Công văn 2974/CTĐLA-TTHT về lưu trữ chứng từ kế toán

Cục Thuế nhận được Công văn số 75/CV ngày 24/9/2024 của Công ty TNHH Bệnh viện mắt Tây Nguyên về việc lưu trữ chứng từ kế toán. Vấn đề này, Cục Thuế có ý kiến như sau:

- Tại khoản 4 đến khoản 7 Điều 17 Luật Quản lý Thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 quy định như sau:

…

“Điều 17. Trách nhiệm của người nộp thuế

4. Chấp hành chế độ kế toán, thống kê và quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

5. Ghi chép chính xác, trung thực, đầy đủ những hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế, khấu trừ thuế và giao dịch phải kê khai thông tin về thuế.

6. Lập và giao hóa đơn, chứng từ cho người mua theo đúng số lượng, chủng loại, giá trị thực thanh toán khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.

7. Cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin, tài liệu liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế, bao gồm cả thông tin về giá trị đầu tư; số hiệu và nội dung giao dịch của tài khoản được mở tại ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng khác; giải thích việc tính thuế, khai thuế, nộp thuế theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế.”

- Tại khoản 1 Điều 16 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 của Quốc hội quy định như sau:

“Điều 16. Nội dung chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

- Tại khoản 1 Điều 17 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 của Quốc hội quy định như sau:

“Điều 17. Chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

- Tại khoản 1, khoản 2, khoản 6 Điều 18 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 của Quốc hội quy định như sau:

“Điều 18. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán

2. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

1. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này.
2. …

6. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều này. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật này. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.”

Căn cứ quy định nêu trên, trường hợp Công ty lập chứng từ thu, chi tiền mặt dưới dạng dữ liệu điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 17 và thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì thực hiện theo quy định tại khoản 6 Điều 18 và Điều 41 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 của Quốc Hội. Công ty có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế quy định tại Điều 17 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019.

Vậy, Cục Thuế trả lời cho Công ty TNHH Bệnh viện mắt Tây Nguyên được biết và thực hiện./.