Quyết định 3721/QĐ-BNNMT 2026 về quy chế quản lý, vận hành, khai thác và bảo đảm an toàn thông tin mạng, an ninh mạng hệ thống lưu trữ điện tử

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ MÔI TRƯỜNG __________ Số: 3721/QĐ-BNNMT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _________________ Hà Nội, ngày 29 tháng 9 năm 2026

 

 

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế quản lý, vận hành, khai thác và bảo đảm
an toàn thông tin mạng, an ninh mạng Hệ thống lưu trữ điện tử
Bộ Nông nghiệp và Môi trường

^{_____________________}

BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ MÔI TRƯỜNG

 

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 22 tháng 6 năm 2023;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 21 tháng 6 năm 2024;

Căn cứ Luật Dữ liệu ngày 30 tháng 11 năm 2024;

Căn cứ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân ngày 26 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Luật An ninh mạng ngày 10 tháng 12 năm 2025;

Căn cứ Luật Chuyển đổi số ngày 11 tháng 12 năm 2025;

Căn cứ Luật Tiếp cận thông tin ngày 23 tháng 4 năm 2026;

Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 278/2025/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2025 của Chính phủ quy định về kết nối, chia sẻ dữ liệu bắt buộc giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị;

Căn cứ Nghị định số 356/2025/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân;

Căn cứ Nghị định số 331/2026/NĐ-CP ngày 19 tháng 8 năm 2026 của Chính phủ về bảo vệ an ninh mạng đối với hệ thống thông tin;

Căn cứ Nghị định số 355/2026/NĐ-CP ngày 11 tháng 9 năm 2026 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Môi trường;

Căn cứ Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số;

Căn cứ Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 02/2025/TT-BNNMT ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Môi trường quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu lĩnh vực nông nghiệp và môi trường;

Căn cứ Thông tư số 47/2026/TT-BCA ngày 12 tháng 5 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Công an ban hành Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về an ninh mạng cho hệ thống thông tin lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan Đảng, Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1116/QĐ-BNNMT ngày 25 tháng 4 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Môi trường ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và Môi trường;

Căn cứ Quyết định số 1921/QĐ-BNNMT ngày 05 tháng 6 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Môi trường ban hành Quy chế bảo đảm an toàn thông tin mạng, an ninh mạng Bộ Nông nghiệp và Môi trường;

Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Chuyển đổi số và Chánh Văn phòng Bộ.

 

QUYẾT ĐỊNH:

 

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành, khai thác và bảo đảm an toàn thông tin mạng, an ninh mạng Hệ thống lưu trữ điện tử Bộ Nông nghiệp và Môi trường.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Cục trưởng Cục Chuyển đổi số, Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Bộ trưởng (để b/c); - Các Thứ trưởng; - Lưu: VT, CĐS.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG     Đặng Ngọc Điệp

 

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ MÔI TRƯỜNG __________________

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _________________

 

 

QUY CHẾ

Quản lý, vận hành, khai thác và bảo đảm an toàn thông tin mạng, an ninh mạng Hệ thống lưu trữ điện tử Bộ Nông nghiệp và Môi trường

(Kèm theo Quyết định số 3721/QĐ-BNNMT ngày 29 tháng 9 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Môi trường)

^{_________________}

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

 

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

a) Quy chế này quy định về việc quản lý, vận hành, khai thác và bảo đảm an toàn thông tin mạng, an ninh mạng đối với Hệ thống lưu trữ điện tử Bộ Nông nghiệp và Môi trường;

b) Quy chế này không áp dụng đối với việc quản lý, vận hành, khai thác các hồ sơ, tài liệu có chứa thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước.

2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan thuộc Bộ tham gia quản lý, vận hành, khai thác và bảo đảm an toàn thông tin mạng, an ninh mạng trên Hệ thống lưu trữ điện tử Bộ Nông nghiệp và Môi trường.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống lưu trữ điện tử Bộ Nông nghiệp và Môi trường (sau đây viết tắt là hệ thống lưu trữ điện tử) là hệ thống thông tin gồm nền tảng phần mềm, cơ sở dữ liệu, hạ tầng kỹ thuật, tài khoản truy cập, các chức năng nghiệp vụ và các dịch vụ kỹ thuật liên quan; phục vụ công tác quản lý, bảo quản, xác thực và khai thác tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số của Bộ Nông nghiệp và Môi trường với địa chỉ truy cập là https://e-archive.mae.gov.vn.

2. Kho lưu trữ số là môi trường lưu trữ an toàn, được thiết lập để quản lý, bảo quản, lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số, dữ liệu đặc tả và các thông tin có liên quan; bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn, an toàn thông tin và khả năng tiếp cận, khai thác liên tục trong suốt thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu.

3. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập, gửi, nhận, xử lý, quản lý và lưu trữ bằng phương tiện điện tử trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.

4. Tài liệu lưu trữ số là tài liệu được tạo lập ban đầu ở dạng số hoặc bản số hoá từ tài liệu trên các vật mang tin khác, được quản lý theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ số.

5. Hồ sơ nộp lưu là một tập hợp tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc, đối tượng hoặc chức năng, nhiệm vụ cụ thể, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân và được đóng gói theo cấu trúc để chuẩn bị giao nộp lưu trữ.

6. Dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ sơ là thông tin mô tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ, tài liệu lưu trữ, bao gồm mã định danh, tiêu đề, thời gian, cơ quan tạo lập, thời hạn lưu trữ, mức độ tiếp cận, tình trạng tài liệu, thông tin ký số, thông tin xác thực và các trường thông tin khác theo quy định phục vụ quá trình tìm kiếm, quản lý hồ sơ, tài liệu.

7. Gói tin nộp lưu (SIP) là gói dữ liệu được tạo lập theo cấu trúc chuẩn để thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, tài liệu điện tử vào hệ thống lưu trữ điện tử.

8. Gói tin lưu trữ (AIP) là gói dữ liệu được hình thành sau khi hồ sơ, tài liệu điện tử và dữ liệu được tiếp nhận vào hệ thống lưu trữ điện tử, bao gồm hồ sơ, tài liệu điện tử và các dữ liệu đặc tả liên quan phục vụ quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng lâu dài.

9. Lưu trữ hiện hành là bộ phận thực hiện hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức; có chức năng thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.

10. Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có thẩm quyền thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn theo quy định của pháp luật.

11. Nguồn nộp lưu là cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.

12. Xác thực tài liệu điện tử là việc sử dụng giải pháp công nghệ và quy trình nghiệp vụ để kiểm tra, khẳng định và chứng minh tính hợp pháp về nguồn gốc (thẩm quyền ký, cơ quan ban hành), tính toàn vẹn của nội dung tài liệu (không bị sửa đổi, tẩy xóa trái phép) và giá trị pháp lý của tài liệu điện tử trong quá trình tạo lập, chuyển giao, lưu trữ và khai thác.

13. Chữ ký số chuyên dùng công vụ là chữ ký số do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp cho cá nhân, tổ chức thuộc cơ quan, được sử dụng để xác thực văn bản đi, văn bản nội bộ và các hồ sơ số hóa trước khi đưa vào lưu trữ điện tử cơ quan.

14. Dấu thời gian là giải pháp kỹ thuật gắn mốc thời gian tin cậy vào tài liệu điện tử tại thời điểm ký số, làm căn cứ pháp lý chứng minh tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ theo thời gian và không phụ thuộc vào thời hạn hiệu lực của chứng thư số của người ký.

