Công văn 2932/BHXH-BC của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc tổ chức kiểm tra công tác tài chính, kế toán tại các đơn vị

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Ngày 19/5/2010 Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam có Công văn số 1965/BHXH-BC về việc tăng cường công tác quản lý tài chính, kế toán và ngày 14/10/2010 BHXH Việt Nam cùng với Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam (NHNo&PTNT) có Văn bản thoả thuận Liên ngành số 5399/LN-BHXH-NHNo về việc quản lý và sử dụng tài khoản tiền gửi của hệ thống BHXH Việt Nam mở tại NHNo&PTNT. Tuy nhiên, qua công tác theo dõi nắm tình hình đã phát hiện tại một số đơn vị thực hiện không đầy đủ các quy định dẫn tới sai sót, tồn tại; cá biệt có đơn vị đã xảy ra sai phạm nghiêm trọng gây thất thoát tiền, tài sản của Nhà nước làm ảnh hưởng xấu đến hoạt động của ngành. Để kịp thời chấn chỉnh, khắc phục những thiếu sót, sai phạm trong việc thực hiện các văn bản nêu trên và quy định của BHXH Việt Nam về công tác tài chính, kế toán, đặc biệt là công tác quản lý tiền mặt, tiền gửi tại các đơn vị; Bảo hiểm xã hội Việt Nam yêu cầu Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo tổ chức kiểm tra công tác tài chính, kế toán tại các đơn vị theo nội dung sau:

1. Phạm vi kiểm tra

- Kiểm tra tại BHXH các huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (gọi chung là BHXH cấp huyện): Giám đốc Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh chỉ đạo tổ chức kiểm tra công tác tài chính, kế toán tại tất cả các đơn vị BHXH cấp huyện trực thuộc.

- Kiểm tra tại BHXH cấp tỉnh: BHXH Việt Nam sẽ tổ chức kiểm tra công tác tài chính, kế toán tại các đơn vị. Đề cương kiểm tra và kế hoạch kiểm tra BHXH Việt Nam sẽ thông báo cụ thể cho từng đơn vị.

2. Nội dung kiểm tra tại BHXH cấp huyện (theo đề cương hướng dẫn tại văn bản này) gồm:

- Kiểm tra việc triển khai phần mềm kế toán theo Quyết định số 4849/QĐ-BHXH ngày 21/10/2008 của BHXH Việt Nam.

- Kiểm tra tình hình thực hiện Công văn số 1965/BHXH-BC ngày 19/5/2010 của BHXH Việt Nam.

- Kiểm tra tình hình thực hiện Văn bản liên ngành số 5399/LN-BHXH-NHNo ngày 14/10/2010.

- Kiểm tra việc tạm ứng và thanh toán kinh phí chi BHXH, BHYT.

- Kiểm tra sự phối hợp trong công tác quản lý tài khoản tiền gửi của các Chi nhánh Ngân hàng No&PTNT trên địa bàn.

3. Thời gian, kế hoạch kiểm tra và gửi báo cáo kết quả kiểm tra:

- Thời hạn kiểm tra: từ năm 2005 đến hết quý II/2011

- Kế hoạch kiểm tra: do đơn vị chủ động xây dựng

- Thời gian báo cáo: Báo cáo kết quả kiểm tra của đơn vị về BHXH Việt Nam trước ngày 30 tháng 9 năm 2011.

Yêu cầu Giám đốc BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, tổ chức chỉ đạo kiểm tra theo nội dung hướng dẫn tại văn bản này, báo cáo kết quả thực hiện về BHXH Việt Nam theo đúng thời gian quy định./.

ĐỀ CƯƠNG KIỂM TRA

( Kèm theo Công văn số 2932/BHXH-BC ngày 13 tháng 7 năm 2011)

I. Mục đích:

Kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác tài chính, kế toán tại các đơn vị BHXH cấp huyện nhằm phát hiện các sai sót để chấn chỉnh và phát hiện các sai phạm (nếu có) để kịp thời xử lý, hạn chế thiết hại về tài chính, tài sản cho Nhà nước, cho ngành. Qua công tác kiểm tra cũng nhằm phát hiện những bất cập trong các quy định của ngành về tài chính, kế toán để sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện cho phù hợp với thực tế tại các đơn vị và yêu cầu quản lý.

