Công văn 1136/BHXH-CSXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn di chuyển hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội hàng tháng

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Theo báo cáo của một số địa phương, trong quá trình tiếp nhận hồ sơ di chuyển hưởng bảo hiểm xã hội đã phát hiện có hồ sơ giả để hưởng bảo hiểm xã hội. Trong tình hình toàn ngành chưa có hệ thống dữ liệu chung để khai thác và sử dụng, để quản lý chặt chẽ đối tượng hưởng bảo hiểm xã hội và ngăn chặn kịp thời tình trạng nêu trên, Bảo hiểm xã hội Việt Nam yêu cầu Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố thực hiện đúng quy định về hồ sơ và quy trình giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội (bao gồm cả đối tượng tăng, giảm và di chuyển giữa các tỉnh, thành phố) của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, đồng thời thực hiện một số quy định sau đây:

1. Đối với Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố nơi chuyển đi:

- Kiểm tra hồ sơ, vào sổ theo dõi hồ sơ chuyển đi; lập bảng kê toàn bộ hồ sơ di chuyển (người lập bảng kê ký, ghi rõ họ tên), sao một bản để lưu trữ. Thực hiện niêm phong hồ sơ theo quy định và gửi đảm bảo bằng đường công vụ đến Bảo hiểm xã hội tỉnh nơi cư trú mới của đối tượng theo địa chỉ ghi trong đơn (không giao hồ sơ trực tiếp cho đối tượng mang đi).

- Khi nhận được thông báo đề nghị xác minh đối tượng chuyển đi của nơi chuyển đến thì thực hiện kiểm tra, đối chiếu về đối tượng đã chuyển đi và xác nhận vào thông báo này gửi lại cho nơi chuyển đến, sao một bản để lưu trữ. Trường hợp phát hiện không phải đối tượng đã giải quyết chuyển đi thì thông báo lại ngay (bằng điện thoại, Fax) cho nơi chuyển đến.

2. Đối với Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố nơi chuyển đến:

- Khi nhận được hồ sơ chuyển đến bằng đường công vụ thì kiểm tra các dấu hiệu hồ sơ niêm phong, tiếp nhận hồ sơ, vào sổ theo dõi hồ sơ chuyển đến về hiện trạng niêm phong và các loại giấy tờ có trong hồ sơ theo bảng kê của nơi chuyển đi đảm bảo đúng và đủ theo quy định; có Giấy mời đối tượng đến đăng ký nhận lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội hàng tháng, đề nghị xuất trình chứng minh thư nhân dân để kiểm tra, ghi lại số, ngày tháng năm cấp và nơi cấp chứng minh thư nhân dân, địa chỉ cư trú, điện thoại (nếu có) của người hưởng.

Trường hợp nếu có người trực tiếp giao hồ sơ tại cơ quan Bảo hiểm xã hội (theo quy định trước đây) thì Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố nơi chuyển đến đề nghị xuất trình chứng minh thư nhân dân để kiểm tra, ghi lại số, ngày tháng năm cấp và nơi cấp chứng minh thư nhân dân, địa chỉ cư trú, điện thoại (nếu có) của người giao hồ sơ, kiểm tra các dấu hiệu hồ sơ niêm phong, vào sổ theo dõi hồ sơ chuyển đến về hiện trạng niêm phong và các loại giấy tờ có trong hồ sơ theo bảng kê của nơi chuyển đi đảm bảo đúng và đủ theo quy định (có chữ ký xác nhận của người giao hồ sơ), tiếp nhận quản lý và chi trả lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội hàng tháng theo quy định.

- Thông báo cho Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố nơi giới thiệu chuyển đi để được xác minh về trường hợp di chuyển.

Khi nhận được ý kiến xác nhận của nơi chuyển đi: Nếu Bảo hiểm xã hội tỉnh nơi chuyển đi xác nhận có đối tượng chuyển đi và nội dung trong hồ sơ phù hợp thì thực hiện lưu trữ Thông báo này cùng hồ sơ chuyển đến. Nếu Bảo hiểm xã hội tỉnh nơi chuyển đi thông báo lại không có đối tượng chuyển đi thì Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố nơi chuyển đến mời người hưởng chế độ (hoặc người giao hồ sơ đến), lập biên bản tạm giữ hồ sơ, yêu cầu ký vào biên bản (gồm đầy đủ các thông tin về nhân thân đối tượng nêu tại điểm này). Đồng thời báo cáo về Bảo hiểm xã hội Việt Nam (kèm theo hồ sơ liên quan). Căn cứ ý kiến của Bảo hiểm xã hội Việt Nam để thực hiện.

3. Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố rà soát hồ sơ đã chuyển đi và chuyển đến trước khi có văn bản này, nếu có trường hợp nào đã phát hiện là hồ sơ giả chưa báo cáo Bảo hiểm xã hội Việt Nam thì Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố tập hợp hồ sơ liên quan và báo cáo Bảo hiểm xã hội Việt Nam (Ban Thực hiện chính sách BHXH).

Đề nghị Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố căn cứ quy định hiện hành và hướng dẫn tại công văn này để có biện pháp tổ chức thực hiện có hiệu quả, quản lý chặt chẽ đối tượng hưởng bảo hiểm xã hội, ngăn chặn kịp thời các hành vi giả mạo hồ sơ để hưởng bảo hiểm xã hội. Trường hợp cán bộ tiếp nhận hồ sơ di chuyển không thực hiện đúng quy định nêu trên thì tùy theo mức độ vi phạm đều phải xử lý theo đúng quy định của pháp luật.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố báo cáo Bảo hiểm xã hội Việt Nam để xem xét, giải quyết.