Thông tư 53/2017/TT-BYT về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành y tế

Tóm tắt

Nội dung

Tiếng Anh

Lược đồ

Tải về

thuộc tính Thông tư 53/2017/TT-BYT

Thông tư 53/2017/TT-BYT của Bộ Y tế quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành y tế

Cơ quan ban hành:	Bộ Y tế
Số công báo:	Đang cập nhật
Số hiệu:	53/2017/TT-BYT
Ngày đăng công báo:	Đang cập nhật
Loại văn bản:	Thông tư
Người ký:	Nguyễn Viết Tiến
Ngày ban hành:	29/12/2017
Ngày hết hiệu lực:	Đang cập nhật
Áp dụng:	Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản để xem Ngày áp dụng. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!
Tình trạng hiệu lực:	Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Tình trạng hiệu lực. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!
Lĩnh vực:	Y tế-Sức khỏe

TÓM TẮT VĂN BẢN

Hồ sơ, tài liệu chuyên môn ngành y tế phải được bảo quản từ 5 năm

Đây là thông tin từ Thông tư số 53/2017/TT-BYT của Bộ Y tế ngày 29/12/2017, quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành y tế.

Các tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành y tế gồm 10 nhóm hồ sơ, tài liệu sau: Tài liệu về khám bệnh, chữa bệnh và phục hồi chức năng; Tài liệu về dược và mỹ phẩm; Tài liệu về trang thiết bị y tế; Tài liệu về y tế dự phòng; Tài liệu về môi trường y tế; Tài liệu về an toàn thực phẩm; Tài liệu về dân số; Tài liệu về sức khỏe bà mẹ, trẻ em; Tài liệu về bảo hiểm y tế.

Tùy nhóm hồ sơ, tài liệu cụ thể mà thời hạn bảo quản từ 05 - 70 năm hoặc bảo quản vĩnh viễn. Đối với các hồ sơ báo cáo, thống kê về công tác bảo hiểm y tế, hồ sơ tổ chức điều tra, khảo sát, thu thập, phân tích số liệu về dân số… yêu cầu được bảo quản vĩnh viễn. Các hồ sơ về công tác tuyên truyền, phổ biến kiến thức về an toàn thực phẩm cần được bảo quản 10 năm; Phiếu khảo sát sự hài lòng của người bệnh, của nhân viên y tế thì chỉ cần bảo quản trong thời hạn 05 năm.

Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, đơn vị xem xét, đánh giá để tiêu hủy theo quy định của pháp luật về lưu trữ hoặc kéo dài thời hạn bảo quản nếu cần thiết.

Thông tư này có hiệu lực từ ngày 15/02/2018.

Xem chi tiết Thông tư53/2017/TT-BYT tại đây

tải Thông tư 53/2017/TT-BYT

Thông tư 53/2017/TT-BYT DOC (Bản Word)

Thông tư 53/2017/TT-BYT PDF (Bản có dấu đỏ)

LuatVietnam.vn độc quyền cung cấp bản dịch chính thống Công báo tiếng Anh của Thông Tấn Xã Việt Nam.

Tình trạng hiệu lực: Đã biết

BỘ Y TẾ
-------

Số: 53/2017/TT-BYT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Hà Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2017

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH VỀ THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ NGÀNH Y TẾ

Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 75/2017/NĐ-CP ngày 20 tháng 6 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ Y tế;

Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành Thông tư quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành y tế.

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1.Thông tư này quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành y tế.

2. Thông tư này áp dụng đối với cơ sở y tế các Vụ, Cục, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ, các đơn vị trực thuộc Bộ, Sở Y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, y tế các Bộ ngành và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan khác

Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành y tế là vật mang tin hình thành trong quá trình giải quyết công việc phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ về y tế của cơ quan, đơn vị.

2. Hồ sơ chuyên môn nghiệp vụ của ngành y tế là tài liệu hình thành trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ y tế có đặc điểm chung hoặc có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung.

Điều 3. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
Ban hành kèm theo Thông tư này Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành y tế gồm các nhóm hồ sơ, tài liệu như sau:

1. Nhóm 01. Tài liệu về khám bệnh, chữa bệnh và phục hồi chức năng.

2. Nhóm 02. Tài liệu về dược và mỹ phẩm.

3. Nhóm 03. Tài liệu về trang thiết bị y tế.

4. Nhóm 04. Tài liệu về y, dược cổ truyền.

5. Nhóm 05. Tài liệu về y tế dự phòng.

6. Nhóm 06. Tài liệu về môi trường y tế.

7. Nhóm 07. Tài liệu về an toàn thực phẩm.

8. Nhóm 08. Tài liệu về dân số

9. Nhóm 09. Tài liệu về sức khỏe bà mẹ trẻ em.

10. Nhóm 10. Tài liệu về bảo hiểm y tế.

Điều 4. Hướng dẫn áp dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

1. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành y tế là căn cứ để xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu của các đơn vị và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu.

2. Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, đơn vị xem xét, đánh giá để tiêu hủy theo quy định của pháp luật về lưu trữ hoặc kéo dài thời hạn bảo quản nếu cần thiết.

Điều 5. Điều khoản thi hành
Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 02 năm 2018.

Điều 6. Tổ chức thực hiện
Chánh Văn phòng Bộ, Chánh thanh tra Bộ, Cục trưởng, Tổng cục thuộc Bộ Y tế, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ, Giám đốc Sở Y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Thủ trưởng cơ quan y tế các Bộ, ngành chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Bộ Y tế để xem xét giải quyết./.

Nơi nhận:
- Ủy ban về các vấn đề xã hội của Quốc hội (để b/c);
- Văn phòng Chính phủ (Công báo, Cổng thông tin điện tử Chính phủ);
- Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Các Thứ trưởng Bộ Y tế (để biết);
- Bộ Tư pháp (Cục Kiểm tra văn bản QPPL);
- Bộ Nội vụ (Cục Văn thư lưu trữ nhà nước);
- UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Sở Y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Y tế các Bộ ngành;
- Lưu: VT, VPB, PC.

KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG

Nguyễn Viết Tiến

BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ NGÀNH Y TẾ

(Ban hành kèm theo Thông tư số 53/2017/TT-BYT ngày 29 tháng 12 năm 2017 của Bộ Y tế)

TT	Tên nhóm hồ sơ, tài liệu	Thời hạn bảo quản
I	Nhóm 01. Tài liệu về khám bệnh, chữa bệnh và phục hồi chức năng
1	Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn công tác chuyên môn cho các bệnh viện trong ngành	Vĩnh viễn
2	Hồ sơ theo dõi các Trung tâm Y tế	Vĩnh viễn
3	Hồ sơ thẩm định và cho phép các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh áp dụng các kỹ thuật mới, phương pháp mới lần đầu được thực hiện tại Việt Nam theo quy định của pháp luật	Vĩnh viễn
4	Hồ sơ xây dựng danh mục phân loại phẫu thuật và thủ thuật	Vĩnh viễn
5	Hồ sơ xây dựng quy trình kỹ thuật bệnh viện	Vĩnh viễn
6	Hồ sơ chỉ đạo, điều hành công tác sử dụng thuốc an toàn, hợp lý và hiệu quả trong quá trình điều trị	Vĩnh viễn
7	Hồ sơ xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện dự trữ quốc gia về thuốc, hóa chất, trang thiết bị y tế, phương tiện phòng, chống dịch bệnh, thiên tai thảm họa theo danh mục dự trữ quốc gia đã được Chính phủ quyết định và theo các quy định của pháp luật	50 năm
8	Hồ sơ xây dựng phác đồ điều trị các bệnh không lây nhiễm, hướng dẫn tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh trong việc tổ chức điều trị các bệnh không lây nhiễm và tham gia truyền thông, tư vấn về phòng, chống bệnh không lây nhiễm	50 năm
9	Hồ sơ theo dõi đầu tư của người nước ngoài vào công tác khám chữa bệnh	50 năm
10	Hồ sơ chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện và kiểm tra việc sử dụng thuốc hợp lý, an toàn và hiệu quả trong khám bệnh, chữa bệnh, công tác kê đơn và sử dụng thuốc, công tác kiểm soát phòng, chống kháng thuốc	30 năm
11	Hồ sơ chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện và kiểm tra giám sát thực hành dược lâm sàng; tư vấn, thông tin về sử dụng thuốc và cảnh giác dược trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh	30 năm
12	Hồ sơ chỉ đạo các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh thực hiện công tác bảo vệ, chăm sóc sức khỏe cán bộ trung, cao cấp, công tác y tế phục vụ cho các hội nghị, sự kiện quan trọng của nhà nước	30 năm
13	Hồ sơ cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề khám bệnh, chữa bệnh và cấp, cấp lại, điều chỉnh và thu hồi giấy phép hoạt động đối với các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh theo quy định của pháp luật	20 năm
14	Hồ sơ thẩm định nội dung chuyên môn của hồ sơ đăng ký quảng cáo hoạt động khám bệnh, chữa bệnh	20 năm
15	Hồ sơ phối hợp với các bộ, ngành có liên quan quản lý nhà nước về giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh theo quy định của pháp luật	20 năm
16	Hồ sơ phối hợp với các cơ quan liên quan phòng, chống, cấp cứu và điều trị nạn nhân trong thiên tai, thảm họa	20 năm
17	Hồ sơ tiếp nhận mẫu bệnh phẩm	20 năm
18	Hồ sơ quản lý chất lượng bệnh viện	20 năm
19	Sổ sách, cấp phát vật tư, phiếu xuất, nhập thuốc	20 năm
20	Hồ sơ bệnh án đối với: - Người bệnh tử vong; - Người bệnh tâm thần; - Tai nạn lao động, tai nạn sinh hoạt; - Nội trú, ngoại trú thông thường.	30 năm 20 năm 15 năm 10 năm
21	Hồ sơ triển khai hoạt động phòng chống tác hại của thuốc lá	20 năm
22	Phiếu khảo sát sự hài lòng của người bệnh, của nhân viên y tế	5 năm
23	Hồ sơ kết luận về kết quả giám định Pháp y, Pháp y Tâm thần	Vĩnh viễn
24	Hồ sơ khám Giám định y khoa	70 năm
25	Hồ sơ về chỉ đạo, điều phối và tổ chức triển khai các dự án hợp tác quốc tế trong lĩnh vực khám chữa bệnh, pháp y, pháp y tâm thần	20 năm
26	Hồ sơ xây dựng tiêu chí về chất lượng thuốc trong danh mục thuốc dự trữ quốc gia	Vĩnh viễn
27	Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển ngành Dược	Vĩnh viễn
28	Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu công tác dược và mỹ phẩm	Vĩnh viễn
29	Hồ sơ hướng dẫn triển khai các quy định thử thuốc trên lâm sàng	Vĩnh viễn
30	Hồ sơ hướng dẫn triển khai các quy định về công tác kinh doanh dược, hành nghề dược	Vĩnh viễn
31	Hồ sơ xây dựng các danh mục thuốc thiết yếu, danh mục thuốc không kê đơn, danh mục thuốc do bảo hiểm y tế chi trả	Vĩnh viễn
32	Hồ sơ xây dựng, chỉ đạo triển khai tiêu chí chất lượng và chủng loại, nguyên liệu thuốc, chất lượng thuốc	Vĩnh viễn
33	Hồ sơ theo dõi, phát hiện có dấu hiệu bất thường sai sót liên quan đến thuốc	70 năm
34	Hồ sơ tổ chức hoạt động thông tin thuốc và cảnh giác dược	70 năm
35	Hồ sơ cung ứng, bảo quản, cấp phát sử dụng thuốc	70 năm
36	Hồ sơ cấp mới, cấp lại chứng chỉ hành nghề Dược	50 năm
37	Hồ sơ sản xuất, pha chế thuốc trong cơ sở khám bệnh, chữa bệnh	50 năm
38	Hồ sơ thử thuốc trên lâm sàng, thử tương đương sinh học của thuốc	50 năm
39	Hồ sơ xử lý thông tin cảnh báo về an toàn thuốc và mỹ phẩm	50 năm
40	Hồ sơ thẩm định cấp số đăng ký thuốc, mỹ phẩm	30 năm
41	Hồ sơ kiểm nghiệm thuốc và mỹ phẩm; nguyên liệu làm thuốc, bao bì tiếp xúc trực tiếp với thuốc	20 năm
42	Hồ sơ cấp, thu hồi giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn thực hành tốt sản xuất thuốc (GMP), thực hành tốt phòng kiểm nghiệm thuốc (GLP), thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP), thực hành tốt sản xuất bao bì dược phẩm	20 năm
