Quyết định 121/1998/QĐ-BNN-TCCB Quy chế quản lý đoàn vào, đoàn ra trong quan hệ hợp tác quốc tế

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành Quy chế quản lý đoàn vào, đoàn ra trong quan hệ hợp tác quốc tế của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

^{_____________}

BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Căn cứ Nghị định số 73/CP ngày 01-11-1995 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;

Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. - Nay ban hành kèm theo quyết định này "Quy chế quản lý đoàn vào, đoàn ra trong quan hệ hợp tác quốc tế của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn".

Điều 2. - Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký. Các văn bản quy định trước đây của Bộ có điều khoản trái với nội dung của quy chế nay đều bài bỏ.

Điều 3. - Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế và Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ ĐOÀN VÀO, ĐOÀN RA TRONG QUAN HỆ HỢP TÁC QUỐC TẾ CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

(Ban hành theo Quyết định số 121 1998 /QĐ- BNN ngày 24 tháng 1998 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn)

Chương I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Hoạt động hợp tác Quốc tế nói trong quy chế này là các công việc và hoạt động của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn với đại diện của các nước và các tổ chức quốc tế, Công ty và cá nhân nước ngoài (sau đây gọi tắt là đối tác nước ngoài).

Điều 2: Hoạt động hợp tác Quốc tế của Bộ nhằm tranh thủ tối đa sự tài trợ của đối tác nước ngoài để phát triển ngành và nhanh chóng hoà nhập vào khu vực theo đường lối mở cửa, theo đúng chính sách của Đảng và Nhà nước, phải bảo đảm bí mật quốc gia và bảo vệ quyền lợi của Tổ quốc.

Điều 3: Hoạt động hợp tác quốc tế phải theo mục tiêu, kế hoạch và sự chỉ đạo của Bộ trưởng và cấp có thẩm quyền do Bộ trưởng uỷ nhiệm.

Điều 4: Đoàn vào nói trong quy chế này là đoàn có các thành phần đối tác nước ngoài vào làm việc với Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn nhằm mục đích tăng cường hợp tác trên các lĩnh vực cụ thể sau:

- Xây dựng chương trình dự án

- Theo dõi về đầu tư liên doanh

- Trao đổi về hợp tác thương mại, khoa học kỹ thuật, thông tin, tổ chức hội thảo, triển lãm, tiếp xúc và các hoạt động khác liên quan đến phát triển nông nghiệp và nông thôn.

Điều 5: Đoàn ra nói trong quy chế này là đoàn có thành phần Việt Nam được cử ra nước ngoài thuộc phạm vi quản lý của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn nhằm thực hiện các hoạt động sau:

- Đàm phán ký kết

- Dự hội nghị, hội thảo

- Đào tạo, tham quan

- Tiếp xúc và trao đổi, theo lời mời của các tổ chức quốc tế.

- Tiếp thị, thương mại, tham gia hội chợ, triển lãm Quốc tế thuộc lĩnh vực nông nghiệp và phát triển nông thôn.

Chương II. ĐỐI VỚI ĐOÀN VÀO

A/ Quản lý hoạt động, gặp gỡ, khảo sát, tham quan, hội thảo, đàm phán

Hoạt động gặp gỡ trao đổi với các đoàn vào nói trong quy chế này nhằm mục đích tăng cường hợp tác giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn với đối tác nước ngoài. Gặp gỡ trao đổi phải tuân theo đúng quy chế và nghi thức hiện hành của Nhà nước.

Điều 6: Người thực hiện các cuộc tiếp xúc bao gồm lãnh đạo Bộ, Vụ trưởng được lãnh đạo Bộ phân công và Vụ phó, chuyên viên được Vụ trưởng phân công.

- Đối tác nước ngoài đến làm việc, gặp gỡ, trao đổi phải là người đại diện có đủ tư cách pháp nhân; nêu rõ yêu cầu cần gặp gỡ các cấp của phía Việt Nam là Bộ trưởng, Thứ trưởng, Vụ trưởng, chuyên viên để bố trí đối tượng làm việc phù hợp.

