Quyết định 1367/QĐ-KTNN của Kiểm toán Nhà nước về Ban hành Quy chế quản lý và sử dụng phần mềm Quản lý thông tin nhật ký kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý và sử dụng phần mềm Quản lý thông tin nhật ký kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước, Giám đốc Trung tâm Tin học, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước và các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc quản lý, sử dụng phần mềm Quản lý thông tin nhật ký kiểm toán (viết tắt là NKKT) của Kiểm toán Nhà nước.

2. Quy chế này áp dụng đối với các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước và các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 2. Mục đích sử dụng phần mềm

1. Hỗ trợ kiểm toán viên, thành viên đoàn kiểm toán (gọi chung là kiểm toán viên) ghi nhật ký kiểm toán và quản lý thông tin nhật ký kiểm toán theo Quyết định số 01/2012/QĐ-KTNN ngày 28 tháng 03 năm 2012 của Tổng Kiểm toán Nhà nước.

2. Cung cấp các thông tin phục vụ hoạt động kiểm toán; trợ giúp lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước, lãnh đạo các đơn vị thực hiện kiểm toán và các đơn vị liên quan, lãnh đạo đoàn kiểm toán, tổ trưởng tổ kiểm toán kiểm tra, giám sát kết quả ghi nhật ký kiểm toán trong phạm vi được phân công.

3. Hỗ trợ công tác thanh tra, kiểm tra và kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Phần mềm Quản lý thông tin NKKT là phần mềm nội bộ, do Kiểm toán Nhà nước tổ chức phát triển.

2. Nhật ký kiểm toán điện tử là nội dung nhật ký làm việc của kiểm toán viên được lưu trữ trong phần mềm Quản lý thông tin NKKT.

3. Người sử dụng là người được cấp tài khoản để sử dụng phần mềm.

4. Tài khoản là tên đăng nhập và mật khẩu cấp cho người sử dụng để truy cập vào phần mềm.

5. Quản trị phần mềm là việc quản lý, đảm bảo an ninh, an toàn thông tin và duy trì ổn định hoạt động của phần mềm.

6. Bộ phận quản trị phần mềm là một nhóm người được giao nhiệm vụ quản trị phần mềm.

Điều 4. Nguyên tắc Quản lý và sử dụng phần mềm Quản lý thông tin nhật ký kiểm toán

1. Phần mềm Quản lý thông tin NKKT được quản lý tập trung, thống nhất tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của Kiểm toán Nhà nước, vận hành thông qua hệ thống mạng Internet, hoạt động liên tục, được bảo đảm an toàn, bảo mật trong quá trình sử dụng.

2. Quản lý và sử dụng phần mềm Quản lý thông tin NKKT phải đảm bảo nguyên tắc đề cao trách nhiệm, nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước.

3. Phần mềm Quản lý thông tin NKKT được quản lý và sử dụng theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Kiểm toán Nhà nước.

4. Ngôn ngữ sử dụng trong phần mềm Quản lý thông tin NKKT là tiếng Việt, mã font chữ sử dụng bộ mã Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam hiện hành (hiện tại là TCVN 6909:2001).

5. Việc cài đặt, khai thác sử dụng phần mềm phải tuân thủ theo Quy chế Quản lý và khai thác hệ thống mạng của Kiểm toán Nhà nước.

Điều 5. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Thực hiện truy cập trái phép vào phần mềm.

2. Lợi dụng phần mềm hoặc dữ liệu của phần mềm vào các mục đích không thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ được phân công; cung cấp, phát tán thông tin trái với quy định của Kiểm toán Nhà nước và pháp luật hiện hành.

3. Tự ý xoá bỏ, tháo gỡ, thay đổi thông số thiết lập của phần mềm gây xung đột tài nguyên, ảnh hưởng đến việc vận hành hệ thống phần mềm và các phần mềm khác.

4. Tiết lộ tài khoản, các quy tắc sử dụng, danh sách người sử dụng, sơ đồ tổ chức hệ thống phần mềm cho các tổ chức, cá nhân không có thẩm quyền.

