Tiêu chuẩn TCVN 12199-2:2018 Quy trình quản lý lưu trữ hồ sơ

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 12199-2:2018

ĐẶC TẢ DỮ LIỆU CỦA ĐỐI TƯỢNG TRONG QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ - PHẦN 2: CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ

Recordkeeping metadata standard - Part 2: Procedures

Lời nói đầu

TCVN 12199-2:2018 được xây dựng trên cơ sở các tiêu chuẩn ISO 23081- 1:2006 và ISO 23081-2:2009.

TCVN 12199-2:2018 do Viện Công nghệ thông tin, Đại học Quốc gia Hà nội biên soạn, Bộ Thông tin và Truyền thông đề nghị, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Bộ tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12199 gồm 02 phần:

- TCVN 12199-1:2018, Đặc tả dữ liệu của đối tượng trong quy trình lưu trữ hồ sơ - Phần 1: Đối tượng và hồ sơ.

- TCVN 12199-1:2018, Đặc tả dữ liệu của đối tượng trong quy trình lưu trữ hồ sơ - Phần 2: Các quy trình quản lý.

ĐẶC TẢ DỮ LIỆU CỦA ĐỐI TƯỢNG TRONG QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ - PHẦN 2: CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ

Recordkeeping metadata Standard - Part 2: Procedures

1  Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn kỹ thuật này quy định các dữ liệu đặc tả trong quy trình lưu trữ hồ sơ Tiêu chuẩn này quy định về dữ liệu đặc tả cho các chức năng nghiệp vụ trong quy trình quản lý.

Tiêu chuẩn kỹ thuật này có thể áp dụng cho việc truy cập; cập nhật, chỉnh sửa và trao đổi các hồ sơ không phụ thuộc vào định dạng.

Tiêu chuẩn này có thể áp dụng trong quá trình thiết kế và triển khai hệ thống thông tin quản lý hồ sơ, bao gồm cả hệ thống quản lý hồ sơ và tài liệu điện tử của các tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp.

2  Tài liệu viện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau là rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi.

TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001), Thông tin và tư liệu - Quản lý hồ sơ - Phần 1: Yêu cầu chung.

ISO 8601:2004, Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times (Phần tử dữ liệu và dạng thức trao đổi - Trao đổi thông tin - Biểu diễn thời gian).

3  Thuật ngữ và định nghĩa

Tiêu chuẩn này dụng các thuật ngữ, định nghĩa sau đây.

3.1

Đối tượng (agent)

Cá nhân, nhóm làm việc hoặc tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp chịu trách nhiệm hoặc tham gia vào việc tạo ra, ghi chụp, số hóa lại hồ sơ và/hoặc các quy trình quản lý hồ sơ.

3.2

Tổ chức (organization)

Người hoặc nhóm người có chức năng cụ thể và được quy định riêng gắn liền với trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ để đạt được các mục tiêu của mình.

3.3

Hồ sơ dữ liệu (records)

Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ hồ sơ được dùng thay thế cho thuật ngữ hồ sơ điện tử. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

3.4

Lập tài liệu (document) (động từ)

Ghi lại, chứng minh hoặc ghi chú lại để truy lục lại sau đó.

3.5

Hệ thống (Systems)

Tập hợp các yếu tố có liên quan lẫn nhau hay tương tác.

[Biên tập theo TCVN ISO 9000:2007 (ISO 9000:2007) “Tập hợp các yếu tố có liên quan lẫn nhau hay tương tác”.]

3.6

Hệ thống hồ sơ dữ liệu (records systems)

Hệ thống thông tin để thu nhận, quản lý và hỗ trợ việc tiến hành các thao tác lên hồ sơ dữ liệu hoặc đối với các đối tượng liên quan đến hồ sơ dữ liệu đó.

3.7

Hệ thống quản lý hồ sơ dữ liệu (records management system)

Hệ thống quản lý trong một tổ chức được xây dựng nhằm quản lý và kiểm soát hồ sơ dữ liệu trong toàn bộ tổ chức đó.

3.8

Dữ liệu đặc tả (metadata)

Là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.

CHÚ THÍCH  Trong phạm vi hẹp về lưu giữ hồ sơ, Dữ liệu đặc tả có thể hiểu là thông tin mô tả các đặc tính về đối tượng, hồ sơ, ngữ cảnh, nội dung và cấu trúc của các hồ sơ dữ liệu, các quy trình và hoạt động quản lý các hồ sơ dữ liệu theo thời gian.

3.9

Thành phần dữ liệu đặc tả (metadata element)

Đơn vị dữ liệu cung cấp thông tin về thực thể. Mỗi thành phần dữ liệu cung cấp một thành phần thông tin trong dữ liệu đặc tả của thực thể. Mỗi thành phần dữ liệu đơn miêu tả thông qua tên và các đặc tính.