- Các cuộc hội đàm và làm việc với cá nhân hoặc đối tác nước ngoài, phải tuân thủ những quy định sau:

Đối với cấp lãnh đạo Bộ

* Phải có nội dung và chương trình đã được Bộ trưởng hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt trước một tuần (qua Vụ Hợp tác Quốc tế để đăng ký với Văn phòng Bộ xếp lịch làm việc)

* Những yêu cầu hội đàm và làm việc đột xuất với lãnh đạo Bộ phải được báo cáo ngay. Vụ Hợp tác Quốc tế cùng Văn phòng chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc hội đàm của lãnh đạo Bộ với khách

* Vụ Hợp tác Quốc tế cử phiên dịch và ghi chép nội dung cuộc họp hoặc hội đàm để lưu trữ theo dõi.

b) Đối với cấp Vụ tiếp các đoàn trong phạm vi Dự án đã được lãnh đạo Bộ phân công thì cấp Vụ tổ chức tiếp và chịu trách nhiệm về nội dung, đồng thời thông báo nội dung cho Vụ Hợp tác Quốc tế để theo dõi, nếu thấy cần thiết thì cử cán bộ tham dự.

c) Đối với các Vụ tiếp các đoàn mà ngoài phạm vi Dự án Thủ trưởng đơn vị phải xin phép lãnh đạo Bộ phụ trách khu vực, đồng thời thông báo cho Vụ Hợp tác Quốc tế biết về nội dung trước khi họp. Sau khi được lãnh đạo Bộ đồng ý thì Vụ Hợp tác Quốc tế sẽ phối hợp với đơn vị được phân công cùng tiếp đoàn

d) Đối với cấp chuyên viên: Vụ trưởng phân công cho chuyên viên tiếp trong phạm vi chương trình Dự án được Bộ phân công. Chuyên viên không tiếp các đối tác khi không được phân công. Trường hợp phát sinh mới thì chuyên viên phải báo cáo cho Vụ trưởng của mình và Vụ Hợp tác Quốc tế để xử lý giải quyết kịp thời.

Điều 7: Khảo sát, tham quan hiện trường có khách quốc tế tham gia.

Việc tổ chức tham quan hiện trường trên lãnh thổ Việt Nam cho người nước ngoài cần thực hiện như sau:

- Nêu rõ mục đích và nội dung khảo sát tham quan

- Lịch trình tham quan, thành phần đoàn, kinh phí thực hiện

- Các thủ tục liên quan để tổ chức khảo sát, tham quan bảo đảm an toàn cho khách và an ninh của Việt Nam.

Đối với các cuộc khảo sát tham quan thuộc phạm vi chương trình (Dự án) đang thực thi thuộc trách nhiệm của Giám đốc chương trình (Dự án)

Đối với các cuộc khảo sát tham quan ngoài phạm vi các chương trình (Dự án) đã được cấp có thẩm quyền duyệt thì thủ trưởng đơn vị phải báo cáo (thông qua Vụ Hợp tác Quốc tế) trình lãnh đạo Bộ phê duyệt tối thiểu trước 10 ngày

Điều 8: Việc tổ chức hội thảo có khách nước ngoài tham dự

Đơn vị tổ chức Hội thảo có khách nước ngoài tham dự, cần chuẩn bị các nội dung như sau:

- Mục đích và nội dung Hội thảo (tài liệu của Hội thảo)

- Thành phần tham dự Hội thảo

- Nơi tổ chức Hội thảo và thời gian

- Người tổ chức Hội thảo và kinh phí

Thủ trưởng đơn vị được phân công tổ chức Hội thảo chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng để đảm bảo Hội thảo đạt kết quả tốt.

Đối với các Hội thảo thuộc phạm vi chương trình và Dự án đã được duyệt, Giám đốc chương trình hoặc Dự án chịu trách nhiệm tổ chức, trình lãnh đạo Bộ ( đã được Bộ trưởng phân công chỉ đạo dự án đó) phê duyệt

Đối với các Hội thảo ngoài phạm vi chương trình và Dự án đã được duyệt cần trình lãnh đạo Bộ (qua Vụ Hợp tác Quốc tế) trước 1 tháng (riêng tài liệu trước 1 tuần)

Điều 9: Về thủ tục đàm phán, ký kết văn kiện hợp tác đối với nước ngoài

Thủ tục đàm phán ký kết bao gồm:

- Hoàn tất thủ tục phê duyệt trước khi ký kết

- Hoàn tất thủ tục để đảm bảo tư cách pháp nhân của người được ký vào văn kiện

- Thủ tục lễ tân khi ký kết

- Kinh phí để tổ chức nghi lễ ký kết văn kiện

Đơn vị nào được lãnh đạo Bộ phân công chuẩn bị xây dựng dự án, có trách nhiệm phối hợp với Vụ Hợp tác Quốc tế để chuẩn bị nội dung và các thủ tục phê duyệt theo quy định trước khi ký kết, và đơn vị chủ dự án lo kinh phí cho việc ký kết đó.

