Quyết định 93/QĐ-KTNN 2023 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước
- Thuộc tính
- Nội dung
- VB gốc
- Tiếng Anh
- Hiệu lực
- VB liên quan
- Lược đồ
- Nội dung MIX
- Tổng hợp lại tất cả các quy định pháp luật còn hiệu lực áp dụng từ văn bản gốc và các văn bản sửa đổi, bổ sung, đính chính…
- Khách hàng chỉ cần xem Nội dung MIX, có thể nắm bắt toàn bộ quy định pháp luật hiện hành còn áp dụng, cho dù văn bản gốc đã qua nhiều lần chỉnh sửa, bổ sung.
- Tải về
Đây là tiện ích dành cho thành viên đăng ký phần mềm.
Quý khách vui lòng Đăng nhập tài khoản LuatVietnam và đăng ký sử dụng Phần mềm tra cứu văn bản.
thuộc tính Quyết định 93/QĐ-KTNN
Cơ quan ban hành: | Kiểm toán Nhà nước | Số công báo: Số công báo là mã số ấn phẩm được đăng chính thức trên ấn phẩm thông tin của Nhà nước. Mã số này do Chính phủ thống nhất quản lý. | Đang cập nhật |
Số hiệu: | 93/QĐ-KTNN | Ngày đăng công báo: | Đang cập nhật |
Loại văn bản: | Quyết định | Người ký: | Ngô Văn Tuấn |
Ngày ban hành: Ngày ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua hoặc ký ban hành. | 17/02/2023 | Ngày hết hiệu lực: Ngày hết hiệu lực là ngày, tháng, năm văn bản chính thức không còn hiệu lực (áp dụng). | Đang cập nhật |
Áp dụng: Ngày áp dụng là ngày, tháng, năm văn bản chính thức có hiệu lực (áp dụng). | Tình trạng hiệu lực: Cho biết trạng thái hiệu lực của văn bản đang tra cứu: Chưa áp dụng, Còn hiệu lực, Hết hiệu lực, Hết hiệu lực 1 phần; Đã sửa đổi, Đính chính hay Không còn phù hợp,... | Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Tình trạng hiệu lực. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây! | |
Lĩnh vực: | Hành chính, Kế toán-Kiểm toán |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Nội dung tóm tắt đang được cập nhật, Quý khách vui lòng quay lại sau!
tải Quyết định 93/QĐ-KTNN
Nếu chưa có tài khoản, vui lòng Đăng ký tại đây!
Nếu chưa có tài khoản, vui lòng Đăng ký tại đây!
KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
Số: 93/QĐ-KTNN |
Hà Nội, ngày 17 tháng 02 năm 2023 |
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
của Kiểm toán nhà nước
________________
TỔNG KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Luật Kiểm toán nhà nước ngày 24 tháng 6 năm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Kiểm toán nhà nước ngày 26 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm 2020;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số 1662/QĐ-KTNN ngày 03 tháng 11 năm 2017 của Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành Quy chế soạn thảo, thẩm định, ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quản lý của Kiểm toán nhà nước;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Kiểm toán nhà nước.
QUYẾT ĐỊNH:
Nơi nhận: |
TỔNG KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC |
QUY CHẾ
Công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán nhà nước
(Kèm theo Quyết định số 93/QĐ-KTNN ngày 17 tháng 02 năm 2023
của Tổng Kiểm toán nhà nước)
_________________
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Chánh Văn phòng KTNN có trách nhiệm tham mưu giúp Tổng Kiểm toán nhà nước trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ:
Trong quá trình giải quyết công việc, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động phải nghiêm túc thực hiện các quy định của KTNN về công tác văn thư, lưu trữ.
Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của KTNN phải đảm bảo tuân thủ theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của KTNN.
CÔNG TÁC VĂN THƯ
SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN
Thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản. Văn bản trình phải thuyết minh rõ nội dung công việc, kiến nghị, đề xuất giải quyết (nếu có). Trường hợp nội dung trình phức tạp hoặc có liên quan đến đơn vị khác, thủ trưởng đơn vị trình phải báo cáo giải trình chi tiết kèm theo văn bản trình và ý kiến bằng văn bản của các đơn vị có liên quan.
Đơn vị, tổ chức soạn thảo văn bản có trách nhiệm tiếp thu ý kiến thẩm định để sửa đổi hoàn thiện dự thảo. Trường hợp đơn vị, tổ chức soạn thảo văn bản không thống nhất ý kiến thẩm định thì báo cáo Tổng Kiểm toán nhà nước xem xét, quyết định.
