Quyết định 103/QĐ-VKSTC của Viện kiểm sát nhân dân tối cao về ban hành bảng kê hồ sơ tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan của Viện kiểm sát nhân dân các cấp

VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO __________	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ____________________
Số: 103/QĐ-VKSTC	Hà Nội, ngày 04 tháng 08 năm 2004

 

 

QUYẾT ĐỊNH

 

Về ban hành bảng kê hồ sơ tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan của VKSND các cấp.

________________________________________ 

VIỆN TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO

 

- Căn cứ Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân ngày 12/4/2002;

- Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 4/4/2001;

- Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Ban hành Bảng kê hồ sơ tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan của Viện kiểm sát nhân dân các cấp.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày ký. Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao chịu trách nhiệm hướng dẫn thực hiện, kiểm tra việc thi hành Quyết định này.

Điều 3: Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp, thủ trưởng các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

K/T VIỆN TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO PHÓ VIỆN TRƯỞNG Trần Thu

 

 

BẢNG KÊ

Hồ sơ tài liệu hình thành trong ngành KSND cần được thu thập nộp lưu vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan (phòng lưu trữ, bộ phận lưu trữ) của Viện Kiểm sát nhân dân các cấp.
(Ban hành kèm theo Quyết định số103/QĐ- VKSTC ngày 04/8/2004 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao)

MỤC I

Hồ sơ tài liệu hình thành ở Viện kiểm sát nhân dân tối cao phải được thu thập nộp lưu vào trung tâm lưu trữ Quốc gia III thuộc Cục lưu trữ Nhà nước và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan (phòng lưu trữ - Viện kiểm sát nhân dân tối cao).

A/ BẢNG KÊ HỒ SƠ TÀI LIỆU CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO PHẢI NỘP LƯU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III THUỘC CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC.

I/ Nhóm tài liệu quản lý Nhà nước.

1- Tài liệu tổng hợp:

1.1- Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật.

1.2- Hồ sơ về việc tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật.

1.3- Hồ sơ Hội nghị tổng kết năm hoặc nhiều năm về việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật.

1.4- Hồ sơ chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác dài hạn và hàng năm của cơ quan.

1.5- Hồ sơ báo cáo tổng kết công tác dài hạn và hàng năm của cơ quan.

1.6- Hồ sơ chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác dài hạn và hàng năm của các đơn vị trực thuộc (Văn phòng, Ban, các Vụ nghiệp vụ).

1.7- Hồ sơ báo cáo tổng kết công tác dài hạn và hàng năm của các đơn vị trực thuộc (văn phòng, ban, các vụ nghiệp vụ).

1.8- Hội nghị tổng kết nhân dịp kỷ niệm ngày thành lập ngành, các ngày lễ lớn hoặc các sự kiện trọng đại của cơ quan, của ngành.

1.9- Hồ sơ chỉ thị về công tác của Viện kiểm sát nhân dân hàng năm.

1.10- Tập tài liệu về công tác tuyên truyền,xuất bản tạp chí, báo của cơ quan, ngành (văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo).

1.11- Tập tài liệu về hoạt động của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao trước Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Ban Bí Thư, Bộ Chính trị như (báo cáo, thuyết trình, giải trình, văn bản trả lời chất vấn của Đại biểu Quốc hội, Đoàn đại biểu Quốc hội...).

1.12- Sổ ghi biên bản các cuộc họp của Lãnh đạo cơ quan và các cuộc họp giao ban.

1.13- Sổ công tác của lãnh đạo Viện, thư ký lãnh đạo và thủ trưởng các đơn vị trực thuộc.

1.14- Sổ ghi biên bản các cuộc họp của Ban cán sự Đảng.

1.15- Tập tài liệu Nghị quyết của Ban cán sự Đảng về chỉ đạo công tác chuyên môn hàng năm, nhiều năm.

2- Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê.

2.1- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn trực tiếp gửi cơ quan và do cơ quan ban hành về (công tác quy hoạch, kế hoạch và thống kê trong ngành).

2.2- Hồ sơ xây dựng đề án quy hoạch phát triển ngành.

2.3- Hồ sơ xây dựng và tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của cơ quan, ngành.

2.4- Tập tài liệu chỉ tiêu kế hoạch, kế hoạch tổng hợp dài hạn và hàng năm (chính thức, bổ sung, điều chỉnh) và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của cơ quan.

2.5- Tập tài liệu chỉ tiêu kế hoạch, kế hoạch tổng hợp dài hạn và hàng năm (chính thức, bổ sung, điều chỉnh) và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc (Văn phòng, Ban, các Vụ nghiệp vụ).

2.6- Tập tài liệu văn bản quy định về các biểu mẫu thống kê, báo cáo của cơ quan, ngành.

2.7- Tập báo cáo thống kê tổng hợp hàng năm, thống kê chuyên đề của cơ quan, các đơn vị trực thuộc.

2.8- Tập tài liệu về điều tra cơ bản của cơ quan, ngành.

2.9- Hồ sơ hội nghị về công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê của ngành.

3- Hồ sơ tài liệu về tổ chức cán bộ.

3.1- Tập tài liệu văn bản chỉ đạo, hướng dẫn trực tiếp gửi cơ quan và do cơ quan quan ban hành về công tác tổ chức, cán bộ trong ngành.

3.2- Tập tài liệu về chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác tổ chức, cán bộ của cơ quan.

3.3- Tập tài liệu chương trình, kế hoạch và báo cáo về công tác tổ chức, cán bộ của các đơn vị trực thuộc.

3.4- Hồ sơ hội nghị về công tác tổ chức, cán bộ của ngành.

3.5- Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức (ngành, cơ quan và các đơn vị trực thuộc).

3.6- Hồ sơ sơ đồ hệ thống tổ chức của ngành, tổ chức bộ máy cơ quan và danh mục các đơn vị trực thuộc.

3.7- Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

3.8- Hồ sơ về việc hợp nhất, chia tách, sát nhập, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

3.9- Hồ sơ xây dựng quy chế làm việc của cơ quan.

3.10- Hồ sơ đề án quy hoạch cán bộ của ngành, của cơ quan.

3.11- Tập tài liệu chỉ tiêu biên chế và báo cáo tình hình thực hiện chỉ tiêu biên chế hàng năm của ngành, của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

3.12- Tập báo cáo thống kê số lượng, chất lượng cán bộ của ngành, của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

3.13- Tập danh sách cán bộ lãnh đạo, cán bộ KH-KT, cán bộ và Kiểm sát viên, cán bộ công chức, viên chức của ngành, của cơ quan.

3.14- Hồ sơ xây dựng chức danh và tiêu chuẩn chức danh công chức của ngành, của cơ quan.

3.15- Hồ sơ về việc áp dụng chức danh công chức của ngành.

3.16- Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm của cơ quan.

3.17- Tài liệu về quy hoạch, kế hoạch và báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

3.18- Hồ sơ về việc xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của cơ quan, ngành.

3.19- Hồ sơ, tài liệu về việc quản lý công tác đào tạo tại các trường kiểm sát, các lớp đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn, các lớp tập huấn nghiệp vụ...

3.20- Hồ sơ nhân sự điển hình (anh hùng, chiến sỹ thi đua toàn quốc, các cá nhân được tặng các danh hiệu vinh dự cao quý của Nhà nước, các cán bộ cao cấp do Trung ương quản lý).

3.21- Hồ sơ xây dựng quy định, quy chế bảo vệ bí mật quốc gia và danh mục bí mật của cơ quan, ngành.

3.22- Hồ sơ xây dựng quy định, quy chế bảo vệ nội bộ của cơ quan, ngành.

3.23- Tập tài liệu kế hoạch và báo cáo tổng kết hàng năm về công tác bảo vệ chính trị nội bộ của cơ quan, ngành.

3.24- Hồ sơ tài liệu về các vụ việc chính trị, an ninh hoặc các vụ việc hình sự đặc biệt quan trọng.

4- Hồ sơ tài liệu về lao động - tiền lương.

4.1- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn trực tiếp gửi cơ quan và do cơ quan ban hành về công tác lao động, tiền lương trong ngành.

4.2- Kế hoạch và báo cáo công tác lao động, tiền lương hàng năm, của cơ quan và đơn vị trực thuộc.

