Thông tư 03/2026/TT-BNG về phân cấp thẩm quyền chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Thông tư này quy định về phạm vi, nội dung phân cấp thẩm quyền thực hiện thủ tục hành chính về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và trách nhiệm của các cơ quan liên quan trong việc tổ chức thực hiện.

2. Thông tư này áp dụng đối với Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương được phân cấp (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 2. Nguyên tắc phân cấp

1. Bảo đảm thống nhất quản lý nhà nước về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; phù hợp với Hiến pháp và các quy định của pháp luật về tổ chức bộ máy nhà nước.

2. Bảo đảm việc phân cấp phù hợp với năng lực của địa phương, gắn với bảo đảm điều kiện thực hiện và yêu cầu nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính.

3. Bảo đảm phân cấp đi đôi với trách nhiệm của cơ quan được phân cấp; tăng cường trách nhiệm giải trình, đồng thời thiết lập cơ chế kiểm tra, giám sát và bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về phân cấp, ủy quyền trong quá trình tổ chức thực hiện.

Chương II

PHÂN CẤP THẨM QUYỀN THỰC HIỆN CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

Điều 3. Phân cấp thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả

1. Thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được phân cấp cho Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, gồm: Hà Tĩnh, Lào Cai, Huế, Lạng Sơn, Thanh Hóa, Phú Thọ, Quảng Trị, Quảng Ninh và Đồng Nai.

2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được phân cấp quy định tại khoản 1 Điều này ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ được phân cấp theo quy định của pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương; việc ủy quyền không làm thay đổi thẩm quyền của cơ quan được phân cấp và không được coi là việc phân cấp lại thẩm quyền.

3. Nội dung thực hiện:

a) Hướng dẫn tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ theo quy định tương ứng tại khoản 1 Điều 11 hoặc khoản 1 Điều 14 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 196/2025/NĐ-CP; kiểm tra sơ bộ tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ; tiếp nhận hồ sơ và thu phí theo quy định của pháp luật.

b) Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm chuyển hồ sơ qua dịch vụ bưu chính đến Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh để giải quyết; thời hạn quy định tại điểm này và thời gian chuyển hồ sơ, chuyển trả kết quả qua dịch vụ bưu chính không tính vào thời gian giải quyết thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

c) Tiếp nhận kết quả từ Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và trả cho tổ chức, cá nhân theo quy định; hướng dẫn, giải thích cho tổ chức, cá nhân trong trường hợp hồ sơ bị từ chối giải quyết.

Điều 4. Phân cấp toàn bộ thẩm quyền giải quyết thủ tục

1. Thẩm quyền thực hiện toàn bộ quy trình giải quyết thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được phân cấp cho Ủy ban nhân dân các thành phố trực thuộc trung ương, gồm: Hải Phòng, Đà Nẵng và Cần Thơ.

2. Ủy ban nhân dân được phân cấp quy định tại khoản 1 Điều này ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ được phân cấp theo quy định của pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương; việc ủy quyền không làm thay đổi thẩm quyền của cơ quan được phân cấp và không được coi là việc phân cấp lại thẩm quyền.

3. Việc giải quyết thủ tục quy định tại Điều này được thực hiện theo quy định tương ứng tại Điều 11, Điều 14 hoặc Điều 15a Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 196/2025/NĐ-CP.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 5. Thời điểm chính thức thực hiện thẩm quyền được phân cấp

1. Thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của người đứng đầu Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định tại khoản 2 Điều 3 Thông tư này được thực hiện kể từ thời điểm có văn bản ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Người đứng đầu Cơ quan chuyên môn được ủy quyền có trách nhiệm đảm bảo tính liên tục của dịch vụ công, không làm gián đoạn việc giải quyết thủ tục cho người dân và tổ chức.