Chương II

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM

Điều 6. Quyền truy cập vào phần mềm

1. Tổng Kiểm toán Nhà nước có quyền truy cập vào phần mềm để khai thác thông tin kết quả ghi nhật ký kiểm toán điện tử của tất cả các đơn vị trong ngành.

2. Phó Tổng Kiểm toán Nhà nước có quyền truy cập vào phần mềm để khai thác thông tin kết quả ghi nhật ký kiểm toán điện tử của các đơn vị trong phạm vi được phân công phụ trách.

3. Kiểm toán trưởng, Vụ trưởng có quyền truy cập vào phần mềm để khai thác thông tin kết quả ghi nhật ký kiểm toán điện tử của các Đoàn kiểm toán do đơn vị chủ trì thực hiện. Thời gian truy cập tối đa không quá 60 ngày kể từ ngày cuộc kiểm toán kết thúc.

4. Phó Kiểm toán trưởng, Phó Vụ trưởng có quyền truy cập vào phần mềm để khai thác thông tin kết quả ghi nhật ký kiểm toán điện tử của các Đoàn kiểm toán do đơn vị chủ trì thực hiện theo sự phân công của Kiểm toán trưởng, Vụ trưởng. Thời gian truy cập tối đa không quá 60 ngày kể từ ngày cuộc kiểm toán kết thúc.

5. Trưởng đoàn, Phó trưởng đoàn, Tổ trưởng Tổ kiểm toán có quyền truy cập vào phần mềm để khai thác thông tin kết quả ghi nhật ký kiểm toán điện tử trong phạm vi được phân công quản lý. Thời gian truy cập tối đa không quá 60 ngày kể từ ngày cuộc kiểm toán kết thúc.

6. Kiểm toán viên là người duy nhất có quyền truy cập vào phần mềm để cập nhật nhật ký kiểm toán điện tử của mình. Thời gian truy cập tối đa không quá 60 ngày kể từ ngày cuộc kiểm toán kết thúc.

7. Các đơn vị có chức năng thanh tra, kiểm tra, kiểm soát hoạt động kiểm toán và các cá nhân, đơn vị khác chỉ được quyền truy cập vào phần mềm để kiểm tra kết quả ghi nhật ký kiểm toán điện tử khi được chỉ đạo bằng văn bản của Tổng Kiểm toán Nhà nước, trong văn bản ghi rõ tên cuộc kiểm toán, thời hạn truy cập đối với từng thành viên để được cấp mới tài khoản theo quy định tại Điều 7 của Quy chế này.

Điều 7. Quy trình đăng ký cấp mới, thay đổi, hủy bỏ tài khoản và tạo mới cuộc kiểm toán

1. Đăng ký cấp mới, thay đổi, hủy bỏ tài khoản

- Khi phát sinh người sử dụng mới, Thủ trưởng đơn vị lập yêu cầu cấp mới tài khoản bao gồm đầy đủ, chính xác các thông tin:

+ Họ và tên;

+ Chức vụ hành chính;

+ Số thẻ kiểm toán viên nhà nước và số chứng minh nhân dân;

+ Địa chỉ hộp thư điện tử do Kiểm toán Nhà nước cấp;

+ Số điện thoại liên hệ.

Tài khoản sau khi cấp mới sẽ được duy trì cho đến khi đơn vị yêu cầu thay đổi hoặc hủy bỏ.

- Khi có thay đổi về tổ chức hoặc có yêu cầu thay đổi, hủy bỏ tài khoản, Thủ trưởng đơn vị lập yêu cầu thay đổi, hủy bỏ tài khoản bao gồm đầy đủ, chính xác các thông tin:

+ Họ và tên;

+ Tên đăng nhập;

+ Địa chỉ hộp thư điện tử do Kiểm toán Nhà nước cấp;

+ Số thẻ kiểm toán viên nhà nước và số chứng minh nhân dân;

+ Số điện thoại liên hệ;

+ Lý do (bổ nhiệm lãnh đạo, chuyển đi nơi khác, kỷ luật…);

+ Nơi đến (nếu người sử dụng chuyển đi nơi khác).

