Công văn 1198/BHXH-CV của Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh về việc hướng dẫn thu, chi và hồ sơ thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện

Thực hiện Luật Bảo Hiểm Xã Hội (BHXH), Nghị định 190/2007/NĐ-CP ngày 28/12/2007 của Chính Phủ và Thông tư hướng dẫn thực hiện của các Bộ ngành trung ương;

Căn cứ văn bản số 1564/BHXH-BT ngày 2/6/2008 của BHXH Việt Nam v/v hướng dẫn thủ tục tham gia và giải quyết hưởng các chế độ BHXH đối với người tham gia BHXH tự nguyện;

Trong khi chờ BHXH Việt Nam hoàn chỉnh chương trình phần mềm quản lý thu BHXH tự nguyện, BHXH thành phố quy định cụ thể một số nội dung để triển khai thực hiện chính sách BHXH tự nguyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh từ 1/7/2008 như sau:

I. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG:

Theo đúng quy định tại Điều 2 Chương I  và khoản 2 Điều 9 Mục I Chương II Nghị định số 190/2007/NĐ-CP ngày 28/12/2007 của Chính phủ.

II. QUY TRÌNH THỦ TỤC THAM GIA BHXH TỰ NGUYỆN:

1. Người tham gia BHXH tự nguyện trực tiếp đăng ký tham gia tại BHXH quận huyện nơi cư trú.

2. Hồ  sơ tham gia BHXH tự nguyện do người tham gia BHXH tự nguyện lập, áp dụng cả cho trường hợp di chuyển tham gia BHXH tự nguyện sang quận huyện khác do chuyển nơi cư trú, hoặc đã nhận BHXH tự nguyện một lần nay tham gia trở lại:

+ Tờ khai tham gia BHXH tự nguyện (mẫu 01-TN): người tham gia lập 2 bản. Sau khi kiểm tra đối chiếu và xác nhận, BHXH quận huyện giữ 1 bản trong hồ sơ thu của từng người tham gia lưu tại BHXH quận huyện, trả người lao động 1 bản kèm Thông báo Phương thức đóng BHXH (mẫu đính kèm).

+ Bản sao giấy khai sinh của người tham gia (1 bản).

Nếu người tham gia không có Giấy khai sinh, có thể thay thế bằng bản sao chứng minh nhân dân có công chứng trong thời gian không quá 1 tháng tính đến thời điểm đăng ký tham gia BHXH tự nguyện lần đầu

Trường hợp người tham gia đã có quá trình tham gia BHXH bắt buộc chỉ cần đối chiếu chứng minh nhân dân bản chính với nội dung nhân thân ghi trên sổ BHXH khi nộp tờ khai tham gia BHXH tự nguyện lần đầu.

+ Sổ BHXH và Bản ghi quá trình đóng BHXH (mẫu số 06/SBH – ban hành kèm theo Quyết định số 3636/QĐ-BHXH ngày 16/6/2008 của BHXH Việt Nam): nếu người tham gia đã có quá trình tham gia BHXH trước đó.

Trường hợp có quá trình tham gia BHXH bắt buộc ở nơi khác chuyển đến mà chưa được cấp Bản ghi quá trình đóng BHXH thì thay Bản ghi bằng bản sao Sổ BHXH đến phần đã chốt sổ BHXH sau cùng (cá nhân tự photocopy sổ BHXH, cơ quan BHXH quận, huyện đối chiếu và ký xác nhận).

3. Hồ sơ tham gia BHXH tự nguyện tiếp tục sau thời gian tạm dừng đóng BHXH tự nguyện, kể cả trường hợp người tham gia đăng ký lại phương thức đóng hoặc mức thu nhập tháng làm căn cứ đóng BHXH tự nguyện:

+ Giấy đề nghị thay đổi phương thức đóng BHXH (mẫu số 02-TN): người tham gia lập 2 bản, chỉ thực hiện mỗi quý một lần trước ngày 10 của tháng đầu quý

4. Trách nhiệm của BHXH quận huyện:

4.1. Tiếp nhận hồ sơ của người tham gia BHXH tự nguyện theo quy định tại điểm 3 trên. Kiểm tra, đối chiếu nội dung kê khai trên tờ khai đầy đủ chi tiết và khớp đúng với bản ghi quá trình, Sổ BHXH (kể cả đối chiếu khớp đúng giữa bản chính và bản sao các loại hồ sơ theo quy định người tham gia phải nộp).

 - Hoàn trả người tham gia BHXH tự nguyện lưu giữ sau khi đối chiếu, xác nhận: 1 bản tờ khai tham gia BHXH tự nguyện, sổ BHXH.

