Công văn 4515/CTTBI-TTHT của Cục Thuế tỉnh Thái Bình về việc hủy liên lưu biên lai thu tiền phạt hết thời hạn lưu trữ

Kính gửi: Kho bạc nhà nước tỉnh Thái Bình

Ngày 04/10/2023, Cục Thuế tỉnh Thái Bình nhận được văn bản số 826/KBTB-KTNN của Kho bạc nhà nước tỉnh Thái Bình (gọi là Kho bạc tỉnh) về việc xin ý kiến về cách thức thanh hủy liên lưu biên lai thu tiền phạt hết thời hạn lưu trữ theo quy định. Nội dung này Cục Thuế tỉnh Thái Bình có ý kiến như sau:

- Tại khoản 11 Điều 3, khoản 2 Điều 39 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ quy định:

“Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

…

11. Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ:

…

b) Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy số không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

…

Điều 39. Tiêu hủy biên lai

1. Các trường hợp tiêu hủy biên lai

…

- Các loại biên lai đã lập của các đơn vị kế toán được tiêu hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

…

2. Biên lai được xác định đã tiêu hủy

- Tiêu hủy biên lai tự in, biên lai đặt in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo biên lai đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đỏ.

…

3. Trình tự, thủ tục tiêu hủy biên lai

a) Thời hạn tiêu hủy biên lai chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

…

b) Tổ chức thu phí, lệ phí phải lập Bảng kiểm kê biên lai cần tiêu hủy, Bảng kiểm kê biên lai cần hủy phải được ghi chi tiết các nội dung gồm: tên biên lai, ký hiệu mẫu biên lai, ký hiệu biên lai, số lượng biên lai tiêu hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số biên lai nếu số biên lai cần tiêu hủy không liên tục).

c) Tổ chức thu phí, lệ phí phải thành lập Hội đồng tiêu hủy biên lai. Hội đồng tiêu hủy biên lai phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức thu các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước.

d) Các thành viên Hội đồng tiêu hủy biên lai phải ký vào biên bản tiêu hủy biên lai và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

đ) Hồ sơ tiêu hủy biên lai gồm: Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy biên lai; bảng kiểm kê biên lai cần tiêu hủy; biên bản tiêu hủy biên lai; thông báo kết quả tiêu hủy biên lai.

Hồ sơ tiêu hủy biên lai được lưu tại tổ chức thu phí, lệ phí. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai thu theo Mau số 02/HUY-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này phải được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy biên lai. Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng biên lai tiêu hủy từ số đến số, lý do tiêu hủy, ngày giờ tiêu hủy, phương pháp tiêu hủy.

…”

- Tra cứu trên hệ thống Quản lý ấn chỉ của cơ quan Thuế thì Kho bạc tỉnh thực hiện nhận Biên lai thu tiền phạt do cơ quan Thuế cấp đến tháng 5/2015; Quý I năm 2016 đã nộp Bảng kê thanh toán tình hình sử dụng biên lai thu tiền phạt (có số lượng tồn cuối kỳ bằng không (=0)). Từ năm 2016 đến nay không nhận Biên lai thu tiền phạt do cơ quan Thuế cấp.

Căn cứ các quy định trên, trường hợp Kho bạc tỉnh đã xác định Biên lai thu tiền phạt (liên lưu) đã hết thời hạn lưu trữ và cần tiêu hủy thì:

- Trình tự, thủ tục tiêu hủy biên lai thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 39 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

- Biện pháp tiêu hủy: thực hiện 1 trong các hình thức quy định tại khoản 11 Điều 3, khoản 2 Điều 39 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác.

- Biên lai thu tiền phạt (liên lưu) của Kho bạc tỉnh là biên lai đã lập của đơn vị kế toán được tiêu hủy theo quy định của pháp luật về kế toán. Cục Thuế không có cơ sở để cử đại diện chứng kiến việc tiêu hủy.

Cục Thuế tỉnh Thái Bình có ý kiến để Kho bạc tỉnh biết và thực hiện. Trân trọng./.