Quyết định 313/QĐ-BTP 2024 công bố Mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015

QUYẾT ĐỊNH

Về việc công bố Mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng  theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015  cho Hệ thống cơ quan Thi hành án dân sự

^{_______________}

BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP

Căn cứ Nghị định số 98/2022/NĐ-CP ngày 29/11/2022 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Quyết định số 61/2014/QĐ-TTg ngày 30/10/2014 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thi hành án dân sự trực thuộc Bộ Tư pháp và Quyết định số 19/2023/QĐ-TTg ngày 02/8/2023 của Thủ tướng Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 61/2014/QĐ-TTg;

Căn cứ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN ngày 10/10/2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định chi tiết thi hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 4109/QĐ-BKHCN ngày 31/12/2015 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố tiêu chuẩn quốc gia;

Theo đề nghị của Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công bố kèm theo Quyết định này Mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho Hệ thống cơ quan Thi hành án dân sự.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 2343/QĐ-BTP ngày 25/11/2020 của Bộ Tư pháp về việc công bố Mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho Hệ thống cơ quan Thi hành án dân sự.

Điều 3. Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Chi cục trưởng Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có trách nhiệm xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị theo Mô hình khung công bố kèm theo Quyết định này.

Tổng cục Thi hành án dân sự có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, giám sát việc triển khai xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo phạm vi đã công bố trong Hệ thống cơ quan Thi hành án dân sự./.

BỘ TƯ PHÁP

MÔ HÌNH KHUNG

HỆ THỐNG PHÁP LÝ CHẤT LƯỢNG

THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO

9001:2015 CHO HỆ THỐNG CƠ QUAN

THI HÀNH ÁN DÂN SỰ

(Ban hành kèm theo Quyết định số 313/QĐ-BTP

Ngày 07 tháng 3 năm 2024 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp)

Hà Nội, 2024

GIỚI THIỆU

MÔ HÌNH KHUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2015 CHO HỆ THỐNG

CƠ QUAN THI HÀNH ÁN DÂN SỰ

^{_____________}

Ngày 05/3/2014, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước.

Thực hiện quy định tại Điều 5 Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg, các Bộ, ngành có trách nhiệm xây dựng, sửa đổi, bổ sung và công bố mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) cho các cơ quan được tổ chức theo hệ thống ngành dọc. Triển khai quy định trên và cập nhật Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 công bố theo Quyết định số 4109/QĐ-BKHCN ngày 31/12/2015 của Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Tư pháp đã xây dựng và công bố Mô hình khung HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho Hệ thống cơ quan Thi hành án dân sự (THADS)¹ .

Mô hình khung đã công bố theo Quyết định số 2343/QĐ-BTP gồm 03 phần chính, trong đó, phần 3 bao gồm toàn bộ các quy trình giải quyết thủ tục hành chính được xây dựng ở dạng diễn giải chi tiết. Căn cứ Mô hình khung nêu trên, các cơ quan THADS đã triển khai xây dựng và áp dụng HTQLCL đối với các thủ tục hành chính tại cơ quan mình. Việc áp dụng và duy trì HTQLCL đã góp phần công khai, minh bạch, cụ thể hóa các quy trình, thủ tục giải quyết công việc theo yêu cầu, nhiệm vụ của tiến trình cải cách hành chính hiện nay; đồng thời, giúp nâng cao chất lượng và kiểm soát mục tiêu, đánh giá chất lượng công việc của cơ quan, đơn vị.

Tuy nhiên, qua thời gian áp dụng thực tế, Mô hình khung nêu trên đã bộc lộ một số điểm hạn chế như bị phụ thuộc vào sự thay đổi của các thủ tục hành chính và các văn bản pháp luật có liên quan; có sự cứng nhắc trong việc yêu cầu xây dựng từng bước trong quy trình xử lý công việc theo mẫu và các cơ quan trong ngành dọc không có sự chủ động linh hoạt trong việc xây dựng các quy trình cụ thể áp dụng tại cơ quan mình...

Do đó, Bộ Tư pháp đã tổ chức nghiên cứu, sửa đổi Mô hình khung đã công bố theo theo Quyết định số 2343/QĐ-BTP. Mục đích của việc xây dựng mô hình khung HTQLCL cho Hệ thống cơ quan THADS tập trung vào việc xác định phạm vi áp dụng HTQLCL; hướng dẫn áp dụng theo các điều khoản của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và xây dựng mẫu quy trình giải quyết công việc chung tại các cơ quan THADS.

Mô hình khung HTQLCL mang tính hướng dẫn, tham khảo nên căn cứ vào tình hình thực tế tại từng địa phương, các cơ quan THADS chủ động, phối hợp với tổ chức tư vấn (nếu cần thiết) để xây dựng, áp dụng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho phù hợp, tích hợp với các quy định, phần mềm đang sử dụng như Hệ thống quản lý văn bản điều hành, phần mềm quản lý quá trình thụ lý và báo cáo thống kê THADS...; lồng ghép HTQLCL với các hệ thống quản lý hiện có, sử dụng cùng một cấu trúc về các yêu cầu như đã nêu trong Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 để điều hành.

Mô hình khung HTQLCL sửa đổi cho Hệ thống cơ quan THADS được xây dựng gồm 3 phần chính:

Phần 1: Hướng dẫn xác định phạm vi áp dụng HTQLCL

Nội dung chính của Phần 1 là hướng dẫn các cơ quan THADS xác định phạm vi áp dụng HTQLCL tại đơn vị mình theo quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN ngày 10/10/2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định chi tiết thi hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg.

Phần 2: Mô hình HTQLCL

Phần này hướng dẫn việc xây dựng, áp dụng theo các điều khoản của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, bao gồm tổng quan về những thay đổi cơ bản của TCVN ISO 9001:2015 so với TCVN ISO 9001:2008; nội dung của mô hình HTQLCL, các Phụ lục và hướng dẫn kèm theo.

Phần 3: Mẫu quy trình xử lý công việc

Phần này bao gồm Quy trình mẫu dạng lưu đồ, Quy trình mẫu dạng diễn giải chi tiết và Quy trình mẫu gồm cả dạng lưu đồ và diễn giải chi tiết để các cơ quan THADS tham khảo, lựa chọn xây dựng quy trình phù hợp để triển khai tại đơn vị.

Với kết cấu 3 phần như trên, qua Phần 1, các cơ quan có thể nắm được cách thức để xác định rõ phạm vi áp dụng HTQLCL của cơ quan, qua đó liên tục cải tiến và cập nhật sự thay đổi các thủ tục hành chính, các văn bản pháp quy để hoàn thiện HTQLCL của mình; Phần 2 là phần các cơ quan có thể chủ động nghiên cứu và xây dựng các tài liệu theo yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015; Phần 3 là phần mỗi cơ quan có thể tham khảo và lựa chọn quy trình mẫu phù hợp nhất với từng thủ tục hành chính để nghiên cứu xây dựng các quy trình giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan mình.

Lưu ý:

- Căn cứ vào tình hình thực tế, cơ quan quyết định các nội dung chính trong quy trình giải quyết công việc cho phù hợp. Tuy nhiên, tối thiểu gồm các nội dung: mục đích, phạm vi áp dụng; nội dung của quy trình và các biểu mẫu.

- Đối với các biểu mẫu trong mẫu quy trình xử lý công việc, các cơ quan THADS căn cứ vào tình hình thực tế và quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn thực hiện của Bộ Tư pháp, Tổng cục THADS để xây dựng, cập nhật kịp thời.

^{_______________}

¹ Quyết định số 2343/QĐ-BTP ngày 25/11/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp công bố Mô hình khung HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho Hệ thống cơ quan THADS

PHẦN 1

HƯỚNG DẪN

XÁC ĐỊNH PHẠM VI ÁP DỤNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Phần I

HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH PHẠM VI XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

1. Theo quy định tại Điều 3 Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước thì phạm vi áp dụng HTQLCL của cơ quan THADS phải đáp ứng các yêu cầu sau:

- Phải xây dựng và bắt buộc áp dụng HTQLCL đối với các hoạt động liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân đối với các thủ tục hành chính đã được Bộ trưởng Bộ Tư pháp công bố;

Ví dụ như Thủ tục yêu cầu thi hành án dân sự, Thủ tục đề nghị nhận tài sản đã kê biên để trừ vào tiền được thi hành án…

- Thực hiện xây dựng và áp dụng HTQLCL đối với các hoạt động quản lý nội bộ, hoạt động khác của cơ quan nếu xét thấy cần thiết để nâng cao hiệu quả công tác quản lý, điều hành của cơ quan;

Ví dụ như Thủ tục quản lý văn bản đi, đến; Thủ tục tạm ứng và thanh toán; Thủ tục quản lý và mua sắm tài sản; Thủ tục bổ nhiệm, bổ nhiệm lại; Thủ tục xây dựng dự toán ngân sách…

- Thực hiện đúng các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL;

- Bảo đảm sự tham gia của Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân có liên quan trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL.

2. Theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN ngày 10/10/2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định chi tiết thi hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg thì “Đối với các cơ quan được tổ chức theo hệ thống ngành dọc trực thuộc các Bộ, ngành: xây dựng và áp dụng HTQLCL theo mô hình khung HTQLCL do các Bộ, ngành xây dựng và công bố” và “Các Bộ, ngành có trách nhiệm xác định, phân loại thủ tục hành chính được thực hiện tại từng cơ quan, đơn vị trực thuộc và đăng tải trên trang thông tin điện tử của các Bộ, ngành”.

Căn cứ các quy định trên, Bộ Tư pháp đã xác định, phân loại thủ tục hành chính được chuẩn hóa trong lĩnh vực THADS thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp và thường xuyên rà soát, thực hiện công bố lại khi có sự thay đổi như ban hành mới, sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ hoặc bãi bỏ thủ tục hành chính.

Như vậy, cơ quan THADS các cấp căn cứ, cập nhật Quyết định công bố danh mục thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp và tình hình thực tế quản lý của cơ quan để xây dựng, áp dụng, sửa đổi HTQLCL đối với các thủ tục hành chính (bắt buộc) và các hoạt động nội bộ, hoạt động khác của cơ quan nếu xét thấy cần thiết để nâng cao hiệu quả công tác của cơ quan.

MỤC LỤC

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

1. MỤC ĐÍCH

2. PHẠM VI

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT

5. NỘI DUNG

6. BIỂU MẪU

7. HỒ SƠ CẦN LƯU

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

1. MỤC ĐÍCH

Hướng dẫn này được thiết lập nhằm mục đích:

- Quy định, phân công trách nhiệm thiết lập, duy trì và kiểm soát có hệ thống việc biên soạn, kiểm tra, phê duyệt, ban hành, sửa đổi, thu hồi, phát hành và lưu trữ tài liệu hồ sơ của Hệ thống quản lý chất lượng.

- Đảm bảo các tài liệu luôn phù hợp và sẵn có tại nơi làm việc, xác định rõ tài liệu hiệu lực, lỗi thời của từng tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng.

- Nhận biết, phân loại, mượn, bảo quản các hồ sơ để cung cấp bằng chứng cho các hoạt động đã được thực hiện của các bộ phận liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Hướng dẫn này áp dụng đối với các tài liệu, hồ sơ của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 do cơ quan ban hành bao gồm: Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, các quy trình, hướng dẫn thực hiện công việc…

- Các đơn vị khi thực hiện hoạt động kiểm soát thông tin dạng văn bản phải tuân thủ đầy đủ trình tự các nội dung của hướng dẫn này.

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, mục 7.5.

Mô hình hệ thống quản lý chất lượng.

4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT

- Thông tin dạng văn bản: thông tin yêu cầu phải được kiểm soát và được duy trì bởi một tổ chức (3.1.4) và phương tiện mà nó được trình bày hoặc lưu trữ (dưới bất kỳ định dạng và phương tiện nào và từ bất kỳ nguồn nào).

- Tài liệu: là các thông tin dạng văn bản phục vụ cho việc hoạch định và kiểm soát Hệ thống quản lý chất lượng.

- Hồ sơ: là các thông tin dạng văn bản dùng để công bố các kết quả hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện của Hệ thống quản lý chất lượng.

Chú thích:

+ Hồ sơ chất lượng có thể được sử dụng để lập tài liệu về xác định nguồn gốc và để cung cấp bằng chứng về kiểm tra xác nhận, về hành động khắc phục.

+ Hồ sơ không thuộc diện kiểm soát sửa đổi.

- HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng.

- THADS: Thi hành án dân sự

5. NỘI DUNG

5.1 Kiểm soát tài liệu:

5.1.1 Hệ thống tài liệu HTQLCL:

a) Tài liệu HTQLCL của cơ quan bao gồm:

+ Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng.

+ Các quy trình, quy định, hướng dẫn dùng để vận hành và kiểm soát HTQLCL.

+ Các quy trình giải quyết thủ tục hành chính.

+ Các phụ lục, biểu mẫu.

b) Tài liệu HTQLCL được nhận biết và kiểm soát bằng Danh mục tài liệu HTQLCL theo phụ lục số PL.03 tại Mô hình HTQLCL.

5.1.2 Tạo lập tài liệu:

5.1.2.1 Trách nhiệm biên soạn, soát xét, phê duyệt     

Tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, cơ quan quy định trách nhiệm biên soạn, soát xét, phê duyệt cho phù hợp, ví dụ:

5.1.2.2 Bố cục tài liệu  

Bố cục các tài liệu của HTQLCL được trình bày tuân thủ theo các yêu cầu của các văn bản pháp quy có liên quan,

Đối với Quy trình/ Quy định/ Hướng dẫn sẽ bao gồm các mục sau:

1. MỤC ĐÍCH: Trả lời câu hỏi Quy trình/ Quy định/ Hướng dẫn này được thiết lập nhằm giải quyết vấn đề gì?

2. PHẠM VI ÁP DỤNG: Trả lời câu hỏi Quy trình/ Quy định/ Hướng dẫn sẽ được áp dụng ở lĩnh vực nào, bộ phận hay cá nhân nào phải thục hiện?

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN: Trả lời câu hỏi những tài liệu và quy định liên quan tới việc giải quyết Quy trình/ Quy định/ Hướng dẫn này?

4. ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT: Nêu những định nghĩa và chữ viết tắt sử dụng trong Quy trình/ Quy định/ Hướng dẫn.

5. NỘI DUNG: Nêu trình tự nội dung, các công việc phải thực hiện, trách nhiệm, phương pháp, tài liệu làm cơ sở thực hiện, thời gian và nơi thực hiện, cách ghi nhận kết quả, cách lập và lưu giữ hồ sơ được tiếp nhận hay được tạo ra khi thực hiện (được minh họa tại phần 3 Mẫu quy trình xử lý công việc với mẫu quy trình dạng diễn giải chi tiết).

6. BIỂU MẪU: liệt kê các biểu mẫu sử dụng tại các bước công việc trong Quy trình/ Quy định/ Hướng dẫn.

7. HỒ SƠ CẦN LƯU: quy định loại hồ sơ, thời gian và trách nhiệm lưu hồ sơ.

Lưu ý: Căn cứ vào tình hình thực tế, cơ quan quyết định các nội dung chính trong mỗi Quy trình/ Quy định/ Hướng dẫn cho phù hợp. Tuy nhiên, tối thiểu gồm các nội dung: mục đích, phạm vi áp dụng; nội dung và các biểu mẫu.

5.1.2.3 Quy định về thông tin ban hành tài liệu:

* Mã số tài liệu được quy định như sau:

Trong đó:

- nn là số thứ tự tài liệu được ban hành bởi Phòng, đơn vị soạn thảo tài liệu, bắt đầu từ 01, được đánh theo thứ tự liền nhau.

- mm là ký hiệu của biểu mẫu trong một Quy trình.

- XX là ký hiệu của Phòng, đơn vị soạn thảo tài liệu theo bảng dưới đây:

* Ngày ban hành tài liệu:

Ngày ban hành tài liệu được quy ước: xx/yy/zz.

Trong đó:

- xx: là ngày ban hành tài liệu (các ngày nhỏ hơn 10 được ghi kèm số 0 đằng trước).

- xy: là tháng ban hành tài liệu.

- zz: năm ban hành tài liệu được viết đầy đủ 4 số.

5.1.3 Viết mới và sửa đổi tài liệu:

- Các bộ phận, đơn vị thuộc phạm vị HTQLCL nếu có nhu cầu viết mới, sửa đổi, bổ sung tài liệu (bao gồm cả các biểu mẫu) phải báo cáo lãnh đạo cơ quan xem xét để phân công người soạn thảo và phê duyệt ban hành.

- Người được phân công thu thập thông tin, nghiên cứu tình hình thực tế để soạn thảo tài liệu và nộp lại Ban chỉ đạo ISO trong thời gian quy định.

- Trong trường hợp cần thiết, tài liệu sẽ được người viết, sửa chuyển đến những bộ phận có liên quan để lấy ý kiến đóng góp hoặc phối hợp thực hiện.

- Nội dung sửa đổi tài liệu sẽ được tóm tắt tại trang Sửa đổi tài liệu. Khi ban hành mới thì các phiếu này sẽ được hủy bỏ, và nội dung ghi ở trang Sửa đổi tài liệu cũng được xóa bỏ.