QUẢN LÝ VĂN BẢN
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Tất cả văn bản do KTNN ban hành phải được quản lý theo trình tự sau:
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra một lần nữa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện sai sót thì báo cáo Chánh Văn phòng KTNN xem xét, giải quyết.
- Tất cả văn bản đi của KTNN được cấp số liên tục theo hệ thống số trong năm của KTNN do Văn phòng KTNN thống nhất quản lý. Căn cứ số lượng văn bản, tên loại, tính chất và nội dung văn bản, Văn phòng KTNN phân thành nhiều hệ thống số riêng cho văn bản.
- Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính được thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của KTNN. Số văn bản được ghi bằng số Ả rập (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và ký hiệu văn bản của KTNN, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
- Văn bản mật đi được cấp hệ thống số riêng.
Việc ghi thời gian ban hành văn bản được viết bằng chữ số Ả rập. Đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi phải ghi thêm số 0 ở trước.
Căn cứ tổng số văn bản phát hành trong năm, số lượng mỗi loại văn bản và tính chất, nội dung, mức độ “mật” của văn bản, văn bản được đăng ký theo từng loại sổ khác nhau. Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng phần mềm quản lý văn bản.
Đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.
Văn bản được đăng ký bằng phần mềm Quản lý văn bản phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
Việc đóng dấu và vị trí đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC), các độ mật (MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT), dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ, TÀI LIỆU THU HỒI) trên văn bản được thực hiện theo Quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của KTNN.
Tất cả các văn bản điện tử do KTNN ban hành phải được quản lý theo trình tự thực hiện theo Điều 18, 19, 20 Quyết định số 1145/QĐ-KTNN và Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của KTNN, bao gồm:
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Tất cả văn bản đến KTNN phải được quản lý theo trình tự sau:
Tất cả văn bản điện tử do KTNN tiếp nhận phải được quản lý theo trình tự thực hiện theo Điều 14, 15, 16, 17 Quyết định số 1145/QĐ-KTNN bao gồm:
SAO VĂN BẢN
Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định có giá trị pháp lý như bản chính.
LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU
VÀO BỘ PHẬN LƯU TRỮ
Danh mục hồ sơ do Tổng Kiểm toán nhà nước hoặc người có thẩm quyền phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Quy chế này.
Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự thời gian và diễn biến công việc.
Lưu trữ đơn vị, lưu trữ cơ quan KTNN có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ để quản lý và phục vụ cho việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu.
Thực hiện theo Quy định của KTNN về danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán.
Khi nộp lưu hồ sơ, tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục II Quy chế này. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và lưu trữ giữ mỗi loại 01 bản.
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT
TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Quản lý và sử dụng chứng thư số, chữ ký số, thiết bị lưu khóa bí mật được thực hiện theo Quyết định số 35/QĐ-KTNN.
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Văn phòng KTNN có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các đơn vị tham mưu, các KTNN chuyên ngành.
Hồ sơ, tài liệu điện tử khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan phải chuẩn thông tin đầu vào, đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn.
Hồ sơ, tài liệu của KTNN, các KTNN khu vực và đơn vị sự nghiệp khi đưa vào lưu trữ phải được chỉnh lý theo quy định.
Hội đồng Xác định giá trị tài liệu do Tổng Kiểm toán nhà nước quyết định thành lập. Thành phần Hội đồng bao gồm:
Hội đồng Xác định giá trị tài liệu của KTNN khu vực và đơn vị sự nghiệp do Thủ trưởng đơn vị quyết định thành lập. Thành phần Hội đồng thực hiện theo Hướng dẫn 1229/HD-KTNN ngày 24/11/2021 của KTNN hướng dẫn việc tiêu hủy tài liệu giấy hết giá trị tại các KTNN Khu vực và các đơn vị sự nghiệp trực thuộc KTNN.
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức họp, thống nhất Danh mục tài liệu hết giá trị cần loại hủy.
- Gửi văn bản đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy.
- Căn cứ và ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Tổng Kiểm toán nhà nước quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị.
- Quyết định thành lập Hội đồng.
- Danh mục tài liệu hết giá trị; Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Văn bản đề nghị thẩm định của KTNN.
- Văn bản thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
- Quyết định hủy tài liệu hết giá trị.
