Quyết định 129/QĐ-UBDT của Ủy ban Dân tộc ban hành Quy chế công tác văn thư của Uỷ ban Dân tộc

ỦY BAN DÂN TỌC ________	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ________________
Số 129/QĐ-UBDT	Hà Nội, ngày 04 tháng 05 năm 2007

 

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế công tác văn thư của Uỷ ban Dân tộc

^{________________________}

BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM UỶ BAN DÂN TỘC

 

Căn cứ Nghị định 51/2003/NĐ-CP ngày 16/05/2003 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban Dân tộc;
             Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
             Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, ngày 08/04/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;
             Căn cứ Quyết định số140/2006/QĐ-UBDT ngày 06/06/2006 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Dân tộc ban hành quy chế làm việc của Uỷ ban Dân tộc;
              Xét đề nghị của ông Chánh Văn phòng Uỷ ban.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư của Uỷ ban Dân tộc.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Quyết định này thay thế Quyết định số 168/1998/QĐ-UBDTMN của Uỷ ban Dân tộc và Miền núi (nay là Uỷ ban Dân tộc) ngày 10/12/1998.

Điều 3. Các ông Chánh Văn phòng Uỷ ban, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Uỷ ban chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

 

BỘ TRƯỞNG - CHỦ NHIỆM ỦY BAN DÂN TỘC Ksor Phước

 

QUY CHẾ

Về công tác văn thư của Uỷ ban Dân tộc
(Ban hành kèm theo Quyết định số 129/QĐ-UBDT, ngày 04 tháng 05 năm 2007 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Dân tộc)

Chương 1:

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Quy chế này áp dụng đối với các Vụ, đơn vị, cá nhân thuộc Uỷ ban Dân tộc.

2. Công tác văn thư quy định tại Quy chế này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Uỷ ban Dân tộc; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan;

2. “Bản gốc văn bản” là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt;

3. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau;

4. “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;

5. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;

6. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;

7. “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị hoặc của một cá nhân;

8. Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư

1. Lãnh đạo Uỷ ban, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Uỷ ban trong phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

2. Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư. 

Chương 2:

SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 4. Hình thức văn bản

Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Uỷ ban Dân tộc bao gồm:

1. Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002; Quy chế soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Uỷ ban Dân tộc.

2. Văn bản hành chính gồm có:

Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển;

3. Các hình thức văn bản khác như: Văn bản chuyên ngành, Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được thực hiện theo quy định cụ thể của các ngành, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.

Điều 5. Thể thức văn bản

1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành, văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được thực hiện theo quy định cụ thể của các ngành, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.

3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế.

Điều 6. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002; Nghị định số 161/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Quy chế thẩm định dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật ban hành kèm theo Quyết định số 05/2007/QĐ-TTg ngày 10/1/2007 của Thủ tướng Chính phủ và Quy chế soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Uỷ ban Dân tộc.

2. Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo Uỷ ban giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Uỷ ban việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan (hồ sơ trình).

Điều 7. Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.

Điều 8. Đánh máy, nhân bản văn bản

Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:

1. Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;

2. Nhân bản đúng số lượng quy định;

3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.

 Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.

2. Đối với các văn bản trình Lãnh đạo Uỷ ban ký, thì Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản ký tắt vào cuối dòng cuối cùng của văn bản, sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ trình đến Phòng Tổng hợp, Văn phòng Uỷ ban. Phòng Tổng hợp giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban thực hiện trách nhiệm được quy định tại Điều 19, Chương IV, Quy chế làm việc của Uỷ ban Dân tộc được ban hành tại Quyết định số 140/2006/QĐ-UBDT ngày 06/6/2006 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Dân tộc

Điều 10. Ký văn bản

1.Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo Điều 26, Chương VI, Quy chế làm việc của Uỷ ban Dân tộc được ban hành tại Quyết định số 140/2006/QĐ-UBDT ngày 06/06/2006 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Dân tộc.

Đối với các văn bản do Thủ trưởng các đơn vị thuộc Uỷ ban ký thừa lệnh Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban thì Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm trình Lãnh đạo Uỷ ban duyệt nội dung và có ý kiến đồng ý cho phép ký.

2 Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai.