43	Hồ sơ chỉ đạo, triển khai công tác quản lý kinh doanh thuốc đông y, thuốc từ dược liệu (bao gồm các hoạt động: sản xuất, kiểm tra chất lượng, tồn trữ bảo quản, lưu thông, phân phối và xuất - nhập khẩu)	20 năm
44	Hồ sơ chỉ đạo, triển khai các nhiệm vụ: - Bảo đảm cung ứng thuốc cho bệnh viện; - Quản lý giá thuốc và chất lượng thuốc cung ứng cho bệnh viện, bao gồm cả nhà thuốc bệnh viện, pha chế thuốc theo đơn; - Hướng dẫn thực hiện nguyên tắc, tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP); - Thống kê tổng hợp số liệu liên quan đến cung ứng thuốc	20 năm 20 năm 20 năm 20 năm
45	Hồ sơ đấu thầu thuốc của các bệnh viện và các dự án thuộc Bộ Y tế	20 năm
46	Hồ sơ chỉ đạo, hướng dẫn, triển khai thực hiện công tác quản lý thông tin, quảng cáo thuốc, mỹ phẩm trên phạm vi cả nước	20 năm
47	Hồ sơ thẩm định nội dung chuyên môn của hồ sơ đăng ký thông tin, quảng cáo thuốc, mỹ phẩm	20 năm
48	Hồ sơ đăng ký lần đầu, đăng ký lại, đăng ký thay đổi gia hạn các thành phần thuốc...	20 năm
49	Hồ sơ đăng ký chuyển nhượng quyền sản xuất thuốc trong nước và ngoài nước	20 năm
50	Hồ sơ cấp mới, cấp lại giấy chứng nhận lưu hành tự do cho các sản phẩm dược và mỹ phẩm....	20 năm
51	Hồ sơ đình chỉ lưu hành, thu hồi, tiêu hủy thuốc, mỹ phẩm kém chất lượng theo quy định của pháp luật	20 năm
52	Hồ sơ cấp giấy phép nhập khẩu, xuất khẩu, duyệt dự trù đối với nguyên liệu, thuốc hướng tâm thần, tiền chất và thuốc thành phẩm dạng phối hợp có chứa hoạt chất gây nghiện, hoạt chất hướng tâm thần, tiền chất	20 năm
53	Hồ sơ cấp giấy phép nhập khẩu thuốc, vacxin, sinh phẩm y tế	10 năm
III	Nhóm 03. Tài liệu về trang thiết bị y tế
54	Hồ sơ xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia về trang thiết bị y tế; ban hành các quy định chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về trang thiết bị y tế	Vĩnh viễn
55	Hồ sơ ban hành danh mục trang thiết bị thiết yếu cho các đơn vị, cơ sở y tế	Vĩnh viễn
56	Hồ sơ phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng, ban hành các quy chuẩn kỹ thuật và các tiêu chuẩn thiết kế - thiết kế mẫu các công trình y tế	Vĩnh viễn
57	Hồ sơ theo dõi về dự án chất thải y tế	Vĩnh viễn
58	Hồ sơ cấp, đình chỉ, thu hồi giấy đăng ký lưu hành sản phẩm trang thiết bị y tế sản xuất trong nước, giấy phép nhập khẩu trang thiết bị y tế	20 năm
59	Hồ sơ thẩm định nội dung chuyên môn đăng ký quảng cáo trang thiết bị y tế theo quy định của pháp luật	10 năm
IV	Nhóm 04. Tài liệu về y, dược cổ truyền
60	Hồ sơ theo dõi công tác ứng dụng y học cổ truyền vào chăm sóc sức khỏe cộng đồng	Vĩnh viễn
61	Hồ sơ quản lý, kiểm tra theo dõi hoạt động của các cơ sở Y dược cổ truyền	50 năm
62	Hồ sơ cung ứng, chế biến, bào chế sử dụng thuốc cổ truyền trong cơ sở khám chữa bệnh	20 năm
63	Hồ sơ nuôi trồng, thu hái, khai thác, chế biến dược liệu	70 năm
64	Hồ sơ về bảo quản dược liệu, chất lượng của dược liệu	70 năm
65	Hồ sơ đăng ký, lưu hành, thu hồi thuốc cổ truyền	20 năm
66	Hồ sơ thử thuốc cổ truyền trên lâm sàng trước khi lưu hành	20 năm
67	Hồ sơ cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền, cấp, cấp lại, điều chỉnh, thu hồi giấy chứng nhận bài thuốc gia truyền	20 năm
68	Hồ sơ cấp giấy phép hoạt động đối với các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền theo quy định của pháp luật	20 năm
69	Hồ sơ thẩm định nội dung chuyên môn đăng ký quảng cáo hoạt động khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền	10 năm
V	Nhóm 05. Tài liệu về y tế dự phòng
70	Hồ sơ xây dựng quy định chuyên môn, các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về các lĩnh vực: giám sát, phòng, chống bệnh truyền nhiễm, bệnh không lây nhiễm	Vĩnh viễn
71	Hồ sơ xây dựng quy định chuyên môn, các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về các lĩnh vực: bệnh nghề nghiệp, tai nạn thương tích; kiểm dịch y tế biên giới	Vĩnh viễn
72	Hồ sơ xây dựng, bổ sung danh mục bệnh truyền nhiễm thuộc các nhóm, danh mục bệnh truyền nhiễm bắt buộc phải sử dụng vắc xin, sinh phẩm y tế	Vĩnh viễn
73	Hồ sơ giám sát bệnh truyền nhiễm, bệnh không lây nhiễm, bệnh không rõ nguyên nhân, phát hiện sớm các bệnh truyền nhiễm gây dịch	Vĩnh viễn
74	Hồ sơ xây dựng danh mục bệnh nghề nghiệp được hưởng chế độ bệnh nghề nghiệp tại Việt Nam	Vĩnh viễn
75	Hồ sơ phối hợp với các bộ, ngành liên quan ban hành danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày được hưởng chế độ ốm đau	50 năm
76	Hồ sơ triển khai thực hiện hoạt động kiểm dịch y tế biên giới tại các cửa khẩu; thông tin, báo cáo kịp thời tình hình bệnh truyền nhiễm đặc biệt nguy hiểm	30 năm
77	Hồ sơ thẩm định báo cáo đánh giá tác động sức khỏe đối với các dự án đầu tư xây dựng khu công nghiệp, khu đô thị, khu dân cư tập trung, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh truyền nhiễm	30 năm
78	Hồ sơ triển khai các hoạt động phòng, chống tác hại của lạm dụng rượu bia và đồ uống có cồn khác	20 năm
79	Hồ sơ cấp chứng chỉ chứng nhận chuyên môn về y tế lao động, huấn luyện sơ cứu, cấp cứu tại nơi làm việc theo quy định của pháp luật	20 năm
80	Hồ sơ cấp, đình chỉ, thu hồi, cấp lại giấy tiếp nhận bản công bố hợp quy đối với thuốc lá	20 năm