4.3- Báo cáo thống kê tổng hợp về lao động, tiền lương hàng năm.

4.4- Hồ sơ hội nghị lao động tiền lương của ngành.

4.5- Hồ sơ tài liệu về việc xây dựng và tổ chức thực hiện các chế độ, quản lý lao động, tiền lương của cơ quan, ngành.

4.6- Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác định mức hàng năm của cơ quan, của ngành.

4.7- Hồ sơ xây dựng thang bảng lươngcủa ngành.

5- Hồ sơ tài liệu tài chính kế toán.

5.1- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác tài chính của ngành.

5.2- Hồ sơ về việc xây dựng chế độ, quy định về tài chính kế toán của ngành.

5.3- Văn bản, tài liệu về ngân sách của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

5.4- Hồ sơ hội nghị công tác tài chính, kế toán của ngành.

5.5- Báo cáo tổng hợp kiểm kê tài sản cố định, định kỳ hàng năm của cơ quan, ngành.

5.6- Báo cáo tổng hợp kiểm kê và đánh giá lại tài sản cố định, đột xuất của cơ quan, ngành.

5.7- Hồ sơ tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao tài sản cố định (nhà cửa và các công trình).

5.8- Hồ sơ tài liệu kiểm tra, thanh tra tài chính - kế toán tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

5.9- Báo cáo tổng hợp về thiệt hại do chiến tranh, thiên tai.

5.10- Sổ kế toán tổng hợp.

6- Hồ sơ tài liệu xây dựng cơ bản.

6.1- Tài liệu văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác xâydựng cơ bản của ngành.

6.2- Kế hoạch và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch khối lượng và vốn đầu tư XDCB dài hạn và hàng năm của ngành, của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

6.3- Tài liệu quản lý công trình XDCB (công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị vật liệu mới, công trình xây dựng trong điều kiện địa chất địa hình).

7- Tài liệu hoạt động khoa học, công nghệ.

7.1- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về hoạt động khoa học, công nghệ của cơ quan, ngành.

7.2- Hồ sơ về việc xây dựng quy định, quy chế hoạt động khoa học, công nghệ của cơ quan, ngành.

7.3- Kế hoạch và báo cáo hoạt động khoa học, công nghệ dài hạn và hàng năm của ngành của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

7.4- Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác khoa học, công nghệ của cơ quan, ngành.

7.5- Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan, ngành tổ chức.

7.6- Tài liệu về hoạt động của Hội đồng khoa học ngành.

7.7- Hồ sơ chương trình đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp ngành, cấp cơ sở.

7.8- Hồ sơ tài liệu dự án ứng dụng công nghệ cấp Nhà nước, cấp ngành, cấp cơ sở.

7.9- Tài liệu về công tác tiêu chuẩn của cơ quan, ngành.

8- Hồ sơ tài liệu hợp tác quốc tế.

8.1- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về hợp tác quốc tế của cơ quan, ngành.

8.2- Kế hoạch và báo cáo tình hình hoạt động hợp tác quốc tế hàng năm của cơ quan, ngành.

8.3- Hồ sơ đoàn ra.

8.4- Hồ sơ đoàn vào.

8.5- Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì.

8.6- Hồ sơ chương trình, dự án hợp tác quốc tế của cơ quan, ngành.

9- Hồ sơ tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại tố cáo.

9.1- Văn bản chỉ đạo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi cơ quan, ngành.

9.2- Hồ sơ xây dựng về quy định, quy chế thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo của cơ quan, ngành.

9.3- Chương trình kế hoạch và báo cáo tổng kết công tác thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo hàng năm.

9.4- Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

9.5- Hồ sơ, tài liệu về việc tổ chức thực hiện pháp lệnh thanh tra và Pháp lệnh giải quyết khiếu nại tố cáo, luật khiếu nại tố cáo trong phạm vi cơ quan, ngành.

9.6- Hồ sơ thanh tra vụ việc điển hình.

9.7-Hồ sơ giải quyết vụ việc khiếu nại tố cáo điển hình.

9.8- Tài liệu tổng hợp về hoạt động thanh tra nhân dân (chương trình, kế hoạch, báo cáo hàng năm).

10- Hồ sơ tài liệu thi đua khen thưởng.

10.1- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan, ngành về công tác thi đua khen thưởng.

10.2- Hồ sơ xây dựng quy định, quy chế thi đua khen thưởng của cơ quan, ngành.

10.3- Chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết công tác thi đua khen thưởng hàng năm, nhiều năm của ngành, của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

10.4- Hồ sơ hội nghị công tác thi đua - khen thưởng của cơ quan, ngành.

10.5- Hồ sơ về việc tổ chức và thực hiện phong trào thi đua nhân dịp kỷ niệm trọng đại của đất nước, của ngành.

10.6- Hồ sơ xây dựng tiêu chuẩn danh hiệu vinh dự của ngành.

10.7- Hồ sơ xét duyệt và công nhận các danh hiệu thi đua cho tập thể anh hùng. Cá nhân từ chiến sỹ thi đua ngành trở lên và các danh hiệu vinh dự khác.

 

11- Tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ.

11.1- Văn bản chỉ đạo hướng dẫn của cơ quan, ngành về công tác hành chính, Văn phòng, văn thư, lưu trữ của cơ quan, ngành.

11.2- Hồ sơ xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu hồ sơ của cơ quan, ngành.

11.3- Chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết công tác Văn phòng, văn thư, lưu trữ hàng năm của cơ quan, ngành.

11.4- Báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của cơ quan hàng năm.

11.5- Hồ sơ hội nghị công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ của cơ quan, ngành.

11.6- Tập lưu văn bản quy phạm pháp luật (Chỉ thị, quyết định, thông tư) do cơ quan ban hành.

11.7- Tập lưu quyết định cá biệt của cơ quan (trừ quyết định nhân sự).

11.8- Tập lưu văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ thuộc các khâu nghiệp vụ công tác kiểm sát.

11.9- Tập lưu kết luận các vụ án hình sự.

11.10- Tập lưu kết luận các vụ án dân sự, hôn nhân và gia đình

11.11- Tập lưu kết luận các vụ án hành chính, kinh tế, lao động và những việc khác theo quy định của pháp luật.

11.12- Tập lưu kết luận các vụ việc khiếu nại, tố cáo.

11.13- Tập lưu kết luận điều tra các vụ án hình sự.

11.14- Tập lưu cáo trạng các vụ án hình sự.

11.15- Tập lưu văn bản của Ban cán sự Đảng (Nghị quyết, chương trình, kế hoạch).

11.16- Tập lưu tờ trình của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao lên Chủ tịch nước "về xét ân giảm án tử hình".

11.17- Tập lưu trả lời thỉnh thị các Viện kiểm sát cấp dưới.

11.18- Tập lưu kháng nghị giám đốc thẩm các loại án hình sự.

11.19- Tập lưu kháng nghị giám đốc thẩm các bản án dân sự.

11.20- Tập lưu kết luận KSTTPL tại trại giam, trại tạm giam do Bộ Công an trực tiếp quản lý.

11.21- Tập kháng nghị, kiến nghị các công tác kiểm sát khác theo Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân.

II/ Nhóm tài liệu quản lý chuyên ngành

1- Hồ sơ xây dựng các văn bản quản lý chuyên môn hoặc các chương trình, dự án.

2- Hồ sơ tài liệu về việc tổ chức thực hiện các văn bản quản lý chuyên môn hoặc các chương trình, dự án.

3- Hồ sơ về các đợt kiểm tra chuyên môn ở các đơn vị trực thuộc và các đơn vị thuộc ngành quản lý.

4- Hồ sơ giải quyết các vụ việc quan trọng hình thành trong hoạt động chuyên môn của cơ quan.

5- Hồ sơ hội nghị chuyên môn (kể cả Hội nghị liên tịch).

6- Chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết công tác chuyên môn dài hạn và hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

7- Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề.

8- Tập tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ thuộc các khâu công tác kiểm sát của các Vụ nghiệp vụ.

9- Tập thông báo rút kinh nghiệm qua công tác thuộc các khâu nghiệp vụ kiểm sát của Vụ nghiệp vụ

III/ Tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn và Đoàn thanh niên trong cơ quan.

1- Tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng (Đảng bộ, Đảng uỷ).

1.1- Tài liệu chỉ đạo công tác chuyên môn của tổ chức Đảng.

1.2- Hồ sơ Đại hội.

1.3- Chương trình và báo cáo tổng kết hàng năm của tổ chức Đảng.

1.4- Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch triển khai thực hiện các Nghị quyết, các cuộc vận động lớn của tổ chức Đảng.

1.5- Tài liệu chủ yếu về công tác tổ chức và nhân sự của tổ chức Đảng.

1.6- Sổ ghi biên bản.

2- Tài liệu về hoạt động của tổ chức Công đoàn.

2.1- Hồ sơ Đại hội.

2.2- Chương trình và báo cáo tổng kết công tác hàng năm của công đoàn.

2.3- Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch triển khai thực hiện các nghị quyết, các cuộc vận động lớn của Công đoàn cơ quan.

2.4- Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức của cơ quan.

2.5- Sổ ghi biên bản.

3- Tài liệu về hoạt động của Đoàn thanh niên.

3.1- Hồ sơ Đại hội.

3.2- Chương trình và báo cáo tổng kết công tác hàng năm của Đoàn thanh niên.

3.3- Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch triển khai thực hiện các Nghị quyết, các cuộc vận động lớn của Đoàn thanh niên.

B- BẢNG KÊ HỒ SƠ TÀI LIỆU Ở VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO PHẢI THU THẬP VÀ NỘP VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN (PHÒNG LƯU TRỮ VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO).

I/ Văn bản quản lý Nhà nước:

1- Văn bản tài liệu tổng hợp

1.1- Các tài liệu có giá trị vĩnh viễn (trùng thừa như: Chỉ thị, thông tư, quyết định, báo cáo tổng kết hàng năm).

1.2- Các tài liệu có giá trị lâu dài và tạm thời.

1.3- Tập báo cáo tổng kết công tác năm của các Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

2- Văn bản chuyên ngành

2.1- Tập tài liệu báo cáo thống kê tổng hợp quý, 6 tháng của cơ quan.

3- Tài liệu tổ chức cán bộ.

3.1- Hồ sơ nhân sự của cơ quan đương chức (hưu trí, thôi việc, đuổi việc, từ trần, thuyên chuyển chuyển sang ngành khác...).

3.2- Tập quyết định bổ nhiệm, phong thăng, đề bạt, điều động, thuyên chuyển, cách chức, kỷ luật, khen thưởng cán bộ, KS viên của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

3.3- Các tập Quyết định thành lập, chia tách, sát nhập, giải thể các cơ quan đơn vị thuộc ngành.

4- Hồ sơ tài liệu về lao động tiền lương.

4.1- Báo cáo công tác lao động, tiền lương quý, 6 tháng của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

4.2- Báo cáo thống kê tổng hợp về lao động tiền lương quý, 6 tháng của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

4.3- Hồ sơ Hội nghị sơ kết lao động tiền lương của cơ quan, ngành.

4.4- Báo cáo công tác định mức 6 tháng của cơ quan, ngành.

5- Hồ sơ tài liệu tài chính kế toán.

5.1- Hồ sơ hội nghị sơ kết công tác tài chính - kế toán của ngành.

5.2- Hồ sơ thanh lý tài sản của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

5.3- Hồ sơ quyết toán tháng, quý, 6 tháng và năm của cơ quan.

5.4- Hồ sơ báo cáo chi tiêu của cơ quan.

5.5- Các loại sổ: sổ nhật ký, sổ cái, sổ tạm ứng, sổ quản lý tài sản, sổ mua nguyên vật liệu hàng năm...

6- Hồ sơ xây dựng cơ bản.

6.1- Hồ sơ quản lý công trình xây dựng cơ bản (nhóm B, C) của cơ quan, ngành.

6.2- Kế hoạch và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch khối lượng và vốn đầu tư XDCB quý, 6 tháng của cơ quan, đơn vị trực thuộc và ngành.

7- Hồ sơ hoạt động khoa học và công nghệ

7.1 - Hồ sơ hội nghị sơ kết công tác khoa học, công nghệ của cơ quan, ngành.

7.2- Kế hoạch và báo cáo hoạt động khoa học, công nghệ quý, 6 tháng của cơ quan và các đơn vị trực thuộc, ngành.

8- Tài liệu hợp tác quốc tế:

8.1- Kế hoạch và báo cáo tình hình hợp tác quốc tế quý của cơ quan, ngành.

8.2- Kế hoạch và báo cáo tình hình hợp tác quốc tế 6 tháng của cơ quan, ngành.

8.3- Hồ sơ sơ kết chương trình hợp tác quốc tế của cơ quan, ngành.

9- Hồ sơ tài liệu thanh tra.

9.1- Chương trình kết hoạch và báo cáo sơ kết công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo quý, 6 tháng.

9.2- Hồ sơ hội nghị sơ kết công tác thanh tra, giải quyết kếu nại, tố cáo.

9.3- Hồ sơ thanh tra các vụ việc theo thẩm quyền.

9.4- Hồ sơ giải quyết vụ việc khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền, và do Viện trưởng chỉ định.

9.5- Tài liệu báo cáo hoạt động thanh tra nhân dân, quý, 6 tháng.

10- Hồ sơ tài liệu thi đua khen thưởng.

10.1- Chương trình, kế hoạch báo cáo sơ kết công tác thi đua - khen thưởng 6 tháng của cơ quan và đơn vị trực thuộc, ngành.

10.2 Hồ sơ hội nghị sơ kết công tác thi đua khen thưởng của cơ quan, đơn vị trực thuộc, ngành.

10.3- Hồ sơ báo cáo tổng kết công tác thi đua - khen thưởng hàng năm của các đơn vị trực thuộc.

11- Tài liệu hành chính, văn thư- lưu trữ.

11.1- Báo cáo thống kê tổng hợp văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của cơ quan, ngành (quý, 6 tháng).

11.2 Hồ sơ báo cáo sơ kết công tác văn phòng, văn thư lưu trữ của cơ quan, ngành.

11.3- Tập thông báo kinh nghiệm tổ chức văn thư - lưu trữ.

11.4- Chuyên đề về công tác văn thư - lưu trữ.

11.5- Tài liệu tập huấn công tác văn thư - lưu trữ trong ngành.

11.6- Tập lưu công văn đi của cơ quan và các đơn vị trực thuộc (hàng năm) nhiều năm (ngoài những văn bản thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử).

11.7- Tập lưu công văn giới thiệu chữ ký, mẫu con dấu của cơ quan, ngành.

11.8- Sổ ghi biên bản hội nghị, Uỷ ban kiểm sát, sổ trình ký và sổ lưu điện mật của cơ quan, ngành.

11.9- Sổ đăng ký (cuống lưu) giấy giới thiệu, công lệnh, đi đường, phiếu gửi công văn.

II- Các loại sổ nội bộ

(Theo thông báo số 84/TB-VKSTC-VP ngày 30-8-2002 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao).

1- Sổ đăng ký công văn đến trình đồng chí Viện trưởng.

2- Sổng đăng ký công văn đến gửi các đồng chí Phó viện trưởng.

3- Số công văn đến do các đồng chí thư ký lãnh đạo Viện quản lý.

4- Sổ đăng ký công văn đi, đến của cơ quan.

5- Số công văn đến do văn thư kiêm nhiệm ở các đơn vị đăng ký quản lý.

6- Sổ tay công tác của cán bộ, kiểm sát viên của cơ quan.

7- Sổ duyệt án.

8- Sổ giao ban.

9- Sổ sách nghiệp vụ ban hành kèm theo quyết định số 62/QĐ/VKSTC ngày 6-7-2001 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao bao gồm 32 loại như: sổ quản lý tội phạm, sổ giao nhận hồ sơ án, sổ thụ lý KSĐT, sổ đăng ký lệnh....

III- Hồ sơ nghiệp vụ thuộc các khâu công tác kiểm sát.

1- Hồ sơ kiểm sát việc tuân theo pháp luật (từ 1960 đến tháng 4-2002).

1.1- Hồ sơ kiểm sát văn bản.

1.2- Hồ sơ kiểm sát trực tiếp.