15. Quyền truy cập là quyền của người sử dụng được kết nối và làm việc với hệ thống thông qua tên truy cập, mật khẩu.

16. Quản lý quyền truy cập là việc tạo mới, hạn chế, mở rộng hoặc hủy bỏ quyền truy cập vào hệ thống lưu trữ điện tử.

Điều 3. Nguyên tắc chung

1. Hệ thống lưu trữ điện tử được quản lý thống nhất, tập trung, bảo đảm phục vụ hiệu quả công tác quản lý nhà nước, chỉ đạo điều hành, cải cách hành chính, chuyển đổi số và xây dựng Chính phủ số ngành nông nghiệp và môi trường.

2. Việc quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về lưu trữ, dữ liệu, giao dịch điện tử, công nghệ thông tin, an toàn thông tin mạng, an ninh mạng và các quy định pháp luật khác có liên quan.

3. Việc quản lý hệ thống phải tuân thủ nguyên tắc phân định rõ ràng giữa trách nhiệm vận hành kỹ thuật và trách nhiệm quản lý chuyên môn nghiệp vụ, cụ thể:

a) Cục Chuyển đổi số chủ trì quản lý, vận hành hạ tầng kỹ thuật, nền tảng phần mềm, cơ sở dữ liệu, tài khoản, kết nối, sao lưu, phục hồi dữ liệu và bảo đảm an toàn thông tin mạng, an ninh mạng cho hệ thống;

b) Văn phòng Bộ chủ trì quản lý, hướng dẫn và kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ; hướng dẫn, kiểm tra và lên kế hoạch việc lập hồ sơ, nộp lưu, tiếp nhận, bảo quản; điều kiện khai thác và tiêu hủy tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định;

c) Các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm đối với hồ sơ, tài liệu và hoạt động thuộc phạm vi được giao.

4. Tài liệu lưu trữ điện tử được quản lý và lưu trữ trên hệ thống phải bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn, tính tin cậy, tính khả dụng, an toàn thông tin và có khả năng tiếp cận, khai thác lâu dài.

5. Các thao tác trên hệ thống bao gồm: tiếp nhận, cập nhật, khai thác, sao lưu, tải xuống, chia sẻ, chuyển đổi định dạng, tiêu hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được phân quyền, tự động ghi nhật ký hệ thống nhằm phục vụ công tác giám sát, kiểm tra và bảo đảm an toàn thông tin mạng, an ninh mạng.

Điều 4. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Tự ý truy cập, khai thác, cung cấp, chia sẻ hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử khi chưa được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2. Tự ý xóa, tiêu huỷ, sửa đổi, làm sai lệch hoặc làm mất tính toàn vẹn của hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử.

3. Sử dụng tài khoản của người khác hoặc cho người khác sử dụng tài khoản được cấp để truy cập, khai thác hệ thống lưu trữ điện tử.

4. Cài đặt, sử dụng phần mềm, thiết bị hoặc công cụ có nguy cơ gây mất an toàn thông tin, an ninh mạng đối với hệ thống lưu trữ điện tử.

5. Nghiêm cấm đưa hồ sơ, tài liệu có chứa thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước lên hệ thống lưu trữ điện tử.

6. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử sai mục đích, vượt quá thẩm quyền hoặc làm ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

 

Chương II
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH HỆ THỐNG LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

 

Điều 5. Nguyên tắc quản lý, vận hành

1. Hệ thống lưu trữ điện tử được cài đặt, quản lý, vận hành tập trung trên hạ tầng kỹ thuật của Trung tâm dữ liệu Bộ Nông nghiệp và Môi trường; tuân thủ Quy chế quản lý, vận hành và khai thác Trung tâm dữ liệu ban hành theo Quyết định số 289/QĐ-CĐS ngày 29 tháng 12 năm 2025 của Cục trưởng Cục Chuyển đổi số.

2. Bảo đảm hệ thống lưu trữ điện tử vận hành liên tục, ổn định, an toàn thông tin mạng, an ninh mạng, bảo mật thông tin; có khả năng mở rộng và đáp ứng yêu cầu lưu trữ lâu dài tài liệu lưu trữ điện tử.

3. Việc vận hành, thay đổi cấu hình, cập nhật phần mềm, nâng cấp hạ tầng, cấp phát tài khoản, phân quyền, sao lưu, phục hồi dữ liệu phải được ghi nhật ký và thực hiện theo quy trình được phê duyệt.

4. Hệ thống lưu trữ điện tử phải kết nối, tích hợp phù hợp với Kiến trúc Chính phủ số của Bộ Nông nghiệp và Môi trường và theo nhu cầu nghiệp vụ được cấp có thẩm quyền phê duyệt; ưu tiên kết nối, liên thông với hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, các cơ sở dữ liệu chuyên ngành và nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu của Bộ.

Điều 6. Các thành phần chính của hệ thống lưu trữ điện tử

1. Phần mềm quản lý lưu trữ điện tử.

2. Kho lưu trữ điện tử.

3. Cơ sở dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ, tài liệu lưu trữ.

4. Hệ thống quản lý tài khoản, xác thực, phân quyền và kiểm soát truy cập.

5. Hệ thống ký số, xác thực, cấp bản sao tài liệu lưu trữ điện tử.

6. Hệ thống sao lưu, phục hồi dữ liệu và dự phòng thảm họa.

7. Hệ thống giám sát, ghi nhật ký hệ thống và cảnh báo an toàn thông tin.

8. Các thành phần kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu với hệ thống thông tin khác của Bộ và cơ quan có thẩm quyền.

Điều 7. Quản lý kho lưu trữ điện tử

1. Kho lưu trữ điện tử được quản lý tập trung, thống nhất, bảo đảm lưu giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu điện tử, tài liệu lưu trữ số, dữ liệu đặc tả và nhật ký hệ thống.

2. Hồ sơ, tài liệu đã được tiếp nhận chính thức vào kho lưu trữ điện tử không được sửa đổi, thay thế, xóa, di chuyển hoặc chia sẻ ngoài phạm vi thẩm quyền được cấp.

3. Kho lưu trữ điện tử phải bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Cấp mã định danh đối với phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ, tài liệu lưu trữ;

b) Cập nhật đầy đủ dữ liệu đặc tả;

c) Kiểm tra tính toàn vẹn của hồ sơ, tài liệu;

d) Tìm kiếm, tra cứu, thống kê dữ liệu;

đ) Sao lưu, phục hồi dữ liệu;

e) Quản lý thời hạn lưu trữ và phân quyền mức độ tiếp cận;

g) Ghi nhật ký truy cập, khai thác, thay đổi trạng thái hồ sơ, tài liệu.

Điều 8. Sự cố hệ thống lưu trữ điện tử

1. Sự cố hệ thống lưu trữ điện tử bao gồm:

a) Gián đoạn kết nối, truy cập hệ thống;

b) Mất, hỏng, sai lệch dữ liệu;

c) Lỗi tài khoản, phân quyền truy cập;

d) Sự cố phần mềm, cơ sở dữ liệu, hạ tầng kỹ thuật;

đ) Mất an toàn thông tin, an ninh mạng;

e) Các sự cố khác làm ảnh hưởng đến công tác quản lý, vận hành và khai thác hệ thống.