- Biên bản bàn giao tài liệu hủy.
- Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
Việc hủy tài liệu hết giá trị tại các KTNN khu vực và đơn vị sự nghiệp thực hiện theo Hướng dẫn 1229/HD-KTNN.
Thủ tục tiêu hủy tài liệu điện tử giống như tài liệu giấy và được thực hiện bằng chức năng của hệ thống.
Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan KTNN, các KTNN khu vực, các đơn vị sự nghiệp thuộc Danh mục cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử. Thủ tục nộp lưu thực hiện theo hướng dẫn của lưu trữ lịch sử.
Hồ sơ lưu trữ giấy phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong kho lưu trữ cơ quan, đơn vị. Hồ sơ phải được bảo quản trong hộp (cặp) chuyên dụng, có nhãn hồ sơ và sắp xếp gọn gàng trên giá để dễ quản lý và khai thác sử dụng. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định để bảo quản an toàn cho tài liệu.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của KTNN, các đơn vị trực thuộc KTNN được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và nhu cầu riêng chính đáng của cơ quan, đơn vị, cá nhân trong và ngoài ngành KTNN.
Các đơn vị, cá nhân trong ngành đến khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích công vụ phải có văn bản, giấy đề nghị của đơn vị và được sự đồng ý của Chánh Văn phòng KTNN hoặc Phó Chánh Văn phòng KTNN được ủy quyền (đối với hồ sơ, tài liệu được bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan KTNN), thủ trưởng đơn vị của các KTNN khu vực, đơn vị sự nghiệp (đối với hồ sơ, tài liệu được bảo quản tại kho lưu trữ của KTNN khu vực và đơn vị sự nghiệp). Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan KTNN vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu gửi Tổng Kiểm toán nhà nước (thông qua Văn phòng KTNN) xem xét, quyết định. Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các KTNN khu vực, các đơn vị sự nghiệp vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu gửi thủ trưởng đơn vị xem xét, quyết định.
- Thời gian phục vụ người khai thác, sử dụng tài liệu;
- Các giấy, tờ cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu;
- Những vật dụng không được mang vào phòng đọc;
- Quy định về sử dụng tài liệu, phòng, chống cháy, nổ;
- Người khai thác sử dụng tài liệu không được tự ý sao, chụp tài liệu, dữ liệu thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được sự đồng ý của người có thẩm quyền.
KINH PHÍ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
- Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư.
- Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản.
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư.
- Các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư.
- Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ;
- Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và công cụ phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học trong công tác lưu trữ;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Phụ lục I
MẪU VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
(Kèm theo Quyết định số 93/QĐ-KTNN ngày 17 tháng 02 năm 2023
của Tổng Kiểm toán nhà nước)
I. MẪU SỐ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
1. Bìa và trang đầu
KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: .................................... Từ ngày …/…/…… đến ngày …/…/…… Từ số .................... đến số ....................
Quyển số:.... |
KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: .................................... Từ ngày …/…/…… đến ngày …/…/…… Từ số .................... đến số ....................
Quyển số:.... |
2. Nội dung đăng ký văn bản đi
STT |
Số, ký hiệu văn bản |
Ngày tháng văn bản |
Tên loại văn bản |
Trích yếu nội dung văn bản |
Nơi nhận văn bản |
Người ký văn bản |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
(8) |
|
|
|
|
|
|
|
|
II. MẪU SỐ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
1. Bìa và trang đầu
KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
Năm: .................................... Từ ngày …/…/…… đến ngày …/…/……
Quyển số:.... |
2. Nội dung đăng ký gửi văn bản đi bưu điện
Ngày chuyển |
Số, ký hiệu văn bản |
Nơi nhận văn bản |
Số lượng bì |
Ký nhận |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
|
|
|
|
|
|
III. MẪU SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU
1. Bìa và trang đầu
KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU
Năm: .................................... Từ ngày …/…/…… đến ngày …/…/……
Quyển số:.... |
2. Nội dung đăng ký sổ sử dụng bản lưu
Ngày tháng |
Họ tên người sử dụng |
Số, ký hiệu ngày tháng văn bản |
Tên loại văn bản |
Trích yếu nội dung văn bản |
Số và ký hiệu HS |
Ký nhận |
Ngày trả |
Người cho phép sử dụng |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
(8) |
(9) |
(10) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú: Mẫu sổ này được dùng khi khai thác văn bản được lưu trong hồ sơ, khi hồ sơ chưa được nộp lưu và lưu trữ.
