Quyết định 478/QĐ-QLD Hướng dẫn tiếp nhận, vận chuyển, bảo quản và sử dụng vắc xin COVID-19

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành Hướng dẫn về việc tiếp nhận, vận chuyển, bảo quản và sử dụng vắc xin phòng COVID-19

____________

CỤC TRƯỞNG CỤC QUẢN LÝ DƯỢC

Căn cứ Nghị định số 75/2017/NĐ-CP ngày 20 tháng 6 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;

Căn cứ Quyết định số 7868/QĐ-BYT ngày 28 tháng 12 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Quản lý Dược thuộc Bộ Y tế;

Căn cứ Quyết định số 3043/QĐ-BYT ngày 24 tháng 6 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc thành lập Ban chỉ đạo triển khai Chiến dịch tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19 toàn quốc;

Căn cứ Thông tư số 03/2018/TT-BYT ngày 09 tháng 02 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định về Thực hành tốt phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc;

Căn cứ Thông tư số 36/2018/TT-BYT ngày 22 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định về Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc;

Theo đề nghị của Trưởng phòng Quản lý Kinh doanh dược và Trưởng phòng Quản lý chất lượng thuốc.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành các hướng dẫn về việc tiếp nhận, vận chuyển, bảo quản và sử dụng vắc xin phòng COVID-19 trong Chiến dịch tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19 toàn quốc tại Phụ lục kèm theo Quyết định này.

Điều 2. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan căn cứ theo nội dung các hướng dẫn này để xây dựng và ban hành các quy trình chuyên môn áp dụng cho hoạt động tại cơ quan, đơn vị.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

Điều 4. Các ông, bà: Chánh Văn phòng, Trưởng các phòng: Quản lý kinh doanh dược, Quản lý chất lượng thuốc - Cục Quản lý Dược, Viện trưởng Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

PHỤ LỤC

Các hướng dẫn về việc tiếp nhận, vận chuyển, bảo quản và sử dụng vắc xin phòng COVID-19 trong Chiến dịch tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19 toàn quốc

(Ban hành kèm theo Quyết định số 478/QĐ-QLD ngày 10 tháng 8 năm 2021 của Cục trưởng Cục Quản lý Dược về việc ban hành Hướng dẫn về việc tiếp nhận, vận chuyển, bảo quản và sử dụng vắc xin phòng COVID-19)

_________________

HƯỚNG DẪN TIẾP NHẬN VẮC XIN, DUNG MÔI

1. Mục tiêu

Hướng dẫn này nhằm giúp các nhân viên tham gia vào hoạt động tiếp nhận thực hiện đầy đủ và thống nhất các bước tiếp nhận vắc xin, dung môi đảm bảo an toàn, giảm thiểu ảnh hưởng của môi trường xung quanh (nhiệt độ, ánh sáng...) đến chất lượng vắc xin/dung môi và tránh nhầm lẫn.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

Các thiết bị dây chuyền lạnh và dụng cụ theo dõi nhiệt độ bao gồm: tủ lạnh dương, hòm lạnh, bình tích lạnh (hoặc đá lạnh), thiết bị theo dõi nhiệt độ.

Văn bản cấp phát vắc xin, sổ quản lý vắc xin, biên bản giao nhận/phiếu xuất kho...

3. Quy trình

3.1. Chuẩn bị

3.1.1. Chuẩn bị thiết bị lạnh đảm bảo đủ dung tích cần thiết để chứa vắc xin trước khi tiếp nhận vắc xin.

- Tủ lạnh dương: bảo quản vắc xin ở nhiệt độ +2°C đến +8°C.

- Trường hợp các tủ lạnh vẫn còn vắc xin đang bảo quản, cán bộ kho thực hiện sắp xếp lại các vắc xin đang bảo quản đảm bảo đủ diện tích và ngăn cách tránh nhầm lẫn cho việc sắp xếp các vắc xin mới.

3.1.2. Kiểm tra và Chuẩn bị đủ các thiết bị theo dõi nhiệt độ bảo quản vắc xin phù hợp đối với từng thiết bị lạnh: Kiểm tra tình trạng hoạt động của các thiết bị theo dõi nhiệt độ của từng tủ lạnh, Thiết bị ghi nhiệt độ tự động,

3.1.3. Chuẩn bị sổ quản lý vắc xin để ghi chép thông tin khi tiếp nhận.

3.1.4. Rửa tay: Nhân viên phải rửa tay trước khi cầm vào hộp, lọ vắc xin.

3.2. Các bước thực hiện

HƯỚNG DẪN BẢO QUẢN VẮC XIN TRONG TỦ LẠNH DƯƠNG

1. Mục tiêu

Tài liệu này hướng dẫn nhân viên quản lý kho, các nhân viên khác có tham gia vào các hoạt động bảo quản vắc xin/dung môi cách sắp xếp, bảo quản vắc xin/dung môi an toàn trong tủ lạnh dương theo đúng quy định, giảm thiểu các sai sót và tác động của nhiệt độ, ánh sáng... ảnh hưởng đến chất lượng vắc xin.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Tủ lạnh dương.

- Thiết bị theo dõi nhiệt độ: nhiệt kế, thiết bị ghi nhiệt độ tự động, chỉ thị đông băng điện tử (nếu có).

- Biểu đồ theo dõi nhiệt độ hàng ngày.

3. Quy trình

3.1. Nguyên tắc chung

- KHÔNG để các loại thuốc, hóa chất, bệnh phẩm, thực phẩm và đồ uống trong tủ lạnh bảo quản vắc xin.

- KHÔNG bảo quản vắc xin đã hết hạn, vắc xin có nhãn bị mốc trong tủ lạnh bảo quản vắc xin cùng với các vắc xin khác.

- KHÔNG mở cửa tủ lạnh thường xuyên và khi không cần thiết, cần có bảng danh mục các loại vắc xin đang bảo quản dán ở bên ngoài tủ lạnh.

3.2. Rửa tay: Nhân viên phải rửa tay trước khi cầm vào hộp, lọ vắc xin.

3.3. Các bước thực hiện

HƯỚNG DẪN BẢO QUẢN DUNG MÔI

1. Mục tiêu

Dung môi cần được bảo quản ở nhiệt độ thích hợp, nhiệt độ phòng (≤25°C) hoặc từ +2°C đến +8°C. Tài liệu này hướng dẫn cán bộ quản lý kho, các cán bộ khác có tham gia vào các hoạt động bảo quản Dung môi cách sắp xếp, bảo quản dung môi an toàn theo đúng qui định, giảm thiểu các sai sót ảnh hưởng đến chất lượng dung môi.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Tủ lạnh dương.

- Giá/kệ bảo quản dung môi.

- Biểu đồ theo dõi nhiệt độ hàng ngày.

3. Quy trình

3.1. Nguyên tắc chung:

- Dung môi cần được bảo quản ở nơi khô ráo, không tiếp xúc trực tiếp với các bề mặt có nguy cơ ẩm, mốc

- Dung môi được sắp xếp trên giá kệ, tủ, KHÔNG để dung môi sát tường, sát đất.