5.1.4 Phân phối tài liệu:

- Tài liệu kiểm soát thuộc HTQLCL do Văn phòng, phòng ban, bộ phận có chức năng chịu trách nhiệm kiểm soát và phân phối bằng bản mềm (file điện tử: word, excel hoặc pdf…) hoặc bản giấy trong trường hợp cần thiết.

- Tài liệu được khi phân phối cho các cá nhân, đơn vị có liên quan được quản lý theo các quy định về quản lý hồ sơ tại các văn bản pháp quy có liên quan của cơ quan.

5.1.5 Kiểm soát tài liệu bên ngoài:

- Các tài liệu bên ngoài liên quan đến HTQLCL của cơ quan bao gồm: các tiêu chuẩn (Việt Nam, quốc tế, khu vực…), các loại tài liệu tham khảo, văn bản pháp quy sẽ được kiểm soát theo quy định về quản lý công tác văn thư hiện hành.

- Đối với các tài liệu download từ internet về thì Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm kiểm soát nội dung, cập nhật vào danh mục tài liệu và sắp xếp theo thứ tự.

- Đối với các tài liệu download từ internet về, yêu cầu cán bộ phải để tại các thư mục (Forder) quy định.

5.2 Kiểm soát hồ sơ:

- Hồ sơ HTQLCL của cơ quan bao gồm:

+ Hồ sơ đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng.

+ Hồ sơ về xem xét của lãnh đạo.

+ Hồ sơ về việc giải quyết rủi ro và cơ hội.

+ Hồ sơ liên quan đến việc giải quyết các thủ tục hành chính.

+ Hồ sơ liên quan đến các hoạt động khắc phục, cải tiến.

+ Hồ sơ liên quan đến đào tạo, năng lực.

+ Hồ sơ về quản lý tài sản, trang thiết bị.

+ Hồ sơ về giải quyết các khiếu nại, tố cáo.

+ Hồ sơ về quản lý các lĩnh vực chuyên môn thuộc chức năng quản lý nhà nước.

- Hồ sơ HTQLCL được nhận biết và kiểm soát bằng Danh mục hồ sơ theo mẫu BM.HD.01.01, hồ sơ chất lượng của các đơn vị, phòng, ban chuyên môn do Thủ trưởng đơn vị thiết lập và kiểm soát.

- Phương pháp sắp xếp và quản lý hồ sơ tuân thủ theo các yêu cầu tại các văn bản pháp quy có liên quan của cơ quan.

- Hồ sơ sắp xếp phải đảm bảo tính khoa học dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra.

- Hồ sơ phải đảm bảo tính đồng nhất về phương pháp sắp xếp, nhãn mác cặp, phai, mẫu mã cặp, phải phân định loại hồ sơ, bộ phận quản lý.

- Hồ sơ sau khi đến hạn nộp lưu phải làm thủ tục chuyển vào lưu trữ. Trình tự nộp lưu hồ sơ phải theo quy định của pháp luật.

- Thời gian lưu hồ sơ theo quy định pháp luật, của Bộ Tư pháp và Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu THADS.

5.3 Yêu cầu trong quá trình sử dụng:

- Liên tục cập nhật vào danh mục khi có hồ sơ mới phát sinh, lập hồ sơ mới.

- Khi sử dụng xong hồ sơ phải sắp xếp vào đúng vị trí đã lấy ra sử dụng, theo thứ tự.

6. BIỂU MẪU

             7. HỒ SƠ CẦN LƯU

Lưu ý:

Theo bối cảnh thực tế, cơ quan có thể tham khảo chương trình thực hành 5S (S1: Sàng lọc, phân loại ; S2: Sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp; S3: Thực hiện vệ sinh sạch sẽ; S4: Hoạt động săn sóc; S5: Hoạt động sẵn sàng) trong việc kiểm soát tài liệu, hồ sơ.

DANH MỤC TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2015

PL.03

DANH MỤC HỒ SƠ

Năm......

    BM.HD.01.01

MỤC LỤC

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

1. MỤC ĐÍCH

2. PHẠM VI

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT

5. NỘI DUNG

6. BIỂU MẪU

7. HỒ SƠ CẦN LƯU

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

1. MỤC ĐÍCH

Hướng dẫn cách thức nhận diện, đánh giá và giải quyết các rủi ro và cơ hội ảnh hưởng đến định hướng chiến lược, mục đích và các kết quả dự kiến trong Hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho các đơn vị, phòng, ban trực thuộc cơ quan và các quá trình trong phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng.

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9000:2015 Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng.

- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu.

- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 31000:2011 Quản lý rủi ro - Nguyên tắc và hướng dẫn.

- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO/TS 9002:2015 Hệ thống quản lý chất lượng - Hướng dẫn áp dụng TCVN ISO 9001:2015.

- Mô hình Hệ thống quản lý chất lượng.

4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT

- Bối cảnh của tổ chức: là quá trình xác định các yếu tố ảnh hưởng tới mục đích, mục tiêu và sự bền vững của cơ quan. Quá trình này xem xét các yếu tố nội bộ như giá trị, văn hóa, tri thức và kết quả thực hiện của cơ quan. Quá trình này cũng xem xét các yếu tố bên ngoài như môi trường pháp lý, công nghệ, cạnh tranh, thị trường, văn hóa, xã hội và kinh tế.

- Bối cảnh bên trong: là môi trường bên trong, trong đó cơ quan cố gắng đạt được các mục tiêu chiến lược của mình.

Bối cảnh bên trong của cơ quan bao gồm:

+ Quản trị, cơ cấu tổ chức, vai trò và trách nhiệm;

+ Các chính sách, mục tiêu và chiến lược được đặt ra để đạt mục tiêu;

+ Khả năng, sự am hiểu về nguồn lực và kiến thức (ví dụ vốn, thời gian, con người, quá trình, hệ thống và công nghệ);

+ Các hệ thống thông tin, luồng thông tin và các quá trình ra quyết định (cả chính thức và không chính thức);

+ Mối quan hệ, nhận thức và giá trị của các bên liên quan trong cơ quan;

+ Văn hóa của cơ quan;

+ Các tiêu chuẩn, hướng dẫn và mô hình được cơ quan áp dụng;

+ Hình thức và mức độ của các mối quan hệ hợp đồng.

