Công văn 43153/CT-TTHT của Cục Thuế Thành phố Hà Nội về việc sử dụng hóa đơn điện tử

Kính gửi: Chi Nhánh Công Ty TNHH Yang Ming Shipping (Việt Nam) tại Hà Nội
Mã số thuế: 0313316562-001;
Địa chỉ: Tầng 15, tòa nhà Geleximco, số 36 Hoàng Cầu, phường Ô Chợ Dừa, Quận Đống Đa, TP Hà Nội)

Trả lời công văn 0105/HC/YMSHN-2019 ngày 21/5/2019 của Chi Nhánh Công Ty TNHH Yang Ming Shipping (Việt Nam) tại Hà Nội (sau đây gọi tắt là Chi nhánh Công ty) về việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT). Cục thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

- Căn cứ Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định:

+ Tại Điều 6 quy định các nội dung của hóa đơn điện tử:

" Điều 6. Nội dung của hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử có các nội dung sau:

…

e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

…

2. Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể các nội dung hóa đơn điện tử và các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đủ những nội dung quy định tại khoản 1 Điều này.

+ Tại Điều 10 quy định về việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy như sau:

"1. Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy.

2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

3. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này."

+ Tại Điều 35 quy định hiệu lực thi hành như sau:

"1. Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 11 năm 2018.

…

3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành”.

- Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ như sau:

+ Tại Khoản 1 Điều 3 hướng dẫn:

"1. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này."

+ Tại điểm e khoản 1 và khoản 2 Điều 6 quy định các nội dung trên hóa đơn điện tử:

“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

…

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

…

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.”

+ Tại Điều 12 quy định về việc chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:

"1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán: Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi."

- Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:

+ Tại điểm b Khoản 3 Điều 4 quy định:

“b. Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”. ”

- Tại công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/2/2016 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử hướng dẫn:

“...trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, ...thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Bộ Tài Chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.”

Căn cứ các quy định trên, Cục Thuế TP Hà Nội trả lời nguyên tắc như sau:

1. Về chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử:

Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa Chi nhánh Công ty với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, hồ sơ, chứng từ liên quan khác... thì Chi nhánh Công ty lập HĐĐT theo quy định, trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (trừ trường hợp người mua là đơn vị kế toán yêu cầu phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn).

2. Về tiêu thức dấu của người bán trên HĐĐT chuyển đổi sang giấy:

Trường hợp Chi nhánh Công ty đáp ứng các điều kiện chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính và hệ thống HĐĐT cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần thì trên HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy của Chi nhánh Công ty không nhất thiết phải có dấu của người bán. Chi nhánh Công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy.

Trong quá trình thực hiện, nếu còn vướng mắc đề nghị đơn vị liên hệ với Phòng Thanh tra - Kiểm tra số 1 để được hướng dẫn.

Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Chi Nhánh Công Ty TNHH Yang Ming Shipping (Việt Nam) tại Hà Nội được biết và thực hiện./.