Quyết định 15/2007/QĐ-BTC của Bộ Tài chính về việc ban hành Điều lệ mẫu áp dụng cho các công ty niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán/Trung tâm Giao dịch Chứng khoán
- Tổng hợp lại tất cả các quy định pháp luật còn hiệu lực áp dụng từ văn bản gốc và các văn bản sửa đổi, bổ sung, đính chính…
- Khách hàng chỉ cần xem Nội dung MIX, có thể nắm bắt toàn bộ quy định pháp luật hiện hành còn áp dụng, cho dù văn bản gốc đã qua nhiều lần chỉnh sửa, bổ sung.
thuộc tính Quyết định 15/2007/QĐ-BTC
Cơ quan ban hành: | Bộ Tài chính |
Số công báo: | Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Số công báo. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây! |
Số hiệu: | 15/2007/QĐ-BTC |
Ngày đăng công báo: | Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Ngày đăng công báo. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây! |
Loại văn bản: | Quyết định |
Người ký: | Trần Xuân Hà |
Ngày ban hành: | 19/03/2007 |
Ngày hết hiệu lực: | Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Ngày hết hiệu lực. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây! |
Áp dụng: | |
Tình trạng hiệu lực: | Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Tình trạng hiệu lực. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây! |
Lĩnh vực: | Chứng khoán |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Xem chi tiết Quyết định15/2007/QĐ-BTC tại đây
tải Quyết định 15/2007/QĐ-BTC
QUYẾT ĐỊNH
CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 15/2007/QĐ-BTC NGÀY 19 THÁNG 3 NĂM 2007
VỀ VIỆC BAN HÀNH ĐIỀU LỆ MẪU ÁP DỤNG CHO CÁC CÔNG TY
NIÊM YẾT TRÊN SỞ GIAO DỊCH CHỨNG KHOÁN/TRUNG TÂM
GIAO DỊCH CHỨNG KHOÁN
BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH
Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 của Quốc hội;
Căn cứ Luật Chứng khoán số 70/2006/QH11 ngày 29 tháng 06 năm 2006 của Quốc hội;
Căn cứ Nghị định số 77/2003/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;
Theo đề nghị của Chủ tịch Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Điều lệ mẫu áp dụng cho các công ty niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán/Trung tâm Giao dịch Chứng khoán.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.
Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Chủ tịch Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước, Thủ trưởng các đơn vị liên quan thuộc Bộ Tài chính, các công ty niêm yết, các tổ chức và cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Trần Xuân Hà
ĐIỀU LỆ MẪU
ÁP DỤNG CHO CÁC CÔNG TY NIÊM YẾT TRÊN SỞ GIAO DỊCH
CHỨNG KHOÁN/ TRUNG TÂM GIAO DỊCH CHỨNG KHOÁN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 15/2007/QĐ-BTC
ngày 19 tháng 03 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
Điều lệ các công ty tối thiểu
phải bao gồm các quy định của Điều
lệ mẫu (trừ Điều 27) và không giới hạn
ở những nội dung của Điều lệ mẫu
ĐIỀU LỆ
CÔNG TY CỔ PHẦN
(Tên công ty)
PHẦN MỞ ĐẦU
Điều lệ này được Công ty [khi thành lập Công ty] thông qua hoặc [gắn liền với việc chào bán cổ phiếu lần đầu tiên ra công chúng] hoặc [và cổ đông của Công ty theo nghị quyết hợp lệ của Đại hội đồng cổ đông tổ chức chính thức vào ngày ... tháng ... năm ...]
ĐỊNH NGHĨA CÁC THUẬT NGỮ TRONG ĐIỀU LỆ
Định nghĩa
1. Trong Điều lệ này, những thuật ngữ dưới đây sẽ được hiểu như sau:
a. "Vốn điều lệ" là vốn do tất cả các cổ đông đóng góp và quy định tại Điều 5 của Điều lệ này.
b. "Luật Doanh nghiệp" có nghĩa là Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 được Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 12 năm 2005.
c. "Ngày thành lập" là ngày Công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
d. "Cán bộ quản lý" là Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành, Phó giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc, Kế toán trưởng, và các vị trí quản lý khác trong Công ty được Hội đồng quản trị phê chuẩn.
e. "Người có liên quan" là cá nhân hoặc tổ chức nào được quy định tại Điều 4.17 của Luật Doanh nghiệp.
f. "Thời hạn hoạt động" là thời hạn hoạt động của Công ty được quy định tại Điều 2 của Điều lệ này và thời gian gia hạn (nếu có) được Đại hội đồng cổ đông của Công ty thông qua bằng nghị quyết.
g. "Việt Nam" là nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.
2. Trong Điều lệ này, các tham chiếu tới một hoặc một số quy định hoặc văn bản khác sẽ bao gồm cả những sửa đổi hoặc văn bản thay thế chúng.
3. Các tiêu đề (chương, điều của Điều lệ này) được sử dụng nhằm thuận tiện cho việc hiểu nội dung và không ảnh hưởng tới nội dung của Điều lệ này;
4. Các từ hoặc thuật ngữ đã được định nghĩa trong Luật Doanh nghiệp (nếu không mâu thuẫn với chủ thể hoặc ngữ cảnh) sẽ có nghĩa tương tự trong Điều lệ này.
TÊN, HÌNH THỨC, TRỤ SỞ, CHI NHÁNH, VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN VÀ THỜI HẠN HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
Tên, hình thức, trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và thời hạn hoạt động của Công ty
1. Tên Công ty
o Tên tiếng Việt:
o Tên tiếng Anh:
o Tên giao dịch:
o Tên viết tắt:
2. Công ty là công ty cổ phần có tư cách pháp nhân phù hợp với pháp luật hiện hành của Việt Nam.
3. Trụ sở đăng ký của Công ty là:
o Địa chỉ:
o Điện thoại:
o Fax:
o [E-mail]:
o Website:
4. [Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành là đại diện theo pháp luật của Công ty.]
5. Công ty có thể thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện tại địa bàn kinh doanh để thực hiện các mục tiêu hoạt động của Công ty phù hợp với nghị quyết của Hội đồng quản trị và trong phạm vi luật pháp cho phép.
6. Trừ khi chấm dứt hoạt động trước thời hạn theo Điều 50.2 và Điều 51 hoặc gia hạn hoạt động theo Điều 52 của Điều lệ này, thời hạn hoạt động của Công ty sẽ bắt đầu từ ngày thành lập và là [vô thời hạn] /.... năm.
MỤC TIÊU, PHẠM VI KINH DOANH VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
Mục tiêu hoạt động của Công ty
1. Lĩnh vực kinh doanh của Công ty là ............
2. Mục tiêu hoạt động của Công ty là ............
Phạm vi kinh doanh và hoạt động
1. Công ty được phép lập kế hoạch và tiến hành tất cả các hoạt động kinh doanh theo quy định của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Điều lệ này phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và thực hiện các biện pháp thích hợp để đạt được các mục tiêu của Công ty.
2. Công ty có thể tiến hành hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực khác được pháp luật cho phép và được Hội đồng quản trị phê chuẩn.
VỐN ĐIỀU LỆ, CỔ PHẦN, CỔ ĐÔNG SÁNG LẬP
Vốn điều lệ, cổ phần, cổ đông sáng lập
1. Vốn điều lệ của Công ty là ... VND (bằng chữ)
Tổng số vốn điều lệ của Công ty được chia thành .... cổ phần với mệnh giá là ....
2. Công ty có thể tăng vốn điều lệ khi được Đại hội đồng cổ đông thông qua và phù hợp với các quy định của pháp luật.
3. Các cổ phần của Công ty vào ngày thông qua Điều lệ này bao gồm cổ phần phổ thông, [cổ phần chi phối][cổ phần đặc biệt] và [cổ phần ưu đãi]. Các quyền và nghĩa vụ kèm theo [từng loại] cổ phần được quy định tại Điều 11.
4. Công ty có thể phát hành các loại cổ phần ưu đãi khác sau khi có sự chấp thuận của Đại hội đồng cổ đông và phù hợp với các quy định của pháp luật.
5. [Tên, địa chỉ, số lượng cổ phần và các chi tiết khác về cổ đông sáng lập theo quy định của Luật Doanh nghiệp sẽ được nêu tại phụ lục ... đính kèm. Phụ lục này là một phần của Điều lệ này].
6. Cổ phần phổ thông phải được ưu tiên chào bán cho các cổ đông hiện hữu theo tỷ lệ tương ứng với tỷ lệ sở hữu cổ phần phổ thông của họ trong Công ty, trừ trường hợp Đại hội đồng cổ đông quy định khác. Công ty phải thông báo việc chào bán cổ phần, trong thông báo phải nêu rõ số cổ phần được chào bán và thời hạn đăng ký mua phù hợp (tối thiểu hai mươi ngày làm việc) để cổ đông có thể đăng ký mua. Số cổ phần cổ đông không đăng ký mua hết sẽ do Hội đồng quản trị của Công ty quyết định. Hội đồng quản trị có thể phân phối số cổ phần đó cho các đối tượng theo các điều kiện và cách thức mà Hội đồng quản trị thấy là phù hợp, nhưng không được bán số cổ phần đó theo các điều kiện thuận lợi hơn so với những điều kiện đã chào bán cho các cổ đông hiện hữu, trừ trường hợp Đại hội đồng cổ đông chấp thuận khác hoặc trong trường hợp cổ phần được bán qua Sở Giao dịch Chứng khoán/ Trung tâm Giao dịch Chứng khoán.
7. Công ty có thể mua cổ phần do chính công ty đã phát hành (kể cả cổ phần ưu đãi hoàn lại) theo những cách thức được quy định trong Điều lệ này và pháp luật hiện hành. Cổ phần phổ thông do Công ty mua lại là cổ phiếu quỹ và Hội đồng quản trị có thể chào bán theo những cách thức phù hợp với quy định của Điều lệ này và Luật Chứng khoán và văn bản hướng dẫn liên quan.
8. Công ty có thể phát hành các loại chứng khoán khác khi được Đại hội đồng cổ đông nhất trí thông qua bằng văn bản và phù hợp với quy định của pháp luật về chứng khoán và thị trường chứng khoán.
Chứng chỉ cổ phiếu
1. Cổ đông của Công ty được cấp chứng chỉ hoặc chứng nhận cổ phiếu tương ứng với số cổ phần và loại cổ phần sở hữu, trừ trường hợp quy định tại Khoản 7 của Điều 6.
2. Chứng chỉ cổ phiếu phải có dấu của Công ty và chữ ký của đại diện theo pháp luật của Công ty theo các quy định tại Luật Doanh nghiệp. Chứng chỉ cổ phiếu phải ghi rõ số lượng và loại cổ phiếu mà cổ đông nắm giữ, họ và tên người nắm giữ (nếu là cổ phiếu ghi danh) và các thông tin khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Mỗi chứng chỉ cổ phiếu ghi danh chỉ đại diện cho một loại cổ phần.
3. Trong thời hạn ... kể từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ đề nghị chuyển quyền sở hữu cổ phần theo quy định của Công ty hoặc trong thời hạn hai tháng (hoặc có thể lâu hơn theo điều khoản phát hành quy định) kể từ ngày thanh toán đầy đủ tiền mua cổ phần theo như quy định tại phương án phát hành cổ phiếu của Công ty, người sở hữu số cổ phần sẽ được cấp chứng chỉ cổ phiếu. Người sở hữu cổ phần không phải trả cho công ty chi phí in chứng chỉ cổ phiếu hoặc bất kỳ một khoản phí gì.
4. Trường hợp chỉ chuyển nhượng một số cổ phần ghi danh trong một chứng chỉ cổ phiếu ghi danh, chứng chỉ cũ sẽ bị huỷ bỏ và chứng chỉ mới ghi nhận số cổ phần còn lại sẽ được cấp miễn phí.
5. Trường hợp chứng chỉ cổ phiếu ghi danh bị hỏng hoặc bị tẩy xoá hoặc bị đánh mất, mất cắp hoặc bị tiêu huỷ, người sở hữu cổ phiếu ghi danh đó có thể yêu cầu được cấp chứng chỉ cổ phiếu mới với điều kiện phải đưa ra bằng chứng về việc sở hữu cổ phần và thanh toán mọi chi phí liên quan cho Công ty.
6. Người sở hữu chứng chỉ cổ phiếu vô danh phải tự chịu trách nhiệm về việc bảo quản chứng chỉ và công ty sẽ không chịu trách nhiệm trong các trường hợp chứng chỉ này bị mất cắp hoặc bị sử dụng với mục đích lừa đảo.
Chứng chỉ chứng khoán khác
Chứng chỉ trái phiếu hoặc các chứng chỉ chứng khoán khác của Công ty (trừ các thư chào bán, các chứng chỉ tạm thời và các tài liệu tương tự), sẽ được phát hành có dấu và chữ ký mẫu của đại diện theo pháp luật của Công ty, trừ trường hợp mà các điều khoản và điều kiện phát hành quy định khác.
Chuyển nhượng cổ phần
1. Tất cả các cổ phần đều có thể được tự do chuyển nhượng trừ khi Điều lệ này và pháp luật có quy định khác. Cổ phiếu niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán/ Trung tâm Giao dịch Chứng khoán sẽ được chuyển nhượng theo các quy định của pháp luật về chứng khoán và thị trường chứng khoán của Sở Giao dịch Chứng khoán/ Trung tâm Giao dịch Chứng khoán.
2. Cổ phần chưa được thanh toán đầy đủ không được chuyển nhượng và hưởng cổ tức.
Thu hồi cổ phần
1. Trường hợp cổ đông không thanh toán đầy đủ và đúng hạn số tiền phải trả mua cổ phiếu, Hội đồng quản trị thông báo và có quyền yêu cầu cổ đông đó thanh toán số tiền còn lại cùng với lãi suất trên khoản tiền đó và những chi phí phát sinh do việc không thanh toán đầy đủ gây ra cho Công ty theo quy định.
2. Thông báo thanh toán nêu trên phải ghi rõ thời hạn thanh toán mới (tối thiếu là bảy ngày kể từ ngày gửi thông báo), địa điểm thanh toán và thông báo phải ghi rõ trường hợp không thanh toán theo đúng yêu cầu, số cổ phần chưa thanh toán hết sẽ bị thu hồi.
3. Trường hợp các yêu cầu trong thông báo nêu trên không được thực hiện, trước khi thanh toán đầy đủ tất cả các khoản phải nộp, các khoản lãi và các chi phí liên quan, Hội đồng quản trị có quyền thu hồi số cổ phần đó. Hội đồng quản trị có thể chấp nhận việc giao nộp các cổ phần bị thu hồi theo quy định tại các Khoản 4, 5 và 6 và trong các trường hợp khác được quy định tại Điều lệ này.
CƠ CẤU TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ KIỂM SOÁT
Cơ cấu tổ chức quản lý
Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty bao gồm:
a. Đại hội đồng cổ đông;
b. Hội đồng quản trị;
c. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành;
d. Ban kiểm soát.
CỔ ĐÔNG VÀ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Quyền của cổ đông
1. Cổ đông là người chủ sở hữu Công ty, có các quyền và nghĩa vụ tương ứng theo số cổ phần và loại cổ phần mà họ sở hữu. Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của Công ty trong phạm vi số vốn đã góp vào Công ty.
2. Người nắm giữ cổ phần phổ thông có các quyền sau:
a. Tham gia các Đại hội đồng cổ đông và thực hiện quyền biểu quyết trực tiếp hoặc thông qua đại diện được uỷ quyền;
b. Nhận cổ tức;
c. Tự do chuyển nhượng cổ phần đã được thanh toán đầy đủ theo quy định của Điều lệ này và pháp luật hiện hành;
d. Được ưu tiên mua cổ phiếu mới chào bán tương ứng với tỷ lệ cổ phần phổ thông mà họ sở hữu;
e. Kiểm tra các thông tin liên quan đến cổ đông trong danh sách cổ đông đủ tư cách tham gia Đại hội đồng cổ đông và yêu cầu sửa đổi các thông tin không chính xác;
f. Xem xét, tra cứu, trích lục hoặc sao chụp Điều lệ công ty, sổ biên bản họp Đại hội đồng cổ đông và các nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông;
g. Trường hợp Công ty giải thể, được nhận một phần tài sản còn lại tương ứng với số cổ phần góp vốn vào công ty sau khi Công ty đã thanh toán cho chủ nợ và các cổ đông loại khác theo quy định của pháp luật;
h. Yêu cầu Công ty mua lại cổ phần của họ trong các trường hợp quy định tại Điều 90.1 của Luật Doanh nghiệp;
i. Các quyền khác theo quy định của Điều lệ này và pháp luật.
[Các quyền đối với các loại cổ phần khác.]
b. Yêu cầu triệu tập Đại hội đồng cổ đông;
c. Kiểm tra và nhận bản sao hoặc bản trích dẫn danh sách các cổ đông có quyền tham dự và bỏ phiếu tại Đại hội đồng cổ đông.
d. Yêu cầu Ban kiểm soát kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết. Yêu cầu phải thể hiện bằng văn bản; phải có họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với cổ đông là cá nhân; tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số quyết định thành lập hoặc số đăng ký kinh doanh đối với cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần và thời điểm đăng ký cổ phần của từng cổ đông, tổng số cổ phần của cả nhóm cổ đông và tỷ lệ sở hữu trong tổng số cổ phần của công ty; vấn đề cần kiểm tra, mục đích kiểm tra;
e. Các quyền khác được quy định tại Điều lệ này.
Nghĩa vụ của cổ đông
Cổ đông có nghĩa vụ sau:
1. Tuân thủ Điều lệ Công ty và các quy chế của Công ty; chấp hành quyết định của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị;
2. Thanh toán tiền mua cổ phần đã đăng ký mua theo quy định;
3. Cung cấp địa chỉ chính xác khi đăng ký mua cổ phần;
4. Hoàn thành các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành;
5. Chịu trách nhiêm cá nhân khi nhân danh công ty dưới mọi hình thức để thực hiện một trong các hành vi sau đây:
a. Vi phạm pháp luật;
b. Tiến hành kinh doanh và các giao dịch khác để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
c. Thanh toán các khoản nợ chưa đến hạn trước nguy cơ tài chính có thể xảy ra đối với công ty.