2- Hồ sơ thuộc khối điều tra, kiểm sát điều tra và kiểm sát xét xử hình sự.

2.1- Hồ sơ hình sự (ở cơ quan điều tra Viện kiểm sát)

2.2- Hồ sơ kiểm sát điều.

2.3- Hồ sơ kiểm sát xét xử hình sự phúc thẩm.

2.4 Hồ sơ kiểm sát xét xử hình sự giám đốc thẩm, tái thẩm.

3- Hồ sơ kiểm sát giam giữ cải tạo.

3.1- Hồ sơ trực tiếp kiểm sát trại giam, trại tạm giam do Bộ Công an trực tiếp quản lý.

3.2- Hồ sơ kiểm sát xét khiếu nại tố cáo trong giam giữ cải tạo.

3.3- Hồ sơ yêu cầu tự kiểm tra trong giam giữ - cải tạo.

3.4- Hồ sơ kiểm sát giảm án, tha tù.

3.5- Hồ sơ kiểm sát đặc xá, ân xá.4- Hồ sơ kiểm sát thi hành án.

4.1- Hồ sơ kiểm sát thi hành án tử hình.

4.2- Hồ sơ kiểm sát thi hành án phạt tù (bị án đang tại ngoại).

4-3- Hồ sơ kiểm sát hoãn thi hành án.

4.4- Hồ sơ kiểm sát miễn chấp hành hình phạt cho bị án.

4.5- Hồ sơ kiểm sát được hưởng thời hiệu thi hành án.

4.6- Hồ sơ trực tiếp kiểm sát trong thi hành án.

5- Hồ sơ kiểm sát xét xử dân sự.

5.1- Hồ sơ trả lời thỉnh thị của Viện kiểm sát cấp dưới về đường lối giải quyết các vụ án cụ thể trong dân sự.

5.2- Hồ sơ kiểm sát xét xử giám đốc thẩm, tái thẩm.

6- Hồ sơ kiểm sát giải quyết án hành chính- kinh tế-lao động-và những việc khác theo quy định của pháp luật.

6.1- Hồ sơ trả lời thỉnh thị các vụ án cụ thể về hành chính, kinh tế, lao động và những việc khác theo quy định của pháp luật.

6.2- Hồ sơ kiểm sát xét xử án hành chính (phúc thẩm và án giám đốc thẩm).

6.3- Hồ sơ kiểm sát xét xử án phúc thẩm và giám đốc thẩm án lao động.

6.4- Hồ sơ kiểm sát xét xử án phúc thẩm và giám đốc thẩm, tái thẩm án kinh tế.

6.5- Hồ sơ kiểm sát án phúc thẩm, giám đốc thẩm về những việc khác theo quy định của pháp luật.

7- Hồ sơ kiểm sát xét khiếu nại tố cáo:

7.1 Hồ sơ kiểm sát vụ việc.

7.2- Hồ sơ kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của các cơ quan tư pháp.

7.3- Hồ sơ trả lời thỉnh thị cấp dưới.

C- BẢNG KÊ HỒ SƠ TÀI LIỆU ĐỂ LẠI Ở CÁC ĐƠN VỊ TRONG CƠ QUAN VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO VÀ CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC, KHÔNG THU NỘP VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ VÀ LƯU TRỮ HIỆN HÀNH.

1- Tài liệu, văn bản có giá trị tạm thời bao gồm:

1.1- Cáo trạng của Viện kiểm sát tỉnh gửi Viện kiểm sát nhân dân tối cao thay báo cáo.

1.2- án văn xét xử dân sự cấp tỉnh gửi lên Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

1.3- án văn hình sự sơ thẩm cấp tỉnh gửi Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

1.4- Kết luận dân sự cấp tỉnh gửi Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

* Các tài liệu, văn bản này bảo quản ở đơn vị 03 (ba) năm, sau đó cho tiêu huỷ theo quy định của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

 

2- Các văn bản tài liệu của Viện kiểm sát cấp dưới gửi lên Viện kiểm sát cấp trên bao gồm:

- Các tài liệu thuộc "danh mục A" và "danh mục B" trong quy chế 14 về Thông tin báo cáo, quản lý công tác trong ngành KSND, sau khi khai thác thông tin được tập hợp theo tên loại (trừ những văn bản cần xử lý tiếp) và bảo quản ở đơn vị 5 năm kể từ năm kết thúc văn thư, sau đó lập danh mục loại ra khỏi nơi bảo quản để tiêu huỷ theo quy định của VKSNDTC.

3- Hồ sơ nguyên tắc:

Để tại đơn vị quản lý làm tư liệu khai thác phục vụ cho cán bộ, kiểm sát viên vận dung, làm căn cứ pháp lý giải quyết công việc hàng ngày.

* Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp những văn bản quy phạm pháp luật; tài liệu của cấp trên (Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ), của các cơ quan cùng cấp như (các Bộ, ban, Ngành thuộc Chính phủ, các cơ quan Trung ương) hoặc của chính cơ quan chủ quản trong đó có nội dung liên quan đến công việc hiện hành của các đơn vị, các đơn vị phải sắp xếp theo trật tự thời gian ban hành văn bản và lưu giữ tại đơn vị, không thu nộp vào lưu trữ cơ quan (Phòng lưu trữ-Viện kiểm sát nhân dân tối cao).

MỤC II

Hồ sơ tài liệu quản lý Nhà nước hình thành ở các cấp kiểm sát (tỉnh, huyện) phải thu nộp vào lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện và nộp vào lưu trữ cơ quan bảo quản lâu dài, vĩnh viễn.

A- BẢNG KÊ HỒ SƠ TÀI LIỆU CỦA CÁC CẤP KIỂM SÁT (TỈNH, HUYỆN) PHẢI NỘP VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ THUỘC UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG (SAU ĐÂY GỌI CHUNG LÀ LƯU TRỮ TỈNH) VÀ LƯU TRỮ HUYỆN, QUẬN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH (GỌI TẮT LÀ LƯU TRỮ HUYỆN).

I- Nhóm hồ sơ quản lý Nhà nước.

1- Tài liệu tổng hợp

1.1- Hồ sơ về tổ chức thực hiện chỉ thị của Viện kiểm sát nhân dân tối cao về nhiệm vụ công tác hàng năm của ngành kiểm sát nhân dân.

1.2 Hồ sơ báo cáo về thực hiện công tác kiểm sát của Viện trưởng trước Hội đồng nhân dân cùng cấp.

1.3- Tập nghị quyết của Uỷ ban kiểm sát, hoặc sổ ghi biên bản Nghị quyết.

1.4- Tập lưu Nghị quyết của của Ban cán sự Đảng về chỉ đạo chuyên môn hàng năm, nhiều năm.

- Tập lưu văn bản của Ban cán sự Đảng.

- Nghị quyết của Ban cán sự Đảng.

- Chương trình và báo cáo tổng kết hàng năm của Ban cán sự Đảng.

- Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch triển khai thực hiện Nghị quyết, các cuộc vận động lớn của Bộ Chính trị, Ban Bí thư Trung ương Đảng, BCS Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Nghị quyết của cấp uỷ địa phương.

- Tài liệu chủ yếu về công tác tổ chức và nhân sự của Ban cán sự Đảng.

1.5- Tập tài liệu phối hợp công tác nội chính liên ngành (cấp tỉnh).

1.6- Hồ sơ chương trình kế hoạch, nhiệm vụ công tác dài hạn và hàng năm của cơ quan.

1.7 hồ sơ báo cáo tổng kết công tác dài hạn và hàng năm của cơ quan.

1.8- Hồ sơ chương trình kế hoạch, nhiệm vụ, báo cáo tổng kết công tác hàng năm của đơn vị trực thuộc.

1.9- Hồ sơ báo cáo tổng kết 5 năm, 10 năm, 40 năm... hoạt động của ngành kiểm sát nhân dân (cấp tỉnh).

1.10- Hồ sơ, tài liệu chỉ đạo, kiểm tra hoạt đông công tác chuyên môn của cơ quan đối với các đơn vị, tổ chức trực thuộc.

1.12- Hồ sơ hội nghị kỷ niệm các ngày lễ lớn hoặc các sự kiện quan trọng của cơ quan, ngành.

1.13- Hồ sơ báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của cấp uỷ đối với công tác chuyên môn phục vụ nhiệm vụ chính trị của địa phương.