2. Việc ứng cứu sự cố phải bảo đảm các nguyên tắc sau:

a) Khoanh vùng, cô lập và ngăn chặn lây lan sự cố;

b) Bảo vệ dữ liệu và tài liệu lưu trữ điện tử;

c) Khôi phục hoạt động hệ thống trên cơ sở kiểm soát rủi ro an toàn thông tin;

d) Xác định, phân tích nguyên nhân và đánh giá mức độ ảnh hưởng của sự cố;

đ) Thu thập, bảo vệ chứng cứ kỹ thuật phục vụ công tác điều tra, kiểm tra và xử lý;

e) Báo cáo, phối hợp với cơ quan có thẩm quyền theo quy định;

g) Đề xuất biện pháp phòng ngừa tái diễn sự cố.

Điều 9. Duy trì, nâng cấp, mở rộng hệ thống lưu trữ điện tử

1. Cục Chuyển đổi số chủ trì bảo trì, nâng cấp, mở rộng hệ thống lưu trữ điện tử nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ điện tử của Bộ.

2. Việc nâng cấp, mở rộng hệ thống lưu trữ điện tử phải bảo đảm:

a) Không làm mất, hư hỏng, sai lệch dữ liệu;

b) Không làm gián đoạn kéo dài hoạt động khai thác, sử dụng hệ thống;

c) Bảo đảm tính tương thích về cấu trúc dữ liệu, phần mềm và hạ tầng kỹ thuật hiện có;

d) Bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ được phê duyệt;

đ) Có phương án sao lưu, dự phòng và phục hồi trước khi thực hiện.

3. Văn phòng Bộ có trách nhiệm đề xuất các yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ cần nâng cấp, điều chỉnh hoặc bổ sung trên hệ thống lưu trữ điện tử.

4. Cục Chuyển đổi số phối hợp Văn phòng Bộ tổ chức kiểm thử, nghiệm thu chức năng nghiệp vụ trước khi vận hành, sử dụng chính thức.

5. Kinh phí đầu tư, nâng cấp, duy trì, vận hành và bảo đảm an toàn thông tin mạng, an ninh mạng cho hệ thống lưu trữ điện tử được bố trí từ nguồn ngân sách nhà nước và các nguồn kinh phí hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.

6. Hằng năm, Cục Chuyển đổi số và Văn phòng Bộ có trách nhiệm lập dự toán kinh phí, đề xuất nguồn nhân lực cần thiết bảo đảm hệ thống lưu trữ điện tử vận hành liên tục, an toàn.

 

Chương III

TIẾP NHẬN, CẬP NHẬT, KHAI THÁC,
SỬ DỤNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

 

Điều 10. Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu

1. Trách nhiệm của các đơn vị nộp lưu và tiếp nhận hồ sơ, tài liệu

a) Văn phòng Bộ: Hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc theo quy định; hằng năm xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của các đơn vị khối Vụ, Văn phòng Bộ vào lưu trữ Bộ;

b) Các đơn vị thuộc Bộ: Hằng năm, xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ của đơn vị; chỉ đạo công chức, viên chức thực hiện lập hồ sơ công việc trong quá trình giải quyết công việc và giao nộp vào lưu trữ hiện hành; thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào hệ thống lưu trữ điện tử đúng thời hạn và quy định.

2. Yêu cầu về hồ sơ, tài liệu nộp lưu

a) Được tạo lập đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục theo quy định;

b) Tài liệu điện tử phải đầy đủ thành phần hồ sơ, dữ liệu đặc tả và thông tin nhận dạng; tuân thủ cấu trúc dữ liệu và tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định tại Thông tư số 05/2025/TT-BNV; bảo đảm tính toàn vẹn, khả năng truy cập, sử dụng và được xác thực bằng chữ ký số theo quy định của pháp luật.

3. Phương thức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu điện tử nộp lưu:

a) Phương thức trực tuyến: Tiếp nhận tự động thông qua việc kết nối, tích hợp và liên thông dữ liệu giữa các hệ thống thông tin với hệ thống lưu trữ điện tử bằng gói tin nộp lưu (SIP);

b) Phương thức trực tiếp: Nhập dữ liệu đặc tả và dữ liệu số hóa từ tài liệu giấy, vật mang tin khác trên giao diện của hệ thống lưu trữ điện tử.

4. Kiểm tra, xác thực và ghi nhận hồ sơ, tài liệu điện tử nộp lưu.

a) Lưu trữ hiện hành có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ theo danh mục hồ sơ; thực hiện liên kết dữ liệu đặc tả với hồ sơ lưu trữ;

b) Trường hợp hồ sơ, tài liệu nộp lưu bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập, lưu trữ hiện hành thực hiện tiếp nhận và cấp giấy biên nhận trên hệ thống lưu trữ điện tử;

c) Trường hợp hồ sơ, tài liệu nộp lưu không đáp ứng yêu cầu về cấu trúc dữ liệu, tính toàn vẹn, tính xác thực hoặc không đầy đủ thành phần, lưu trữ hiện hành có quyền từ chối tiếp nhận; đơn vị nộp lưu có trách nhiệm hoàn thiện và nộp lại theo quy định.

Điều 11. Cập nhật hồ sơ, tài liệu

1. Người lập hồ sơ có trách nhiệm rà soát toàn bộ văn bản, tài liệu trong hồ sơ; loại bỏ bản trùng lặp, bản nháp, xác định thời hạn bảo quản, chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ phù hợp, hoàn thiện và kết thúc hồ sơ để thực hiện nộp lưu.

2. Lưu trữ hiện hành thực hiện kiểm tra, tiếp nhận, hiệu chỉnh, cập nhật đầy đủ dữ liệu đặc tả của hồ sơ theo quy định; trình người đứng đầu cơ quan, đơn vị hoặc người được uỷ quyền phê duyệt trên hệ thống lưu trữ điện tử để chính thức đưa vào lưu trữ tập trung trên kho lưu trữ điện tử của Bộ Nông nghiệp và Môi trường.

Điều 12. Bảo quản hồ sơ, tài liệu

1. Hồ sơ, tài liệu điện tử sau khi tiếp nhận phải được bảo quản, lưu trữ tập trung tại kho lưu trữ điện tử của Bộ Nông nghiệp và Môi trường.

2. Việc bảo quản dữ liệu lưu trữ điện tử phải bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Tính xác thực, tính toàn vẹn, tính an toàn và khả năng truy cập trong suốt thời hạn lưu trữ;

b) Khả năng tra cứu, khai thác và phục hồi dữ liệu;

c) Kiểm tra, đối chiếu nguồn gốc và lịch sử quá trình xử lý hồ sơ, tài liệu điện tử.

3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và được xác định theo quy định tại Thông tư số 02/2025/TT-BNNMT.

Điều 13. Tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu

1. Việc tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu phải bảo đảm các nguyên tắc sau:

a) Chỉ tiêu hủy hồ sơ, tài liệu điện tử đã hết thời hạn bảo quản và được xác định không còn giá trị theo quy định của pháp luật;

b) Thực hiện đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục quy định và ghi nhận đầy đủ lịch sử quá trình thực hiện trên hệ thống lưu trữ điện tử;

c) Dữ liệu sau khi tiêu huỷ không thể phục hồi, truy cập hoặc tái sử dụng;

d) Không làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn, tính xác thực và khả năng khai thác của hồ sơ, tài liệu điện tử còn giá trị lưu trữ;

đ) Nhật ký và hồ sơ về quy trình thực hiện tiêu huỷ được lưu trữ vĩnh viễn trên hệ thống lưu trữ điện tử.

