Quyết định 5032/QĐ-SHTT 2022 về quản lý và sử dụng hệ thống công nghệ thông tin của Cục Sở hữu trí tuệ

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý và sử dụng hệ thống Công nghệ thông tin của Cục Sở hữu trí tuệ.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 623/QĐ-SHTT ngày 29 tháng 3 năm 2013 của Cục trưởng Cục Sở hữu trí tuệ về việc ban hành Quy chế Công nghệ thông tin.

Điều 3. Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Cục Sở hữu trí tuệ và tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về việc quản lý và sử dụng hệ thống công nghệ thông tin (gọi tắt là “CNTT”) của Cục Sở hữu trí tuệ (gọi tắt là “Cục”) do Cục Sở hữu trí tuệ quản lý, bao gồm:

a) Hệ thống mạng máy tính của Cục;

b) Hệ thống thư điện tử của Cục;

c) Hệ thống máy chủ phục vụ của Cục;

d) Hệ thống phần mềm phục vụ công tác chuyên môn và cơ sở dữ liệu tương ứng; đ) Tài nguyên internet của Cục.

2. Quy chế được áp dụng cho tất cả các đơn vị trực thuộc Cục (sau đây gọi tắt là “đơn vị”) và các công chức, viên chức, người lao động (sau đây gọi tắt là “cá nhân”) thuộc Cục tham gia quản lý và sử dụng hệ thống CNTT của Cục.

Điều 2. Mục đích, yêu cầu

1. Nhằm tăng cường năng lực quản lý và sử dụng hệ thống CNTT của Cục; phát huy tinh thần trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ của các đơn vị và cá nhân khi tham gia quản lý và sử dụng Hệ thống CNTT của Cục.

2. Đảm bảo hiệu quả đầu tư cho hạ tầng kỹ thuật trong việc ứng dụng CNTT và truyền thông, góp phần phục vụ công tác chuyên môn của các đơn vị và cá nhân thuộc Cục thông qua việc quản lý và sử dụng an toàn Hệ thống CNTT của Cục.

Điều 3. Giải thích thuật ngữ

Trong Quy chế này, các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1.Hệ thống CNTT là hệ thống CNTT của Cục Sở hữu trí tuệ bao gồm hệ thống các máy tính (hệ thống máy chủ và máy tính trạm), thiết bị tin học, hệ thống đường truyền, mạng LAN, WAN, mạng không dây, mạng truy cập nội bộ từ xa và các ứng dụng, cơ sở dữ liệu (CSDL) hoạt động trên hệ thống mạng này.

2. Mạng cục bộ (LAN - Local Area Network) là một hệ thống mạng bao gồm các máy tính và các thiết bị ngoại vi được kết nối với nhau thông qua các thiết bị mạng để chia sẻ tài nguyên như thông tin, dữ liệu, phần mềm và các thiết bị ngoại vi.

3. Mạng diện rộng (WAN - Wide Area Network) là một hệ thống mạng được thiết lập để kết nối hai hay nhiều mạng máy tính có khoảng cách xa về mặt địa lý thông qua mạng riêng của các tổ chức hoặc hạ tầng mạng của các nhà cung cấp dịch vụ.

4. Dịch vụ mạng là dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng máy tính nhằm giúp người sử dụng truy nhập và sử dụng chung các tài nguyên trên mạng.

5. Tài khoản (Account) là tài khoản dành cho người sử dụng, dùng trên các dịch vụ mạng để định danh và xác định quyền hạn của người sử dụng trên các dịch vụ mạng đó.

6. Cơ sở dữ liệu (Database) là kho thông tin lưu trữ dữ liệu được thiết kế, tổ chức để dễ dàng quản lý và sử dụng.

7. Thông số trên mạng là các thông số quy định do Trung tâm Công nghệ thông tin đặt ra nhằm đảm bảo sự thống nhất trong việc quản lý và khai thác sử dụng mạng máy tính của Cục.

8. Hệ thống thư điện tử (Email) là hệ thống quản lý và cung cấp dịch vụ thư điện tử của Cục với địa chỉ tên miền ipvietnam.gov.vn.

9. Hệ thống máy chủ phục vụ gồm các máy chủ lưu trữ, quản lý các thông tin, kết hợp với hệ thống đường truyền nhằm trao đổi thông tin, dữ liệu trên môi trường mạng và internet. Hệ thống này bao gồm các máy chủ dịch vụ như: Hosting đặt các Cổng/Trang thông tin điện tử, các ứng dụng, CSDL chuyên ngành, Active Directory - máy chủ quản lý các tài khoản người dùng trong hệ thống, Domain Name System - Máy chủ quản lý và phân giải tên miền, Dynamic Host Configuration Protocol - Máy chủ cấp phát IP (Internet Protocol) tự động cho các máy trạm.

10. Mạng không dây (Wireless LAN) là mạng sử dụng công nghệ cho phép hai hay nhiều thiết bị kết nối với nhau bằng cách sử dụng một giao thức chuẩn mà không cần những kết nối bằng dây mạng.

11. Truy cập mạng nội bộ từ xa (Virtual Private Network - VPN) là dịch vụ mạng dùng riêng để kết nối máy tính của các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân vào mạng Cục nhằm đảm bảo an toàn an ninh thông tin trên đường truyền.

12. Thiết bị di động là một thiết bị số có thể cầm tay, có hệ điều hành, có khả năng xử lý, kết nối mạng và có màn hình hiển thị như máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại di động thông minh.

13. Mạng máy tính của Cục Sở hữu trí tuệ (sau đây gọi là “mạng của Cục ”) là hệ thống mạng LAN, mạng không dây, mạng WAN kết nối các mạng đơn vị thuộc Cục, các thiết bị ngoại vi và các thiết bị truyền nhận thông tin.

14. Phần mềm hệ thống thương mại: là các phần mềm hoạt động trên nền tảng phần cứng của máy chủ, máy trạm phục vụ công việc gồm: các Hệ điều hành Windows, Linux, Office, Unikey, phòng chống mã độc, các Hệ quản trị CSDL như: SQL Server, Oracle,... và các phần mềm khác.

15. Hệ thống phần mềm phục vụ công tác chuyên môn và cơ sở dữ liệu tương ứng: bao gồm phần mềm quản trị đơn SHTT (IPAS), phần mềm tra cứu nội bộ, phần mềm tra cứu dành cho công chúng, hệ thống dịch vụ công trực tuyến, hệ thống quản lý thu phí, các phần mềm nội bộ phục vụ công tác chuyên môn,.... và các cơ sở dữ liệu tương ứng.

16. Tài nguyên internet của Cục là hệ thống tên miền bao gồm: - tên miền ipvietnam.gov.vn; các tên miền dưới tên miền ipvietnam.gov.vn và các tên miền nội bộ.

17. Máy trạm: Là các máy tính cá nhân có kết nối đến mạng của Cục.

Chương II

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG MẠNG MÁY TÍNH CỦA CỤC

Điều 4. Đơn vị quản lý mạng của Cục

1. Trung tâm CNTT là đơn vị được Cục trưởng giao quản lý mạng của Cục có trách nhiệm quản lý và báo cáo với Lãnh đạo Cục về tình hình hoạt động của mạng và các vấn đề phát sinh.

2. Các đơn vị/cá nhân trực thuộc Cục có trách nhiệm sử dụng, bảo vệ mạng của Cục.

Điều 5. Trách nhiệm của đơn vị quản lý mạng của Cục

1. Quản lý các máy trạm, thiết bị mạng, hệ thống cáp mạng, thông số kỹ thuật mạng, bảo đảm hoạt động của các máy tính trên hệ thống mạng, giải quyết các sự cố liên quan.

2. Quản lý và duy trì hoạt động của mạng của Cục đảm bảo các dịch vụ chia sẻ dữ liệu, ứng dụng, CSDL, thư điện tử, cổng thông tin điện tử, các dịch vụ công trực tuyến và internet hoạt động tốt. Đảm bảo các hoạt động hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị trong Cục vào tất cả các ngày và 24/24 giờ hằng ngày. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị trong Cục để đảm bảo cho hệ thống mạng hoạt động ổn định và thông suốt.

3. Thực hiện các hoạt động duy trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan của Cục sửa chữa và nâng cấp cho mạng của Cục bao gồm hệ thống tường lửa, định tuyến, chuyển mạch, hệ thống máy chủ, máy trạm, hệ thống cáp truyền dẫn.. xử lý các yêu cầu về di chuyển, thay đổi thông số hệ thống mạng tại TTCNTT.

4. Trường hợp tạm ngừng cung cấp dịch vụ mạng để sửa chữa, nâng cấp, cập nhật theo kế hoạch, Trung tâm CNTT phải thông báo cho các đơn vị sử dụng mạng của Cục trước tối thiểu là 03 ngày làm việc.

5. Kiểm tra, giám sát việc sử dụng các kết nối và các dịch vụ mạng của Cục đã cấp cho các đơn vị, cá nhân tham gia vào mạng.

6. Trong trường hợp các đơn vị và cá nhân không tuân thủ các điều kiện đảm bảo kỹ thuật, an toàn thông tin mạng, Trung tâm CNTT gửi thông báo nhắc nhở trước khi tạm ngừng việc cung cấp dịch vụ mạng.

7. Tham mưu, đề xuất lựa chọn công nghệ và triển khai các giải pháp đảm bảo an toàn, an ninh cho Hệ thống CNTT của Cục.

Điều 6. Nguyên tắc cung cấp, khai thác và sử dụng mạng của Cục

1. Nguyên tắc cung cấp và sử dụng dịch vụ mạng

a) Các dịch vụ mạng được cung cấp bao gồm: Các dịch vụ mạng được Cục cho phép sử dụng để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành, xử lý nghiệp vụ của Cục và đơn vị;

b) Đơn vị sử dụng mạng của Cục nếu có các yêu cầu mới về triển khai dịch vụ cho đơn vị mình trên mạng của Cục phải đề xuất và phối hợp với Trung tâm CNTT để nghiên cứu, thực hiện;

c) Các đơn vị và cá nhân thuộc Cục khi tham gia vào mạng của Cục không được tự ý thay đổi những thông số liên quan đến mạng của Cục. Trường hợp cần thay đổi phải được sự đồng ý bằng văn bản của Trung tâm CNTT.

2. Khai thác, sử dụng mạng của Cục

a) Các đơn vị và cá nhân trong Cục đều được quyền đăng ký sử dụng các dịch vụ mạng hiện có của Cục và có trách nhiệm bảo đảm an toàn, an ninh cho hệ thống thiết bị và thông tin trên mạng;

b) Các đơn vị và cá nhân khi sử dụng các dịch vụ trên mạng của Cục phải đúng mục đích, nội dung trong phạm vi cho phép của Cục và pháp luật. Nghiêm cấm sử dụng mạng của Cục để chơi game, xem phim, phát tán các thông tin bị pháp luật nghiêm cấm;

c) Các đơn vị và cá nhân sử dụng mạng của Cục để truyền nhận (upload/download) các file thông tin dung lượng trên 10Mb/file gây ách tắc đường truyền sẽ bị Trung tâm CNTT ngăn chặn bằng các biện pháp kỹ thuật. Khi có nhu cầu truyền/nhận các file thông tin này, đơn vị/cá nhân có nhu cầu phải đăng ký bằng văn bản (theo mẫu tại Phụ lục IV) với Trung tâm CNTT để được hướng dẫn thực hiện.

Điều 7. Kết nối mạng của Cục

1. Tất cả các đơn vị và cá nhân có nhu cầu thiết lập kết nối mạng của Cục, tài khoản sử dụng dịch vụ mạng của Cục phải đăng ký bằng văn bản (theo mẫu tại Phụ lục I) với Trung tâm CNTT. Thời gian đăng ký vào giờ làm việc tất cả các ngày trong tuần (từ thứ hai đến thứ sáu). Thời gian thực hiện cung cấp dịch vụ mạng của Cục cho các máy tính trong vòng 05 ngày làm việc tùy theo từng dịch vụ kể từ khi Trung tâm CNTT nhận được bản đăng ký hợp lệ.

2. Trung tâm CNTT có quyền từ chối cung cấp dịch vụ mạng cho các máy tính có kết nối mạng không tuân thủ theo Quy chế này.

Điều 8. Quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm thương mại.

1. Trung tâm Công nghệ thông tin

a) Có quyền thiết lập các chính sách quản lý đảm bảo an toàn đối với máy trạm; hướng dẫn sử dụng các phần mềm đã được cài đặt; Lập kế hoạch, đề xuất thay thế, nâng cấp, thay đổi các phần mềm cần thiết theo sự phát triển của khoa học và công nghệ, phù hợp với nhu cầu công việc của Cục;

b) Bảo đảm bí mật các tài khoản được cấp (để truy nhập vào các máy tính, khai thác các cơ sở dữ liệu, các dịch vụ và các ứng dụng trên mạng theo chức năng, nhiệm vụ của mình) và chỉ có quyền sử dụng những thông tin mà máy chủ đã phân quyền.

2. Các đơn vị, cá nhân thuộc Cục

a) Tuân thủ các biện pháp phòng chống mã độc máy tính, không tự ý hạn chế việc định kỳ cập nhật chương trình phòng chống mã độc mới và quét mã độc định kỳ đã được Trung tâm CNTT thiết lập sẵn; quét mã độc trước khi sử dụng các dữ liệu lấy từ các thiết bị lưu trữ bên ngoài và từ internet. Trường hợp có nghi ngờ nhiễm mã độc phải báo ngay cho Trung tâm CNTT để xử lý kịp thời. Không được tự ý gỡ bỏ các phần mềm phòng chống mã độc do Trung tâm CNTT cung cấp và cài đặt;

b) Thực hiện đúng các thao tác kỹ thuật quy định đối với các thiết bị CNTT trên mạng của Cục. Trong trường hợp để xảy ra hư hỏng do vận hành sai quy định hoặc nguyên nhân chủ quan thì phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về các hư hỏng do các lỗi đó gây ra;

c) Không được tự ý cài đặt thêm các phần mềm không rõ nguồn gốc, phần mềm bẻ khóa, phần mềm không phục vụ công tác chuyên môn... vào máy tính, không được tự ý làm thay đổi các thông số của các thiết bị trong máy tính. Trong trường hợp các đơn vị và cá nhân có nhu cầu cài đặt các phần mềm để phục vụ hoạt động quản lý nhà nước hoặc các hoạt động chuyên môn khác thì phải thông báo cho Trung tâm CNTT để lựa chọn phương án cài đặt tối ưu.

Điều 9. Quản lý, khai thác mạng không dây của Cục

1. Hệ thống mạng không dây của Cục Sở hữu trí tuệ do Trung tâm CNTT quản lý và vận hành là hệ thống phục vụ cho công tác quản lý, điều hành và chuyên môn nghiệp vụ chung của Cục tại trụ sở 384-386 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội.

2. Trách nhiệm và quyền hạn của Trung tâm CNTT:

a) Quản lý, duy trì và vận hành Hệ thống mạng không dây của Cục đảm bảo hoạt động an toàn và ổn định;

b) Lựa chọn công nghệ và triển khai các giải pháp đảm bảo an toàn khi kết nối;

c) Xây dựng kế hoạch, dự toán kinh phí và đề xuất với Cục để phát triển mạng không dây và thực hiện triển khai;

d) Có quyền cấp và phân quyền truy cập mạng không dây cho người sử dụng phù hợp với nhu cầu sử dụng;

đ) Trong trường hợp cần thiết có thể tạm ngừng cung cấp dịch vụ hoặc thu hồi quyền truy cập của người sử dụng.

3. Trách nhiệm và quyền hạn của người sử dụng mạng không dây:

a) Truy cập, sử dụng mạng không dây một cách an toàn và hiệu quả. Thông báo kịp thời tới bộ phận kỹ thuật của Trung tâm CNTT khi phát hiện ra sự cố trong quá trình sử dụng (nếu có);

b) Không được phép truy cập vào các trang mạng bị cấm theo quy định của pháp luật;

c) Không được tự ý kết nối các thiết bị cấp phát dịch vụ mạng không dây vào hệ thống mạng của Cục; không sử dụng mạng không dây của Cục để thực hiện các hành vi truy cập trái phép hoặc tấn công vào các hệ thống mạng khác;

d) Trong trường hợp cần thiết phải có mạng không dây riêng phục vụ công tác quản lý nhà nước của đơn vị mình phải có ý kiến của Trung tâm CNTT nhằm đảm bảo an toàn thông tin và đồng bộ với hạ tầng kỹ thuật CNTT sẵn có của Cục.

4. Sử dụng thiết bị di động tham gia khai thác dịch vụ CNTT của Cục

Các cá nhân/đơn vị có thiết bị di động khi tham gia kết nối vào hệ thống CNTT của Cục phải đảm bảo các yêu cầu sau:

a) Giao, gắn trách nhiệm cho cá nhân hoặc tập thể quản lý, sử dụng trang thiết bị di động của đơn vị khi khai thác dịch vụ CNTT của Cục;

b) Kiểm soát được các phần mềm cài đặt; cập nhật các phiên bản phần mềm và các bản vá lỗi trên thiết bị di động;

c) Cài đặt tính năng mã hóa dữ liệu (nếu có), phần mềm phòng chống mã độc và các biện pháp bảo mật khác.

Điều 10. Quy định sử dụng dịch vụ truy cập mạng nội bộ từ xa (VPN)

1. Các đơn vị, cá nhân có nhu cầu kết nối mạng VPN phải đăng ký bằng văn bản (theo mẫu tại Phụ lục II) với Trung tâm CNTT. Thời gian thực hiện cung cấp dịch vụ VPN trong vòng 05 ngày làm việc.

2. Công chức, viên chức, người lao động trực thuộc Cục được cấp quyền truy sử dụng dịch vụ truy cập mạng nội bộ từ xa có trách nhiệm:

a) Máy tính dùng để kết nối VPN phải được đảm bảo an toàn theo quy định;

b) Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối tài khoản truy cập VPN;

c) Trong trường hợp đơn vị, cá nhân không còn nhu cầu sử dụng hoặc thay đổi thông tin cán bộ quản trị tài khoản VPN, lãnh đạo đơn vị gửi thông báo bằng văn bản cho Trung tâm CNTT để thực hiện thay đổi hoặc hủy bỏ tài khoản.

Điều 11. Bảo đảm an toàn thông tin mạng

Việc bảo đảm an toàn thông tin mạng của Cục Sở hữu trí tuệ được thực hiện theo quy định tại Chương II của Quy chế bảo đảm an toàn, an ninh thông tin mạng của Cục Sở hữu trí tuệ được ban hành kèm theo Quyết định số 5033/QĐ-SHTT ngày 21/10/2022.

Chương III

HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ

Điều 12. Hệ thống Thư điện tử

1. Hệ thống thư điện tử của Cục SHTT do Trung tâm CNTT quản lý và vận hành là hệ thống được sử dụng để gửi/nhận thông tin qua môi trường mạng phục vụ cho công tác quản lý, điều hành và chuyên môn nghiệp vụ chung của Cục.

2. Đơn vị và cá nhân thuộc diện được cấp hộp thư điện tử của Cục bắt buộc phải sử dụng hộp thư điện tử có tên miền @ipvietnam.gov.vn trong trao đổi thông tin phục vụ cho công việc.

3. Chế độ cung cấp hộp thư điện tử:

a) Mỗi đơn vị trực thuộc Cục sẽ được cấp 01 hộp thư điện tử dùng chung;

b) Mỗi cá nhân là công chức, viên chức, người lao động của Cục được cấp 01 hộp thư điện tử.

4. Hệ thống thư điện tử của Cục được vận hành trên hệ thống máy chủ chuyên dụng sử dụng các phần mềm có bản quyền, đường truyền của Cục và được đăng ký sử dụng tên miền Quốc gia.

5. Các loại hộp thư điện tử:

a)Hộp thư điện tử cá nhân: Là hộp thư điện tử của các cá nhân công chức, viên chức, người lao động thuộc Cục;

b) Hộp thư điện tử đơn vị: Là hộp thư điện tử dùng chung của cơ quan, đơn vị trực thuộc Cục;

c) Hộp thư nhóm: Là địa chỉ nhận thư của một nhóm người với chức năng tự chuyển thư được gửi tới vào hộp thư cá nhân của các thành viên trong nhóm.

Điều 13. Quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử

1. Đối với hộp thư điện tử đơn vị: Khi thành lập mới, giải thể hoặc thay đổi tên, căn cứ vào Quyết định của cấp có thẩm quyền ban hành, đơn vị có trách nhiệm thông báo cho Trung tâm CNTT để thực hiện việc tạo lập, thay đổi hoặc hủy bỏ hộp thư điện tử của đơn vị.

2. Đối với hộp thư điện tử cá nhân:

a) Trường hợp công chức, viên chức, người lao động mới được tuyển dụng hoặc thay đổi vị trí công tác: Sau khi có quyết định tuyển dụng, điều động, lãnh đạo đơn vị có cán bộ, công chức, viên chức nêu trên gửi thông báo bằng văn bản đề xuất cấp mới (theo mẫu tại Phụ lục III) hoặc cập nhật thông tin hộp thư điện tử cho công chức, viên chức, người lao động tới Trung tâm CNTT;

b) Trường hợp công chức, viên chức, người lao động thuyên chuyển công tác ra ngoài Cục hoặc nghỉ chế độ: Sau khi có quyết định nghỉ hưu hoặc thuyên chuyển, lãnh đạo đơn vị có cán bộ, công chức, viên chức nêu trên gửi văn bản cho Trung tâm CNTT để thu hồi hộp thư điện tử cá nhân sau 01 tháng kể từ ngày quyết định thuyên chuyển hoặc nghỉ hưu.

3. Kể từ lúc tạo lập hoặc lần truy cập cuối cùng, các hộp thư điện tử không được truy cập sau 06 tháng sẽ bị khóa, sau 12 tháng sẽ bị thu hồi.

Điều 14. Quản lý hộp thư điện tử đơn vị

Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Cục (hoặc người được Thủ trưởng ủy quyền quản lý, sử dụng hộp thư điện tử đơn vị) có trách nhiệm:

1. Phân công cán bộ chuyên trách quản trị và kiểm tra nội dung hộp thư của đơn vị, coi nội dung thư điện tử nhận được như một văn bản đến của đơn vị.

2. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của đơn vị, bảo vệ mật khẩu sử dụng thư điện tử, chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của thư điện tử gửi đi.

3. Trong phạm vi nội bộ từng đơn vị, Thủ trưởng đơn vị quy định việc sử dụng và chấp hành thông tin có chữ ký số, đính kèm văn bản được ký số truyền qua hộp thư điện tử đơn vị và coi đó như một trong các phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính.

4. Bàn giao địa chỉ hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung, tài liệu hộp thư đơn vị cho Thủ trưởng mới trong trường hợp thay đổi Thủ trưởng đơn vị.

5. Thông báo cho Trung tâm CNTT về việc thay đổi thông tin liên quan đến tổ chức của đơn vị mình. Khi gặp sự cố trong quá trình sử dụng phải kịp thời thông

báo cho Trung tâm CNTT để phối hợp khắc phục, sửa chữa và khôi phục hoạt động.

Điều 15. Trách nhiệm quản lý hộp thư điện tử cá nhân

Cá nhân được cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm:

1. Thường xuyên kiểm tra và giải quyết công việc cụ thể được phân công trong hộp thư điện tử, trả lời thư điện tử theo thẩm quyền, chịu trách nhiệm về các nội dung thông tin gửi, nhận qua hộp thư điện tử của mình.

2. Đổi mật khẩu ban đầu được cấp phát; chịu trách nhiệm về mật khẩu hộp thư của mình và định kỳ thay đổi mật khẩu, không truy nhập vào hộp thư điện tử của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình; khi phát sinh lỗi hoặc sự cố trong quá trình sử dụng hộp thư điện tử, bị mất quyền kiểm soát hộp thư hay mất mật khẩu phải liên hệ ngay với Trung tâm CNTT để được hỗ trợ.

3. Quản lý và lưu trữ nội dung thư điện tử của cá nhân đảm bảo an toàn. Không phát tán virus, thư rác hoặc gửi các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công việc thông qua địa chỉ thư điện tử của cá nhân.

Điều 16. Sử dụng hộp thư điện tử

1. Các thông tin trao đổi qua hệ thống thư điện tử công vụ của Cục được coi là thông tin chính thức trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, cá nhân trực thuộc Cục. Đơn vị, cá nhân chỉ sử dụng hộp thư điện tử để giao dịch công việc và chịu trách nhiệm về nội dung gửi, nhận qua hộp thư điện tử của mình. Không sử dụng hộp thư điện tử công vụ cho mục đích cá nhân như đăng ký tài khoản ngân hàng, mạng xã hội... Không sử dụng địa chỉ thư điện tử miễn phí của các mạng xã hội (như @gmail.com, @yahoo.com,...) trong giao dịch công việc.

2. Người sử dụng hộp thư điện tử phải thường xuyên kiểm tra hộp thư để xử lý công việc một cách nhanh nhất và hiệu quả. Đối với hộp thư điện tử của đơn vị, Lãnh đạo đơn vị (hoặc người được ủy quyền) quản lý hộp thư điện tử của đơn vị có trách nhiệm hàng ngày kiểm tra, xử lý thông tin.

Điều 17. Công tác an ninh, an toàn thông tin khi sử dụng thư điện tử

1. Không thực hiện gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử các văn bản mật, thực hiện chế độ bảo mật theo quy định.

2. Không phát tán thư rác, chuyển tiếp thư có nội dung văn hóa đồi trụy, chống phá Nhà nước, kích động bạo lực và chiến tranh, gây chia rẽ đoàn kết.

3. Thường xuyên sao lưu thư điện tử về máy tính cá nhân của đơn vị, cá nhân. Định kỳ xóa bỏ các thư cũ không dùng đến (thư rác, thư quảng cáo, thư đã quá hạn 06 tháng) trên hệ thống máy chủ.

4. Mật khẩu của hộp thư điện tử phải được đổi ngay lần đầu tiên khi người dùng đăng nhập vào hộp thư. Mật khẩu có tối thiểu 8 ký tự; không trùng với tên tài khoản đang sử dụng; bao gồm tối thiểu 3 trong 4 loại ký tự sau: chữ hoa (A - Z), chữ thường (a - z), chữ số (0 - 9), ký tự đặc biệt (!, @, #, %, &, *,…). Mật khẩu đặt không đúng theo quy định trên sẽ không được chấp nhận.

5. Hạn chế việc truy cập hộp thư điện tử bằng máy tính không được đảm bảo an toàn và truy cập từ mạng internet công cộng không tin cậy. Cảnh giác với những thư điện tử có nội dung, nguồn gốc khả nghi, giả mạo. Không mở hoặc trả lời các địa chỉ thư điện tử không biết rõ hoặc không tin tưởng.

6. Khi phát hiện có hiện tượng mất an ninh, an toàn thông tin trên mạng hoặc gặp sự cố về thư điện tử, các đơn vị, cá nhân cần thông báo ngay cho Bộ phận quản trị hệ thống thư điện tử của Trung tâm CNTT để kịp thời xử lý, khắc phục, sửa chữa.

Địa chỉ tiếp nhận khắc phục sự cố thư điện tử: Trung tâm CNTT, số 384-386 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội; Email: [email protected].

Điều 18. Trách nhiệm của Trung tâm CNTT trong việc quản lý, vận hành Hệ thống thư điện tử của Cục

1. Quản lý và bảo đảm cho Hệ thống thư điện tử của Cục hoạt động an toàn, thông suốt, liên tục.

2. Tạo và cấp mới cho các đơn vị, cá nhân thuộc Cục địa chỉ thư điện tử và mật khẩu ban đầu để sử dụng khi yêu cầu bằng văn bản đề nghị của Lãnh đạo đơn vị chủ quản.

3. Quản lý các tài khoản đã cấp trên Hệ thống thư điện tử của Cục, bao gồm các việc: cập nhật thông tin về tài khoản khi có sự thay đổi với xác nhận của Thủ trưởng đơn vị; xóa bỏ các hộp thư điện tử không cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu của Trung tâm CNTT, hoặc theo yêu cầu của các đơn vị/cá nhân sở hữu hộp thư đó, hoặc các hộp thư điện tử của cá nhân đã nghỉ chế độ.

4. Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư điện tử của Cục theo chế độ mật; quản lý quyền truy cập, khóa tạm thời các hộp thư điện tử và thông báo cho chủ sở hữu hộp thư biết khi có vấn đề về bảo mật hay vi phạm các quy định liên quan.

5. Triển khai các biện pháp kỹ thuật để phòng chống mã độc và lọc thư rác cho Hệ thống thư điện tử của Cục. Bảo trì thường xuyên; sửa chữa, khắc phục khi có sự cố xảy ra đối với Hệ thống thư điện tử của Cục.

6. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho các đơn vị, cá nhân thuộc Cục trong việc khai thác và sử dụng Hệ thống thư điện tử của Cục.

7. Thông báo cho các đơn vị và cá nhân biết khi tạm thời ngừng dịch vụ Hệ thống thư điện tử của Cục để bảo dưỡng hoặc xử lý các sự cố xảy ra;

8. Có trách nhiệm cung cấp quyền truy nhập vào hộp thư điện tử của các đơn vị, cá nhân cho cơ quan chức năng hoặc cấp có thẩm quyền trong những trường hợp đặc biệt vì lý do an ninh.

9. Soạn thảo để đề nghị ban hành, tổ chức triển khai các quy định, văn bản liên quan đến quản trị và vận hành Hệ thống thư điện tử của Cục.

Điều 19. Trách nhiệm của các đơn vị trong việc quản lý, vận hành và duy trì hệ thống thư điện tử

1. Tuyên truyền nâng cao nhận thức về việc sử dụng thư điện tử trong công việc cho công chức, viên chức, người lao động trong đơn vị.

2. Thực hiện việc quản lý, sử dụng hộp thư điện tử được cấp đúng mục đích, có hiệu quả và chịu mọi trách nhiệm về nội dung thông tin truyền, nhận qua hệ thống thư điện tử theo quy định của Quy chế này.

Chương IV

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG MÁY CHỦ PHỤC VỤ

Điều 20. Quy định chung của hệ thống máy chủ phục vụ

1. Hệ thống máy chủ phục vụ do Trung tâm CNTT quản lý và vận hành gồm các máy chủ cung cấp các dịch vụ trên internet và đảm bảo kết nối 24/7 (24 giờ/ ngày và 07 ngày/tuần).

2. Hệ thống máy chủ phục vụ cho phép lưu trữ và quản lý dữ liệu và thực hiện các dịch vụ trên internet và các hệ thống phần mềm phục vụ công tác chuyên môn như DNS, VPN, CSDL, hệ thống quản trị đơn sở hữu công nghiệp (IPAS), hệ thống tra cứu,... nhằm phục vụ công tác quản lý, điều hành và xử lý nghiệp vụ của các đơn vị sử dụng dịch vụ.

3. Hệ thống máy chủ phục vụ được áp dụng cho tất cả các đơn vị thuộc Cục có nhu cầu tham gia khai thác, sử dụng các dịch vụ trên hệ thống máy chủ của Cục.

Điều 21. Quản lý và vận hành hệ thống máy chủ phục vụ

1. Trách nhiệm và quyền hạn của đơn vị sử dụng máy chủ phục vụ

a) Quản lý và đưa thông tin lên Cổng/Trang thông tin điện tử của đơn vị và của Cục phải tuân thủ theo quy định của Bộ Văn hóa - Thể thao và Du lịch, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Khoa học và Công nghệ và pháp luật hiện hành;

b) Các đơn vị và cá nhân khi sử dụng dịch vụ máy chủ phục vụ không được làm phương tiện để truyền nhận các thông tin có nội dung xấu, phản động chống lại Nhà nước;

c) Đơn vị sử dụng phải tự chịu trách nhiệm và đảm bảo việc sử dụng nội dung dữ liệu của mình trên máy chủ vào những mục đích hợp pháp. Đặc biệt trong những trường hợp sau:

- Không sử dụng dịch vụ Hosting trong các ứng dụng vi phạm bản quyền phần mềm, sở hữu trí tuệ,... đồng thời có trách nhiệm kiểm soát và ngăn cấm người khác làm điều đó trên hệ thống của mình.

- Không được cố ý gửi, tạo liên kết hoặc trung chuyển bất kỳ loại dữ liệu nào mang tính bất hợp pháp, đe dọa, lừa dối, xúc phạm,... hay các hình thức bị ngăn cấm khác dưới bất cứ hình thức nào.

- Không được cố ý thực hiện các hành vi phát tán virus, thư rác, mã độc,... hoặc các hoạt động bất hợp pháp trên mạng.

- Không được sử dụng các chương trình hoặc dịch vụ có khả năng làm tắc nghẽn hoặc đình trệ hệ thống, như gây cạn kiệt tài nguyên hệ thống, làm quá tải bộ vi xử lý và bộ nhớ..

d) Đơn vị sử dụng phải có trách nhiệm bảo mật các thông tin của mình một cách an toàn như mật khẩu hay thông tin mật khác liên quan đến tài khoản của đơn vị và có trách nhiệm báo cho Trung tâm CNTT khi phát hiện hình thức truy cập trái phép bằng tài khoản hoặc các sơ hở về bảo mật bao gồm việc mất, bị đánh cắp hoặc để lộ thông tin khác;

đ) Đơn vị sử dụng có trách nhiệm sao lưu bảo quản dữ liệu của mình;

e) Nếu vi phạm các quy định trên, hệ thống sẽ ngừng cung cấp dịch vụ mà không thông báo trước để đảm bảo an toàn cho hệ thống.

2. Trách nhiệm và quyền hạn của đơn vị cung cấp máy chủ phục vụ

a) Hệ thống máy chủ phục vụ của Cục do các cán bộ kỹ thuật của Tung tâm CNTT quản lý và vận hành đảm bảo cho Hệ thống hoạt động thông suốt, liên tục;

b) Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin theo chế độ mật; quản lý quyền truy cập của đơn vị sử dụng dịch vụ;

c) Đảm bảo hệ thống được cài đặt phần mềm có bản quyền phòng chống mã độc, thư rác,... và bảo quản dữ liệu của đơn vị sử dụng dịch vụ hệ thống;

d) Đơn vị sử dụng dịch vụ sẽ được thông báo trong vòng 12 giờ trong trường hợp sửa chữa, nâng cấp hệ thống và khi có sự cố xảy ra như hỏng thiết bị phần cứng, đường truyền,... Các sự cố bất khả kháng khác xảy ra với hệ thống sẽ được khắc phục trong thời gian sớm nhất.

Chương V

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI NGUYÊN INTERNET

Điều 22. Nguyên tắc quản lý và sử dụng tài nguyên internet

1. Tài nguyên internet của Cục được quy hoạch thống nhất để bảo đảm cho hoạt động Internet của Việt Nam an toàn, tin cậy và hiệu quả.

2. Việc quản lý, sử dụng tài nguyên internet của Cục phải bảo đảm đúng mục đích, đúng đối tượng, đúng quy định và không xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân khác.

Điều 23. Trách nhiệm của Trung tâm CNTT

1. Tuyên truyền, hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát việc quản lý và sử dụng tài nguyên internet hiệu quả, đúng quy định.

2. Bảo đảm an toàn việc quản lý và sử dụng tài nguyên internet và bí mật thông tin của các đơn vị, tổ chức thuộc Cục sử dụng tài nguyên internet theo quy định.

3. Thực hiện bảo vệ các tên miền của Cục “ipvietnam.gov.vn” liên quan tới chủ quyền, lợi ích an ninh quốc gia.

Chương VI

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM PHỤC VỤ CÔNG TÁC CHUYÊN MÔN VÀ CƠ SỞ DỮ LIỆU TƯƠNG ỨNG

Điều 24. Nguyên tắc chung

1. Các đơn vị, cá nhân trực thuộc Cục đều được khai thác, sử dụng thông tin cơ bản thuộc Cơ sở dữ liệu của Cục.

2. Đối với các cá nhân muốn đăng nhập, cập nhật thông tin của mình phải có đủ các điều kiện sau:

a) Có phiếu đăng ký cập nhật, khai thác, sử dụng thông tin gửi Trung tâm CNTT, được lãnh đạo đơn vị của cá nhân đó ký xác nhận;

b)Được Trung tâm CNTT cấp quyền truy cập, tài khoản, mật khẩu truy cập.

Điều 25. Quyền của cá nhân, đơn vị khai thác, sử dụng phần mềm nội bộ và cơ sở dữ liệu

1. Được hướng dẫn và giải quyết những vướng mắc trong việc khai thác, sử dụng phần mềm phục vụ công tác chuyên môn và cơ sở dữ liệu tương ứng.

2. Được cung cấp kịp thời, trung thực thông tin chính xác theo đăng ký.

Điều 26. Nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức khai thác, sử dụng hệ thống phần mềm phục vụ công tác chuyên môn và cơ sở dữ liệu tương ứng

1. Đối với đơn vị sử dụng, khai thác hệ thống

a) Đăng ký cán bộ nhận, quản lý tài khoản, mật khẩu truy cập, khai thác, sử dụng phần mềm và Cơ sở dữ liệu với Trung tâm CNTT;

b) Quản lý cán bộ trực tiếp giao quản lý tài khoản, mật khẩu truy cập, khai thác, sử dụng thông tin do đơn vị đã đăng ký;

c) Quản lý nội dung các thông tin cập nhật, khai thác;

d) Chịu trách nhiệm về sai phạm do cán bộ quản lý tài khoản, mật khẩu truy cập, khai thác, sử dụng thông tin đã đăng ký gây ra.

2. Đối với cá nhân: quản lý tài khoản, mật khẩu truy cập, tuyệt đối không được phát tán, sử dụng sai mục đích, không chia sẻ, làm lộ mật khẩu truy cập thông tin đã được giao trách nhiệm quản lý, sử dụng.

Điều 27. Trách nhiệm của cá nhân được phân công trực tiếp quản lý hệ thống phần mềm phục vụ công tác chuyên môn và cơ sở dữ liệu tương ứng

1. Đối với Trung tâm CNTT

a) Chủ trì việc xây dựng, phát triển, quản trị, vận hành, bảo trì đảm bảo hoạt động thường xuyên, ổn định của phần mềm nội bộ. Nâng cấp, cập nhật phần mềm khi có sự thay đổi các văn bản pháp luật hoặc thay đổi quy trình công việc. Thông báo ngay với lãnh đạo Cục đối với các trường hợp không xử lý được các sự cố;

b) Theo dõi, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện và hiệu quả triển khai phần mềm và cơ sở dữ liệu liên quan;

c) Hướng dẫn các đơn vị sử dụng phần mềm hoặc thực hiện kết nối liên thông dữ liệu giữa các phần mềm;

d) Sao lưu, bảo quản, bảo mật thông tin của Cơ sở dữ liệu;

đ) Hỗ trợ trích xuất báo cáo theo yêu cầu phục vụ công tác.

2. Đối với Lãnh đạo và cá nhân các đơn vị khai thác, sử dụng phần mềm và cơ sở dữ liệu: tập hợp các tình huống phát sinh, các sự cố để đề nghị Trung tâm CNTT chỉnh sửa về hệ thống, cơ sở dữ liệu và thông báo ngay với Trung tâm CNTT đối với các sự cố đột xuất để có hướng dẫn cụ thể hoặc hỗ trợ trong quá trình xử lý.

Chương VII

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 28. Khen thưởng, xử lý vi phạm

1. Các đơn vị và cá nhân thực hiện tốt Quy chế này sẽ được xem xét để khen thưởng hàng năm theo quy định;

2. Đơn vị hoặc cá nhân nào vi phạm Quy chế này, thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử lý hành chính, xử lý kỷ luật hoặc các hình thức xử lý khác theo quy định hiện hành; nếu vi phạm gây thiệt hại lớn đến tài sản, thiết bị, thông tin, dữ liệu trên mạng máy tính của Cục thì còn phải chịu trách nhiệm bồi thường vật chất về những thiệt hại gây ra theo quy định của pháp luật.

3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và tranh chấp được thực hiện theo quy định có liên quan của pháp luật.

Điều 29. Tổ chức thực hiện

1. Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin chủ trì, phối hợp với Văn phòng Cục hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện Quy chế này, hàng năm tổng kết và đánh giá kết quả thực hiện báo cáo Cục trưởng Cục Sở hữu trí tuệ.

2. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh mới hoặc khó khăn, vướng mắc cần phản ánh kịp thời về Trung tâm Công nghệ thông tin để tập hợp báo cáo Cục trưởng Cục Sở hữu trí tuệ sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.