II. Đối tượng, phạm vi kiểm tra:

- Đối tượng là tất cả các đơn vị BHXH cấp huyện trong ngành.

- Phạm vi: kiểm tra tình hình tài chính, việc chấp hành các quy định về tài chính, kế toán của đơn vị từ ngày 01/01/2005 đến hết ngày 30/6/2011; trong đó tập trung vào công tác quản lý tiền mặt và tiền gửi tại Ngân hàng, Kho bạc ở các đơn vị .

III. Nội dung kiểm tra:

1. Kiểm tra việc triển khai thực hiện phần mềm “Kế toán BHXH”:

- Việc cài đặt và sử dụng tại đơn vị.

- Những phần hành kế toán đã được phần mềm xử lý và những phần hành kế toán chưa được phầm mềm xử lý, phải thực hiện bằng thủ công.

- Phân quyền sử dụng phần mềm và cơ chế kiểm tra, kiểm soát giữa kế toán viên, kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và chủ tài khoản.

2. Kiểm tra việc quản lý tiền mặt.

- Việc mở sổ sách theo dõi tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam (Mẫu số S11-H), tại các sổ kế toán gồm:

+ Sổ quỹ tiền mặt : dùng cho Thủ quỹ (do thủ quỹ giữ và ghi bằng tay);

+ Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt: dùng cho kế toán (do kế toán viên giữ và ghi sổ hoặc in từ phần mềm “Kế toán BHXH”).

- Việc ghi chép "Sổ quỹ tiền mặt" của Thủ quỹ, "Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt" của kế toán: căn cứ ghi sổ; rút số dư tồn quỹ cuối ngày (số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt trong két sắt); Việc để tồn dư quỹ tiền mặt hàng ngày, cuối tuần.

- Việc thực hiện quy định, quy trình rút tiền mặt tại ngân hàng, nhập tiền mặt vào quỹ.

- Việc kiểm kê quỹ tiền mặt và ký xác nhận tồn quỹ của Chủ tài khoản, kế toán, thủ quỹ vào cuối giờ tất cả các ngày làm việc trong tuần (ký xác nhận vào cột ghi chú trên sổ quỹ của thủ quỹ); kiểm kê quỹ và lập biên bản kiểm kê quỹ vào ngày cuối cùng trong tháng;

3. Kiểm tra công tác quản lý tiền gửi tại Ngân hàng, Kho bạc:

- Việc mở sổ sách theo dõi chi tiết từng tài khoản tiền gửi mở tại Ngân hàng, Kho bạc. ( Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc - Mẫu số S12-H)

- Việc mở và sử dụng các tài khoản tiền gửi tại Chi nhánh Ngân hàng No&PTNT: ( 03 tài khoản riêng biệt: TK tiền thu BHXH, TK tiền gửi chi BHXH, TK tiền gửi chi quản lý bộ máy)

- Việc ghi chép sổ theo dõi tiền gửi: căn cứ ghi chép; nội dung nghiệp vụ kinh tế của chứng từ; đối chiếu số phát sinh, số dư với sổ phụ của Ngân hàng, Kho bạc.

- Việc cộng luỹ kế số phát sinh và chốt số dư hàng tháng trên Sổ tiền gửi để đối chiếu với số dư tại Ngân hàng, Kho bạc nơi mở tài khoản (đối chiếu theo mẫu số 02 của Văn bản số 5399/LN).

- Việc sử dụng dịch vụ SMS banking để kiểm tra biến động, số dư tài khoản tiền gửi của Chủ tài khoản.

Ghi chú: Trường hợp cần thiết, Đoàn kiểm tra yêu cầu Ngân hàng, Kho bạc cung cấp sổ phụ của từng thời kỳ để đối chiếu.

4. Kiểm tra việc lập chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi:

- Căn cứ để lập chứng từ;

- Quy trình, thủ tục ký duyệt các chứng từ: séc lĩnh tiền mặt, uỷ nhiệm chi, phiếu thu, phiếu chi.