Đại hội đồng cổ đông
1. Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty. Đại hội cổ đông thường niên được tổ chức mỗi năm một lần. Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn bốn tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
2. Hội đồng quản trị tổ chức triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và lựa chọn địa điểm phù hợp. Đại hội đồng cổ đông thường niên quyết định những vấn đề theo quy định của pháp luật và Điều lệ Công ty, đặc biệt thông qua các báo cáo tài chính hàng năm và ngân sách tài chính cho năm tài chính tiếp theo. Các kiểm toán viên độc lập được mời tham dự đại hội để tư vấn cho việc thông qua các báo cáo tài chính hàng năm.
3. Hội đồng quản trị phải triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường trong các trường hợp sau:
a. Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của Công ty;
b. Bảng cân đối kế toán hàng năm, các báo cáo quý hoặc nửa năm hoặc báo cáo kiểm toán của năm tài chính phản ánh vốn điều lệ đã bị mất một nửa;
f. Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
4. Triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường
Trong trường hợp này, cổ đông hoặc nhóm cổ đông triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông có thể đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh giám sát việc triệu tập và tiến hành họp nếu xét thấy cần thiết.
d. Tất cả chi phí cho việc triệu tập và tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông sẽ được công ty hoàn lại. Chi phí này không bao gồm những chi phí do cổ đông chi tiêu khi tham dự Đại hội đồng cổ đông, kể cả chi phí ăn ở và đi lại.
Quyền và nhiệm vụ của Đại hội đồng cổ đông
1. Đại hội đồng cổ đông thường niên có quyền thảo luận và thông qua:
a. Báo cáo tài chính kiểm toán hàng năm;
b. Báo cáo của Ban kiểm soát;
c. Báo cáo của Hội đồng quản trị;
d. Kế hoạch phát triển ngắn hạn và dài hạn của Công ty.
a. Thông qua các báo cáo tài chính hàng năm;
b. Mức cổ tức thanh toán hàng năm cho mỗi loại cổ phần phù hợp với Luật Doanh nghiệp và các quyền gắn liền với loại cổ phần đó. Mức cổ tức này không cao hơn mức mà Hội đồng quản trị đề nghị sau khi đã tham khảo ý kiến các cổ đông tại Đại hội đồng cổ đông;
c. Số lượng thành viên của Hội đồng quản trị;
d. Lựa chọn công ty kiểm toán;
e. Bầu, bãi miễn và thay thế thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát và phê chuẩn việc Hội đồng quản trị bổ nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành;
f. Tổng số tiền thù lao của các thành viên Hội đồng quản trị và Báo cáo tiền thù lao của Hội đồng quản trị;
g. Bổ sung và sửa đổi Điều lệ Công ty;
h. Loại cổ phần và số lượng cổ phần mới sẽ được phát hành cho mỗi loại cổ phần, và việc chuyển nhượng cổ phần của thành viên sáng lập trong vòng ba năm đầu tiên kể từ Ngày thành lập;
i. Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi Công ty;
j. Tổ chức lại và giải thể (thanh lý) Công ty và chỉ định người thanh lý;
k. Kiểm tra và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát gây thiệt hại cho Công ty và các cổ đông của Công ty;
l. Quyết định giao dịch bán tài sản Công ty hoặc chi nhánh hoặc giao dịch mua có giá trị từ 50% trở lên tổng giá trị tài sản của Công ty và các chi nhánh của Công ty được ghi trong báo cáo tài chính đã được kiểm toán gần nhất;
m. Công ty mua lại hơn 10% một loại cổ phần phát hành;
n. Việc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành đồng thời làm Chủ tịch Hội đồng quản trị;
o. Công ty hoặc các chi nhánh của Công ty ký kết hợp đồng với những người được quy định tại Điều 120.1 của Luật Doanh nghiệp với giá trị bằng hoặc lớn hơn 20% tổng giá trị tài sản của Công ty và các chi nhánh của Công ty được ghi trong báo cáo tài chính đã được kiểm toán gần nhất;
p. Các vấn đề khác theo quy định của Điều lệ này và các quy chế khác của Công ty;
3. Cổ đông không được tham gia bỏ phiếu trong các trường hợp sau đây:
a. Các hợp đồng quy định tại Điều 14.2 Điều lệ này khi cổ đông đó hoặc người có liên quan tới cổ đông đó là một bên của hợp đồng;
b. Việc mua cổ phần của cổ đông đó hoặc của người có liên quan tới cổ đông đó.
4. Tất cả các nghị quyết và các vấn đề đã được đưa vào chương trình họp phải được đưa ra thảo luận và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông.
Các đại diện được ủy quyền
1. Các cổ đông có quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông theo luật pháp có thể trực tiếp tham dự hoặc uỷ quyền cho đại diện của mình tham dự. Trường hợp có nhiều hơn một người đại diện theo ủy quyền được cử thì phải xác định cụ thể số cổ phần và số phiếu bầu của mỗi người đại diện.
2. Việc uỷ quyền cho người đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản theo mẫu của công ty và phải có chữ ký theo quy định sau đây:
a. Trường hợp cổ đông cá nhân là người uỷ quyền thì phải có chữ ký của cổ đông đó và người được uỷ quyền dự họp;
b. Trường hợp người đại diện theo uỷ quyền của cổ đông là tổ chức là người uỷ quyền thì phải có chữ ký của người đại diện theo uỷ quyền, người đại diện theo pháp luật của cổ đông và người được uỷ quyền dự họp;
c. Trong trường hợp khác thì phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của cổ đông và người được uỷ quyền dự họp.
Người được uỷ quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải nộp văn bản uỷ quyền trước khi vào phòng họp.
4. Trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 15, phiếu biểu quyết của người được uỷ quyền dự họp trong phạm vi được uỷ quyền vẫn có hiệu lực khi có một trong các trường hợp sau đây:
a. Người uỷ quyền đã chết, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;
b. Người uỷ quyền đã huỷ bỏ việc chỉ định uỷ quyền;
c. Người uỷ quyền đã huỷ bỏ thẩm quyền của người thực hiện việc uỷ quyền.
Điều khoản này sẽ không áp dụng trong trường hợp Công ty nhận được thông báo về một trong các sự kiện trên bốn mươi tám giờ trước giờ khai mạc cuộc họp Đại hội đồng cổ đông hoặc trước khi cuộc họp được triệu tập lại.
Thay đổi các quyền
1. Các quyết định của Đại hội đồng cổ đông (trong các trường hợp quy định tại Điều 14.2 liên quan đến vốn cổ phần của Công ty được chia thành các loại cổ phần khác nhau) về việc thay đổi hoặc huỷ bỏ các quyền đặc biệt gắn liền với từng loại cổ phần sẽ chỉ được thông qua khi có sự nhất trí bằng văn bản của những người nắm giữ ít nhất 75% quyền biểu quyết của cổ phần đã phát hành loại đó.
2. Việc tổ chức một cuộc họp như trên chỉ có giá trị khi có tối thiểu hai cổ đông (hoặc đại diện được ủy quyền của họ) và nắm giữ tối thiểu một phần ba giá trị mệnh giá của các cổ phần loại đó đã phát hành. Trường hợp không có đủ số đại biểu như nêu trên thì sẽ tổ chức họp lại trong vòng ba mươi ngày sau đó và những người nắm giữ cổ phần thuộc loại đó (không phụ thuộc vào số lượng người và số cổ phần) có mặt trực tiếp hoặc thông qua đại diện được uỷ quyền đều được coi là đủ số lượng đại biểu yêu cầu. Tại các cuộc họp riêng biệt nêu trên, những người nắm giữ cổ phần thuộc loại đó có mặt trực tiếp hoặc qua người đại diện đều có thể yêu cầu bỏ phiếu kín và mỗi người khi bỏ phiếu kín đều có một lá phiếu cho mỗi cổ phần sở hữu thuộc loại đó.
3. Thủ tục tiến hành các cuộc họp riêng biệt như vậy được thực hiện tương tự với các quy định tại Điều 18 và Điều 20.
4. Trừ khi các điều khoản phát hành cổ phần quy định khác, các quyền đặc biệt gắn liền với các loại cổ phần có quyền ưu đãi đối với một số hoặc tất cả các vấn đề liên quan đến chia sẻ lợi nhuận hoặc tài sản của Công ty sẽ không bị thay đổi khi Công ty phát hành thêm các cổ phần cùng loại.
Triệu tập Đại hội đồng cổ đông, chương trình họp, và thông báo họp Đại hội đồng cổ đông
1. Hội đồng quản trị triệu tập Đại hội đồng cổ đông, hoặc Đại hội đồng cổ đông được triệu tập theo các trường hợp quy định tại Điều 13.4b hoặc Điều 13.4c.
2. Người triệu tập Đại hội đồng cổ đông phải thực hiện những nhiệm vụ sau đây:
a. Chuẩn bị danh sách các cổ đông đủ điều kiện tham gia và biểu quyết tại đại hội trong vòng ba mươi ngày trước ngày bắt đầu tiến hành Đại hội đồng cổ đông; chương trình họp, và các tài liệu theo quy định phù hợp với luật pháp và các quy định của Công ty;
b. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức đại hội;
c. Thông báo và gửi thông báo họp Đại hội đồng cổ đông cho tất cả các cổ đông có quyền dự họp.
5. Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông có quyền từ chối những đề xuất liên quan đến Khoản 4 của Điều 17 trong các trường hợp sau:
a. Đề xuất được gửi đến không đúng thời hạn hoặc không đủ, không đúng nội dung;
b. Vào thời điểm đề xuất, cổ đông hoặc nhóm cổ đông không có đủ ít nhất 5% cổ phần phổ thông trong thời gian liên tục ít nhất sáu tháng [hoặc tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ];
c. Vấn đề đề xuất không thuộc phạm vi thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông bàn bạc và thông qua.
d. [Các trường hợp khác].
6. Hội đồng quản trị phải chuẩn bị dự thảo nghị quyết cho từng vấn đề trong chương trình họp.
7. Trường hợp tất cả cổ đông đại diện 100% số cổ phần có quyền biểu quyết trực tiếp tham dự hoặc thông qua đại diện được uỷ quyền tại Đại hội đồng cổ đông, những quyết định được Đại hội đồng cổ đông nhất trí thông qua đều được coi là hợp lệ kể cả trong trường hợp việc triệu tập Đại hội đồng cổ đông không theo đúng thủ tục hoặc nội dung biểu quyết không có trong chương trình.
Các điều kiện tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông
1. Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện cho ít nhất 65% cổ phần có quyền biểu quyết.
2. Trường hợp không có đủ số lượng đại biểu cần thiết trong vòng ba mươi phút kể từ thời điểm ấn định khai mạc đại hội, đại hội phải được triệu tập lại trong vòng ba mươi ngày kể từ ngày dự định tổ chức Đại hội đồng cổ đông lần thứ nhất. Đại hội đồng cổ đông triệu tập lại chỉ được tiến hành khi có thành viên tham dự là các cổ đông và những đại diện được uỷ quyền dự họp đại diện cho ít nhất 51% cổ phần có quyền biểu quyết.
3. Trường hợp đại hội lần thứ hai không được tiến hành do không có đủ số đại biểu cần thiết trong vòng ba mươi phút kể từ thời điểm ấn định khai mạc đại hội, Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba có thể được triệu tập trong vòng hai mươi ngày kể từ ngày dự định tiến hành đại hội lần hai, và trong trường hợp này đại hội được tiến hành không phụ thuộc vào số lượng cổ đông hay đại diện uỷ quyền tham dự và được coi là hợp lệ và có quyền quyết định tất cả các vấn đề mà Đại hội đồng cổ đông lần thứ nhất có thể phê chuẩn.
4. Theo đề nghị Chủ tọa Đại hội đồng cổ đông có quyền thay đổi chương trình họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp theo quy định tại Điều 17.3 của Điều lệ này.
Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông
1. Vào ngày tổ chức Đại hội đồng cổ đông, Công ty phải thực hiện thủ tục đăng ký cổ đông và phải thực hiện việc đăng ký cho đến khi các cổ đông có quyền dự họp có mặt đăng ký hết.
2. Khi tiến hành đăng ký cổ đông, Công ty sẽ cấp cho từng cổ đông hoặc đại diện được uỷ quyền có quyền biểu quyết một thẻ biểu quyết, trên đó có ghi số đăng ký, họ và tên của cổ đông, họ và tên đại diện được uỷ quyền và số phiếu biểu quyết của cổ đông đó. Khi tiến hành biểu quyết tại đại hội, số thẻ ủng hộ nghị quyết được thu trước, số thẻ phản đối nghị quyết được thu sau, cuối cùng đếm tổng số phiếu tán thành hay phản đối để quyết định. Tổng số phiếu ủng hộ, phản đối từng vấn đề hoặc bỏ phiếu trắng, sẽ được Chủ toạ thông báo ngay sau khi tiến hành biểu quyết vấn đề đó. Đại hội sẽ tự chọn trong số đại biểu những người chịu trách nhiệm kiểm phiếu hoặc giám sát kiểm phiếu và nếu đại hội không chọn thì Chủ tọa sẽ chọn những người đó. Số thành viên của ban kiểm phiếu không quá ba người.
3. Cổ đông đến dự Đại hội đồng cổ đông muộn có quyền đăng ký ngay và sau đó có quyền tham gia và biểu quyết ngay tại đại hội. Chủ toạ không có trách nhiệm dừng đại hội để cho cổ đông đến muộn đăng ký và hiệu lực của các đợt biểu quyết đã tiến hành trước khi cổ đông đến muộn tham dự sẽ không bị ảnh hưởng.
4. Đại hội đồng cổ đông sẽ do Chủ tịch Hội đồng quản trị chủ trì, trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt thì Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc là người được Đại hội đồng cổ đông bầu ra sẽ chủ trì. Trường hợp không ai trong số họ có thể chủ trì đại hội, thành viên Hội đồng quản trị chức vụ cao nhất có mặt sẽ tổ chức họp để bầu ra Chủ tọa của Đại hội đồng cổ đông, Chủ tọa không nhất thiết phải là thành viên Hội đồng quản trị. Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc Chủ tọa được Đại hội đồng cổ đông bầu ra đề cử một thư ký để lập biên bản đại hội. Trường hợp bầu Chủ tọa, tên Chủ tọa được đề cử và số phiếu bầu cho Chủ tọa phải được công bố.
5. Quyết định của Chủ toạ về trình tự, thủ tục hoặc các sự kiện phát sinh ngoài chương trình của Đại hội đồng cổ đông sẽ mang tính phán quyết cao nhất.
7. Trường hợp chủ tọa hoãn hoặc tạm dừng Đại hội đồng cổ đông trái với quy định tại khoản 6 Điều 19, Đại hội đồng cổ đông bầu một người khác trong só những thành viên tham dự để thay thế chủ tọa điều hành cuộc họp cho đến lúc kết thúc và hiệu lực các biểu quyết tại cuộc họp đó không bị ảnh hưởng.
8. Chủ toạ của đại hội hoặc Thư ký đại hội có thể tiến hành các hoạt động mà họ thấy cần thiết để điều khiển Đại hội đồng cổ đông một cách hợp lệ và có trật tự; hoặc để đại hội phản ánh được mong muốn của đa số tham dự.
9. Hội đồng quản trị có thể yêu cầu các cổ đông hoặc đại diện được uỷ quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông chịu sự kiểm tra hoặc các biện pháp an ninh mà Hội đồng quản trị cho là thích hợp. Trường hợp có cổ đông hoặc đại diện được uỷ quyền không chịu tuân thủ những quy định về kiểm tra hoặc các biện pháp an ninh nói trên, Hội đồng quản trị sau khi xem xét một cách cẩn trọng có thể từ chối hoặc trục xuất cổ đông hoặc đại diện nói trên tham gia Đại hội.
10. Hội đồng quản trị, sau khi đã xem xét một cách cẩn trọng, có thể tiến hành các biện pháp được Hội đồng quản trị cho là thích hợp để:
a. Điều chỉnh số người có mặt tại địa điểm chính họp Đại hội đồng cổ đông;
b. Bảo đảm an toàn cho mọi người có mặt tại địa điểm đó;
c. Tạo điều kiện cho cổ đông tham dự (hoặc tiếp tục tham dự) đại hội.
Hội đồng quản trị có toàn quyền thay đổi những biện pháp nêu trên và áp dụng tất cả các biện pháp nếu Hội đồng quản trị thấy cần thiết. Các biện pháp áp dụng có thể là cấp giấy vào cửa hoặc sử dụng những hình thức lựa chọn khác.
11. Trong trường hợp tại Đại hội đồng cổ đông có áp dụng các biện pháp nói trên, Hội đồng quản trị khi xác định địa điểm đại hội có thể:
a. Thông báo rằng đại hội sẽ được tiến hành tại địa điểm ghi trong thông báo và chủ toạ đại hội sẽ có mặt tại đó ("Địa điểm chính của đại hội");
b. Bố trí, tổ chức để những cổ đông hoặc đại diện được uỷ quyền không dự họp được theo Điều khoản này hoặc những người muốn tham gia ở địa điểm khác với Địa điểm chính của đại hội có thể đồng thời tham dự đại hội;
Thông báo về việc tổ chức đại hội không cần nêu chi tiết những biện pháp tổ chức theo Điều khoản này.
12. Trong Điều lệ này (trừ khi hoàn cảnh yêu cầu khác), mọi cổ đông sẽ được coi là tham gia đại hội ở Địa điểm chính của đại hội.