2. Thẩm quyền giải quyết toàn bộ thủ tục được thực hiện như sau:

a) Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư này có trách nhiệm gửi văn bản giới thiệu mẫu con dấu của cơ quan, mẫu chữ ký và chức danh của người có thẩm quyền ký chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho Cục Lãnh sự để kịp thời cập nhật, thông báo, giới thiệu cho các Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam và các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

b) Thời điểm chính thức thực hiện thẩm quyền phân cấp là sau 20 ngày kể từ ngày Cục Lãnh sự nhận được văn bản thông báo giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh theo quy định tại điểm a khoản này.

3. Kể từ thời điểm bắt đầu thực hiện thẩm quyền được phân cấp theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm đăng tải thông báo công khai trên Cổng thông tin điện tử của mình và niêm yết tại nơi tiếp nhận hồ sơ về việc thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự trong phạm vi được phân cấp. Cục Lãnh sự có trách nhiệm đăng tải thông tin về danh sách địa phương được phân cấp, phạm vi phân cấp và thời điểm bắt đầu thực hiện thẩm quyền tương ứng trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao.

Điều 6. Điều chỉnh, thu hẹp, chấm dứt hoặc mở rộng áp dụng phân cấp thẩm quyền

1. Trên cơ sở đánh giá việc tổ chức thực hiện tại địa phương và yêu cầu quản lý nhà nước, việc phân cấp thẩm quyền thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đối với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được xem xét điều chỉnh, thu hẹp, chấm dứt hoặc mở rộng áp dụng.

2. Việc xem xét điều chỉnh, thu hẹp hoặc chấm dứt áp dụng phân cấp được thực hiện căn cứ vào một hoặc một số yếu tố sau:

a) Mức độ tuân thủ quy định của pháp luật và quy trình nghiệp vụ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

b) Chất lượng, hiệu quả giải quyết hồ sơ, bao gồm việc bảo đảm thời hạn, tính chính xác, đầy đủ trong quá trình xử lý.

c) Kết quả công tác kiểm tra, giám sát của cơ quan có thẩm quyền.

d) Việc để xảy ra sai phạm trong quá trình giải quyết hồ sơ, đặc biệt là các sai phạm có thể ảnh hưởng đến tính xác thực của giấy tờ, tài liệu hoặc làm giảm độ tin cậy, mức độ chấp nhận của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài đối với giấy tờ do cơ quan Việt Nam cấp.

đ) Khả năng bảo đảm các điều kiện thực hiện, bao gồm nhân sự, cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật và yêu cầu về bảo mật thông tin, an ninh dữ liệu.

3. Việc xem xét mở rộng phạm vi phân cấp được thực hiện đối với Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đáp ứng yêu cầu về năng lực tổ chức thực hiện, bao gồm nhân sự, cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, quy trình nghiệp vụ và các điều kiện khác theo quy định.

4. Việc điều chỉnh, thu hẹp, chấm dứt hoặc mở rộng áp dụng phân cấp thẩm quyền được thực hiện bằng văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành theo quy định của pháp luật.

5. Cục Lãnh sự có trách nhiệm căn cứ vào kết quả công tác kiểm tra, giám sát của cơ quan có thẩm quyền để báo cáo, kiến nghị Bộ trưởng Bộ Ngoại giao xem xét việc điều chỉnh, thu hẹp, chấm dứt hoặc mở rộng áp dụng phân cấp đối với các Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

6. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh khi văn bản chấm dứt áp dụng phân cấp có hiệu lực:

a) Trường hợp chấm dứt áp dụng phân cấp thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm đăng tải thông báo công khai trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan mình về việc dừng tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự kể từ thời điểm văn bản chấm dứt áp dụng phân cấp có hiệu lực; đồng thời hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục tại các cơ quan có thẩm quyền khác theo quy định.

b) Trường hợp chấm dứt áp dụng phân cấp thẩm quyền giải quyết toàn bộ thủ tục: Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm thực hiện việc bàn giao lại toàn bộ phôi tem chứng nhận chưa sử dụng về Cục Lãnh sự, đồng thời chuyển sang thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại Điều 3 Thông tư này nếu vẫn đáp ứng điều kiện theo quy định.