81	Hồ sơ chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, giám sát việc thực hiện các quy định chuyên môn, các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lĩnh vực y tế dự phòng trong phạm vi cả nước	20 năm
82	Hồ sơ phân cấp việc cấp, đình chỉ, thu hồi giấy chứng nhận các cơ sở y tế đủ điều kiện sử dụng vắc xin và sinh phẩm y tế, giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn an toàn sinh học đối với các phòng xét nghiệm	20 năm
83	Hồ sơ cấp, đình chỉ, thu hồi giấy chứng nhận đăng ký lưu hành, thẩm định nội dung chuyên môn của hồ sơ đăng ký quảng cáo hóa chất, chế phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế	20 năm
84	Hồ sơ chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan cung cấp chính xác và kịp thời thông tin về bệnh truyền nhiễm	20 năm
85	Hồ sơ kiểm tra, giám sát, hỗ trợ các đơn vị, địa phương trong việc tổ chức thực hiện các biện pháp phòng, chống dịch bệnh	20 năm
86	Hồ sơ hướng dẫn tổ chức thực hiện các hoạt động chăm sóc sức khỏe ban đầu cho người dân tại cộng đồng	20 năm
87	Hồ sơ tổ chức thực hiện công bố dịch, công bố hết dịch theo quy định của pháp luật	10 năm
88	Hồ sơ tổ chức thực hiện việc tiêm chủng vắc xin và sinh phẩm y tế cho các đối tượng bắt buộc theo quy định của pháp luật	50 năm
89	Hồ sơ xây dựng, bổ sung, sửa đổi quy định phân tuyến kỹ thuật, các quy định chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lĩnh vực phòng, chống HIV/AIDS	Vĩnh viễn
90	Hồ sơ về quản lý, chỉ đạo các hoạt động chuyên môn của mạng lưới phòng, chống HIV/AIDS trong phạm vi cả nước	Vĩnh viễn
91	Hồ sơ điều trị và chăm sóc người nhiễm HIV/AIDS	70 năm
92	Hồ sơ can thiệp giảm tác hại dự phòng lây nhiễm HIV	50 năm
93	Hồ sơ tư vấn, quản lý xét nghiệm HIV	50 năm
94	Hồ sơ giám sát HIV/AIDS/STI, theo dõi, đánh giá chương trình phòng, chống HIV/AIDS	50 năm
95	Hồ sơ dự phòng về: - Phơi nhiễm HIV do tai nạn rủi ro nghề nghiệp; - Lây truyền HIV từ mẹ sang con; - Lây nhiễm HIV trong các dịch vụ y tế	50 năm 50 năm 50 năm
96	Hồ sơ nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về lĩnh vực phòng, chống HIV/AIDS	50 năm
97	Hồ sơ về phòng, chống đồng lây nhiễm Lao/HIV	50 năm
98	Hồ sơ về an toàn truyền máu liên quan đến HIV/AIDS	50 năm
99	Hồ sơ về chỉ đạo, điều phối và tổ chức triển khai các dự án hợp tác quốc tế trong lĩnh vực phòng, chống HIV/AIDS	30 năm
100	Hồ sơ về phòng, chống các bệnh lây truyền qua đường tình dục	50 năm
101	Hồ sơ điều trị nghiện các chất dạng thuốc phiện bằng thuốc thay thế	50 năm
102	Hồ sơ về phối hợp liên ngành trong phòng, chống HIV/AIDS	20 năm
103	Hồ sơ kiểm tra, thanh tra và đề xuất các biện pháp xử lý vi phạm trong lĩnh vực phòng, chống HIV/AIDS	20 năm
104	Hồ sơ cai nghiện, phục hồi và quản lý người sau cai nghiện ma túy tại các cơ sở tập trung và cộng đồng	20 năm
VI	Nhóm 06. Tài liệu về môi trường y tế
105	Hồ sơ phối hợp ban hành các quy định, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về bảo vệ môi trường trong hoạt động y tế	Vĩnh viễn
106	Hồ sơ phối hợp ban hành các quy định, tiêu chuẩn về bảo vệ môi trường trong hoạt động mai táng, hỏa táng và chất lượng môi trường y tế	Vĩnh viễn
107	Hồ sơ báo cáo đánh giá môi trường chiến lược và báo cáo đánh giá tác động môi trường đối với các dự án thuộc thẩm quyền quyết định phê duyệt của Bộ Y tế	Vĩnh viễn
108	Hồ sơ tổ chức thực hiện việc quan trắc các tác động đối với môi trường từ hoạt động của ngành y tế	Vĩnh viễn
109	Hồ sơ tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ sức khỏe con người trước tác động của biến đổi khí hậu, ô nhiễm môi trường và các yếu tố môi trường bất lợi	Vĩnh viễn
110	Hồ sơ tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về quản lý và tiêu hủy chất thải y tế và bảo vệ môi trường trong hoạt động y tế	Vĩnh viễn
111	Hồ sơ tổ chức thực hiện việc khắc phục ô nhiễm và phục hồi môi trường y tế	Vĩnh viễn
112	Hồ sơ thu thập, lưu trữ và cung cấp thông tin về môi trường liên quan đến các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý	20 năm
Vll	Nhóm 07. Tài liệu về an toàn thực phẩm
113	Hồ sơ xây dựng cơ sở dữ liệu về an toàn thực phẩm; tổng hợp, thống kê, báo cáo về công tác quản lý an toàn thực phẩm trên cơ sở giám sát và tổng hợp báo cáo của các Bộ ngành quản lý	Vĩnh viễn
114	Hồ sơ giám sát, phòng ngừa, điều tra và phối hợp ngăn chặn ngộ độc thực phẩm và khắc phục sự cố về an toàn thực phẩm: - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác	Vĩnh viễn 20 năm
115	Hồ sơ thường trực vệ sinh an toàn thực phẩm của Ủy ban tiêu chuẩn thực phẩm (Ủy ban Codex) Việt Nam	30 năm
116	Hồ sơ ban hành các quy định về điều kiện chung bảo đảm an toàn thực phẩm đối với cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm, dụng cụ, vật liệu bao gói, chứa đựng tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm	30 năm
117	Hồ sơ ban hành các quy định về điều kiện chung bảo đảm an toàn thực phẩm đối với bếp ăn tập thể, khách sạn, nhà hàng, cơ sở kinh doanh thức ăn đường phố....	30 năm
118	Hồ sơ quản lý về quá trình sản xuất, sơ chế, chế biến, vận chuyển, xuất nhập khẩu kinh doanh đối với: - Thực phẩm chức năng - Thực phẩm tăng cường vi chất dinh dưỡng - Phụ gia thực phẩm, nước uống	30 năm 30 năm 30 năm