IV. MẪU DẤU “ĐẾN”: được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm × 50mm
V. MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
1. Bìa và trang đầu
KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: .................................... Từ ngày …/…/…… đến ngày …/…/…… Từ số .............. đến số ...................
Quyển số:.... |
2. Nội dung đăng ký văn bản đến
STT |
Số đến |
Ngày đến |
Cơ quan ban hành văn bản |
Số, ký hiệu văn bản |
Ngày tháng văn bản |
Tên loại văn bản |
Trích yếu nội dung văn bản |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
(8) |
(9) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
VI. MẪU BÌ VĂN BẢN
KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC Địa chỉ: số 116 Nguyễn Chánh, phường Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại: 024.6262.8616 Fax: 024.6262.8615 Website: //www.sav.gov.vn |
|
Số/ký hiệu: ....................................
Kính gửi: ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ |
Phụ lục II
LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN/ĐƠN VỊ
(Kèm theo Quyết định số 93/QĐ-KTNN ngày 17 tháng 02 năm 2023
của Tổng Kiểm toán nhà nước)
_______________
I. XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ
Danh mục hồ sơ gồm các thành phần: Các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ, người lập hồ sơ.
1. Đề mục trong danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức (tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức) hoặc theo lĩnh vực hoạt động (tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức). Trong từng đề mục lớn được chia thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên các đơn vị (theo cơ cấu tổ chức) hoặc chia thành các mặt hoạt động (theo lĩnh vực công tác). Trong các đề mục nhỏ, trật tự các hồ sơ được sắp xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.
Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã. Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả Rập. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong danh mục hồ sơ do cơ quan, đơn vị quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu.
2. Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: Số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn.
Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau: số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục, bắt đầu từ số 01 hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.
3. Tiêu đề hồ sơ: Cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
4. Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động KTNN: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể.
II. MẪU DANH MỤC HỒ SƠ
KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Hà Nội, ngày ... tháng ... năm 20... |
DANH MỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU
Năm .......
______________
Số và ký hiệu hồ sơ |
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ |
Thời hạn bảo quản |
Người lập hồ sơ |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
|
I. TÀI LIỆU VỀ TỔ CHỨC, BIÊN CHẾ, TIỀN LƯƠNG |
|
|
|
|
1. Tài liệu về tổ chức |
|
|
|
01.TCBC |
Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của KTNN và các đơn vị trực thuộc. |
Vĩnh viễn |
Nguyễn Văn A |
|
02.TCBC |
Hồ sơ về xây dựng, tổ chức thực hiện Đề án Nâng cấp Trường Đào tạo và Bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm toán thành Học viện Kiểm toán. |
Vĩnh viễn |
Nguyễn Văn B |
|
03.TCBC |
Hồ sơ thành lập Phân hội Kiểm toán viên nhà nước |
Vĩnh viễn |
Nguyễn Văn C |
|
... |
... |
... |
|
|
|
2. Tài liệu về Biên chế |
|
|
|
01.TCBC |
Hồ sơ về xây dựng Hệ thống danh mục vị trí việc làm của KTNN. |
Vĩnh viễn |
Nguyễn Văn A |
|
02. TCBC |
Hồ sơ về đánh giá tình hình thực hiện chỉ tiêu Biên chế của KTNN và các đơn vị trực thuộc |
Vĩnh viễn |
Nguyễn Văn B |
|
... |
... |
... |
... |
|
|
3. Tài liệu về tiền lương |
|
|
|
01.TCBC |
Hồ sơ về nâng lương thường xuyên |
20 năm |
|
|
02. TCBC |
Hồ sơ về nâng lương trước hạn |
20 năm |
|
|
... |
... |
... |
... |
... |
|
II. TÀI LIỆU VỀ NHÂN SỰ |
|
|
|
|
1. Hồ sơ về bổ nhiệm, điều động, luân chuyển cán bộ |
|
|
|
01.NS |
... |
... |
... |
|
02.NS |
... |
... |
... |
|
|
2. Hồ sơ về thi tuyển, thi nâng ngạch, chuyển ngạch |
... |
... |
|
... |
... |
... |
... |
|
Danh mục hồ sơ này có ................... hồ sơ, bao gồm:
- .................................... hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
- .................................... hồ sơ bảo quản có thời hạn.
III. MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Hà Nội, ngày ... tháng ... năm 20... |
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
........................(2) ....................
Năm .............
