Quyết định 1883/QĐ-BTC2025 về Kế hoạch tổ chức Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần 8

QUYẾT ĐỊNH
 Ban hành Kế hoạch công tác chuẩn bị và tổ chức
 Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8 (AMMS 8)
 và các Hội nghị liên quan tại Việt Nam

^{__________________}

TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC

HỘI NGHỊ BỘ TRƯỞNG ASEAN VỀ THỂ THAO LẦN THỨ 8
 VÀ CÁC HỘI NGHỊ LIÊN QUAN TẠI VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 43/2025/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch;

Căn cứ Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21 tháng 02 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;

Căn cứ Công văn số 340/VPCP-QHQT ngày 13 tháng 01 năm 2025 của Văn phòng Chính phủ thông báo ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8 và các Hội nghị liên quan tại Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 1239/QĐ-BVHTTDL ngày 05 tháng 05 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch về việc thành lập Ban Tổ chức Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8 và các Hội nghị liên quan tại Việt Nam;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Thể dục thể thao Việt Nam.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Kế hoạch công tác chuẩn bị và tổ chức Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8 và các Hội nghị liên quan tại Việt Nam.

Điều 2. Các Tiểu ban thuộc Ban Tổ chức Hội nghị và các cơ quan, đơn vị liên quan có trách nhiệm tổ chức, triển khai thực hiện các nhiệm vụ theo đúng kế hoạch đề ra. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các đơn vị báo cáo về Ban Tổ chức Hội nghị để kịp thời xem xét, giải quyết.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng Bộ, Cục trưởng các Cục: Hợp tác quốc tế, Thể dục thể thao Việt Nam; Trưởng các Tiểu ban thuộc Ban Tổ chức Hội nghị và Thủ trưởng các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KẾ HOẠCH
 công tác chuẩn bị và tổ chức Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần
 thứ 8 và các Hội nghị liên quan tại Việt Nam

(Kèm theo Quyết định số: 1883/QĐ-BTC2025 ngày 13 tháng 6 năm 2025
của Trưởng Ban Tổ chức Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8 và
 các Hội nghị liên quan tại Việt Nam)

^{_________________________}

Thực hiện Quyết định số 1239/QĐ-BVHTTDL ngày 05 tháng 05 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch về việc thành lập Ban Tổ chức Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8 và các Hội nghị liên quan tại Việt Nam năm 2025 (sau đây gọi chung là Ban Tổ chức Hội nghị), Ban Tổ chức Hội nghị xây dựng kế hoạch và lộ trình chi tiết về tiến độ triển khai công tác chuẩn bị và tổ chức Hội nghị như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Nhằm cụ thể hóa các mục tiêu, nhiệm vụ chuẩn bị và tổ chức Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8 (AMMS 8) và các Hội nghị liên quan trong năm 2025 tại Việt Nam theo Đề án đã được Chính phủ thông qua theo Công văn số 340/VPCP-QHQT của Văn phòng Chính phủ ngày 13 tháng 01 năm 2025 và Quyết định số 1239/QĐ-BVHTTDL ngày 05 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch về việc thành lập Ban Tổ chức Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8 và các Hội nghị liên quan tại Việt Nam năm 2025.

- Xác định, phân công nhiệm vụ cho các cơ quan, đơn vị liên quan làm căn cứ để triển khai.

2. Yêu cầu

- Tổ chức Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8 và các Hội nghị liên quan trong năm 2025 tại Việt Nam đảm bảo trang trọng, đúng nghi thức quốc tế và phù hợp với thông lệ của ASEAN, thiết thực, hiệu quả, an toàn, tiết kiệm, tránh lãng phí; tích cực huy động các nguồn lực của xã hội tự nguyện đóng góp vào việc chuẩn bị và tổ chức Hội nghị.

- Đảm bảo sự lãnh đạo, chỉ đạo thống nhất, sâu sát và sự phối hợp chặt chẽ, hiệu quả của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tổ chức thực hiện.

II. THÔNG TIN CHUNG VỀ HỘI NGHỊ

1. Thời gian, địa điểm và chương trình Hội nghị

1.1. Thời gian: Từ ngày 11 đến ngày 18 tháng 10 năm 2025 bao gồm cả ngày đón và tiễn các đoàn.

1.2. Địa điểm: Thành phố Hà Nội.

1.3. Chương trình Hội nghị (Phụ lục 01 kèm theo).

2. Dự kiến thành phần và số lượng tham dự Hội nghị

Hội nghị dự kiến đón khoảng 200 đại biểu, trong đó số khách hạng B khoảng 15 đại biểu.

2.1. Đại biểu phía Việt Nam tham gia trực tiếp

- Lãnh đạo Chính phủ;

- Đại diện Lãnh đạo Bộ Ngoại giao, Bộ Công An, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Nội vụ, Bộ Y tế và Văn phòng Chính phủ;

- Lãnh đạo Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục Thể dục thể thao Việt Nam, các Cục, Vụ liên quan thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch;

- Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội, các Sở, ban, ngành liên quan của thành phố Hà Nội;

- Ban Tổ chức và các Tiểu ban của Hội nghị;

- Các cơ quan thông tấn, báo chí Việt Nam.