- Dung môi có thể được bảo quản ở nhiệt độ phòng (≤25°C) và cần được bảo quản ở nhiệt độ +2°C đến +8°C trước khi pha hồi chỉnh vắc xin 24 giờ.

- KHÔNG được để đông băng dung môi.

3.2. Rửa tay: Nhân viên phải rửa tay trước khi cầm vào hộp, lọ vắc xin.

3.3. Bảo quản dung môi ở nhiệt độ phòng (≤25 OC):

HƯỚNG DẪN BẢO QUẢN VẮC XIN TRONG TỦ ÂM SÂU

1. Mục tiêu

Tài liệu này hướng dẫn cán bộ phụ trách kho thực hiện bảo quản vắc xin trong tủ lạnh âm sâu đảm bảo an toàn cho vắc xin, giảm thiểu các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng vắc xin và an toàn cho thủ kho.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Trang bị bảo hộ: Áo choàng + mũ, khẩu trang, kính bảo hộ, găng tay cách nhiệt không thấm nước, ủng.

- Tủ lạnh âm sâu.

3. Thuật ngữ - Từ viết tắt

- FIFO: Nguyên tắc cấp phát “Nhập trước - Xuất trước”

- FEFO: Nguyên tắc cấp phát “Hết hạn trước - Xuất trước”

- Khu vực an toàn: là các vị trí trong tủ lạnh có nhiệt độ đảm bảo trong khoảng từ - 80°C đến -60°C, được xác định sau khi đánh giá độ đồng đều nhiệt độ từng khoang lạnh.

4. Các bước tiến hành

4.1. Đảm bảo An toàn cho người:

+ Tối thiểu phải có 2 người khi thực hiện tiếp nhận, sắp xếp bảo quản vắc xin âm sâu có sử dụng đá khô hoặc tủ âm sâu

+ Trước khi mở thùng cách nhiệt vận chuyển vắc xin Pfizer có sử dụng đá khô (CO2) và sử dụng tủ lạnh âm sâu cần mặc áo ấm, đeo khẩu trang, găng tay dày không thấm nước, kính bảo hộ kín mắt, đi ủng.

+ Không tiếp xúc trực tiếp vào đá khô và các khay/ thành của tủ lạnh âm sâu.

+ Tránh hít khí lạnh từ đá khô và tủ lạnh âm sâu

Lưu ý an toàn: Sơ cứu khi có tai nạn với đá khô:

• Hít phải khí CO2: Nếu cảm thấy khó thở hoặc đau đầu, đây có thể là những dấu hiệu cho thấy đã hít phải quá nhiều khí CO2. Di chuyển ngay đến nơi có không khí trong lành. Chăm sóc/ tư vấn y tế cơ quan ngay lập tức (VD: thông thoáng đường thở, nằm nghỉ đầu cao, thở oxy...)

• Nuốt phải: Hãy xúc miệng bằng nước sạch ngay nếu có thể. Không đưa bất cứ thứ gì vào miệng người đang bất tỉnh. Không gây nôn trừ khi có chỉ dẫn của nhân viên y tế. Đưa cấp cứu nếu tổn thương thực thể.

• Tiếp xúc với mắt: Rửa kỹ mắt bằng nhiều nước trong ít nhất 15 phút, nâng mí mắt dưới và trên để tránh bị dính. Đưa cấp cứu ngay...

• Tiếp xúc với da: Cởi quần áo bị nhiễm bẩn (nếu được), xối rửa khu vực tiếp xúc với một lượng lớn nước để tan băng. Có thể sử dụng xà phòng để rửa, không chà xát khu vực bị ảnh hưởng. Đưa cấp cứu nếu nghi có tổn thương thực thể...

4.2. Bảo quản vắc xin an toàn: Thủ kho thực hiện

4.2.1. Nếu vắc xin chuyển đến trong điều kiện âm sâu (vắc xin chưa rã đông)

a. Ngay sau khi mở thùng cách nhiệt vận chuyển vắc xin để kiểm nhập tiếp nhận, mở cửa tủ lạnh âm sâu để xếp các khay vắc xin vào các khoang của tủ lạnh. Lưu ý mỗi lần chỉ xếp vắc xin nhận tối đa 3/4 tổng thể tích bảo quản của tủ lạnh.

b. Mỗi lần mở cánh cửa tủ lạnh không quá 3 phút hoặc nhiệt độ tủ tăng tới -60°C/ có phát âm thanh cảnh báo.

c. Sắp xếp hộp vắc xin theo lô, theo hạn sử dụng để thuận tiện cho việc theo dõi kiểm tra, cấp phát (tuân thủ nguyên tắc FIFO, FEFO và theo hiển thị VVM). Để khoảng cách 5-10 cm theo chiều thẳng đứng để phân biệt giữa các lô/ các loại vắc xin và lưu thông không khí. Phải đảm bảo nhìn thấy được nhãn của các hộp.

d. Gắn thẻ phân loại sản phẩm vào giá/ thùng của mỗi lô vắc xin/dung môi (theo phụ lục kèm theo)

e. Các hộp lẻ/lọ lẻ phải để trong các khay/giỏ đựng.

f. Loại bỏ các lọ/hộp vắc xin không đảm bảo chất lượng (hết hạn dùng) ra khỏi tủ lạnh, lưu trong khu vực Biệt trữ chờ hủy.

4.2.2. Nếu vắc xin chuyển đến trong điều kiện lạnh +2°C tới +8°C (vắc xin đã tan băng): sắp xếp vắc xin vào tủ lạnh dương theo quy trình.

4.3. Theo dõi kiểm soát nhiệt độ bảo quản vắc xin: Thủ kho thực hiện

- Hàng ngày kiểm tra nhiệt độ hiển thị trên màn hình điều khiển của tủ lạnh, 2 lần ngày (sáng lúc đến và chiều lúc về đủ 7 ngày/tuần.

- Ghi lại nhiệt độ vào bảng theo dõi (phụ lục 1 Bảng theo dõi nhiệt độ tủ âm sâu).

- Cuối mỗi tuần ghi nhận xét và để vào file lưu trữ.

- Hàng tháng cắm USB vào ổ lưu tủ lạnh, sao lưu/in dữ liệu nhiệt độ bảo quản vắc xin từ thiết bị theo dõi nhiệt độ của mỗi tủ lạnh.

4.4. Ghi chép, lưu trữ hồ sơ quản lý vắc xin: Thủ kho thực hiện

- Mỗi tủ lạnh phải có thẻ kho ghi rõ lô, hạn dùng, thời gian, nơi nhận/ cấp phát, số lượng nhập/xuất/tồn (mẫu thẻ kho) và sơ đồ vị trí vắc xin bảo quản trong tủ (Phụ lục 4) để thuận tiện cấp phát, tránh việc mở tủ tìm vắc xin.

- Ghi chép quản lý các thông tin vắc xin bảo quản, cấp phát vào sổ quản lý

- Kiểm kê vắc xin hàng tháng và ghi thành biên bản. Ghi kết quả kiểm tra cảm quan vật lý từng lô vắc xin và ghi vào biên bản.

Phụ lục 1: BẢNG THEO DÕI NHIỆT ĐỘ TỦ ÂM SÂU

Từ ngày ...../....../20... đến ngày ......./......./20...

