Công văn 5308/TCT-DNL của Tổng cục Thuế về việc hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử đối với Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam

Kính gửi: Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam.

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 1144/PLX-TCKT ngày 29/8/2017 của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Tập đoàn) về việc triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT). Về vấn đề này, sau khi báo cáo và thực hiện chỉ đạo của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau;

1. Về sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ:

Tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi Điều 5 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2014 của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:

“5. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử”.

Tại Khoản 1 Điều 1 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Khoản 1, Khoản 2 Điều 4 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định:

“1. Hóa đơn quy định tại Nghị định này gồm các loại sau:

... c) Các loại hóa đơn khác, gồm: Vé, thẻ hoặc các chứng từ có tên gọi khác nhưng có hình thức và nội dung quy định tại các Khoản 2, 3 Điều này.

2. Hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức sau:

a) Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, dịch vụ;

b) Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

c) Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân.”

Tại Khoản 4 Điều 3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/372014 của Bộ Tài chính hướng dẫn các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

Căn cứ các quy định nêu trên, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là loại chứng từ được phát hành, sử dụng, quản lý như hóa đơn. Do đó, khi Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam và các đơn vị thành viên triển khai HĐĐT thì Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được phát hành, quản lý, sử dụng như hóa đơn và được phép thực hiện theo hình thức điện tử.

2. Về việc sử dụng hóa đơn khi xuất khẩu;

Tại Khoản 7 Điều, 3 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 sửa đổi Khoản 4 Điều 16 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thủ tục để được khấu trừ thuế, hoàn thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa xuất khẩu phải có “Hóa đơn thương mại”.

Tại Khoản 1 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính đã bỏ quy định tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ phải sử dụng hóa đơn GTGT khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài.

Căn cứ các quy định nêu trên, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn thương mại khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài.

Trường hợp sau khi Nghị định thay thế Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP được ban hành có quy định khác thì Tập đoàn thực hiện theo quy định đó.

3. Về việc phát hành HĐĐT và kê khai thuế GTGT đối với HĐĐT:

Tại Khoản 1 Điều 8 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 18/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn:

“Thời điểm xác định thuế GTGT đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”

Tại Điều 8 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn:

“Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đày đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư này khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định.”

Tại điểm a Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn:

“Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

... Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.”

Tại điểm c Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn:

“Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm...được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.”

Tại điểm b Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung điểm b Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn:

“Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hóa đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày.”

Tại Khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn:

“Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”

Tại điềm b Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn: “Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).”

Tại điểm 1.2 và điểm 1.3 Phụ lục 1 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.

Căn cứ quy định nêu trên, trường hợp Tập đoàn, các đơn vị thành viên được lập hóa đơn định kỳ theo hợp đồng hoặc lập một hóa đơn chung cho người mua không lấy hóa đơn theo quy định thì Tập đoàn và các đơn vị thành viên (ứng với 1 mã số thuế) có thể đăng ký sử dụng 2 ký hiệu hóa đơn trong một mẫu hóa đơn GTGT theo hướng dẫn tại điểm 1.2, 1.3 Phụ lục 1 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính đảm bảo nguyên tắc số hóa đơn điện tử liên tục theo trình tự thời gian, cụ thể: 1 ký hiệu hóa đơn sử dụng trong trường hợp bán hàng hóa lập và giao hóa đơn ngay; 1 ký hiệu hóa đơn sử dụng trong các trường hợp hóa đơn GTGT lập sau thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa.

Tập đoàn và các đơn vị thành viên thực hiện tính, khai thuế GTGT tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền theo quy định.

Tập đoàn và các đơn vị thành viên chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc quản lý, sử dụng hóa đơn và tính, kê khai, nộp thuế GTGT.

4. Về chữ ký của người mua, người bán trên HĐĐT:

Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa Tập đoàn hoặc các đơn vị thành viên với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,... thì Tập đoàn hoặc các đơn vị thành viên lập HĐĐT cho người mua theo quy định, trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện từ của người mua.

Đối với chữ ký điện tử của người bán thực hiện theo quy định hiện hành.

5. Về tiêu thức chữ ký người đại diện theo pháp luật và dấu của người bán trên HĐĐT chuyển đổi sang giấy:

Tại Điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn:

“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

... e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

...2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.”

Tại Khoản 1 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 cùa Bộ Tài chính hướng dẫn:

“1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.”.

Tại Khoản 2 (d) Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định về cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn:

“đ) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.”

Tại điểm b Khoản 3 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định:

“…

- Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục Thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.

- Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính”.

Căn cứ quy định nêu trên, Tập đoàn và các đơn vị thành viên được chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Trường hợp Tập đoàn và các đơn vị thành viên có số lượng HĐĐT chuyển đổi sang giấy lớn thì Tổng giám đốc Tập đoàn và thủ trưởng các đơn vị thành viên thực hiện ủy quyền theo quy định của pháp luật về ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên HĐĐT chuyển đổi. Trên HĐĐT chuyển đổi sang giấy của Công ty không nhất thiết phải có tiêu thức dấu của người bán. Tập đoàn và các đơn vị thành viên phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc chuyển đổi này.

Đề nghị Tập đoàn và các đơn vị thành viên hoàn thiện giải pháp và hệ thống HĐĐT để người mua và các đơn vị liên quan có thể truy cập, xem, tải HĐĐT.

6. Một số nội dung kiến nghị khác liên quan đến dự thảo Nghị định thay thế Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP:

Tổng cục Thuế ghi nhận để nghiên cứu báo cáo cấp có thẩm quyền quyết định trong quá trình xây dựng Nghị định thay thế Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP .

Tổng cục Thuế thông báo để Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam được biết và thực hiện./.