119	Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn, giám sát việc thực hiện các quy định của pháp luật về an toàn thực phẩm	Vĩnh viễn
120	Hồ sơ cấp giấy đăng ký lưu hành bộ xét nghiệm nhanh đối với các chỉ tiêu về an toàn thực phẩm	20 năm
121	Hồ sơ cấp giấy tiếp nhận bản công bố hợp quy, giấy xác nhận công bố phù hợp quy định an toàn thực phẩm đối với thực phẩm đã chế biến bao gói sẵn, phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến, vật liệu bao gói, chứa đựng thực phẩm	20 năm
122	Hồ sơ đình chỉ, thu hồi giấy tiếp nhận bản công bố hợp quy, giấy xác nhận công bố phù hợp quy định an toàn thực phẩm đã chế biến bao gói sẵn, phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến, vật liệu bao gói, chứa đựng thực phẩm	20 năm
123	Hồ sơ cấp, thu hồi giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm đối với các cơ sở sản xuất kinh doanh các sản phẩm thuộc phạm vi đơn vị quản lý	20 năm
124	Hồ sơ cấp giấy chứng nhận nội dung quảng cáo phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến thực phẩm, dụng cụ, vật liệu bao gói	20 năm
125	Hồ sơ về công tác tuyên truyền, phổ biến kiến thức về an toàn thực phẩm	10 năm
VIII	Nhóm 08. Tài liệu về dân số
126	Hồ sơ quản lý biến động về dân số, đề xuất các giải pháp điều chỉnh mức sinh và tỷ lệ gia tăng dân số trên phạm vi cả nước	Vĩnh viễn
127	Hồ sơ xây dựng, hướng dẫn kiểm tra và tổ chức thực hiện chỉ tiêu, chỉ báo, giải pháp về chất lượng dân số, cơ cấu dân số theo giới tính và độ tuổi	Vĩnh viễn
128	Hồ sơ tổ chức điều tra, khảo sát, thu thập, phân tích số liệu về dân số	Vĩnh viễn
129	Hồ sơ chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, chính sách, chương trình, dự án về lĩnh vực dân số	Vĩnh viễn
130	Hồ sơ thẩm định các chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội có liên quan tới chính sách về dân số và phát triển	Vĩnh viễn
131	Hồ sơ xây dựng trình cấp có thẩm quyền ban hành chính sách về dân số bao gồm: Quy mô dân số, cơ cấu dân số và chất lượng dân số	Vĩnh viễn
132	Hồ sơ quy trình hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ, chỉ tiêu, chỉ báo, định mức phân phối, sử dụng phương tiện tránh thai	50 năm
133	Hồ sơ xây dựng, đề xuất các tiêu chuẩn chất lượng, quy chuẩn lưu trữ, phân phối, các kênh phân phối miễn phí, tiếp thị xã hội, quản lý bảo quản các phương tiện tránh thai	50 năm
134	Hồ sơ thiết kế, sản xuất các tài liệu, ấn phẩm truyền thông giáo dục về dân số	20 năm
135	Hồ sơ tổ chức thực hiện cung ứng các dịch vụ về dân số	20 năm
IX	Nhóm 09. Tài liệu về Sức khỏe bà mẹ trẻ em
136	Hồ sơ xây dựng, ban hành hệ thống chỉ tiêu, chỉ báo về sức khỏe sinh sản	Vĩnh viễn
137	Hồ sơ quy định chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về dịch vụ chăm sóc sức khỏe sinh sản	Vĩnh viễn
138	Hồ sơ xây dựng định hướng, chính sách, chiến lược, kế hoạch về công tác sức khỏe sinh sản	Vĩnh viễn
139	Hồ sơ xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn, kỹ thuật về sức khỏe sinh sản	Vĩnh viễn
140	Hồ sơ chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, kỹ thuật về các hoạt động thuộc lĩnh vực chăm sóc sức khỏe sinh sản đối với các cơ sở y tế	Vĩnh viễn
141	Hồ sơ cho phép các cơ sở y tế thực hiện việc xác định lại giới tính, công nhận các cơ sở y tế đủ điều kiện thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản (thụ tinh trong ống nghiệm, thụ tinh nhân tạo) theo quy định của pháp luật	Vĩnh viễn
142	Hồ sơ xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo liên tục cho cán bộ làm công tác chuyên môn, kỹ thuật thuộc lĩnh vực chăm sóc sức khỏe sinh sản	20 năm
143	Hồ sơ triển khai công tác thông tin, truyền thông, giáo dục về lĩnh vực chăm sóc sức khỏe sinh sản	20 năm
144	Hồ sơ chăm sóc sức khỏe sinh sản vị thành niên và thanh niên	20 năm
145	Hồ sơ quản lý và tổ chức triển khai thực hiện các đề án, dự án, chương trình trong nước và ngoài nước về chăm sóc sức khỏe sinh sản	20 năm
146	Hồ sơ về quản lý các tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ về chăm sóc sức khỏe sinh sản	20 năm
147	Hồ sơ chăm sóc sức khỏe phụ nữ, sức khỏe bà mẹ, sức khỏe trẻ sơ sinh và trẻ em	20 năm
148	Hồ sơ về công tác dinh dưỡng bà mẹ, trẻ em	20 năm
149	Hồ sơ chăm sóc về sức khỏe sinh sản nam giới và người cao tuổi	20 năm
150	Hồ sơ quản lý dịch vụ: phá thai an toàn, phòng, chống nhiễm khuẩn và ung thư đường sinh sản, điều trị vô sinh	20 năm
X	Nhóm 10. Tài liệu về Bảo hiểm Y tế
151	Hồ sơ ban hành danh mục thuốc, vật tư y tế, danh mục dịch vụ kỹ thuật thuộc phạm vi được hưởng của người tham gia bảo hiểm y tế	Vĩnh viễn
152	Hồ sơ xây dựng tổ chức hệ thống y tế, tuyến chuyên môn kỹ thuật y tế, nguồn tài chính phục vụ công tác bảo vệ, chăm sóc và nâng cao sức khỏe nhân dân dựa trên bảo hiểm y tế toàn dân	Vĩnh viễn
153	Hồ sơ xây dựng trình cấp có thẩm quyền ban hành các giải pháp nhằm bảo đảm cân đối Quỹ bảo hiểm y tế	Vĩnh viễn
154	Hồ sơ chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện, kiểm tra các cơ sở y tế, các tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về bảo hiểm y tế	Vĩnh viễn
155	Hồ sơ báo cáo, thống kê về công tác bảo hiểm y tế	Vĩnh viễn
156	Hồ sơ chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức triển khai thực hiện chế độ bảo hiểm y tế	Vĩnh viễn