2. Hằng năm, đơn vị có chức năng lưu trữ chủ trì lập kế hoạch rà soát, xác định hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết thời hạn bảo quản, không còn giá trị hoặc tài liệu lưu trữ trùng lặp để thực hiện tiêu huỷ theo thẩm quyền.

3. Trình tự, thủ tục và phương thức tiêu huỷ tài liệu điện tử:

a) Trình tự, thủ tục tiêu huỷ tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ;

b) Việc thực hiện tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết giá trị trên hệ thống lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 49 Thông tư số 05/2025/TT-BNV;

c) Đơn vị quản lý, vận hành hệ thống lưu trữ điện tử có trách nhiệm phối hợp với cơ quan, đơn vị chủ quản tài liệu lưu trữ thực hiện tiêu huỷ dữ liệu theo quy định.

Điều 14. Khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu

1. Việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu trên hệ thống lưu trữ điện tử phải bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Đúng mục đích công vụ;

b) Đúng thẩm quyền và phạm vi được phân quyền truy cập;

c) Tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ, an toàn thông tin mạng, an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

2. Người sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử có các quyền sau:

a) Tìm kiếm, tra cứu, khai thác hồ sơ, tài liệu điện tử trong phạm vi quyền truy cập được cấp;

b) Sử dụng dữ liệu phục vụ công tác chuyên môn, quản lý, chỉ đạo và điều hành;

c) Đề nghị cấp quyền khai thác bổ sung khi có nhu cầu phục vụ nhiệm vụ được giao.

3. Người sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử có trách nhiệm:

a) Bảo mật tài khoản truy cập được cấp;

b) Không chia sẻ, cung cấp dữ liệu cho tổ chức, cá nhân không có thẩm quyền;

c) Không sao chép, chuyển giao hoặc sử dụng dữ liệu trái quy định;

d) Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mục đích, nội dung và kết quả khai thác, sử dụng dữ liệu.

Điều 15. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

1. Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ lịch sử phải bảo đảm các nguyên tắc sau:

a) Hồ sơ, tài liệu điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc diện nộp lưu phải được giao nộp đầy đủ, đúng thời hạn quy định;

b) Thủ tục đăng ký giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định tại Điều 20 của Thông tư số 05/2025/TT-BNV;

c) Bảo đảm tính toàn vẹn, tính xác thực, độ tin cậy và khả năng truy cập, khai thác, sử dụng của hồ sơ, tài liệu;

d) Quản lý thống nhất theo phông lưu trữ, không làm phân tán hoặc thay đổi nguồn gốc hình thành hồ sơ, tài liệu;

đ) Bảo đảm an toàn thông tin mạng, an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy định pháp luật có liên quan;

e) Hệ thống lưu trữ điện tử tự động ghi nhật ký hệ thống về quá trình giao nộp phục vụ công tác quản lý, kiểm tra và đối chiếu.

2. Điều kiện hồ sơ, tài liệu điện tử giao nộp vào lưu trữ lịch sử bao gồm:

a) Đã hoàn thành thủ tục nộp lưu tại lưu trữ hiện hành;

b) Thuộc diện hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn theo quy định của pháp luật;

c) Đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn dữ liệu, cấu trúc dữ liệu quy định tại Thông tư số 05/2025/TT-BNV.

3. Trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ lịch sử:

a) Văn phòng Bộ thực hiện việc hướng dẫn và đôn đốc các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ trong công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử; tổ chức thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn khối cơ quan Bộ vào lưu trữ lịch sử theo quy định; chủ trì xây dựng kế hoạch và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ lịch sử; theo dõi, giám sát việc tổ chức thực hiện kế hoạch;

b) Cục Chuyển đổi số bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, tính năng hệ thống, kết nối dữ liệu và các điều kiện kỹ thuật phục vụ công tác chuyển giao;

c) Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ chủ trì rà soát, lựa chọn, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu của đơn vị; tạo gói tin nộp lưu (SIP), cung cấp đầy đủ dữ liệu, dữ liệu đặc tả và thực hiện chuyển giao hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ lịch sử theo kế hoạch.

4. Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ có hành vi chậm giao nộp, không giao nộp hoặc giao nộp không đầy đủ hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ lịch sử tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý theo quy định tại Nghị định số 31/2026/NĐ-CP ngày 21 tháng 01 năm 2026 của Chính phủ về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ.

 

Chương IV
BẢO ĐẢM AN TOÀN THÔNG TIN MẠNG VÀ AN NINH MẠNG
 HỆ THỐNG LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

 

Điều 16. Nguyên tắc bảo đảm an toàn thông tin mạng và an ninh mạng

1. Hệ thống lưu trữ điện tử phải được bảo đảm an toàn thông tin mạng và an ninh mạng theo cấp độ 3 thường xuyên, liên tục và đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật quy định tại Thông tư số 47/2026/TT-BCA ngày 12 tháng 5 năm 2026 của Bộ Công an.

2. Việc bảo đảm an toàn thông tin mạng và an ninh mạng phải thực hiện đồng bộ trong quá trình thiết kế, xây dựng, vận hành, khai thác, nâng cấp, mở rộng, kết nối và chia sẻ dữ liệu của hệ thống lưu trữ điện tử.

3. Bảo đảm an toàn thông tin mạng và an ninh mạng phải gắn với công tác bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ dữ liệu cá nhân, dữ liệu chuyên ngành, tài liệu lưu trữ điện tử và an toàn hạ tầng kỹ thuật.

4. Cục Chuyển đổi số chủ trì tổ chức triển khai các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin mạng và an ninh mạng đối với hệ thống lưu trữ điện tử; tuân thủ Quy chế Bảo đảm an toàn thông tin mạng, an ninh mạng của Bộ Nông nghiệp và Môi trường ban hành kèm theo Quyết định số 1921/QĐ-BNNMT ngày 05 tháng 6 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Môi trường.

5. Cơ quan, đơn vị và cá nhân khai thác, sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử có trách nhiệm tuân thủ quy định về an toàn thông tin mạng, an ninh mạng, bảo mật tài khoản và bảo vệ tài liệu, dữ liệu được khai thác theo quy định tại Quyết định số 1921/QĐ-BNNMT nêu trên và các quy định pháp luật có liên quan.

Điều 17. Kiểm soát truy cập và xác thực người dùng

1. Hệ thống lưu trữ điện tử phải áp dụng cơ chế kiểm soát truy cập và xác thực người dùng phù hợp với hệ thống thông tin cấp độ 3 được phê duyệt và tuân thủ quy định của pháp luật về an ninh mạng.

2. Đối với tài khoản quản trị hệ thống và tài khoản có quyền truy cập vào các nguồn nộp lưu, phải tuân thủ theo đúng yêu cầu và trách nhiệm của đơn vị chủ quản, đơn vị vận hành và các đơn vị chuyên trách theo quy định tại Nghị định số 331/2026/NĐ-CP ngày 19 tháng 8 năm 2026 của Chính phủ về bảo vệ an ninh mạng đối với hệ thống thông tin cấp độ 3 và các hướng dẫn kỹ thuật có liên quan.

3. Hệ thống lưu trữ điện tử phải tự động giám sát, cảnh báo và áp dụng biện pháp bảo vệ đối với các hành vi đăng nhập bất thường, đăng nhập sai nhiều lần, truy cập vượt quá thẩm quyền hoặc có dấu hiệu mất an toàn thông tin mạng, an ninh mạng theo yêu cầu giám sát an toàn hệ thống thông tin.

