Quyết định 491/QĐ-SGDHCM 2022 Quy định sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (ECM) tại Sở GDCK TP.HCM

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy định sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (ECM) tại
Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh
^{__________________}

TỔNG GIÁM ĐỐC SỞ GIAO DỊCH CHỨNG KHOÁN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Luật Chứng khoán ngày 26 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 96/2020/TT-BTC ngày 16 tháng 11 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn công bố thông tin trên thị trường chứng khoán;

Căn cứ Quyết định số 07/QĐ-HĐTV ngày 09 tháng 7 năm 2021 của Hội đồng Thành viên Sở Giao dịch Chứng khoán Việt Nam ban hành Điều lệ tổ chức và hoạt động của Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh;

Căn cứ Quyết định số 21/QĐ-SGDVN ngày 21 tháng 12 năm 2021 của Tổng giám đốc Sở Giao dịch Chứng khoán Việt Nam ban hành Quy chế công bố thông tin tại Sở Giao dịch Chứng khoán Việt Nam và công ty con;

Căn cứ Quyết định số 38/QĐ-CT ngày 01 tháng 6 năm 2022 của Chủ tịch công ty Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh về cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh;

Căn cứ chấp thuận của Chủ tịch công ty tại Tờ trình số 75/TTr-TGĐ ngày 14 tháng 5 năm 2022 của Tổng giám đốc Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh về việc ban hành Quy định sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (ECM) tại Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh;

Theo đề nghị của Giám đốc phòng Tổng hợp.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 8 năm 2022.

Điều 3. Giám đốc các đơn vị thuộc Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh, các công ty chứng khoán thành viên, công ty quản lý quỹ, tổ chức tạo lập thị trường cho quỹ ETF, tổ chức niêm yết và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Chủ tịch công ty, BKS (để b/c); - Ban Điều hành - Lưu VT, TH (492).

KT.TỔNG GIÁM ĐỐC Trần Anh Đào

SỞ GIAO DỊCH CHỨNG KHOÁN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH _____

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _______________________

 

QUY ĐỊNH SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ (ECM) TẠI

SỞ GIAO DỊCH CHỨNG KHOÁN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

(Kèm theo Quyết định số 491/QĐ-SGDHCM ngày 15 tháng 7 năm 2022 của Tổng Giám
đốc Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh)

 

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Quy định này hướng dẫn công ty chứng khoán thành viên, công ty quản lý quỹ, tổ chức niêm yết và tổ chức tạo lập thị trường cho quỹ hoán đổi danh mục (ETF) sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (ECM) của Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh để gửi hồ sơ, thực hiện báo cáo và công bố thông tin bằng hình thức điện tử theo quy định.

1. Công ty chứng khoán là thành viên của Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh;

2. Tổ chức niêm yết, công ty quản lý quỹ có quỹ niêm yết tại Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phổ Hồ Chí Minh;

3. Tổ chức tạo lập thị trường cho quỹ hoán đổi danh mục (ETF) tại Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phổ Hồ Chí Minh;

4. Tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 3. Giải thích từ ngữ và chữ viết tắt
Trong Quy định này, các từ ngữ và chữ viết tắt dưới đây được hiểu như sau:

1. ECM là Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh tại địa chỉ: https://ecm.hsx.vn/hoseecm.

2. SGDCK là Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh.

3. CTCK là công ty chứng khoán thành viên tại SGDCK.

4. CTQLQ là công ty quản lý quỹ có quỹ niêm yết tại SGDCK.

5. TCNY là tổ chức niêm yết có chứng khoán niêm yết tại SGDCK.

6. Người dùng là tổ chức được SGDCK chấp thuận và cấp tài khoản để tham gia sử dụng ECM

7. Tài khoản bao gồm tên đăng nhập và mật khẩu do SGDCK cấp cho Người dùng (sau khi Người dùng thay đổi mật khẩu tại lần đầu tiên đăng nhập) để truy cập và sử dụng ECM.

8. Ngày ghi nhận hồ sơ, báo cáo và công bố thông tin được gửi trên ECM là ngày thông tin được SGDCK tiếp nhận trên hệ thống ECM từ Người dùng.