Tủ âm số:

Ghi chú:   S- Nhiệt độ ghi vào buổi sáng (từ 8.00-9.00)

C- Nhiệt độ ghi vào buổi chiều (từ 16.00-17.00)

NHẬN XÉT

Chú ý:

+ Ghi lại diễn biến nhiệt độ bất thường, lý do và cách khắc phục

+ Không có diễn biến nhiệt độ bất thường: ghi Tủ hoạt động bình thường

Đơn vị:................................

THẺ KHO

Tên vắc xin: .....................................................................................................

Lô: ............................................ Hạn dùng: ...................................................

Từ ngày: ............................................... Đến ngày: ............................................

Giám sát                                                                   Quản lý kho (ký)

SƠ ĐỒ VẮC XIN BẢO QUẢN TRONG TỦ ÂM SÂU ...

Từ ngày: ............................................... Đến ngày: ............................................

Quản lý kho (ký)

HƯỚNG DẪN BẢO QUẢN VẮC XIN Ở NHIỆT ĐỘ ÂM SÂU TRONG THÙNG CÁCH NHIỆT CỦA HÃNG PFIZER

1. Mục tiêu

Tài liệu này hướng dẫn các bước thực hiện bổ sung đá khô vào thùng cách nhiệt chuyên dụng bảo quản vắc xin ở điều kiện nhiệt độ âm sâu nhằm đảm bảo an toàn cho người và vắc xin.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Trang bị bảo hộ: Áo choàng + mũ, khẩu trang, kính bảo hộ, găng tay cách nhiệt không thấm nước, ủng

- Đá khô kích thước 1*2cm: đặt mua trước 24h để đảm bảo có đủ đá khô cho nhu cầu bổ sung (khoảng 10-15kg/thùng)

- Dụng cụ xúc đá khô: xẻng/ muôi nhựa

- Có 2 loại thùng cách nhiệt chuyên dụng để bảo quản, vận chuyển vắc xin của hãng Pfizer BioNTech: SOFTBOX và AEROSAFE.

3. Quy trình bổ sung đá khô khi bảo quản vắc xin lâu dài ở nhiệt độ âm sâu bằng thùng cách nhiệt chuyên dụng của hãng Pfizer

LƯU Ý QUAN TRỌNG khi dùng thùng cách nhiệt chuyên dụng để bảo quản vắc xin ở nhiệt độ âm sâu :

- Cần bảo quản thùng cách nhiệt ở nhiệt độ phòng từ 15°C đến 25°C để duy trì khả năng giữ nhiệt độ ÂM SÂU tốt nhất.

- Để duy trì mức độ đá khô và nhiệt độ âm sâu của vắc xin cần thực hiện:

Ø 2x/ngày: Không nên mở thùng cách nhiệt vận chuyển quá 2 lần một ngày

Ø 3 phút: Không nên mở thùng cách nhiệt vận chuyển quá 3 phút mỗi lần

Ø 5 ngày: Bổ sung đá khô trong thùng cách nhiệt vận chuyển 5 ngày một lần

- Nếu phải mở nắp thùng cách nhiệt nhiều lần hơn trong ngày thì cần bổ sung đá khô thường xuyên hơn.

- Mọi vật tư đi kèm trong thùng cách nhiệt cần được giữ cẩn thận trong thùng cách nhiệt để trả lại nhà sản xuất tái sử dụng.

3.1. Chuẩn bị trước khi nhận/ khi bổ sung đá khô cho thùng cách nhiệt

- Có tối thiểu 2 nhân viên thực hiện nhiệm vụ

- Nhân viên tiếp xúc đá khô cần mặc đồ bảo hộ: quần áo ấm dài tay, ủng, kính, găng tay, khẩu trang để tránh bỏng lạnh

- Mở cửa thông thoáng/ bật quạt thông gió tại khu vực bảo quản thùng cách nhiệt, bổ sung đá khô để tránh bị ngạt khí CO2.

- Đặt biển cảnh báo tại vị trí bổ sung đá khô: CẢNH BÁO: ĐẢM BẢO AN TOÀN TIẾP XÚC ĐÁ KHÔ

3.2. Trong vòng 24 giờ đầu sau khi nhận được vắc xin: phải mở thùng, kiểm tra và bổ sung đá khô vào thùng cách nhiệt chứa vắc xin.

3.3. Quy trình bổ sung đá khô

3.3.1. Đặt thùng cách nhiệt cần bổ sung đá khô xuống kệ (panet)

Khi bổ sung đá khô cho thùng nào hãy đặt thùng đó xuống kệ (không tiếp xúc sàn kho).

3.3.2. Qui trình bổ sung đá khô với thùng cách nhiệt SOFTBOX

3.3.3. Qui trình bổ sung đá khô của thùng cách nhiệt AEROSAFE

Bảng theo dõi bổ sung đá khô của thùng cách nhiệt số 0.n.

Từ ngày ..../...../20... tới ngày ...../...../20...

(Lưu trữ hồ sơ tại kho đơn vị)

HƯỚNG DẪN THEO DÕI VÀ GHI CHÉP NHIỆT ĐỘ BẢO QUẢN VẮC XIN

1. Mục tiêu

Vắc xin cần được bảo quản ở nhiệt độ thích hợp do dễ bị hỏng nếu không được bảo quản theo đúng nhiệt độ quy định. Tài liệu này hướng dẫn những công việc và yêu cầu đối với việc theo dõi, ghi chép nhiệt độ hàng ngày trong quá trình bảo quản vắc xin để kịp thời xử trí khi nhiệt độ ngoài khoảng cho phép nhằm đảm bảo vắc xin được an toàn, chất lượng

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Biểu đồ theo dõi nhiệt độ hàng ngày.

- Các dụng cụ theo dõi nhiệt độ: nhiệt kế, chỉ thị đông băng điện tử, thiết bị ghi nhiệt độ tự động.

3. Quy trình

HƯỚNG DẪN LÀM ĐÔNG BĂNG VÀ RÃ ĐÔNG BÌNH TÍCH LẠNH

1. Mục tiêu

Tài liệu này hướng dẫn cách làm đông băng và làm rã đông bình tích lạnh đúng để bảo quản vắc xin an toàn, chất lượng. Nếu bình tích lạnh không được rã đông đúng có thể làm ảnh hưởng tới vắc xin do bị tiếp xúc với nhiệt độ đông băng.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Tủ làm đông băng bình tích lạnh hoặc tủ lạnh có ngăn làm đá.

- Bình tích lạnh (BTL).

- Khăn sạch.

3. Quy trình

HƯỚNG DẪN ĐÓNG GÓI VẮC XIN VÀO HÒM LẠNH

1. Mục tiêu

Tài liệu này hướng dẫn các bước đóng gói vắc xin vào hòm lạnh với bình tích lạnh đã được làm rã đông đúng cách để giảm nguy cơ ảnh hưởng của nhiệt độ tới chất lượng vắc xin trong quá trình vận chuyển, bảo quản.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

Hòm lạnh, bình tích lạnh, thiết bị theo dõi nhiệt độ

3. Quy trình

3.1 Chuẩn bị:

3.1.1. Chuẩn bị bình tích lạnh (BTL): thực hiện theo quy trình làm đông băng và rã đông bình tích lạnh (Qui trình 06).

3.1.2. Chuẩn bị hòm lạnh: hòm lạnh cần vệ sinh sạch sẽ, khô ráo trước khi đóng vắc xin

3.1.3. Rửa tay: nhân viên phải rửa tay trước khi cầm hộp và lọ vắc xin.

3.2 Đóng gói vắc xin vào hòm lạnh, sử dụng BTL đã rã đông:

HƯỚNG DẪN VẬN CHUYỂN VẮC XIN BẰNG XE TẢI LẠNH

1. Mục tiêu

Tài liệu này hướng dẫn việc vận chuyển vắc xin tiêm chủng bằng xe tải lạnh từ kho vắc xin tại các quân khu tới kho của các đơn vị khác nhằm giảm thiểu các sai sót và những yếu tố tác động làm ảnh hưởng đến chất lượng vắc xin trong quá trình vận chuyển, đảm bảo các tuyến được cung cấp kịp thời, đầy đủ, và vắc xin an toàn, chất lượng.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Công văn/quyết định phân bổ vắc xin.

- Biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, giấy chứng nhận xuất xưởng vắc xin. (phụ lục 1,2,3)

- Các thiết bị theo dõi nhiệt độ.

- Xe tải lạnh

- Thông tin đơn vị tiếp nhận: Địa chỉ, số điện thoại cán bộ phụ trách kho tiếp nhận hoặc lãnh đạo phụ trách kho tiếp nhận

3. Quy trình

Bước 1: Lập kế hoạch vận chuyển vắc xin

Lãnh đạo phụ trách quản lý kho, nhân viên quản lý kho vắc xin:

- Lập kế hoạch cấp phát, vận chuyển vắc xin với số lượng, loại, lô vắc xin,... và thời gian dự kiến vận chuyển cho các kho tiếp nhận. Thông báo kế hoạch vận chuyển (thời gian dự kiến vận chuyển vắc xin, số lượng và loại vắc xin) cho kho tiếp nhận

- Điều xe ô tô và phân công cụ thể lái xe theo kế hoạch đã định.

- Thông báo cho lái xe:

+ Dự kiến cung đường đi, thời gian, địa điểm giao nhận, họ tên, số điện thoại của cán bộ phụ trách tại các kho tiếp nhận.

+ Trước ngày vận chuyển phải kiểm tra tình trạng kỹ thuật của xe như lốp, phanh, xăng dầu, máy móc, hệ thống làm lạnh.

+ Trước giờ xếp vắc xin lên xe khoảng 1 -2 giờ, chạy hệ thống làm lạnh để đưa nhiệt độ trong khoang chứa hàng về +2 °C đến +8°C.

+ Hướng dẫn xử trí sự cố trong quá trình vận chuyển luôn có sẵn trên xe lạnh. (Quy trình 15).

Bước 2: Đóng gói vắc xin, dung môi, chuẩn bị thiết bị theo dõi nhiệt độ

Nhân viên quản lý kho, nhân viên hỗ trợ kho vắc xin/phụ trách vận chuyển thực hiện:

- Chuẩn bị hồ sơ bàn giao vắc xin theo Quy trình 12: Phân bổ và cấp phát vắc xin

- Kiểm đếm, đối chiếu loại vắc xin, dung môi (số lượng, số lô, hạn dùng...) thực có so với phiếu xuất kho. Nếu số lượng vắc xin thực tế còn tại kho không khớp với số lượng theo lô/hạn dùng ghi trên phiếu xuất, thủ kho cần báo cáo lại lãnh đạo quản lý kho để điều chỉnh, viết lại phiếu xuất/biên bản mới.

- Trước khi đóng gói kiểm tra và ghi chép lại tình trạng nhiệt độ bảo quản, tình trạng vắc xin (cảm quan nhãn mác, ẩm mốc, màu sắc) vào biên bản giao nhận vắc xin (theo Phụ lục 1).

- Vắc xin sẽ được đóng gói lần lượt, sắp xếp các hộp vắc xin vào thùng carton, để riêng từng loại. Ngoài kiện/thùng có nhãn ghi rõ tên đơn vị nhận, loại vắc xin, số lượng, số lô, hạn dùng. Sau khi đóng gói xong phải kiểm đếm lại theo phiếu xuất và niêm phong từng kiện/thùng vắc xin (nhân viên quản lý kho chịu trách nhiệm về số lượng vắc xin đóng gói).

- Cài đặt các thiết bị theo dõi nhiệt độ kèm theo.

Bước 3: Sắp xếp vắc xin lên xe tải lạnh, vận chuyển

Nhân viên quản lý kho, nhân viên hỗ trợ kho vắc xin/phụ trách vận chuyển vắc xin phối hợp với lái xe thực hiện:

- Kiểm tra nhiệt độ khoang chứa hàng xe lạnh, chỉ xếp vắc xin lên xe khi nhiệt độ trong khoảng từ +2°C đến +8°C.

- Nhanh chóng xếp các kiện/thùng chứa vắc xin của từng điểm nhận vắc xin lên khoang xe tải lạnh, đảm bảo sắp xếp có khoảng cách giữa các thùng vắc xin cho khí lạnh lưu thông, không xếp vắc xin nhạy cảm với nhiệt độ đông băng gần cửa gió dàn lạnh (đặt cách dàn lạnh tối thiểu 0,5m), xếp các hộp vắc xin không cao quá 2/3 thùng xe, sắp xếp các thùng ngay ngắn, chắc chắn để hạn chế va đập, rơi vỡ và thuận tiện cấp phát cho các đơn vị theo lộ trình đường đi (kho tiếp nhận đầu tiên xếp ở ngoài cùng),

- Đặt các thiết bị theo dõi nhiệt độ vào khoang chứa vắc xin của xe lạnh. Khóa cửa khoang chứa hàng cẩn thận và nhanh chóng vận chuyển vắc xin đến các kho tiếp nhận theo lịch trình.

- Ký vào sổ giao nhận vắc xin (theo phụ lục 2), nhân viên quản lý kho vắc xin bàn giao hồ sơ liên quan cho nhân viên phụ trách vận chuyển (phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, giấy phép xuất xưởng từng lô vắc xin) và các thiết bị theo dõi nhiệt độ.

Nhân viên phụ trách vận chuyển và lái xe thực hiện:

- Trong quá trình vận chuyển phải thường xuyên theo dõi nhiệt độ khoang lạnh (hệ thống theo dõi nhiệt độ trong buồng lái), đảm bảo nhiệt độ luôn trong khoảng +2°C đến +8°C. Nếu gặp sự cố nhiệt độ trong khoang hàng không đảm bảo trong khoảng +2°C đến +8°C, xử trí theo “Hướng dẫn xử lý sự cố trong quá trình vận chuyển vắc xin bằng xe tải lạnh” (Quy trình 15).

- Khi nghỉ dọc đường phải đảm bảo hệ thống làm lạnh của xe luôn hoạt động (nổ máy hoặc cắm điện). Trường hợp nghỉ qua đêm, phải thường xuyên theo dõi nhiệt độ khoang lạnh 2-3 giờ/lần.