Hàng năm Công ty phải tổ chức Đại hội đồng cổ đông ít nhất một lần. Đại hội đồng cổ đông thường niên không được tổ chức dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản.
Thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông
1. Trừ trường hợp quy định tại Khoản 2 của Điều 20, các quyết định của Đại hội đồng cổ đông về các vấn đề sau đây sẽ được thông qua khi có từ 65% trở lên tổng số phiếu bầu của các cổ đông có quyền biểu quyết có mặt trực tiếp hoặc thông qua đại diện được ủy quyền có mặt tại Đại hội đồng cổ đông.
a. Thông qua báo cáo tài chính hàng năm;
b. Kế hoạch phát triển ngắn và dài hạn của công ty
c. Bầu, bãi miễn và thay thế thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát và phê chuẩn việc Hội đồng quản trị bổ nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành.
Thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông
1. Hội đồng quản trị có quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông bất cứ lúc nào nếu xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;
2. Hội đồng quản trị phải chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo quyết định của Đại hội đồng cổ đông và các tài liệu giải trình dự thảo quyết định. Phiếu lấy ý kiến kèm theo dự thảo quyết định và tài liệu giải trình phải được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ thường trú của từng cổ đông;
3. Phiếu lấy ý kiến phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a. Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh của công ty;
b. Mục đích lấy ý kiến;
c. Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của cổ đông là cá nhân; tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số quyết định thành lập hoặc số đăng ký kinh doanh của cổ đông hoặc đại diện theo uỷ quyền của cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần của từng loại và số phiếu biểu quyết của cổ đông;
d. Vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua quyết định;
e. Phương án biểu quyết bao gồm tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
f. Thời hạn phải gửi về công ty phiếu lấy ý kiến đã được trả lời;
g. Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị và người đại diện theo pháp luật của công ty;
4. Phiếu lấy ý kiến đã được trả lời phải có chữ ký của cổ đông là cá nhân, của người đại diện theo uỷ quyền hoặc người đại diện theo pháp luật của cổ đông là tổ chức.
Phiếu lấy ý kiến gửi về công ty phải được đựng trong phong bì dán kín và không ai được quyền mở trước khi kiểm phiếu. Các phiếu lấy ý kiến gửi về công ty sau thời hạn đã xác định tại nội dung phiếu lấy ý kiến hoặc đã bị mở đều không hợp lệ;
5. Hội đồng quản trị kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới sự chứng kiến của Ban kiểm soát hoặc của cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý công ty. Biên bản kiểm phiếu phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a. Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh;
b. Mục đích và các vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua quyết định;
c. Số cổ đông với tổng số phiếu biểu quyết đã tham gia biểu quyết, trong đó phân biệt số phiếu biểu quyết hợp lệ và số biểu quyết không hợp lệ, kèm theo phụ lục danh sách cổ đông tham gia biểu quyết;
d. Tổng số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến đối với từng vấn đề;
e. Các quyết định đã được thông qua;
f. Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị, người đại diện theo pháp luật của công ty và của người giám sát kiểm phiếu.
Các thành viên Hội đồng quản trị và người giám sát kiểm phiếu phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của biên bản kiểm phiếu; liên đới chịu trách nhiệm về các thiệt hại phát sinh từ các quyết định được thông qua do kiểm phiếu không trung thực, không chính xác;
6. Biên bản kết quả kiểm phiếu phải được gửi đến các cổ đông trong thời vòng mười lăm ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu;
7. Phiếu lấy ý kiến đã được trả lời, biên bản kiểm phiếu, toàn văn nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo phiếu lấy ý kiến đều phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty;
8. Quyết định được thông qua theo hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản có giá trị như quyết định được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông
Người chủ trì Đại hội đồng cổ đông chịu trách nhiệm tổ chức lưu trữ các biên bản Đại hội đồng cổ đông và gửi cho tất cả các cổ đông trong vòng 15 ngày khi Đại hội đồng cổ đông kết thúc. Biên bản Đại hội đồng cổ đông được coi là bằng chứng xác thực về những công việc đã được tiến hành tại Đại hội đồng cổ đông trừ khi có ý kiến phản đối về nội dung biên bản được đưa ra theo đúng thủ tục quy định trong vòng mười ngày kể từ khi gửi biên bản. Biên bản phải được lập bằng tiếng Việt, có chữ ký xác nhận của Chủ tọa đại hội và Thư ký, và được lập theo quy định của Luật Doanh nghiệp và tại Điều lệ này. Các bản ghi chép, biên bản, sổ chữ ký của các cổ đông dự họp và văn bản uỷ quyền tham dự phải được lưu giữ tại trụ sở chính của Công ty.
Yêu cầu hủy bỏ quyết định của Đại hội đồng cổ đông
Trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày nhận được biên bản họp Đại hội đồng cổ đông hoặc biên bản kết quả kiểm phiếu lấy ý kiến Đại hội đồng cổ đông, cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Ban kiểm soát có quyền yêu cầu Toà án hoặc Trọng tài xem xét, huỷ bỏ quyết định của Đại hội đồng cổ đông trong các trường hợp sau đây:
1. Trình tự và thủ tục triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông không thực hiện đúng theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty;
2. Trình tự, thủ tục ra quyết định và nội dung quyết định vi phạm pháp luật hoặc Điều lệ công ty.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Thành phần và nhiệm kỳ của thành viên Hội đồng quản trị
1. Số lượng thành viên Hội đồng quản trị ít nhất là năm (05) người và nhiều nhất là mười một (11) người. Nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị là năm (05) năm. Nhiệm kỳ của thành viên Hội đồng quản trị không quá năm (05) năm; thành viên Hội đồng quản trị có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Tổng số thành viên Hội đồng quản trị độc lập không điều hành phải chiếm ít nhất một phần ba tổng số thành viên Hội đồng quản trị.
2. ... thành viên của Hội đồng quản trị do các cổ đông sáng lập đề cử theo tỷ lệ sở hữu cổ phần của từng cổ đông sáng lập. Các cổ đông sáng lập được quyền gộp tỷ lệ sở hữu cổ phần vào với nhau để bỏ phiếu đề cử các thành viên Hội đồng quản trị.
3. Các cổ đông nắm giữ tối thiểu [5%] số cổ phần có quyền biểu quyết trong thời hạn liên tục ít nhất sáu tháng [hoặc tỷ lệ khác nhỏ hơn 10% quy định tại Điều lệ] có quyền gộp số quyền biểu quyết của từng người lại với nhau để đề cử các ứng viên Hội đồng quản trị. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông nắm giữ đến dưới 10% số cổ phần có quyền biểu quyết trong thời hạn liên tục ít nhất sáu tháng được đề cử một thành viên; từ 10% đến dưới 30% được đề cử hai thành viên; từ 30% đến dưới 50% được đề cử ba thành viên; từ 50% đến dưới 65% được đề cử bốn thành viên và nếu từ 65% trở lên được đề cử đủ số ứng viên.
4. Trường hợp số lượng các ứng viên Hội đồng quản trị thông qua đề cử và ứng cử vẫn không đủ số lượng cần thiết, Hội đồng quản trị đương nhiệm có thể đề cử thêm ứng cử viên hoặc tổ chức đề cử theo một cơ chế do công ty quy định. Cơ chế đề cử hay cách thức Hội đồng quản trị đương nhiệm đề cử ứng cử viên Hội đồng quản trị phải được công bố rõ ràng và phải được Đại hội đồng cổ đông thông qua trước khi tiến hành đề cử
5. Thành viên Hội đồng quản trị sẽ không còn tư cách thành viên Hội đồng quản trị trong các trường hợp sau:
a. Thành viên đó không đủ tư cách làm thành viên Hội đồng quản trị theo quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc bị luật pháp cấm không được làm thành viên Hội đồng quản trị;
b. Thành viên đó gửi đơn bằng văn bản xin từ chức đến trụ sở chính của Công ty;
c. Thành viên đó bị rối loạn tâm thần và thành viên khác của Hội đồng quản trị có những bằng chứng chuyên môn chứng tỏ người đó không còn năng lực hành vi;
d. Thành viên đó vắng mặt không tham dự các cuộc họp của Hội đồng quản trị liên tục trong vòng sáu tháng, và trong thời gian này Hội đồng quản trị không cho phép thành viên đó vắng mặt và đã phán quyết rằng chức vụ của người này bị bỏ trống;
e. Thành viên đó bị cách chức thành viên Hội đồng quản trị theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
6. Hội đồng quản trị có thể bổ nhiệm thành viên Hội đồng quản trị mới để thay thế chỗ trống phát sinh và thành viên mới này phải được chấp thuận tại Đại hội đồng cổ đông ngay tiếp sau đó. Sau khi được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận, việc bổ nhiệm thành viên mới đó sẽ được coi là có hiệu lực vào ngày được Hội đồng quản trị bổ nhiệm.
7. Việc bổ nhiệm các thành viên Hội đồng quản trị phải được thông báo theo các quy định của pháp luật về chứng khoán và thị trường chứng khoán.
8. Thành viên Hội đồng quản trị không nhất thiết phải là người nắm giữ cổ phần của Công ty.
Quyền hạn và nhiệm vụ của Hội đồng quản trị
1. Hoạt động kinh doanh và các công việc của Công ty phải chịu sự quản lý hoặc chỉ đạo thực hiện của Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông.
2. Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành và các cán bộ quản lý khác.
3. Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị do luật pháp, Điều lệ, các quy chế nội bộ của Công ty và quyết định của Đại hội đồng cổ đông quy định. Cụ thể, Hội đồng quản trị có những quyền hạn và nhiệm vụ sau:
a. Quyết định kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh và ngân sách hàng năm;
b. Xác định các mục tiêu hoạt động trên cơ sở các mục tiêu chiến lược được Đại hội đồng cổ đông thông qua;
c. Bổ nhiệm và bãi nhiệm các cán bộ quản lý công ty theo đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành và quyết định mức lương của họ;
d. Quyết định cơ cấu tổ chức của Công ty;
e. Giải quyết các khiếu nại của Công ty đối với cán bộ quản lý cũng như quyết định lựa chọn đại diện của Công ty để giải quyết các vấn đề liên quan tới các thủ tục pháp lý chống lại cán bộ quản lý đó;
f. Đề xuất các loại cổ phiếu có thể phát hành và tổng số cổ phiếu phát hành theo từng loại;
g. Đề xuất việc phát hành trái phiếu, trái phiếu chuyển đổi thành cổ phiếu và các chứng quyền cho phép người sở hữu mua cổ phiếu theo mức giá định trước;
h. Quyết định giá chào bán trái phiếu, cổ phiếu và các chứng khoán chuyển đổi;
i. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành hay cán bộ quản lý hoặc người đại diện của Công ty khi Hội đồng quản trị cho rằng đó là vì lợi ích tối cao của Công ty. Việc bãi nhiệm nói trên không được trái với các quyền theo hợp đồng của những người bị bãi nhiệm (nếu có);
j. Đề xuất mức cổ tức hàng năm và xác định mức cổ tức tạm thời; tổ chức việc chi trả cổ tức;
k. Đề xuất việc tái cơ cấu lại hoặc giải thể Công ty.
4. Những vấn đề sau đây phải được Hội đồng quản trị phê chuẩn:
a. Thành lập chi nhánh hoặc các văn phòng đại diện của Công ty;
b. Thành lập các công ty con của Công ty;
c. Trong phạm vi quy định tại Điều 108.2 của Luật Doanh nghiệp và trừ trường hợp quy định tại Điều 120.3 Luật Doanh nghiệp phải do Đại hội đồng cổ đông phê chuẩn, Hội đồng quản trị tùy từng thời điểm quyết định việc thực hiện, sửa đổi và huỷ bỏ các hợp đồng lớn của Công ty (bao gồm các hợp đồng mua, bán, sáp nhập, thâu tóm công ty và liên doanh);
d. Chỉ định và bãi nhiệm những người được Công ty uỷ nhiệm là đại diện thương mại và Luật sư của Công ty;
e. Việc vay nợ và việc thực hiện các khoản thế chấp, bảo đảm, bảo lãnh và bồi thường của Công ty;
f. Các khoản đầu tư không nằm trong kế hoạch kinh doanh và ngân sách vượt quá ........ đồng Việt Nam hoặc các khoản đầu tư vượt quá 10% giá trị kế hoạch và ngân sách kinh doanh hàng năm;
g. Việc mua hoặc bán cổ phần của những công ty khác được thành lập ở Việt Nam hay nước ngoài;
h. Việc định giá các tài sản góp vào Công ty không phải bằng tiền liên quan đến việc phát hành cổ phiếu hoặc trái phiếu của Công ty, bao gồm vàng, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ và bí quyết công nghệ;
i. Việc công ty mua hoặc thu hồi không quá 10% mỗi loại cổ phần;
j. Các vấn đề kinh doanh hoặc giao dịch mà Hội đồng quyết định cần phải có sự chấp thuận trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình;
k. Quyết định mức giá mua hoặc thu hồi cổ phần của Công ty.
5. Hội đồng quản trị phải báo cáo Đại hội đồng cổ đông về hoạt động của mình, cụ thể là về việc giám sát của Hội đồng quản trị đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành và những cán bộ quản lý khác trong năm tài chính. Trường hợp Hội đồng quản trị không trình báo cáo cho Đại hội đồng cổ đông, báo cáo tài chính hàng năm của Công ty sẽ bị coi là không có giá trị và chưa được Hội đồng quản trị thông qua.
6. Trừ khi luật pháp và Điều lệ quy định khác, Hội đồng quản trị có thể uỷ quyền cho nhân viên cấp dưới và các cán bộ quản lý đại diện xử lý công việc thay mặt cho Công ty.
7. Thành viên Hội đồng quản trị (không tính các đại diện được uỷ quyền thay thế) được nhận thù lao cho công việc của mình dưới tư cách là thành viên Hội đồng quản trị. Tổng mức thù lao cho Hội đồng quản trị sẽ do Đại hội đồng cổ đông quyết định. Khoản thù lao này sẽ được chia cho các thành viên Hội đồng quản trị theo thoả thuận trong Hội đồng quản trị hoặc chia đều trong trường hợp không thoả thuận được.
8. Tổng số tiền trả thù lao cho các thành viên Hội đồng quản trị [và số tiền thù lao cho từng thành viên] phải được ghi chi tiết trong báo cáo thường niên của Công ty.
9. Thành viên Hội đồng quản trị nắm giữ chức vụ điều hành (bao gồm cả chức vụ Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch), hoặc thành viên Hội đồng quản trị làm việc tại các tiểu ban của Hội đồng quản trị, hoặc thực hiện những công việc khác mà theo quan điểm của Hội đồng quản trị là nằm ngoài phạm vi nhiệm vụ thông thường của một thành viên Hội đồng quản trị, có thể được trả thêm tiền thù lao dưới dạng một khoản tiền công trọn gói theo từng lần, lương, hoa hồng, phần trăm lợi nhuận, hoặc dưới hình thức khác theo quyết định của Hội đồng quản trị.
10. Thành viên Hội đồng quản trị có quyền được thanh toán tất cả các chi phí đi lại, ăn, ở và các khoản chi phí hợp lý khác mà họ đã phải chi trả khi thực hiện trách nhiệm thành viên Hội đồng quản trị của mình, bao gồm cả các chi phí phát sinh trong việc tới tham dự các cuộc họp của Hội đồng quản trị, hoặc các tiểu ban của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị
1. Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị phải lựa chọn trong số các thành viên Hội đồng quản trị để bầu ra một Chủ tịch và một Phó Chủ tịch. Trừ khi Đại hội đồng cổ đông quyết định khác, Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ không kiêm chức Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành của Công ty. Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm nhiệm chức Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành phải được phê chuẩn hàng năm tại Đại hội đồng cổ đông thường niên.
2. Chủ tịch Hội đồng quản trị có trách nhiệm triệu tập và chủ toạ Đại hội đồng cổ đông và các cuộc họp của Hội đồng quản trị, đồng thời có những quyền và trách nhiệm khác quy định tại Điều lệ này và Luật Doanh nghiệp. Phó Chủ tịch có các quyền và nghĩa vụ như Chủ tịch trong trường hợp được Chủ tịch uỷ quyền nhưng chỉ trong trường hợp Chủ tịch đã thông báo cho Hội đồng quản trị rằng mình vắng mặt hoặc phải vắng mặt vì những lý do bất khả kháng hoặc mất khả năng thực hiện nhiệm vụ của mình. Trong trường hợp nêu trên Chủ tịch không chỉ định Phó Chủ tịch hành động như vậy, các thành viên còn lại của Hội đồng quản trị sẽ chỉ định Phó Chủ tịch. Trường hợp cả Chủ tịch và Phó Chủ tịch tạm thời không thể thực hiện nhiệm vụ của họ vì lý do nào đó, Hội đồng quản trị có thể bổ nhiệm một người khác trong số họ để thực hiện nhiệm vụ của Chủ tịch theo nguyên tắc đa số quá bán.
3. Chủ tịch Hội đồng quản trị phải có trách nhiệm đảm bảo việc Hội đồng quản trị gửi báo cáo tài chính hàng năm, báo cáo hoạt động của công ty, báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra của Hội đồng quản trị cho các cổ đông tại Đại hội đồng cổ đông;
4. Trường hợp cả Chủ tịch và Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị từ chức hoặc bị bãi miễn, Hội đồng quản trị phải bầu người thay thế trong thời hạn mười ngày.
Thành viên Hội đồng quản trị thay thế
(Điều khoản này không bắt buộc )
1. Thành viên Hội đồng quản trị (không phải người được uỷ nhiệm thay thế cho thành viên đó) có thể chỉ định một thành viên Hội đồng quản trị khác, hoặc một người được Hội đồng quản trị phê chuẩn và sẵn sàng thực hiện nhiệm vụ này, làm người thay thế cho mình và có quyền bãi miễn người thay thế đó.