2.2. Đại biểu khách mời quốc tế tham gia trực tiếp

- Tổng Thư ký ASEAN và các cán bộ Ban Thư ký ASEAN;

- Đại diện Lãnh đạo Bộ phụ trách thể thao hoặc người đứng đầu cơ quan Thể thao, quan chức cấp cao các quốc gia thành viên ASEAN và Timor Leste về thể thao, cán bộ thể thao thuộc các quốc gia thành viên ASEAN và Timor Leste (quan sát viên);

- Đoàn đại biểu các đối tác của ASEAN: Nhật Bản, Trung Quốc;

- Đoàn đại biểu các tổ chức quốc tế và các quốc gia đối thoại có liên quan của ASEAN;

- Đại diện Đại sứ quán các nước Đông Nam Á, Nhật Bản, Trung Quốc tại Việt Nam;

- Các cơ quan thông tấn, báo chí quốc tế.

c) Đại biểu khách mời tham gia trực tuyến (qua ứng dụng Zoom)

- Đại diện Lãnh đạo, cán bộ một số Bộ, cơ quan phụ trách thể thao các nước thành viên và các đối tác của ASEAN;

- Một số chuyên gia, cá nhân và tổ chức trong nước và quốc tế quan tâm đến Hội nghị.

3. Danh nghĩa tổ chức

3.1. Danh nghĩa tổ chức: Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch phối hợp với Ban Thư ký ASEAN tổ chức Hội nghị.

3.2. Cơ quan chủ trì: Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (Cơ quan thường trực: Cục Thể dục thể thao Việt Nam và Cục Hợp tác quốc tế).

3.3. Cơ quan phối hợp:

- Ban Thư ký ASEAN;

- Các Bộ, ban, ngành và Ủy ban nhân dân và các sở ngành liên quan của thành phố Hà Nội.

4. Hình thức tổ chức, phân cấp - chủ trì, ngôn ngữ sử dụng và các hoạt động bên lề của Hội nghị

4.1. Hình thức tổ chức: Hội nghị được tổ chức kết hợp cả trực tiếp theo hình thức họp bàn tròn/chữ U và trực tuyến thông qua ứng dụng Zoom; Hội nghị gồm có các phiên: Khai mạc, báo cáo, trình bày tham luận, thảo luận-đối thoại và phiên kết luận bế mạc Hội nghị.

4.2. Phân cấp và chủ trì Hội nghị:

- Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch chủ trì Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8 (AMMS 8) và đồng chủ trì các Hội nghị liên quan của AMMS với các đối tác của ASEAN: Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao + Nhật Bản lần thứ 5 (AMMS + Japan 5); Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao + Trung Quốc lần thứ 2 (AMMS + China 2);

- Cục trưởng Cục Thể thao Việt Nam (Trưởng SOMS Việt Nam) chủ trì Hội nghị quan chức cấp cao ASEAN về Thể thao lần thứ 16 (SOMS 16) và đồng chủ trì các Hội nghị liên quan của SOMS với các đối tác của ASEAN: Hội nghị quan chức cấp cao ASEAN về Thể thao + Nhật Bản lần thứ 8 (SOMS + Japan 8), Hội nghị quan chức cấp cao ASEAN về Thể thao + Trung Quốc lần thứ 4 (SOMS + China 4) diễn ra ngay trước thềm AMMS 8;

4.3. Ngôn ngữ sử dụng: Hội nghị sử dụng tiếng Anh và tiếng Việt (có dịch cabin);

4.5. Các hoạt động bên lề của Hội nghị:

- Các cuộc gặp mặt song phương của các đoàn;

- Chương trình thăm quan, khảo sát văn hóa, du lịch và làng nghề truyền thống tại Hà Nội và các vùng lân cận;

- Ký Thỏa thuận hợp tác giữa ASEAN và WADA (Chờ Ban Thư ký ASEAN khẳng định);

- Tổ chức hoạt động về bóng đá kích hoạt Thỏa thuận hợp tác giữa ASEAN và FIFA (Chờ Ban Thư ký ASEAN khẳng định);

- Triển lãm ASEAN và các đối tác về thể thao (Chờ Ban Thư ký ASEAN khẳng định).