 - Cấp sổ BHXH cho người tham gia BHXH tự nguyện chưa có sổ BHXH. Số sổ BHXH tự nguyện cấp cho người tham gia BHXH tự nguyện (chưa có sổ) được sử dụng trong khoảng số sổ đã được BHXH thành phố cấp cho quận, huyện hàng năm. Trong khi chờ thực hiện cấp sổ BHXH theo quy định tại Quyết định 3339/BHXH-BT ngày 16/5/2008 của BHXH Việt Nam, BHXH quận, huyện chỉ cấp số sổ BHXH cho người tham gia BHXH tự nguyện chưa có sổ.

- Lập và mở hồ sơ riêng cho từng người tham gia BHXH tự nguyện theo đơn vị địa bàn (phường, xã) lưu giữ tại BHXH quận huyện: 1 bản tờ khai tham gia BHXH tự nguyện, 1 bản đăng ký lại phương thức đóng BHXH tự nguyện (đối với trượng hợp đăng ký lại), bản sao giấy khai sinh hoặc bản sao chứng minh nhân dân có công chứng trong thời hạn 1 tháng trước thời điểm đăng ký tham gia (đối với người mới tham gia BHXH tự nguyện), bản ghi quá trình đóng BHXH hoặc bản sao Sổ BHXH (đối với người đã có quá trình tham gia BHXH).

4.2. Cấp Thông báo Phương thức đóng BHXH để người tham gia làm căn cứ đóng tiền BHXH theo quy định đóng tiền BHXH tự nguyện (theo mẫu). Ghi chép, xác nhận quá trình đóng BHXH tự nguyện sau mỗi lần đóng tiền BHXH.

4.3. Mở sổ sách theo dõi, lập báo cáo quá trình thu BHXH tự nguyện theo quy định. Trước mắt mở sổ theo dõi bằng phương pháp thủ công. Sau khi có phần mềm quản lý hỗ trợ thì chuyển sang quản lý bằng công nghệ thông tin theo quy định

4.4. Quy định mã đơn vị chung cho đối tượng tham gia BHXH tự nguyện theo địa bàn phường xã làm cơ sở theo dõi, thống kê, báo cáo tình hình thu nộp và cấp sổ BHXH tự nguyện gồm 7 ký tự:

Hai ký tự đầu: mã khối quản lý IS.

Ký tự thứ 3 và 4: mã quận, huyện  (theo danh mục cấp thẻ BHYT).

Ký tự thứ 5 và 6: mã phường, xã (theo danh mục cấp thẻ BHYT).

Ký tự thứ 7: BHXH quận, huyện nơi thu BHXH tự nguyện.

Ví dụ:

- IS0101A: người tham gia cư ngụ tại Phường Tân Định, Quận 1.

- IS0508M: người tham gia cư ngụ tại phường 7, Quận Gò Vấp.

III. THU VÀ HẠCH TÓAN TIỀN ĐÓNG BHXH TỰ NGUYỆN:

1. Thu tiền đóng BHXH tự nguyện:

Để tạo điều kiện thuận lợi cho đối tượng, việc tổ chức thu tiền BHXH tự nguyện được thực hiện bằng hai hình thức sau:

1.1. Thu trực tiếp bằng tiền mặt:

Kế toán căn cứ vào phiếu Thông báo phương thức đóng BHXH do cán bộ thu chuyển giao, lập Phiếu thu tiền mặt và ghi rõ nội dung “đóng BHXH TN số sổ BHXH ……………, từ tháng …… đến tháng …… năm …….. , mức đóng ………… đồng/tháng”. Phiếu thu được lập thành 03 liên: liên 1 lưu và đóng quyển; liên 2 lưu vào chứng từ kế tóan; liên 3 trả cho người nộp tiền sau khi Giám đốc BHXH quận, huyện đã ký tên, đóng dấu. Cuối tuần, kế toán phải nộp số tiền đóng BHXH TN vào tài khoản chuyên thu mở tại ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn theo quy định.

1.2. Thu bằng hình thức chuyển khỏan:

Người tham gia BHXH tự nguyện có thể chuyển khoản từ tài khoản cá nhân vào vào tài khoản chuyên thu mở tại ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn. Cán bộ thu yêu cầu người tham gia khi chuyển khoản phải ghi rõ nội dung “đóng BHXH TN số sổ BHXH ……………, từ tháng …… đến tháng …… năm …….. , mức đóng ………… đồng/tháng”. Việc chuyển khoản chỉ được công nhận khi có “Giấy báo có” của ngân hàng.