Khi ký kết, Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế chủ trì phối hợp với Chánh Văn phòng Bộ và các đơn vị liên quan tổ chức ký kết văn kiện hợp tác với nước ngoài. Văn kiện ký kết đàm phán cần được lưu trữ ở Vụ Hợp tác Quốc tế và đơn vị được phân công thực hiện sau này.

B. Quản lý tài liệu, số liệu, mẫu vật và sản phẩm gửi cho đối tác nước ngoài

Điều 10: Tài liệu, số liệu, mẫu vật và sản phẩm gửi cho đối tác nước ngoài chỉ cung cấp khi đối tác nước ngoài có văn bản yêu cầu.

Tổ chức hoặc cá nhân cung cấp tài liệu, số liệu, mẫu vật hoặc sản phẩm cho cá nhân hoặc tổ chức nước ngoài hay tổ chức quốc tế phải được Bộ cho phép, Bộ trưởng uỷ quyền cho Thủ trưởng đơn vị và chịu trách nhiệm về số liệu cung cấp cho bạn.

- Vụ trưởng Vụ Kế hoạch và Quy hoạch ký tài liệu, số liệu về kế hoạch và sản phẩm hàng hoá

- Vụ trưởng Vụ Khoa học Công nghệ và Chất lượng sản phẩm ký tài liệu, mẫu và nghiên cứu và sản phẩm mới sáng tạo

- Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ ký tài liệu, số liệu về tổ chức nhân sự ngành Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.

- Tài liệu, mẫu vật sản phẩm thuộc phạm vi hoạt động của dự án đã duyệt thì giám đốc dự án làm thủ tục trình lãnh đạo Bộ duyệt và thông báo cho Vụ Hợp tác Quốc tế để tổng hợp.

- Vụ Hợp tác Quốc tế chịu trách nhiệm tổng hợp và lưu dữ hồ sơ này.

Điều 11: Văn bản, điện tín do lãnh đạo Bộ chính thức gửi đến các đối tác nước ngoài đều phải do Vụ Hợp tác Quốc tế trình lãnh đạo Bộ duyệt bản tiếng Việt. Vụ Hợp tác Quốc tế chịu trách nhiệm chất lượng bản dịch ra tiếng nước ngoài và gửi đi. Còn các văn bản, điện tín của các thủ trưởng các đơn vị trực thuộc gửi đến các đối tác nước ngoài thì thủ trưởng đơn vị đó chịu trách nhiệm, đồng thời gửi 1 bản lưu tại Vụ Hợp tác Quốc tế để tổng hợp.

C/ Quản lý đoàn vào:

Điều 12: Hàng năm các đơn vị trực thuộc Bộ phải làm kế hoạch các đoàn vào, theo mẫu thống nhất (Phụ lục 1), gửi về Vụ Hợp tác Quốc tế và Vụ Tài chính Kế toán trước ngày 20/9 hàng năm. Vụ Hợp tác Quốc tế là cơ quan được Bộ giao hướng dẫn các đơn vị lập kế hoạch đoàn vào và phối hợp với Vụ Kế toán Tài chính tổng hợp kế hoạch trình Bộ duyệt, sau đó gửi Văn phòng Chính phủ và các cơ quan tổng hợp Nhà nước. Các đoàn vào làm việc với lãnh đạo Bộ do Vụ Hợp tác Quốc tế phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức thực hiện.

Điều 13: Đón tiếp và làm việc với đoàn vào liên quan đến đơn vị nào do thủ trưởng đơn vị đó thực hiện như đã nêu ở các điều 6,,7, 8 của Quy chế này. Từ khi khách vào đến khi khách về nước đơn vị đón tiếp phải chịu trách nhiệm quản lý, đồng thời phối hợp với Vụ Hợp tác Quốc tế, Vụ Tổ chức Cán bộ và các cơ quan hữu quan của Bộ Nội vụ để bảo đảm an ninh của tổ quốc, nhưng vẫn thực hiện đầy đủ các thoả thuận và sự an toàn cho khách.