- Bối cảnh bên ngoài: là môi trường bên ngoài, trong đó cơ quan cố gắng đạt được các mục tiêu chiến lược của mình.

Bối cảnh bên ngoài của cơ quan bao gồm:

+ Môi trường văn hóa, xã hội, chính trị, pháp lý, chế định, tài chính, công nghệ, kinh tế, tự nhiên và cạnh tranh, dù là quốc tế, quốc gia, khu vực hoặc địa phương;

+ Các xu hướng và động lực chính tác động đến mục tiêu của cơ quan; và

+ Mối quan hệ, nhận thức và giá trị của các bên liên quan bên ngoài.

- Bên quan tâm: Người hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng, chịu ảnh hưởng, hoặc tự nhận thấy bị ảnh hưởng bởi một quyết định hay hành động.

- Rủi ro: tác động của sự không chắc chắn lên mục tiêu.

+ Tác động là một sai lệch so với dự kiến (tích cực hoặc tiêu cực).

+ Mục tiêu có thể có những khía cạnh khác nhau (như mục tiêu tài chính, sức khỏe, an toàn và môi trường) và có thể áp dụng ở các cấp độ khác nhau (như chiến lược, toàn bộ tổ chức, dự án, sản phẩm và quá trình).

+ Rủi ro thường đặc trưng bởi sự dẫn chiếu đến các sự kiện và hệ quả tiềm ẩn hoặc sự kết hợp giữa chúng.

+ Rủi ro thường thể hiện bằng sự kết nối giữa các hệ quả của một sự kiện (bao gồm cả những thay đổi về hoàn cảnh) và khả năng xảy ra kèm theo.

+ Sự không chắc chắn là tình trạng, thậm chí là một phần, sự thiếu hụt thông tin liên quan tới việc hiểu biết hoặc nhận thức về một sự kiện, hệ quả hoặc khả năng xảy ra của nó.

- Cơ hội: tác động có lợi hoặc tích cực của sự không chắc chắn ảnh hưởng tới khả năng của cơ quan trong việc đạt được các kết quả dự kiến của Hệ thống quản lý chất lượng.

- Quản lý rủi ro: các hoạt động điều phối để định hướng và kiểm soát một tổ chức về mặt rủi ro.

- Đánh giá rủi ro: là quá trình tổng thể nhận diện rủi ro, phân tích rủi ro và xác định mức độ rủi ro.

- Nhận diện rủi ro: là quá trình tìm kiếm, nhận biết và mô tả rủi ro.

+ Việc xác định rủi ro đòi hỏi phải xác định các nguồn rủi ro, sự kiện, nguyên nhân và hệ quả tiềm ẩn của chúng.

+ Xác định rủi ro có thể cần phân tích dữ liệu quá khứ, lý thuyết, ý kiến chuyên môn có hiểu biết và nhu cầu của các bên liên quan.

- Phân tích rủi ro: là quá trình tìm hiểu bản chất của rủi ro và xác định mức rủi ro.

+ Phân tích rủi ro cung cấp cơ sở để xác định mức độ rủi ro và quyết định về xử lý rủi ro.

+ Phân tích rủi ro bao gồm cả ước lượng rủi ro.

- Mức rủi ro: là mức độ của một rủi ro hay một tập hợp các rủi ro, thể hiện bằng sự kết hợp các hệ quả và khả năng xảy ra của chúng.

- Giảm thiểu rủi ro: là một kế hoạch được thiết lập nhằm giải quyết tất cả các rủi ro đã biết, tiểm ẩn và ngăn ngừa sự tái diễn.

- HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng.

- THADS: Thi hành án dân sự.

5. NỘI DUNG

5.1. Lưu đồ thực hiện:

5.2. Diễn giải lưu đồ:

5.2.1. Phân tích bối cảnh:

Phân tích bối cảnh nhằm cung cấp các thông tin cho việc nhận diện các rủi ro và cơ hội mà có thể ảnh hưởng đến khả năng của cơ quan trong việc đạt được các kết quả dự kiến của HTQLCL. Thông tin bối cảnh bao gồm:

a) Bối cảnh bên ngoài:

- Môi trường pháp lý bao gồm chính sách pháp luật nhà nước, các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có liên quan đến hoạt động của cơ quan và các lĩnh vực, quá trình nằm trong phạm vi áp dụng hệ thống.

- Tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội trong và ngoài nước, tại tỉnh, thành phố hoặc địa phương.

- Sự đổi mới trong hoạt động, ứng dụng công nghệ thông tin, các phương pháp cải cách hành chính của các cơ quan cùng cấp ở tỉnh, huyện.

- Sự tác động của các vấn đề có liên quan khác bên ngoài.

b) Bối cảnh bên trong (nội bộ):

- Kết quả hoạt động trong nội bộ cơ quan, có thể bao gồm: cơ cấu tổ chức, phân công chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn, sự phối kết hợp từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên những vấn đề bất cập nổi bật... tác động vào các quá trình, hoạt động, hiệu quả công việc.

- Sự đầy đủ của các nguồn lực bao gồm (nhân lực, vật lực, tài lực).

- Tình hình văn hóa công sở.

- Tri thức của nguồn nhân lực (công chức, viên chức, người lao động).

- Các quá trình của HTQLCL (liên quan đến chức năng quản lý nhà nước và cung cấp các dịch vụ hành chính công).

c) Nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm:

- Các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.

- Sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên, cơ quan chủ quản, chính quyền địa phương.

- Các yêu cầu của các cơ quan phối hợp trong giải quyết công việc, giải quyết thủ tục hành chính.

