Công văn 2245/TCT-DNL của Tổng cục Thuế về việc hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 3102/CT-AC ngày 13/4/2015 của Cục Thuế Tp Hồ Chí Minh kiến nghị về việc triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) của Công ty Cổ phần Thế giới di động. Về vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ sửa đổi khoản 5 Điều 5 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2014 của Chính phủ quy định:

“5. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử.”

Tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử:

“2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn

Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;

d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

đ) Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu”.

Tại điểm e Khoản 1, Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC nêu trên hướng dẫn về nội dung của HĐĐT:

“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.”

“2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”.

Về việc thực hiện HĐĐT đối với hoạt động kinh doanh hàng hóa, đã có công văn số 1398/TCT-DNL ngày 14/4/2015 hướng dẫn Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam thực hiện.

Căn cứ các quy định nêu trên, Tổng cục Thuế giao Cục Thuế Tp Hồ Chí Minh hướng dẫn Công ty Cổ phần Thế giới di động khởi tạo HĐĐT để sử dụng nếu đáp ứng được các điều kiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nhưng có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc mua, bán hàng hóa giữa Công ty với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, bảng kê chi tiết hàng bán, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu thu,... thì Công ty Cổ phần Thế giới di động lập HĐĐT cho người mua theo quy định, trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Tổng cục Thuế thông báo để Cục Thuế Tp Hồ Chí Minh và Công ty Cổ phần Thế giới di động biết và thực hiện./.