3. Văn bản sau khi Lãnh đạo Uỷ ban đã ký, sẽ được Phòng Tổng hợp tiếp nhận, vào sổ theo dõi và chuyển đến Phòng Hành chính - Quản trị để làm thủ tục phát hành Văn bản đi. Không trả văn bản Lãnh đạo Uỷ ban ký cho các đơn vị chủ trì soạn thảo tự phát hành.

Toàn bộ Hồ sơ trình Lãnh đạo Uỷ ban ký (trừ những hồ sơ liên quan đến tổ chức cán bộ), sau khi phát hành văn bản Phòng Hành chính - Quản trị có trách nhiệm giữ lại, tổ chức bảo quản và định kỳ hàng năm chuyển cho Lưu trữ cơ quan để tổ chức quản lý.

Hồ sơ các văn bản do Thủ trưởng các đơn vị thuộc Uỷ ban ký thừa lệnh Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban sẽ được lưu tại các đơn vị tổ chức bảo quản và định kỳ hàng năm chuyển cho Lưu trữ cơ quan để tổ chức quản lý.

Trường hợp Vụ, đơn vị cần lưu trữ để theo dõi thì được giữ bản sao.

Điều 11. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao được quy định tại Quy chế này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.

2. Thể thức bản sao được quy định như sau:

Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận.

3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.

4. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

Chương 3:

QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Mục 1: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Nghiệp vụ quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Điều 12. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến Uỷ ban Dân tộc phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

2. Trình, chuyển giao văn bản đến;

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 13. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.

Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Trừ những trường hợp chuyển thẳng đến Lãnh đạo Uỷ ban và có ý kiến chỉ đạo giải quyết.

Điều 14. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Với những trường hợp cụ thể thì xử lý như sau:

a) Những văn bản thuộc loại “Tuyệt mật” (ký hiệu là A); “Tối mật” (Ký hiệu là B); “Mật” (Ký hiệu là C) và những bì công văn có ghi “chỉ người có tên mới được bóc bì”; Văn bản gửi các đồng chí Uỷ viên Trung ương Đảng thì Văn phòng không bóc bì mà chỉ ghi vào sổ số công văn ngoài bì và chuyển đến đúng người nhận. Nếu người có tên trên bì công văn đi vắng thì chuyển đến Chánh Văn phòng hoặc Phó chánh Văn phòng phụ trách Tổng hợp để xin ý kiến giải quyết (với các loại văn bản hoả tốc, mời họp). Trường hợp cả Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng đi vắng thì Trưởng phòng Tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Uỷ ban để xử lý theo quy định.

b) Những văn bản, tài liệu có độ mật “A”, “B” và “C” mà ngoài bì không ghi chỉ dẫn gì khác, ngoài hàng chữ: “Kính gửi Uỷ ban Dân tộc” thì Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách Tổng hợp được bóc bì, đăng ký vào sổ theo dõi của Văn thư và trình Lãnh đạo Uỷ ban để xin ý kiến xử lý.

c) Đối với các Văn bản gửi cho Uỷ ban Dân tộc, Lãnh đạo Uỷ ban Dân tộc đến ngoài giờ, có dấu chỉ khẩn, mật thì giao cho Trưởng phòng Hành chính-Quản trị chịu trách nhiệm xem xét nội dung sau đó báo cáo cho Lãnh đạo Văn phòng để xử lý, riêng những văn bản hoả tốc, gửi đích danh Lãnh đạo Uỷ ban, bộ phận Văn thư có trách nhiệm chuyển kịp thời đến tận tay Lãnh đạo Uỷ ban, trường hợp Lãnh đạo Uỷ ban đi công tác vắng thì báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để giải quyết.

2. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

Điều 15. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Dân tộc giao cho Chánh Văn phòng Uỷ ban có trách nhiệm thực hiện công việc sau:

a) Xem xét, xử lý ban đầu toàn bộ văn bản đến Uỷ ban Dân tộc hàng ngày (do bộ phận Văn thư chuyển đến) và chuyển cho Vụ, đơn vị nghiên cứu, xử lý trong thời hạn không quá 1 ngày làm việc.

b) Theo dõi đôn đốc cho các đơn vị giải quyết văn bản đến, hàng tuần tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Uỷ ban để xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Uỷ ban.

c) Đối với những văn bản quan trọng, khẩn thì Chánh Văn phòng thực hiện ngay theo yêu cầu để xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Uỷ ban.