- Nhu cầu, nguyện vọng của các nhà thầu, nhà cung cấp bên ngoài.

5.2.2. Nhận diện rủi ro:

Nhằm nâng cao sự thỏa mãn khách hàng (tổ chức, cá nhân có nhu cầu), các bên quan tâm đến HTQLCL và quy định của pháp luật, trên cơ sở xem xét các thông tin phân tích bối cảnh, Ban chỉ đạo ISO và các Phòng, đơn vị tham mưu của cơ quan có trách nhiệm xác định các rủi ro mà có tác động bất lợi, tiêu cực, không mong muốn ảnh hưởng đến:

- Định hướng chiến lược;

- Mục đích của HTQLCL;

- Các kết quả dự kiến của HTQLCL;

- Sự phù hợp của kết quả hoạt động quản lý Nhà nước, hoạt động nội bộ của cơ quan;

- Sự phù hợp của các kết quả giải quyết dịch vụ hành chính công.

Kết quả nhận diện sẽ được ghi nhận vào Bảng nhận diện, đánh giá, giải quyết rủi ro và cơ hội mẫu BM.HD.02.01 và việc mô tả rủi ro phải đảm bảo nội dung sau đây:

- Bản chất của rủi ro;

- Nguyên nhân và tác động tiêu cực của chúng, đối với các rủi ro có tác động tích cực có thể dẫn đến cơ hội thì ghi vào mục CƠ HỘI;

- Không nên mô tả như một quá trình, một biện pháp kiểm soát tiêu cực hoặc một hoạt động kiểm soát không xảy ra.

5.2.3. Đánh giá rủi ro:

Rủi ro được đo bằng công thức: R = P x S Trong đó:

+ R (Risk): rủi ro

+ P (Probability): khả năng xảy ra

+ S (Severity): hậu quả nếu xảy ra

Đánh giá rủi ro nhằm xác lập mức độ ưu tiên giải quyết các rủi ro quan trọng và chỉ ra các cơ hội cho việc cải tiến đối với các hoạt động hiện tại. Đánh giá rủi ro giúp thấu hiểu các rủi ro cố hữu từ bối cảnh thực tế và kết nối tới các mục tiêu, các chiến lược và các quá trình của HTQLCL.

Tiêu chí đánh giá rủi ro được xác lập như sau:

a) Khả năng xảy ra (P):

b) Hậu quả xảy ra (S):

c) Phân loại rủi ro:

Điểm rủi ro sẽ được xếp hạng như sau:

Từ 01 - 10 điểm: rủi ro thấp (L), quy ước màu xanh lá cây.

Từ 11 - 15 điểm: rủi ro cao (M), quy ước màu vàng.

Từ 16 - 25 điểm: rủi ro rất cao (H), quy ước màu đỏ.

5.2.4. Nhận diện cơ hội:

Nhận diện cơ hội là nhận diện các rủi ro mà có tác động có lợi, tích cực ảnh hưởng đến khả năng đạt được các kết quả dự kiến của HTQLCL, sự phù hợp của các hoạt động chức năng quản lý nhà nước, hoạt động nội bộ, dịch vụ hành chính công, nâng cao sự thỏa mãn của tổ chức, cá nhân đối với quá trình giải quyết công việc của cơ quan.

Căn cứ vào bối cảnh hiện tại của cơ quan (bên trong và bên ngoài) và mức độ của các rủi ro để xác định cơ hội để đạt được mục tiêu, kết quả dự kiến.

5.2.5. Giải quyết rủi ro và cơ hội

a) Biện pháp giải quyết rủi ro và cơ hội:

- Xác định các biện pháp giải quyết rủi ro và cơ hội là:

+ Đưa ra các hành động để giảm thiểu các tác động tiêu cực, bất lợi, không mong muốn ảnh hưởng đến khả năng cơ quan đạt được các định hướng chiến lược, mục đích, mục tiêu và các kết quả dự kiến của HTQLCL;

+ Đưa ra các hành động để thúc đẩy các tác động tích cực, có lợi để đạt được các định hướng chiến lược, mục đích, mục tiêu và các kết quả dự kiến của HTQLCL.

- Giải quyết rủi ro và cơ hội có thể giúp đạt được sự cải tiến đối với HTQLCL.

- Các biện pháp giải quyết rủi ro và cơ hội có thể bao gồm nhưng không giới hạn:

b) Các bước thực hiện:

Bước 1: Phát triển kế hoạch giải quyết rủi ro và cơ hội:

Ban chỉ đạo ISO phối hợp với Thủ trưởng các đơn vị, phòng ban, bộ phận   trực thuộc trong phạm vi HTQLCL có trách nhiệm phát triển “Kế hoạch giải quyết rủi ro và cơ hội” theo mẫu BM.HD.02.02. Trong đó xác định cấp độ xử lý cần thiết cho mỗi rủi ro.

Ví dụ: đối với rủi ro “cao”, thì cần lập kế hoạch để xử lý ngay; đối với những rủi ro thấp hoặc rất thấp mà có các cơ hội cải tiến, thì lập kế hoạch để cải tiến. Hành động xử lý rủi ro hiệu quả phụ thuộc vào các mục tiêu cụ thể và thời gian thực hiện.

Đối với rủi ro được nhận diện, cần phải:

- Cụ thể biện pháp xử lý: tránh, giảm thiểu, chia sẻ, chuyển giao hoặc chấp nhận.

- Văn bản hóa kế hoạch xử lý.

- Chỉ định người chịu trách nhiệm giám sát và báo cáo tiến độ.

- Xác định cụ thể ngày hoàn thành.

Bước 2: Thực hiện và giám sát kế hoạch xử lý

Khi thực hiện một kế hoạch xử lý, xem xét các hành động giải quyết sẽ được hỗ trợ:

- Nguồn lực sẵn có.

- Trao đổi với các bên liên quan.

5.2.6. Đánh giá hiệu lực của hành động giải quyết rủi ro và cơ hội

Lãnh đạo cơ quan phân công Trưởng các đơn vị thực hiện giám sát và báo cáo việc thực hiện các hành động xử lý rủi ro và cơ hội.

Định kỳ, Lãnh đạo cơ quan phải xem xét các rủi ro và cơ hội đã được nhận diện, văn bản hóa các hành động làm thay đổi hiện trạng của các rủi ro và cơ hội để có các quyết sách phù hợp cho việc cải tiến HTQLCL.

Ban chỉ đạo ISO có trách nhiệm cập nhật thông tin về hoạt động giám sát, báo cáo và xem xét hiệu lực, tiến độ của các hành động xử lý rủi ro và cơ hội vào biểu mẫu BM.HD.02.02.

6. BIỂU MẪU

7. HỒ SƠ CẦN LƯU

BẢNG NHẬN DIỆN, ĐÁNH GIÁ, XỬ LÝ RỦI RO VÀ CƠ HỘI

    BM.HD.02.01

Ghi chú: (7) = (5) x (6)

BM.HD.02.02

KẾ HOẠCH GIẢI QUYẾT RỦI RO VÀ CƠ HỘI

BM.HD.02.02

MỤC LỤC

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

1. MỤC ĐÍCH

2. PHẠM VI

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT

5. NỘI DUNG

6. BIỂU MẪU

7. HỒ SƠ CẦN LƯU

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

1. MỤC ĐÍCH

Hướng dẫn này quy định quá trình và phương pháp tiến hành đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng nhằm xác định hiệu lực và hiệu quả của việc áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 của cơ quan.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

- Phạm vi của tài liệu này tập trung vào việc xác định tính hiệu lực và hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan. Khi phát hiện các quá trình của Hệ thống quản lý chất lượng không đầy đủ thông qua hoạt động đánh giá nội bộ sẽ giúp chỉ ra cơ hội để cải tiến.

- Áp dụng cho mọi cuộc đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng, kể cả định kỳ và đột xuất được tiến hành tại cơ quan.

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9000:2015 Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng.

- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu.

- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 19011:2013 Hướng dẫn đánh giá Hệ thống quản lý.

- Mô hình hệ thống quản lý chất lượng.

- HD.04 Hướng dẫn kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục.

4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT

- Đánh giá: là quá trình có hệ thống, độc lập và được lập thành văn bản để nhận được bằng chứng đánh giá và xem xét đánh giá chúng một cách khách quan để xác định mức độ thực hiện các chuẩn mực đã thoả thuận.

- Chuẩn mực đánh giá: là tập hợp các chính sách, thủ tục hay yêu cầu được xác định là gốc so sánh.

- Bằng chứng đánh giá: Hồ sơ, việc trình bày về sự kiện hay thông tin khác liên quan tới các chuẩn mực đánh giá và có thể kiểm tra xác nhận.

- Phát hiện khi đánh giá: Kết quả của việc xem xét đánh giá, các bằng chứng đánh giá thu thập được so với chuẩn mực đánh giá. (Phát hiện khi đánh giá có thể chỉ ra sự phù hợp hoặc không phù hợp với chuẩn cứ  đánh giá, hoặc cơ hội cải tiến).

- Sự không phù hợp: sự không đáp ứng một yêu cầu.

- Hành động khắc phục: Hành động nhằm chấm dứt nguyên nhân của sự không phù hợp.

- Xem xét: là hành động được tiến hành để đảm bảo sự thích hợp, thoả đáng và hiệu lực của một đối tượng để đạt được các mục tiêu đề ra.

- HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng.

5. NỘI DUNG

5.1 Lưu đồ thực hiện:

5.1.2 Diễn giải lưu đồ:

5.1.2.1. Hoạch định hoạt động đánh giá:

- Chương trình đánh giá:

Cuối quý IV của năm trước, Ban chỉ đạo ISO thiết lập Chương trình đánh giá nội bộ cho năm sau theo biểu mẫu BM.HD.03.01, trình Lãnh đạo cơ quan phê duyệt. Cơ quan có thể tiến hành đánh giá đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan.

Hoạt động đánh giá phải thể hiện được tất cả các yêu cầu của HTQLCL, mỗi yêu cầu được đánh giá tối thiểu một năm 01 lần và mỗi đơn vị đầu mối đánh giá tối thiểu một năm 01 lần. Đối với những yêu cầu quan trọng hoặc thường xảy ra sai lỗi thì chu kỳ đánh giá có thể ngắn lại.

- Chỉ định thành viên đoàn đánh giá:                                                                                                  

Căn cứ vào Chương trình đánh giá hoặc yêu cầu đánh giá đột xuất, Trưởng/Phó ban chỉ đạo ISO của cơ quan ra quyết định thành lập đoàn đánh giá nội bộ trong đó xác định trưởng đoàn đánh giá và các thành viên, trình Lãnh đạo cơ quan phê duyệt.

5.2.1. Chuẩn bị các hoạt động đánh giá:                                                                               

- Kế hoạch đánh giá:

Trước khi tiến hành một cuộc đánh giá cụ thể đã được xác lập trong Chương trình đánh giá, Trưởng đoàn đánh giá có trách nhiệm thiết lập Kế hoạch đánh giá theo biểu mẫu BM.HD.03.02 và thông báo cho các đơn vị/bộ phận được đánh giá được biết.

- Phân công nhiệm vụ:

Thông qua trao đổi với các thành viên trong đoàn đánh giá, trưởng đoàn đánh giá phân công trách nhiệm cho từng thành viên đối với các quá trình, hoạt động, chức năng hoặc địa điểm đánh giá. Việc phân công phải trên cơ sở sự độc lập và dựa năng lực của các chuyên gia đánh giá.

- Xem xét tài liệu và lập Phiếu câu hỏi (nếu cần):

Các chuyên gia đánh giá yêu cầu các Bộ phận được đánh giá trong phạm vi được phân công cung cấp các tài liệu liên quan đến phạm vi đánh giá nhằm:

+ Thu thập thông tin để chuẩn bị cho các hoạt động đánh giá.

+ Xác định xem thông tin trong tài liệu có đầy đủ, thỏa đáng và cập nhật không.

Xác định xem tài liệu có báo trùm phạm vi đánh giá và cung cấp đủ thông tin để hỗ trợ các mục tiêu đánh giá.

+ Việc xem xét tài liệu có thể chỉ ra hiệu lực của việc kiểm soát tài liệu trong Hệ thống quản lý của bên được đánh giá.

+ Sau khi xem xét tài liệu, chuyên gia đánh giá thiết lập phiếu câu hỏi theo biểu mẫu BM.HD.03.03 (nếu cần) nhằm hỗ trợ cho quá trình đánh giá hiện trường.

- Chuẩn bị các tài liệu làm việc:

Để phục vụ cho hoạt động ghi chép thông tin và bằng chứng, chuyên gia đánh giá cần chuẩn bị các tài liệu làm việc sau:

+ Kế hoạch đánh giá.

+ Phiếu câu hỏi.

+ Phiếu ghi chép đánh giá.

+ Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015.

+ Báo cáo sự không phù hợp.

+ Báo cáo đánh giá tổng hợp.

5.1.2.2. Thực hiện đánh giá:

- Họp mở đầu:

Thành phần họp bao gồm Đoàn đánh giá, Lãnh đạo cơ quan và Đại diện của đơn vị/phòng/bộ phận được đánh giá. Trưởng đoàn chủ trì cuộc họp để thống nhất nội dung cần đánh giá với đơn vị/phòng/bộ được đánh giá.

- Tiến hành đánh giá:

Thực hiện việc đánh giá thông qua phỏng vấn, quan sát, xem xét hồ sơ tài liệu sau đó so sánh kết quả thực hiện với các quy định của HTQLCL. Kết quả đánh giá ghi vào Phiếu đánh giá theo BM.HD.03.03. 

Đối với những vấn đề phức tạp phải có sự trao đổi hội ý trong Đoàn để thống nhất ý kiến. Những điểm không phù hợp phải có bằng chứng cụ thể.

Khi phát hiện những điểm không phù hợp, chuyên gia đánh giá thiết lập hồ sơ về sự không phù hợp và yêu cầu Đại diện đơn vị đầu mối được đánh giá khắc phục.

- Xem xét kết quả đánh giá và viết báo cáo đánh giá tổng hợp:

Sau khi đánh giá, Trưởng đoàn tổ chức hội ý với các thành viên đoàn để thống nhất kết quả đánh giá và viết báo cáo đánh giá tổng hợp theo BM.HD.03.04.

Báo cáo đánh giá tổng hợp phải nêu được những điểm mạnh và những điểm không phù hợp.

- Họp kết thúc:

Trưởng đoàn báo cáo kết quả đánh giá (kể cả những điểm phù hợp và không phù hợp) cho Lãnh đạo cơ quan, trong đó, nêu rõ tầm quan trọng của những điểm không phù hợp.

Thống nhất kết quả đánh giá.

5.1.2.3. Lập hồ sơ đánh giá:

Trưởng đoàn lập bộ hồ sơ đánh giá và gửi tới Lãnh đạo cơ quan.

Sau đó photocopy các Hồ sơ sự không phù hợp chuyển cho các đơn vị đầu mối liên quan để thực hiện, đồng thời dự kiến ngày đánh giá lại (nếu cần thiết).

5.1.2.4. Theo dõi hành động khắc phục

Lãnh đạo cơ quan điều hành chỉ đạo thực hiện các hoạt động khắc phục đã nêu trong các Hồ sơ sự không phù hợp theo đúng quy định.

Căn cứ vào ngày dự kiến đánh giá lại ghi ở Hồ sơ sự không phù hợp, Lãnh đạo cơ quan cử chuyên gia đánh giá đi kiểm tra lại kết quả thực hiện các biện pháp và hiệu lực của các hoạt động khắc phục (nếu cần).

Nếu các đơn vị đầu mối đã thực hiện xong và có hiệu lực thì đóng hồ sơ.

Nếu các đơn vị đầu mối chưa thực hiện xong hoặc thực hiện chưa có hiệu lực phải Lập hồ sơ sự không phù hợp mới.

Kết quả đánh giá lại cùng các hồ sơ liên quan được Ban chỉ đạo ISO lưu trữ.

Căn cứ vào kết quả đánh giá, Ban chỉ đạo ISO có thể điều chỉnh Chương trình đánh giá năm cho phù hợp thực tế của cơ quan.

6. BIỂU MẪU

7. HỒ SƠ LƯU

CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ NĂM…

KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ

      Ghi chú : diễn giải Nội dung đánh giá :

Địa điểm : ……………………………………………………………Ngày : …………………………

Chuyên gia : ………………………………………………………… Ký tên : ……………………….

PH : Phù hợp; A : Không phù hợp nặng ; B : Không phù hợp nhẹ; C :  Khuyến nghị

BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ TỔNG HỢP

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2015

1. Ngày đánh giá:

2. Bộ phận được đánh giá: (Đánh dấuÖ tương ứng)

3. Thành phần đoàn đánh giá:

4. Mục tiêu đánh giá:

Xác định hiệu lực và sự phù hợp của HTQLCL của … tên cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống HCNN… so với yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015.

5. Tổng kết các nội dung không phù hợp:

6. Nhận xét kết quả đánh giá:

6.1 Các kết quả đạt được:

Hoạch định hệ thống:

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

Trách nhiệm lãnh đạo:

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

Nguồn lực:

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

6.2  Những tồn tại

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

 Khuyến nghị cải tiến:

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

 Kết luận / đầu ra của cuộc đánh giá:

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………