LuatVietnam.vn độc quyền cung cấp bản dịch chính thống Công báo tiếng Anh của Thông Tấn Xã Việt Nam.

Tình trạng hiệu lực: Đã biết

THE MINISTRY OF HEALTH
___________

No. 53/2017/TT-BYT

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
_____________

Hanoi, December 29, 2017

CIRCULAR

On medical record and material retention periods

Pursuant to the Law on Archives No. 01/2011/QH13 dated November 11, 2011;

Pursuant to the Government’s Decree No. 01/2013/ND-CP dated January 03, 2013, detailing the implementation of a number of articles of the Law on Archives;

Pursuant to the Government's Decree No. 75/2017/ND-CP dated June 20, 2017, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Health;

At the proposal of the Chief of Office of the Ministry of Health;

The Minister of Health hereby promulgates the Circular on medical record and material retention periods.

Article 1. Scope of regulation and subjects of application

1. This Circular regulates the medical record and material retention periods.

2. This Circular applies to health facilities of Departments, Ministry Office, Ministry Inspectorate, units affiliated to the Ministry, Departments of Health of provinces and centrally-run cities, health departments of relevant ministries, sectors, organizations, agencies and individuals.

Article 2. Interpretation of terms

In this Circular, the terms below are construed as follows:

1. Medical materials mean those carrying information formed in the process of handling works serving agencies’ and units’ medical operations.

2. Medical records mean materials formed in medical operations with common or related characteristics about a specific issue, event, or object.

Article 3. Medical record and material retention periods

The Table of medical record and material retention periods is promulgated to promulgate together with this Circular, including the following groups of dossiers and materials:

1. Group 01. Materials related to medical examination, treatment and rehabilitation.

2. Group 02. Pharmaceutical and cosmetic materials.

3. Group 03. Medical equipment materials.

4. Group 04. Traditional medicinal and pharmaceutical materials.

5. Group 05. Preventive medicine materials

6. Group 06. Medical environment materials.

7. Group 07. Materials related to food safety.

8. Group 08. Population materials.

9. Group 09. Materials related to maternal and child health.

10. Group 10. Health insurance materials.

Article 4. Instructions for applying the Table of medical record and material retention periods

1. The Table of retention periods shall be used as a basis for units to formulate the lists of records and materials and determine the retention periods of records and materials.

2. For materials and records of which the retention periods expire, the agencies’ or units’ Councils for evaluating the material value shall consider and evaluate them for destruction in accordance with the law on archives, or extend the retention periods, if necessary.

Article 5. Effect

This Circular takes effect from February 15, 2018.

Article 6. Implementation organization

Chief of the Ministry Office; Chief of Ministry Inspectorate; Directors and General Directors of the Health Environment Management Agency, Departments and Directorates of the Ministry of Health; heads of agencies and units of the Ministry of Health; Directors of Health Departments of provinces and centrally-run cities; heads of health agencies of ministries and branches, relevant organizations and individuals shall be responsible for the implementation of this Circular.

Any difficulties arising in the course of implementation should be promptly reported to the Ministry of Health for consideration and settlement./.

FOR THE MINISTER
THE DEPUTY MINISTER

Nguyen Viet Tien

TABLE OF MEDICAL RECORD AND MATERIAL
RETENTION PERIODS

(Attached to the Minister of Health’s Circular No. 53/2017/TT-BYT dated December 29, 2017)