2- Nhóm tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê.

2.1- Hồ sơ xây dựng đề án quy hoạch phát triển của cơ quan.

2.2- Hồ sơ tài liệu chỉ tiêu kế hoạch, kế hoạch tổng hợp hàng năm (chính thức, bổ sung, điều chỉnh) và báo cáo thực hiện kế hoạch của cơ quan.

2.3 Tập tài liệu báo cáo thống kê tổng hợp hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

2.4- Hồ sơ điều tra cơ bản của cơ quan và đơn vị trực thuộc.

2.5- Hồ sơ hội nghị về công tác quy hoạch, kế hoạch và thống kê của cơ quan.

3- Nhóm hồ sơ tài liệu về tổ chức cán bộ.

3.1 Tập tài liệu của cơ quan ban hành hướng dẫn về công tác tổ chức, cán bộ trong cơ quan và đơn vị trực thuộc.

3.2- Hồ sơ chương trình kế hoạch nhiệm vụ công tác tổ chức, cán bộ hàng năm của cơ quan và đơn vị trực thuộc.

3.3- Báo cáo tổng kết công tác tổ chức, cán bộ hàng năm.

3.4- Hồ sơ, tài liệu về việc hợp nhất, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

3.5- Hồ sơ đề án kiện toàn bộ máy tổ chức, cán bộ và biên chế của cơ quan.

3.6- kế hoạch đào tạo cán bộ của cơ quan.

3.7- Báo cáo chất lượng cán bộ, công chức, kiểm sát viên hàng năm của cơ quan.

3.8- Hồ sơ về việc quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, kiểm sát viên của cơ quan.

3.9- Tập quyết định đề bạt, phong thăng, tuyển dụng, điều động, thuyên chuyển cán bộ, kiểm sát viên của cơ quan và đơn vị trực thuộc.

3.10- Hồ sơ tài liệu về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm của cơ quan.

3.11- Hồ sơ về việc kỷ luật, thôi việc, hưu trí của cán bộ, kiểm sát viên của cơ quan.

3.12- Hồ sơ xây dựng quy định, quy chế bảo vệ nội bộ của cơ quan.

3.13- Kế hoạch và báo cáo tổng kết công tác bảo vệ chính trị nội bộ hàng năm của cơ quan.

3.14- Thống kê chất lượng công chức hàng năm của cơ quan.

3.15- Hồ sơ xây dựng quy chế làm việc của cơ quan.

3.16- Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

3.17- Hồ sơ về sơ đồ hệ thống tổ chức ngành, tổ chức bộ máy cơ quan và danh mục các phòng, ban, đơn vị trực thuộc.

3.18- Hồ sơ xây dựng chức danh và tiêu chuẩn chức danh kiểm sát viên, công chức viên chức của cơ quan, ngành.

3.19- Hồ sơ về danh sách lãnh đạo Viện, kiểm sát viên, cán bộ khoa học kỹ thuật, công chức, viên chức của cơ quan và đơn vị trực thuộc.

4- Hồ sơ tài liệu về lao động-tiền lương.

4.1- Báo cáo thống kê về lao động - tiền lương hàng năm của cơ quan, đơn vị trực thuộc.

4.2 Hồ sơ, tài liệu về việc tổ chức thực hiện các chế độ, quản lý lao động-tiền lương của cơ quan, đơn vị trực thuộc.

4.3- Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác định mức hàng năm của cơ quan.

5- Tài liệu tài chính - kế toán.

5.1- Hồ sơ về việc thực hiện các chế độ, quy định về tài chính - kế toán của cơ quan.

5.2- Tài liệu về ngân sách của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

5.3- Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ (theo QĐ 999 TC/QĐ -CĐKT ngày 02/11/1996 của Bộ Tài chính về ban hành chế độ kế toán tài chính sự nghiệp), định kỳ hàng năm của cơ quan, đơn vị trực thuộc.

5.4- Báo cáo tổng hợp kiểm kê và đánh giá lại tài sản cố định, đột xuất của cơ quan, đơn vị trực thuộc.

5.5- Hồ sơ tài liệu kiểm tra, thanh tra tài chính - kế toán tại cơ quan và các đơn trực thuộc.

5.6- Báo cáo tổng hợp về thiệt hại do chiến tranh, thiên tai.

5.7- Sổ sách kế toán tổng hợp.

6- Hồ sơ tài liệu xây dựng cơ bản.

6.1- Kế hoạch và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch khối lượng và vốn đầu tư xây dựng cơ bản hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

6.2- Hồ sơ, tài liệu quản lý công trình xây dựng cơ bản (công trình nhóm B, C) của cơ quan và đơn vị trực thuộc.

7- Hồ sơ tài liệu thi đua khen thưởng.

7.1- Văn bản, tài liệu hướng dẫn thực hiện phong trào thi đua, hướng dẫn tổng kết thi đua hàng năm của cơ quan.

7.2- Hồ sơ xây dựng tiêu chuẩn vinh dự của ngành.

7.3- Chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết công tác thi đua hàng năm của cơ quan và đơn vị trực thuộc.

7.4- Hồ sơ xét duyệt và công nhận các danh hiệu thi đua cho tập thể anh hùng, cá nhân từ chiến sỹ thi đua cơ sở, chiến sỹ thi đua ngành và các danh hiệu vinh dự khác.

7.5- Hồ sơ hội nghị tổng kết phòng trào thi đua hàng năm của cơ quan.

8- Tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ.

8.1- Chương trình, kế hoạch tổ chức công tác văn phòng, văn thư - lưu trữ hàng năm của cơ quan.

8.2- Quyết định ban hành kèm theo quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan.

8.3- Báo cáo thống kê tổng hợp về công tác văn thư - lưu trữ hàng năm của cơ quan và đơn vị trực thuộc.

8.4- Tập lưu công văn đi hàng năm của cơ quan.

8.5- Tập lưu quyết định cá biệt của cơ quan (trừ quyết định nhân sự).

8.6- Tập lưu văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ thuộc các khâu công tác chuyên môn của cơ quan.

8.7- Tập lưu kết luận các vụ án dân sự, hôn nhân và gia đình.

8.8- Tập lưu kết luận các vụ án hành chính, kinh tế, lao động và các việc khác theo quy định của pháp luật.

8.9- Tập lưu kết luận các vụ việc khiếu nại, tố cáo.

8.10- Tập lưu các kiến nghị thuộc các khâu công tác chuyên môn của cơ quan.

8.11- Tập lưu bản luận tội các vụ án hình sự.

8.12- Tập lưu cáo trạng các vụ án hình sự.

8.13- Tập lưu văn bản của Ban cán sự Đảng.

8.14- Tập lưu văn bản thỉnh thị cấp trên.

8.15- Tập lưu trả lời thỉnh thị Viện kiểm sát cấp dưới.

8.16- Tập kháng nghị phúc thẩm các vụ án hình sự.

8.17- Tập kháng nghị giám đốc thẩm, tái thẩm các vụ án hình sự.

8.18- Tập kháng nghị phúc thẩm các vụ án dân sự.

8.19- Tập kháng nghị giám đốc thẩm, tái thẩm các vụ án dân sự

8.20- Tập kháng nghị các công tác kiểm sát khác theo Luật tổ chức VKSND.

II- Nhóm hồ sơ tài liệu chuyên ngành.

1- Hồ sơ về các cuộc kiểm tra chuyên môn ở các đơn vị trong cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

2- Hồ sơ hội nghị chuyên môn của cơ quan.

3- Hồ sơ hội nghị liên tịch về công tác chuyên môn.

4- Báo cáo phân tích về công tác chuyên môn.

5- Chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết công tác chuyên môn hàng năm của cơ quan.

6- Thông báo rút kinh nghiệm qua công tác thuộc các khâu nghiệp vụ kiểm sát của các phòng nghiệp vụ.

7- Tập tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ thuộc các khâu công tác kiểm sát của các phòng nghiệp vụ.

III/ Tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên.

1- Tài liệu của tổ chức Đảng.

1.1- Tài liệu, văn bản chỉ dạo công tác chuyên môn của tổ chức Đảng.

1.2- Hồ sơ Đại hội của tổ chức Đảng.

