Công văn 848/BHXH của Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh về việc hướng dẫn bổ sung số tài khoản và chi trả chế độ ngắn hạn cho người lao động

Kính gửi: Các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.

Thực hiện khoản 3 điều 18 Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 về quyền của người lao động được nhận lương hưu và trợ cấp BHXH qua tài khoản tiền gửi của người lao động tại ngân hàng, nay Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn đơn vị cung cấp thông tin số tài khoản của người lao động để nhận trợ cấp ốm đau, thai sản, dưỡng sức sau ốm đau, sau thai sản, sau TNLĐ-BNN (sau đây viết tắt là chế độ ngắn hạn) như sau:

1. Cung cấp và xử lý thông tin đối với người lao động đang làm việc tại đơn vị

- Cơ quan BHXH sẽ cung cấp dữ liệu người lao động có mặt đến thời điểm tháng 3/2016 (mẫu kèm theo) qua địa chỉ thư điện tử (email) của đơn vị.

- Đơn vị căn cứ danh sách để bổ sung thông tin số tài khoản, ngân hàng, chi nhánh ngân hàng (từ cột 6 đến cột 8) vào danh sách. Trường hợp sai thông tin họ, tên lót, tên, ngày tháng năm sinh, số CMND đơn vị ghi thông tin đúng vào cột 9 và ghi nội dung điều chỉnh vào cột 10, không chỉnh sửa hoặc xóa bớt thông tin từ cột 2 đến cột 5.

- Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được tập tin danh sách dữ liệu, đơn vị chuyển lại cho cơ quan BHXH gồm: tập tin dữ liệu danh sách đã được bổ sung, điều chỉnh thông tin qua địa chỉ email và gửi bản giấy Danh sách có ký tên, đóng dấu kèm theo CMND các trường hợp có điều chỉnh thông tin qua Bưu điện.

Ví dụ; cơ quan BHXH cung cấp sai ngày sinh so với CMND của người lao động thì tại cột 9 ghi ngày tháng năm sinh đúng và tại cột 10 ghi: ngày sinh. Sau đó, đơn vị kèm bản photo CMND của người lao động cho cơ quan BHXH qua đường bưu điện.

- Cơ quan BHXH sẽ thực hiện điều chỉnh thông tin của người lao động. Các trường hợp điều chỉnh quá khác biệt cơ quan BHXH sẽ phối hợp cùng đơn vị điều chỉnh theo đúng quy trình.

- Từ nay trở đi, khi có người lao động tăng mới hoặc thay đổi thông tin về số tài khoản thụ hưởng hoặc chuyển từ phương thức nhận trợ cấp tiền mặt sang tài khoản hoặc vì bất cứ lý do gì khác mà bây giờ mới cung cấp số tài khoản thì đơn vị hướng dẫn người lao động ghi đầy đủ thông tin số tài khoản, ngân hàng, chi nhánh ngân hàng vào Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).

Lưu ý:

+ Đối với các trường hợp có điều chỉnh thông tin liên quan đến nhân thân thì chỉ điều chỉnh dữ liệu không cần đổi sổ BHXH, cơ quan BHXH cấp lại sổ cho các trường hợp điều chỉnh: họ tên, ngày tháng năm sinh khi người lao động dừng đóng BHXH chốt sổ, không cấp lại sổ đối với trường hợp đổi số CMND.

+ File dữ liệu Danh sách đề nghị cung cấp số tài khoản của người lao động do cơ quan BHXH chuyển đến để lấy thông tin về tài khoản, ghi nhận lại các trường hợp sai lệch nhân thân, số CMND để cơ quan BHXH điều chỉnh cho khớp đúng với thông tin người lao động đảm bảo việc chuyển tiền trợ cấp qua tài khoản đúng đối tượng. Do vậy, để thuận tiện cho việc đối chiếu đề nghị đơn vị giữ nguyên các dòng, các cột dữ liệu từ cột 1 đến cột 5. Những trường hợp không có tài khoản thì tại cột 6 trên danh sách đơn vị chuyển trả lại cơ quan BHXH ghi không có tài khoản.

2. Giải quyết và chi trả trợ cấp ngắn hạn cho người lao động

- Nếu tất cả người lao động đều có tài khoản và đơn vị đã cung cấp cho cơ quan BHXH: Khi có phát sinh giải quyết chi trả chế độ ngắn hạn đơn vị lập biểu C70a-HD kèm chứng từ chuyển đến cơ quan BHXH để được giải quyết và cơ quan BHXH sẽ chi trả trực tiếp trợ cấp ngắn hạn vào tài khoản của người lao động. Danh sách C70a-HD ghi thêm: “Chi trả qua tài khoản"

- Nếu đơn vị có người lao động chưa có tài khoản: Khi có phát sinh giải quyết chi trả chế độ ngắn hạn thì đơn vị tách thành 02 danh sách C70a-HD riêng cho 2 đối tượng:

+ Danh sách C70a-HD cho người lao động có số tài khoản kèm chứng từ: sau khi giải quyết cơ quan BHXH sẽ chi trả trực tiếp vào tài khoản của người lao động. Danh sách C70a-HD ghi thêm: “Chi trả qua tài khoản”

+ Danh sách C70a-HD cho người lao động chưa có tài khoản kèm chứng từ: sau khi giải quyết cơ quan BHXH sẽ trả đơn vị biểu C70b-HD và chuyển tiền vào tài khoản của đơn vị, trong vòng 3 ngày đơn vị phải chi trả trực tiếp tiền mặt và yêu cầu người lao động ký nhận trực tiếp vào danh sách C70b-HD. Danh sách C70a-HD ghi thêm: “Chi trả qua đơn vị”

- Khi phát sinh giải quyết chi trả chế độ ngắn hạn đợt tiếp theo, đơn vị lập danh sách C70a-HD như hướng dẫn trên đồng thời nộp lại danh sách C70b-HD có chữ ký của người lao động nhận trợ cấp ngắn hạn bằng tiền mặt (kể cả những trường hợp không chuyển được tiền vào tài khoản nêu dưới đây) cho cơ quan BHXH để kiểm soát việc chi trả.

- Xử lý đối với những trường hợp không chuyển được tiền vào tài khoản người lao động: Cơ quan BHXH sẽ thông tin cho đơn vị biết lý do để yêu cầu người lao động liên hệ Ngân hàng nơi mở tài khoản để điều chỉnh lại thông tin đúng trên tờ khai TK1-TS. Đồng thời, cơ quan BHXH sẽ thực hiện chuyển tiền trợ cấp của những người lao động không chuyển khoản được cho đơn vị để chi trả tiền trực tiếp cho người lao động. Những trường hợp này nếu tiếp tục phát sinh trợ cấp ngắn hạn nhưng vẫn chưa bổ sung TK1-TS thì đề nghị đơn vị (kể cả cơ quan BHXH) xem như là không có tài khoản và đưa vào biểu C70a-HD chi trả qua đơn vị.

Nhằm giảm thời gian tổ chức chi trả tiền cho người lao động và đảm bảo cho người lao động nhận được trợ cấp nhanh nhất, cơ quan BHXH rất mong các đơn vị sử dụng lao động tuyên truyền cho người lao động biết và cùng phối hợp thực hiện.

Quá trình tổ chức thực hiện nếu có phát sinh vướng mắc, đề nghị phản ánh trực tiếp cơ quan BHXH để được hướng dẫn thêm./.

DANH SÁCH ĐỀ NGHỊ CUNG CẤP TÀI KHOẢN CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG.

DANH SÁCH CUNG CẤP TÀI KHOẢN VÀ ĐIỀU CHỈNH THÔNG TIN CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG.