Thông tư 12/2026/TTLT-BCA-BQP-TANDTC-VKSNDTC về số hóa hồ sơ, ký số và chia sẻ dữ liệu thi hành án

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

Quy định về phối hợp trong việc số hóa hồ sơ, ký số và kết nối, chia sẻ dữ
liệu trong hoạt động thi hành án hình sự

^{________________________}

Căn cứ Luật Thi hành án hình sự số 127/2025/QH15;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15 được sửa đổi, bổ sung theo Luật số 87/2025/QH15;

Căn cứ Luật An ninh mạng số 116/2025/QH15;

Căn cứ Luật Chuyển đổi số số 148/2025/QH15;

Căn cứ Luật Dữ liệu số 60/2024/QH15 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 116/2025/QH15;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15;

Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 117/2025/QH15;

Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành Thông tư liên tịch quy định về phối hợp trong việc số hóa hồ sơ, ký số và kết nối, chia sẻ dữ liệu trong hoạt động thi hành án hình sự.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Thông tư liên tịch này quy định về số hóa hồ sơ, ký số và kết nối, chia sẻ dữ liệu trong hoạt động thi hành án hình sự theo quy định của Luật Thi hành án hình sự và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

2. Việc tổ chức thực hiện quy định tại Thông tư liên tịch này áp dụng đối với hồ sơ, tài liệu, dữ liệu điện tử về thi hành án hình sự phục vụ công tác giam giữ, quản lý phạm nhân, xét xử, kiểm sát thi hành án hình sự và các hoạt động khác liên quan đến công tác thi hành án phạt tù theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Cơ quan quản lý thi hành án hình sự Bộ Công an; Cơ quan quản lý thi hành án hình sự Bộ Quốc phòng;

2. Tòa án nhân dân, Tòa án quân sự;

3. Viện kiểm sát nhân dân, Viện kiểm sát quân sự;

4. Cơ quan thi hành án hình sự;

5. Cơ quan được giao một số nhiệm vụ thi hành án hình sự;

6. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc thực hiện số hóa hồ sơ, ký số và kết nối, chia sẻ dữ liệu trong hoạt động thi hành án hình sự theo chức năng nhiệm vụ được giao.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư liên tịch này, các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống thông tin trong hoạt động thi hành án hình sự (sau đây gọi là hệ thống thông tin) là hệ thống do từng cơ quan có thẩm quyền xây dựng, quản lý và vận hành để phục vụ việc số hóa, tạo lập, ký số, quản lý, lưu trữ, khai thác, sử dụng, kết nối và chia sẻ dữ liệu điện tử trong hoạt động thi hành án hình sự theo quy định của pháp luật.

2. Số hóa hồ sơ là việc chuyển đổi thông tin trong hồ sơ, văn bản, tài liệu sang dữ liệu điện tử.

3. Mã định danh điện tử là số định danh cá nhân của cá nhân theo quy định của pháp luật về căn cước, được sử dụng để định danh cá nhân trong hoạt động thi hành án hình sự.

4. Mã hồ sơ thi hành án điện tử là dãy ký tự cấp cho phạm nhân để sử dụng trong hệ thống thông tin phục vụ hoạt động thi hành án hình sự theo quy định của pháp luật về thi hành án hình sự và pháp luật về giao dịch điện tử.

5. Tài liệu điện tử là tài liệu tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu.

6. Hồ sơ thi hành án điện tử là tập hợp thông tin, dữ liệu, văn bản và tài liệu điện tử được tạo lập, cập nhật, quản lý và lưu trữ trong hệ thống thông tin của các cơ quan có thẩm quyền trong hoạt động thi hành án hình sự.

Điều 4. Nguyên tắc thực hiện

1. Việc số hóa hồ sơ thi hành án hình sự phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn, khả năng quản lý, khai thác, sử dụng và lưu trữ dữ liệu điện tử trong hệ thống thông tin phục vụ hoạt động thi hành án hình sự; tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước và quy định khác của pháp luật có liên quan.

2. Việc ký số văn bản, tài liệu điện tử trong hoạt động thi hành án hình sự phải bảo đảm đúng thẩm quyền, tính xác thực, tính toàn vẹn của dữ liệu điện tử, khả năng chống chối bỏ và khả năng kiểm tra, xác minh theo quy định của pháp luật.

3. Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu điện tử theo phân quyền, phạm vi được phép trong hoạt động thi hành án hình sự phải bảo đảm thống nhất về mã định danh điện tử, mã hồ sơ thi hành án phạt tù điện tử, khung dữ liệu và danh mục dữ liệu dùng chung theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

4. Hồ sơ, tài liệu điện tử đã được tạo lập hợp pháp hoặc được số hóa, ký số theo quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu kết nối, chia sẻ dữ liệu thì có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật và được sử dụng trong hoạt động thi hành án hình sự; việc thay thế bản giấy thực hiện theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc phục vụ yêu cầu nghiệp vụ, bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh mạng, an toàn thông tin.

5. Việc khai thác và sử dụng dữ liệu điện tử trong hoạt động thi hành án hình sự phải bảo đảm nguyên tắc dữ liệu được tạo lập một lần, sử dụng nhiều lần trong phạm vi phân quyền; bảo đảm định danh, xác thực, phân quyền truy cập theo chức năng, nhiệm vụ, an toàn thông tin, an ninh mạng, bảo vệ bí mật nhà nước và sử dụng đúng mục đích theo quy định của pháp luật.

Chương II

SỐ HÓA HỒ SƠ, KÝ SỐ VÀ KẾT NỐI, CHIA SẺ DỮ LIỆU

Điều 5. Số hóa hồ sơ thi hành án hình sự

1. Hồ sơ, văn bản, tài liệu trong hoạt động thi hành án hình sự được số hóa để tạo lập tài liệu điện tử và cập nhật trong hệ thống thông tin theo quy định của Thông tư liên tịch này và pháp luật có liên quan.

2. Tài liệu điện tử hình thành từ việc số hóa hồ sơ thi hành án hình sự phải bảo đảm tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác, thống nhất và khả năng khai thác, sử dụng trong hệ thống thông tin, được liên kết với cơ sở dữ liệu thông qua mã định danh điện tử hoặc mã hồ sơ thi hành án phạt tù điện tử.

3. Cơ quan, cá nhân được giao quản lý hồ sơ thi hành án hình sự điện tử có trách nhiệm cập nhật đầy đủ, kịp thời dữ liệu, tài liệu phát sinh trong quá trình thi hành án hình sự theo quy định của Luật Thi hành án hình sự lên hệ thống thông tin; bảo đảm tính chính xác, thống nhất giữa hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử trong thời gian thực hiện chuyển đổi.

4. Cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền ban hành hoặc phát sinh văn bản, tài liệu trong hoạt động thi hành án hình sự chịu trách nhiệm bảo đảm việc tạo lập, số hóa, xác thực và cập nhật dữ liệu điện tử tương ứng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao; bảo đảm tài liệu điện tử phản ánh trung thực, đầy đủ nội dung của hồ sơ thi hành án hình sự trong quá trình hình thành và sử dụng theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Ký số và giá trị pháp lý của văn bản, tài liệu điện tử trong hoạt động thi hành án hình sự

1. Cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền trong cơ quan nhà nước thực hiện ký số bằng chữ ký số chuyên dùng công vụ để phục vụ số hóa hồ sơ, tạo lập, xác thực và sử dụng văn bản điện tử trong thi hành án hình sự.

2. Văn bản thi hành án hình sự được ký số theo quy định của pháp luật thì không phải ký trực tiếp và có giá trị pháp lý như văn bản giấy có chữ ký trực tiếp.

3. Văn bản, tài liệu điện tử được tạo lập, số hóa hoặc kết xuất từ dữ liệu trong hệ thống thông tin trong hoạt động thi hành án hình sự được ký số có giá trị pháp lý khi đáp ứng các yêu cầu sau:

a) Được ký bằng chữ ký số chuyên dùng công vụ sử dụng chứng thư chữ ký số còn hiệu lực tại thời điểm ký;

b) Nội dung văn bản được bảo đảm tính toàn vẹn, không bị thay đổi trái phép sau khi ký số;

c) Văn bản được lập đúng thể thức, kỹ thuật trình bày và quy định về quản lý văn bản điện tử theo quy định của pháp luật.

4. Trường hợp không đáp ứng điều kiện ký số hoặc thuộc trường hợp đặc biệt theo quy định của pháp luật, văn bản, tài liệu trong hoạt động thi hành án hình sự được ký trực tiếp; việc quản lý, lưu trữ và sử dụng đối với các văn bản, tài liệu này được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật có liên quan.

Điều 7. Gửi, nhận, giao và sử dụng văn bản thi hành án hình sự điện tử

1. Văn bản thi hành án hình sự điện tử được ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được sử dụng để gửi, nhận, giao, thông báo và trao đổi giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thẩm quyền trong hoạt động thi hành án hình sự.

2. Việc gửi, nhận, giao và sử dụng văn bản thi hành án hình sự điện tử phải bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn của nội dung văn bản, an toàn thông tin, an ninh mạng; được ghi nhận, lưu vết phục vụ quản lý, giám sát và thực hiện đúng phạm vi, thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Đối với văn bản, tài liệu điện tử thuộc phạm vi bí mật nhà nước, việc gửi, nhận, giao phải tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và pháp luật có liên quan.

3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm tiếp nhận, quản lý và sử dụng văn bản thi hành án hình sự điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước, dữ liệu cá nhân và pháp luật có liên quan.

Điều 8. Quản lý, lưu trữ hồ sơ thi hành án hình sự điện tử

1. Hồ sơ thi hành án hình sự điện tử được quản lý thống nhất trong hệ thống thông tin của cơ quan có thẩm quyền, bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn, bảo mật và khả năng khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật.

2. Hồ sơ thi hành án hình sự điện tử được cập nhật thường xuyên trên cơ sở tài liệu điện tử hình thành từ việc số hóa, kết xuất từ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu và các tài liệu điện tử khác phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, bảo đảm tính toàn vẹn và thống nhất của hồ sơ.

3. Việc lưu trữ hồ sơ thi hành án hình sự điện tử phải bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng, khả năng truy cập, tra cứu và sử dụng lâu dài theo quy định của pháp luật về lưu trữ, giao dịch điện tử và bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Hồ sơ thi hành án hình sự điện tử được lưu trữ và bảo quản theo chế độ lưu trữ điện tử, thời hạn lưu trữ hồ sơ điện tử phải đồng bộ với thời hạn lưu trữ hồ sơ giấy.

Điều 9. Khai thác, sử dụng hồ sơ thi hành án hình sự điện tử

1. Hồ sơ thi hành án hình sự điện tử được khai thác, sử dụng phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành và thực hiện nhiệm vụ thi hành án hình sự theo quy định của pháp luật.

2. Việc khai thác, sử dụng hồ sơ thi hành án hình sự điện tử phải được thực hiện đúng phạm vi, thẩm quyền; bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng và bảo vệ bí mật nhà nước; cơ quan có thẩm quyền thiết lập tài khoản, phân quyền và cơ chế kiểm soát truy cập để bảo đảm việc khai thác, sử dụng được thực hiện đúng quy định của pháp luật.

3. Hồ sơ điện tử có giá trị như hồ sơ giấy khi đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật về tạo lập hợp pháp, số hóa, ký số và đáp ứng yêu cầu về kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan.

Điều 10. Kết nối, chia sẻ dữ liệu trong hoạt động thi hành án hình sự

1. Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu điện tử được thực hiện liên thông giữa các cơ quan có thẩm quyền trong công tác giam giữ, quản lý phạm nhân, xét xử, kiểm sát thi hành án hình sự và các hoạt động khác liên quan đến thi hành án phạt tù, trên cơ sở danh mục dữ liệu dùng chung và phân quyền khai thác, sử dụng. Trong phạm vi Bộ Công an, việc kết nối, chia sẻ dữ liệu điện tử trong hoạt động thi hành án hình sự được thực hiện với các cơ sở dữ liệu do Bộ Công an quản lý theo quy định của pháp luật.

2. Dữ liệu điện tử được kết nối, chia sẻ phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, thống nhất, an toàn thông tin, bảo mật theo quy định của pháp luật. Việc chia sẻ dữ liệu được thực hiện theo danh mục dữ liệu dùng chung và phân quyền khai thác, sử dụng, không làm phát sinh nghĩa vụ cung cấp hoặc sử dụng toàn bộ dữ liệu giữa các cơ quan.

3. Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu điện tử được thực hiện thông qua giao diện lập trình ứng dụng (API), nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu hoặc các phương thức kỹ thuật phù hợp theo quy định của pháp luật.

Điều 11. Xử lý sự cố hệ thống thông tin và dữ liệu điện tử

1. Cơ quan quản lý, vận hành hệ thống thông tin có trách nhiệm:

a) Giám sát, phát hiện, xử lý hoặc phối hợp xử lý sự cố hệ thống theo thẩm quyền;

b) Kịp thời thông báo cho các cơ quan liên quan khi xảy ra sự cố ảnh hưởng đến hoạt động nghiệp vụ;

c) Ghi nhận, lưu vết và xác định nguyên nhân sự cố phục vụ công tác quản lý, khắc phục và xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp hệ thống thông tin gặp sự cố, không bảo đảm hoạt động hoặc mất kết nối dữ liệu và chưa thể khắc phục ngay, cơ quan có thẩm quyền được sử dụng văn bản giấy hoặc phương thức nghiệp vụ phù hợp theo quy định của pháp luật để bảo đảm hoạt động thi hành án hình sự không bị gián đoạn.

3. Sau khi hệ thống được khôi phục, cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm cập nhật dữ liệu phát sinh trong thời gian xảy ra sự cố lên hệ thống thông tin, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ và thống nhất của dữ liệu.

4. Trường hợp phát sinh sai lệch, mất mát hoặc không thống nhất dữ liệu điện tử, cơ quan có thẩm quyền phải thực hiện kiểm tra, đối chiếu, xác minh và xử lý theo thẩm quyền; việc chỉnh sửa, cập nhật dữ liệu phải được ghi nhận trên hệ thống thông tin.

Điều 12. Thay đổi, cập nhật, bổ sung dữ liệu điện tử

1. Việc thay đổi, cập nhật, bổ sung dữ liệu điện tử trong hồ sơ thi hành án hình sự phải được thực hiện đúng thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

2. Mọi hoạt động chỉnh sửa, cập nhật, bổ sung dữ liệu điện tử phải được ghi nhận, lưu vết trên hệ thống thông tin.

3. Không được tự ý sửa đổi, xóa hoặc làm sai lệch dữ liệu điện tử đã được ký số, lưu trữ hoặc chia sẻ trên hệ thống thông tin, trừ trường hợp do cơ quan có thẩm quyền thực hiện theo quy định của pháp luật.

Điều 13. Bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng

1. Dữ liệu điện tử và tài liệu điện tử phải được bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ, truyền nhận và xử lý, bảo đảm phòng ngừa truy cập trái phép, thay đổi, tiết lộ, mất mát hoặc phá hoại.

2. Các cơ quan tham gia kết nối, chia sẻ dữ liệu có trách nhiệm tổ chức giám sát, phát hiện, cảnh báo và xử lý sự cố an toàn thông tin đối với hệ thống thuộc phạm vi quản lý; đồng thời phối hợp xử lý khi có sự cố, bảo đảm tính liên tục, an toàn của hoạt động trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống.

3. Các cơ quan tham gia quản lý, khai thác, vận hành hệ thống thông tin có trách nhiệm tổ chức kiểm tra, đánh giá an toàn thông tin mạng định kỳ; rà soát nguy cơ mất an toàn dữ liệu; xây dựng phương án ứng phó, xử lý sự cố an ninh mạng theo quy định của pháp luật.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư liên tịch này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2026.

2. Các văn bản quy phạm pháp luật được dẫn chiếu, áp dụng thực hiện trong Thông tư liên tịch khi được sửa đổi bổ sung, thay thế thì những nội dung dẫn chiếu trong Thông tư liên tịch này sẽ được thay đổi, áp dụng theo các văn bản quy phạm pháp luật được sửa đổi, bổ sung, thay thế.

Điều 15. Thí điểm số hóa hồ sơ, ký số và kết nối, chia sẻ dữ liệu

1. Việc thí điểm số hóa hồ sơ, ký số và chia sẻ dữ liệu trong hoạt động thi hành án hình sự được thực hiện tại một số cơ quan, đơn vị do các cơ quan ban hành Thông tư liên tịch lựa chọn và quyết định phạm vi, nội dung, thời gian thực hiện.

2. Kết thúc thời gian thí điểm, Bộ Công an chủ trì, phối hợp với các cơ quan thực hiện thí điểm đánh giá việc thực hiện, công bố thời điểm liên ngành thống nhất triển khai đồng bộ việc số hóa hồ sơ, ký số, kết nối chia sẻ dữ liệu theo quy định tại Thông tư liên tịch này.

Điều 16. Tổ chức thực hiện

1. Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư liên tịch này.

2. Bộ Công an phối hợp Bộ Quốc phòng triển khai phần mềm để quản lý thi hành án hình sự đối với các cơ quan thi hành án hình sự thuộc Bộ Quốc phòng theo lộ trình được các cơ quan thống nhất.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc phát sinh vấn đề cần phải bổ sung, các cơ quan kịp thời phản ánh về Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao để xem xét, hướng dẫn thực hiện hoặc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.

Nơi nhận:

- Ủy ban Thường vụ Quốc hội;

- Ủy ban Pháp luật, Ủy ban Tư pháp của Quốc hội;

- Ban Nội chính Trung ương;

- Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phòng Chính phủ; Văn phòng Quốc hội;

- Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao;

- Công báo;

- Cổng thông tin điện tử các bộ, ngành: Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao;

- Lưu VT (BCA, BQP, TANDTC, VKSNDTC).