3.10

Trường (property)

Một thành phần đơn lẻ trong một dữ liệu đặc tả, là đơn vị đơn lẻ của thông tin.

3.11

Trường con (sub property)

Một thành phần thuộc một trường gồm nhiều thành phần, mô tả ngữ nghĩa hoặc giá trị của trường đó.

CHÚ THÍCH  Xem 3.10.

3.12

Yếu tố con của dữ liệu đặc tả (metadata sub-element)

Yếu tố được sử dụng kết hợp với yếu tố dữ liệu đặc tả để mô tả cụ thể hơn về tài nguyên thông tin.

3.13

Cơ sở dữ liệu lưu trữ dữ liệu đặc tả (metadata database)

Cơ sở dữ liệu lưu trữ các dữ liệu đặc tả để bảo đảm tính nhất quán, độ tin cậy và tính sẵn có của thông tin được truy cập.

3.14

Cú pháp của dữ liệu đặc tả (metadata syntax)

Quy tắc tạo ra các trường cấu trúc hoặc các yếu tố của dữ liệu đặc tả, được biểu diễn qua một số ngôn ngữ đánh dấu hoặc ngôn ngữ lập trình khác nhau.

3.15

Nội dung dữ liệu đặc tả (metadata content)

Giá trị được gán cho từng thành phần chi tiết hoặc thành phần chính của dữ liệu đặc tả.

3.16

Phân loại (classification)

Định danh và sắp xếp có hệ thống các hoạt động nghiệp vụ và/hoặc hồ sơ dữ liệu vào các danh mục phân loại theo các quy ước có cấu trúc lô-gich, phương pháp và quy tắc theo thủ tục được thể hiện trong một hệ thống phân loại.

3.17

Sơ đồ mã hóa (encording scheme)

Danh sách được kiểm soát của tất cả các giá trị có thể chấp nhận bằng ngôn ngữ tự nhiên và/hoặc như là một chuỗi văn bản có cú pháp mã hóa được thiết kế để có thể xử lý bằng máy.

3.18

Quản lý thao tác (operations management)

Các hoạt động quản lý có trách nhiệm kiểm soát hiệu quả và có hệ thống các thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) thực hiện trên hồ sơ dữ liệu và đối với các đối tượng liên quan. Bao gồm quá trình thu nhận, duy trì bằng chứng và thông tin về các thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) lên hồ sơ dữ liệu và các đối tượng liên quan đó.

3.19

Tài liệu (documents)

Thông tin hoặc các văn bản pháp quy hoặc có tính pháp quy dùng làm căn cứ để xử lý, giải quyết các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của một đơn vị/ cơ quan nhất định.

3.20

Theo dõi (tracks)

Việc tạo lập, thu giữ và duy trì thông tin về việc di chuyển và sử dụng các hồ sơ dữ liệu.

3.21

Thực thể (entity)

Bất kì một đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng đang tồn tại, đã tồn tại và có thể tồn tại. Trong tiêu chuẩn này, thực thể là chỉ đối tượng, hồ sơ, các đơn vị liên quan trong quá trình xử lý hồ sơ và các quy trình quản lý hồ sơ.

3.22

Thực thể quan hệ (Related entity)

Thực thể có liên quan đến một hành động, một thao tác trong hệ thống quản lý hồ sơ. Trong tiêu chuẩn này có 2 thực thể có liên quan đến thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) của đối tượng vào hồ sơ dữ liệu: Đối tượng thao tác - Xác định đối tượng thực hiện thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) và Hồ sơ thao tác - Xác định hồ sơ mà đối tượng thao tác.

4  Quy trình quản lý (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa)

Quy trình quản lý trong tiêu chuẩn này là các quy trình truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa. Các quy trình này là các hoạt động quản lý nhằm kiểm soát hiệu quả và có hệ thống đối với các thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) lên hồ sơ dữ liệu và đối với các đối tượng liên quan. Bao gồm quá trình thu nhận và lưu vết thông tin về các thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) hồ sơ dữ liệu đối với các đối tượng liên quan. Quá trình này gồm 2 giai đoạn:

- tại thời điểm tiến hành thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa);

- tại thời điểm sau khi tiến hành thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa);

Sơ đồ mô tả quy trình quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) được thể hiện trong các Hình từ Hình 1 đến Hình 4:

Hình 1 - Mô tả quy trình quản lý thao tác truy cập

Hình 2 - Mô tả quy trình quản lý thao tác cập nhật, chỉnh sửa

Hình 3 - Mô tả quy trình quản lý thao tác trao đổi

Hình 4 - Mô tả quy trình quản lý thao tác cấp quyền, kế thừa

5  Yêu cầu đối với việc mô tả quy trình quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa)

Quy trình quản lý là tập hợp các thao tác quy định cần thực hiện tùy thuộc vào môi trường pháp lý, yêu cầu nghiệp vụ, yêu cầu về trách nhiệm và tính rủi ro khi tiến hành thao tác trong hệ thống. Các yêu cầu này còn phụ thuộc vào loại hình tổ chức, bối cảnh xã hội và pháp lý của tổ chức hoạt động.

Thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) hồ sơ dữ liệu phụ thuộc vào công nghệ, khuôn dạng dữ liệu, phiên bản dữ liệu, tác nhân tạo lập dữ liệu và các giai đoạn khác nhau của dữ liệu.

Các thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) cần được lập thành tài liệu dưới dạng các hồ sơ dữ liệu. Các hồ sơ dữ liệu này cần được tiến hành phù hợp với Điều 9 trong TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001)) và được liên kết với các dữ liệu đặc tả đặc trưng hóa bối cảnh nghiệp vụ cụ thể khi tổ chức, cá nhân tiến hành thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) đó và các dữ liệu đặc tả đặc trưng hóa trách nhiệm giải trình của tổ chức, cá nhân hoặc tài liệu về thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) và tài liệu về quyết định hoặc một quá trình ra quyết định truy cập.

Các tổ chức cần có hướng dẫn chính thức quy định người được phép tiến hành thao tác dữ liệu và khi nào được tiến hành thao tác dữ liệu.

Môi trường mà trong đó tổ chức tác nghiệp, thiết lập ra các nguyên tắc chung về quyền, điều kiện và giới hạn tiến hành thao tác; các quyền, điều kiện và giới hạn tiến hành thao tác đó cần được đưa vào quy chế vận hành hệ thống dữ liệu. Có thể có những quy định cụ thể đề cập đến những nội dung như: tính chất cá nhân, an ninh, tự do thông tin và tài liệu lưu trữ. Dữ liệu có thể chứa đựng các thông tin cá nhân, thương mại hoặc thông tin mang tính tác nghiệp. Trong một số trường hợp, không được phép tiến hành thao tác dữ liệu hay thông tin về dữ liệu.

Những hạn chế đối với việc tiến hành thao tác dữ liệu có thể được đặt ra cho cả người sử dụng trong nội bộ tổ chức và bên ngoài tổ chức. Một tổ chức chỉ phải xác định các dữ liệu bị hạn chế tiến hành thao tác khi mà nhu cầu công việc hoặc môi trường làm việc đòi hỏi. Việc hạn chế tiến hành thao tác cần được quy định với thời hạn xác định để đảm bảo rằng việc theo dõi bổ sung cần thiết đối với dữ liệu này sẽ không được thực hiện lâu hơn so với thời gian yêu cầu. Các quy định về việc giới hạn tiến hành thao tác có thể thay đổi theo thời gian và nhu cầu.

Việc đảm bảo các biện pháp kiểm soát thích hợp đối với sự tiến hành thao tác được thực hiện bằng cách định ra mức độ tiến hành thao tác đối với cả dữ liệu và các cá nhân tiến hành thao tác dữ liệu.

Quản lý quá trình tiến hành thao tác sẽ đảm bảo rằng:

a) dữ liệu được phân loại theo mức độ tiến hành thao tác tại thời điểm cụ thể;

b) dữ liệu chỉ được loại bỏ bởi người có thẩm quyền;

c) dữ liệu được mã hóa có thể được đọc khi có yêu cầu hoặc khi được phép;

d) quá trình và giao dịch liên quan đến dữ liệu chỉ được những người có thẩm quyền thực hiện;

e) các bộ phận trực thuộc tổ chức có trách nhiệm thực hiện các chức năng công việc cụ thể quy định việc cho phép tiến hành thao tác dữ liệu liên quan đến phạm vi trách nhiệm của mình.

Việc giám sát, các quy định liên quan đến việc cho phép tiến hành thao tác dữ liệu và các quy định về trách nhiệm công việc theo chức năng là một quá trình liên tục phát sinh trong mọi hệ thống dữ liệu, không phụ thuộc vào dạng thức của chúng. Các hệ thống dữ liệu điện tử, đặc biệt là những hệ thống phân bổ theo vị trí địa lý, có thể tích hợp các dạng thức nhận biết người sử dụng từ những ứng dụng khác.

6  Yêu cầu đối với dữ liệu đặc tả mô tả quy trình quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa)

Dữ liệu đặc tả mô tả quy trình thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) phù hợp Tiêu chuẩn kỹ thuật về đặc tả dữ liệu trong quy trình lưu trữ hồ sơ - Phần 1: Đối tượng và hồ sơ.

6.1  Dữ liệu đặc tả mô tả quy trình quản lý tại thời điểm tiến hành thao tác

Dữ liệu đặc tả nên tạo thuận lợi cho hoặc tự động hóa việc quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) cần tiến hành liên quan đến một hồ sơ dữ liệu hoặc một nhóm hồ sơ dữ liệu cụ thể.