- Quy trình sử dụng séc, chuyển chứng từ ra ngân hàng kho bạc và luân chuyển trong nội bộ đơn vị;

- Quy trình đối chiếu chứng từ do cơ quan BHXH lập và chứng từ do Ngân hàng lập.

- Các Bảng đối số dư tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc hàng tháng; Đối chiếu số liệu trên các bảng đối chiếu với sổ theo dõi tiền gửi, sổ phụ của Ngân hàng, Kho bạc (nếu cần).

5. Kiểm tra việc tạm ứng và thanh toán kinh phí chi BHXH, BHYT:

- Quy trình, thủ tục tạm ứng và thanh, quyết toán kinh phí đối với các đại diện chi trả (để chi BHXH, BHTN hàng tháng), đối với các đơn vị sử dụng lao động (để chi ốm đau, thai sản) và đối với các cơ sở KCB (để chi BHYT);

- Kiểm tra chi tiết số dư tài khoản 343, đối chiếu với bảng cân đối tài khoản cuối các quý, giải trình lý do nếu có số dư lớn ( số dư nợ toàn bộ TK 343 và số dư chi tiết cho từng đối tượng).

- Phối hợp với Chi nhánh Ngân hàng No&PTNT, cơ sở khám chữa bệnh, đơn vị sử dụng lao động để rà soát đối chiếu.

6. Kiểm tra sự phối hợp công tác của Chi nhánh Ngân hàng No&PTNT:

- Việc kiểm soát các chứng từ: séc lĩnh tiền mặt, các uỷ nhiệm chi;

- Việc chuyển tiền tự động từ tài khoản tiền gửi thu BHXH;

- Việc trả chứng từ, sổ phụ;

- Ký đối chiếu xác nhận vào các bảng kê, bảng đối chiếu: Mẫu số 01 "Bảng kê chuyển tiền ngân hàng", mẫu số 02 "Bảng đối chiếu số dư tiền gửi mở tại NHNo&PTNT";

- Sử dụng các dịch vụ của ngân hàng: SMS banking; chi trả các chế độ BHXH, BHTN qua ATM; chi trả lương cho cán bộ công chức, viên chức qua ATM; dịch vụ CMS và các dịch vụ khác (nếu có).

IV. Tổ chức thực hiện:

1. Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh:

- Lập kế hoạch kiểm tra,

- Thành lập các Đoàn kiểm tra và tổ chức việc kiểm tra theo quy định.

2. Bảo hiểm xã hội cấp huyện:

2.1. Chuẩn bị báo cáo:

- Đánh giá toàn diện công tác tài chính, kế toán của đơn vị nói chung, đi sâu vào công tác quản lý tiền mặt, tiền gửi từ năm 2005 đến hết quý II/2011 theo nội dung của đề cương này.

- Báo cáo trung thực những sai phạm đã xảy ra ở đơn vị (nếu có).

- Nêu những khó khăn, vướng mắc về cơ chế, chính sách trong quá trình thực hiện; đề xuất cần phải sửa đổi, bổ sung các văn bản hướng dẫn về công tác quản lý tài chính, chi trả các chế độ bảo hiểm và những kiến nghị để thực hiện tốt công tác quản lý tài chính, chi trả các chế độ bảo hiểm của ngành.

2.2. Chuẩn bị đầy đủ tài liệu làm việc với đoàn kiểm tra:

- Chuẩn bị đầy đủ tài liệu do BHXH tỉnh quy định;

- Sổ sách kế toán, chứng từ liên quan đến thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc từ năm 2005 đến hết quý II/2011;

- Bố trí nhân lực, thời gian và các điều kiện cần thiết để làm việc với Đoàn kiểm tra.

- Sắp xếp kế hoạch làm việc với cơ sở khám chữa bệnh, đơn vị sử dụng lao động, Chi nhánh NHNo&PTNT theo kế hoạch kiểm tra.

3. Báo cáo và tổng hợp kết quả kiểm tra:

3.1. Đối với các Đoàn kiểm tra:

- Kết thúc kiểm tra tại mỗi đơn vị, Đoàn kiểm tra lập biên bản kiểm tra (theo mẫu), trường hợp phát hiện sai phạm tại đơn vị phải kịp thời báo cáo theo quy định.