9. Chứng thư số có hiệu lực là chứng thư số chưa hết hạn, không bị tạm dừng hoặc bị thu hồi.

1. Tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ thông tin cá nhân, giao dịch điện tử, công bố thông tin và các quy định pháp luật liên quan khác.

2. Sử dụng ECM theo đúng mục đích, đúng quy định của SGDCK; đảm bảo thực hiện đúng quy trình và tiến độ để không làm gián đoạn quá trình xử lý và luân chuyển thông tin trên ECM.

3. Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và hợp lệ của các hồ sơ, báo cáo, công bố thông tin và các thông tin cập nhật trực tiếp trên ECM. Trong trường hợp cần thiết, SGDCK có thể từ chối thực hiện hoặc yêu cầu Người dùng xác minh, kiểm tra lại báo cáo, thông tin công bố trước khi thực hiện xử lý.

4. Người dùng sử dụng tài khoản do SGDCK cấp và chữ ký số của tổ chức để thực hiện gửi hồ sơ, báo cáo và công bố thông tin điện tử qua ECM.

5. Kể từ ngày được cấp tài khoản tham gia ECM, Người dùng phải thực hiện gửi hồ sơ, báo cáo, công bố thông tin dưới dạng dữ liệu điện tử qua ECM (không bao gồm văn bản chứa bí mật nhà nước), không gửi qua email trừ trường hợp mất điện, hệ thống mạng, máy chủ gặp sự cố, Người dùng chưa gia hạn hoặc cập nhật thông tin thay đổi chữ ký số, hoặc khi tài khoản bị khóa khi xảy ra trường hợp tại khoản 3 Điều 12 Quy định này.

1. Điều kiện về kỹ thuật
Máy tính sử dụng để gửi hồ sơ, báo cáo và công bố thông tin qua ECM:
- Máy tính phải được kết nối internet, sử dụng một trong các trình duyệt Internet Explorer hoặc Firefox hoặc Chrome.
- Máy tính không được cài đặt, sử dụng các công cụ, phần mềm độc hại, dò quét, vét cạn (Brute Force), tẩn công, lây lan mã độc vào ECM.

2. Tổ chức đăng ký tham gia sử dụng ECM phải có chứng thư số có hiệu lực theo quy định về pháp luật giao dịch điện tử.

1. Hồ sơ đăng ký tham gia sử dụng ECM bao gồm:

a) Bản chính Giấy đăng ký tham gia sử dụng ECM theo Mẫu số 01 Phụ lục Quy định này kèm bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký chữ ký số của tổ chức do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký sổ được phép cấp hoặc tài liệu tương đương.

b) Bản chính Giấy cam kết sử dụng ECM theo Mẫu số 02 Phụ lục Quy định này.

2. Thủ tục đăng ký tham gia sử dụng ECM

a) Tổ chức đăng ký tham gia sử dụng ECM gửi đầy đủ hồ sơ bản giấy theo quy định tại khoản 1 Điều này đến SGDCK, đồng thời gửi tệp tin chứa thông tin chữ ký số của tổ chức vào hòm thư điện tử theo địa chỉ:
- Đổi với đối tượng quy định tại khoản 2 Điều 2 Quy định này: [email protected].
- Đối với đổi tượng quy định tại khoản 1 và 3 Điều 2 Quy định này: [email protected].

b) Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo quy định tại khoản 1 Điều này, SGDCK gửi Phiếu thông tin tài khoản sử dụng ECM theo Mẫu số 03 Phụ lục Quy định này, Phiếu thông tin được gửi bằng thư điện tử bao gồm thông tin về tài khoản được cấp cho tổ chức đăng ký tham gia sử dụng ECM.

1. Mỗi tổ chức đăng ký tham gia sử dụng ECM chỉ được cấp duy nhất một tài khoản trong suốt quá trình sử dụng (ngoại trừ công ty quản lý quỹ được cấp số tài khoản tương ứng với số quỹ niêm yết tại SGDCK) và phải chịu trách nhiệm trong việc quản lý, sử dụng và bảo mật tài khoản được cấp.

2. Người dùng phải thay đổi mật khẩu của tài khoản tại lần đầu tiên đăng nhập, mật khẩu tài khoản phải được đặt ở mức “mật khẩu phức tạp”. Mật khẩu phức tạp là mật khẩu đáp ứng yêu cầu sau: Có tối thiểu 09 ký tự bao gồm chữ cái viết hoa (A-Z), chữ cái viết thường (a-z), các ký tự đặc biệt khác (~, !, @, ...).
Định kỳ 03 tháng, Người dùng phải thay đổi mật khẩu để đảm bảo tính an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu.