Tại thời điểm tiến hành thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa), các phần tử dữ liệu đặc tả chính đối với quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) nên được định danh và áp dụng theo đúng thứ tự để tạo thuận lợi cho các thao tác tiếp theo. Dữ liệu đặc tả nên:

a) Bảo đảm rằng các công cụ quản lý như thẩm quyền tiêu hủy, Các kiểu phân loại hoạt động, Các kiểu phân loại tiến hành thao tác và an toàn có thể áp dụng trong hệ thống;

b) Thu giữ dữ liệu đặc tả áp dụng đối với hồ sơ dữ liệu trong hệ thống hồ sơ dữ liệu,

c) Định danh và lập tài liệu phương pháp và quy tắc đối với xác thực theo cách để có thể định danh các yêu cầu xác thực đã được áp dụng trong các thủ tục lập tài liệu và nghiệp vụ đối với kiểu hồ sơ dữ liệu nào đó mà các tác nhân có trách nhiệm triển khai;

d) Định danh và lập tài liệu các thẩm quyền và sự cho phép của tác nhân được yêu cầu để tiến hành thao tác;

e) Áp dụng các giới hạn thời gian đối với các thẩm quyền và sự cho phép để đảm bảo soát xét thường xuyên;

f) Lập tài liệu dữ liệu đặc tả về an toàn và việc tiến hành thao tác được áp dụng cho các hồ sơ dữ liệu trong một hệ thống các hồ sơ dữ liệu;

g) Tạo thuận lợi cho việc phân loại các chức năng, hoạt động, giao dịch nghiệp vụ;

h) Tạo thuận lợi cho việc phân loại các hồ sơ dữ liệu;

i) Thu giữ các liên kết giữa các hồ sơ dữ liệu và các kết tập của các hồ sơ dữ liệu và nghĩa các hồ sơ dữ liệu, tác nhân và các quá trình; và

j) Tạo thuận lợi cho việc bảo quản các hồ sơ dữ liệu trong thời gian dài.

6.2  Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý sau thời điểm tiến hành thao tác

Việc tạo lập dữ liệu đặc tả mô tả các quá trình quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) là một thành phần thiết yếu để đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn, khả năng sử dụng và tính tin cậy của hồ sơ dữ liệu. Điều này có thể áp dụng cho mọi tổ chức có trách nhiệm đối với việc quản lý các hồ sơ dữ liệu. Việc tạo lập các dữ liệu đặc tả này cũng tạo thuận lợi cho các thao tác quản lý hồ sơ dữ liệu cần thiết được tiến hành trong mối quan hệ với hồ sơ dữ liệu hoặc nhóm hồ sơ dữ liệu cụ thể và/hoặc đảm bảo việc tự động hóa các thao tác này. Các dữ liệu đặc tả như vậy gồm:

a) Việc lập tài liệu các thủ tục xác thực đối với mỗi chuyển đổi các hồ sơ dữ liệu; và

b) Lập tài liệu các quy tắc để sao chép các hồ sơ dữ liệu, các kiểu sao chép khác nhau, thẩm quyền sao chép theo mỗi kiểu sao chép, thủ tục đối với việc sao chép thông thường các hồ sơ dữ liệu cần thiết ngoài tình trạng chờ trong môi trường trung gian.

Yêu cầu đối với việc tạo lập, thu giữ và duy trì các dữ liệu đặc tả về quản lý tham khảo thêm trong TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001).

7  Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa)

7.1  Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm tiến hành thao tác

7.1.1  Định danh nhằm quản lý thao tác (Identifier)

7.1.2  Đối tượng (Agent)

Xem 5.1 đến 5.5 của TCVN 12199-1:2018.

7.1.3  Thao tác (Operation)

Xem phần 4 Quy trình quản lý (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) và phần 7.1.1  Về Định danh nhằm quản lý thao tác (identifier).

7.1.4  Quan hệ (Relation)

7.1.5  Quyền tiến hành thao tác (Rights)

7.1.6  Miêu tả (Description)

7.1.7  Quy định (Mandate)

7.2  Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm sau tiến hành thao tác

7.2.1  Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity check)

7.2.2  Lịch sử (History)

8  Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý đối với các thao tác cụ thể

8.1  Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác truy cập

8.1.1  Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác truy cập

8.1.1.1  Các yếu tố bắt buộc bao gồm: định danh (identifier), đối tượng (agent), thao tác (operation), lịch sử (history);

8.1.1.2  Các yếu tố điều kiện bao gồm: quan hệ (relation), quyền truy cập (rights), kiểm tra tính toàn vẹn (integrity check);