______________
Số thứ tự |
Số, ký hiệu hồ sơ |
Tiêu đề hồ sơ |
Thời gian hồ sơ |
Thời hạn bảo quản |
Số tờ3/ Số trang4 |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục này gồm: .................................... hồ sơ (đơn vị bảo quản).
Viết bằng chữ: .................................... hồ sơ (đơn vị bảo quản).
|
Người lập (Chữ ký)
Họ và tên |
Ghi chú:
(1). Tên đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
(2). Thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh -viễn hoặc bảo quản có thời hạn. Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn và Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn được lập riêng thành 02 Mục lục khác nhau. Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo quản.
(3). Áp dụng đối với văn bản giấy.
(4). Áp dụng đối với văn bản điện tử.
IV. MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ (1)
MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU
Số, ký hiệu hồ sơ: ..............
Năm: ...........
_________________
STT |
Số, ký hiệu văn bản |
Ngày tháng năm văn bản |
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
Cơ quan ban hành văn bản |
Tờ số/ Trang số |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú:
(1). Áp dụng cho hồ sơ có thời hạn vĩnh viễn.
V. MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Hà Nội, ngày ... tháng ... năm 20... |
BIÊN BẢN
Giao nhận hồ sơ, tài liệu ....................................
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số /QĐ-KTNN ngày tháng năm 2022 của Tổng KTNN ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của KTNN;
Căn cứ ...... (Danh mục hồ sơ năm..., Kế hoạch thu thập tài liệu...)
Chúng tôi gồm:
I. BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu)
Ông (bà): ...........................................................................................................................
Chức vụ công tác: ............................................................................................................
II. BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan)
Ông (bà): .........................................................................................................................
Chức vụ công tác: ............................................................................................................
Thống nhất lập Biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp: ...................................................................................................
2. Thời gian của hồ sơ, tài liệu: ..............................................................................................
3. Số lượng tài liệu:
a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy
- Tổng số hộp (cặp): ............................................................................................................
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): .................... Quy ra mét giá: ................mét.
b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử
- Tổng số hồ sơ: ............................................................................................................
- Tổng số tệp tin trong hồ sơ: .........................................................................................
4. Tình trạng tài liệu giao nộp: ........................................................................................
5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.
Biên bản này được lập thành hai bản; mỗi bên giữ 01 bản./.
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
|
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO |
Phụ lục III
HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
(Kèm theo Quyết định số 93/QĐ-KTNN ngày 17 tháng 02 năm 2023
của Tổng Kiểm toán nhà nước)
__________________
Phần I
QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
I. NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG HỆ THỐNG
1. Bảo đảm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của cơ quan, tổ chức đúng quy định.
2. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin mạng theo quy định của pháp luật hiện hành.
3. Bảo đảm phân quyền cho các cá nhân truy cập vào Hệ thống.
4. Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy của tài liệu, dữ liệu lưu hành trong Hệ thống.
5. Cho phép kiểm chứng, xác minh, thực hiện các yêu cầu nghiệp vụ khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khi được yêu cầu.
II. YÊU CẦU CHUNG KHI THIẾT KẾ HỆ THỐNG
1. Đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và quản lý hồ sơ điện tử và dữ liệu đặc tả1.
2. Có khả năng tích hợp, liên thông, chia sẻ thông tin, dữ liệu với các hệ thống khác.
3. Có khả năng hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống.
4. Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn và khả năng truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu.
5. Bảo đảm lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản.
6. Bảo đảm phù hợp với khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam.
7. Bảo đảm dễ tiếp cận và sử dụng.
8. Cho phép ký số, kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định của pháp luật.
III. YÊU CẦU CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG
1. Đối với việc tạo lập và theo dõi văn bản
a) Cho phép tạo lập văn bản mới và chuyển đổi định dạng văn bản.
b) Cho phép đính kèm văn bản.
c) Cho phép tạo mã định danh văn bản đi.
d) Hiển thị mức độ khẩn của văn bản.