4. Việc tạo mới, thay đổi, thu hồi hoặc khóa tài khoản truy cập phải thực hiện theo quy trình quản lý và phân quyền; bảo đảm kiểm soát chặt chẽ tài khoản đã cấp và tự động ghi nhật ký hệ thống trên hệ thống lưu trữ điện tử theo quy định.

Điều 18. Quản lý tài khoản truy cập

1. Người sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử được cấp tài khoản truy cập theo vị trí việc làm, chức năng, nhiệm vụ và phạm vi thẩm quyền.

2. Tài khoản truy cập phải được phân quyền theo nguyên tắc đúng đối tượng, đúng chức trách, nhiệm vụ và mức độ tiếp cận đối với từng loại tài liệu lưu trữ.

3. Các nhóm tài khoản cơ bản trên hệ thống bao gồm:

a) Tài khoản quản trị hệ thống;

b) Tài khoản quản trị cơ sở dữ liệu;

c) Tài khoản quản trị nghiệp vụ lưu trữ;

d) Tài khoản kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;

đ) Tài khoản khai thác, sử dụng tài liệu;

e) Tài khoản thống kê, báo cáo;

g) Tài khoản giám sát, kiểm tra hệ thống.

4. Trường hợp công chức, viên chức, người lao động thay đổi vị trí công tác, chuyển công tác, thôi việc, nghỉ việc hoặc không còn nhu cầu sử dụng, cơ quan, đơn vị quản lý trực tiếp có trách nhiệm thông báo kịp thời hoặc yêu cầu Cục Chuyển đổi số điều chỉnh, khóa hoặc thu hồi quyền truy cập của tài khoản kể từ ngày quyết định có hiệu lực.

Điều 19. Bảo vệ dữ liệu và tài liệu lưu trữ điện tử

1. Dữ liệu lưu trữ điện tử phải được áp dụng các biện pháp bảo vệ nhằm phòng ngừa nguy cơ truy cập trái phép, làm mất, rò rỉ, sai lệch, hư hỏng, mã hóa hoặc phá hoại dữ liệu.

2. Tài liệu lưu trữ điện tử chứa dữ liệu cá nhân hoặc dữ liệu chuyên ngành quan trọng phải được phân loại, thiết lập mức độ tiếp cận và áp dụng chính sách bảo vệ phù hợp theo quy định của pháp luật và quy định của Bộ Nông nghiệp và Môi trường.

3. Dữ liệu trao đổi giữa hệ thống lưu trữ điện tử với các hệ thống thông tin liên quan phải được kiểm soát, xác thực, bảo đảm an toàn đường truyền và tự động ghi nhật ký kết nối, liên thông, chia sẻ dữ liệu.

4. Nghiêm cấm việc sử dụng thiết bị, phần mềm hoặc dịch vụ lưu trữ bên ngoài khi chưa được cấp có thẩm quyền phê duyệt để lưu giữ, sao chép, truyền tải tài liệu lưu trữ điện tử của Bộ; tuân thủ quy định tại Luật Dữ liệu và các quy định của pháp luật có liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Điều 20. Nhật ký hệ thống và giám sát an toàn thông tin mạng, an ninh mạng

1. Hệ thống lưu trữ điện tử phải tự động ghi nhật ký hệ thống đối với các hoạt động sau:

a) Đăng nhập, đăng xuất hệ thống;

b) Kiểm tra, tiếp nhận hoặc từ chối hồ sơ nộp lưu;

c) Tra cứu, khai thác, tải xuống, in và sao chép tài liệu;

d) Cấp phát, thay đổi hoặc huỷ bỏ quyền truy cập;

đ) Sao lưu, phục hồi dữ liệu;

e) Chuyển đổi định dạng tệp dữ liệu;

g) Cấp bản sao, xác thực tài liệu;

h) Tiêu hủy hồ sơ, tài liệu không còn giá trị;

i) Lỗi hệ thống và sự cố an toàn thông tin mạng, an ninh mạng.

2. Nhật ký hệ thống phải được áp dụng các biện pháp bảo vệ, nghiêm cấm việc sửa đổi, xoá bỏ trái phép và phải lưu trữ có thời hạn cụ thể như sau:

a) Tối thiểu 24 tháng đối với nhật ký ghi nhận các hoạt động vận hành, khai thác thông thường;

b) Tối thiểu 60 tháng đối với nhật ký liên quan đến sự cố an toàn thông tin mạng nghiêm trọng hoặc truy cập trái thẩm quyền phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra và xác định nguyên nhân sự cố.

3. Cục Chuyển đổi số chủ trì giám sát an toàn thông tin mạng, an ninh mạng đối với hệ thống lưu trữ điện tử; kịp thời phát hiện, cảnh báo, ngăn chặn và xử lý nguy cơ tấn công mạng, phần mềm độc hại, truy cập trái phép hoặc rò rỉ dữ liệu; bảo đảm nhật ký hệ thống được lưu trữ đúng thời hạn quy định tại khoản 2 Điều này.

Điều 21. Sao lưu, phục hồi và bảo đảm hoạt động liên tục

1. Dữ liệu lưu trữ điện tử phải được sao lưu định kỳ; các bản sao lưu phải được kiểm tra định kỳ về khả năng phục hồi dữ liệu, áp dụng biện pháp bảo vệ bằng công nghệ mã hóa, kiểm soát truy cập, phân tách môi trường lưu trữ và bảo quản tại phân vùng lưu trữ độc lập nhằm bảo đảm tính an toàn, tính toàn vẹn và tính sẵn sàng của dữ liệu.

2. Cục Chuyển đổi số có trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện phương án sao lưu, dự phòng và phục hồi dữ liệu đối với hệ thống lưu trữ điện tử; tuân thủ các yêu cầu về bảo đảm an ninh mạng cho hệ thống thông tin cấp độ 3 được phê duyệt.

3. Hệ thống lưu trữ điện tử phải có phương án duy trì hoạt động liên tục, bảo đảm khả năng chống chịu, khôi phục nhanh khi xảy ra sự cố kỹ thuật, sự cố an toàn thông tin mạng, an ninh mạng hoặc thiên tai, thảm họa; phù hợp với quy định về bảo đảm an ninh mạng hệ thống thông tin cấp độ 3.

4. Việc phục hồi dữ liệu phải thực hiện theo quy trình kiểm soát chặt chẽ và đúng yêu cầu kỹ thuật được phê duyệt; hệ thống tự động ghi nhật ký hệ thống đầy đủ, kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu sau phục hồi, xác nhận kết quả và báo cáo cấp có thẩm quyền theo quy định.

Điều 22. Ứng cứu sự cố an toàn thông tin và an ninh mạng

1. Khi phát hiện hoặc có căn cứ nghi ngờ xảy ra sự cố an toàn thông tin mạng, an ninh mạng, cơ quan, đơn vị và cá nhân khai thác, sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử có trách nhiệm triển khai thực hiện theo quy chế hoạt động của Đội Ứng cứu sự cố an ninh mạng của Bộ Nông nghiệp và Môi trường được ban hành kèm theo Quyết định số 1391/QĐ-BNNMT ngày 20 tháng 4 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Môi trường.