2. Hạch toán tiền đóng BHXH tự nguyện:

Hiện nay, chế độ kế toán BHXH chưa bổ sung các tài khoản có liên quan đến công tác thu, chi BHXH tự nguyện. Trong khi chờ Bộ Tài chính và Bảo hiểm xã hội Việt Nam chính thức hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế tóan, Bảo hiểm xã hội TP Hồ Chí Minh tạm thời hướng dẫn hạch tóan như sau:

- Khi thu tiền đóng BHXH tự nguyện trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khỏan (Giấy báo có của ngân hàng), kế tóan ghi:

Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Có TK 331 – Các khỏan phải trả (3318 – Phải trả khác).

- Khi chi trợ cấp BHXH tự nguyện, kế tóan ghi:

Nợ TK 311 – Các khỏan phải thu (3118 – Phải thu khác).

Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Để việc hạch toán trên được ghi nhận vào dữ liệu của chương trình kế toán đang sử dụng, kế toán thực hiện mở thêm mã thống kê sau:

T_TN : Thu BHXH tự nguyện

CTN_HC :  Chi hưu trí thường xuyên

CTN_HCML : Chi hưu trí một lần

CTN_TC : Chi tuất thường xuyên (định suất cơ bản)

CTN_TD : Chi tuất thường xuyên (định suất nuôi dưỡng)

CTN_TCML : Chi tuất một lần

3. Cung cấp dữ liệu và đối chiếu số tiền đóng BHXH tự nguyện:

Hàng tuần, kế tóan cập nhật dữ liệu tiền đóng BHXH tự nguyện chuyển cho bộ phận thu theo mẫu đính kèm. Cuối tháng, kế tóan và bộ phận thu đối chiếu số liệu khớp đúng trước khi lập báo cáo gửi về Bảo hiểm xã hội TP Hồ Chí Minh theo quy định.

IV. QUY TRÌNH, THỦ TỤC GIẢI QUYẾT HƯỞNG CÁC CHẾ ĐỘ BHXH TỰ NGUYỆN:

BHXH quận huyện có trách nhiệm tiếp nhận các loại hồ sơ theo quy định khi có phát sinh trường hợp hưởng các chế độ BHXH tự nguyện và chuyển về BHXH thành phố giải quyết.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

1. Các phòng chức năng thuộc BHXH thành phố có trách nhiệm hướng dẫn:

- Nghiệp vụ liên quan đến hạch toán thu BHXH tự nguyện.

- Công tác thu, cấp số sổ BHXH và tổng hợp báo cáo thống kê thu BHXH tự nguyện toàn thành phố theo quy định tại công văn 1564/BHXH-BT.

- Thẩm định, trình Giám đốc BHXHTP ra quyết định giải quyết hưởng chế độ BHXH tự nguyện trên cơ sở hồ sơ do BHXH quận huyện chuyển về.

- Các phòng nghiệp vụ phối hợp tổ chức xây dựng, hướng dẫn các chương trình phần mềm áp dụng thực hiện BHXH tự nguyện trong khi chưa có chương trình của BHXH Việt Nam. Trước mắt BHXH quận huyện tự tổ chức thiết lập dữ liệu thu BHXH tự nguyện theo đúng quy định về báo biểu của công văn 1564/BHXH-BT

2. Quy định này thực hiện từ 01/07/2008. Các trường hợp đề nghị truy nộp từ 01/01/2008 cho đến khi triển khai quy định này, BHXH quận huyện thực hiện theo đúng nội dung đăng ký trong tờ khai tham gia BHXH tự nguyện

3. Quá trình triển khai có vướng mắc, BHXH quận huyện kịp thời báo cáo để Giám đốc BHXH TP giải quyết.

Mẫu Thông báo Phương thức đóng BHXH kèm theo công văn số    ngày    của BHXHTP

BHXH TP. Hồ Chí Minh                                                   Mã đơn vị:

BHXH quận, huyện………….                                           Số sổ BHXH:

THÔNG BÁO

PHƯƠNG THỨC ĐÓNG BHXH

(theo tờ khai đăng ký ngày……………………….)

Ông (Bà):                     

Đóng BHXH:      - Hàng tháng trước ngày 15 của tháng.

                        - 3 tháng một lần trước ngày 15 của tháng giữa quý.

                        - 6 tháng một lần trước 90 ngày đầu của 6 tháng.

Số tiền BHXH mỗi lần phải đóng  là :      

(Ghi bằng chữ:                                                              đồng).

Chú ý:

- Không đóng theo đúng thời hạn đăng ký trên xem như tạm dừng đóng

- Thay đổi phương thức đóng hoặc đóng lại sau thời gian tạm dừng đóng chỉ thực hiện trườc ngày 10 của tháng đầu quý

- Vui lòng xuất trình Thông báo này mỗi lần nộp tiền BHXH