Thông tin yêu cầu phải được gửi từ hộp thư chung của đơn vị đến hộp thư [email protected] và gửi bằng văn bản giấy đến Trung tâm Tin học. Kết quả thực hiện được thông báo lại trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu.

2. Tạo mới cuộc kiểm toán

Ngay sau khi nhận được Quyết định kiểm toán của cuộc kiểm toán, Trung tâm Tin học căn cứ vào thông tin ghi trên Quyết định kiểm toán tạo mới cuộc kiểm toán trong vòng 01 ngày làm việc.

Điều 8. Trách nhiệm, quyền hạn của Bộ phận quản trị phần mềm

1. Đảm bảo sự an toàn, thường xuyên, ổn định của phần mềm.

2. Được quyền truy cập vào phần mềm để: quản trị phần mềm, lập báo cáo; cấp mới, thay đổi, hủy bỏ tài khoản; tạo mới cuộc kiểm toán theo Quyết định kiểm toán của cuộc kiểm toán. Không bao gồm việc xem, sửa, xoá nhật ký kiểm toán của kiểm toán viên.

3. Kiểm tra và đề xuất giải pháp bảo đảm an toàn và bảo mật dữ liệu theo quy định hiện hành. Định kỳ tổ chức sao lưu dữ liệu.

4. Hỗ trợ các đơn vị sử dụng phần mềm, thông báo cho các đơn vị về sự cố hoặc nguy cơ xảy ra sự cố có ảnh hưởng đến việc quản lý và sử dụng phần mềm.

5. Lập sổ theo dõi hoạt động phần mềm.

Điều 9. Trách nhiệm, quyền hạn của Trung tâm Tin học

1. Thành lập Bộ phận quản trị phần mềm bao gồm cán bộ thuộc Trung tâm Tin học và công bố công khai trên phần mềm. Giám đốc Trung tâm Tin học chịu trách nhiệm về hoạt động của Bộ phận quản trị phần mềm.

2. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm.

3. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan nghiên cứu, đề xuất giải pháp và kinh phí duy trì, nâng cấp phần mềm, bổ sung hạ tầng kỹ thuật để đảm bảo hoạt động an toàn, hiệu quả phần mềm.

4. Báo cáo lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước tình hình quản lý và sử dụng phần mềm theo chỉ đạo.

Điều 10. Trách nhiệm, quyền hạn của Văn phòng Kiểm toán Nhà nước

1. Phối hợp với Trung tâm Tin học kiểm tra công tác quản lý, sử dụng phần mềm của các đơn vị và tổ chức, cá nhân có liên quan.

2. Tham mưu trong việc bố trí kinh phí đảm bảo duy trì hoạt động và phát triển phần mềm, phối hợp với Trung tâm Tin học triển khai phần mềm.

Điều 11. Trách nhiệm, quyền hạn của Vụ Tổng hợp

1. Bổ sung Trung tâm Tin học vào “Nơi nhận” của Quyết định kiểm toán.

2. Phối hợp Trung tâm Tin học và các đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế.

Điều 12. Trách nhiệm, quyền hạn của đơn vị thực hiện kiểm toán

1. Đăng ký cấp mới, thay đổi, hủy bỏ tài khoản, tạo mới cuộc kiểm toán theo Quy định tại Điều 7 của Quy chế này.

2. Chịu trách nhiệm tạo lập danh sách Đoàn kiểm toán, Tổ kiểm toán và phân quyền Trưởng đoàn, Phó trưởng đoàn, Tổ trưởng, kiểm toán viên trước khi bắt đầu thực hiện cuộc kiểm toán. Kịp thời điều chỉnh cho phù hợp khi có sự thay đổi nhân sự trong đoàn.