2. Thành viên Hội đồng quản trị thay thế có quyền được nhận thông báo về các cuộc họp của Hội đồng quản trị và của các tiểu ban thuộc Hội đồng quản trị mà người chỉ định anh ta là thành viên, có quyền tham gia và biểu quyết tại các cuộc họp khi thành viên Hội đồng quản trị chỉ định anh ta không có mặt, và được ủy quyền để thực hiện tất cả các chức năng của người chỉ định như là thành viên của Hội đồng quản trị trong trường hợp người chỉ định vắng mặt. Thành viên thay thế này không có quyền nhận bất kỳ khoản thù lao nào từ phía Công ty cho công việc của mình dưới tư cách là thành viên Hội đồng quản trị thay thế. Tuy nhiên, Công ty không bắt buộc phải gửi thông báo về các cuộc họp nói trên cho thành viên Hội đồng quản trị thay thế không có mặt tại Việt Nam.
3. Thành viên thay thế sẽ phải từ bỏ tư cách thành viên Hội đồng quản trị trong trường hợp người chỉ định anh ta không còn tư cách thành viên Hội đồng quản trị. Trường hợp một thành viên Hội đồng quản trị hết nhiệm kỳ nhưng lại được tái bổ nhiệm hoặc được coi là đã được tái bổ nhiệm trong cùng Đại hội đồng cổ đông mà thành viên đó thôi giữ chức do hết nhiệm kỳ thì việc chỉ định thành viên thay thế do người này thực hiện ngay trước thời điểm hết nhiệm kỳ sẽ tiếp tục có hiệu lực sau khi thành viên đó được tái bổ nhiệm.
4. Việc chỉ định hoặc bãi nhiệm thành viên thay thế phải được thành viên Hội đồng quản trị chỉ định hoặc bãi nhiệm người thay thế làm bằng văn bản thông báo và ký gửi cho Công ty hoặc theo hình thức khác do Hội đồng quản trị phê chuẩn.
5. Ngoài những quy định khác đã được nêu trong Điều lệ này, thành viên thay thế sẽ được coi như là thành viên Hội đồng quản trị trên mọi phương diện và phải chịu trách nhiệm cá nhân về hành vi và sai lầm của mình mà không được coi là người đại diện thừa hành sự uỷ quyền của thành viên Hội đồng quản trị đã chỉ định mình.
Các cuộc họp của Hội đồng quản trị
1. Trường hợp Hội đồng quản trị bầu Chủ tịch thì cuộc họp đầu tiên của nhiệm kỳ Hội đồng quản trị để bầu Chủ tịch và ra các quyết định khác thuộc thẩm quyền phải được tiến hành trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị nhiệm kỳ đó. Cuộc họp này do thành viên có số phiếu bầu cao nhất triệu tập. Trường hợp có nhiều hơn một thành viên có số phiếu bầu cao nhất và ngang nhau thì các thành viên đã bầu theo nguyên tắc đa số một người trong số họ triệu tập họp Hội đồng quản trị.
2. Các cuộc họp thường kỳ. Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập các cuộc họp Hội đồng quản trị, lập chương trình nghị sự, thời gian và địa điểm họp ít nhất bảy ngày trước ngày họp dự kiến. Chủ tịch có thể triệu tập họp bất kỳ khi nào thấy cần thiết, nhưng ít nhất là mỗi quý phải họp một lần.
a. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành hoặc ít nhất năm cán bộ quản lý;
b. Hai thành viên Hội đồng quản trị;
c. Chủ tịch Hội đồng quản trị;
d. Đa số thành viên Ban kiểm soát.
4. Các cuộc họp Hội đồng quản trị nêu tại Khoản 3 Điều 28 phải được tiến hành trong thời hạn mười lăm ngày sau khi có đề xuất họp. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị không chấp nhận triệu tập họp theo đề nghị thì Chủ tịch phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty; những người đề nghị tổ chức cuộc họp được đề cập đến ở Khoản 3 Điều 28 có thể tự mình triệu tập họp Hội đồng quản trị.
5. Trường hợp có yêu cầu của kiểm toán viên độc lập, Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị để bàn về báo cáo kiểm toán và tình hình Công ty.
6. Địa điểm họp. Các cuộc họp Hội đồng quản trị sẽ được tiến hành ở địa chỉ đã đăng ký của Công ty hoặc những địa chỉ khác ở Việt Nam hoặc ở nước ngoài theo quyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị và được sự nhất trí của Hội đồng quản trị.
7. Thông báo và chương trình họp. Thông báo họp Hội đồng quản trị phải được gửi trước cho các thành viên Hội đồng quản trị ít nhất năm ngày trước khi tổ chức họp, các thành viên Hội đồng có thể từ chối thông báo mời họp bằng văn bản và việc từ chối này có thể có hiệu lực hồi tố. Thông báo họp Hội đồng phải được làm bằng văn bản tiếng Việt và phải thông báo đầy đủ chương trình, thời gian, địa điểm họp, kèm theo những tài liệu cần thiết về những vấn đề sẽ được bàn bạc và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng và các phiếu bầu cho những thành viên Hội đồng không thể dự họp.
Thông báo mời họp được gửi bằng bưu điện, fax, thư điện tử hoặc phương tiện khác, nhưng phải bảo đảm đến được địa chỉ của từng thành viên Hội đồng quản trị được đăng ký tại công ty.
8. Số thành viên tham dự tối thiểu. Các cuộc họp của Hội đồng quản trị chỉ được tiến hành và thông qua các quyết định khi có ít nhất ba phần tư số thành viên Hội đồng quản trị có mặt trực tiếp hoặc qua người đại diện thay thế.
a. Trừ quy định tại Khoản 9b Điều 28, mỗi thành viên Hội đồng quản trị hoặc người được uỷ quyền trực tiếp có mặt với tư cách cá nhân tại cuộc họp Hội đồng quản trị sẽ có một phiếu biểu quyết;
c. Theo quy định tại Khoản 9d Điều 28, khi có vấn đề phát sinh trong một cuộc họp của Hội đồng quản trị liên quan đến mức độ lợi ích của thành viên Hội đồng quản trị hoặc liên quan đến quyền biểu quyết một thành viên mà những vấn đề đó không được giải quyết bằng sự tự nguyện từ bỏ quyền biểu quyết của thành viên Hội đồng quản trị đó, những vấn đề phát sinh đó sẽ được chuyển tới chủ toạ cuộc họp và phán quyết của chủ toạ liên quan đến tất cả các thành viên Hội đồng quản trị khác sẽ có giá trị là quyết định cuối cùng, trừ trường hợp tính chất hoặc phạm vi lợi ích của thành viên Hội đồng quản trị liên quan chưa được công bố một cách thích đáng;
10. Công khai lợi ích. Thành viên Hội đồng quản trị trực tiếp hoặc gián tiếp được hưởng lợi từ một hợp đồng hoặc giao dịch đã được ký kết hoặc đang dự kiến ký kết với Công ty và biết là mình có lợi ích trong đó, sẽ phải công khai bản chất, nội dung của quyền lợi đó trong cuộc họp mà Hội đồng quản trị lần đầu tiên xem xét vấn đề ký kết hợp đồng hoặc giao dịch này. Hoặc thành viên này có thể công khai điều đó tại cuộc họp đầu tiên của Hội đồng quản trị được tổ chức sau khi thành viên này biết rằng mình có lợi ích hoặc sẽ có lợi ích trong giao dịch hoặc hợp đồng liên quan.
11. Biểu quyết đa số. Hội đồng quản trị thông qua các nghị quyết và ra quyết định bằng cách tuân theo ý kiến tán thành của đa số thành viên Hội đồng quản trị có mặt (trên 50%). Trường hợp số phiếu tán thành và phản đối ngang bằng nhau, lá phiếu của Chủ tịch sẽ là lá phiếu quyết định.
12. Họp trên điện thoại hoặc các hình thức khác. Cuộc họp của Hội đồng quản trị có thể tổ chức theo hình thức nghị sự giữa các thành viên của Hội đồng quản trị khi tất cả hoặc một số thành viên đang ở những địa điểm khác nhau với điều kiện là mỗi thành viên tham gia họp đều có thể:
a. Nghe từng thành viên Hội đồng quản trị khác cùng tham gia phát biểu trong cuộc họp;
b. Nếu muốn, người đó có thể phát biểu với tất cả các thành viên tham dự khác một cách đồng thời.
Việc trao đổi giữa các thành viên có thể thực hiện một cách trực tiếp qua điện thoại hoặc bằng phương tiện liên lạc thông tin khác (kể cả việc sử dụng phương tiện này diễn ra vào thời điểm thông qua Điều lệ hay sau này) hoặc là kết hợp tất cả những phương thức này. Theo Điều lệ này, thành viên Hội đồng quản trị tham gia cuộc họp như vậy được coi là "có mặt" tại cuộc họp đó. Địa điểm cuộc họp được tổ chức theo quy định này là địa điểm mà nhóm thành viên Hội đồng quản trị đông nhất tập hợp lại, hoặc nếu không có một nhóm như vậy, là địa điểm mà Chủ toạ cuộc họp hiện diện.
Các quyết định được thông qua trong một cuộc họp qua điện thoại được tổ chức và tiến hành một cách hợp thức sẽ có hiệu lực ngay khi kết thúc cuộc họp nhưng phải được khẳng định bằng các chữ ký trong biên bản của tất cả thành viên Hội đồng quản trị tham dự cuộc họp này.
13. Nghị quyết bằng văn bản. Nghị quyết bằng văn bản phải có chữ ký của tất cả những thành viên Hội đồng quản trị sau đây:
a. Thành viên có quyền biểu quyết về nghị quyết tại cuộc họp Hội đồng quản trị;
b. Số lượng thành viên có mặt không thấp hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định để tiến hành họp Hội đồng quản trị.
Nghị quyết loại này có hiệu lực và giá trị như nghị quyết được các thành viên Hội đồng quản trị thông qua tại một cuộc họp được triệu tập và tổ chức theo thông lệ. Nghị quyết có thể được thông qua bằng cách sử dụng nhiều bản sao của cùng một văn bản nếu mỗi bản sao đó có ít nhất một chữ ký của thành viên.
14. Biên bản họp Hội đồng quản trị. Chủ tịch Hội đồng quản trị có trách nhiệm chuyển biên bản họp Hội đồng quản trị cho các thành viên và những biên bản đó sẽ phải được xem như những bằng chứng xác thực về công việc đã được tiến hành trong các cuộc họp đó trừ khi có ý kiến phản đối về nội dung biên bản trong thời hạn mười ngày kể từ khi chuyển đi. Biên bản họp Hội đồng quản trị được lập bằng tiếng Việt và phải có chữ ký của tất cả các thành viên Hội đồng quản trị tham dự cuộc họp.
15. Các tiểu ban của Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị có thể thành lập và uỷ quyền hành động cho các tiểu ban trực thuộc. Thành viên của tiểu ban có thể gồm một hoặc nhiều thành viên của Hội đồng quản trị và một hoặc nhiều thành viên bên ngoài theo quyết định của Hội đồng quản trị. Trong quá trình thực hiện quyền hạn được uỷ thác, các tiểu ban phải tuân thủ các quy định mà Hội đồng quản trị đề ra. Các quy định này có thể điều chỉnh hoặc cho phép kết nạp thêm những người không phải là thành viên Hội đồng quản trị vào các tiểu ban nêu trên và cho phép người đó được quyền biểu quyết với tư cách thành viên của tiểu ban nhưng (a) phải đảm bảo số lượng thành viên bên ngoài ít hơn một nửa tổng số thành viên của tiểu ban và (b) nghị quyết của các tiểu ban chỉ có hiệu lực khi có đa số thành viên tham dự và biểu quyết tại phiên họp của tiểu ban là thành viên Hội đồng quản trị.
16. Giá trị pháp lý của hành động. Các hành động thực thi quyết định của Hội đồng quản trị, hoặc của tiểu ban trực thuộc Hội đồng quản trị, hoặc của người có tư cách thành viên tiểu ban Hội đồng quản trị sẽ được coi là có giá trị pháp lý kể cả trong trong trường hợp việc bầu, chỉ định thành viên của tiểu ban hoặc Hội đồng quản trị có thể có sai sót.
TỔNG GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH, CÁN BỘ QUẢN LÝ KHÁC VÀ THƯ KÝ CÔNG TY
Tổ chức bộ máy quản lý
Công ty sẽ ban hành một hệ thống quản lý mà theo đó bộ máy quản lý sẽ chịu trách nhiệm và nằm dưới sự lãnh đạo của Hội đồng quản trị. Công ty có một Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành hoặc một số Phó giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc điều hành và một Kế toán trưởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành và các Phó giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc điều hành có thể đồng thời là thành viên Hội đồng quản trị, và được Hội đồng quản trị bổ nhiệm hoặc bãi miễn bằng một nghị quyết được thông qua một cách hợp thức.
Cán bộ quản lý
1. Theo đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành và được sự chấp thuận của Hội đồng quản trị, Công ty được sử dụng số lượng và loại cán bộ quản lý cần thiết hoặc phù hợp với cơ cấu và thông lệ quản lý công ty do Hội đồng quản trị đề xuất tuỳ từng thời điểm. Cán bộ quản lý phải có sự mẫn cán cần thiết để các hoạt động và tổ chức của Công ty đạt được các mục tiêu đề ra.
2. Mức lương, tiền thù lao, lợi ích và các điều khoản khác trong hợp đồng lao động đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành sẽ do Hội đồng quản trị quyết định và hợp đồng với những cán bộ quản lý khác sẽ do Hội đồng quản trị quyết định sau khi tham khảo ý kiến của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành
1. Bổ nhiệm. Hội đồng quản trị sẽ bổ nhiệm một thành viên trong Hội đồng hoặc một người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành và sẽ ký hợp đồng quy định mức lương, thù lao, lợi ích và các điều khoản khác liên quan đến việc tuyển dụng. Thông tin về mức lương, trợ cấp, quyền lợi của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành phải được báo cáo trong Đại hội đồng cổ đông thường niên và được nêu trong báo cáo thường niên của Công ty.
2. Nhiệm kỳ. Theo Điều 26 của Điều lệ này, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành có thể không phải là Chủ tịch Hội đồng quản trị. Nhiệm kỳ của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành là [ba] năm trừ khi Hội đồng quản trị có quy định khác và có thể được tái bổ nhiệm. Việc bổ nhiệm có thể hết hiệu lực căn cứ vào các quy định tại hợp đồng lao động. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành không được phép là những người bị pháp luật cấm giữ chức vụ này, tức là những người vị thành niên, người không đủ năng lực hành vi, người đã bị kết án tù, người đang thi hành hình phạt tù, nhân viên lực lượng vũ trang, các cán bộ công chức nhà nước và người đã bị phán quyết là đã làm cho công ty mà họ từng lãnh đạo trước đây bị phá sản.
3. Quyền hạn và nhiệm vụ. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành có những quyền hạn và trách nhiệm sau:
a. Thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông, kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty đã được Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông thông qua;
b. Quyết định tất cả các vấn đề không cần phải có nghị quyết của Hội đồng quản trị, bao gồm việc thay mặt công ty ký kết các hợp đồng tài chính và thương mại, tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thường nhật của Công ty theo những thông lệ quản lý tốt nhất;
c. Kiến nghị số lượng và các loại cán bộ quản lý mà công ty cần thuê để Hội đồng quản trị bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm khi cần thiết nhằm áp dụng các hoạt động cũng như các cơ cấu quản lý tốt do Hội đồng quản trị đề xuất, và tư vấn để Hội đồng quản trị quyết định mức lương, thù lao, các lợi ích và các điều khoản khác của hợp đồng lao động của cán bộ quản lý;
d. Tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị để quyết định số lượng người lao động, mức lương, trợ cấp, lợi ích, việc bổ nhiệm, miễn nhiệm và các điều khoản khác liên quan đến hợp đồng lao động của họ;
e. Vào ngày [31 tháng 10] hàng năm, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành phải trình Hội đồng quản trị phê chuẩn kế hoạch kinh doanh chi tiết cho năm tài chính tiếp theo trên cơ sở đáp ứng các yêu cầu của ngân sách phù hợp cũng như kế hoạch tài chính năm năm.
f. Thực thi kế hoạch kinh doanh hàng năm được Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị thông qua;
g. Đề xuất những biện pháp nâng cao hoạt động và quản lý của Công ty;
h. Chuẩn bị các bản dự toán dài hạn, hàng năm và hàng tháng của Công ty (sau đây gọi là bản dự toán) phục vụ hoạt động quản lý dài hạn, hàng năm và hàng tháng của Công ty theo kế hoạch kinh doanh. Bản dự toán hàng năm (bao gồm cả bản cân đối kế toán, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự kiến) cho từng năm tài chính sẽ phải được trình để Hội đồng quản trị thông qua và phải bao gồm những thông tin quy định tại các quy chế của Công ty.
i. Thực hiện tất cả các hoạt động khác theo quy định của Điều lệ này và các quy chế của Công ty, các nghị quyết của Hội đồng quản trị, hợp đồng lao động của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành và pháp luật.
4. Báo cáo lên Hội đồng quản trị và các cổ đông. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao và phải báo cáo các cơ quan này khi được yêu cầu.
5. Bãi nhiệm. Hội đồng quản trị có thể bãi nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành khi có từ hai phần ba thành viên Hội đồng quản trị trở lên biểu quyết tán thành (trong trường hợp này không tính biểu quyết của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành) và bổ nhiệm một Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành mới thay thế. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành bị bãi nhiệm có quyền phản đối việc bãi nhiệm này tại Đại hội đồng cổ đông tiếp theo gần nhất.