3. Người dùng quản lý và sử dụng tài khoản đúng mục đích; không được giao tài khoản cho người không có chức năng, nhiệm vụ truy cập và sử dụng ECM. Không được phát tán virus máy tính, các chương trình mã độc, dò quét mật khẩu, tấn công vào ECM.

4. Trong trường hợp phát hiện nguy cơ lộ thông tin về tài khoản và mật khẩu sử dụng, Người dùng thực hiện đổi mật khẩu hoặc gửi đề nghị khóa tài khoản và mật khẩu sử dụng ECM ngay bằng văn bản qua hòm thư điện tử theo địa chỉ: [email protected] đồng thời gửi bản giấy cho SGDCK theo Mẫu số 04 Phụ lục Quy định này. SGDCK thực hiện khóa tài khoản sau khi nhận được đề nghị của Người dùng qua hòm thư điện tử.

5. Đối với trường hợp quên mật khẩu, Người dùng sử dụng chức năng “Quên mật khẩu”, điền địa chỉ email đã đăng ký để được SGDCK cấp lại mật khẩu.

6. Trong thời gian tham gia ECM, trường hợp Người dùng thay đổi thông tin đã đăng ký (bao gồm gia hạn thời hạn chữ ký số), Người dùng phải có thông báo theo Mẫu số 05 Phụ lục Quy định này gửi tới SGDCK kèm theo các tài liệu có liên quan trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi có thông tin thay đổi đồng thời gửi tệp tin chứa thông tin chữ ký số thay đổi của tổ chức vào hòm thư điện tử theo địa chỉ quy định tại điểm a khoản 2 Điều 6 Quy định này.

1. Thu hồi tài khoản

a) Tài khoản bị thu hồi trong các trường hợp sau:
- CTCK bị hủy bỏ tư cách Thành viên theo quy chế của Sở Giao dịch Chứng khoán Việt Nam;
- TCNY, công ty quản lý quỹ hoặc tổ chức tạo lập thị trường cho quỹ ETF không còn chứng khoán niêm yết tại SGDCK;
- Các trường hợp khác nếu SGDCK xét thấy cần thiết.

b) Thời hạn SGDCK thực hiện thu hồi tài khoản của Người dùng:
- Đối với CTCK: kể từ ngày Quyết định hủy bỏ tư cách thành viên có hiệu lực.
- Đối với TCNY, công ty quản lý quỹ hoặc tổ chức tạo lập thị trường cho quỹ ETF: kể từ ngày hủy niêm yết có hiệu lực trên Quyết định hủy niêm yết do SGDCK ban hành.

2. Khôi phục tài khoản

a) Tài khoản được khôi phục sau khi bị khóa khi xảy ra trường hợp tại khoản 4 Điều 7 Quy định này.

b) SGDCK tiến hành khôi phục lại tài khoản cho Người dùng trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được Giấy đề nghị khôi phục lại tài khoản theo Mẫu số 06 Phụ lục Quy định này.

1. Người dùng phải ký sổ trên hồ sơ, báo cáo, công bô thông tin băng chữ ký sô hợp lệ được đăng ký theo quy định tại Điêu 6 Quy định này trước khi tải tệp tin hô sơ, báo cáo, công bổ thông tin lên ECM.

2. Tệp tin hồ sơ, báo cáo, công bố thông tin phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu sau:

a) Định dạng tệp tin:
- Portable Document Format;
- Microsoft Word Document, Microsoft Excel Worksheet đối với các dữ liệu, báo cáo giám sát cung cấp theo yêu cầu của SGDCK.

b) Định dạng font chữ: Tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode TCVN 6909:2001, màu đen cỡ chữ 13.

c) Dung lượng tối đa của tệp tin công bố thông tin là 15MB.

d) Đặt tên tệp tin:
Tên tệp tin được đặt theo định dạng sau:
- ổi với công ty niêm yết)/tên viết tắt (đổi với CTCK)>- ồ sơ, báo cáo, công bố thông tin>
Dấu - phải ở giữa, có khoảng trắng ở hai bên, đồng thời tên tệp tin không có dấu tiếng Việt.
Ví dụ: 20200523 - ABC - BCTC hop nhat QI-2020.

e) Cách ghi “nội dung trích yếu” khi thực hiện công bổ thông tin trên ECM:
Nhập thông tin ngắn gọn bằng tiếng Việt để hệ thống ECM hiển thị tin công bố trên website. Không nhập “Mã chứng khoán” và “Ngày tháng” ở đầu dòng.

