Quyết định 1476/QĐ-CT 2026 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều Quy chế công tác văn thư của Cục Thuế

QUYẾT ĐỊNH

Về việc sửa đổi, bổ sung một số điều Quy chế công tác văn thư của Cục Thuế ban hành kèm theo Quyết định số 3663/QĐ-CT ngày 18/12/2025

^{_____________________}

CỤC TRƯỞNG CỤC THUẾ

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 21 tháng 6 năm 2024;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ; Nghị định số 56/2023/NĐ-CP ngày 24 tháng 7 năm 2023 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 2016 về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 68/2024/NĐ-CP ngày 25 tháng 6 năm 2024 của Chính phủ quy định về chữ ký số chuyên dùng công vụ;

Căn cứ Quyết định số 4114/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế công tác văn thư của Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 381/QĐ-BTC ngày 26 tháng 02 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Thuế; Quyết định số 1892/QĐ-BTC ngày 03 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung các Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị thuộc Bộ Tài chính; Quyết định số 2229/QĐ-BTC ngày 30 tháng 6 năm 2025 và Quyết định số 2162/QĐ-BTC ngày 10 tháng 8 năm 2026 sửa đổi, bổ sung Quyết định số 381/QĐ-BTC ngày 26 tháng 02 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 3663/QĐ-CT ngày 18 tháng 12 năm 2025 của Cục trưởng Cục Thuế ban hành Quy chế công tác văn thư của Cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 939/QĐ-CT ngày 30 tháng 6 năm 2026 của Cục trưởng Cục Thuế ban hành Quy trình trao đổi thông tin theo yêu cầu và trao đổi thông tin tự nguyện theo Điều ước quốc tế về thuế;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Cục Thuế.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế công tác văn thư của Cục Thuế ban hành kèm theo Quyết định số 3663/QĐ-CT ngày 18/12/2025, như sau:

1. Sửa đổi, bổ sung điểm e khoản 2, Điều 4. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư như sau:

“e) Văn bản, tài liệu mật được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước; văn bản, tài liệu trao đổi thông tin theo Điều ước quốc tế về thuế được đăng ký, phát hành và quản lý theo Quyết định số 939/QĐ-CT ngày 30/6/2026 của Cục Thuế ban hành quy trình trao đổi thông tin theo yêu cầu và trao đổi thông tin tự nguyện theo Điều ước quốc tế về thuế; văn bản chuyên ngành khác thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành khác.”

2. Bổ sung Chương VI. AN TOÀN THÔNG TIN ĐỐI VỚI HỒ SƠ, TÀI LIỆU GIẤY với 02 Điều 35, Điều 36 như sau:

Điều 35. Phòng ngừa nguy cơ lộ, mất, thất lạc thông tin, tài liệu

1. Phòng ngừa lộ lọt thông tin trong quá trình soạn thảo, in, sao, chụp tài liệu, công chức thực hiện các nội dung sau:

a) Công chức được giao nhiệm vụ, trong quá trình soạn thảo văn bản phải xác định rõ phạm vi người được tiếp nhận và nội dung thông tin của văn bản, chỉ soạn thảo các nội dung, thông tin trong phạm vi nhiệm vụ được giao.

b) Không thực hiện in, sao, chụp tài liệu khi không cần thiết; kiểm tra số lượng bản in, bản sao trước khi phát hành hoặc sử dụng.

c) Bản in lỗi, bản nháp, bản sao thừa và các vật mang tin có chứa thông tin cần bảo vệ (thông tin không được công khai, bí mật nhà nước, thông tin liên quan đến TĐTT theo điều ước quốc tế...) phải được thu hồi, quản lý hoặc xé, hủy, đảm bảo không có khả năng khôi phục lại thông tin, dữ liệu.

d) Khi thực hiện in ấn, photocopy, scan tài liệu, công chức phải kiểm soát quá trình thực hiện, kịp thời nhận lại tài liệu, bảo đảm không để người không có nhiệm vụ tiếp cận, xem, thu giữ hoặc sao chép tài liệu trái phép. Sau khi thực hiện, phải kiểm tra bảo đảm không còn tài liệu tại máy in, máy photocopy, máy scan hoặc các khu vực liên quan khác.

đ) Không được mang/sử dụng thiết bị có chức năng ghi hình, chụp ảnh vào các khu vực xử lý, lưu trữ tài liệu có mức độ bảo mật cao (tài liệu Tuyệt Mật).