Thư ký Công ty
Hội đồng quản trị sẽ chỉ định một (hoặc nhiều) người làm Thư ký Công ty với nhiệm kỳ và những điều khoản theo quyết định của Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị có thể bãi nhiệm Thư ký Công ty khi cần nhưng không trái với các quy định pháp luật hiện hành về lao động. Hội đồng quản trị cũng có thể bổ nhiệm một hay nhiều Trợ lý Thư ký Công ty tuỳ từng thời điểm. Vai trò và nhiệm vụ của Thư ký Công ty bao gồm:
a. Tổ chức các cuộc họp của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Đại hội đồng cổ đông theo lệnh của Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát;
b. Làm biên bản các cuộc họp;
c. Tư vấn về thủ tục của các cuộc họp;
d. Cung cấp các thông tin tài chính, bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị và các thông tin khác cho thành viên của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.
Thư ký công ty có trách nhiệm bảo mật thông tin theo các quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
NHIỆM VỤ CỦA THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ, TỔNG GIÁM ĐỐC (GIÁM ĐỐC) ĐIỀU HÀNH VÀ CÁN BỘ QUẢN LÝ
Trách nhiệm cẩn trọng của Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành và cán bộ quản lý
Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành và cán bộ quản lý được uỷ thác có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ của mình, kể cả những nhiệm vụ với tư cách thành viên các tiểu ban của Hội đồng quản trị, một cách trung thực và theo phương thức mà họ tin là vì lợi ích cao nhất của Công ty và với một mức độ cẩn trọng mà một người thận trọng thường có khi đảm nhiệm vị trí tương đương và trong hoàn cảnh tương tự.
Trách nhiệm trung thực và tránh các xung đột về quyền lợi
1. Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành và cán bộ quản lý không được phép sử dụng những cơ hội kinh doanh có thể mang lại lợi ích cho Công ty vì mục đích cá nhân; đồng thời không được sử dụng những thông tin có được nhờ chức vụ của mình để tư lợi cá nhân hay để phục vụ lợi ích của tổ chức hoặc cá nhân khác.
2. Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành và cán bộ quản lý có nghĩa vụ thông báo cho Hội đồng quản trị tất cả các lợi ích có thể gây xung đột với lợi ích của Công ty mà họ có thể được hưởng thông qua các pháp nhân kinh tế, các giao dịch hoặc cá nhân khác. Những đối tượng nêu trên chỉ được sử dụng những cơ hội đó khi các thành viên Hội đồng quản trị không có lợi ích liên quan đã quyết định không truy cứu vấn đề này.
3. Công ty không được phép cấp các khoản vay, bảo lãnh, hoặc tín dụng cho các thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành, cán bộ quản lý và gia đình của họ hoặc pháp nhân mà những người này có các lợi ích tài chính, trừ khi Đại hội đồng cổ đông có quyết định khác.
c. Hợp đồng hoặc giao dịch đó được một tổ chức tư vấn độc lập cho là công bằng và hợp lý xét trên mọi phương diện liên quan đến các cổ đông của công ty vào thời điểm giao dịch hoặc hợp đồng này được Hội đồng quản trị hoặc một tiểu ban trực thuộc Hội đồng quản trị hay các cổ đông cho phép thực hiện, thông qua hoặc phê chuẩn.
Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành, cán bộ quản lý hay người có liên quan của họ không được phép mua hay bán hoặc giao dịch theo bất cứ hình thức nào khác các cổ phiếu của công ty hoặc công ty con của công ty vào thời điểm họ có được những thông tin chắc chắn sẽ gây ảnh hưởng đến giá của những cổ phiếu đó và các cổ đông khác lại không biết những thông tin này.
Trách nhiệm về thiệt hại và bồi thường
1. Trách nhiệm về thiệt hại. Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cán bộ quản lý vi phạm nghĩa vụ hành động một cách trung thực, không hoàn thành nghĩa vụ của mình với sự cẩn trọng, mẫn cán và năng lực chuyên môn sẽ phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại do hành vi vi phạm của mình gây ra.
2. Bồi thường. Công ty sẽ bồi thường cho những người đã, đang và có nguy cơ trở thành một bên liên quan trong các vụ khiếu nại, kiện, khởi tố đã, đang hoặc có thể sẽ được tiến hành cho dù đây là vụ việc dân sự, hành chính (mà không phải là việc kiện tụng do Công ty thực hiện hay thuộc quyền khởi xướng của Công ty) nếu người đó đã hoặc đang là thành viên Hội đồng quản trị, cán bộ quản lý, nhân viên hoặc là đại diện được Công ty (hay công ty con của Công ty) uỷ quyền, hoặc người đó đã hoặc đang làm theo yêu cầu của Công ty (hay công ty con của Công ty) với tư cách thành viên Hội đồng quản trị, cán bộ quản lý, nhân viên hoặc đại diện được uỷ quyền của một công ty, đối tác, liên doanh, tín thác hoặc pháp nhân khác. Những chi phí được bồi thường bao gồm: các chi phí phát sinh (kể cả phí thuê luật sư), chi phí phán quyết, các khoản tiền phạt, các khoản phải thanh toán phát sinh trong thực tế hoặc được coi là mức hợp lý khi giải quyết những vụ việc này trong khuôn khổ luật pháp cho phép, với điều kiện là người đó đã hành động trung thực, cẩn trọng, mẫn cán và với năng lực chuyên môn theo phương thức mà người đó tin tưởng rằng đó là vì lợi ích hoặc không chống lại lợi ích cao nhất của Công ty, trên cơ sở tuân thủ luật pháp và không có sự phát hiện hay xác nhận nào rằng người đó đã vi phạm những trách nhiệm của mình. Công ty có quyền mua bảo hiểm cho những người đó để tránh những trách nhiệm bồi thường nêu trên.
BAN KIỂM SOÁT
Thành viên Ban kiểm soát
1. Số lượng thành viên Ban kiểm soát phải có từ ba (03) đến năm (05) thành viên. Trong Ban kiểm soát phải có ít nhất một thành viên là người có chuyên môn về tài chính kế toán. Thành viên này không phải là nhân viên trong bộ phận kế toán, tài chính của công ty và không phải là thành viên hay nhân viên của công ty kiểm toán độc lập đang thực hiện việc kiểm toán các báo cáo tài chính của công ty. Ban kiểm soát phải chỉ định một thành viên là cổ đông của công ty làm Trưởng ban. Trưởng ban kiểm soát có các quyền và trách nhiệm sau:
a. Triệu tập cuộc họp Ban kiểm soát và hoạt động với tư cách là Trưởng ban kiểm soát;
b. Yêu cầu Công ty cung cấp các thông tin liên quan để báo cáo các thành viên của Ban kiểm soát;
c. Lập và ký báo cáo của Ban kiểm soát sau khi đã tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị để trình lên Đại hội đồng cổ đông.
3. Các thành viên của Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bổ nhiệm, nhiệm kỳ của Ban kiểm soát không quá năm (05) năm; thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.
4. Thành viên Ban kiểm soát không còn tư cách thành viên trong các trường hợp sau:
a. Thành viên đó bị pháp luật cấm làm thành viên Ban kiểm soát;
b. Thành viên đó từ chức bằng một văn bản thông báo được gửi đến trụ sở chính cho Công ty;
c. Thành viên đó bị rối loạn tâm thần và các thành viên khác của Ban kiểm soát có những bằng chứng chuyên môn chứng tỏ người đó không còn năng lực hành vi;
d. Thành viên đó vắng mặt không tham dự các cuộc họp của Ban kiểm soát liên tục trong vòng sáu tháng liên tục, và trong thời gian này Ban kiểm soát không cho phép thành viên đó vắng mặt và đã phán quyết rằng chức vụ của người này bị bỏ trống;
e. Thành viên đó bị cách chức thành viên Ban kiểm soát theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
Ban kiểm soát
1. Công ty phải có Ban kiểm soát và Ban kiểm soát sẽ có quyền hạn và trách nhiệm theo quy định tại Điều 123 của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ này, chủ yếu là những quyền hạn và trách nhiệm sau đây:
a. Đề xuất lựa chọn công ty kiểm toán độc lập, mức phí kiểm toán và mọi vấn đề liên quan đến sự rút lui hay bãi nhiệm của công ty kiểm toán độc lập;
b. Thảo luận với kiểm toán viên độc lập về tính chất và phạm vi kiểm toán trước khi bắt đầu việc kiểm toán;
c. Xin ý kiến tư vấn chuyên nghiệp độc lập hoặc tư vấn về pháp lý và đảm bảo sự tham gia của những chuyên gia bên ngoài công ty với kinh nghiệm trình độ chuyên môn phù hợp vào công việc của công ty nếu thấy cần thiết;
d. Kiểm tra các báo cáo tài chính hàng năm, sáu tháng và hàng quý trước khi đệ trình Hội đồng quản trị;
e. Thảo luận về những vấn đề khó khăn và tồn tại phát hiện từ các kết quả kiểm toán giữa kỳ hoặc cuối kỳ cũng như mọi vấn đề mà kiểm toán viên độc lập muốn bàn bạc;
f. Xem xét thư quản lý của kiểm toán viên độc lập và ý kiến phản hồi của ban quản lý công ty;
g. Xem xét báo cáo của công ty về các hệ thống kiểm soát nội bộ trước khi Hội đồng quản trị chấp thuận; và
h. Xem xét những kết quả điều tra nội bộ và ý kiến phản hồi của ban quản lý.
2. Thành viên của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành và cán bộ quản lý phải cung cấp tất cả các thông tin và tài liệu liên quan đến hoạt động của Công ty theo yêu cầu của Ban kiểm soát. Thư ký Công ty phải bảo đảm rằng toàn bộ bản sao chụp các thông tin tài chính, các thông tin khác cung cấp cho các thành viên Hội đồng quản trị và bản sao các biên bản họp Hội đồng quản trị sẽ phải được cung cấp cho thành viên Ban kiểm soát vào cùng thời điểm chúng được cung cấp cho Hội đồng quản trị.
3. Sau khi đã tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát có thể ban hành các quy định về các cuộc họp của Ban kiểm soát và cách thức hoạt động của Bankiểm soát. Ban kiểm soát phải họp tối thiểu hai lần một năm và số lượng thành viên tham gia các cuộc họp tối thiểu là [hai] người.
4. Tổng mức thù lao cho các thành viên Ban kiểm soát sẽ không vượt quá …. đồng Việt Nam mỗi năm. Mức thù lao có thể cao hơn theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Thành viên của Ban kiểm soát cũng sẽ được thanh toán các khoản chi phí đi lại, khách sạn và các chi phí phát sinh một cách hợp lý khi họ tham gia các cuộc họp của Ban kiểm soát hoặc liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty.
QUYỀN ĐIỀU TRA SỔ SÁCH VÀ HỒ SƠ CÔNG TY
Quyền điều tra sổ sách và hồ sơ
1. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông đề cập trong Điều 24.3 và Điều 36.2 của Điều lệ này có quyền trực tiếp hoặc qua luật sư hoặc người được uỷ quyền, gửi văn bản yêu cầu được kiểm tra trong giờ làm việc và tại địa điểm kinh doanh chính của công ty danh sách cổ đông, các biên bản của Đại hội đồng cổ đông và sao chụp hoặc trích lục các hồ sơ đó. Yêu cầu kiểm tra do phía luật sư đại diện hoặc đại diện được uỷ quyền khác của cổ đông phải kèm theo giấy uỷ quyền của cổ đông mà người đó đại diện hoặc một bản sao công chứng của giấy uỷ quyền này.
2. Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành và cán bộ quản lý có quyền kiểm tra sổ đăng ký cổ đông của Công ty, danh sách cổ đông và những sổ sách và hồ sơ khác của Công ty vì những mục đích liên quan tới chức vụ của mình với điều kiện các thông tin này phải được bảo mật.
3. Công ty sẽ phải lưu Điều lệ này và những bản sửa đổi bổ sung Điều lệ, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, các quy chế, các tài liệu chứng minh quyền sở hữu tài sản, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị, các báo cáo của Ban kiểm soát, báo cáo tài chính hàng năm, sổ sách kế toán và bất cứ giấy tờ nào khác theo quy định của pháp luật tại trụ sở chính hoặc một nơi khác với điều kiện là các cổ đông và cơ quan đăng ký kinh doanh được thông báo về địa điểm lưu trữ các giấy tờ này.
4. Cổ đông có quyền được Công ty cấp một bản Điều lệ công ty miễn phí. Trường hợp công ty có website riêng, Điều lệ này phải được công bố trên website đó.
CÔNG NHÂN VIÊN VÀ CÔNG ĐOÀN
Công nhân viên và công đoàn
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành phải lập kế hoạch để Hội đồng quản trị thông qua các vấn đề liên quan đến việc tuyển dụng, lao động, buộc thôi việc, lương bổng, bảo hiểm xã hội, phúc lợi, khen thưởng và kỷ luật đối với cán bộ quản lý và người lao động cũng như những mối quan hệ của Công ty với các tổ chức công đoàn được công nhận theo các chuẩn mực, thông lệ và chính sách quản lý tốt nhất, những thông lệ và chính sách quy định tại Điều lệ này, các quy chế của Công ty và quy định pháp luật hiện hành.
PHÂN CHIA LỢI NHUẬN
Cổ tức
1. Theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông và theo quy định của pháp luật, cổ tức sẽ được công bố và chi trả từ lợi nhuận giữ lại của Công ty nhưng không được vượt quá mức do Hội đồng quản trị đề xuất sau khi đã tham khảo ý kiến cổ đông tại Đại hội đồng cổ đông.
2. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Hội đồng quản trị có thể quyết định thanh toán cổ tức giữa kỳ nếu xét thấy việc chi trả này phù hợp với khả năng sinh lời của công ty.
3. Công ty không trả lãi cho khoản tiền trả cổ tức hay khoản tiền chi trả liên quan tới một loại cổ phiếu.
4. Hội đồng quản trị có thể đề nghị Đại hội đồng cổ đông thông qua việc thanh toán toàn bộ hoặc một phần cổ tức bằng những tài sản cụ thể (như cổ phiếu hoặc trái phiếu đã được thanh toán đầy đủ do công ty khác phát hành) và Hội đồng quản trị là cơ quan thực thi nghị quyết này.
5. Trường hợp cổ tức hay những khoản tiền khác liên quan tới một loại cổ phiếu được chi trả bằng tiền mặt, Công ty sẽ phải chi trả bằng tiền đồng Việt Nam và có thể thanh toán bằng séc hoặc lệnh trả tiền gửi qua bưu điện tới địa chỉ đã đăng ký của cổ đông thụ hưởng và trường hợp có rủi ro phát sinh (từ địa chỉ đã đăng ký của cổ đông) thì cổ đông đó phải chịu. Ngoài ra, các khoản tiền trả cổ tức hoặc các khoản tiền khác được chi trả bằng tiền mặt liên quan tới một loại cổ phiếu có thể được chi trả bằng chuyển khoản ngân hàng khi Công ty đã có thông tin chi tiết về ngân hàng của cổ đông nhằm cho phép Công ty thực hiện được việc chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của cổ đông. Trường hợp Công ty đã chuyển khoản theo đúng các thông tin chi tiết về ngân hàng do cổ đông cung cấp mà cổ đông đó không nhận được tiền, Công ty không phải chịu trách nhiệm về khoản tiền Công ty chuyển cho cổ đông thụ hưởng. Việc thanh toán cổ tức đối với các cổ phiếu niêm yết tại Sở Giao dịch Chứng khoán/ Trung tâm Giao dịch Chứng khoán có thể được tiến hành thông qua công ty chứng khoán hoặc Trung tâm Lưu ký.
6. Trường hợp có sự chấp thuận của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị có thể quyết định và thông báo rằng những người sở hữu cổ phần phổ thông được nhận cổ tức bằng các cổ phần phổ thông thay cho cổ tức bằng tiền mặt. Các cổ phần bổ sung để trả cổ tức này được ghi là những cổ phần đã thanh toán đầy đủ tiền mua trên cơ sở giá trị của các cổ phần trả cổ tức phải tương đương với số tiền mặt trả cổ tức.
7. Căn cứ Luật Doanh nghiệp, Hội đồng quản trị có thể thông qua nghị quyết quy định một ngày cụ thể làm ngày khoá sổ hoạt động kinh doanh của Công ty. Căn cứ theo ngày đó, những người đăng ký với tư cách cổ đông hoặc người sở hữu các chứng khoán khác được quyền nhận cổ tức, lãi suất, phân chia lợi nhuận, nhận cổ phiếu, nhận thông báo hoặc tài liệu khác. Ngày khoá sổ này có thể vào cùng ngày hoặc vào thời điểm trước khi các quyền lợi đó được thực hiện. Điều này không ảnh hưởng tới quyền lợi của hai bên trong giao dịch chuyển nhượng cổ phiếu hoặc chứng khoán liên quan.
Các vấn đề khác liên quan đến phân phối lợi nhuận
[Các vấn đề khác liên quan đến phân phối lợi nhuận được thực hiện theo quy định của pháp luật.]
TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG, QUỸ DỰ TRỮ, NĂM TÀI CHÍNH VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN
Tài khoản ngân hàng
1. Công ty sẽ mở tài khoản tại một ngân hàng Việt Nam hoặc tại các ngân hàng nước ngoài được phép hoạt động tại Việt Nam.
2. Theo sự chấp thuận trước của cơ quan có thẩm quyền, trong trường hợp cần thiết, Công ty có thể mở tài khoản ngân hàng ở nước ngoài theo các quy định của pháp luật.
3. Công ty sẽ tiến hành tất cả các khoản thanh toán và giao dịch kế toán thông qua các tài khoản tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ tại các ngân hàng mà Công ty mở tài khoản.
Quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ
Hàng năm, Công ty sẽ phải trích từ lợi nhuận sau thuế của mình một khoản vào quỹ dự trữ để bổ sung vốn điều lệ theo quy định của pháp luật. Khoản trích này không được vượt quá 5% lợi nhuận sau thuế của Công ty và được trích cho đến khi quỹ dự trữ bằng 10% vốn điều lệ của Công ty.