1. Tổ chức đào tạo, hướng dẫn và hỗ trợ các vấn đề kỹ thuật phát sinh khi Người dùng sử dụng ECM.

2. Bảo mật và lưu giữ thông tin tài khoản của Người dùng và các thông tin khác trên tài khoản của Người dùng.

3. Hỗ trợ Người dùng khôi phục thông tin đăng nhập khi Người dùng yêu cầu.

1. Đăng ký với một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép để được sử dụng chứng thư số dành cho tổ chức nhằm mục đích ký số văn bản đồng thời có trách nhiệm theo dõi hiệu lực của chứng thư số và phải tiến hành gia hạn chứng thư sổ trước 30 ngày làm việc tính từ ngày hết hạn. Thông tin gia hạn phải được gửi đến SGDCK trước 05 ngày làm việc tính từ ngày hết hạn chứng thư số theo quy định tại khoản 6 Điều 7 Quy định này.

2. Tuân thủ các quy định, hướng dẫn của SGDCK về việc sử dụng ECM và các quy định liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ báo cáo và công bố thông tin của Người dùng. Tham gia đầy đủ các lớp tập huấn, đào tạo về sử dụng ECM do SGDCK tổ chức.

3. Giữ bí mật các thông tin truy cập (bao gồm tên Người dùng, mật khẩu, chữ ký số ...). Chịu trách nhiệm đối với những rủi ro và thiệt hại phát sinh do bị lộ các thông tin cần bảo mật này trong trường hợp lỗi phát sinh từ phía Người dùng. Trong mọi trường hợp, báo cáo, công bố thông tin và dữ liệu được cập nhật xuất phát từ tài khoản của Người dùng đều được coi là do Người dùng thực hiện ngoại trừ trong thời gian sau khi Người dùng đã có thông báo đề nghị khóa tài khoản theo khoản 4 Điều 7 Quy định này.

4. Không cài đặt hoặc sử dụng các công cụ, phần mềm độc hại, dò quét, vét cạn (Brute Force), tấn công, lây lan mã độc vào hệ thống ECM. Trường hợp máy tính của Người dùng thực hiện dò quét, vét cạn, tấn công, lây lan mã độc làm ảnh hưởng đến hệ thống ECM của SGDCK phải hoàn toàn chịu trách nhiệm liên quan và bồi thường các thiệt hại phát sinh (nếu có).

5. Trường hợp phát hiện các hình thức truy cập trái phép từ tài khoản của Người dùng hoặc các sơ hở về bảo mật bao gồm việc mất, bị đánh cắp hoặc để lộ các thông tin về mật khẩu và các thông tin bảo mật khác, Người dùng phải thông báo ngay cho SGDCK để được khắc phục.

1. Sau khi được cấp tài khoản, các tổ chức tham gia sử dụng ECM thực hiện gửi hồ sơ, báo cáo và công bố thông tin qua ECM đồng thời gửi tài liệu bản giấy qua đường bưu điện, hoặc nộp trực tiếp cho SGDCK.

2. Sau 03 tháng kể từ ngày cấp tài khoản, SGDCK sẽ tiến hành rà soát, đánh giá lại quá trình tham gia sử dụng của Người dùng. Trường hợp Người dùng có ít nhất 03 lần nộp hồ sơ, báo cáo và công bố thông tin qua ECM gần nhất không phát sinh lỗi, SGDCK xem xét, chấp thuận việc Người dùng gửi hồ sơ, báo cáo và công bố thông tin qua ECM (không cần gửi tài liệu bản giấy) theo công văn Mẫu số 07 Phụ lục Quy định này, ngoại trừ báo cáo tài chính kiểm toán/báo cáo tài chính soát xét; hồ sơ đăng ký niêm yết chứng khoán; hồ sơ tiếp tục niêm yết cổ phiếu sau hợp nhất, sáp nhập, chia tách doanh nghiệp và các trường hợp khác về cơ cấu lại doanh nghiệp; hồ sơ thay đổi đăng ký niêm yết; hồ sơ ngày đăng ký cuối cùng; hồ sơ đấu giá; hồ sơ hủy niêm yết và các văn bản khác theo yêu cầu của SGDCK.