- Trước khi đến điểm giao vắc xin 45-60 phút, liên hệ với cán bộ phụ trách kho tiếp nhận để chủ động phối hợp giao nhận vắc xin theo yêu cầu.

Bước 4: Bàn giao vắc xin

- Khi đến nơi nhân viên phụ trách vận chuyển cần tiến hành bàn giao ngay vắc xin và hồ sơ liên quan cho cán bộ phụ trách tiếp nhận của đơn vị (phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, giấy phép xuất xưởng).

- Cùng cán bộ phụ trách tại kho tiếp nhận kiểm tra, ghi nhận nhiệt độ khoang lạnh và nhiệt độ trên các thiết bị theo dõi nhiệt độ trước khi bàn giao vắc xin vào biên bản giao nhận.

- Giao đúng, đủ số thùng/kiện vắc xin cho kho tiếp nhận.

- Cùng cán bộ phụ trách của kho tiếp nhận kiểm tra số lượng, lô, hạn dùng của vắc xin, dung môi được cấp phát.

- Trường hợp cán bộ kho tiếp nhận kiểm đếm phát hiện sai khác về số lượng, lô, hạn dùng vắc xin/dung môi, cần liên hệ ngay với cán bộ phụ trách kho phân phối hoặc lãnh đạo phụ trách kho để thống nhất phương hướng giải quyết.

- Điền đủ thông tin về thời gian bàn giao, tình trạng vắc xin... vào biên bản bàn giao. Lấy chữ ký, dấu xác nhận của lãnh đạo phụ trách kho tiếp nhận.

- Trong quá trình giao nhận, nếu phát hiện vắc xin có dấu hiệu bất thường, kho tiếp nhận có thể không tiếp nhận vắc xin. Cán bộ phụ trách kho tiếp nhận cần lập biên bản và ghi rõ lý do không nhận, có xác nhận của lãnh đạo đơn vị và thông báo ngay tới lãnh đạo phụ trách kho phân phối để kịp thời xử lý.

Bước 5: Bàn giao thiết bị, hồ sơ và sao lưu dữ liệu nhiệt độ bảo quản vắc xin trong quá trình vận chuyển

- Sau khi trở về kho phân phối, nhân viên phụ trách vận chuyển có trách nhiệm bàn giao lại ngay cho cán bộ phụ trách kho nhiệt kế, biên bản giao nhận/phiếu xuất kho của đợt chuyển hàng.

- Cán bộ phụ trách kho phân phối, in và sao lưu dữ liệu nhiệt độ đã được cán bộ hỗ trợ vận chuyển ghi chép lại từ thiết bị theo dõi nhiệt độ trên xe và nhiệt kế đặt trong khoang lạnh của xe đồng thời kiểm tra dữ liệu nhiệt độ trong thời gian vận chuyển. Nếu phát hiện nhiệt độ bảo quản vắc xin trong quá trình vận chuyển không đảm bảo nhiệt độ yêu cầu (ngoài khoảng +2°C đến +8°C) thì nhân viên phụ trách vận chuyển, cán bộ phụ trách kho phải ghi nhận và báo cáo làm rõ nguyên nhân giải quyết.

- Kết thúc các đợt chuyển hàng, cán bộ phụ trách kho gửi báo cáo cho Lãnh đạo Quân khu.

Mẫu:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

________________________

BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẮC XIN

Bên giao vắc xin:

- Họ tên người đại diện:...................................................... Chức. vụ:

- Họ tên người bàn giao: .......................................... Chức vụ:

Bên nhận vắc xin:...........................................................

- Họ tên người đại diện:............................................................. Chức vụ:

- Họ tên người nhận: ...................................................... Chức vụ:

Vào hồi     giờ     phút, ngày     /     /20...., hai bên tiến hành bàn giao vắc xin với các nội dung như sau:

Phần I: Hồ sơ, giấy tờ giao nhận vắc xin:

Phần II: Chi tiết vắc xin, dung môi giao nhận:

Phần III. Tình trạng của thiết bị hỗ trợ theo dõi nhiệt độ khi vận chuyển

Phần IV: Nhận xét tình trạng chung lô hàng: (vệ sinh, bao gói, nhãn mác, ẩm mốc...):

......, ngày....tháng .... năm 20....

Mẫu:

SỔ BÀN GIAO VẮC XIN

Địa điểm vắc xin cần chuyển tới: .............................................................

1/Xe tải lạnh - Biển số:.........................................

2/Ngày giờ bàn giao: .......... giờ....... phút, ngày.......... tháng........ năm 20...........

3/Nhiệt độ lúc xuất kho: ........................................................................................

4/Tình trạng bao bì lúc xuất kho: ...........................................................................

5/ Bàn giao hồ sơ vắc xin liên quan:

6/Chi tiết đóng gói vắc xin:

Mẫu

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày     tháng     năm 20...

Họ tên người nhận hàng:

Lý do xuất kho:

Xuất tại kho:

Tổng số tiền (bằng chữ):

Xuất ngày .... tháng .... năm 20...

HƯỚNG DẪN VẬN CHUYỂN VẮC XIN BẰNG HÒM LẠNH

1.  Mục tiêu

Tài liệu này hướng dẫn thực hiện vận chuyển vắc xin bằng hòm lạnh đảm bảo vắc xin được bảo quản ở nhiệt độ thích hợp.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Công văn/quyết định phân bổ vắc xin.

- Hòm lạnh, bình tích lạnh, nhiệt kế.

- Phương tiện vận chuyển: ô tô tải...

- Biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, giấy chứng nhận xuất xưởng vắc xin.

- Thông tin đơn vị tiếp nhận: Địa chỉ, số điện thoại cán bộ phụ trách kho tiếp nhận hoặc lãnh đạo phụ trách kho tiếp nhận.

3. Quy trình

Bước 1: Lập kế hoạch vận chuyển vắcxin

Lãnh đạo phụ trách quản lý kho, nhân viên quản lý kho vắc xin tại các quân khu:

- Lập kế hoạch cấp phát, vận chuyển vắc xin với số lượng, loại, lô vắc xin,... và thời gian dự kiến vận chuyển cho các kho tiếp nhận. Thông báo kế hoạch vận chuyển (thời gian dự kiến vận chuyển vắc xin, số lượng và loại vắc xin) cho kho tiếp nhận.

- Điều xe ô tô và phân công cụ thể lái xe theo kế hoạch đã định.

- Thông báo cho lái xe:

+ Dự kiến cung đường đi, thời gian, địa điểm giao nhận, họ tên, số điện thoại của cán bộ phụ trách tại các kho tiếp nhận.

+ Trước ngày vận chuyển phải kiểm tra tình trạng kỹ thuật của xe như lốp, phanh, xăng dầu, máy móc, hệ thống làm lạnh.

Bước 2: Đóng gói vắc xin, dung môi vào hòm lạnh

Nhân viên quản lý kho, nhân viên hỗ trợ kho vắc xin/phụ trách vận chuyển thực hiện:

- Chuẩn bị hồ sơ bàn giao vắc xin theo Quy trình 12: Phân bổ và cấp phát vắc xin

- Đóng gói vắc xin, dung môi vào hòm lạnh theo Quy trình 07: Đóng gói vắc xin vào hòm lạnh sử dụng bình tích lạnh.