2. Phòng ngừa trong quá trình phát hành, giao nhận

a) Trước khi phát hành phải kiểm tra kỹ tên người nhận, đơn vị nhận, địa chỉ nhận, thành phần tài liệu và phụ lục kèm theo (nếu có), bảo đảm tài liệu được chuyển đúng đối tượng, đúng số lượng, đúng tài liệu.

b) Căn cứ tính chất thông tin và mức độ cần bảo vệ, đơn vị, cá nhân thực hiện các biện pháp kiểm soát phù hợp như đóng gói, niêm phong, giao nhận trực tiếp, xác nhận người nhận hoặc sử dụng phương thức chuyển giao có kiểm soát hoặc không đưa nội dung cần bảo vệ lên hệ thống văn bản điện tử.

c) Khi phát hiện tài liệu giao nhầm, thất lạc, sai đối tượng nhận hoặc có dấu hiệu bị mở, bóc, thay đổi, phải kịp thời báo cáo người có thẩm quyền và thực hiện biện pháp thu hồi, kiểm tra, xử lý.

d) Trường hợp phát hiện chuyển giao thừa hoặc thiếu số lượng tài liệu: Công chức thực hiện kiểm tra, đối chiếu với danh mục tài liệu (nếu có), bổ sung nếu đã chuyển thiếu tài liệu hoặc thu hồi lại tài liệu nếu đã chuyển thừa tài liệu.

3. Công chức có trách nhiệm thực hiện nguyên tắc “bàn làm việc sạch” (Clean Desk) và “màn hình sạch” (Clear Screen) nhằm hạn chế nguy cơ tài liệu, thông tin bị xem, sao chụp, lấy cắp, thất lạc hoặc tiếp cận trái phép.

a) Bàn làm việc sạch (Clean Desk)

- Công chức giữ bàn làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng.

- Khi không sử dụng hoặc khi rời khỏi vị trí làm việc, phải thu dọn, cất giữ tài liệu, hồ sơ, sổ sách, bản in và các vật mang tin có chứa thông tin cần bảo vệ (thông tin không được công khai, bí mật nhà nước, thông tin liên quan đến TĐTT theo điều ước quốc tế) vào tủ có khóa, khu vực lưu giữ phù hợp; không để tài liệu quan trọng, tài liệu có thông tin cần bảo vệ trên bàn làm việc khi không có người quản lý trực tiếp.

- Khi thay đổi vị trí làm việc, nghỉ việc, thôi việc, nghỉ hưu phải bàn giao đầy đủ các hồ sơ; tài liệu đã và đang giải quyết thuộc phạm vi quản lý.

- Không để công văn, tài liệu tại khu vực dùng chung như máy photocopy, máy in, máy scan, phòng họp, quầy tiếp nhận hoặc các vị trí trung gian sau khi hoàn thành việc in, sao chụp, họp, hội nghị hoặc sử dụng.

b) Màn hình sạch (Clear Screen)

- Khi rời khỏi máy tính, phải khóa màn hình hoặc cài đặt máy tự động khóa sau một khoảng thời gian không sử dụng để ngăn người không có nhiệm vụ xem, truy cập hoặc sử dụng thông tin trên thiết bị.

- Không để màn hình hiển thị liên tục các tài liệu, dữ liệu hoặc thông tin cần bảo vệ khi không trực tiếp sử dụng.

- Không tự ý chia sẻ tài khoản, mật khẩu, mã xác thực hoặc để người khác sử dụng tài khoản, thiết bị được giao.

- Khi kết thúc phiên làm việc phải đăng xuất khỏi các hệ thống có chứa thông tin cần bảo vệ theo yêu cầu của hệ thống hoặc quy định của cơ quan.

- Khi sử dụng máy tính tại khu vực có người ngoài cơ quan, khách đến làm việc hoặc khu vực công cộng, phải bố trí màn hình và vị trí làm việc phù hợp để hạn chế người không có nhiệm vụ quan sát thông tin.

- Không lưu giữ thông tin cần bảo vệ trên màn hình nền, thư mục dùng chung hoặc các vị trí mà người khác có thể dễ dàng tiếp cận trái phép.

Điều 36. Xử lý khi phát hiện nguy cơ hoặc sự cố lộ, mất, thất lạc thông tin, tài liệu

- Khi phát hiện tài liệu bị mất, thất lạc, giao nhầm, gửi nhầm, bỏ quên, sao chụp nhầm, bị người không có nhiệm vụ tiếp cận hoặc có dấu hiệu bị lộ, mất, cá nhân phát hiện phải báo cáo ngay người đứng đầu đơn vị và bộ phận có trách nhiệm để kịp thời ngăn chặn việc tiếp tục phát tán hoặc sử dụng thông tin. Đồng thời thực hiện:

+ Thu hồi tài liệu ngay sau khi phát hiện sự cố.

+ Xác định phạm vi tài liệu, thông tin bị lộ lọt và nguyên nhân.

+ Báo cáo cấp có thẩm quyền và thực hiện các biện pháp xử lý theo quy định của pháp luật và quy định của cơ quan. Đối với trường hợp có dấu hiệu lộ, mất bí mật nhà nước, việc xử lý phải thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Sửa đổi bổ sung “Chương VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN” gồm Điều 35, Điều 36, Điều 37 thành “Chương VII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN” gồm Điều 37, Điều 38, Điều 39.

4. Sửa đổi cụm từ “công chức, viên chức, người lao động” bằng từ "công chức" tại các điều khoản có liên quan tại nội dung quy chế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Chánh Văn phòng Cục Thuế, Thủ trưởng các Ban, đơn vị thuộc Cục Thuế, các Trưởng Thuế tỉnh, thành phố, công chức thuộc Cục Thuế và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.