3. Trường hợp không thực hiện gửi hồ sơ, báo cáo và công bố thông tin qua ECM được vì lý do bất khả kháng như mất điện; hệ thống mạng, máy chủ gặp sự cố; Người dùng chưa gia hạn hoặc cập nhật thông tin thay đổi chữ ký số; tài khoản bị khóa hoặc thu hồi tại khoản 4 Điều 7 Quy định này; bị khóa tài khoản tại Điều 13 Quy định này,... Người dùng phải gửi hồ sơ, báo cáo và công bố thông tin qua email đã đăng ký và bản giấy đến SGDCK.

Điều 13. Xử lý vi phạm
SGDCK có quyền khóa tài khoản và tạm dừng cung cấp dịch vụ trong trường hợp phát hiện Người dùng có hành vi vi phạm quy định sử dụng ECM. Đối với các vi phạm nghiêm trọng, SGDCK có quyền thực hiện thu hồi tài khoản và từ chối cung cấp dịch vụ.

1. SGDCK triển khai, tổ chức thực hiện Quy định này. Các tổ chức thuộc đối tượng áp dụng tại Điều 2 Quy định này chịu trách nhiệm triển khai thực hiện việc sử dụng ECM, phân công và giám sát việc thực hiện việc gửi hồ sơ, báo cáo, công bố thông tin qua ECM theo Quy định này.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề gì vướng mắc, phát sinh, các tổ chức, cá nhân liên quan kịp thời phản ánh cho SGDCK để được hỗ trợ và giải quyết.

Điều 15. Điều khoản thi hành
Việc sửa đổi, bổ sung Quy định sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (ECM) tại Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh do Tổng giám đốc Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh xem xét, quyết định sau khi có ý kiến chấp thuận của Chủ tịch công ty SGDCK./.

Phụ lục
BIỂU MẪU

(Kèm theo Quyết định số 491/QĐ-SGDHCM ngày 15 tháng 7 năm 2022 của Tổng giám
đốc Sở Giao dịch Chứng khoán Thành Phố Hồ Chí Minh)

Mẫu số 01

TÊN CÔNG TY _____________

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ___________________________________

GIẤY ĐĂNG KÝ THAM GIA SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI
LIỆU ĐIỆN TỬ (ECM) CỦA SỞ GIAO DỊCH CHỨNG KHOÁN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Kính gửi: Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh

Công ty……………………………………………………………………………………………………...

Xác nhận tham gia Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (ECM) của Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh và đăng ký thông tin tạo tài khoản sử dụng ECM như sau:

1. Tên Công ty (tên đầy đủ của công ty bằng chữ in hoa) :

…………………………………………………………………………………………………….........................

□ Công ty chứng khoán thành viên               □ Tổ chức niêm yết

□ Tổ chức tạo lập thị trường cho quỹ ETF    □ Công ty quản lý quỹ

2. Số ĐKKD/ĐKDN; ……………………………………………………… Nơi cấp:…………….................... .

3. Mã chứng khoán/tên viết tắt của công ty: …………………………………………………………………..

4. Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………………………….

5. Email: ……………………………………………… Điện thoại:………………….. Fax:...........................

6. Ngành nghề kinh doanh chính:……………………………………………………………………………...  

Chúng tôi xin cam kết các thông tin trên đây là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã đăng ký./.

……………, ngày… tháng… năm… NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Mẫu số 02

TÊN CÔNG TY _____________

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ___________________________________

GIẤY CAM KẾT THAM GIA SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI

LIỆU ĐIỆN TỬ (ECM) CỦA SỞ GIAO DỊCH CHỨNG KHOÁN TP.HCM

Chúng tôi là:

- Tên Công ty (tên đầy đủ của công ty bằng chữ in hoa):

……………………………………………………………………………………………………………….