1.3- Chương trình và báo cáo tổng kết công tác hàng năm của tổ chức Đảng.

1.4- Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch triển khai các Nghị quyết và những cuộc vận động lớn của tổ chức Đảng.

1.5- tài liệu về công tác nhân sự, công tác tổ chức của tổ chức Đảng.

1.6- Sổ ghi biên bản các cuộc họp của cấp uỷ Đảng.

2- Tài liệu của tổ chức Công đoàn.

2.1- Hồ sơ đại hội.

2.2- Chương trình và báo cáo tổng kết hàng năm của Công đoàn.

2.3- Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch triển khai các Nghị quyết và những cuộc vận động lớn của Công đoàn.

2.4- Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức của cơ quan.

2.5- Sổ ghi biên bản các cuộc họp của BCH công đoàn.

3- Tài liệu của tổ chức Đoàn thanh niên.

3.1- Hồ sơ đại hội.

3.2- Chương trình và báo cáo thực hiện kế hoạch triển khai thực hiện Nghị quyết và những cuộc vận động lớn của Đoàn.

3.3- Chương trình và báo cáo tổng kết hàng năm của Đoàn.

3.4- Sổ ghi biên bản cuộc họp của BCH Đoàn.

IV/ Hồ sơ tài liệu của Viện kiểm sát cấp huyện.

1- Nhóm tài liệu chung.

1.1- Kế hoạch, nhiệm vụ, báo cáo tổng kết công tác hàng năm của cơ quan.

1.2- Thông báo phối hợp nội chính liên ngành huyện.

1.3- Báo cáo tổng kết 5 năm, 10 năm, 40 năm... của cơ quan.

1.4- Hồ sơ báo cáo công tác chuyên môn của Viện trưởng trước HĐND cùng cấp.

1.5- Hồ sơ báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của cấp uỷ đối với công tác chuyên môn phục vụ nhiệm vụ chính trị của địa phương.

2- Tài liệu, thống kê - thi đua.

2.1- Báo cáo thống kê tổng hợp hàng năm.

2.2- Báo cáo chất lượng cán bộ, KSV hàng năm.

2.3- Chương trình, kế hoạch công tác thi đua hàng năm.

2.4- Báo cáo tổng kết công tác thi đua hàng năm.

3- Tài liệu văn thư.

3.1- Tập lưu công văn đi hàng năm.

3.2- Tập lưu các quyết định cá biệt của cơ quan.

3.3- Tập lưu các kết luận vụ án dân sự, hôn nhân và gia đình.

3.4- Tập lưu quyết định kháng nghị các vụ án dân sự, hôn nhân và gia đình.

3.5- Tập lưu quyết định kháng nghị các vụ án hình sự.

3.6- Tập lưu cáo trạng các vụ án hình sự hàng năm.

4- Tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên.

4.1- Hồ sơ đại hội.

4.2- Tài liệu Nghị quyết của tổ chức Đảng chỉ đạo công tác chuyên môn.

4.3- Chương trình thực hiện các Nghị quyết và các cuộc vận động lớn của Đảng.

4.4- Chương trình báo cáo tổng kết hàng năm của tổ chức Đảng.

4.5- Sổ ghi biên bản cuộc họp của tổ chức Đảng.

4.6- Hồ sơ đại hội công đoàn.

4.7- Báo cáo tổng kết công tác hàng năm của công đoàn.

4.8- Hồ sơ hội nghị công chức.

4.9- Sổ ghi biên bản.

4.10- Hồ sơ đại hội Đoàn thanh niên.

4.11- Chương trình báo cáo tổng kết công tác hàng năm của Đoàn thanh niên.

4.12- Chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ thực hiện các cuộc vận động lớn của Đoàn thanh niên.

4.13- Sổ ghi biên bản.

B- BẢNG KÊ HỒ SƠ TÀI LIỆU CẦN THU THẬP NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN (BỘ PHẬN LƯU TRỮ) CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN CẤP TỈNH, HUYỆN.

I/ Nhóm văn bản quản lý Nhà nước .

1- Tài liệu tổng hợp.

1.1- Các tài liệu văn bản có giá trị vĩnh viễn (trùng, thừa) như: Tập báo cáo tổng kết công tác hàng năm, nhiều năm.

1.2- Tập hồ sơ chương trình kế hoạch, nhiệm vụ báo cáo tổng kết công tác hàng năm, nhiều năm.v.v...

1.3- Tập tài liệu có giá trị lâu dài và tạm thời.

1.4- Tập tài liệu báo cáo nhanh lên Viện kiểm sát cấp trên trực tiếp.

2- Tài liệu quy hoạch - thống kê

2.1- Hồ sơ sơ kết thực hiện đề án quy hoạch của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

2.2- Hồ sơ sơ kết báo cáo thực hiện kế hoạch của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

2.3- Tập tài liệu báo cáo thống kê tổng hợp tháng, quý, 6 tháng của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

3- Tài liệu tổ chức, cán bộ.

3.1- Hồ sơ nhân sự của cơ quan và đơn vị trực thuộc (hưu trí ,thôi việc, đuổi việc, từ trần, thuyên chuyển...)

3.2- Tập Quyết định bổ nhiệm, phong thăng, đề bạt, điều động, cách chức, kỷ luật, khen thưởng cán bộ, KSV của cơ quan và đơn vị trực thuộc.

3.3- Tập báo cáo tháng, quý về công tác tổ chức, cán bộ của cơ quan và đơn vị trực thuộc.

3.4- Hồ sơ sơ kết về công tác tổ chức, cán bộ của cơ quan và đơn vị trực thuộc.

3.5- Hồ sơ theo dõi cán bộ, kiểm sát viên, công chức, viên chức của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

3.6- Sổ theo dõi phong cấp KSV của cơ quan và đơn vị trực thuộc.

3.7- Sổ theo dõi trợ cấp hưu trí, thôi việc, nghỉ việc, trợ cấp dưỡng sức.

4- Tài liệu lao động - tiền lương.

4.1- Tập báo cáo lao động - tiền lương quý, 6 tháng của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

4.2- Báo cáo thống kê tổng hợp về lao động - tiền lương quý, 6 tháng của cơ quan và đơn vị trực thuộc.

5- Tài liệu tài chính - kế toán - XDCB.

5.1- Hồ sơ báo cáo sơ kết công tác tài chính - kế toán của cơ quan và đơn vị trực thuộc.

5.2- Hồ sơ thanh lý tài sản của cơ quan và đơn vị trực thuộc.

5.3- Hồ sơ báo cáo quyết toán hàng năm của cơ quan và đơn vị trực thuộc.

5.4- Báo cáo quyết toán tháng, quý, 6 tháng của cơ quan và đơn vị trực thuộc.

5.5- Hồ sơ giải trình quyết toán năm của cơ quan.

5.6- Bảng đối chiếu hạn mức kinh phí quý, năm.

5.7- Bảng cân đối tài chính.

5.8- Thông báo duyệt y quyết toán quý, năm.

5.9- Báo cáo chi tiêu và tình hình tăng giảm tài sản hàng năm của cơ quan.

5.10- Biên bản bàn giao tài sản khi tách, nhập, giải thể cơ quan, đơn vị trực thuộc.

5.11- Hồ sơ mua trang thiết bị hiện đại của cơ quan đơn vị trực thuộc.

5.12- Hệ thống sổ bao gồm: tạm ứng, quản lý tài sản, quỹ tiền mặt, theo dõi hạn mức kinh phí, chi hành chính sự nghiệp.

5.13- Hồ sơ về sửa chữa, nâng cấp, xây dựng mới nhà của cơ quan và đơn vị trực thuộc.

5.14- Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động đề nghị quyết toán.

5.15- Báo cáo chi tiết thực chi dự án đề nghị quyết toán.

6- Tài liệu thi đua - khen thưởng.

6.1- Tập tài liệu chương trình, kế hoạch, báo cáo thực hiện phong trào thi đua 6 tháng của cơ quan, đơn vị trực thuộc.

6.2- Hồ sơ hội nghị sơ kết phong trào thi đua của cơ quan.

6.3- Tập báo cáo tổng kết phong trào thi đua của các đơn vị trực thuộc.

7- Tài liệu về công tác hành chính văn thư - lưu trữ.