III. NỘI DUNG HỘI NGHỊ

1. Hội nghị quan chức cấp cao ASEAN về Thể thao lần thứ 16 (SOMS 16)

Tại SOMS 16, các đại biểu tập trung trao đổi, thảo luận những vấn đề dưới đây, trước khi đệ trình lên AMMS 8:

- Những vấn đề liên quan đến kết quả thực hiện Kế hoạch hành động ASEAN về Thể thao giai đoạn 2021-2025 và Kế hoạch hợp tác ASEAN về Thể thao giai đoạn sau 2025;

- Những nội dung đưa ra tại Dự thảo Tuyên bố chung Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8;

- Những nội dung liên quan đến Dự án thành lập Trung tâm ASEAN về Thể thao thành tích cao;

- Những nội dung liên quan đến việc thành lập Khu Thể thao ASEAN giai đoạn 2 tại các quốc gia trong khu vực ASEAN;

- Những vấn đề liên quan đến việc đóng Quỹ Thể thao ASEAN và Quy chế hoạt động của Quỹ;

- Các Đại hội thể thao quốc tế trong khu vực năm 2024 và năm 2025 (Đại hội Thể thao học sinh Đông Nam Á tại Việt Nam, Đại hội Thể thao Đông Nam Á tại Thái Lan); các hoạt động thể thao kỷ niệm ngày thành lập ASEAN;

- Những nội dung thuộc Chương trình hợp tác ASEAN- Hàn Quốc phát triển kỹ năng lãnh đạo và trao đổi giữa các cá nhân về bóng đá ASEAN- Hàn Quốc do Quỹ chia sẻ tình yêu của Liên đoàn Bóng đá Hàn Quốc và Nhóm hợp tác Học viện công nghiệp Cheonan thuộc Trường Đại học Sangmyung Hàn Quốc thực hiện và các nội dung liên quan khác;

- Những nội dung liên quan đến việc ký Thỏa thuận ASEAN - FIFA và ASEAN - WADA giai đoạn mới, các hoạt động hợp tác trong khuôn khổ Thỏa thuận hợp tác ASEAN và Liên đoàn Bóng đá quốc tế (FIFA); Hoạt động hợp tác về phòng chống Doping với Tổ chức phòng chống Doping Thế giới (WADA) và Tổ chức phòng chống Doping khu vực Đông Nam Á (SEARADO).

2. Hội nghị quan chức cấp cao ASEAN về Thể thao + Nhật Bản lần thứ 8 (SOMS+ Japan 8)

- Trao đổi, thảo luận những vấn đề liên quan đến công tác tổng kết đánh giá chương trình hợp tác với Nhật Bản theo Kế hoạch hành động ASEAN về Thể thao giai đoạn 2021-2025;

- Trao đổi, thảo luận về Kế hoạch tăng cường hợp tác ASEAN - Nhật Bản đến năm 2030: Phụ nữ và Thể thao, Giáo dục thể chất và Thể thao dành cho người khuyết tật, mục tiêu phát triển bền vững thông qua bóng đá; phát triển chính sách và xây dựng năng lực huấn luyện viên thể thao.

3. Hội nghị quan chức cấp cao ASEAN về Thể thao + Trung Quốc lần thứ 4 (SOMS+ China 4)

- Trao đổi, thảo luận những vấn đề liên quan đến công tác tổng kết đánh giá chương trình hợp tác với Trung Quốc theo Kế hoạch hành động ASEAN về Thể thao giai đoạn 2021-2025;

- Thảo luận những vấn đề liên quan đến Dự án làm mới và trao đổi các trò chơi và môn thể thao truyền thống ASEAN-China như là di sản văn hóa thế giới;

- Trao đổi những vấn đề liên quan đến việc tăng cường sức khỏe và tập luyện Thể thao khu vực ASEAN;

- Những vấn đề liên quan đến Khu Thể thao ASEAN.

4. Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8 (AMMS 8)

- Xem xét, thông qua kết quả thực hiện Kế hoạch hành động ASEAN về Thể thao giai đoạn 2021-2025 và Kế hoạch hợp tác ASEAN về Thể thao giai đoạn sau 2025;

- Xem xét, thông qua Tuyên bố chung Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8;

- Xem xét, thông qua những nội dung liên quan đến Dự án thành lập Trung tâm ASEAN về Thể thao thành tích cao;

- Phê duyệt việc thành lập Khu Thể thao ASEAN giai đoạn 2 tại các quốc gia trong khu vực ASEAN;

- Thống nhất việc đóng Quỹ Thể thao ASEAN và Quy chế hoạt động của Quỹ;

- Thông qua báo cáo về các Đại hội thể thao quốc tế trong khu vực năm 2024 và năm 2025 (Đại hội Thể thao học sinh Đông Nam Á tại Việt Nam, Đại hội Thể thao Đông Nam Á tại Thái Lan);

- Các hoạt động thể thao kỷ niệm ngày thành lập ASEAN;

- Thống nhất Chương trình hợp tác ASEAN- Hàn Quốc phát triển kỹ năng lãnh đạo và trao đổi giữa các cá nhân về bóng đá ASEAN- Hàn Quốc do Quỹ chia sẻ tình yêu của Liên đoàn Bóng đá Hàn Quốc và nhóm hợp tác Học viện công nghiệp Cheonan thuộc Trường Đại học Sangmyung Hàn Quốc thực hiện và các nội dung liên quan khác;

- Thông qua việc ký Thỏa thuận ASEAN - FIFA và ASEAN-WADA giai đoạn mới;

- Xem xét, thông qua các hoạt động hợp tác trong khuôn khổ Thỏa thuận hợp tác ASEAN và Liên đoàn Bóng đá quốc tế (FIFA); Hoạt động hợp tác về phòng chống Doping với Tổ chức phòng chống Doping Thế giới (WADA) và Tổ chức phòng chống Doping khu vực Đông Nam Á (SEARADO).

5. Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao + Nhật Bản lần thứ 5 (AMMS + Japan 5)

- Xem xét, thông qua báo cáo hợp tác ASEAN - Nhật Bản về Thể thao kể từ Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao + Nhật Bản lần thứ 4 năm 2023;

- Xem xét, thông qua Tuyên bố chung Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao + Nhật Bản lần thứ 5.

6. Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao + Trung Quốc lần thứ 2 (AMMS + China 2)

- Thông qua báo cáo tiến trình hợp tác ASEAN - Trung Quốc về Thể thao kể từ Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao + Trung Quốc lần thứ nhất năm 2023;

- Xem xét, thông qua Tuyên bố chung Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao + Trung Quốc lần thứ 2.

IV. NHIỆM VỤ CHUẨN BỊ VÀ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

1. Công tác chuẩn bị nội dung, chương trình Hội nghị

1.1. Yêu cầu: Đảm bảo nội dung Hội nghị được chuẩn bị kỹ càng, chu đáo. Xây dựng kế hoạch, chương trình chi tiết. Tham mưu đề xuất ý kiến, sáng kiến về mặt chuyên môn đối với từng nội dung cụ thể. Kịp thời tổng hợp báo cáo kết quả Hội nghị.

1.2. Các công việc cần triển khai:

a) Lập danh sách các đoàn đại biểu các quốc gia khu vực Đông Nam Á, Ban Thư ký ASEAN, các quốc gia, cơ quan tổ chức là đối tác của ASEAN tham dự Hội nghị, trình Ban Tổ chức Hội nghị phê duyệt;

b) Dự thảo bộ Thư mời Tiếng Anh (bản dịch tiếng Việt), kèm theo danh sách mời trình Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch phê duyệt và mời Bộ trưởng các nước; Cục trưởng Cục Thể dục thể thao Việt Nam mời cấp SOMS.

c) Xây dựng kế hoạch, tiến độ triển khai và phân công nhiệm vụ chuẩn bị và tổ chức Hội nghị;

d) Phối hợp với Ban Thư ký ASEAN xây dựng nội dung từng Hội nghị;

đ) Phối hợp với Ban Thư ký ASEAN và các đối tác liên quan tiếp nhận, tham mưu và xử lý các đề xuất nội dung trước và trong Hội nghị;

e) Tham mưu đề xuất sáng kiến của nước chủ nhà đối với Hội nghị;

- Đơn vị chủ trì: Tiểu ban Nội dung và Truyền thông.

- Đơn vị phối hợp: Ban Thư ký ASEAN.

g) Tổng hợp, xây dựng báo cáo kết quả SOMS, SOM++ để báo cáo tại AMMS, AMMS ++

- Đơn vị chủ trì: Ban Thư ký ASEAN và Tiểu ban Nội dung và Truyền thông;

- Đơn vị phối hợp: Các cơ quan liên quan thuộc Bộ Ngoại giao, Cục Hợp tác quốc tế và các Tiểu ban của Ban Tổ chức.

2. Về công tác tổ chức, lễ tân, khánh tiết, hậu cần

2.1. Yêu cầu: Đảm bảo công tác lễ tân, đón tiếp và tiễn các đối tượng tham dự Hội nghị (gồm VIP, khách mời, Tổng Thư ký ASEAN, đoàn đại biểu của 11 quốc gia khu vực Đông Nam Á, đoàn đại biểu các đối tác của ASEAN gồm Trung Quốc, Nhật Bản và đoàn đại biểu các tổ chức quốc tế) trọng thị, chu đáo, tiết kiệm, hiệu quả, theo đúng nghi thức ngoại giao và thông lệ quốc tế, đồng thời thể hiện được bản sắc dân tộc, thân thiện, mến khách, tạo ấn tượng tốt đối với bạn bè quốc tế. Bố trí, sắp xếp địa điểm ăn, ở cho các đoàn đảm bảo thuận tiện trong quá trình tham gia Hội nghị. Huy động, hướng dẫn và sử dụng một số tình nguyện viên, các thành viên thuộc các tiểu ban tham gia phục vụ Hội nghị. Phối hợp tổ chức tốt các phiên họp trước, trong thời gian diễn ra Hội nghị. Phối hợp tổ chức lễ chuyển giao vai trò chủ trì của Việt Nam cho Campuchia.

2.2. Các công việc cần triển khai:

a) Đảm bảo công tác đón và tiễn tại sân bay đối với tất cả các đoàn; bố trí đón tiễn VIP tại sân bay đối với các đoàn cấp Bộ trưởng:

- Đơn vị chủ trì: Tiểu ban Lễ tân, Tài chính và Hậu cần, riêng các đoàn cấp Bộ trưởng do Cục Hợp tác quốc tế chủ trì.