2. Trách nhiệm ứng cứu sự cố:

a) Cục Chuyển đổi số chủ trì tiếp nhận, phân loại và xử lý sự cố kỹ thuật; thực hiện khôi phục hệ thống, phục hồi dữ liệu, khoanh vùng sự cố và triển khai biện pháp khắc phục. Đối với sự cố mất an toàn thông tin mạng, an ninh mạng, việc xử lý thực hiện theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001, bảo đảm ưu tiên theo mức độ nghiêm trọng và phối hợp với cơ quan có thẩm quyền khi vượt quá khả năng xử lý;

b) Văn phòng Bộ phối hợp đánh giá mức độ ảnh hưởng của sự cố đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ; hướng dẫn biện pháp xử lý nghiệp vụ lưu trữ ngay sau khi phát hiện sự cố.

c) Các đơn vị sử dụng và khai thác hệ thống có trách nhiệm lập hồ sơ về xử lý sự cố để xác định rõ nguyên nhân, phạm vi ảnh hưởng, biện pháp khắc phục, kết quả xử lý và giải pháp phòng ngừa.

 

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

 

Điều 23. Điều khoản chuyển tiếp

1. Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử đã hình thành, đang lưu giữ trước ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành, các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm rà soát, phân loại tài liệu. Đối với tài liệu không đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật, Cục Chuyển đổi số chủ trì, phối hợp với Văn phòng Bộ hướng dẫn quy trình chuyển đổi định dạng và đóng gói phù hợp để đưa vào hệ thống. Việc chuẩn hóa phải bảo đảm giữ nguyên nội dung và các thuộc tính cơ bản của tài liệu gốc. Trường hợp tài liệu có chữ ký số không thể xác thực nhưng có căn cứ xác định nguồn gốc và bảo đảm tính toàn vẹn, đơn vị thực hiện ký số xác nhận trước khi nộp lưu vào lưu trữ hiện hành; tổ chức nộp lưu theo lộ trình kế hoạch được phê duyệt.

2. Trong thời gian hoàn thiện và tích hợp hệ thống lưu trữ điện tử với hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, việc giao nộp, tiếp nhận hồ sơ được thực hiện theo phương thức thống nhất do Cục Chuyển đổi số phối hợp với Văn phòng Bộ hướng dẫn bằng văn bản. Cục Chuyển đổi số có trách nhiệm xây dựng công cụ chuyển đổi hoặc cổng tiếp nhận dữ liệu tạm thời đáp ứng các tiêu chuẩn cơ bản về cấu trúc dữ liệu để bảo đảm tính liên tục, toàn vẹn và giá trị pháp lý của dữ liệu trong quá trình chuyển tiếp.

Điều 24. Trách nhiệm của Văn phòng Bộ

1. Chủ trì phổ biến, theo dõi, giám sát, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ thực hiện việc giao nộp, tiếp nhận, cập nhật và khai thác trên hệ thống lưu trữ điện tử theo quy định tại Quy chế này.

2. Chủ trì hướng dẫn các đơn vị thuộc Bộ xây dựng danh mục hồ sơ hằng năm; triển khai nghiệp vụ lưu trữ theo quy định.

3. Phối hợp với Cục Chuyển đổi số quy định mức độ tiếp cận và yêu cầu về dữ liệu đặc tả đối với hồ sơ, tài liệu điện tử, chức năng nghiệp vụ và các yêu cầu khác đối với hệ thống; đề xuất sửa đổi, nâng cấp, bổ sung các chức năng nghiệp vụ lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật và yêu cầu quản lý.

4. Tổ chức tập huấn, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quy trình nghiệp vụ lưu trữ, việc vận hành và khai thác hệ thống lưu trữ điện tử đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.

5. Tham mưu cho lãnh đạo Bộ trong công tác quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; là đầu mối phối hợp, trao đổi thông tin với cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên và lưu trữ các bộ, ngành về nghiệp vụ lưu trữ, lưu trữ lịch sử, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

6. Trực tiếp tổ chức quản lý, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, phục vụ khai thác, sử dụng và thực hiện thủ tục giao nộp vào lưu trữ lịch sử đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Văn phòng Bộ và hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ không có bộ phận lưu trữ riêng.

7. Chủ trì tổng hợp thống kê, báo cáo Lãnh đạo Bộ về tình hình quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử theo yêu cầu định kỳ hoặc đột xuất.

8. Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan theo quy định tại Quy chế này.

Điều 25. Trách nhiệm của Cục Chuyển đổi số

1. Chủ trì vận hành, bảo trì và bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, cơ sở dữ liệu, thiết bị lưu trữ, các nền tảng số của hệ thống lưu trữ điện tử hoạt động liên tục, ổn định, an toàn và bảo mật; rà soát, cập nhật, nâng cấp phần mềm, hạ tầng kỹ thuật và các thành phần công nghệ của hệ thống lưu trữ điện tử.

2. Chủ trì quản lý việc tạo lập, điều chỉnh, hạn chế, mở rộng, tạm khoá hoặc hủy bỏ tài khoản, quyền truy cập trên hệ thống lưu trữ điện tử theo đúng quy trình và phạm vi thẩm quyền được phê duyệt.

3. Thực hiện các biện pháp kỹ thuật về xác thực người sử dụng, kiểm soát quyền truy cập và bảo đảm việc truy cập hệ thống lưu trữ điện tử đúng đối tượng, đúng chức năng, nhiệm vụ và phạm vi quyền được phê duyệt.

4. Chủ trì thực hiện các giải pháp kỹ thuật và bảo đảm kết nối, tích hợp, liên thông và chia sẻ dữ liệu giữa hệ thống lưu trữ điện tử với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu trong và ngoài Bộ theo quy định và theo yêu cầu nghiệp vụ được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

5. Chủ trì tổ chức triển khai các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin mạng, an ninh mạng; giám sát hệ thống lưu trữ điện tử, kịp thời phát hiện, cảnh báo, ngăn chặn và xử lý các nguy cơ mất an toàn thông tin, truy cập trái phép và mã độc theo quy định; quản lý, bảo vệ, lưu trữ nhật ký hệ thống theo quy định và cung cấp theo đúng thẩm quyền, phục vụ công tác kiểm tra, giám sát, thanh tra, điều tra, xử lý sự cố theo quy định.

6. Hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật cho các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ trong việc vận hành, khai thác, sử dụng, kết nối, tích hợp, trao đổi dữ liệu trên hệ thống lưu trữ điện tử.

7. Phối hợp với Văn phòng Bộ và các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức ứng cứu, xử lý sự cố an toàn thông tin mạng, an ninh mạng đối với hệ thống lưu trữ điện tử; rà soát, cập nhật, bổ sung các chức năng, yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ trên hệ thống đáp ứng quy định của pháp luật và yêu cầu quản lý của Bộ.

8. Là đầu mối tiếp nhận, tổng hợp các kiến nghị, phản ánh liên quan đến hạ tầng, phần mềm, tài khoản, kết nối và vận hành kỹ thuật của hệ thống lưu trữ điện tử; phối hợp với Văn phòng Bộ tham mưu cho lãnh đạo Bộ biện pháp giải quyết khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện.

9. Hằng năm hoặc khi có sự thay đổi về hạ tầng công nghệ, kiến trúc Chính phủ số của Bộ, yêu cầu nghiệp vụ hoặc yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng, Cục Chuyển đổi số chủ trì rà soát, đánh giá tính tương thích kỹ thuật của hệ thống lưu trữ điện tử và đề xuất điều chỉnh, nâng cấp các thành phần kỹ thuật, thông số và giải pháp công nghệ phù hợp.

10. Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan theo quy định tại Quy chế này.