7.1- Hồ sơ báo cáo sơ kết công tác văn phòng - văn thư, lưu trữ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

7.2- Báo cáo thống kê tổng hợp về công tác văn thư, lưu trữ 6 tháng của cơ quan và đơn vị trực thuộc.

7.3- Tập hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc.

7.4- Thông báo kinh nghiệm về công tác văn thư - lưu trữ.

7.5- Tập lưu công văn thỉnh thị Viện kiểm sát cấp trên.

II/ Hệ thống sổ nội bộ của cơ quan

1- Sổ đăng ký công văn đến trình Viện trưởng.

2- Sổ đăng ký công văn đến gửi các Phó viện trưởng.

3- Sổ tay công tác của cán bộ, KSV công chức viên chức của cơ quan, đơn vị trực thuộc.

4- Sổ duyệt án.

5- Sổ giao ban.

6- Sổ đăng ký giấy đi đường, giới thiệu, công lệnh phiếu gửi công văn.

7- Sổ gửi điện mật.

8- Sổ đăng ký công văn đi, đến của cơ quan.

9- Danh mục sổ sách nghiệp vụ ban hành kèm theo quyết định số 62/QĐ/VKSTC ngày 6/7/2001 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao bao gồm 32 loại như: sổ quản lý tội phạm, sổ giao nhận hồ sơ vụ án, sổ thụ lý KSĐT...

 

III/ Hồ sơ nghiệp vụ thuộc các khâu công tác kiểm sát.

1- Hồ sơ kiểm sát tuân theo pháp luật (từ 1960 đến tháng 4/2002) đối với các tỉnh phía Bắc, từ 1976 đến tháng 4/2002 đối với các tỉnh phía Nam).

1.1- Hồ sơ kiểm sát văn bản.

1.2- Hồ sơ kiểm sát trực tiếp.

2- Hồ sơ thuộc khối kiểm sát điều tra và Kiểm sát xét xử hình sự.

2.1- Hồ sơ trả lời thỉnh thị và đường lối giải quyết các vụ án cụ thể trong KSĐT và Kiểm sát xét xử hình sự.

2,2- Hồ sơ kiểm sát điều tra.

2.3- Hồ sơ kiểm sát xét xử hình sự sơ thẩm.

2.4- Hồ sơ kiểm sát xét xử hình sự phúc thẩm

2.5- Hồ sơ kiểm sát xét xử hình sự giám đốc thẩm, tái thẩm.

3- Hồ sơ kiểm sát giam giữ cải tạo.

3.1- Hồ sơ trực tiếp kiểm sát trại tạm giam và phân trại cải tạo.

3.2- Hồ sơ kiểm sát xét khiếu nại, tố cáo trong giam giữ cải tạo.

3.3- Hồ sơ yêu cầu tự kiểm tra trong tạm giữ, tạm giam và cải tạo.

3.4- Hồ sơ kiểm sát giảm án, tha tù.

3.5- Hồ sơ kiểm sát đặc xá, ân xá.

4- Hồ sơ kiểm sát thi hành án.

4.1- Hồ sơ kiểm sát thi hành án tử hình.

4.2- Hồ sơ kiểm sát thi hành án phạt tù.

4.3- Hồ sơ kiểm sát hoãn thi hành án.

4.4- Hồ sơ kiểm sát miễn chấp hành hình phạt cho bị án.

4.5- Hồ sơ kiểm sát được hưởng thời hiệu thi hành án.

4.6- Hồ sơ kiểm sát thi hành án dân sự.

4.7- Hồ sơ kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong thi hành án.

5- Hồ sơ kiểm sát xét xử dân sự.

5.1- Hồ sơ trả lời thỉnh thị về đường lối giải quyết các vụ án cụ thể trong KSXXDS.

5.2- Hồ sơ kiểm sát xét xử sơ thẩm.

5.3- Hồ sơ Kiểm sát xét xử phúc thẩm.

5.4- Hồ sơ kiểm sát xét xử giám đôc thẩm.

6- Hồ sơ kiểm sát giải quyết án hành chính, kinh tế, lao động và những việc khác theo quy định của pháp luật.

6.1- Hồ sơ trả lời thỉnh thị các vụ án cụ thể về hành chính, kinh tế, lao động và những việc khác theo quy định của pháp luật.

6.2- Hồ sơ kiểm sát xét xử án hành chính (án phúc thẩm).

6.3- Hồ sơ kiểm sát xét xử phúc thẩm án lao động.

6.4- Hồ sơ kiểm sát xét xử phúc thẩm án kinh tế.

6.5- Hồ sơ kiểm sát xét sơ thẩm những việc khác theo quy định của pháp luật.

7- Hồ sơ kiểm sát xét khiếu nại tố cáo.

7.1- Hồ sơ kiểm sát vụ việc.

7.2- Hồ sơ kiểm sát việc tuân theo pháp luật: trong giải quyết khiếu nại, tố cáo của các cơ quan hoạt động tư pháp.

7.3- Hồ sơ trả lời thỉnh thị của cấp dưới.

7.4- Hồ sơ giải quyết đơn khiếu tố.

IV/ Hồ sơ tài liệu của Viện kiểm sát cấp huyện.

1- Nhóm tài liệu quản lý Nhà nước (nhóm tài liệu chung):

Các tài liệu có giá trị vĩnh viễn (trùng, thừa) như:

- Chương trình kế hoạch công tác năm, nhiều năm.

- Báo cáo tổng kết năm, nhiều năm.

- Báo cáo của Viện trưởng trước kỳ họp HĐND cùng cấp.

1.1- Hồ sơ sơ kết chương trình kế hoạch công tác quý, 6 tháng.

1.2- Báo cáo sơ kết công tác 6 tháng.

2- Tài liệu thống kê - thi đua.

2.1- Báo cáo thống kê tổng hợp 6 tháng.

2.2- Báo cáo thống kê chất lượng cán bộ, KSV 6 tháng.

2.3- Báo cáo sơ kết công tác thi đua.

3- Tài liệu văn thư - lưu trữ.

3.1- Tập lưu các tài liệu thỉnh thị Viện kiểm sát cấp trên.

3.2- Tập biên bản giao nhận hồ sơ vụ án.

3.3- Sổ đăng ký công văn đi, đến hàng năm.

3.4- Sổ ghi biên bản,

3.5- Sổ thụ lý án, thụ lý đơn.

4- Hồ sơ nghiệp vụ thuộc các khâu công tác kiểm sát.

4.1- Hồ sơ kiểm sát thuân theo pháp luật (từ 1960 đến tháng 4/2002 đối với các tỉnh phía Bắc; từ 1976 đến tháng 4/2002 đối với các tỉnh phía Nam).

- Hồ sơ kiểm sát văn bản

- Hồ sơ kiểm sát trực tiếp.

4.2- Hồ sơ thuộc khối kiểm sát điều tra và kiểm sát xét xử hình sự.

a- Hồ sơ kiểm sát điều tra.

b- Hồ sơ KSXX hình sự (sơ thẩm).

4.3- Hồ sơ kiểm sát giam giữ cải tạo.

a- Hồ sơ kiểm sát nhà tạm giữ, tạm giam

b- Hồ sơ kiểm sát xét khiếu nại tố cáo trong tạm giữ, tạm giam.

c- Hồ sơ yêu cầu kiểm tra trong tạm giữ, tạm giam.

4.4- Hồ sơ kiểm sát thi hành án.

a- Hồ sơ kiểm sát thi hành án phạt tù.

b- Hồ sơ kiểm sát tạm hoãn thi hành án.

c- Hồ sơ kiểm sát miễn chấp hành hình phạt cho bị án.

d- Hồ sơ kiểm sát được hưởng thời hiệu thi hành án.

e- Hồ sơ kiểm sát thi hành án dân sự.

g- Hồ sơ kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong thi hành án.

h- Hồ sơ giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo trong thi hành án.

5- Hồ sơ kiểm sát xét xử dân sự.

5.1- Hồ sơ kiểm sát hoà giải thành.

5.2- Hồ sơ kiểm sát xét xử dân sự (sơ thẩm).

6- Hồ sơ kiểm sát giải quyết án hành chính - kinh tế - lao động.

6.1- Hồ sơ kiểm sát án hành chính (sơ thẩm).