2. Trách nhiệm của các Vụ, đơn vị: Với những văn bản có nội dung yêu cầu phải tổ chức thực hiện, trong thời gian 2 ngày (ngày làm việc) kể từ khi nhận được văn bản, các Vụ, đơn vị có trách nhiệm tham mưu đề xuất báo cáo Lãnh đạo Uỷ ban phụ trách để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết.

3. Lãnh đạo Uỷ ban có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản trình xử lý công việc trong thời hạn không quá 2 ngày theo sự uỷ nhiệm của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban và những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách (kể cả đồng ý với nội dung trình tham mưu xử lý hoặc không đồng ý).

Mục 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Nghiệp vụ quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Điều 16. Trình tự quản lý văn bản đi

Lãnh đạo Phòng Hành chính - Quản trị có trách nhiệm giúp cho Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước khi đóng dấu, phát hành văn bản. Tất cả văn bản do cơ quan phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) Văn bản đi là văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành. phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản;

2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

3. Đăng ký văn bản đi;

4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

5. Lưu văn bản đi.

Điều 17. Chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh (đồng thời với việc gửi bản chính văn bản).

Điều 18. Việc lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan và một bản lưu trong hồ sơ.

2. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp thứ tự đăng ký.

3. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu.

Mục 3: LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN

Nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Điều 19. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan Uỷ ban

Hàng năm bộ phận lưu trữ có trách nhiệm:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

2. Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;

3. Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

4. Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;

5. Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.

Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn. Đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu và lưu trữ của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.

Điều 20. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:

a) Mở hồ sơ;

b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều như không tách rời, không chắp vá, không nhoè mực...

Điều 21. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan

1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan:

a) Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này.

b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.

c) Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.

2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:

a) Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc và chỉ lưu giữ bản chính.

b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

3. Thủ tục giao nộp

Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, giữ mỗi loại một bản.

Điều 22. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành

1. Lãnh đạo Uỷ ban có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.

2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Quản trị, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:

a) Tham mưu cho Lãnh đạo Uỷ ban trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn vị;

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại Cơ quan.

3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Uỷ ban về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ của cơ quan.

4. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó.

Mục 4: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 23. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Quy chế này.

2. Con dấu của cơ quan phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan;

c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

d) Không được đóng dấu khống chỉ.

3. Việc sử dụng con dấu của cơ quan và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan được quy định như sau:

a) Những văn bản do cơ quan ban hành phải đóng dấu của cơ quan;

b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.

Điều 24. Đóng dấu

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục.

4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của cơ quan.

Chương 4:

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 25. Trách nhiệm thực hiện

Các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban và toàn thể cán bộ, công chức thuộc Uỷ ban Dân tộc có trách nhiệm thi hành Quy chế này.

1. Vụ trưởng các vụ, thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Uỷ ban có trách nhiệm xử lý văn bản thuộc thẩm quyền của Vụ, đơn vị; quản lý, chỉ đạo việc lập hồ sơ và đôn đốc việc chuyển giao cho lưu trữ cơ quan đúng quy định tại Điều 12 của quy chế này.

2. Chánh Văn phòng Uỷ ban có trách nhiệm tổ chức triển khai, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện Quy chế này trong cơ quan và chỉ đạo việc nghiên cứu đổi mới công tác Văn phòng, chủ động áp dụng công nghệ tin học vào việc cải tiến thủ tục hành chính của cơ quan theo quy định của Chính phủ.

3. Giám đốc Trung tâm Tin học có trách nhiệm quản lý, vận hành mạng máy tính, hướng dẫn thực hiện công tác quản lý, khai thác thông tin trên mạng, phục vụ kịp thời, có chất lượng, hiệu quả đối với yêu cầu của Uỷ ban.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề mới phát sinh hoặc chưa phù hợp cần bổ sung, điều chỉnh, các Vụ, đơn vị phản ánh về Văn phòng để tổng hợp trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban quyết định./.

 

BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM Ksor Phước