- Số ĐKKD/ĐKDN:………………………………………………….Nơi cấp:……………………………

- Địa chỉ:…………………………………………………………………………………………………….

- Email:………………………………Điện thoại:…………………………Fax:………………………….

- Mã chứng khoán/tên viết tắt của Công ty:…………………………………………………………….

Sau khi tìm hiểu và nắm rõ nội dung của Quy định sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (ECM) tại Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh ban hành theo Quyết định số ……../QĐ-SGDHCM ngày     /     /     của Tổng giám đốc Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phổ Hồ Chí Minh, chúng tôi cam kết thực hiện các nghĩa vụ dưới đây sau khi được tham gia sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (ECM) của Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh:

3. Tuân thủ các quy định, hướng dẫn của Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh về việc sử dụng ECM và các quy định liên quan đến việc gửi hồ sơ, thực hiện nghĩa vụ báo cáo và công bố thông tin.

4. Đáp ứng và duy trì đầy đủ, liên tục các điều kiện để tham gia sử dụng ECM trong suốt quá trình sử dụng.

5. Giữ bí mật các thông tin truy cập (bao gồm tên Người dùng, mật khẩu, chữ ký số,...). Chịu trách nhiệm đối với những rủi ro và thiệt hại phát sinh do bị lộ các thông tin cần bảo mật này. Trong mọi trường hợp, hồ sơ, báo cáo, công bố thông tin và dữ liệu được cập nhật xuất phát từ tài khoản truy cập được cấp cho Công ty đều được coi là do Công ty thực hiện.

6. Không cài đặt hoặc sử dụng các công cụ, phần mềm độc hại, dò quét, vén cạn (Brute Force), tấn công, lây lan mã độc vào hệ thống ECM. Trường hợp máy tính của Người dùng thực hiện dò quét, vét cạn, tấn công, lây lan mã độc làm ảnh hưởng đến hệ thống ECM của SGDCK phải hoàn toàn chịu trách nhiệm và bồi thường các thiệt hại phát sinh (nếu có).

7. Thừa nhận SGDCK có quyền tạm dừng, thu hồi tài khoản hoặc từ chối cung cấp dịch vụ trong trường hợp Người dùng có hành vi vi phạm quy định sử dụng ECM.

8. Chịu toàn bộ trách nhiệm và bồi thường thiệt hại trong trường hợp sử dụng ECM không đúng mục đích, không tuân thủ quy định, quy trình, hướng dẫn của Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh.

9. Chịu trách nhiệm trước pháp luật khi không thực hiện đúng cam kết trên./.

……………, ngày… tháng… năm… NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Mẫu số 03

PHIẾU THÔNG TIN TÀI KHOẢN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ
TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ (ECM) CỦA SỞ GIAO DỊCH CHỨNG KHOÁN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

1. Tên công ty:

2. Mã chứng khoán/tên viết tắt của Công ty:……………………………...............................

3. Địa chỉ:

4. Thông tin tài khoản:

Tên đăng nhập	Mật khẩu	Email liên lạc

5. Yêu cầu khi sử dụng tài khoản:

- Công ty thực hiện đổi mật khẩu ngay trong lần đầu tiên đãng nhập.

- Công ty kích hoạt tài khoản theo hướng dẫn của SGDCK TP.HCM được gửi về địa chỉ email trên.

- Địa chỉ email trên của công ty là địa chỉ email duy nhất nhận được phản hồi của SGDCK TP.HCM liên quan hệ thống ECM.

- Trường hợp cần hỗ trợ, Người dùng liên hệ qua số điện thoại (call centre) của SGDCK: 028 3821 7712 hoặc qua hòm thư điện tử theo địa chỉ: [email protected].

Mẫu số 04

TÊN CÔNG TY _____________

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ___________________________________

GIẤY ĐỀ NGHỊ

về việc khóa tài khoản và mật khẩu sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử

(ECM) của Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh

Kính gửi: Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh

Công ty ……………………………………………………………………………………………………..

Hiện tham gia Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (ECM) của Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh (SGDCK). Chúng tôi kính đề nghị Quý SGDCK thực hiện khóa tài khoản và mật khẩu sử dụng ECM của Công ty như sau:

1. Tên Công ty (tên đầy đủ của công ty bằng chữ in hoa):

..................................................................................................................................................................

