Công văn 3946/CHQ-GSQL 2025 về hướng dẫn xử lý lỗi hệ thống không tiếp nhận chứng từ thuộc bộ hồ sơ hải quan

Kính gửi: Chi cục Hải quan các khu vực.

Qua theo dõi, nắm tình hình thực hiện thủ tục hải quan, Cục Hải quan nhận được phản ánh của Hải quan địa phương và doanh nghiệp việc hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan không tiếp nhận các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan từ ngày 03/5/2025. Hiện tại, Cục Hải quan đang phối hợp với các đơn vị có liên quan để kiểm tra xác định lỗi phát sinh và khắc phục tình trạng hệ thống không tiếp nhận các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan. Trong khi chờ xử lý lỗi hệ thống, để kịp thời giải quyết thủ tục đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, Cục Hải quan yêu cầu Chi cục Hải quan khu vực chỉ đạo Hải quan cửa khẩu/Hải quan ngoài cửa khẩu thực hiện như sau:

1. Hướng dẫn người khai hải quan gửi kèm các chứng từ thuộc bộ hồ sơ hải quan bằng nghiệp vụ HYS thông qua Hệ thống khai hải quan điện tử theo hướng dẫn tại chỉ tiêu thông tin 1.63 mẫu số 01 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018 của Bộ Tài chính khi khai báo tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu.

2. Trường hợp việc tiếp nhận các chứng từ thuộc bộ hồ sơ hải quan bằng nghiệp vụ HYS không đảm bảo kịp thời giải quyết thủ tục đối với hàng hóa:

a) Người khai hải quan chịu trách nhiệm lưu trữ các chứng từ thuộc bộ hồ sơ hải quan theo quy định tại Điều 16, Điều 16a Thông tư 38/2015/TT- BTC ngày 25/3/2015 được sửa đổi, bổ sung tại khoản 5, khoản 6 Điều 1 Thông tư số 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018 của Bộ Tài chính.

b) Đối với các trường hợp tờ khai hải quan luồng vàng, luồng đỏ, hướng dẫn người khai hải quan nộp/xuất trình hồ sơ giấy để thực hiện thủ tục hải quan. Công chức hải quan tiếp nhận các chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan do người khai hải quan nộp/xuất trình để giải quyết thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa và lưu trữ theo quy định.

c) Người khai hải quan chịu trách nhiệm khai báo bổ sung đính kèm các chứng từ thuộc bộ hồ sơ hải quan (bao gồm luồng xanh, vàng, đỏ) lên hệ thống trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày hệ thống được khắc phục.

3. Chi cục trưởng Chi cục Hải quan khu vực chịu trách nhiệm:

a) Chỉ đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc quán triệt đến từng cán bộ công chức trong đơn vị thực hiện thủ tục hải quan theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn tại công văn này. Không để xảy ra tình trạng cán bộ công chức lợi dụng sự cố xảy ra gây khó khăn, phiền hà, sách nhiễu cho doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục.

b) Chỉ đạo các đơn vị hải quan nơi đăng ký tờ khai rà soát các tờ khai hải quan, trường hợp doanh nghiệp chưa đính kèm chứng từ thuộc hồ sơ hải quan trên hệ thống thì đôn đốc, yêu cầu người khai hải quan khai bổ sung chứng từ theo quy định sau khi hệ thống được khắc phục.

4. Nội dung hướng dẫn tại công văn này chỉ áp dụng trong trường hợp hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan gặp sự cố không tiếp nhận các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan. Công văn hết hiệu lực khi Cục Hải quan có thông báo về việc đã khắc phục sự cố nêu trên.

Cục Hải quan thông báo để các đơn vị biết, triển khai thực hiện./.