No.	Name of dossier or material group	Retention period
I	Group 01. Materials related to medical examination, treatment and rehabilitation
1	Records related to professional inspection and instructions for hospitals	Permanent
2	Records of monitoring health centers	Permanent
3	Records of appraising and permitting medical examination and treatment establishments to apply new technologies and methods that are performed in Vietnam for the first time as prescribed by law	Permanent
4	Records of formulating the lists of surgery and operation classification	Permanent
5	Records of formulating technical procedures applicable to hospitals	Permanent
6	Records of directing and administering the safe, reasonable and effective use of drugs during the treatment	Permanent
7	Records of formulating plans and organizing the national reserve in terms of drugs, chemicals, medical equipment, and equipment for the prevention of epidemic and, natural disasters according to the national reserve list decided by the Government and law regulations	50 years
8	Records of formulating the treatment regimens for non-communicable diseases, guiding the implementation, inspection and surveillance of medical examination and treatment establishments in terms of treating non-communicable diseases and participating in the dissemination and consultancy of non-communicable disease prevention	50 years
9	Records of monitoring foreign investment in medical examination and treatment	50 years
10	Records of directing and guiding the implementation and inspection of the reasonable, safe and effective use of drugs in medical examination and treatment, the prescription and use of drugs, and the control of drug resistance prevention	30 years
11	Records of directing and guiding the implementation, inspection and surveillance of clinical pharmacy practice; providing consultancy and information about use of drugs and pharmacovigilance in medical examination and treatment establishments	30 years
12	Records of directing medical examination and treatment establishments to protect and care for the health of mid- and senior-level cadres, or perform medical work in service of the State’s important conferences and events	30 years
13	Records of granting, re-granting or revoking medical practice certificates, and granting, re-granting, modifying and revoking operation licenses of medical examination and treatment establishments as prescribed by law	20 years
14	Records of appraising professional contents of the dossiers of registration for advertising medical examination and treatment activities	20 years
15	Records of coordinating with relevant ministries and sectors in carrying out the State management over prices for medical examination and treatment as prescribed by law	20 years
16	Records of coordinating with relevant agencies in providing emergency and treatment for victims of natural disasters	20 years
17	Records of receiving specimens	20 years
18	Records of hospital quality management	20 years
19	Books, supply distribution, drug import and export vouchers	20 years
20	Medical records of: - Deceased patients; - Patients suffering mental illness; - Occupational accidents or life accidents; - Normal inpatient or outpatient.	30 years 20 years 15 years 10 years
21	Records of implementing the prevention and control of tobacco harms	20 years
22	Patient and health staff satisfaction survey sheets	5 years
23	Records of conclusion of the medical assessment, forensic mental health assessment	Permanent
24	Medical examination records	70 years
25	Records of directing, coordinating and implementing international coordination projects in medical examination and treatment, forensic medicine, forensic psychiatry	20 years
26	Records of formulating criteria on the quality of drugs in the list of national drug reserve	Permanent
27	Reports on assessment of strategic schemes and pharmaceutical development schemes	Permanent
28	Records of developing and managing pharmaceutical and cosmetic database	Permanent
29	Records of guiding the implementation of regulations on clinical trials of drugs	Permanent
30	Records of guiding the implementation of regulations on pharmaceutical business and practice	Permanent
31	Records of formulating lists of essential drugs, over-the-counter drugs and drugs covered by health insurance	Permanent
32	Records of formulating and directing the implementation of quality criteria and types, drug materials and drug quality	Permanent
33	Records of monitoring and detecting abnormal signs related to drugs	70 years
34	Records of organizing drug and pharmacovigilance information activities	70 years
35	Drug distribution, preservation and supply records	70 years
36	Records of grant and re-grant of pharmacy practice certificates	50 years
37	Records of manufacturing and preparing of drugs in medical examination and treatment establishments	50 years
38	Records of clinical trials of drugs and bioequivalence trials of drugs	50 years
39	Records of processing warning information on drug and cosmetic safety	50 years
40	Records of appraising and granting drug and cosmetic registration number	30 years
41	Records of testing drugs and cosmetics; drug materials, and packages directly exposed to drugs	20 years
42	Records of granting or revoking certificates of good manufacturing practice (GMP); good laboratory practice (GLP), good storage practice (GSP), good manufacturing practices of pharmaceutical packaging	20 years
43	Records of directing and implementing the management of business of medicinal herbs and drugs from medicinal materials (including manufacturing, quality inspection, storage, circulation, distribution, and import-export)	20 years
44	Records of directing and implementing the tasks of: - Supplying drugs for hospitals; - Managing prices and quality of drugs provided to hospitals, including drugstores of a hospital, preparation of drugs according to prescription; - Guiding the implementation of the principles and standards for good storage practice (GSP); - Making statistics of data related to drug supply.	20 years 20 years 20 years 20 years
45	Records of bidding for drugs of hospitals and projects of the Ministry of Health	20 years
46	Records odd directing, guiding, implementing the management of information and advertising of drugs and cosmetics nationwide	20 years
47	Records of appraising professional contents of the dossiers of registration for advertising of drugs and cosmetics	20 years
48	Records of first-time registration, re-registration and registration for extending drug components, etc.	20 years
49	Records of registration for transferring the right to manufacture drugs inside and outside the country	20 years
50	Records for granting and re-granting certificates of free sale for pharmaceutical products and cosmetics, etc.	20 years
51	Records of circulation cancellation, revocation and destruction of poor-quality drugs and cosmetics as prescribed by law	20 years
52	Records of grant of import or export licenses, approval of materials, psychotropic drugs, precursors and finished combination drugs containing a habit-forming, psychotropic ingredient or a pre-substance	20 years
53	Records of granting import licenses for drugs, vaccines and medical biologicals	10 years
III	Group 03. Medical equipment materials
54	Records of formulating national technical standards on medical equipment; promulgating specialized regulations and national technical regulations on medical equipment	Permanent
55	Records of issuing the lists of essential equipment for health units or facilities	Permanent
56	Records of coordinating with relevant agencies in formulating and promulgating technical regulations and design standards -designs of medical works	Permanent
57	Records of monitoring medical waste-related projects	Permanent
58	Records of grant, cancellation or revocation of certificates of registration for circulation of domestically-manufactured medical equipment, equipment import permits	20 years
59	Records of appraising professional contents of registration for advertising medical equipment as prescribed by law	10 years
IV	Group 04. Traditional medicinal and pharmaceutical materials
60	Records of monitoring the application of traditional medicine in taking care of the community health	Permanent
61	Records of managing, inspecting and monitoring traditional medicine and pharmacy establishments’ operations	50 years
62	Records of supplying, processing and preparing traditional drugs in medical examination and treatment establishments	20 years
63	Records of planting, harvesting and processing medicinal materials	70 years
64	Records of preserving medicinal materials, quality of medicinal materials	70 years
65	Records of registration, circulation and revocation of traditional drugs	20 years
66	Records of clinical trials of traditional drugs before circulation	20 years
67	Records of grant or re-grant of medical practice certificates by traditional medicine; grant, re-grant, modification or revocation of certificates of folk remedies	20 years
68	Records of granting operation licenses for medical examination and treatment establishments applying traditional medicine as prescribed by law	20 years
69	Records of appraising professional contents of registration for advertising medical examination and treatment activities by traditional medicine	10 years
V	Group 05. Preventive medicine materials
70	Records of formulating professional regulations, national technical regulations and standards on Supervision, prevention of non-communicable diseases and communicable diseases	Permanent
71	Records of formulating professional regulations, national technical regulations and standards on occupational diseases, accidents and injuries; border health quarantine	Permanent
72	Records of formulating and supplementing the list of communicable diseases in the groups and lists of communicable diseases requiring the use of vaccines and medical biologicals	Permanent
73	Records of monitoring communicable diseases, non-communicable diseases or idiopathic diseases, early detecting communicable diseases that can cause epidemics	Permanent
74	Records of making the list of occupational diseases eligible for occupational disease regimes in Vietnam	Permanent
75	Records of coordinating with relevant ministries and sectors in promulgating the list of diseases subject to long-term treatment and eligible for illness regimes	50 years
76	Records of implementing the border health quarantine at border gates; timely reporting the severe communicable diseases	30 years
77	Records of appraising the health impact assessment reports of industrial park, urban area, concentrated residential area construction projects, and projects of medical examination and treatment establishments for communicable diseases	30 years
78	Records of carrying out activities for prevention and control of harms of liquor and alcohol abuse	20 years