Bước 3: Sắp xếp các hòm lạnh lên xe ô tô, vận chuyển

Nhân viên quản lý kho, nhân viên hỗ trợ kho vắc xin/phụ trách vận chuyển vắc xin phối hợp với lái xe thực hiện:

- Nhanh chóng xếp các hòm lạnh chứa vắc xin của từng điểm nhận vắc xin lên khoang xe ô tô, sắp xếp các hòm lạnh ngay ngắn, chắc chắn để hạn chế va đập, rơi vỡ và thuận tiện cấp phát cho các đơn vị theo lộ trình đường đi (kho tiếp nhận đầu tiên xếp ở ngoài cùng).

- Khóa cửa khoang chứa hàng cẩn thận và nhanh chóng vận chuyển vắc xin đến các kho tiếp nhận theo lịch trình.

- Ký vào sổ giao nhận vắc xin (theo phụ lục 2), nhân viên quản lý kho vắc xin bàn giao hồ sơ liên quan cho nhân viên phụ trách vận chuyển (phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, giấy phép xuất xưởng từng lô vắc xin) và các thiết bị theo dõi nhiệt độ.

Trong quá trình vận chuyển nhân viên phụ trách vận chuyển và lái xe thực hiện:

- Nếu gặp sự cố trong quá trình vận chuyển cần báo ngay cho lãnh đạo và cán bộ quản lý kho phân phối theo Quy trình xử lý sự cố trong quá trình vận chuyển.

- Trong trường hợp hỏng xe và sửa xe mất ít thời gian thì tiến hành sửa chữa động cơ ô tô để tiếp tục vận chuyển vắc xin tới nơi nhận.

- Trong trường hợp sửa xe mất nhiều thời gian hoặc không sửa được thì cần liên hệ với kho tiếp nhận gần nhất hoặc đơn vị bộ đội gần nhất để được giúp đỡ như hỗ trợ thiết bị máy móc để sửa chữa hoặc điều xe khác thay thế để tiếp tục vận chuyển đến các kho tiếp nhận.

- Trước khi đến điểm giao vắc xin 45-60 phút, gọi điện liên hệ với cán bộ phụ trách kho tiếp nhận để chủ động phối hợp giao nhận vắc xin theo yêu cầu.

Bước 4: Bàn giao vắc xin

- Khi đến nơi nhân viên phụ trách vận chuyển cần tiến hành bàn giao ngay vắc xin và hồ sơ liên quan cho cán bộ phụ trách tiếp nhận của đơn vị (phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, giấy phép xuất xưởng).

- Cùng cán bộ phụ trách tại tiếp nhận kiểm tra, ghi nhận thời gian giao nhận, nhiệt độ trong hòm lạnh trước khi bàn giao vắc xin vào biên bản giao nhận.

- Giao đúng, đủ số vắc xin cho kho tiếp nhận.

- Cùng cán bộ phụ trách của kho tiếp nhận kiểm tra số lượng, lô, hạn dùng của vắc xin, dung môi được cấp phát.

- Trường hợp cán bộ kho tiếp nhận kiểm đếm phát hiện sai khác về số lượng, lô, hạn dùng vắc xin/dung môi, cần liên hệ ngay với cán bộ phụ trách kho quân khu hoặc lãnh đạo phụ trách để thống nhất phương hướng giải quyết.

- Điền đủ thông tin về thời gian bàn giao, tình trạng vắc xin... vào biên bản bàn giao. Lấy chữ ký, dấu xác nhận của lãnh đạo phụ trách đơn vị tiếp nhận.

- Trong quá trình giao nhận, nếu phát hiện vắc xin có dấu hiệu bất thường, kho tiếp nhận có thể không tiếp nhận vắc xin. Cán bộ phụ trách kho tiếp nhận cần lập biên bản và ghi rõ lý do không nhận, có xác nhận của lãnh đạo đơn vị kho tiếp nhận và thông báo ngay tới lãnh đạo phụ trách kho quân khu để kịp thời xử lý.

Trong thời gian chờ ý kiến xử lý, vắc xin phải được bảo quản riêng biệt và trong thùng lạnh hoặc tủ lạnh theo đúng yêu cầu bảo quản

- Thu hồi hòm lạnh và các thiết bị theo dõi nhiệt độ và vận chuyển trở về kho phân phối.

Bước 5: Bàn giao hòm lạnh, nhiệt kế, hồ sơ và sao lưu giữ liệu nhiệt độ bảo quản vắc xin quá trình vận chuyển

- Sau khi trở về kho phân phối, nhân viên phụ trách vận chuyển có trách nhiệm bàn giao lại ngay cho cán bộ phụ trách kho các hòm lạnh và nhiệt kế, biên bản giao nhận/phiếu xuất kho của đợt chuyển hàng.

Cán bộ phụ trách kho phân phối, sao lưu dữ liệu nhiệt độ bảo quản vắc xin tại các hòm lạnh trong quá trình giao nhận vắc xin. Nếu phát hiện nhiệt độ bảo quản vắc xin trong quá trình giao nhận vắc xin không đảm bảo nhiệt độ yêu cầu (ngoài khoảng +2°C đến +8°C) thì nhân viên phụ trách vận chuyển, cán bộ phụ trách kho phải ghi nhận và báo cáo làm rõ nguyên nhân giải quyết.

Kết thúc các đợt chuyển hàng, cán bộ phụ trách kho gửi báo cáo cho Lãnh đạo Quân khu.

Mẫu:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

_________________________

BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẮC XIN

Bên giao vắc xin:

- Họ tên người đại diện:................................................................ Chức  vụ:

- Họ tên người bàn giao:................................................................ Chức  vụ:

Bên nhận vắc xin:.....................................................................

- Họ tên người đại diện: ............................................ Chức vụ:

- Họ tên người nhận: ................................................. Chức vụ:

Vào hồi     giờ     phút, ngày     /    /20...., hai bên tiến hành bàn giao vắc xin với các nội dung như sau:

Phần I: Hồ sơ, giấy tờ giao nhận vắc xin:

Phần II: Chi tiết vắc xin, dung môi giao nhận:

Phần III. Tình trạng của thiết bị hỗ trợ theo dõi nhiệt độ khi vận chuyển

Phần IV: Nhận xét tình trạng chung lô hàng: (vệ sinh, bao gói, nhãn mác, ẩm mốc...):

......, ngày....tháng .... năm 20....

Mẫu:

SỔ BÀN GIAO VẮC XIN

Địa điểm vắc xin cần chuyển tới: .........................................

1/Xe tải lạnh - Biển số:.........................................

2/Ngày giờ bàn giao: .......... giờ....... phút, ngày.......... tháng........ năm 20...........

3/Nhiệt độ lúc xuất kho: ........................................................................................

4/Tình trạng bao bì lúc xuất kho: ...........................................................................

5/ Bàn giao hồ sơ vắc xin liên quan:

6/Chi tiết đóng gói vắc xin:

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày   tháng    năm 20...