8.1.1.3  Các yếu tố tùy chọn bao gồm: miêu tả (description), quy định (mandate);

Bảng 1 - Các yếu tố dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác truy cập

8.1.2  Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả

8.1.2.1  Định danh (Identifier)

<meta name = “OM. Identifier” content=“Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Định danh”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Định danh: Identifier.String (chuỗi định danh) và Identifier.Scheme (Các kiểu định danh);

8.1.2.2  Đối tượng (Agent)

<meta name = “OM. Agent” content =“ Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Đối tượng”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Đối tượng: Agent.ID (Định danh đối tượng) và Agent.Digital signature (Chữ ký số của đối tượng);

8.1.2.3  Thao tác (Operation)

<meta name = “OM. Operation” content =“Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Thao tác”>

8.1.2.4  Lịch sử (History)

<meta name = “OM.History” content =“Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Lịch sử”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: History.Event ID (định danh duy nhất sự kiện); History.Event Description (Mô tả sự kiện); History.Even Date/Time (Ngày tháng, thời gian sự kiện); History.Action Officer (người có trách nhiệm với sự kiện);

8.1.2.5  Quan hệ (Relation)

<meta name = “OM. Relation” content =“Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Quan hệ”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: Relation.Related Entity Identifier (Định danh thực thể quan hệ); Relation.Type (Kiểu quan hệ); Relation.Date (Ngày tháng, thời gian quan hệ);

8.1.2.6  Quyền truy cập (Rights)

<meta name = “OM.Rights” content =“Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Quyền truy cập”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: Rights.Security Classification (Phân loại an toàn); Rights.Access Rights (Quyền truy cập); Rights.Use Conditions (Điều kiện sử dụng), Rights.Determination Date (Ngày tháng xác định), Rights.Review Due Date (Ngày tháng xem xét lại);

8.1.2.7  Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity Check)

<meta name = “OM. Integrity Check” content = "Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Kiểm tra tính toàn vẹn”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: Integrity Check.Related Entity Identifier (Định danh thực thể quan hệ); Integrity Check.Hash Function Name (Tên hàm băm); Integrity Check.Message Digest (Tóm lược thông điệp);

8.1.2.8  Miêu tả (Description)

<meta name = “OM.Description” content = “Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Miêu tả”>

8.1.2.9  Quy định (Mandate)

<meta name = “OM.Mandate” content = “Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Quy định”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: Mandate.Type (Kiểu quy định); Mandate.Title (Tiêu đề quy định); Mandate.Identifier (Định danh quy định), Mandate.Description (Miêu tả quy định), Mandate.Date (Ngày tháng quy định), Mandate.Jurisdiction (Quyền quy định);

8.2  Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cập nhật, chỉnh sửa

8.2.1  Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cập nhật, chỉnh sửa

8.2.1  Các yếu tố bắt buộc bao gồm: định danh (identifier), đối tượng (agent), thao tác (operation);

8.2.2  Các yếu tố điều kiện bao gồm: quan hệ (relation), quyền truy cập (right), kiểm tra tính toàn vẹn (integrity check);

8.2.3  Các yếu tố tùy chọn bao gồm: miêu tả (description), quy định (mandate);

Bảng 2 - Các yếu tố dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cập nhật, chỉnh sửa

8.2.2  Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả

8.2.2.1  Định danh (Identifier)

<meta name = “OM. Identifier” content=“Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Định danh”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Định danh: Identifier.String (chuỗi định danh) và Identifier.Scheme (Các kiểu định danh);

8.2.2.2  Đối tượng (Agent)

<meta name = “OM.Agent” content = “Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Đối tượng”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Đối tượng: Agent.lD (Định danh đối tượng) và Agent.Digital signature (Chữ ký số của đối tượng);

8.2.2.3  Thao tác (Operation)

<meta name = “OM.Operation” content = "Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Thao tác”>

8.2.2.4  Lịch sử (History)

<meta name = “OM.History” content = "Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Lịch sử”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: History.Event ID (định danh duy nhất sự kiện); History.Event Description (Mô tả sự kiện); History.Even Date/Time (Ngày tháng, thời gian sự kiện); History.Action officer (người có trách nhiệm với sự kiện);

8.2.2.5  Quan hệ (Relation)

<meta name = “OM.Relation” content = “Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Quan hệ”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: Relation.Related Entity Identifier (Định danh thực thể quan hệ); Relation.Type (Kiểu quan hệ); Relation.Date (Ngày tháng, thời gian quan hệ);

8.2.2.6  Quyền cập nhật, chỉnh sửa (Rights)

<meta name = “OM.Rights” content = "Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Quyền truy cập’’>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: Rights.Security Classification (Phân loại an toàn); Rights.Update and Modify Rights (Quyền cập nhật, chỉnh sửa); Rights.Use Conditions (Điều kiện sử dụng), Rights.Determination Date (Ngày tháng xác định), Rights.Review Due Date (Ngày tháng xem xét lại);