79	Records of granting qualifications and certificates of occupational health, first aid and emergency training at the workplace as prescribed by law	20 years
80	Records of granting, canceling, revoking and re-granting receipts of conformity announcement for tobacco	20 years
81	Records of directing, guiding, inspecting, examining and supervising the implementation of specialized regulations and national technical regulations on preventive medicine nationwide	20 years
82	Records of decentralizing, canceling or revoking health facilities’ certificates of eligibility for using vaccines and medical biologicals, certificates of satisfaction of biosafety standards of laboratories	20 years
83	Records of granting, canceling or revoking certificates of circulation registration, appraisal of professional contents of dossiers of registration for advertising chemicals, insecticidal and germicidal preparations for household and medical use	20 years
84	Records of presiding and coordinating with relevant agencies in accurately and timely providing information about communicable diseases	20 years
85	Records of inspecting, supervising and supporting units and localities in implementing anti-epidemic measures	20 years
86	Records of guiding the implementation of initial healthcare provided to citizens in the community	20 years
87	Records of announcing epidemics, declaring the end of epidemics in accordance with law provisions	10 years
88	Records of organizing the immunization with vaccines and medical biologicals for compulsory subjects as prescribed by law	50 years
89	Records of formulating, supplementing and amending regulations on classification of technical operations, professional rules and national technical regulations on HIV/AIDS prevention	Permanent
90	Records of managing and directing professional operations of the network of HIV/AIDS prevention nationwide	Permanent
91	Records of treating and caring for people infected with HIV/AIDS	70 years
92	Records of harm reduction intervention to prevent HIV transmission	50 years
93	Records of consulting and managing HIV testing	50 years
94	Records of supervising HIV/AIDS/STI, monitoring and evaluating the HIV/AIDS prevention programs	50 years
95	Prophylaxis records of: - HIV exposure due to occupational accidents; - Mother-to-child HIV transmission; - HIV transmission in healthcare settings.	50 years 50 years 50 years
96	Records of scientific research, specialized and professional qualification training in the field of HIV/AIDS prevention	50 years
97	Records of prevention of HIV/TB co-infection	50 years
98	Records of blood transfusion safety in prevention of HIV/AIDS	50 years
99	Records of directing, coordinating and implementing international coordination projects related to HIV/AIDS prevention	30 years
100	Records of prevention of sexually transmitted diseases	50 years
101	Records of treatment of addiction to opium-related substances with substitute substances	50 years
102	Records of inter-regional coordination in HIV/AIDS prevention	20 years
103	Records of inspecting, examining and proposing measures to handle violations of regulations on HIV/AIDS prevention	20 years
104	Records of drug addiction treatment, post-treatment rehabilitation and management at concentrated facilities and in the community	20 years
VI	Group 06. Medical environment materials
105	Records of coordination in promulgating national technical regulations, standards and provisions on environmental protection in healthcare operations	Permanent
106	Records of coordination in promulgating regulations and standards on environmental protection in cremation, burial rites, and medical environment quality	Permanent
107	Records of strategic environmental assessment and environmental impact assessment reports applicable to projects decided by the Ministry of Health	Permanent
108	Records of organizing and carrying out the observation of impacts of healthcare activities on the environment	Permanent
109	Records of organizing and implementing measures to prevent the people’s health from impacts of climate change, environmental pollution and other negative environmental factors	Permanent
110	Records of implementing, inspecting and monitoring the implementation of legal normative documents and national technical regulations on management and destruction of medical wastes, and environmental protection in healthcare activities	Permanent
111	Records of organizing the remediation of environmental pollution and medical environment healing	Permanent
112	Records of collecting, archiving and providing environment information related to fields within the management	20 years
VII.	Group 07. Materials related to food safety
113	Records of developing food safety database; summarizing, making statistics and reports on food safety management on the basis of monitoring and summarizing reports of ministries	Permanent
114	Records of monitoring, preventing, inspecting and coordinating in prevention of food poisoning and remediation of food safety incidents: - Serious cases - Others	Permanent 20 years
115	Permanent records of food hygiene and safety of Vietnam National Codex Committee	30 years
116	Records of promulgating regulations on general conditions for food safety assurance applicable to facilities manufacturing and trading food, tool, packing materials directly exposed to food	30 years
117	Records of promulgating regulations on general conditions for food safety assurance applicable to collective kitchens, hotels, restaurants and street food vendors, etc.	30 years
118	Records of managing the process of manufacture, processing, transportation, import, export and trade of: - Functional food - Micronutrient-fortified foods - Food additives and beverage	30 years 30 years 30 years
119	Records of inspecting, guiding and monitoring the implementation of the law on food safety	Permanent
120	Records of granting certificates of registration for circulation of rapid test kits for food safety criteria	20 years
121	Records of granting the conformity announcement receipts, certificates of conformity to food safety regulations for prepackaged processed foods, food additives, processing aids, packing materials	20 years
122	Records of canceling or revoking the conformity announcement receipts, certificates of conformity to food safety regulations for prepackaged processed foods, food additives, processing aids, packing materials	20 years
123	Records of granting and revoking certificates of food safety eligibility for facilities producing and trading products within the management	20 years
124	Records of granting certificates of approval of advertising contents of food additives, food processing aids and packing materials	20 years
125	Records of the propaganda and dissemination of food safety	10 years
VIII	Group 08. Population materials
126	Records of managing population fluctuation, proposing solutions to change the birth rate and population growth rate nationwide	Permanent
127	Records of formulating, guiding the inspection and implementation of criteria, indicators and solutions for population quality, population structure by gender and age	Permanent
128	Records of inspecting, surveying, collecting and analyzing population data	Permanent
129	Records of directing, guiding, implementing and inspecting, monitoring the implementation of legal normative documents, national technical regulations, policies, programs and projects related to population	Permanent
130	Records of appraising socio-economic development programs, plans and projects related to population and development policies	Permanent
131	Records submitted to competent authorities for promulgation of population policies, including population scale, structure and quality	Permanent
132	Records of specialized and professional procedures, criteria, indicators and norms for distribution and use of contraceptive devices	50 years
133	Records of formulating and proposing quality standards, regulations on archive and distribution, channels for free-of-charge distribution, social promotion, management of contraceptive devices	50 years
134	Records of design, production of materials for population dissemination and education	20 years
135	Records of organizing the provision of population-related services	20 years
IX	Group 09. Materials related to maternal and child health
136	Records of formulating and promulgating the system of reproductive health criteria and indicators	Permanent
137	Records of professional regulations and national technical regulations on reproductive healthcare service	Permanent
138	Records of developing orientations, policies, strategies and plans for reproductive healthcare	Permanent
139	Records of developing plans and implementing professional and technical tasks of reproductive health	Permanent
140	Records of directing, guiding, carrying out professional and technical inspection of health facilities’ reproductive health activities	Permanent
141	Records of permitting health facilities to carry out sex determination, recognizing health facilities eligible for conducting assisted reproductive techniques (in vitro fertilization, intrauterine insemination) as prescribed by law	Permanent
142	Records of making plans and organizing continuous training courses for officers conducting professional and technical operations in the field of reproductive healthcare	20 years
143	Records of disseminating, communicating and educating in the field of reproductive healthcare	20 years
144	Adolescent reproductive healthcare records	20 years
145	Records of managing and implementing domestic and overseas schemes, projects and programs on reproductive healthcare	20 years
146	Records of managing organizations providing reproductive healthcare services	20 years
147	Records of providing maternal, newborn, and child healthcare services	20 years
148	Records related to maternal and child nutrition	20 years
149	Records related to male and geriatric reproductive healthcare	20 years
150	Records of managing services of safe abortion, prevention and control of reproductive tract infections and cancers, infertility treatment	20 years
X	Group 10. Health insurance materials
151	Records of promulgating the lists of drugs, medical supplies, and technical services covered by health insurance	Permanent
152	Records of developing healthcare system, medical technical professional operations, funding for protection, taking care and improvement of people’s health based on health insurance	Permanent
153	Records submitted to the competent authorities for promulgation of solutions to ensure the Health Insurance Fund balance	Permanent
154	Records of directing and guiding the implementation, inspecting medical facilities, organizations and individuals in complying with the law on health insurance	Permanent
155	Records of reports and statistics on health insurance	Permanent
156	Records of directing and guiding the implementation of the health insurance regimes	Permanent