Điều 26. Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị và các cá nhân có liên quan

1. Các cơ quan, đơn vị kết nối, sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử có trách nhiệm:

a) Quản lý, kiểm tra và bảo mật các tài khoản truy cập được cấp trong phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị;

b) Bảo đảm an toàn thông tin mạng, an ninh mạng và bảo mật dữ liệu trong quá trình khai thác, sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử tại cơ quan, đơn vị;

c) Lãnh đạo cơ quan, đơn vị chỉ đạo, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử của cơ quan, đơn vị vào hệ thống lưu trữ điện tử đầy đủ, đúng thời hạn và lộ trình quy định;

d) Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, tính toàn vẹn và giá trị pháp lý của hồ sơ, tài liệu giao nộp.

2. Cá nhân khai thác, sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử có trách nhiệm:

a) Bảo mật tài khoản truy cập được cấp; không chia sẻ, chuyển giao tài khoản dưới mọi hình thức; chịu trách nhiệm về mọi hoạt động thực hiện qua tài khoản của mình;

b) Tuân thủ nghiêm ngặt quy định về an toàn thông tin mạng, an ninh mạng; không thực hiện các hành vi bị nghiêm cấm quy định tại Điều 4 Quy chế này;

c) Thực hiện lập hồ sơ công việc trong quá trình giải quyết công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ hiện hành đúng thời hạn và đúng yêu cầu, bảo đảm chất lượng dữ liệu theo quy định;

d) Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử đúng mục đích công vụ và phạm vi thẩm quyền được phân quyền truy cập; bảo mật thông tin tài liệu được khai thác theo quy định.

3. Các cơ quan, đơn vị và cá nhân thuộc Bộ chưa kết nối, sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử có trách nhiệm:

a) Lãnh đạo cơ quan, đơn vị chỉ đạo, tổ chức thu thập, rà soát và cung cấp hồ sơ, tài liệu điện tử thuộc diện nộp lưu về Văn phòng Bộ để thực hiện nộp lưu vào hệ thống lưu trữ điện tử theo yêu cầu;

b) Cá nhân thuộc cơ quan, đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ công việc, tập hợp đầy đủ văn bản, tài liệu và dữ liệu đặc tả, kiểm tra, xác thực và thực hiện ký số đối với hồ sơ, tài liệu điện tử thuộc trách nhiệm xử lý để giao nộp cho đơn vị;

c) Chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính toàn vẹn và giá trị pháp lý của hồ sơ, tài liệu cung cấp, chuyển giao.

Điều 27. Điều khoản thi hành

1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm tổ chức triển khai và thực hiện nghiêm túc Quy chế này.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Bộ Nông nghiệp và Môi trường (qua Văn phòng Bộ) để tổng hợp, trình Bộ trưởng xem xét, sửa đổi và bổ sung./.

 

Phụ lục I

QUY TRÌNH NỘP LƯU TRỮ HIỆN HÀNH

(Kèm theo Quyết định số 3721/QĐ-BNNMT ngày 29 tháng 9 năm 2026
của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Môi trường)

^{_________________________}

 

Mô tả chi tiết:

1. Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ:

- Ban hành danh mục hồ sơ theo quy định tại Điều 25 Quyết định 1116/QĐ-BNNMT;

- Duyệt hồ sơ nộp vào lưu trữ hiện hành.

2. Văn phòng, bộ phận lưu trữ của cơ quan (lưu trữ hiện hành):

- Cập nhật danh mục hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử Bộ Nông nghiệp và Môi trường (gọi tắt là HSCV);

- Kiểm tra hồ sơ nộp lưu theo danh mục hồ sơ ban hành (bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn theo quy định);

- Đối với hồ sơ đáp ứng yêu cầu nộp lưu: Tiến hành phân loại, xác định phông lưu trữ cho từng hồ sơ và thực hiện đóng gói hồ sơ theo quy định của Thông tư 05/2025/TT-BNV để nộp vào hệ thống lưu trữ điện tử theo quy định tại Điều 27 Quyết định 1116/QĐ-BNNMT trên Hệ thống HSCV;

- Đối với hồ sơ không đáp ứng yêu cầu nộp lưu: Từ chối tiếp nhận và chuyển trả cho công chức, viên chức (CC, VC) chủ trì xử lý hồ sơ để hoàn thiện lại theo quy định.

3. Công chức, viên chức đơn vị (người lập hồ sơ):

- CC, VC chủ trì xử lý hồ sơ có trách nhiệm lập hồ sơ để đưa vào lưu trữ theo quy định tại Điều 26 Quyết định 1116/QĐ-BNNMT ngay sau khi công việc được giải quyết xong và hồ sơ cũng kết thúc;

- Xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo quản lý: Đối với những hồ sơ cần phải xin ý kiến của Lãnh đạo cấp trên hoặc Lãnh đạo trực tiếp, CC, VC chủ trì xử lý hồ sơ có trách nhiệm trình xin ý kiến Lãnh đạo và hoàn thiện nội dung theo chỉ đạo trước nộp lưu.

 

Phụ lục II

QUY TRÌNH NỘP LƯU TRỮ LỊCH SỬ

(Kèm theo Quyết định số 3721/QĐ-BNNMT ngày 29 tháng 9 năm 2026
của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Môi trường)

^{__________________________}

Mô tả chi tiết:

1. Đơn vị thực hiện nộp lưu (nguồn nộp lưu):

- Tiếp nhận kết quả đăng ký; thống nhất với đơn vị lưu trữ lịch sử về mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, yêu cầu kỹ thuật, phương tiện, phương thức, thời gian nộp lưu và cấu trúc dữ liệu gói tin;

- Tập hợp, kiểm tra dữ liệu hồ sơ, tài liệu điện tử nộp lưu và các tài liệu kèm theo;

- Đóng gói hồ sơ, tài liệu điện tử nộp lưu theo cấu trúc gói tin nộp lưu (SIP) quy định.

- Lựa chọn một trong các hình thức nộp lưu sau:

+ Nộp lưu “trực tiếp”: Đưa hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử và các dữ liệu mô tả đã được đóng gói theo quy định vào thiết bị lưu trữ và mang đến lưu trữ lịch sử để thực hiện thủ tục bàn giao cho lưu trữ lịch sử.

+ Nộp lưu “trực tuyến”: Đẩy hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu mô tả đã được đóng gói theo quy định vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của lưu trữ lịch sử thông qua kết nối Internet bằng tài khoản được cấp hoặc qua API. Đồng thời cập nhật thông tin về đơn vị hình thành phông, khối tài liệu nộp lưu, thông tin mô tả đầy đủ của từng gói SIP và chuyển toàn bộ hồ sơ, tài liệu nộp lưu trạng thái “Chờ tiếp nhận” trên hệ thống.

2. Lưu trữ lịch sử:

- Đối với hình thức nộp lưu trực tiếp: Tải (upload) gói SIP và các tài liệu kèm theo từ thiết bị lưu trữ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử để kiểm tra virus, xác định tính xác thực và kiểm tra tổng thể cấu trúc các gói tin SIP; và thực hiện lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu hoặc lập biên bản trả lại hồ sơ, tài liệu theo danh sách hồ sơ tài liệu không được phê duyệt vào lưu trữ lịch sử;

- Đối với hình thức nộp lưu trực tuyến: Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và thực hiện xác nhận thông tin trên hệ thống. Hệ thống tự động cập nhật trạng thái “Đã tiếp nhận”, đồng thời thông báo đến tài khoản lưu trữ hiện hành và các tài khoản liên quan (nếu có);

- Tổng hợp kết quả thẩm định và lập báo cáo thẩm định trình lãnh đạo phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

- Thực hiện chuyển đổi cấu trúc gói tin nộp lưu (SIP) thành gói tin lưu trữ (AIP) vào kho lưu trữ số đối với các gói tin SIP đạt yêu cầu/ chuyển trả đối với các gói tin SIP không đạt yêu cầu.

