Công văn 3509/TCT-DNL 2019 hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử

Kính gửi: Tổng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Hàng không.

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 1443/BHHK-TCKT ngày 17/7/2019 của Tổng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Hàng không (VNI) đề nghị hướng dẫn về triển khai thực hiện hóa đơn điện tử. Về vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

1. Về việc tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in song song với hóa đơn điện tử.

- Tại Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/08/2018 của Chính phủ quy định về hiệu lực thi hành:

“Điều 35: Hiệu lực thi hành

…

3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.”

- Tại Khoản 2 Điều 36 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/08/2018 của Chính phủ quy định:

“Điều 36: Xử lý chuyển tiếp

…

2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31 tháng 10 năm 2020 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.”

- Căn cứ Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

“Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ như sau:

2. Sửa đổi, bổ sung Điều 5 như sau:

…

Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau, Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử.”

Căn cứ các quy định nêu trên, Tổng cục thuế hướng dẫn VNI thực hiện như sau: Từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, Tổng công ty được sử dụng song song hóa đơn đặt in và hóa đơn giấy và được sử dụng đến khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ

2. Về chữ ký số của người mua trên Hóa đơn điện tử

Tại điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử:

“Điều 6. Nội dung của hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

…

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

…

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.”

Tại công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/2/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử như sau:

“Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,... thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.”

Căn cứ các quy định và hướng dẫn nêu trên, trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa Tổng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Hàng không (Trụ sở chính và các Công ty bảo hiểm thành viên) với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, biên nhận thanh toán, phiếu thu, hồ sơ chứng từ liên quan khác thì Tổng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Hàng không và các đơn vị thành viên lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

3. Về chữ ký của người đại diện trước pháp luật và dấu trên hóa đơn chuyển đổi sang giấy.

Tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

“Điều 12: Chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các Điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

Tại Khoản 2d Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định về lập hóa đơn.

“Điều 16. Lập hóa đơn

…

2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn

…

d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.”

Tại Khoản 3b Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn trường hợp được miễn dấu trên hóa đơn:

“Điều 4. Nội dung trên hóa đơn đã lập

…

3. Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

…

b. Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:

…

Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.”

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Tổng Công ty Bảo hiểm Hàng không xây dựng hệ thống HĐĐT cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi HĐĐT sang giấy và chỉ được chuyển đổi 01 lần, trên hóa đơn chuyển đổi có thông tin người thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi và chữ ký của người thực hiện chuyển đổi. Tổng Công ty Bảo hiểm Hàng không có cơ chế giám sát việc chuyển đổi HĐĐT gắn với trách nhiệm người thực hiện chuyển đổi thì đối với HĐĐT của Tổng Công ty Bảo hiểm Hàng không khi chuyển đổi sang giấy không phải có chữ ký người đại diện pháp luật và dấu của Tổng Công ty Bảo hiểm Hàng không. Tổng Công ty Bảo hiểm Hàng không phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chuyển đổi HĐĐT sang giấy.

4. Về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang

Tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn:

“Điều 3. Hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này

…

3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các Điều kiện sau:

a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.”

Tại Khoản 1 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn việc lập hóa đơn đối với trường hợp cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in, việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn như sau:

“Điều 19. Lập hóa đơn khi danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn

... Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chữ bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

Căn cứ các quy định nêu trên, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, số dòng có thể tăng lên tùy theo số lượng hàng hóa, sản phẩm có trên hóa đơn. Tuy nhiên, khi chuyển đổi HĐĐT ra hóa đơn giấy, HĐĐT có thể được in ra trên nhiều trang giấy. Do đó, để phù hợp với đặc thù của hóa đơn điện tử trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì Tổng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Hàng không thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:

Tổng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Hàng không được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

Tổng cục Thuế trả lời để Tổng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Hàng không được biết và hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện./.