Điều 14: Sau khi khách về nước, đơn vị tổ chức đoàn vào phải báo cáo kết quả làm việc kịp thời cho Bộ và quyết toán tài chính (phần do ngân sách cấp) cho Vụ Tài chính - Kế toán không chậm quá 30 ngày.

Chương III. ĐỐI VỚI ĐOÀN RA

Điều 15: Hàng năm các đơn vị trực thuộc Bộ phải làm kế hoạch các đoàn ra nước ngoài, theo mẫu thống nhất (Phụ lục 2) và gửi về Vụ Hợp tác Quốc tế và Vụ Tổ chức Cán bộ trước ngày 20/9 hàng năm. Bản kế hoạch này phải đảm bảo cân đối được nguồn kinh phí của đơn vị. Nếu chi phí của đoàn đi do ngân sách trong nước hoặc nguồn tài chính của bản thân đơn vị sản xuất kinh doanh, hành chính sự nghiệp đài thọ phải được lãnh đạo Vụ Tài chính - Kế toán phê duyệt. Ngân sách đoàn ra chỉ chi cho những đơn vị trực thuộc Bộ không có tài khoản riêng và những đoàn do lãnh đạo Bộ chỉ định cử đi.

Trước khi ra nước ngoài phải có báo cáo về đề cương hoạt động, trong đó nêu rõ mục đích đi của đoàn, yêu cầu về thời gian, địa điểm và tên nước cần đến, về tiêu chuẩn chi tiêu để đoàn hoạt động và nguồn kinh phí phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Báo cáo này được gửi về Vụ Hợp tác Quốc tế trước 15 ngày. Trường hợp đột xuất, cần có giải trình để Vụ Hợp tác Quốc tế xin ý kiến lãnh đạo Bộ giải quyết kịp thời gian cho đoàn đi

Điều 16: Về quyết định cử nhân sự đoàn ra nước ngoài

1. Các đoàn do Bộ trưởng, Thứ trưởng dẫn đầu, các thành viên đi trong đoàn do trưởng đoàn chỉ định hoặc giao cho Vụ Tổ chức Cán bộ phối hợp với Vụ Hợp tác Quốc tế để tìm chọn.

2. Các đoàn theo giấy mời gửi tới Bộ

- Giấy mời chuyển qua Vụ Hợp tác Quốc tế để làm thủ tục xuất nhập cảnh và Vụ Tổ chức Cán bộ làm thủ tục về nhân sự.

- Cục, Vụ trưởng và cấp tương đương do Bộ trưởng phê duyệt

- Cục, Vụ phó và cấp tương đương phải được thủ trưởng đơn vị đó đề nghị, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực có ý kiến trước khi trình Bộ trưởng quyết định

- Đối tượng còn lại do thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm cử, và báo cáo Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ chủ trì phối hợp với Vụ hợp tác Quốc tế để thống nhất cử người đi. Trường hợp không đạt được nhất trí này, Vụ Tổ chức Cán bộ làm việc với đơn vị cử người đi.

3. Vụ Tổ chức Cán bộ chủ trì phối hợp với Vụ Hợp tác Quốc tế trình lãnh đạo Bộ để thu xếp nhân sự đoàn ra thuộc diện chính sách.

4. Giấy mời đích danh ra nước ngoài của người đơn vị nào, do thủ trưởng đơn vị đó chịu trách nhiệm xem xét rồi báo cáo Vụ Hợp tác Quốc tế và Vụ Tổ chức Cán bộ để xử lý trình Bộ duyệt.

Điều 17: Tiêu chuẩn cử nhân sự ra nước ngoài học tập công tác:

- Bảo đảm tin cậy về chính trị, có phẩm chất đạo đức tốt.

- Có trình độ công tác và năng lực chuyên môn, ngoại ngữ để hoàn thành nhiệm vụ được giao

- Có tinh thần trách nhiệm, có ý thức tổ chức kỷ luật. Nghiêm chỉnh chấp hành chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước.

- Có sức khoẻ tốt.

* Trường hợp đi họp và khảo sát tham quan thuộc dự án đã được phê duyệt, yêu cầu đúng người đi họp thì thủ trưởng đơn vị phân công.