 

Phụ lục III

QUY TRÌNH KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU

(Kèm theo Quyết định số 3721/QĐ-BNNMT ngày 29 tháng 9 năm 2026
của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Môi trường)

^{_________________________}

 

Mô tả chi tiết:

1. Người sử dụng/Hệ thống lưu trữ điện tử:

- Truy cập vào hệ thống lưu trữ điện tử;

- Thực hiện xác thực tài khoản theo quy định về an toàn thông tin mạng và an ninh mạng;

- Nhập từ khoá hoặc các tiêu chí tìm kiếm trên giao diện của hệ thống;

- Căn cứ phạm vi quyền truy cập được cấp, người sử dụng sẽ tiếp cận hồ sơ, tài liệu lưu trữ trên hệ thống theo đúng thẩm quyền;

- Trường hợp tài khoản chưa đủ thẩm quyền khai thác: Người sử dụng lập yêu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu trên hệ thống; trong đó nêu rõ mục đích công vụ, danh mục tài liệu cần sử dụng và thời hạn khai thác;

- Hoàn thành việc khai thác và thực hiện đăng xuất khỏi hệ thống.

2. Cán bộ lưu trữ/ Người có thẩm quyền

- Tiếp nhận yêu cầu khai thác trên hệ thống lưu trữ điện tử;

- Kiểm tra tính hợp lệ của yêu cầu đã tiếp nhận;

- Trình người có thẩm quyền quyết định thực hiện phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu (nêu rõ lý do) trực tiếp trên hệ thống;

- Cấp quyền khai thác theo kết quả phê duyệt.

 

Phụ lục IV
QUY TRÌNH SAO LƯU VÀ PHỤC HỒI DỮ LIỆU

(Kèm theo Quyết định số 3721/QĐ-BNNMT ngày 29 tháng 9 năm 2026
của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Môi trường)

^{________________________}

Mô tả chi tiết:

Cục Chuyển đổi số:

- Chủ trì xây dựng và duy trì phương án sao lưu, phục hồi, dự phòng dữ liệu đối với hệ thống lưu trữ điện tử;

- Xác định phạm vi dữ liệu cần sao lưu, tần suất sao lưu, vị trí lưu trữ dự phòng và trách nhiệm thực hiện của các bên liên quan;

- Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ tối thiểu hằng ngày đối với kho lưu trữ điện tử, cơ sở dữ liệu đặc tả, nhật ký hệ thống, cấu hình hệ thống và các dữ liệu kỹ thuật có liên quan;

- Lưu giữ bản sao lưu tại vị trí dự phòng an toàn, có kiểm soát truy cập nhằm bảo đảm không bị truy cập, sửa đổi, xóa bỏ hoặc sử dụng trái phép;

- Kiểm tra định kỳ tính toàn vẹn của dữ liệu sao lưu và khả năng phục hồi hệ thống; kết quả kiểm tra được ghi nhận để phục vụ theo dõi, kiểm tra và truy vết;

- Giám sát, xác định sự cố hoặc tiếp nhận yêu cầu phục hồi dữ liệu. Trường hợp không phát sinh sự cố hoặc yêu cầu phục hồi, tiếp tục duy trì sao lưu, giám sát và kiểm tra định kỳ. Trường hợp phát sinh sự cố, mất mát, sai lệch dữ liệu hoặc có yêu cầu phục hồi, Cục Chuyển đổi số xác định phạm vi dữ liệu cần phục hồi;

- Kích hoạt phương án phục hồi dữ liệu; lựa chọn bản sao lưu phù hợp, xác định thời điểm phục hồi, phương án kỹ thuật và các điều kiện cần thiết để thực hiện;

- Thực hiện phục hồi dữ liệu từ bản sao lưu đã chọn; bảo đảm không làm sai lệch các dữ liệu còn giá trị khác và hạn chế tối đa việc gián đoạn hoạt động của hệ thống;

- Phối hợp với Văn phòng Bộ và các đơn vị có liên quan kiểm tra, đối chiếu dữ liệu sau khi thực hiện phục hồi dữ liệu. Trường hợp kết quả chưa đạt yêu cầu, tiến hành xử lý kỹ thuật bổ sung hoặc lựa chọn bản sao lưu khác để thực hiện lại.

 

Phụ lục V
QUY TRÌNH ỨNG PHÓ SỰ CỐ AN NINH MẠNG

 (Kèm theo Quyết định số 3721/QĐ-BNNMT ngày 29 tháng 9 năm 2026
của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Môi trường)

^{_______________________}

Mô tả chi tiết:

1. Đơn vị, cá nhân sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử

- Khi phát hiện hoặc nghi ngờ xảy ra sự cố an ninh mạng, sự cố kỹ thuật, mất an toàn thông tin, mất mát hoặc sai lệch dữ liệu, phải kịp thời ghi nhận hiện tượng, thời điểm và phạm vi ảnh hưởng ban đầu;

- Thông báo ngay cho Cục Chuyển đổi số và Đội Ứng cứu sự cố an ninh mạng của Bộ Nông nghiệp và Môi trường.

2. Cục Chuyển đổi số

- Tiếp nhận thông tin, ghi nhận sự cố, phân loại mức độ ảnh hưởng và xác định phương án xử lý ban đầu;

- Chủ trì khoanh vùng, cô lập nguồn nguy cơ nhằm ngăn chặn sự cố lan rộng; áp dụng các biện pháp kỹ thuật cần thiết để bảo vệ hệ thống lưu trữ điện tử và dữ liệu lưu trữ điện tử;

- Bảo vệ an toàn dữ liệu, tài liệu lưu trữ điện tử; đồng thời thu thập, lưu giữ chứng cứ kỹ thuật phục vụ công tác phân tích nguyên nhân, kiểm tra, thanh tra hoặc xử lý trách nhiệm khi cần thiết;

- Chủ trì khôi phục hoạt động của hệ thống, phục hồi các dữ liệu liên quan và triển khai biện pháp kỹ thuật nhằm bảo đảm hệ thống vận hành ổn định, an toàn;

- Xác định nguyên nhân sự cố, phạm vi ảnh hưởng cuối cùng, khối lượng dữ liệu bị tác động và mức độ khôi phục sau xử lý;

- Lập hồ sơ xử lý đối với mọi sự cố phát sinh, trong đó thể hiện rõ nguyên nhân, phạm vi ảnh hưởng, biện pháp xử lý, kết quả khắc phục và các kiến nghị liên quan;

- Báo cáo cấp có thẩm quyền về tình hình sự cố theo quy định;

- Phối hợp với Văn phòng Bộ để đánh giá phạm vi ảnh hưởng đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử, dữ liệu đặc tả, tài khoản truy cập và các hoạt động khai thác hệ thống;

- Phối hợp với các đơn vị liên quan đề xuất, triển khai biện pháp phòng ngừa tái diễn; chủ động cập nhật phương án kỹ thuật, quy trình vận hành và hướng dẫn người sử dụng khi có yêu cầu.