3. Kiểm tra, đôn đốc các kiểm toán viên thuộc các Đoàn kiểm toán do đơn vị chủ trì thực hiện ghi nhật ký kiểm toán điện tử đúng nghiệp vụ vào phần mềm theo các quy định của Quy chế này.

4. Báo cáo tình hình ghi nhật ký của đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước.

Điều 13. Trách nhiệm, quyền hạn của đơn vị có chức năng thanh tra, kiểm tra, kiểm soát hoạt động kiểm toán

1. Khi có văn bản chỉ đạo của Tổng Kiểm toán Nhà nước về việc truy cập vào phần mềm, đơn vị gửi ngay cho bộ phận quản trị phần mềm để được cấp quyền sử dụng phần mềm theo quy định và theo nhiệm vụ được giao.

2. Việc đăng ký, cấp mới, thay đổi, hủy bỏ tài khoản được thực hiện theo Quy định tại Điều 7 và trách nhiệm, quyền hạn của người sử dụng phần mềm được quy định tại Điều 14 của Quy chế này.

3. Thời hạn, phạm vi, mục đích truy cập vào phần mềm để khai thác thông tin kết quả ghi nhật ký kiểm toán điện tử căn cứ theo văn bản chỉ đạo của Tổng Kiểm toán Nhà nước.

Điều 14. Trách nhiệm, quyền hạn của người sử dụng phần mềm

1. Ngay khi đăng nhập lần đầu, người sử dụng phải kiểm tra các thông tin cá nhân (địa chỉ hòm thư điện tử, số điện thoại, số thẻ kiểm toán viên…), đồng thời thay đổi mật khẩu và chịu trách nhiệm bảo mật, đảm bảo an toàn tài khoản của mình. Thoát khỏi phần mềm khi không sử dụng.

2. Người sử dụng phần mềm là kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán có trách nhiệm ghi đầy đủ, chính xác, kịp thời nhật ký kiểm toán điện tử hàng ngày. Sử dụng phần mềm hiệu quả, đúng mục đích, nhiệm vụ được phân công.

Mỗi ngày kiểm toán viên chỉ được tạo mới nhật ký kiểm toán điện tử một lần nhưng có thể sửa nhiều lần. Thời gian ghi nhật ký kiểm toán điện tử từ 0 giờ đến 24 giờ của ngày đó. Trong khoảng thời gian trên, kiểm toán viên có thể sửa nội dung nhật ký trong ngày hoặc bổ sung nội dung nhật ký của những ngày trước. Sang ngày hôm sau, kiểm toán viên không được phép sửa, xóa nhật ký của ngày hôm trước.

3. Kịp thời báo cáo Thủ trưởng đơn vị để có văn bản thông báo cho Trung tâm Tin học, đồng thời thông tin ngay tới bộ phận quản trị phần mềm khi:

- Gặp các sự cố không thể truy cập vào phần mềm;

- Phát hiện nguy cơ lộ thông tin tài khoản hoặc dữ liệu;

- Quên hoặc mất mật khẩu.

4. Trường hợp bất khả kháng không thể ghi nhật ký kiểm toán điện tử:

- Trường hợp phần mềm bị lỗi, Trung tâm tích hợp dữ liệu gặp sự cố: Được Trung tâm Tin học xác nhận.

- Trường hợp khác (ốm, không có phương tiện kết nối mạng, sự cố máy tính,…): Thủ trưởng đơn vị xác nhận, ghi rõ nguyên nhân.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 15. Trách nhiệm thi hành

1. Trung tâm Tin học có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, tổ chức, cá nhân sử dụng phần mềm theo quy định của Quy chế này.

2. Các đơn vị, tổ chức, cá nhân vi phạm Quy chế tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm theo quy định của Kiểm toán Nhà nước và pháp luật hiện hành.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn vướng mắc, các đơn vị phản ánh về Trung tâm Tin học để tổng hợp, nghiên cứu đề xuất trình Tổng Kiểm toán Nhà nước xem xét điều chỉnh bổ sung.