- Đơn vị phối hợp: Tiểu ban Nội dung và Truyền thông và Tiểu ban An ninh và Y tế.

b) Bố trí xe ô tô đón, tiễn và phục vụ các đoàn trong suốt thời gian diễn ra Hội nghị:

- Yêu cầu: Đối với các đoàn tham dự SOMS sử dụng xe 07, 16, 24, 45 chỗ và xe tải chở đồ (nếu có);

- Đối với đoàn khách VIP (Lãnh đạo Bộ các nước, Lãnh đạo Ban Thư ký ASEAN) tham dự AMMS sử dụng xe 04 chỗ cho Trưởng đoàn và xe 07 chỗ cho các cán bộ tháp tùng; xe cho cán bộ lễ tân đón, tiễn đoàn.

- Đối với chương trình đi thăm quan sử dụng xe 45 chỗ.

- Đơn vị chủ trì: Tiểu ban Lễ tân, Tài chính và Hậu cần.

- Đơn vị phối hợp: Tiểu ban An ninh và Y tế.

c) Phòng Hội nghị bao gồm: Hội trường lớn đối với AMMS & SOMS và AMMS & SOMS ++; phòng đón khách đối với Lãnh đạo Chính phủ, Bộ trưởng hoặc VIP các nước (01 phòng); phòng phục vụ các cuộc gặp song phương giữa Bộ trưởng/Trưởng đoàn các nước với nhau theo lịch đăng ký trước với Ban Tổ chức (01 phòng); phòng làm việc của Ban Tổ chức và Bộ phận Thư ký (01 phòng).

- Phòng Hội nghị và các nội dung liên quan tới công tác chuẩn bị cho phòng Hội nghị:

+ Bàn ghế: Sắp xếp bàn ghế hội nghị theo kiểu chữ U hoặc bàn tròn, bàn chủ tọa bố trí 02 ghế và bàn thư ký bố trí 03 ghế (Ban Thư ký ASEAN); bàn đăng ký đại biểu, bàn thông tin cho đại biểu tại cửa phòng Hội nghị;

+ Cờ Hội nghị: Bố trí cờ cột trên bục sân khấu và cờ để bàn gồm cờ ASEAN, cờ các quốc gia tham dự và cờ của các đối tác theo sơ đồ hướng dẫn (Mục 3, 4 tại Phụ lục 02 kèm theo);

+ Sân khấu: Bố trí bục phát biểu có Micro, hoa; trên nền sân khấu dán các vị trí đứng chụp ảnh của đại diện các nước ASEAN tại phiên Khai mạc, Bế mạc và Lễ chuyển giao vai trò chủ trì AMMS (Mục 2 tại Phụ lục 02 kèm theo);

+ Trang thiết bị phục vụ Hội nghị: Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, màn chiếu (01 chiếc), máy chiếu (01 chiếc), màn hình monitor (12 chiếc) đảm bảo cho toàn bộ thành viên có thể quan sát từ các góc; máy tính cá nhân (02 chiếc), máy in Laser (01 chiếc), máy in màu (01 chiếc), trang thiết bị phục vụ dịch cabin, tai nghe (200 chiếc), micro cầm tay (04 chiếc), văn phòng phẩm, bút viết, sổ, giấy viết, giấy ghi chú cho các vị trí ngồi tại hội trường...

+ Bố trí hệ thống đường truyền internet tốc độ cao cho Hội nghị và đội ngũ quay phim, chụp ảnh chuyên nghiệp để ghi hình và livestream, sản xuất video về sự kiện; kết nối ứng dụng Zoom cho các đối tượng dự hội nghị trực tuyến;

+ MC và phiên dịch: MC tiếng Việt và tiếng Anh (02 người) và phiên dịch cabin tiếng Anh - Việt (02 người);

+ Bố trí khu vực cho phóng viên tác nghiệp tại các phiên Khai mạc, Bế mạc và Lễ chuyển giao vai trò chủ trì AMMS.

- Phòng đón khách đối với Lãnh đạo Chính phủ, Bộ trưởng hoặc VIP các nước đến sớm; phục vụ các cuộc gặp song phương giữa Bộ trưởng/Trưởng đoàn các nước với nhau theo lịch đăng ký trước với Ban Tổ chức (01 phòng).

+ Yêu cầu: Bàn ghế salon (08-12 ghế) xếp hình chữ U, bàn uống nước nhỏ đặt giữa hai ghế; bố trí trà nước, cà phê và nhân viên phục vụ; bố trí Cờ để bàn phục vụ các cuộc gặp song phương.

- Phòng làm việc của Bộ phận Thư ký và Ban Tổ chức

+ Yêu cầu: Bàn ghế làm việc (05 bàn, 20 ghế) máy tính (02), máy in (01), máy phô tô (01), máy scan (01), văn phòng phẩm....

- Đơn vị chủ trì: Tiểu ban Lễ tân, Tài chính và Hậu cần.