Số:

Họ tên người nhận hàng:

Lý do xuất kho:

Xuất tại kho:

Tổng số tiền (bằng chữ):

Xuất ngày .... tháng ..... năm 20...

HƯỚNG DẪN BẢO DƯỠNG TỦ LẠNH TCW 4000AC

1. Mục tiêu:

Tài liệu này hướng dẫn công việc bảo dưỡng thường xuyên hàng ngày, hàng tháng đối với tủ lạnh TCW 4000AC bảo quản vắc xin nhằm giảm thiểu các nguy cơ có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến chất lượng vắc xin

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Dụng cụ cần thiết: chổi mềm, khăn sạch, khay đựng.

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng tủ lạnh TCW 4000AC

- Sổ nhật ký vận hành.

- Hòm lạnh có bình tích lạnh đã chuẩn bị sẵn

- Tủ lạnh đã vận hành đến nhiệt độ quy định để bảo quản vắc xin nếu phải chuyển tạm để thực hiện việc bảo dưỡng.

3.  Quy trình

3.1. Nhiệm vụ hàng ngày

- Kiểm tra hoạt động tủ lạnh: kiểm tra kết nối điện, thiết bị theo dõi nhiệt độ tự động đi kèm.

- Lau sạch bụi bẩn ở vỏ ngoài tủ lạnh.

3.2. Nhiệm vụ hàng tuần

- Kiểm tra khay nước ngưng tụ, nếu quan sát thấy có nhiều nước ngưng tụ thì đổ nước đọng và kiểm tra khoang tủ lạnh xem có nước đọng không. Nếu ống thoát nước bị bít tắc thì thông tắc.

- Kiểm tra độ kín khít của gioăng cửa tủ lạnh và làm sạch các gioăng tủ.

- Kiểm tra băng tuyết, xả băng nếu băng tuyết bám ở dàn lạnh hoặc thành tủ >0,5cm. Tiến hành xả đá/băng tuyết theo các bước sau:

+ Bước 1: Chuyển vắc xin, dung môi trong tủ ra nơi an toàn: hòm lạnh có bình tích lạnh HOẶC vào tủ lạnh khác.

+ Bước 2: Tắt nguồn điện của tủ, rút phích cắm khỏi ổ.

+ Bước 3: Mở cửa tủ, đợi đến khi đá/ băng tan chảy hết. Không dùng dao hay các vật sắc nhọn khác để cậy.

+ Bước 5: Lau khô bên trong tủ bằng khăn sạch.

+ Bước 6: Kiểm tra các giá và thiết bị bên trong tủ.

+ Bước 7: Đóng cửa tủ.

+ Bước 8: Bật nguồn điện. Theo dõi nhiệt độ trong tủ cho đến khi đạt nhiệt độ cần thiết và ổn định (thường sau 24 giờ).

+ Bước 9: Chuyển vắc xin, dung môi trở lại trong tủ

3.3. Nhiệm vụ hàng tháng

a. Làm sạch nắp hay cửa tủ với nước xà phòng pha loãng.

b. Vệ sinh tủ lạnh TCW 4000 AC theo các bước:

LƯU Ý: Trước khi tiến hành vệ sinh tủ TCW4000AC, phải lấy tất cả vắc xin ra ngoài để trữ tạm trong hòm lạnh có bình tích lạnh HOẶC một tủ khác đang hoạt động tốt.

• Tắt công tắc nguồn và rút phích cắm ra khỏi ổ cắm điện.

• Chuẩn bị các thiết bị lưu trữ tạm thời và di dời các loại vắc xin ra khỏi tủ lạnh sang thiết bị lưu trữ đảm bảo đúng nhiệt độ qui định.

• Tháo tấm nhựa đậy thùng chứa, dùng tua vít tháo gỡ đầu dò nhiệt độ trên mặt bên trong khoang chứa và thùng lót bên trong.

• Dùng nước ấm và chất tẩy rửa trung tính để vệ sinh tất cả các bộ phận bên trong và bên ngoài tủ, nắp tủ và gioăng đệm nắp tủ. Sau đó lau khô thật kỹ.

• Sau khi vệ sinh tủ TCW4000AC tiến hành đặt thùng lót bên trong đúng vị trí và gắn cố định lại đầu dò nhiệt độ. Gắn lại tấm nắp nhựa đậy thùng chứa. Đóng nắp tủ.

• Kiểm tra máy nén và bộ phận tản nhiệt xem có sạch không. Thiết bị sẽ không vận hành được chính xác nếu các bộ phận này bị bám bụi. Làm vệ sinh máy nén và lưới tản nhiệt như sau:

+ Bộc lộ mặt bên tủ nơi đặt giàn nóng và khoang máy nén.

+ Sử dụng tuốc-nơ-vít để mở các vít ở khoang máy nén, tháo nắp bảo vệ.

+ Quét hết bụi bẩn bám trên lưới tản nhiệt tủ và trong khoang máy nén bằng chổi mềm.

+ Đóng nắp bảo vệ, vặn lại vít cố định.

• Cắm điện và bật công tắc cho tủ TCW4000AC.

• Cho tủ chạy và theo dõi nhiệt độ của tủ hiển thị trên màn hình và thiết bị theo dõi nhiệt độ tự động (Fridge-tag 2).

• Chỉ chuyển vắc xin từ thiết bị lưu trữ tạm vào lại trong tủ TCW4000AC khi tủ đã đạt được phạm vi nhiệt độ từ +2 đến +8°C.

c.  Nhân viên quản lý kho giám sát việc thực hiện và nhân viên thực hiện việc bảo dưỡng Ghi ngày, nội dung bảo dưỡng vào sổ Nhật ký vận hành, nhận xét quá trình vận hành, tình trạng của tủ lạnh.

Mẫu sổ nhật ký vận hành

LÝ LỊCH MÁY

VÀ NHẬT KÝ VẬN HÀNH

TÊN THIẾT BỊ:............................................

LÝ LỊCH MÁY

I. THÔNG TIN CHUNG

1. Hãng sản xuất/Xuất xử:................................................................................................

2. Kiểu, loại máy:..............................................................................................................

3. Số serial:

4. Ngày đưa vào sử dụng:................................................................................................

II. THÔNG SỐ KỸ THUẬT:

1. Điện áp sử dụng:..........................................................................................................

2. Công suất:  

3. Kích thước:

4. Trọng lượng:................................................................................................................

5. Các thông số khác:

.......................................................................................................................

.......................................................................................................................

.......................................................................................................................

.......................................................................................................................

.......................................................................................................................

Phụ trách đơn vị:

III. THÔNG TIN VỀ NHÀ CUNG CẤP, BẢO HÀNH

1. Đơn vị cung cấp:

Tên đơn vị cung cấp:.........................................................................................................

Địa chỉ:.............................................................................................................................

Số điện thoại:....................................................................................................................

2. Đơn vị bảo hành:

Tên đơn vị bảo hành:.........................................................................................................

Địa chỉ:.............................................................................................................................

Số điện thoại:....................................................................................................................