* Trường hợp đi học tập dài ngày thông qua thi tuyển thì thủ trưởng đơn vị cần phối hợp với cấp uỷ để cử người đi học.

* Trường hợp đi khảo sát tham quan có tính chất rộng rãi, không nhất thiết đúng đối tượng thì thủ trưởng đơn vị nên tham khảo ý kiến của cấp uỷ, công đoàn để quyết định cử người đi nước ngoài.

Điều 18: Hồ sơ đoàn ra gồm:

- Giấy mời của đối tác nước ngoài, hoặc kế hoạch đoàn ra hàng năm của các dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Công văn đề nghị đoàn ra do thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ ký trong đó nêu rõ mục đích nội dung nước đến, thời gian lên đường và về nước. Tên người được cử cùng chức danh, trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, công việc đang làm. Thủ trưởng đơn vị phải đảm bảo cử nhân sự ra nước ngoài đủ tiêu chuẩn đã quy định ở Điều 17 nêu trên.

- Lý lịch nhân sự có sự chứng nhận của thủ trưởng đơn vị. Nếu là người làm hợp đồng dài hạn với cơ quan thì bản lý lịch phải có sự xác nhận của công an địa phương nơi người đó cư trú.

- Người ký công văn cử đoàn đi ra nước ngoài ở cơ sở phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc cử đoàn đi và lý lịch của đoàn mình cử đi.

- Hồ sơ của đoàn gửi tới Vụ Tổ chức Cán bộ. Nếu đoàn đi do ngân sách Nhà nước cấp hay vốn tự có của đơn vị cần phải có ý kiến của Vụ Tài chính Kế toán.

- Vụ Tổ chức Cán bộ chỉ làm việc với Trưởng phòng tổ chức của đơn vị hoặc người có giấy uỷ quyền cuả đơn vị.

Điều 19: Duyệt nhân sự đoàn ra để thông báo cho đối tác nước ngoài

- Vụ Tổ chức Cán bộ làm dự thảo để trình lãnh đạo Bộ ký quyết định nhân sự đoàn ra.

- Vụ Hợp tác Quốc tế chịu trách nhiệm thông báo cho đối tác nước ngoài đoàn ra và lưu theo dõi tổng hợp.

Điều 20: Giải quyết thủ tục xin cấp hộ chiếu và Visa cho đoàn ra.

- Vụ Hợp tác Quốc tế và Văn phòng phía Nam của Bộ có trách nhiệm giúp người được Bộ cho xuất ngoại về việc xin cấp hộ chiếu và thủ tục Visa nhập cảnh của nước đến cần có thị thực sau khi đã có quyết định về nhân sự của Bộ.

- Căn cứ vào quyết định 957/1997/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ quản lý hộ chiếu của cán bộ thuộc đơn vị mình.

Điều 21: Đoàn ra phải về nước đúng hạn. Việc gia hạn thời gian ở nước ngoài phải được lãnh đạo Bộ quyết định. Người vi phạm sẽ phải chịu kỷ luật. Sau khi về nước trong vòng 10 ngày, trưởng đoàn phải báo cáo bằng văn bản kết quả chuyến đi. Trong báo cáo, nên kiến nghị, thông báo danh mục những tài liệu kinh tế khoa học và công nghệ đoàn mang về (Bộ có thể sử dụng tài liệu này khi cần thiết).

Báo cáo gửi tới các Vụ Hợp tác Quốc tế, Tổ chức Cán bộ và thủ trưởng đơn vị quản lý đoàn ra.

Đảng viên ra nước ngoài phải thực hiện các nhiệm vụ quy định tại văn bản số 17 QĐ-TW ngày 10/12/1996 của Ban Chấp hành Trung ương và văn bản hướng dẫn số 01 HD-TC/TW ngày 26/3/1997 của Ban Tổ chức Trung ương.

Điều 22: Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký, các văn bản quy định trước đây của Bộ ban hành có điều khoản trái với nội dung của quy chế này đều bãi bỏ.

Điều 23: Vụ Hợp tác Quốc tế, Vụ Tổ chức Cán bộ, Chánh Văn phòng Bộ, các Cục Vụ trưởng và thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm thực hiện quy chế này trong phạm vi thẩm quyền của đơn vị mình.

PHỤ BIỂU 1:

MẪU LẬP KẾ HOẠCH ĐOÀN VÀO NĂM

Đơn vị