đ) Cho phép tự động cấp số cho văn bản đi và số đến cho văn bản đến theo thứ tự và trình tự thời gian trong năm.
e) Cho phép bên nhận tự động thông báo cho bên gửi đã nhận văn bản.
g) Cho phép tự động cập nhật các trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 4, 6, 10, 13.1 Mục I Phần II Phụ lục này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 10, 12, 13 Mục II Phần II Phụ lục này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Mục III Phần II Phụ lục này.
h) Thông báo cho văn thư cơ quan khi có sự trùng lặp mã định danh văn bản hoặc cả ba trường thông tin số, ký hiệu và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
i) Thông báo khi có văn bản mới.
k) Thông báo tình trạng nhận văn bản tại cơ quan, tổ chức nhận văn bản.
l) Cho phép thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
m) Cho phép người có thẩm quyền phân phối văn bản đến, theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đúng thời hạn.
n) Cho phép người có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn bản, tài liệu.
o) Cho phép cơ quan, tổ chức gửi văn bản biết tình trạng xử lý văn bản của cơ quan, tổ chức nhận văn bản.
2. Đối với việc kết nối, liên thông
a) Bảo đảm kết nối, liên thông giữa các Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.
b) Có khả năng hoạt động trên các thiết bị di động thông minh trong điều kiện bảo đảm an toàn thông tin.
c) Có khả năng kết nối, liên thông và tích hợp với các hệ thống chuyên dụng khác đang được sử dụng tại cơ quan, tổ chức.
3. Đối với an ninh thông tin
a) Bảo đảm các cấp độ an ninh thông tin theo quy định của pháp luật.
b) Bảo đảm phân quyền truy cập đối với từng hồ sơ, văn bản.
c) Cảnh báo sự thay đổi về quyền truy cập đối với từng hồ sơ, văn bản trong Hệ thống cho đến khi có xác nhận của người có thẩm quyền.
4. Đối với việc lập và quản lý hồ sơ
a) Bảo đảm tạo lập danh mục hồ sơ trong Hệ thống.
b) Bảo đảm tạo mã cho từng hồ sơ và tự động đánh số thứ tự của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
c) Liên kết toàn bộ văn bản, tài liệu và dữ liệu đặc tả có cùng mã hồ sơ trong Hệ thống để tạo thành hồ sơ.
d) Bảo đảm liên kết các trường thông tin trong danh mục hồ sơ của từng hồ sơ với toàn bộ văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ.
đ) Bảo đảm liên kết và thống kê toàn bộ hồ sơ được lập của một tài khoản cụ thể.
e) Cho phép gán một văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ được tạo bởi nhiều tài khoản khác nhau mà không cần nhân bản.
g) Cho phép kết xuất toàn bộ văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ sang định dạng (.pdf), (.xml) và bảo đảm trình tự thời gian hình thành văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ.
5. Đối với việc bảo quản và lưu trữ văn bản, hồ sơ
a) Lưu văn bản và các thông tin về quá trình giải quyết văn bản gồm: Ý kiến chỉ đạo, phân phối văn bản đến của người có thẩm quyền; các dự thảo văn bản của cá nhân được phân công soạn thảo; ý kiến góp ý của cá nhân, đơn vị có liên quan; ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo; ý kiến phê duyệt, chịu trách nhiệm nội dung của lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo; ý kiến phê duyệt chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của người có thẩm quyền; lịch sử truy cập và xem văn bản; các tác động khác vào văn bản.
b) Cho phép tự động thông báo hồ sơ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trước 30 ngày kể từ ngày Lưu trữ cơ quan thông báo danh mục hồ sơ nộp lưu cho đơn vị giao nộp tài liệu.
c) Bảo đảm thực hiện nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
d) Bảo đảm sự toàn vẹn, tin cậy, không thay đổi của văn bản, hồ sơ.
đ) Bảo đảm khả năng truy cập và sử dụng hồ sơ, văn bản theo thời hạn bảo quản.
e) Bảo đảm khả năng di chuyển hồ sơ, tài liệu, dữ liệu đặc tả và thay đổi định dạng văn bản khi có sự thay đổi về công nghệ.
g) Có khả năng sao lưu định kỳ, đột xuất và phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố.
6. Đối với thống kê, tìm kiếm và sử dụng văn bản, hồ sơ
a) Cho phép thống kê số lượng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lượt truy cập vào từng hồ sơ, văn bản, tài liệu.
b) Cho phép thống kê số lượt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu của người quản lý, quản trị.
c) Cấp quyền, kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của hồ sơ lưu trữ.
d) Cho phép tìm kiếm văn bản, hồ sơ đối với tất cả các trường thông tin đầu vào của văn bản, hồ sơ và nội dung của văn bản, tài liệu.
