Công văn 3440/TCT-DNL 2018 thực hiện hóa đơn điện tử

Kính gửi: Tổng công ty Hàng không Việt Nam

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 1228/TCTHK-TCKT về việc xin hướng dẫn về các vướng mắc khi Tổng công ty Hàng không Việt Nam (VNA) thực hiện xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT). Về vấn đề này, Tổng cục Thuế hướng dẫn như sau:

Tại điểm 2.6 Phụ lục 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC Của Bộ Tài chính hướng dẫn một số trường hợp việc sử dụng và ghi hóa đơn, chứng từ được thực hiện cụ thể như sau:

"2.6. Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trưng ương) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đứng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

a) Sử dụng hóa đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau;

b) Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ; Sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý theo quy định đối với hàng hóa xuất cho cơ sở làm đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ.

Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng khi bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định giao cho người mua, đồng thời lập Bảng kê hàng hóa bán ra gửi về cơ sở có hàng hóa điều chuyển hoặc cơ sở có hàng hóa gửi bán (gọi chung là cơ sở giao hàng) để cơ sở giao hàng lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa thực tế tiêu thụ giao cho cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng.

Trường hợp cơ sở có số lượng và doanh số hàng hóa bán ra lớn, Bảng kê có thể lập cho 05 ngày hay 10 ngày một lần…"

Tại Khoản 1 Điều 8 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 18/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn: thời điểm xác định thuế GTGT đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Tại Điều 8 Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn: "Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư này khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định”.

Tại điểm e Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn HĐĐT phải có nội dung: ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn.

Để phù hợp với đặc thù hoạt động của Tổng công ty Hàng không Việt Nam, tạo điều kiện thuận lợi cho Tổng Công ty thực hiện hóa đơn điện tử, Tổng cục Thuế đã có công văn số 3752/TCT-DNL ngày 21/08/2017 hướng dẫn Tổng công ty thực hiện HĐĐT như sau:

"VNA thực hiện lập HĐĐT giao cho đại lý theo định kỳ 1 tháng/1 lần kèm theo Bảng kê tổng hợp thu bán chứng từ vận chuyển, điều chỉnh thu bán chứng từ vận chuyển (theo hình thức điện tử) đã được đối chiếu giữa VNA và đại lý (4 kỳ/1 tháng) và được chuyền dữ liệu vào phần mềm kế toán".

Theo báo cáo của VNA thì VNA có mạng lưới hơn 380 đại lý bán vé máy bay chỉ định trên toàn quốc, số lượng xuất vé của từng đại lý rất lớn, VNA sử dụng giải pháp phần mềm đặt vé giữ chỗ của nhà cung cấp Sabre tại Mỹ; hệ thống Sabre quản lý dữ liệu tập trung chặt chẽ tới từng giao dịch.

Ngoài hình thức đại lý chỉ định (VNA ký hợp đồng đại lý trực tiếp với đại lý), VNA còn có các đại lý bán vé vận tải hàng không qua BSP (Billing and Seulement Plan). BSP là tổ chức của IATA (Hiệp hội vận chuyển Hàng không quốc tế) thực hiện chức năng là trung gian lập báo cáo và thanh toán giữa các hãng hàng không và đại lý.

Đối với dịch vụ vận chuyển hàng hóa, hiện nay VNA đang ký hợp đồng với các khách hàng là các công ty giao nhận hàng hóa và đại lý. Ngoài hình thức thanh toán trực tiếp, các công ty giao nhận hàng hóa và đại lý của VNA còn có thể thanh toán qua CASS (Cargo Agency Settlement System). CASS là hệ thống của IATA (Hiệp hội vận chuyển Hàng không quốc tế) thực hiện chức năng trung gian lập báo cáo và thanh toán giữa các hãng hàng không và đại lý.

Để phù hợp với đặc thù hoạt động của Tổng công ty Hàng không Việt Nam, tạo điều kiện thuận lợi cho Tổng Công ty thực hiện hóa đơn điện tử, Tổng cục Thuế hướng dẫn Tổng công ty thực hiện HĐĐT như sau:

1. Về thời điểm xuất hóa đơn và ngày ghi trên hóa đơn:

Đối với hóa đơn điện tử xuất cho đại lý chỉ định của VNA, đại lý BSP đối với vận tải hành khách và hóa đơn dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất cho các công ty giao nhận và đại lý vận chuyển, VNA lập hóa đơn theo kỳ báo cáo căn cứ vào dữ liệu Báo cáo bán vé, Báo cáo hoàn vé, Bảng kê thu bán chứng từ vận chuyển và số liệu sau khi được kiểm soát tại Bảng kê chênh lệch (nếu có) giữa VNA và đại lý. Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát giữa các bên nhưng VNA và đại lý kê khai thuế GTGT thực hiện theo kỳ phát sinh cung cấp dịch vụ.

Trường hợp VNA triển khai hệ thống hoàn vé tự động cho phép khách hàng khi mua vé trên website của VNA có nhu cầu hoàn vé có thể tự thực hiện các thủ tục trên website mà không cần đến sự hỗ trợ của phòng vé thì VNA thực hiện xuất hóa đơn điện tử cho khách tự động từ hệ thống sau ngày chốt dữ liệu với đối tác.

2. Về lập hóa đơn khi hoàn/đổi vé và xtử lý HĐĐT đã lập:

2.1. Lập hóa đơn hoàn/đổi vé đối với các vé do đại lý xuất cho khách:

VNA xuất hóa đơn điện tử đế thực hiện điều chỉnh cho trường hợp khách mua vé tại đại lý những hoàn/đổi tại các phòng vé của VNA.

2.2. Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập:

Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận. VNA phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký của người mua (không nhất thiết là chữ ký điện tử), căn cứ vào biên bản thỏa thuận, VNA điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

VNA đảm bảo việc lưu trữ dữ liệu, cung cấp dữ liệu chi tiết cho các cơ quan liên quan khi được yêu cầu và chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu.

Tổng cục Thuế trả lời để Tổng công ty Hàng không được biết và thực hiện.