8.2.2.7  Miêu tả (Description)

<meta name = “OM. Description” content =“ Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Miêu tả”>

8.2.2.8  Quy định (Mandate)

<meta name = “OM.Mandate” content = "Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Quy định”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: Mandate.Type (Kiểu quy định); Mandate.Title (Tiêu đề quy định); Mandate.Identifier (Định danh quy định), Mandate.Description (Miêu tả quy định), Mandate.Date (Ngày tháng quy định), Mandate.Jurisdiction (Quyền quy định);

8.3  Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác trao đổi

8.3.1  Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác trao đổi

8.3.1.1  Các yếu tố bắt buộc bao gồm: định danh (identifier), đối tượng (agent), thao tác (operation), lịch sử (history);

8.3.1.2  Các yếu tố điều kiện bao gồm: quan hệ (relation), quyền truy cập (right), kiểm tra tính toàn vẹn (integrity check);

8.3.1.3  Các yếu tố tùy chọn bao gồm: miêu tả (description), quy định (mandate);

Bảng 3 - Các yếu tố dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác trao đổi

8.3.2  Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả

8.3.2.1  Định danh (Identifier)

<meta name = “OM. Identifier” content=“Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Định danh”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Định danh: Identifier.String (chuỗi định danh) và Identifier.Scheme (Các kiểu định danh);

8.3.2.2  Đối tượng (Agent)

<meta name = “OM.Agent” content = “Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Đối tượng”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Đối tượng: Agent.ID (Định danh đối tượng) và Agent.Digital signature (Chữ ký số của đối tượng);

8.3.2.3  Thao tác (Operation)

<meta name = “OM. Operation” content = “Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Thao tác”>

8.3.2.4  Lịch sử (History)

<meta name = “OM.History” content = “Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Lịch sử”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: History.Event ID (định danh duy nhất sự kiện); History.Event Description (Mô tả sự kiện); History.Even Date/Time (Ngày tháng, thời gian sự kiện); History.Action Officer (người có trách nhiệm với sự kiện);

8.3.2.5  Quan hệ (Relation)

<meta name = “OM.Relation” content = “Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Quan hệ”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: Relation.Related Entity Identifier (Định danh thực thể quan hệ); Relation.Type (Kiểu quan hệ); Relation.Date (Ngày tháng, thời gian quan hệ);

8.3.2.6  Kiểm tra tính toàn vẹn (lntegrity Check)

<meta name = “OM. Integrity Check” content =“ Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Kiểm tra tính toàn vẹn”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: Integrity Check.Related Entity Identifier (Định danh thực thể quan hệ); Integrity Check.Hash Function Name (Tên hàm băm); Integrity Check.Message Digest (Tóm lược thông điệp);

8.3.2.7  Miêu tả (Description)

<meta name = “OM.Description” content = "Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Miêu tả”>

8.3.2.8  Quy định (Mandate)

<meta name = “OM.Mandate” content = “Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Quy định”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: Mandate.Type (Kiểu quy định); Mandate.Title (Tiêu đề quy định); Mandate.Identifier (Định danh quy định), Mandate.Description (Miêu tả quy định), Mandate.Date (Ngày tháng quy định), Mandate.Jurisdiction (Quyền quy định);

8.4  Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cấp quyền, kế thừa

8.4.1  Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cấp quyền, kế thừa

8.4.1.1  Các yếu tố bắt buộc bao gồm: định danh (identifier), đối tượng (agent), thao tác (operation), lịch sử (history);

8.4.1.2  Các yếu tố điều kiện bao gồm: quan hệ (relation), quyền truy cập (right), kiểm tra tính toàn vẹn (integrity check);

8.4.1.3  Các yếu tố tùy chọn bao gồm: miêu tả (description), quy định (mandate);

Bảng 4 - Các yếu tố dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cấp quyền, kế thừa

8.4.2  Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả

8.4.2.1  Định danh (Identifier)

<meta name = “OM. Identifier” content= “Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Định danh”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Định danh: Identifier.String (chuỗi định danh) và Identifier.Scheme (Các kiểu định danh);

8.4.2.2  Đối tượng (Agent)

<meta name = “OM. Agent” content = “Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Đối tượng”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Đối tượng: Agent.lD (Định danh đối tượng) và Agent.Digital signature (Chữ ký số của đối tượng);

8.4.2.3  Thao tác (Operation)

<meta name = “OM. Operation” content = "Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Thao tác”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Định danh: Operation.Identifier String (chuỗi định danh thao tác) và Operation. Identifier Scheme (Các kiểu định danh thao tác);

8.4.2.4  Lịch sử (History)

<meta name = “OM.History” content = "Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Lịch sử”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: History.Event ID (định danh duy nhất sự kiện); History.Event Description (Mô tả sự kiện); History.Even Date/Time (Ngày tháng, thời gian sự kiện); History.Action Officer (người có trách nhiệm với sự kiện);