đ) Cho phép lựa chọn hiển thị các trường thông tin của văn bản, hồ sơ trong kết quả tìm kiếm.
e) Cho phép lưu và sử dụng lại các yêu cầu tìm kiếm.
g) Cho phép hiển thị thứ tự kết quả tìm kiếm.
h) Cho phép kết xuất kết quả tìm kiếm ra các định dạng tệp văn bản phổ biến: (.doc), (.docx), (.pdf).
i) Cho phép tải hoặc in văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả.
k) Cho phép đánh dấu vào văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả được in ra từ Hệ thống.
l) Lưu lịch sử truy cập và sử dụng văn bản, tài liệu.
7. Đối với việc quản lý dữ liệu đặc tả
a) Lưu các yếu tố dữ liệu đặc tả liên quan đến một văn bản, hồ sơ cụ thể theo thời hạn bảo quản.
b) Hiển thị toàn bộ dữ liệu đặc tả của một văn bản, hồ sơ khi có yêu cầu của người sử dụng được cấp quyền.
c) Cho phép nhập dữ liệu đặc tả bổ sung cho văn bản, hồ sơ.
d) Lưu dữ liệu đặc tả của quá trình kiểm soát an ninh văn bản, hồ sơ, hệ thống.
đ) Lưu và cố định sự liên kết của một văn bản, hồ sơ với tất cả các yếu tố dữ liệu đặc tả liên quan.
8. Đối với việc thu hồi văn bản
a) Đóng bằng văn bản đi và dữ liệu đặc tả văn bản đi khi có lệnh thu hồi văn bản của cơ quan, tổ chức.
b) Hủy văn bản đến và dữ liệu đặc tả văn bản đến khi có lệnh thu hồi văn bản từ cơ quan, tổ chức phát hành văn bản.
c) Lưu dữ liệu đặc tả của quá trình thu hồi văn bản.
IV. YÊU CẦU VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
1. Hệ thống cho phép người được giao quản trị Hệ thống thực hiện những nhiệm vụ sau:
a) Tạo lập nhóm tài liệu, hồ sơ theo cấp độ thông tin khác nhau.
b) Phân quyền cho người sử dụng theo quy định của cơ quan, tổ chức.
c) Truy cập vào hồ sơ và dữ liệu đặc tả của hồ sơ theo quy định của cơ quan, tổ chức.
d) Thay đổi quyền truy cập đối với hồ sơ, văn bản khi có sự thay đổi quy định của cơ quan, tổ chức.
đ) Thay đổi quyền truy cập của các tài khoản cá nhân khi có những thay đổi về vị trí công tác của cá nhân đó.
e) Phục hồi thông tin, dữ liệu đặc tả trong trường hợp lỗi hệ thống và thông báo kết quả phục hồi.
g) Khóa hoặc đóng băng các tập hợp (văn bản, hồ sơ, nhóm tài liệu) để ngăn chặn khả năng di chuyển, xóa hoặc sửa đổi khi có yêu cầu của người có thẩm quyền.
2. Cảnh báo xung đột xảy ra trong hệ thống.
3. Thiết lập kết nối liên thông.
V. THÔNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG
1. Sổ đăng ký văn bản đến
2. Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến
3. Sổ đăng ký văn bản đi
4. Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đi
5. Mục lục văn bản trong hồ sơ
6. Mục lục hồ sơ.
___________________________
1 Dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ sơ là thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, các yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ; mối liên hệ của văn bản, hồ sơ với các văn bản, hồ sơ khác; thông tin về chữ ký số trên văn bản; lịch sử hình thành, sử dụng và các đặc tính khác nhằm phục vụ quá trình quản lý, tìm kiếm và khả năng sử dụng của hồ sơ, tài liệu.
