Quyết định 128/QĐ-VTLTNN Quy trình Chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000

Ngày 01/6/2009, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ra Quyết định 128/QĐ-VTLTNN về việc ban hành Quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo TCVN ISO 9001:2000.

Theo đó, chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Cụ thể, kế hoạch chỉnh lý gồm bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý.

Bên cạnh đó, các bước thực hiện chỉnh lý tài liệu giấy bao gồm: Giao, nhận tài liệu; Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý; Vệ sinh sơ bộ tài liệu; Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại; Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ; Biên mục phiếu tin; Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại;…

Quyết định có hiệu lực từ ngày ký.

Xem chi tiết Quyết định128/QĐ-VTLTNN tại đây