6.2- Hồ sơ kiểm sát án lao động (sơ thẩm).

6.3- Hồ sơ kiểm sát án kinh tế (sơ thẩm).

C- BẢNG KÊ HỒ SƠ TÀI LIỆU ĐỂ LẠI BẢO QUẢN TẠI CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC Ở VIỆN KIỂM SÁT CÁC CẤP (TỈNH, HUYỆN) KHÔNG THU NỘP VÀO LƯU TRỮ VĨNH VIỄN VÀ LƯU TRỮ HIỆN HÀNH

1- Tài liệu văn bản kết quả kiểm sát của cấp huyện gửi lên Viện kiểm sát tỉnh thay báo cáo bao gồm:

- Cáo trạng,

- án văn dân sự, án văn hình sự,

- Các quyết định công nhận thuận tình ly hôn,

- Biên bản hoà giải thành.v.v...

* Các tài liệu, văn bản này sau khi xử lý thông tin, bảo quản ở đơn vị 03 (ba) năm, sau đó cho tiêu huỷ theo quy định của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

2- Các văn bản, tài liệu của Viện kiểm sát cấp dưới gửi lên cấp trên bao gồm các tài liệu thuộc " Danh mục A" và "Danh mục B" trong Quy chế 14 về thông tin báo cáo, quản lý công tác trong ngành kiểm sát nhân dân sau khi khai thác thông tin được tập hợp theo tên loại (trừ những văn bản cần phải xử lý tiếp) và bảo quản ở đơn vị 05 (năm) năm kể từ năm kết thúc văn thư sau đó được lập danh mục loại ra khỏi nơi bảo quản để tiêu huỷ theo quy định của Nhà nước và của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

3- Hồ sơ nguyên tắc: Để tại đơn vị quản lý làm tư liệu khai thác phục vụ cho cán bộ, KSV vận dụng làm căn cứ pháp lý giải quyết công việc hàng ngày.

* Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp những văn bản quy phạm pháp luật, văn bản tài liệu của cấp trên, cơ quan cùng cấp và chính cơ quan chủ quản có nội dung liên quan đến công việc hiện hành của đơn vị phải sắp xếp theo trật tự thời gian ban hành văn bản và lưu giữ tại đơn vị (không thu nộp vào lưu trữ cơ quan).

 

MỤC III

Một số điểm lưu ý khi vận dụng

1- Việc xem xét, lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để đưa vào bảo quan trong các trung tâm lưu trữ quốc gia, Trung tâm lưu trữ thuộc Uỷ bản nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là lưu trữ tỉnh) và lưu trữ huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi tắt là lưu trữ huyện) thực hiện trên cơ sở đơn vị nộp lưu cơ bản là hồ sơ (đơn vị bảo quản) chứ không xem xét, lựa chọn đối với từng tài liệu riêng biệt. Về thành phần các loại văn bản, tài liệu có trong hồ sơ đã được hướng dẫn cụ thể trong "Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu quản lý Nhà nước và hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát (ban hành kèm theo quyết định số 92/2001/QĐ-VKSTC ngày 1-11-2001 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao).

- Các văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ nói chung được liệt kê cụ thể ở mức đầy đủ nhất có thể trong thực tế và được sắp xếp theo trình tự diễn biến của sự việc hoặc quá trình xem xét, giải quyết vấn đề hay công việc (chẳng hạn như hồ sơ hội nghị, hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật...). Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là tất cả các hồ sơ nhất thiết phải có đầy đủ các văn bản như vậy. Trong công tác lập hồ sơ hiện hành và thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan hay lựa chọn, giao nộp cho các Trung tâm lưu trữ quốc gia cần xem xét cụ thể các loại văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi hay giải quyết công việc đó. Việc lựa chọn văn bản, tài liệu để đưa vào hồ sơ thực hiện theo hướng dẫn tại "bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành của cơ quan" ban hành kèm theo công văn số 261/CV ngày 12/10/1997 của Cục lưu trữ phủ Thủ tướng, văn bản số 262/LTNN-NVTN ngày 12-6-2001 của Cục lưu trữ Nhà nước hướng dẫn "thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính Nhà nước Trung ương thuộc diện nộp lưu và các Trung tâm lưu trữ quốc gia"; văn bản số 316/LTNN-NP ngày 24-6-1999 của Cục lưu trữ Nhà nước hướng dẫn "Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào trung tâm lưu trữ Tỉnh", văn bản hướng dẫn lập hồ sơ tài liệu quản lý Nhà nước và hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát đưa vào lưu trữ trong ngành kiểm sát nhân dân (ban hành kèm theo công văn số 2839/VKSTC ngày 02-11-2001 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao) và văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu Hành chính (ban hành kèm theo công văn số 283/VTLTNN - NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước).

2- Thành phần hồ sơ tài liệu nộp lưu liệt kê trong bảng kê này là căn cứ cơ bản để Viện kiểm sát nhân dân các cấp, đơn vị trực thuộc xác định cụ thể những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc diện phải giao nộp cho các Trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện. Trong trường hợp thời hạn bảo quản của hồ sơ tài liệu trong danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan đã ban hành khác với quy định tại bảng kê này thì phải theo hướng dẫn trong bảng kê này.

3- Việc vận dụng bảng kê hồ sơ, tài liệu để lựa chọn những hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu trong thực tế ở mỗi Viện kiểm sát các cấp cần phải linh hoạt, nhất là khi xem xét, lựa chọn các loại tài liệu như chương trình, kế hoạch và báo cáo tình hình công tác, báo cáo công tác thống kê... Trong trường hợp không có chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm thì phải lấy chương trình, kế hoạch, báo cáo 6 tháng để thay thế.

4- Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện thực hiện theo quy định về công tác lưu trữ trong ngành kiểm sát ban hành kèm theo quyết định số 91/2001/QĐ/VKSTC ngày 01-11-2001 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, công văn số 77/NVTW ngày 17-3-1995 của Cục lưu trữ Nhà nước hướng dẫn thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia và công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/6/2004 của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp.

5- Tổ chức thực hiện

- Căn cứ bảng kê hồ sơ, tài liệu này và các văn bản hiện hành của Nhà nước, của ngành, tình hình thực tế của Viện kiểm sát các cấp, các đơn vị trực thuộc và nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Viện kiểm sát nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện cần tổ chức xây dựng bảng kê hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu của cơ quan do lãnh đạo Viện ký ban hành sau khi có ý kiến thoả thuận nhất trí bằng văn bản của Trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện (cùng cấp).

- Bảng kê hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu của Viện kiểm sát các cấp, các đơn vị trực thuộc phải cụ thể hoá tên các đề mục trong bảng kê thành các tiêu đề hồ sơ hoặc tên loại hình tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Ví dụ: Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm 2002 của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Hà Tây. Hồ sơ về tập chỉ thị của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao từ số 01/2002/CT/VKSTC ngày 01-1-2002 đến số 10/2002/CT-VKSTC ngày 31-12-2002.

- Bảng kê hồ sơ tài liệu thuộc diện nộp lưu của Viện kiểm sát tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện phải cụ thể hoá đến nhóm tài liệu quản lý chuyên ngành (văn bản, tài liệu chuyên môn, hồ sơ án), tức là phải liệt kê đầy đủ và chi tiết các nhóm nhỏ và các loại hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ chuyên môn đặc thù của ngành, của cơ quan, đơn vị.

Theo quy định của Cục lưu trữ Nhà nước (công văn số 91/LTNN-NVTW ngày 14-3-2001) thì thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quản lý Nhà nước (hành chính) trong ngành kiểm sát nhân dân thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và Viện kiểm sát nhân dân chỉ nộp lưu những hồ sơ, tài liệu về quản lý hành chính vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện, còn các hồ sơ các vụ án do cơ quan kiểm sát các cấp quản lý, bảo quản (trừ những vụ án đặc biệt quan trọng phục vụ nhiệm vụ chính trị của địa phương). Tài liệu hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền là những tài liệu có giá trị cao (vĩnh viễn) và được chỉnh lý hoàn chỉnh theo văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (ban hành kèm theo công văn số 1780/VP ngày 26-8-1999 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao) và bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu Hành chính (ban hành kèm theo công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước)./.