Thông tư 01/1999/TT-NG của Bộ Ngoại giao về quy định thể lệ hợp pháp hoá giấy tờ, tài liệu

Quy định về hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu

Ngày 03/06/1999, Bộ Ngoại giao đã ban hành Thông tư 01/1999/TT-NG quy định thể lệ hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu, có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký.

Thông tư này áp dụng cho việc hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam và ngược lại, nhằm đảm bảo tính hợp pháp của các tài liệu khi sử dụng qua biên giới.

Hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc chứng thực chữ ký, con dấu trên giấy tờ của nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam. Chứng nhận lãnh sự là việc chứng thực chữ ký, con dấu trên giấy tờ của Việt Nam để sử dụng ở nước ngoài. Cả hai quy trình này không bao gồm việc chứng thực nội dung và hình thức của giấy tờ, trừ khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.

Thẩm quyền thực hiện

Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao, Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh và các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền thực hiện hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ và người đứng đầu các cơ quan đại diện có thể ủy quyền cho các viên chức thực hiện nhiệm vụ này.

Yêu cầu đối với giấy tờ, tài liệu

Giấy tờ, tài liệu phải rõ ràng, không bị tẩy xóa, sửa chữa. Giấy tờ của nước ngoài cần được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền của nước đó trước khi đề nghị hợp pháp hóa tại Việt Nam. Giấy tờ của Việt Nam cần được chứng thực bởi Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ trước khi chứng nhận lãnh sự.

Thủ tục và thời gian xử lý

Hồ sơ hợp pháp hóa bao gồm phiếu đề nghị, bản chính hoặc bản sao có công chứng của giấy tờ, bản dịch (nếu có), và giấy tờ nhân thân của người đề nghị. Thời gian xử lý từ 1-2 ngày làm việc, có thể kéo dài đến 10 ngày nếu số lượng lớn hoặc nội dung phức tạp.

Trường hợp không hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự

Không thực hiện hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự nếu giấy tờ trái với pháp luật Việt Nam, không rõ mục đích sử dụng, hoặc liên quan đến bản thân viên chức thực hiện. Cơ quan có thẩm quyền phải giải thích lý do từ chối cho đương sự.

Thông tư này thay thế Thông tư số 1413 NG/TT ngày 31/7/1993 và quy định chi tiết về việc lập sổ và lưu trữ hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự.

Xem chi tiết Thông tư 01/1999/TT-NG có hiệu lực kể từ ngày 18/06/1999