- Đơn vị phối hợp: Cục Hợp tác quốc tế và các cơ quan liên quan.

d) Thẻ, biển tên, đăng ký, tài liệu, chỉ dẫn và tặng phẩm:

- Ban Tổ chức cung cấp các loại thẻ sau: Khách VIP, đại biểu, Ban Tổ chức, An ninh và Y tế, báo chí, nhân viên phục vụ, liên lạc viên, tình nguyện viên và thẻ xe;

- Bố trí in và biển tên - chức danh đối với chủ tọa, Ban Thư ký ASEAN, các nước tham dự, đại biểu khách mời, khách mời VIP, các đoàn đại biểu;

- Bố trí bàn đăng ký đại biểu, bàn thông tin cho đại biểu (lịch di chuyển, đón tiễn, khảo sát, thông tin văn hóa và du lịch địa phương.);

- Bố trí các biển chỉ dẫn tới các phòng hội nghị và phòng chức năng;

- In ấn, dịch tài liệu phục vụ Hội nghị;

- Bố trí tặng phẩm, vật phẩm xúc tiến dành cho đại biểu tham dự các Hội nghị;

- Bố trí tình nguyện viên/điều phối viên trực, phục vụ phòng Hội nghị.

- Đơn vị chủ trì: Tiểu ban Lễ tân, Tài chính và Hậu cần.

- Đơn vị phối hợp: Cục Hợp tác quốc tế và các cơ quan liên quan.

e) Phòng ở: Theo thông lệ, Trưởng đoàn cấp Bộ trưởng và các Trưởng đoàn cấp SOMS và 02 thành viên/đoàn, Tổng Thư ký ASEAN, các cán bộ Ban Thư ký ASEAN, sẽ được nước chủ nhà đài thọ phòng ở trong suốt thời gian diễn ra Hội nghị và các cuộc họp liên quan cộng với hai ngày trước và sau Hội nghị;

- Đơn vị chủ trì: Tiểu ban Lễ tân, Tài chính và Hậu cần.

- Đơn vị phối hợp: Cục Hợp tác quốc tế và các cơ quan liên quan.

f) Tiệc chiêu đãi và bữa ăn uống hàng ngày: Bố trí ăn, ở theo quy định và giải khát giữa giờ (Teabreak) 02 lần/ngày trong các ngày diễn ra các cuộc họp và Hội nghị; Tiệc chiêu đãi cho toàn thể đại biểu tham dự hội nghị (dự kiến khoảng 200 người);

- Đơn vị chủ trì: Tiểu ban Lễ tân, Tài chính và Hậu cần.

- Đơn vị phối hợp: Cục Hợp tác quốc tế và các cơ quan liên quan.

g) Lễ khai mạc Hội nghị: Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch dự kiến mời Thủ tướng Chính phủ hoặc Phó thủ tướng phụ trách lĩnh vực Văn hóa, Thể thao và Du lịch tham dự và phát biểu khai mạc tại AMMS 8 để thể hiện sự quan tâm của Lãnh đạo Chính phủ đối với hợp tác ASEAN về Thể thao. Tại Lễ khai mạc, dự kiến Tổng Thư ký ASEAN sẽ tham dự. Lễ khai mạc được tổ chức trang trọng, ngắn gọn ngay trước phiên họp chính thức (Có kịch bản riêng).

- Đơn vị chủ trì: Tiểu ban Lễ tân, Tài chính và Hậu cần

- Đơn vị phối hợp: Cục Hợp tác quốc tế và các cơ quan liên quan.

h) Lễ Bế mạc và chuyển giao vai trò chủ trì AMMS do Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch chủ trì: Lễ Bế mạc và Lễ chuyển giao kết hợp với chương trình biểu diễn văn nghệ được tổ chức tại buổi Tiệc chiêu đãi các đại biểu tham dự Hội nghị (Có kịch bản riêng).

- Đơn vị chủ trì: Tiểu ban Lễ tân, Tài chính và Hậu cần.

- Đơn vị phối hợp: Cục Hợp tác quốc tế và các cơ quan liên quan thuộc Bộ Ngoại giao, Bộ Công an.

i) Điều phối công tác tổ chức AMMS, AMMS++ và hỗ trợ tổ chức các cuộc gặp song phương cho các nước trong thời gian tham dự Hội nghị:

- Đơn vị chủ trì: Cục Hợp tác quốc tế, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch;

- Đơn vị phối hợp: Các cơ quan liên quan thuộc Bộ Ngoại giao và các Tiểu ban của Ban Tổ chức.

k) Bài phát biểu: Dự thảo bài phát biểu tại Lễ Khai mạc AMMS, AMMS ++; Lễ Bế mạc Hội nghị và Lễ chuyển giao vai trò chủ trì AMMS, trình lãnh đạo Ban Tổ chức và Lãnh đạo Bộ phê duyệt.

- Đơn vị chủ trì: Cục Thể dục thể thao Việt Nam, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch;

- Đơn vị phối hợp: Cục Hợp tác quốc tế, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; các cơ quan liên quan và các Tiểu ban của Ban Tổ chức;

l) Điều phối công tác tổ chức SOMS, SOM++; Dự thảo bài phát biểu tại Lễ Khai mạc SOMS, SOM++:

- Đơn vị chủ trì: Cục Thể dục thể thao Việt Nam;

- Đơn vị phối hợp: Các cơ quan liên quan thuộc Cục Thể dục thể thao Việt Nam và các Tiểu ban của Ban Tổ chức.