Năm tài khóa
Năm tài khóa của Công ty bắt đầu từ ngày đầu tiên của tháng Một hàng năm và kết thúc vào ngày thứ 31 của tháng 12 cùng năm. Năm tài chính đầu tiên bắt đầu từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hoặc giấy phép kinh doanh đối với những ngành, nghề kinh doanh có điều kiện) và kết thúc vào ngày thứ 31 của tháng 12 ngay sau ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (giấy phép kinh doanh) đó.
Hệ thống kế toán
1. Hệ thống kế toán Công ty sử dụng là Hệ thống Kế toán Việt Nam (VAS) hoặc hệ thống kế toán khác được Bộ Tài chính chấp thuận.
2. Công ty lập sổ sách kế toán bằng tiếng Việt. Công ty sẽ lưu giữ hồ sơ kế toán theo loại hình của các hoạt động kinh doanh mà Công ty tham gia. Những hồ sơ này phải chính xác, cập nhật, có hệ thống và phải đủ để chứng minh và giải trình các giao dịch của Công ty.
3. Công ty sử dụng đồng Việt Nam làm đơn vị tiền tệ dùng trong kế toán.
BÁO CÁO THƯỜNG NIÊN, TRÁCH NHIỆM CÔNG BỐ THÔNG TIN, THÔNG BÁO RA CÔNG CHÚNG
Báo cáo hàng năm, sáu tháng và hàng quý
1. Công ty phải lập bản báo cáo tài chính hàng năm theo quy định của pháp luật cũng như các quy định của Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước và báo cáo phải được kiểm toán theo quy định tại Điều 48 của Điều lệ này, và trong thời hạn 90 ngày kể từ khi kết thúc mỗi năm tài chính, phải nộp báo cáo tài chính hàng năm đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua cho cơ quan thuế có thẩm quyền, Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước, Sở Giao dịch Chứng khoán/ Trung tâm Giao dịch Chứng khoán và cơ quan đăng ký kinh doanh.
2. Báo cáo tài chính năm phải bao gồm báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh phản ánh một cách trung thực và khách quan tình hình về lãi và lỗ của Công ty trong năm tài chính và bản cân đối kế toán phản ánh một cách trung thực và khách quan tình hình các hoạt động của Công ty cho đến thời điểm lập báo cáo, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính. Trường hợp Công ty là một công ty mẹ, ngoài báo cáo tài chính năm còn phải bao gồm bản cân đối kế toán tổng hợp về tình hình hoạt động của Công ty và các công ty con vào cuối mỗi năm tài chính.
3. Công ty phải lập các báo cáo sáu tháng và hàng quý theo các quy định của Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước và nộp cho Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước và Sở Giao dịch Chứng khoán/ Trung tâm Giao dịch Chứng khoán.
4. Bản tóm tắt nội dung báo cáo tài chính hàng năm đã được kiểm toán phải được gửi tới tất cả các cổ đông và được công bố trên nhật báo của địa phương và một tờ báo kinh tế trung ương trong vòng ba số liên tiếp. Trường hợp công ty có website riêng, các báo cáo tài chính được kiểm toán, báo cáo quý và sáu tháng của công ty phải được công bố trên website đó.
5. Các tổ chức, cá nhân quan tâm đều được quyền kiểm tra hoặc sao chụp bản báo cáo tài chính hàng năm đã được kiểm toán, báo cáo sáu tháng và hàng quý trong giờ làm việc của Công ty, tại trụ sở chính của Công ty và phải trả một mức phí hợp lý cho việc sao chụp.
Công bố thông tin và thông báo ra công chúng
Các báo cáo tài chính hàng năm và các tài liệu bổ trợ khác phải được công bố ra công chúng theo những quy định của Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước và nộp cho cơ quan thuế hữu quan và cơ quan đăng ký kinh doanh theo các quy định của Luật Doanh nghiệp.
KIỂM TOÁN CÔNG TY
Kiểm toán
1. Tại Đại hội đồng cổ đông thường niên sẽ chỉ định một công ty kiểm toán độc lập, hoạt động hợp pháp tại Việt Nam và được Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước chấp thuận kiểm toán cho các công ty niêm yết, tiến hành các hoạt động kiểm toán Công ty cho năm tài chính tiếp theo dựa trên những điều khoản và điều kiện thoả thuận với Hội đồng quản trị. [Đối với năm tài chính đầu tiên, Hội đồng quản trị sẽ chỉ định một công ty kiểm toán để tiến hành các hoạt động kiểm toán Công ty sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh].
2. Công ty sẽ phải chuẩn bị và gửi báo cáo tài chính hàng năm cho công ty kiểm toán độc lập sau khi kết thúc năm tài chính.
3. Công ty kiểm toán độc lập kiểm tra, xác nhận và báo cáo về báo cáo tài chính hàng năm cho biết các khoản thu chi của Công ty, lập báo cáo kiểm toán và trình báo cáo đó cho Hội đồng quản trị trong vòng [hai] tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Các nhân viên của công ty kiểm toán độc lập thực hiện việc kiểm toán cho Công ty phải được Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước chấp thuận.
4. Một bản sao của báo cáo kiểm toán sẽ phải được gửi đính kèm với mỗi bản báo cáo kế toán hàng năm của Công ty.
5. Kiểm toán viên thực hiện việc kiểm toán Công ty sẽ được phép tham dự mọi cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và được quyền nhận các thông báo và các thông tin khác liên quan đến Đại hội đồng cổ đông mà các cổ đông được quyền nhận và được phát biểu ý kiến tại đại hội về các vấn đề có liên quan đến kiểm toán.
CON DẤU
Con dấu
1. Hội đồng quản trị sẽ quyết định thông qua con dấu chính thức của Công ty và con dấu được khắc theo quy định của luật pháp.
CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG VÀ THANH LÝ
Chấm dứt hoạt động
1. Công ty có thể bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động trong những trường hợp sau:
a. Khi kết thúc thời hạn hoạt động của Công ty, kể cả sau khi đã gia hạn;
b. Toà án tuyên bố Công ty phá sản theo quy định của pháp luật hiện hành;
c. Giải thể trước thời hạn theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
d. Các trường hợp khác do pháp luật quy định.
2. Việc giải thể Công ty trước thời hạn (kể cả thời hạn đã gia hạn) do Đại hội đồng cổ đông quyết định, Hội đồng quản trị thực hiện. Quyết định giải thể này phải thông báo hay xin chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền (nếu bắt buộc) theo quy định.
Trường hợp bế tắc giữa các thành viên Hội đồng quản trị và cổ đông
Trừ khi Điều lệ này có quy định khác, các cổ đông nắm giữ một nửa số cổ phiếu đang lưu hành có quyền biểu quyết trong bầu cử thành viên Hội đồng quản trị có quyền đệ đơn khiếu nại tới toà để yêu cầu giải thể theo một hay một số các căn cứ sau:
1. Các thành viên Hội đồng quản trị không thống nhất trong quản lý các công việc của Công ty dẫn đến tình trạng không đạt được số phiếu cần thiết theo quy định để Hội đồng quản trị hoạt động.
2. Các cổ đông không thống nhất nên không thể đạt được số phiếu cần thiết theo quy định để tiến hành bầu thành viên Hội đồng quản trị.
3. Có sự bất đồng trong nội bộ và hai hoặc nhiều phe cánh cổ đông bị chia rẽ khiến cho việc giải thể sẽ là phương án có lợi hơn cả cho toàn thể cổ đông.
Gia hạn hoạt động
1. Hội đồng quản trị sẽ triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông ít nhất bảy tháng trước khi kết thúc thời hạn hoạt động để cổ đông có thể biểu quyết về việc gia hạn hoạt động của Công ty thêm một thời gian theo đề nghị của Hội đồng quản trị.
2. Thời hạn hoạt động sẽ được gia hạn thêm khi có từ 65% trở lên tổng số phiếu bầu của các cổ đông có quyền biểu quyết có mặt trực tiếp hoặc thông qua đại diện được ủy quyền có mặt tại Đại hội đồng cổ đông thông qua.
Thanh lý
1. Tối thiểu sáu tháng trước khi kết thúc thời hạn hoạt động của Công ty hoặc sau khi có một quyết định giải thể Công ty, Hội đồng quản trị phải thành lập Ban thanh lý gồm [ba] thành viên. Hai thành viên do Đại hội đồng cổ đông chỉ định và một thành viên do Hội đồng quản trị chỉ định từ một công ty kiểm toán độc lập. Ban thanh lý sẽ chuẩn bị các quy chế hoạt động của mình. Các thành viên của Ban thanh lý có thể được lựa chọn trong số nhân viên Công ty hoặc chuyên gia độc lập. Tất cả các chi phí liên quan đến thanh lý sẽ được Công ty ưu tiên thanh toán trước các khoản nợ khác của Công ty.
2. Ban thanh lý có trách nhiệm báo cáo cho cơ quan đăng ký kinh doanh về ngày thành lập và ngày bắt đầu hoạt động. Kể từ thời điểm đó, Ban thanh lý sẽ thay mặt Công ty trong tất cả các công việc liên quan đến thanh lý Công ty trước Toà án và các cơ quan hành chính.
3. Tiền thu được từ việc thanh lý sẽ được thanh toán theo thứ tự sau:
a. Các chi phí thanh lý;
b. Tiền lương và chi phí bảo hiểm cho công nhân viên;
c. Thuế và các khoản nộp có tính chất thuế mà Công ty phải trả cho Nhà nước;
d. Các khoản vay (nếu có);
e. Các khoản nợ khác của Công ty;
f. Số dư còn lại sau khi đã thanh toán tất cả các khoản nợ từ mục (a) đến (e) trên đây sẽ được phân chia cho các cổ đông. Các cổ phần ưu đãi sẽ ưu tiên thanh toán trước.
GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP NỘI BỘ
Giải quyết tranh chấp nội bộ
1. Trường hợp phát sinh tranh chấp hay khiếu nại có liên quan tới hoạt động của Công ty hay tới quyền của các cổ đông phát sinh từ Điều lệ hay từ bất cứ quyền hoặc nghĩa vụ do Luật Doanh nghiệp hay các luật khác hoặc các quy định hành chính quy định, giữa:
a. Cổ đông với Công ty; hoặc
b. Cổ đông với Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành hay cán bộ quản lý cao cấp
Các bên liên quan sẽ cố gắng giải quyết tranh chấp đó thông qua thương lượng và hoà giải. Trừ trường hợp tranh chấp liên quan tới Hội đồng quản trị hay Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ chủ trì việc giải quyết tranh chấp và sẽ yêu cầu từng bên trình bày các yếu tố thực tiễn liên quan đến tranh chấp trong vòng .... ngày làm việc kể từ ngày tranh chấp phát sinh. Trường hợp tranh chấp liên quan tới Hội đồng quản trị hay Chủ tịch Hội đồng quản trị, bất cứ bên nào cũng có thể yêu cầu .......... chỉ định một chuyên gia độc lập để hành động với tư cách là trọng tài cho quá trình giải quyết tranh chấp.
2. Trường hợp không đạt được quyết định hoà giải trong vòng [sáu] tuần từ khi bắt đầu quá trình hoà giải hoặc nếu quyết định của trung gian hoà giải không được các bên chấp nhận, bất cứ bên nào cũng có thể đưa tranh chấp đó ra Trọng tài kinh tế hoặc Toà án kinh tế.
3. Các bên sẽ tự chịu chi phí của mình có liên quan tới thủ tục thương lượng và hoà giải. Các chi phí của Toà án sẽ do Toà phán quyết bên nào phải chịu.
BỔ SUNG VÀ SỬA ĐỔI ĐIỀU LỆ
Bổ sung và sửa đổi Điều lệ
1. Việc bổ sung, sửa đổi Điều lệ này phải được Đại hội đồng cổ đông xem xét quyết định.
2. Trong trường hợp có những quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động của Công ty chưa được đề cập trong bản Điều lệ này hoặc trong trường hợp có những quy định mới của pháp luật khác với những điều khoản trong Điều lệ này thì những quy định của pháp luật đó đương nhiên được áp dụng và điều chỉnh hoạt động của Công ty .
NGÀY HIỆU LỰC
Ngày hiệu lực
1. Bản điều lệ này gồm XXI chương 57 điều, được Đại hội đồng cổ đông thành lập Công ty cổ phần ... nhất trí thông qua ngày ... tháng ... năm ... tại ..................và cùng chấp thuận hiệu lực toàn văn của Điều lệ này .
2. Điều lệ được lập thành 10 bản, có giá trị như nhau, trong đó:
a. 01 bản nộp tại Phòng công chứng Nhà nước của địa phương
b. 05 bản đăng ký tại cơ quan chính quyền theo quy định của Uỷ ban nhân dân Tỉnh, Thành phố
c. 04 bản lưu trữ tại Văn phòng Công ty
3. Điều lệ này là duy nhất và chính thức của Công ty
4. Các bản sao hoặc trích lục Điều lệ Công ty phải có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc tối thiểu một phần hai tổng số thành viên Hội đồng quản trị mới có giá trị.
Chữ ký của các cổ đông sáng lập hoặc của người đại diện theo pháp luật của Công ty./.
THE MINISTRY OF FINANCE | SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM |
No. 15/2007/QD-BTC | Hanoi, March 19, 2007 |
DECISION
ISSUING THE MODEL CHARTER APPLICABLE TO COMPANIES LISTING ON THE STOCK EXCHANGE/SECURITIES TRADING CENTRE
THE MINISTER OF FINANCE
Pursuant to the Law on Enterprises 60/2005/QH11 of the National Assembly dated 29 November 2005;
Pursuant to the Law on Securities 70/2006/QH11 of the National Assembly dated 29 June 2006;
Pursuant to Decree 77/2003/ND-CP of the Government dated 1 July 2003 on the functions, duties, powers and organizational structure of the Ministry of Finance;
DECIDES:
Article 1. To issue with this Decision the model charter applicable to companies listing on the Stock Exchange/Securities Trading Centre.
Article 2. This Decision shall be of full force and effect fifteen (15) days from the date of its publication in the Official Gazette.
Article 3. The Head of the Office of the Ministry of Finance, the Chairman of the State Securities Commission, heads of relevant units under the Ministry of Finance, listing companies and other organizations and individuals involved shall be responsible for implementation of this Decision.
| FOR THE MINISTER OF FINANCE |
MODEL CHARTER
APPLICABLE TO COMPANIES LISTING ON THE STOCK EXCHANGE/SECURITIES TRADING CENTRE
(Issued with Decision 15/2007/QD-BTC of the Minister of Finance dated 19 March 2007)
The charter of any company must contain at least the provisions of this model charter (excluding article 27) but shall not be limited to the contents of this model charter
CHARTER
OF SHAREHOLDING COMPANY
(Name of company)
TABLE OF CONTENTS
INTRODUCTION
I. DEFINITION OF TERMS IN THE CHARTER..................................................................................... 7
Article 1: Definitions........................................................................................................................... 7
II. NAME, FORM, OFFICE, BRANCH, REPRESENTATIVE OFFICE AND DURATION OF OPERATION OF THE COMPANY ......................................................................................................................................................... 7
Article 2: Name, form, office, branch, representative office and operational duration ............................ 7
III. OBJECTIVES AND SCOPE OF BUSINESS AND OPERATION OF THE COMPANY ......................... 8
Article 3: Objectives of the company ................................................................................................. 8
Article 4: Scope of business and operation ........................................................................................ 8
IV. CHARTER CAPITAL, SHARES, FOUNDING SHAREHOLDERS ...................................................... 8
Article 5: Charter capital, shares, founding shareholders ..................................................................... 8
Article 6: Share certificates................................................................................................................. 9
Article 7: Other securities certificates ................................................................................................ 10
Article 8: Assignment of shares ....................................................................................................... 10
Article 9: Withdrawal of shares ........................................................................................................... 0
V. STRUCTURE OF ORGANIZATION, MANAGEMENT AND CONTROL ............................................. 11
Article 10: Structure of organization and management ....................................................................... 11
VI. SHAREHOLDERS AND THE GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS ..................................... 11
Article 11: Rights of shareholders ...................................................................................................... 1
Article 12: Obligations of shareholders ............................................................................................. 12
Article 13: General Meeting of Shareholders ..................................................................................... 12
Article 14: Rights and duties of the General Meeting of Shareholders.................................................. 13
Article 15: Authorized representatives................................................................................................ 14
Article 16: Change of rights ............................................................................................................. 15
Article 17: Convening the General Meeting of Shareholders, agenda and notice of the General Meting of Shareholders 16
Article 18: Conditions for conducting the General Meeting of Shareholders ........................................ 17
Article 19: Procedures for conducting and voting at the General Meeting of Shareholders ................... 17
Article 20: Approval of resolutions of the General Meeting of Shareholders ........................................ 19
Article 21: Authority and procedures for obtaining written opinions of shareholders to approve resolutions of the General Meeting of Shareholders................................................................................................................... 19
Article 22: Minutes of the General Meeting of Shareholders................................................................ 21
Article 23: Request for rescission of resolutions of the General Meeting of Shareholders..................... 21
VII. THE BOARD OF MANAGEMENT................................................................................................ 21
Article 24: Composition and term of office of members of the Board of Management ........................ 21
Article 25: Powers and duties of the Board of Management ............................................................... 22
Article 26: Chairman and deputy chairman of the Board of Management ............................................ 24
Article 27: Alternate [replacement or substitute]1 members of the Board of Management .................... 25
Article 28: Meetings of the Board of Management ............................................................................. 25
VIII. CHIEF EXECUTIVE OFFICER, OTHER MANAGERS AND SECRETARY OF THE COMPANY ...... 28
Article 29: Organization of management apparatus ............................................................................ 28
Article 30: Managers......................................................................................................................... 28
Article 31: Appointment, removal, duties and powers of the managing director or chief executive officer 28
Article 32: Secretary of the company ................................................................................................ 30
IX. DUTIES OF MEMBERS OF THE BOARD OF MANAGEMENT, CHIEF EXECUTIVE OFFICER (MANAGING DIRECTOR) AND MANAGERS ............................................................................................................................ 30
Article 33: Responsibility to be prudent ............................................................................................ 30
Article 34: Responsibility to be honest and avoid conflicts of interests .............................................. 30
Article 35: Liability for loss, and compensation ................................................................................. 31
X. THE INSPECTION COMMITTEE................................................................................................... 32
Article 36: Members of the Inspection Committee ............................................................................. 32
Article 37: The Inspection Committee ................................................................................................ 33
XI. RIGHT TO INVESTIGATE BOOKS AND RECORDS OF THE COMPANY ....................................... 34
Article 38: Right to investigate books and records ............................................................................ 34
XII. STAFF AND THE TRADE UNION................................................................................................ 34
Article 39: Staff and the Trade Union................................................................................................. 34
XIII. DISTRIBUTION OF PROFIT....................................................................................................... 34
Article 40: Dividends........................................................................................................................ 34
Article 41: Other issues relating to the distribution of profit................................................................. 35
XIV. BANK ACCOUNTS, RESERVE FUND, FINANCIAL YEAR AND ACCOUNTING SYSTEM ............. 35
Article 42: Bank accounts ................................................................................................................ 35
Article 43: Reserve fund .................................................................................................................. 35
Article 44: Financial year .................................................................................................................. 35
Article 45: Accounting system .......................................................................................................... 36
XV. ANNUAL STATEMENTS, RESPONSIBILITIES FOR DISCLOSURE OF INFORMATION AND PUBLIC ANNOUNCEMENT ........................................................................................................................................................ 36
Article 46: Annual, six-monthly and quarterly statements..................................................................... 36
Article 47: Disclosure of information and public announcement.......................................................... 36
XVI. AUDITING THE COMPANY ....................................................................................................... 36
Article 48: Auditing........................................................................................................................... 36
XVII. SEAL...................................................................................................................................... 37
Article 49: Seal ................................................................................................................................ 37
XVIII. TERMINATION OF OPERATION AND LIQUIDATION................................................................ 37
Article 50: Termination of operation................................................................................................... 37
Article 51: Cases of deadlock between members of the Board of Management and shareholders........ 37
Article 52: Extension of duration of operation.................................................................................... 38
Article 53: Liquidation ...................................................................................................................... 38
XIX. INTERNAL DISPUTE RESOLUTION.......................................................................................... 38
Article 54: Internal dispute resolution................................................................................................ 38
XX. ADDITION TO AND AMENDMENT OF THE CHARTER................................................................. 39
Article 55: Additions to and amendment of this Charter...................................................................... 39
XXI. EFFECTIVE DATE ................................................................................................................... 39
Article 56: Effective date................................................................................................................. .39
Article 57: Signatures of founding shareholders or legal representative of the company....................... 39
INTRODUCTION
This Charter was approved by the Company (when the Company was established) or (associated with the initial public offer of shares) or (and approved by shareholders of the Company in accordance with the valid resolution of the General Meeting of Shareholders officially held on ….date ….month …..year).