8.4.2.5  Quan hệ (Relation)

<meta narme = “OM. Relation” content = "Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Quan hệ”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: Relation.Related Entity Identifier (Định danh thực thể quan hệ); Relation.Type (Kiểu quan hệ); Relation.Date (Ngày tháng, thời gian quan hệ);

8.4.2.6  Quyền truy cập (Rights)

<meta name = “OM.Rights” content = "Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Quyền truy cập”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: Rights.Security Classification (Phân loại an toàn); Rights.Access Rights (Quyền truy cập); Rights.Use Conditions (Điều kiện sử dụng), Rights.Determination Date (Ngày tháng xác định), Rights.Review Due Date (Ngày tháng xem xét lại);

8.4.2.7  Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity Check)

<meta name = “OM. Integrity Check” content = “Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Kiểm tra tính toàn vẹn”>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: Integrity Check.Related Entity Identifier (Định danh thực thể quan hệ); Integrity Check.Hash Function Name (Tên hàm băm); Integrity Check.Message Digest (Tóm lược thông điệp);

8.4.2.8  Miêu tả (Description)

<meta name = “OM. Description” content = “Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Miêu tả”>

8.4.2.9  Quy định (Mandate)

<meta name = “OM.Mandate” content = “Nội dung của yếu tố dữ liệu đặc tả Quy định’’>

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: Mandate.Type (Kiểu quy định); Mandate.Title (Tiêu đề quy định); Mandate.Identifier (Định danh quy định), Mandate.Description (Miêu tả quy định), Mandate.Date (Ngày tháng quy định), Mandate.Jurisdiction (Quyền quy định);

Phụ lục A

(Tham khảo)

Các kiểu định danh

Bảng A.1 sau đây quy định các Các kiểu định danh đối với các hệ thống khác nhau.

Bảng A.1 - Các kiểu định danh

Phụ lục B

(Tham khảo)

Các kiểu quyền tiến hành thao tác

Bảng B.1 sau đây quy định Các kiểu này được xây dựng để sử dụng cùng với bộ hạn định phần tử Quyền tiến hành thao tác (Operations Rights).

Bảng B.1 - Các kiểu quyền tiến hành thao tác

Phụ lục C

(Quy định)

Đặc tả dữ liệu mô tả thao tác cấp quyền, kế thừa

C.1  Định danh (identifier)

C.1.1  Kiểu loại đối tượng (Agent category type)

C.1.2  Định danh đối tượng (Identifier)

C.1.3  Tên đối tượng (Agent title)

C.2  Thời gian cấp quyền, kế thừa (Date Range)

C.3  Miêu tả (Desription)

C.4  Đối tượng cấp quyền, kế thừa (Related Entity)

Phụ lục D

(Tham khảo)

Các kiểu quy định

Bảng D.1 sau đây đưa ra Các kiểu quy định. Các kiểu này được xây dựng như một bộ từ vựng được kiểm soát đối với kiểu quy định bộ hạn định phần tử được sử dụng kết hợp với phần tử Quy định (Mandate).

Bảng D.1 - Các kiểu quy định

Phụ lục Đ

(Tham khảo)

Các kiểu khuôn dạng dữ liệu

Các kiểu khuôn dạng dữ liệu được xây dựng theo phần tử khuôn dạng dữ liệu bản ghi. Hạn định các phần tử khuôn dạng dữ liệu ở đây chỉ liên quan đến các hồ sơ, dữ liệu kỹ thuật số. Các kiểu này chỉ mang tính minh họa, có thể mở rộng và bổ sung để bao trùm toàn bộ các khuôn dạng trong thực tế.

Bảng Đ.1 - Các kiểu khuôn dạng dữ liệu

Phụ lục E

(Tham khảo)

Cú pháp dữ liệu đặc tả

E.1  Cú pháp diễn tả dữ liệu đặc tả trong ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản (HyperText Markup Language - HTML)

Dữ liệu đặc tả được đặt trong vùng giữa 02 thẻ <head> và </head> và trong mã nguồn của trang thông tin theo cấu trúc:

<meta name = “Tên yếu tố” content= “Nội dung yếu tố dữ liệu đặc tả”>

hoặc

<meta name = “Tên yếu tố.Yếu tố con” content= “Nội dung yếu tố dữ liệu đặc tả”>

Trong đó:

- “Tên yếu tố” là tên yếu tố dữ liệu đặc tả theo các chuẩn II.4.5 đến II.4.8 và nên sử dụng tiền tố “OM.” để khai báo. Chữ cái đầu tiên của tên yếu tố và yếu tố con phải được viết hoa. Ví dụ:

meta name = “OM.Title”

meta name = “OM.Creator”

Đối với các yếu tố con, sử dụng dấu chấm (.) sau yếu tố dữ liệu đặc tả. Ví dụ:

meta name = “OM.Date.Created”

meta name = “OM.Date.lssued”

- “Nội dung yếu tố dữ liệu đặc tả” là giá trị được gán cho yếu tố dữ liệu đặc tả. Trường hợp có nhiều giá trị thì các giá trị được phân cách bằng dấu chấm phẩy (;).