3. Công tác đảm bảo an ninh và y tế

3.1. Yêu cầu: Đảm bảo tốt công tác an ninh, y tế tại khu vực tổ chức Hội nghị, tại khách sạn lưu trú, công tác di chuyển, đón tiễn giữa sân bay và khách sạn đối với các đại biểu đến tham dự Hội nghị.

3.2. Các công việc cần triển khai:

a) Bố trí cán bộ liên lạc (LO) và sĩ quan bảo vệ tiếp cận: Mỗi đoàn có ít nhất 02 cán bộ liên lạc: 01 cán bộ liên lạc cho Trưởng đoàn cấp Bộ trưởng (huy động cán bộ có trình độ ngoại ngữ và kinh nghiệm công tác từ các cơ quan liên quan) và 01 tình nguyện viên cho Trưởng đoàn cấp SOMS và cho cả đoàn (có trình độ ngoại ngữ đáp ứng yêu cầu công việc); và 01 sĩ quan bảo vệ tiếp cận cho Trưởng đoàn cấp Bộ trưởng;

b) Bố trí xe cảnh sát dẫn đường đối với (cấp Bộ trưởng) tham dự Hội nghị từ cảng hàng không quốc tế Nội Bài về khách sạn và ngược lại và quá trình đoàn di chuyển (nếu có).

c) Bố trí cảnh sát trực an ninh tại khu vực tổ chức Hội nghị, tại khách sạn lưu trú.

- Đơn vị chủ trì: Tiểu ban An ninh và Y tế (Bộ phận An ninh).

- Đơn vị phối hợp: Các Tiểu ban liên quan thuộc Ban Tổ chức Hội nghị và các cơ quan liên quan thuộc UBND thành phố Hà Nội.

d) Đảm bảo công tác vệ sinh an toàn thực phẩm đối với các bữa ăn, tiệc chiêu đãi. Đảm bảo công tác y tế (Có kíp bác sỹ, xe cứu thương thường trực tại địa điểm Hội nghị), chuẩn bị sẵn cơ sở y tế sẵn sàng xử lý sự cố y tế (nếu có).

- Đơn vị chủ trì: Tiểu ban An ninh và Y tế (Bộ phận Y tế)

- Đơn vị phối hợp: Các Tiểu ban liên quan thuộc Ban Tổ chức Hội nghị và các cơ quan liên quan thuộc UBND thành phố Hà Nội.

4. Công tác Truyền thông

4.1 Yêu cầu: Đảm bảo công tác thông tin, tuyên truyền về Hội nghị được thường xuyên, kịp thời, đáp ứng tốt nhu cầu thông tin của các cơ quan báo chí; tuyên truyền rộng rãi trên các phương tiện thông tin, các nền tảng mạng xã hội về công tác chuẩn bị và tổ chức hội nghị nhằm nâng cao vị trí và vai trò của thể thao Việt Nam trong năm chủ trì ASEAN về Thể thao.

4.2. Các công việc cần triển khai:

a) Trước Hội nghị: Tổ chức các hoạt động giới thiệu, tuyên truyền về Hội nghị; thiết kế bộ nhận diện cho Hội nghị; thiết kế trailer về Hội nghị; lập chuyên trang về Hội nghị trên website chính thức để cung cấp thông tin, hình ảnh về Hội nghị; tổ chức công tác truyền thông trực quan (pano, áp phích, băng rôn, khẩu hiệu, standee...) tại các địa điểm liên quan...

b) Trong Hội nghị: Xây dựng Không gian giới thiệu về thể thao, bao gồm bàn thông tin, triển lãm ảnh, triển lãm sản phẩm dịch vụ có liên quan đến thể thao; đưa tin, hình và ảnh về các hoạt động trong khuôn khổ Hội nghị; bố trí hệ thống đường truyền, đội ngũ quay phim chuyên nghiệp để ghi hình và livestream Hội nghị, sản xuất video tổng kết của Hội nghị; xây dựng video clip và trình chiếu trong các khoảng thời gian chờ, nghỉ giải lao của Hội nghị, các sự kiện của Hội nghị..

c) Sau Hội nghị: Thực hiện các phóng sự, bài viết của phóng viên về kết quả Hội nghị, thành tựu và sự phát triển của thể thao Việt Nam và ASEAN; phát hành Thông cáo báo chí kết quả Hội nghị và video tổng kết các hoạt động trong khuôn khổ Hội nghị; cung cấp video, ảnh chụp sự kiện cho các đại biểu tham dự Hội nghị, khuyến khích đăng trên các trang truyền thông của các nước thành viên, các tổ chức trong và ngoài nước.

d) Chi tiết và tiến độ thực hiện các nội dung truyền thông (Phụ lục 03 kèm theo)

- Đơn vị chủ trì: Tiểu ban Nội dung và Truyền thông (Cơ quan thường trực triển khai: Trung tâm Thông tin - Truyền thông thể dục thể thao).