□ Công ty chứng khoán thành viên               □ Tổ chức niêm yết

□ Tổ chức tạo lập thị trường cho quỹ ETF    □ Công ty quản lý quỹ

2. Số ĐKKD/ĐKDN: …………………………………………………..  Nơi cấp:………………………………

3. Mã chứng khoán/tên viết tắt của công ty: …………………………………………………………………..

4. Địa chỉ:…………………………………………………………………………………………………………..

5. Email: ………………………………………….Điện thoại:. Fax:………………

6. Tên tài khoản sử dụng ECM: …………………………………………………..Mật khẩu:………………….

7. Lý do đề nghị khóa tài khoản và mật khẩu sử dụng ECM:…………………………………………………

Kính đề nghị Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện khóa tài khoản và mật khẩu sử dụng ECM theo thông tin nêu trên.

Chúng tôi xin cam kết các thông tin trên đây là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung này./.

……………, ngày… tháng… năm… NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Mẫu số 05

TÊN CÔNG TY _____________

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ___________________________________

THÔNG BÁO

Về việc thay đổi thông tin chữ ký số sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử
(ECM) của Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh

Kính gửi: Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh

Công ty …………………………………………………………………………………………………….

Hiện tham gia Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (ECM) của Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh, thông báo thay đổi thông tin chữ ký số như sau:

1. Tên Công ty (tên đầy đủ của công ty bằng chữ in hoa):

………………………………………………………………………………………………………………………

□ Công ty chứng khoán thành viên                       □ Tổ chức niêm yết

□ Tổ chức tạo lập thị trường cho quỹ ETF              □ Công ty quản lý quỹ

2. Sổ ĐKKD/ĐKDN: …………………………………………………………. Nơi cấp: ……………………….

3. Mã chứng khoán/tên viết tắt của công ty: …………………………………………………………………..

4. Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………………………….

5. Email: ………………………………………… Điện thoại:……………………….. Fax:……………………

6. Ngành nghề kinh doanh chính: ………………………………………………………………………………

7. Thông tin chữ ký số cập nhật: ………………………………………….(đính kèm thông báo này các tài liệu sau:

(- Trường hợp gia hạn chữ ký số: gửi tệp tin chứa thông tin chữ ký số của tổ chức vào hòm thư điện tử theo địa chỉ quy định tại điểm a khoản 2 Điều 6 Quy định này.

- Trường hợp thay đổi nhà cung cấp chữ ký số hoặc mất thông tin chữ ký số (mất, hỏng USB token): Giấy chứng nhận đăng ký/thay đổi chữ ký số của tổ chức do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được phép cấp, gửi tệp tin chứa thông tin chữ ký số của tổ chức vào hòm thư điện tử theo địa chỉ quy định tại điểm a khoản 2 Điều 6 Quy định này.)

Chúng tôi xin cam kết các thông tin trên đây là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung trong Thông báo này.

Trân trọng./.

……………, ngày… tháng… năm… NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Mẫu số 06

TÊN CÔNG TY _____________

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ___________________________________

GIẤY ĐỀ NGHỊ

về việc khôi phục tài khoản sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử (ECM) của
Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh

Kính gửi: Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh

1. Tên Công ty (tên đầy đủ của công ty bằng chữ in hoa):

……………………………………………………………………………………………………………………..

□ Công ty chứng khoán thành viên              □ Tổ chức niêm yểt

□ Tổ chức tạo lập thị trường cho quỹ ETF   □ Công ty quản lý quỹ

2. Số ĐKKD/ĐKDN:........................................................................ Nơi cấp:..................................

3. Địa chỉ:....................................................................................... ...............................................

4. Email: ………………………………………………………… Điện thoại:……………. Fax:………………

5. Mã chứng khoán/tên viết tắt của CTCK:.......................................................................................

6. Thông tin tài khoản ECM đã được cấp:.......................................................................................

7. Lý do khôi phục tài khoản:.......................................................... ...............................................

Kính đề nghị Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phổ Hồ Chí Minh xem xét khôi phục tài khoản.

Chúng tôi xin cam kết các thông tin trên đây là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung trên./.

……………, ngày… tháng… năm… NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)