E.2  Cú pháp dữ liệu đặc tả trong ngôn ngữ đánh dấu mở rộng (eXtensible Markup Language - XML)

Dữ liệu đặc tả được đặt trong vùng giữa 02 thẻ <head> và </head> trong mã nguồn của trang thông tin theo cấu trúc:

<OM:Tên yếu tố>Nội dung yếu tố dữ liệu đặc tả</OM:Tên yếu tố>

Trong đó:

o Tên yếu tố là tên yếu tố dữ liệu đặc tả theo chuẩn theo các chuẩn II.4.5 đến II.4.8. Chữ cái đầu tiên của tên yếu tố phải được viết hoa.

o Nội dung yếu tố dữ liệu đặc tả là giá trị được gán cho yếu tố dữ liệu đặc tả.

Thư mục tài liệu tham khảo

[1] TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001), Thông tin và tư liệu - Quản lý hồ sơ dữ liệu - Phần 1: Yêu cầu chung.

[2] TCVN 7420-2:2004 (ISO 15489-2:2001), Thông tin và tư liệu - Quản lý hồ sơ dữ liệu - Phần 2: Hướng dẫn.

[3] ISO 23081-1:2006; Information and documentation -- Records management processes - Metadata for records - Part 1: Principles (Thông tin và tư liệu - quá trình quản lý hồ sơ dữ liệu - Dữ liệu đặc tả - Phần 1: Nguyên tắc).

[4] ISO 23081-2:2009; Information and documentation - Managing metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation issues (Thông tin và tư liệu - Quản lý dữ liệu đặc tả đối với hồ sơ dữ liệu - Phần 2: Khái niệm và vấn đề triển khai).

[5] ISO/TR 23081-3:2011; Information and documentation -- Managing metadata for records - Part 3: Self-assessment method (Thông tin và tư liệu - Quản lý dữ liệu đặc tả đối với hồ sơ dữ liệu - Phần 3: Phương pháp tự đánh giá).

[6] Australian Government Recordkeeping Metadata Standard, Version 2.0 (Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả lưu, giữ hồ sơ dữ liệu của chính phủ Úc, Ver 2.0).

[7] Queensland recordkeeping metadata standard and guideline, Ver 1.1 (Hướng dẫn và Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả lưu giữ hồ sơ dữ liệu của bang Queensland).

[8] Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT ngày 20 tháng 9 năm 2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về việc tạo lập và lưu trữ dữ liệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước.

MỤC LỤC

1  Phạm vi áp dụng

2  Tài liệu viện dẫn

3  Thuật ngữ và định nghĩa

4  Mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa)

5  Yêu cầu đối với mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa)

6  Yêu cầu đối với dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa)

6.1  Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm tiến hành thao tác

6.2  Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý sau thời điểm tiến hành thao tác

7  Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa)

7.1  Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm tiến hành thao tác

7.1.1  Định danh (Identifier)

7.1.2  Đối tượng (Agent)

7.1.3  Thao tác (Operation)

7.1.4  Quan hệ (Relation)

7.1.5  Quyền tiến hành thao tác (Rights)

7.1.6  Miêu tả (Description)

7.1.7  Quy định (Mandate)

7.2  Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm sau tiến hành thao tác

7.2.1  Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity check)

7.2.2  Lịch sử (History)

8  Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý đối với các thao tác cụ thể

8.1  Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác truy cập

8.1.1  Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác truy cập

8.1.2  Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả

8.2  Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cập nhật, chỉnh sửa

8.2.1  Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cập nhật, chỉnh sửa

8.2.2  Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả

8.3  Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác trao đổi

8.3.1  Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác trao đổi

8.3.2  Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả

8.4  Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cấp quyền, kế thừa.

8.4.1  Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cấp quyền, kế thừa

8.4.2  Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả

Phụ lục A (Tham khảo) Các kiểu định danh

Phụ lục B (Tham khảo) Các kiểu quyền tiến hành thao tác

Phụ lục C (Quy định) Đặc tả dữ liệu mô tả thao tác cấp quyền, kế thừa

Phụ lục D (Tham khảo) Các kiểu quy định

Phụ lục Đ (Tham khảo) Các kiểu khuôn dạng dữ liệu

Phụ lục E (Tham khảo) Cú pháp dữ liệu đặc tả

Thư mục tài liệu tham khảo