Điều 7. Trách nhiệm của Cục Lãnh sự

1. Tiếp nhận hồ sơ chuyển đến từ các Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được phân cấp theo quy định tại Điều 3 Thông tư này; xử lý hồ sơ và chuyển trả kết quả đúng thời hạn quy định.

2. Đào tạo, tập huấn và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho cán bộ, công chức, viên chức của Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

3. Nâng cấp, cập nhật, quản lý, vận hành và chia sẻ dữ liệu chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự dùng chung trên hệ thống phần mềm nội bộ để Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể sử dụng tra cứu, đối chiếu theo thẩm quyền.

4. Thực hiện kiểm tra định kỳ 06 tháng một lần hoặc đột xuất đối với các Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

5. Chủ trì, phối hợp với Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong việc xác minh tính xác thực của tem chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền trong và ngoài nước.

Điều 8. Trách nhiệm của Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh

1. Tiếp nhận hồ sơ chuyển đến từ các Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định tại Điều 3 Thông tư này trong phạm vi địa bàn được phân công; xử lý hồ sơ và chuyển trả kết quả đúng thời hạn quy định.

2. Phối hợp với Cục Lãnh sự hỗ trợ trực tiếp nghiệp vụ cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương từ thành phố Đà Nẵng trở vào phía Nam theo phân công của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao.

3. Phối hợp với Cục Lãnh sự trong việc cập nhật, chia sẻ dữ liệu mẫu con dấu, chữ ký và thông tin chức danh của người có thẩm quyền trên hệ thống phần mềm dùng chung để Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể tra cứu, đối chiếu theo thẩm quyền trong phạm vi được phân công.

4. Thực hiện xác minh hoặc phối hợp với Cục Lãnh sự trong việc xác minh tính xác thực của tem chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền trong và ngoài nước trong phạm vi được phân công.

Điều 9. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

1. Ban hành văn bản ủy quyền cho người đứng đầu Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được phân cấp theo quy định của pháp luật.

2. Chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ được ủy quyền; chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Ngoại giao và pháp luật về toàn bộ việc thực hiện nhiệm vụ đã được phân cấp trên địa bàn, kể cả trong trường hợp đã thực hiện ủy quyền cho Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

3. Bảo đảm bố trí đủ nhân sự, kinh phí và cơ sở vật chất để Cơ quan chuyên môn được ủy quyền thực hiện đầy đủ, đúng quy định các nhiệm vụ được phân cấp.

4. Chỉ đạo Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chủ trì, phối hợp với cơ quan có thẩm quyền của Bộ Ngoại giao trong việc xác minh tính xác thực của tem chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền trong và ngoài nước.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 10. Hiệu lực thi hành và điều khoản chuyển tiếp

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 09 tháng 05 năm 2026.

2. Đối với hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đã được tiếp nhận trước thời điểm cơ quan có thẩm quyền tại địa phương bắt đầu thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại khoản 1 hoặc khoản 2 Điều 5 Thông tư này thì tiếp tục được xử lý theo quy định tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ, bảo đảm không làm gián đoạn việc giải quyết thủ tục cho tổ chức, cá nhân.

3. Kể từ thời điểm cơ quan có thẩm quyền tại địa phương bắt đầu thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại khoản 1 hoặc khoản 2 Điều 5 Thông tư này, việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại địa phương được thực hiện theo quy định tại Thông tư này tương ứng với phạm vi thẩm quyền được phân cấp.

4. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm phối hợp trong việc bàn giao, tiếp nhận và xử lý hồ sơ trong giai đoạn chuyển tiếp, bảo đảm tính liên tục, thống nhất và không làm phát sinh ách tắc trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

5. Các văn bản của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ủy quyền cho các địa phương tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự hết hiệu lực kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư này có văn bản ủy quyền cho người đứng đầu Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Điều 11. Trách nhiệm thi hành

1. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và các cơ quan liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

2.Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh về Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) để nghiên cứu giải quyết./.