- Kết thúc nhiệm vụ kiểm tra, Đoàn kiểm tra báo cáo kết quả kiểm tra, đánh giá những tồn tại, sai phạm (nếu có) tại các đơn vị, xác định rõ nguyên nhân và trách nhiệm của cá nhân; và phải có kiến nghị, đề xuất với BHXH tỉnh, với BHXH Việt Nam để hoàn thiện các quy định nhằm đưa công tác tài chính, kế toán ngày càng đi vào nền nếp, chặt chẽ, đúng quy định.

3.1. Đối với BHXH cấp tỉnh:

Tổng hợp kết quả kiểm tra các đơn vị BHXH cấp huyện thuộc phạm vi quản lý, lập báo cáo và gửi Bảo hiểm xã hội Việt Nam trước ngày 30/9/2011. Trong báo cáo kiểm tra phải đánh giá tình công tác tài chính, kế toán của các đơn vị BHXH cấp huyện thuộc phạm vi quản lý và kiến nghị, đề xuất với BHXH Việt Nam để hoàn chỉnh các quy định về công tác tài chính, kế toán của ngành.

(MẪU BIÊN BẢN KIỂM TRA)

BIÊN BẢN KIỂM TRA

CÔNG TÁC TÀI CHÍNH, KẾ TOÁN CỦA BHXH HUYỆN…

Thực hiện chỉ đạo của Bảo hiểm xã hội Việt Nam tại Công văn số ……../BHXH-BC ngày /6/2011 của BHXH Việt Nam về chấn chỉnh và tổ chức kiểm tra tài chính, kế toán tại các đơn vị và Quyết định số …../QĐ-BHXH ngày / /2011 của Bảo hiểm xã hội tỉnh…. Về việc Tổ chức kiểm tra và thành lập Đoàn kiểm tra công tác tài chính, kế toán tại BHXH huyện….

Hôm nay ngày / /2011, Đoàn kiểm tra và BHXH huyện…. họp, thông qua biên bản kiểm tra với nội dung như sau:

I. Thành phần tham dự thông qua biên bản:

1. Đoàn kiểm tra của BHXH tỉnh….:

-

-

- …

2. Bảo hiểm xã hội huyện…..:

-

-

-….

II. Phạm vi kiểm tra:

Kiểm tra tình hình tài chính; việc chấp hành các quy định về tài chính, kế toán của đơn vị từ ngày 01/01/2005 đến hết ngày 30/6/2011; trong đó tập trung vào công tác quản lý tiền mặt và tiền gửi tại Ngân hàng, Kho bạc ở BHXH huyện…..

III. Nội dung kiểm tra:

Kiểm tra việc triển khai thực hiện phần mềm “Kế toán BHXH”; Kiểm tra việc quản lý tiền mặt; Kiểm tra công tác quản lý tiền gửi tại Ngân hàng, Kho bạc; Kiểm tra việc lập chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi và sự phối hợp trong công tác của Chi nhánh NHNo&PTNT theo các văn bản của Liên ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam- Ngân hàng No&PTNT Việt Nam; Kiểm tra việc tạm ứng và thanh, quyết toán kinh phí chi BHXH, BHYT đối với các đơn vị sử dụng lao động, cở sở khám chữa bệnh, các đại diện chi trả thuộc phạm vị quản lý của đơn vị.

IV. Kết quả kiểm tra cụ thể như sau:

( chi tiết theo Đề cương kiểm tra)

1. Việc triển khai thực hiện phần mềm “Kế toán BHXH”:

…

2. Việc quản lý tiền mặt.

…

3. Công tác quản lý tiền gửi tại Ngân hàng, Kho bạc:

…

4. Kiểm tra việc lập chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi:

…

5. Kiểm tra việc tạm ứng và thanh toán kinh phí chi BHXH, BHYT:

…

6. Sự phối hợp công tác của Chi nhánh Ngân hàng No&PTNT:

…

V. Nhận xét, kiến nghị:           

1. Ý kiến của Đoàn kiểm tra:

…….

2. Ý kiến của BHXH huyện…

…….