Phần II
CHUẨN THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA HỆ THỐNG
I. THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
STT |
Trường thông tin |
Tên |
Kiểu dữ liệu |
Độ dài |
1 |
Mã hồ sơ |
FileCode |
|
|
1.1 |
Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ3 |
Organld |
String |
13 |
1.2 |
Năm hình thành hồ sơ |
FileCatalog |
Number |
4 |
1.3 |
Số và ký hiệu hồ sơ |
FileNotation |
String |
20 |
2 |
Số thứ tự văn bản trong hồ sơ |
DocOrdinal |
Number |
3 |
3 |
Tên loại văn bản |
TypeName |
String |
100 |
4 |
Số của văn bản |
CodeNumber |
String |
11 |
5 |
Ký hiệu của văn bản |
CodeNotation |
String |
30 |
6 |
Ngày, tháng, năm văn bản |
IssuedDate |
Date |
10 |
7 |
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
OrganName |
String |
200 |
8 |
Trích yếu nội dung |
Subject |
String |
500 |
9 |
Ngôn ngữ |
Language |
String |
30 |
10 |
Số trang của văn bản |
PageAmount |
Number |
3 |
11 |
Ghi chú |
Description |
String |
500 |
12 |
Chức vụ, họ tên người ký |
Signerlnfo |
|
|
12.1 |
Chức vụ của người ký văn bản |
Position |
String |
100 |
12.2 |
Họ và tên người ký văn bản |
FullName |
String |
50 |
13 |
Nơi nhận |
To |
|
|
13.1 |
Mã định danh của cơ quan, tổ chức nhận văn bản |
Organld |
String |
13 |
13.2 |
Tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản |
OrganName |
String |
200 |
14 |
Mức độ khẩn, độ mật |
Priority |
Number |
1 |
15 |
Số lượng bản phát hành |
IssuedAmount |
Number |
3 |
16 |
Hạn trả lời văn bản |
DueDate |
Date |
10 |
II. THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
STT |
Trường thông tin |
Tên (viết tắt tiếng Anh) |
Kiểu dữ liệu |
Độ dài |
1 |
Mã hồ sơ |
FileCode |
|
|
1.1 |
Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ |
Organld |
String |
13 |
1.2 |
Năm hình thành hồ sơ |
FileCatalog |
Number |
4 |
1.3 |
Số và ký hiệu hồ sơ |
FileNotation |
String |
20 |
2 |
Số thứ tự văn bản trong hồ sơ |
DocOrdinal |
Number |
3 |
3 |
Tên loại văn bản |
TypeName |
String |
100 |
4 |
Số của văn bản |
CodeNumber |
String |
11 |
5 |
Ký hiệu của văn bản |
CodeNotation |
String |
30 |
6 |
Ngày, tháng, năm văn bản |
IssuedDate |
Date |
10 |
7 |
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
OrganName |
String |
200 |
8 |
Trích yếu nội dung |
Subject |
String |
500 |
9 |
Ngôn ngữ |
Language |
String |
30 |
10 |
Số trang của văn bản |
PageAmount |
Number |
3 |
11 |
Ghi chú |
Description |
String |
500 |
12 |
Ngày, tháng, năm đến |
ArrivalDate |
Date |
10 |
13 |
Số đến |
ArrivalNumber |
Number |
10 |
14 |
Chức vụ, họ tên người ký |
Signerlníb |
|
|
14.1 |
Chức vụ của người ký văn bản |
Position |
String |
100 |
14.2 |
Họ và tên người ký văn bản |
FullName |
String |
50 |
15 |
Mức độ khẩn, độ mật |
Priority |
Number |
1 |
16 |
Đơn vị hoặc người nhận |
ToPlaces |
String |
1000 |
17 |
Ý kiến phân phối, chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản |
TraceHeaderList |
LongText |
|
18 |
Thời hạn giải quyết |
DueDate |
Date |
10 |
III. THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ HỒ SƠ
STT |
Trường thông tin |
Tên (viết tắt tiếng Anh) |
Kiểu dữ liệu |
Độ dài |
1 |
Mã hồ sơ |
FileCode |
|
|
1.1 |
Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ4 |
Organld |
String |
13 |
1.2 |
Năm hình thành hồ sơ |
FileCatalog |
Number |
4 |
1.3 |
Số và ký hiệu hồ sơ |
FileNotation |
String |
20 |
2 |
Tiêu đề hồ sơ |
Title |
String |
500 |
3 |
Thời hạn bảo quản |
Maintenance |
String |
30 |
4 |
Chế độ sử dụng |
Rights |
String |
30 |
5 |
Người lập hồ sơ |
Creator |
String |
30 |
6 |
Ngôn ngữ |
Language |
String |
50 |
7 |
Thời gian bắt đầu |
StartDate |
Date |
10 |
8 |
Thời gian kết thúc |
EndDate |
Date |
10 |
9 |
Tổng số văn bản trong hồ sơ |
DocTotal |
Number |
4 |
10 |
Tổng số trang của hồ sơ |
PageTotal |
Number |
4 |
11 |
Ghi chú |
Description |
String |
500 |
|
|
|
|
|
____________________________
3 Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ được mặc định trong Hệ thống.
4 Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ được mặc định trong Hệ thống