I. DEFINITION OF TERMS IN THE CHARTER
Article 1. Definitions
1. In this charter, the following terms shall be construed as follows:
a. “Charter capital” means the amount of capital contributed by all shareholders and stated in article 5 of this Charter.
b. “Law on Enterprises” means the Law on Enterprises 60-2005-QH11 passed by the National Assembly on 29 December 2005.
c. “Date of establishment” means the date the Company is granted a business registration certificate.
d. “Manager” means the managing director or chief executive officer, deputy managing director or deputy chief executive officer, chief accountant and any other manager in the Company approved by the Board of Management.
e. “Related person” means an individual or organization stipulated in article 4.17 of the Law on Enterprises.
f. “Duration of operation” means the duration of operation of the Company stated in article 2 of this Charter and the duration of operation (if any) as approved by the the General Meeting of Shareholders in a resolution.
g. “Vietnam” means the Socialist Republic of Vietnam.
2. In this Charter, any references to one or more other provisions or documents shall include amendments to or documents replacing such provisions or documents.
3. Headings (chapters and articles of this Charter) are for convenience only and shall not affect the contents of this Charter.
4. Any words or terms defined in the Law on Enterprises shall have the same meaning in this Charter (if such word or term is not contrary to the subject or context).
II. NAME, FORM, OFFICE, BRANCH, REPRESENTATIVE OFFICE AND OPERATIONAL DURATION OF THE COMPANY
Article 2. Name, form, office, branch, representative office and duration of operation of the Company:
1. Name of the Company:
Vietnamese name:
English name:
Transaction name:
Abbreviated name:
2. The Company is a shareholding company having legal entity status in compliance with the current law of Vietnam.
3. Registered office of the Company is:
Address:
Telephone:
Fax:
[Email]:
Website:
4. (The chairman of the Board of Management or the managing director or chief executive officer shall be the legal representative of the Company.)
5. The Company may establish its branch and representative office in the locality in which the Company conducts business in order to carry out the objectives of the Company in compliance with the resolutions of the Board of Management and as permitted by law.
6. Unless duration of operation is terminated before the expiry of such duration in accordance with articles 50.2 and 51 or the duration of operation is extended in accordance with article 52 of this Charter, the duration of operation of the Company shall commence from the date of establishment and shall be (indefinite) / ….years.
III. OBJECTIVES AND SCOPE OF BUSINESS AND OPERATION OF THE COMPANY
Article 3. Objectives of the Company:
1. Lines of business of the Company are ……………..
2. Objectives of the Company are……………………..
Article 4. Scope of business and operation:
1. The Company shall be permitted to make plans and carry out all business activities in accordance with the its business registration certificate and this Charter and in compliance with current law, and shall be permitted to apply appropriate measures to achieve the objectives of the Company.
2. The Company may carry out business activities in other fields permitted by law and approved by the Board of Management.
IV. CHARTER CAPITAL, SHARES, FOUNDING SHAREHOLDERS
Article 5. Charter capital, shares, founding shareholders:
1. Charter capital of the Company is VND……… (in words).
The total amount of charter capital of the Company shall be dividied into ….. shares with …… par value.
2. The Company may increase its charter capital with approval of the General Meeting of Shareholders granted in accordance with law.
3. Shares of the Company as at the date of approval of this Charter comprise ordinary shares, (controlling shares) (special shares) and (preference shares). The rights and obligations attached to (each class) of share shall be as stipulated in article 11.
4. The Company may issue other classes of preference share after approval of the General Meeting of Shareholders is obtained in accordance with law.
5. (Name, address, number of shares and other details about a founding shareholder in accordance with the Law on Enterprises are stated in the attached Appendix …. This Appendix is an integral part of this Charter).
6. Existing shareholders shall be given priority to be offered ordinary shares for sale in the ratio corresponding to their ownership percentage of ordinary shares in the Company, except where otherwise stipulated by the General Meeting of Shareholders. The Company must provide a notice of the offer for sale of shares which specifies the number of shares to be offered for sale and an appropriate period for subscription (at least twenty business days) so that shareholders may subcribe to purchase. The shares for which shareholders may not subscribe to purchase shall be decided by the Board of Management of the Company. The Board of Management may allocate such shares to entities in accordance with the conditions and manner which the Board of Management thinks appropriate, but shall not be permitted to sell such shares on conditions more favourable than the conditions offered to existing shareholders, except where otherwise agreed by the Board of Management or where shares are sold via the Stock Exchange/Securities Trading Centre.
7. The Company shall be permitted to purchase its own shares (including redeemable preference shares) in the manner stipulated in this Charter and the current law. Ordinary shares redeemed by the Company shall be fund shares which may be offered for sale by the Board of Management in a manner complying with this Charter, the Law on Securities and relevant guidelines.
8. The Company may issue other classes of securities after the General Meeting of Shareholders provides unanimous approval in writing in accordance with the law on securities and securities market.
Article 6. Share certificates:
1. Shareholders of the Company shall be granted share certificates corresponding to the number of shares and the class of owned shares, except where stipulated in clause 7 of this article.
2. Share certificates must bear the seal of the Company and signature of the legal representative of the Company in accordance with the Law on Enterprises. A share certificate must specify the number and class of shares held by the shareholder, the full name of the shareholder (in the case of a named share certificate) and other information in accordance with the Law on Enterprises. Each named share certificate shall represent only one class of shares.
3. A shareholder shall be granted a share certificate within a period of …… from the date of lodging a complete application for transfer of ownership of shares in accordance with the rules of the Company or within a period of two months (or a longer period in accordance with the terms of the issue) from the date of full payment of the purchase price of shares as stipulated in the plan for issue of shares of the Company. A shareholder shall not be obliged to pay the cost of printing the share certificate or any [other] costs to the Company.
4. Where only a number of named shares in a named share certificate are transferred, the old share certificate shall be rescinded and a new share certificate recording the remaining shares shall be granted free-of-charge.
5. Where a named share certificate is damaged, erased, lost, stolen or destroyed, the shareholder may be granted a new share certificate provided that he/she presents proof of his/her ownership of shares and has paid all relevant costs to the Company.
6. Holders of bearer share certificates shall be responsible to manage their share certificates and the Company shall not be liable where such share certificates are stolen or used for fraudulent purposes.
7. The Company shall be permitted to issue named shares which do not take the form of certificates. The Board of Management may issue documents allowing named shares (whether or not such shares take the form of certificates) to be assigned and a document on the assignment of such shares shall not necessarily be required.
Article 7 Other securities certificates:
Bond certificates or other securities certificates of the Company (excluding offer letters, temporary certificates and similar documents) shall be issued with the seal and sample signature of the legal representative of the Company, except where otherwise stipulated by the terms and conditions of the issue.
Article 8. Assignment of shares:
1. All shares may be assigned freely except where this Charter and the law stipulate otherwise. Shares listed on the Stock Exchange/Securitites Trading Centre shall be assigned in accordance with the law on securitites and securitites market of the Stock Exchange/Securitites Trading Centre.
2. Shares which have not yet been fully paid for shall not be assignable nor entitled to dividends.
Article 9. Withdrawal of shares:
1. Where a shareholder fails to pay in full and on time the amount payable to purchase shares, the Board of Management shall notify and have the right to request such shareholder to pay the unpaid amount together with interest on such sum, plus costs arising from failure to pay in full to the Company in accordance with regulations.
2. An announcement requiring the above-mentioned payment must specify the new time-limit for payment (at least seven days from the date on which the announcement is sent) and place for payment, and state that on failure to make payment as required then the number of shares which have not yet been fully paid for shall be withdrawn.
3. If the requirements of the above-mentioned announcement are not satisfied, the Board of Management shall have the right to withdraw the relevant number of shares before all amounts payable including interest and relevant costs are paid for in full.
4. Any withdrawn shares shall be the assets of the Company. The Board of Management may directly sell or authorize to sell or re-distribute such shares to, or resolve them in favour of, the individuals who owned such withdrawn shares or to other entities, on conditions and in the manner the Board of Management considers appropriate.
5. Shareholders holding withdrawn shares shall be required to waive their shareholdership status with respect to such shares, but shall still be required to pay all relevant amounts plus propotional interest at the rate as at the time of withdrawal (not exceeding ….% per year), from the date of withdrawal up to the date of payment, in accordance with a decision of the Board of Management. The Board of Management shall have full power to make a decision on enforcement of payment of amounts payable as at the time of withdrawal, or may make a decision on remission of part or all of such amounts.
6. An announcement on withdrawal shall be sent to the holders of the shares which are to be withdrawn prior to the time of withdrawal. The withdrawal shall remain valid even if there is a mistake or carelessness during the course of sending the announcement.
V. STRUCTURE OF ORGANIZATION, MANAGEMENT AND CONTROL
Article 10. Structure of organization and management:
The structure of organization and management of the Company shall comprise:
a. General Meeting of Shareholders;
b. Board of Management;
c. Managing director or chief executive officer;
d. Inspection Committee.
VI. SHAREHOLDERS AND GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS
Article 11. Rights of shareholders:
1. Shareholders are the owners of the Company and shall have the rights and obligations corresponding to the number and classes of shares owned by them. Shareholders shall only be liable for debts and other property obligations of the Company within their capital contribution to the Company.
2. Ordinary shareholders shall have the following rights:
a. To attend the General Meeting of Shareholders and to exercise the right to vote directly or via an authorized representative;
b. To receive dividends;
c. To freely assign, in accordance with this Charter and current law, shares which have been fully paid for;
d. To be given priority in subscribing for new shares offered for sale in proportion to the number of ordinary shares each shareholder holds in the Company;
e. To inspect information relating to the shareholders included in the list of shareholders who are qualified to attend the General Meeting of Shareholders, and to request amendment of incorrect information;
f. To sight, look up and make an extract or copy of this Charter, the book of minutes of meetings of the General Meeting of Shareholders and resolutions of the General Meeting of Shareholders;
g. If the company is dissolved, to receive a part of the remaining assets in proportion to the number of shares contributed as capital to the Company after the Company has paid out its creditors and shareholders of other classes in accordance with law;
h. To request the Company to redeem shares as stipulated in article 90.1 of the Law on Enterprises;
i. Other rights stipulated in this Charter and by law.
(Rights to other classes of shares).
3. A shareholder or a group of shareholders holding more than five (5) per cent of the total ordinary shares for a consecutive period of six months or more shall have the following rights:
a. To nominate candidates to the Board of Management and the Inspection Committee in accordance with articles 24.3 and 36.2 respectively;
b. To request the convening of a General Meeting of Shareholders;
c. To inspect and receive a copy or an extract of the list of shareholders who have the right to attend and vote at the General Meeting of Shareholders;
d. To request the Inspection Committee to inspect each particular issue relating to the management and administration of the operation of the Company when considered necessary.
This request must be in writing, must contain the full name, permanent address, nationality, number of people’s identity card, passport or other lawful personal identification of a shareholder being an individual; or the name, permanent address, nationality, number of the decision on establishment or number of business registration of a shareholder being an organization; the number of shares and time of registration of shares of each shareholder, total number of shares of the group of shareholders and the percentage of ownership of the total number of shares of the Company; and issues to be inspected and purpose of the inspection;
e. Other rights stipulated in this Charter.
Article 12. Obligations of shareholders: Shareholders shall have the following obligations:
1. To comply with this Charter and the rules of the Company; to observe resolutions of the General Meeting of Shareholders and the Board of Management;
2. To pay in full, in accordance with regulations, for shares for which the shareholder has registered to subscribe;
3. To provide the correct address when he or she registers subscription for shares;
4. To perform other obligations in accordance with current law;
5. To be personally liable when he or she performs one of the following acts in any form in the name of the Company:
a. Breaches the law;
b. Conducts business and other transactions for the personal benefit of him/herself or of other organizations or individuals;
c. Pays undue debts prior to a time when the Company could face financial danger.
Article 13. General Meeting of Shareholders:
1. The General Meeting of Shareholders is the highest competent authority of the Company. The annual General Meeting of Shareholders shall be organized once per year. The General Meeting of Shareholders must hold an annual meeting within a time-limit of four months from the end of a financial year.
2. The Board of Management shall convene the annual General Meeting of Shareholders and shall choose an appropriate place. The annual General Meeting of Shareholders shall make decisions on issues in accordance with law and this Charter, and in particular shall approve the annual financial statements and the financial budget for the next financial year.
3. The Board of Management shall convene an ad-hoc meeting of the General Meeting of Shareholders in the following cases:
a. The Board of Management considers it necessary to do so in the interests of the Company;
b. The annual balance sheet, six-monthly or quarterly statements or audited reports of a financial year reflect that half of the Charter capital has been lost;
c. Where the number of members of the Board of Management is less than the number of members required by law or less than half of the number of members required by this Charter;
d. A shareholder or a group of shareholders as stipulated in article 11.3 of this Charter may request to convene a General Meeting of Shareholders by a written recommendation. The written recommendation must clearly state the reason and purpose of the meeting, and must be signed by the relevant shareholders (the written recommendation may be made in multiple copies in order to facilitate the signatures of all relevant shareholders);
e. The Inspection Committee may request to convene a meeting if the Inspection Committee has reason to believe that the members of the Board of Management or senior managers have seriously breached their obligations as stipulated in article 119 of the Law on Enterprises or that the Board of Management acts or intends to act beyond its powers;
f. Other cases as stipulated by law and this Charter.
4. Convening an ad hoc [extraordinary] General Meeting of Shareholders:
a. The Board of Management must convene a meeting of the General Meeting of Shareholders within a time-limit of thirty days from the date there are [only] the remaining members of the Board of Management as stipulated in clause 3(c) of this article or from the date of receipt of the request stated in clauses 3(d) and 3(e) of this article;
b. Where the Board of Management fails to convene a meeting of the General Meeting of Shareholders in accordance with clause 4(a) of this article, then within the following thirty (30) days the Inspection Committee shall replace the Board of Management in convening the General Meeting of Shareholders in accordance with clause 5 of article 97 of the Law on Enterprises;
c. Where the Inspection Committee fails to convene a meeting of the General Meeting of Shareholders in accordance with clause 4(b) of this article, then within the following thirty (30) days the requesting shareholder or group of shareholders stipulated in clause 3(d) of this article shall have the right to replace the Board of Management and the Inspection Committee in convening the General Meeting of Shareholders in accordance with clause 6 of article 97 of the Law on Enterprises.
In this case, the shareholder or group of shareholders convening the General Meeting of Shareholders may request the business registration office to supervise the convening and conduct of the meeting if they consider it necessary;
d. All expenses for convening and conducting a meeting of the General Meeting of Shareholders shall be reimbursed by the Company. Such expenses shall not include costs, including travel and accommodation costs, incurred by the shareholders when they attend the General Meeting of Shareholders.
Article 14. Rights and duties of the General Meeting of Shareholders:
1. The annual General Meeting of Shareholders shall have the right to discuss and approve the following documents:
a. Annual audited financial statements;
b. Reports of the Inspection Committee;
c. Reports of the Board of Management;
d. Short-term and long-term developmental plans of the Company.