IV.HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ/SỬA CHỮA,THAY THẾ/BẢO DƯỠNG:

HƯỚNG DẪN XỬ TRÍ TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP VẮC XIN BẢO QUẢN TRONG TỦ LẠNH

1. Mục tiêu

Tài liệu này hướng dẫn các bước xử trí trong tình huống khẩn cấp (mất điện kéo dài, hỏa hoạn, thiên tai lũ lụt, tủ lạnh hỏng...) nhằm đảm bảo an toàn cho vắc xin đang bảo quản trong tủ lạnh và an toàn cho người.

2. Thiết bị, dụng cụ liên quan

- Máy phát điện dự phòng và nhiên liệu.

- Tiêu lệnh chữa cháy gắn tại kho và dụng cụ chữa cháy.

- Sổ nhật ký vận hành thiết bị.

- Danh sách tên cán bộ/ số điện thoại liên hệ trong trường hợp khẩn cấp: thủ kho, phụ trách chuyên môn kho, lãnh đạo kho, lãnh đạo đơn vị.

3. Quy trình

Nguyên tắc: Trong tình huống khẩn cấp cần duy trì nhiệt độ bảo quản vắc xin từ 2°C - 8°C đối với tất cả các loại vắc xin.

3.1. Tình huống 1: MẤT ĐIỆN KÉO DÀI

Khi mất điện kéo dài hoặc không biết khi nào điện được cấp lại có thể ảnh hưởng đến chất lượng vắc xin, phải thực hiện ngay các bước sau:

3.2. Tình huống 2: KHO LẠNH BỊ HỎA HOẠN, CHÁY NỔ

Khi kho lạnh bị hỏa hoạn, phải thực hiện ngay các bước sau:

3.3. Tình huống 3: NHIỆT ĐỘ BẢO QUẢN NGOÀI KHOẢNG AN TOÀN DO TỦ LẠNH HỎNG

Khi phát hiện nhiệt độ tủ lạnh nằm ngoài khoảng an toàn bảo quản vắc xin (cao hơn hoặc thấp hơn nhiệt độ yêu cầu), thực hiện ngay các bước sau:

3.4. Tình huống 4: CÁC TÌNH HUỐNG BẤT THƯỜNG KHÁC (cây đổ, tốc mái, lũ lụt...)

- Bước 1: Báo động toàn đơn vị

- Bước 2: Kiểm tra, đánh giá xem hệ thống tủ lạnh có bị ảnh hưởng hay không để đưa ra các giải pháp khắc phục nhanh tại chỗ phù hợp:

o Nếu kho lạnh bị ảnh hưởng có nguy cơ mất an toàn do chập điện, cháy nổ, ngập lụt: Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống kho lạnh

o Sử dụng các phương tiện tại chỗ để khắc phục sự cố, phối hợp vận chuyển vắc xin từ tủ lạnh bị hỏng tới nơi an toàn: VD chuyển vắc xin từ tầng 1 lên tầng 2 (trường hợp lũ lụt) hoặc phủ bạt che mái (tốc mái) hoặc xử trí nhiệt độ tủ lạnh không ổn định theo hướng dẫn của tình huống 3.

HƯỚNG DẪN PHÂN BỔ VÀ CẤP PHÁT VẮC XIN

1. Mục tiêu

Tài liệu này hướng dẫn việc phân bổ và cấp phát vắc xin tại đơn vị để đảm bảo cung cấp đủ, kịp thời vắc xin cho hoạt động tiêm chủng, tránh thừa/thiếu vắc xin.

2. Thiết bị và tài liệu

- Kế hoạch phân bổ vắc xin sổ quản lý vắc xin, biên bản giao nhận/phiếu xuất kho.

- Hòm lạnh, bình tích lạnh (hoặc đá lạnh), thiết bị theo dõi nhiệt độ.

- Quy trình đóng gói vắc xin vào hòm lạnh.

3. Quy trình

3.1 Chuẩn bị hòm lạnh, bình tích lạnh (hoặc đá lạnh) đủ số lượng và dung tích để bảo quản vắc xin trong mỗi lần: Nhân viên quản lý kho hoặc nhân viên giao/nhận vắc xin thực hiện.

3.2 Rửa tay: nhân viên phải rửa tay trước khi cầm lọ/ hộp vắc xin.

3.3 Khu vực giao/nhận vắc xin phải đảm bảo tránh ảnh hưởng của thời tiết: râm mát, tránh ánh nắng trực tiếp, mưa, bụi,....

3.4 Cấp phát vắc xin/dung môi

HƯỚNG DẪN KIỂM KÊ VẮC XIN, DUNG MÔI

1. Mục tiêu

Việc kiểm kê vắc xin, dung môi nhằm xác định chính xác số lượng, lô, hạn sử dụng và thực trạng từng loại vắc xin, dung môi bảo quản trong kho giúp cho việc quản lý và điều phối vắc xin hiệu quả hơn, nhằm đảm bảo luôn có đủ vắc xin cung ứng kịp thời cho các đơn vị và hạn chế tình trạng để vắc xin hết hạn dùng. Quy trình này hướng dẫn các bước thực hiện khi kiểm kê kho bảo quản vắc xin, dung môi thường xuyên hàng quí hay sau mỗi đợt nhận/cấp vắc xin.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Quyết định thành lập Hội đồng kiểm kê (nếu thấy cần thiết/ trong các đợt thanh kiểm tra).

- Phiếu nhập/xuất kho các vắc xin, dung môi.

- Biên bản giao/nhận vắc xin, dung môi.

- Sổ kế toán quản lý vắc xin (nếu có).

- Sổ quản lý vắc xin, dung môi.

- Biên bản kiểm kê của lần trước.

3. Quy trình

3.1. Kiểm kê sau mỗi đợt nhận/cấp vắc xin

3.2. Kiểm kê định kỳ hàng quý:

HƯỚNG DẪN THU HỒI, BIỆT TRỮ VẮC XIN

1. Mục tiêu

Tài liệu này hướng dẫn các bước cần thực hiện trong quá trình thu hồi, biệt trữ lô vắc xin có nghi ngờ về chất lượng/ vắc xin chờ hủy để đảm bảo thu hồi đầy đủ, tránh việc cấp phát sử dụng những lô vắc xin này, đảm bảo sử dụng vắc xin hiệu quả và an toàn.

2. Các thiết bị và tài liệu liên quan

- Các quyết định/ văn bản của các cơ quan quản lý (Bộ Y tế) thông báo, hướng dẫn tạm ngừng sử dụng hoặc thu hồi 1 loại, 1 lô vắc xin.

3. Quy trình thực hiện

- Bổ trí một khu vực/vị trí trong kho để vắc xin biệt trữ chờ hủy: có khóa hoặc biện pháp vật lý cách ly an toàn với vắc xin không đảm bảo chất lượng.

- Bố trí một tủ lạnh/ hoặc 1 vài khu vực trong tủ lạnh bảo quản vắc xin chờ ý kiến xử lý (chờ kiểm định/ chờ chỉ đạo từ cấp trên)

- Trường hợp bố trí khu vực trong cùng tủ lạnh với vắc xin khác, cần đóng gói niêm phong riêng, có biện pháp ngăn cách vật lý và phải có dấu hiệu rõ ràng tránh việc cấp phát nhầm