cục Thuế tỉnh Quảng Nam thông báo cho Công ty biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này./.