- Đơn vị phối hợp: Các cơ quan báo đài và các Tiểu ban thuộc Ban Tổ chức Hội nghị.

5. Kinh phí tổ chức Hội nghị

Thực hiện theo Đề án và kinh phí được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

6. Tiến độ, thời gian triển khai công tác chuẩn bị và tổ chức Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8 và các Hội nghị liên quan tại Việt Nam năm 2025 (Phụ lục 04 kèm theo)

Trên đây là Kế hoạch chi tiết công tác chuẩn bị và tổ chức Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8 và các Hội nghị liên quan tại Việt Nam năm 2025, các Tiểu ban liên quan triển khai xây dựng kế hoạch cụ thể của tiểu ban mình báo cáo Trưởng Ban Tổ chức Hội nghị để triển khai. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các tiểu ban, đơn vị báo cáo Ban Tổ chức Hội nghị (qua Cục Thể dục thể thao Việt Nam) để kịp thời xem xét, giải quyết./.

Phụ lục 01

CHƯƠNG TRÌNH TỔNG THỂ HỘI NGHỊ
BỘ TRƯỞNG ASEAN VỀ THỂ THAO LẦN THỨ 8
 VÀ CÁC HỘI NGHỊ LIÊN QUAN TẠI VIỆT NAM NĂM 2025

(Kèm theo Quyết định số: 1883/QĐ-BTC2025 ngày 13 tháng 6 năm 2025
của Ban Tổ chức Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8
và các Hội nghị liên quan tại Việt Nam)

^{______________________}

Phụ lục 02

SƠ ĐỒ CỜ, VỊ TRÍ ĐỨNG CHỤP ẢNH, VỊ TRÍ NGỒI
TẠI HỘI NGHỊ BỘ TRƯỞNG ASEAN VỀ THỂ THAO LẦN THỨ 8 VÀ
 CÁC HỘI NGHỊ LIÊN QUAN TẠI VIỆT NAM NĂM 2025

(Kèm theo Quyết định số: 1883/QĐ-BTC2025 ngày 13 tháng 6 năm 2025
của Ban Tổ chức Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8 và
các Hội nghị liên quan tại Việt Nam)

^{_____________________}

❖ Ghi chú: Tại phiên Khai mạc, Bế mạc sẽ có ghế cho đại biểu khách mời và khu vực tác nghiệp cho phóng viên/truyền thông, khi vào Hội nghị các vị trí này sẽ được rời đi.

2. Vị trí đứng chụp ảnh trên sân khấu:

Vị trí chụp ảnh theo thứ tự từ trái sang phải sân khấu lần lượt tại các cuộc họp như sau:

- Hội nghị Bộ trưởng ASEAN: Myanmar- Philippines- Singapore- Thái Lan- Việt Nam- Campuchia- Brunei- Indoneisa- Lào- Malaysia- Đại diện BTK ASEAN

- Hội nghị Bộ trưởng + các nước đối tác: Myanmar- Philippines- Singapore- Thái Lan- Đối tác 1- Đối tác đồng chủ trì-Việt Nam- Đối tác 2- Campuchia- Brunei- Indoneisa- Lào- Malaysia- Đại diện BTK ASEAN

3. Sơ đồ bố trí cờ trên sân khấu

a) Hội nghị Bộ trưởng ASEAN

or

b) Hội nghị Bộ trưởng + các nước đối tác

4. Sơ đồ bố trí cờ phía trước khách sạn hoặc hội trường:

Cờ các quốc gia thành viên ASEAN được treo theo thứ tự tên trên bảng chữ cái, từ trái sang phải với tên gọi chung và tên gọi đầy đủ và Cờ ASEAN treo cuối cùng bên phải dãy cờ như sau:

Brunei, Campuchia, Indonesia, Lào, Malaysia, Myanmar, Philippines,
Singapore, Thái Lan, Việt Nam và ASEAN

Phụ lục 03

KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG
HỘI NGHỊ BỘ TRƯỞNG ASEAN VỀ THỂ THAO LẦN THỨ 8 VÀ
 CÁC HỘI NGHỊ LIÊN QUAN TẠI VIỆT NAM NĂM 2025

(Kèm theo Quyết định số: 1883/QĐ-BTC2025 ngày 13 tháng 6 năm 2025
của Ban Tổ chức Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8
 và các Hội nghị liên quan tại Việt Nam)

^{________________________}

Phụ lục 04

KẾ HOẠCH CHI TIẾT VỀ TIẾN ĐỘ TRIỂN KHAI CÔNG TÁC CHUẨN BỊ VÀ
TỔ CHỨC HỘI NGHỊ BỘ TRƯỞNG ASEAN VỀ THỂ THAO LẦN THỨ 8
VÀ CÁC HỘI NGHỊ LIÊN QUAN TẠI VIỆT NAM NĂM 2025

(Kèm theo Quyết định số: 1883/QĐ-BTC2025 ngày 13 tháng 6 năm 2025
của Ban Tổ chức Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8
và các Hội nghị liên quan tại Việt Nam)

^{_____________________}