2. The annual General Meeting of Shareholders and an ad hoc [extraordinary] General Meeting of Shareholders shall approve in writing the following issues:
a. Annual financial statements;
b. Rate of dividends paid annually for each class of shares in compliance with the Law on Enterprises and the rights attached to each such class of shares. The rate of dividends shall not be higher than the rate proposed by the Board of Management after the Board of Management has consulted the shareholders at the General Meeting of Shareholders;
c. Number of members of the Board of Management;
d. Selection of an auditing company;
e. Appointment, dismissal and replacement of members of the Board of Management and of the Inspection Committee and approval of the appointment of the managing director or chief executive officer by the Board of Management;
f. Total remuneration of the members of the Board of Management and reports on remuneration of the Board of Management;
g. Amendment of and addition to this Charter;
h. Classes of shares and number of new shares to be issued for each class of shares and the assignment of shares by founding members within the first three years of the date of establishment;
i. Division, separation, merger, consolidation or conversion of the Company;
j. Re-organization and dissolution (liquidation) of the Company and appointment of a liquidator;
k. Inspection of and dealing with breaches by the Board of Management or the Inspection Committee which cause loss to the Company and shareholders;
l. Decisions relating to the sale of assets of the Company or its branches or the purchase of assets valued at fifty (50) per cent or more of the total value of assets of the Company and its branches recorded in the most recent financial statements;
m. Redemption by the Company of ten (10) per cent or more of any one class of issued shares;
n. The managing director or chief executive officer concurrently holding the post of chairman of the Board of Management;
o. The company or its branches entering into contracts with parties stipulated in article 120.1 of the Law on Enterprises valued at twenty (20) per cent or more of the total value of assets of the Company and its branches recorded in the most recent financial statements;
p. Other issues as stipulated in article 14.2 of this Charter and other rules of the Company.
3. A shareholder shall not be permitted to vote in the following cases:
a. Contracts stipulated in article 14.2 of this Charter to which such shareholder or a related person of such shareholder is a party;
b. Purchase of shares by the shareholder or a related person of such shareholder.
4. All resolutions and issues included in the agenda must be discussed and voted on at the General Meeting of Shareholders.
Article 15. Authorized representatives:
1. Shareholders entitled to attend the General Meeting of Shareholders in accordance with law shall directly attend or authorize their representatives to attend. In a case where more than one authorized representative is appointed, then the specific number of shares and the specific number of votes of each representative must be specified.
2. The authorization for a representative to attend the General Meeting of Shareholders must be made in writing on the form stipulated by the Company and must bear signatures in accordance with the following provision:
a. Authorization to represent a shareholder being an individual must bear the signatures of both that shareholder and the person authorized to attend the meeting;
b. Authorization on behalf of a shareholder being an organization which is the principal [of the power of attorney] must bear the signatures of the authorized representative, of the legal representative of the shareholder and of the person authorized to attend the meeting;
c. In other cases the authorization must bear the signatures of the legal representative of the shareholder and of the person authorized to attend the meeting.
Any person authorized to attend a General Meeting of Shareholders must submit his or her written authorization prior to entering the meeting room.
3. Where a lawyer on behalf of a principal signs a written appointment of a representative, the designation of such representative shall be deemed to be effective only if the written appointment is presented with a letter of authorization to the lawyer or a copy of such letter (in a case where such lawyer has not been registered with the Company).
4. Except for the case stipulated in clause 3 of this article, the voting slip of the person authorized to attend a meeting within the scope of his/her authorization shall remain effective in any one of the following cases:
a. The principal dies, or his capacity for civil acts is lost or is restricted;
b. The principal has rescinded the appointment of any authorized representative;
c. The principal has rescinded the authority of the [particular] person carrying out the authorization.
This clause shall not apply in a case where the Company receives a notice of one of the above cases within forty eight (48) hours prior to the time of opening of the General Meeting of Shareholders or prior to the time the meeting is reconvened.
Article 16. Change of rights:
1. A resolution of the General Meeting of Shareholders (in the cases stipulated in article 14.2 relating to the shareholding capital of the Company being divided into different classes of shares) on change or waiver of special rights attached to a class of shares shall be passed only when the written consent of the holders of at least seventy five (75) per cent of the voting rights of the issued shares of such class is obtained.
2. The organization of such a meeting shall be valid if at least two (2) shareholders (or their authorized representatives) are present and each of them holds at least one-third of the par value of the issued shares of such class. Where the number of attendees as required above is insufficient, the meeting shall be reconvened within a period of thirty (30) days and the holders of shares of such class (not depending on the number of holders and the number of shares) who are present directly or via an authorized representative shall be considered to be a sufficient number of attendees. At each separate meeting mentioned above, the holders of the shares of such class who are present directly or via an authorized representative may request a secret ballot and each holder or representative attending the secret ballot shall have one vote corresponding to each owned share of such class.
3. The procedures for conducting such separate meetings shall be implemented in accordance with articles 18 and 20.
4. Except where otherwise stipulated by the terms of an issue of shares, special rights attached to various classes of shares with preference rights regarding some or all issues on distribution of profits or assets of the Company shall not be changed when the Company issues additional shares of the same class.
Article 17. Convening the General Meeting of Shareholders, agenda and notice of General Meeting of Shareholders:
1. The Board of Management shall convene the General Meeting of Shareholders, or the General Meeting of Shareholders shall be convened in the cases stipulated in article 13.4(b) or article 13.4(c).
2. The convenor of the General Meeting of Shareholders shall carry out the following duties:
a. Prepare a list of shareholders qualified to attend and vote at the General Meeting of Shareholders within thirty (30) days before the date the General Meeting of Shareholders is conducted; and prepare the agenda and documents of the meeting in compliance with law and the rules of the Company;
b. Determine the time and venue for holding the General Meeting of Shareholders;
c. Inform and send a notice of the meeting of the General Meeting of Shareholders to all shareholders entitled to attend the meeting.
3. The notice of the meeting of the General Meeting of Shareholders must comprise the agenda of the meeting and information relating to the issues to be discussed and voted on at the General Meeting of Shareholders. With respect to shareholders who have implemented depository of shares, the notice of the meeting of the General Meeting of Shareholders may be sent to the depository organization and at the same time shall be announced on the information network of the Stock Exchange/Securities Trading Centre, on the website of the Company, [and] in a central newspaper or in a local newspaper where the Company’s office is based. With respect to shareholders who have not implemented depository of shares, the notice of the meeting of the General Meeting of Shareholders may be sent to such shareholders by direct delivery or by registered courier to the registered address of the shareholders or to the address provided by such shareholders in order to receive information. Where the shareholders have notified the Company in writing of their fax number or e-mail address, the notice of the meeting may be sent to such fax number or e-mail address. Where the shareholders are employees of the Company, the notice of the meeting may be placed in a sealed envelope and sent directly to them at their work place. The notice of the General Meeting of Shareholders must be sent at least fifteen (15) days before the date of the meeting (such period to be calculated from the date the notice is validly sent or delivered, the date the fees for delivery of the notice are paid, or the date the notice is put in a post-box). Where the Company has a website, the notice of the meeting of the General Meeting of Shareholders must be posted on the website as well as being sent to the shareholders.
4. A shareholder or group of shareholders referred to in article 11.3 of this Charter shall have the right to propose issues to be included in the agenda of a meeting of the General Meeting of Shareholders. The proposal must be made in writing and must be sent to the Company at least three (3) business days before the time of opening of the General Meeting of Shareholders. The proposal must contain the full names of the shareholders, the number and class of shares held by them, and the items proposed to be included on the agenda.
5. The convenor of the General Meeting of Shareholders shall have the right to reject a proposal mentioned in clause 4 of this article in the following cases:
a. The proposal was not sent on time, is insufficient, or is in relation to an irrelevant matter;
b. At the time of the proposal, the shareholder or group of shareholders had not owned at least five (5) per cent of the ordinary shares for a consecutive period of six months (or another smaller percentage in accordance with this Charter);
c. The items proposed do not fall within the authority of the General Meeting of Shareholders for discussion and approval;
d. (Other cases).
6. The Board of Management must prepare draft resolutions on each of the items on the agenda.
7. In a case where all shareholders representing one hundred (100) per cent of the voting shares attend the General Meeting of Shareholders directly or via an authorized representative, the resolutions which are unanimously approved by the General Meeting of Shareholders shall be deemed to be effective even if the General Meeting of Shareholders is not conducted in accordance with the procedures, or the items voted on were not included on the agenda.
Article 18. Conditions for conducting the General Meeting of Shareholders:
1. The General Meeting of Shareholders shall be conducted when the number of attending shareholders represents at least sixty five (65) per cent of the voting shares.
2. When the number of attendees required is insufficient within thirty (30) minutes from the time set to open the meeting, the meeting shall be reconvened within a period of thirty (30) days from the scheduled date for holding the first General Meeting of Shareholders. The General Meeting of Shareholders which is convened for a second time shall be conducted when the number of attending shareholders and authorized representatives represent at least fifty one (51) per cent of the voting shares.
3. When the second General Meeting of Shareholders cannot take place because the number of attendees required is not present within thirty (30) minutes from the time set to open the meeting, the General Meeting of Shareholders may be convened for a third time within twenty (20) days from the scheduled date for holding the second General Meeting of Shareholders. In such a case, the General Meeting of Shareholders shall be conducted irrespective of the number of attending shareholders or authorized representatives, and shall be deemed valid and shall have the right to make decisions on issues which may have been approved at the first General Meeting of Shareholders.
4. Based on requests, the chairman of the General Meeting of Shareholders may make changes to the agenda accompanying the invitation to the meeting in accordance with article 17.3 of this Charter.
Article 19. Procedures for conducting and voting at the General Meeting of Shareholders:
1. On the date of holding the General Meeting of Shareholders, the Company must carry out procedures to register its shareholders and such registration shall continue until all shareholders entitled to attend the meeting and who are present have been registered.
2. Where a shareholder is registered, the Company shall grant such shareholder with voting rights or his/her authorized representative a voting card which states the number of registration, full name of the shareholder, full name of the authorized representative and the number of votes of such shareholder. When voting is conducted at the General Meeting of Shareholders, the votes which agree with the resolution shall be collected first, thereafter the votes which do not agree with the resolution shall be collected, and finally the overall number of votes which agree and do not agree with the resolution shall be counted for a final decision. The overall number of votes which agree, which do not agree, and abstentions shall be announced immediately after an issue is voted on. The General Meeting shall elect people from the attendees to be responsible to count the votes or to supervise the counting of votes, and if the General Meeting of Shareholders does not elect such people then the chairman shall elect them. The number of members of a vote counting committee shall not exceed three people.
3. Any shareholder who comes to the General Meeting of Shareholders late shall be registered and shall have the right to immediately participate in voting at the General Meeting of Shareholders. The chairman shall not delay the General Meeting of Shareholders so that late shareholders may register, and the effectiveness of any voting which has already been conducted before the late shareholders attended shall not be affected.
4. The chairman of the Board of Management shall preside over the General Meeting of Shareholders.
In a case where the chairman of the Board of Management is absent, the deputy chairman of the Board of Management or the person elected by the General Meeting of Shareholders shall preside over the General Meeting of Shareholders. Where none of such persons is able to preside over the General Meeting of Shareholders, the member of the Board of Management holding the highest position and who is present at the General Meeting of Shareholders shall organize a meeting to elect the chairman of the General Meeting of Shareholders who need not necessarily be a member of the Board of Management. The chairman, deputy chairman of the Board of Management or the chairman of the General Meeting of Shareholders shall elect or nominate someone to act as secretary to prepare minutes of the General Meeting of Shareholders. In the case of election of a chairman, the names of the nominees and the number of votes for each nominee shall be announced.
5. Any decisions of the chairman on the order and procedures or on events arising outside the agenda of the General Meeting of Shareholders shall be final.
6. Even if sufficient attendees as required are present, the chairman of the General Meeting of Shareholders shall adjourn the General Meeting of Shareholders to another time or change the location of the meeting decided by the chairman without obtaining opinions of the General Meeting of Shareholders if the chairman considers that (a) the location of the General Meeting of Shareholders fails to provide suitable seating for all attendees, (b) there is an attendee who disrupts or is likely to disrupt order at the meeting, or (c) an adjournment is necessary so that the work of the General Meeting of Shareholders will be carried out validly. In addition, the chairman of the General Meeting of Shareholders may adjourn a meeting upon agreement or request of the General Meeting of Shareholders even if sufficient attendees as required for such meeting are present. The maximum time for any adjournment of a meeting shall be three days as from the date of the proposed opening of the meeting. The General Meeting of Shareholders which is reconvened shall review the work which should have been legally carried out at the previous adjourned meeting.
7. Where the chairman adjourns or postpones a General Meeting of Shareholders contrary to the provisions in clause 6 of this article, the General Meeting of Shareholders shall elect another person from the attendees to replace the chairman in conducting the meeting until its completion, and the effectiveness of voting conducted at such meeting shall not be affected.
8. The chairman or secretary of the General Meeting of Shareholders may conduct activities which he/she finds necessary in order to direct the General Meeting of Shareholders in a valid and orderly manner and so that it reflects the wishes of the majority of attendees.
9. The Board of Management may require shareholders or authorized representatives entitled to attend the General Meeting of Shareholders to be checked or subject to other security measures which the Board of Management considers appropriate. Where a shareholder or an authorized representative does not comply with the rule on checking or the security measures mentioned above, the Board of Management, after careful consideration, may reject or expel such shareholder or authorized representative from the General Meeting of Shareholders.
10. The Board of Management, after careful consideration, may take the measures which it finds appropriate in order to:
a. Adjust the number of people who are present at the official location of the General Meeting of Shareholders;
b. Ensure safety for the attendees who are present;
c. Create favourable conditions for shareholders to attend (or continue to attend) the General Meeting of Shareholders.
The Board of Management shall have full power to change the above measures and take all of such measures when it considers it necessary. The measures taken may include the issue of entry permits or the use of other forms of selection.
11. In a case where the Board of Management takes the above measures, the Board of Management may, when it makes a determination on the location of the meeting:
a. Announce that the General Meeting of Shareholders shall be conducted at the location as stated in the notice of the meeting where the chairman of the meeting shall be present (“The official Location of the Meeting”);
b. Make arrangements so that shareholders or authorized representatives who fail to attend the meeting in accordance with this article or people who wish to attend the meeting but at a location different from the Official Location of the Meeting may still attend the General Meeting of Shareholders.
A notice on holding the General Meeting of Shareholders shall not be required to state the detailed measures taken in accordance with this article.
12. In this Charter (unless the context requires otherwise), each shareholder shall be deemed to have attended the meeting at the Official Location of the Meeting.
The Company must hold a General Meeting of Shareholders at least once per year. The annual General Meeting of Shareholders shall not be held by way of collection of written opinions.
Article 20. Passing of resolutions of the General Meeting of Shareholders:
1. Except for the case stipulated in clause 2 of this article, resolutions of the General Meeting of Shareholders on the following items shall be passed when there are votes obtained from sixty five (65) per cent or more of the total votes of all shareholders with voting rights who are present directly or via their authorized representatives at the General Meeting of Shareholders:
a. Approval of annual financial statements;
b. Short-term and long-term developmental plans of the Company;
c. Appointment, dismissal and replacement of members of the Board of Management and the Inspection Committee and approval of the appointment of the managing director or chief executive officer by the Board of Management.
2. Resolutions of the General Meeting of Shareholders relating to the amendment of and addition to the Charter, classes of shares and number of shares offered for sale, merger, re-organization and dissolution of the Company, sale of assets of the Company or its branches or purchase [of assets] by the Company or its branches valued at fifty (50) per cent or more of the total value of assets of the Company and its branches determined on the basis of the most recent audited accounting books shall be approved when there are votes obtained from seventy five (75) per cent or more of the total votes of all shareholders with voting rights who are present directly or via their authorized representatives at the General Meeting of Shareholders.
Article 21. Authority and procedures for collecting written opinions in order to pass resolutions of the General Meeting of Shareholders:
The authority and procedures for collecting written opinions in order to pass a resolution of the General Meeting of Shareholders shall be implemented in accordance with the following provisions:
1. The Board of Management shall have the right to collect written opinions in order to pass a resolution of the General Meeting of Shareholders at any time, if considered necessary in the interests of the Company.
2. The Board of Management must prepare written opinion forms, a draft of the resolution of the General Meeting of Shareholders and other documents explaining the draft resolution. The written opinion form together with the draft resolution and documents explaining it must be sent by a means which is guaranteed to reach the permanent address of each shareholder;
3. The written opinion form must contain the following basic particulars:
a. Name, head office address, number and date of issuance of the business registration certificate, and place of business registration of the Company;
b. Purpose of collecting written opinions;
c. Full name, permanent address, nationality, and the number of the people’s identity card or passport or other lawful personal identification in respect of a shareholder being an individual; name, permanent address, nationality, number of establishment decision or number of business registration of a shareholder or authorized representative in respect of a shareholder being an organization; number of shares of each class and number of votes of the shareholder;
d. Issue on which it is necessary to obtain opinions in order to pass a resolution;
e. Voting options comprising agreement, non agreement, or no opinion [abstention];
f. Time-limit within which the completed written opinion form must be returned to the Company;
g. Full name and signature of the chairman of the Board of Management and of the legal representative of the Company.
4. Any completed written opinion form must bear the signature of a shareholder being an individual, and of the authorized representative or of the legal representative of a shareholder being an organization.
Written opinion forms which are returned to the Company must be placed in a sealed envelope and no one shall be permitted to open the envelope prior to counting of the votes. Any completed written form which is returned to the Company after the expiry of the time-limit stipulated in the written opinion form, or any form which has been opened, shall be invalid.
5. The Board of Management shall conduct counting of the votes and shall prepare minutes of the counting of the votes in the presence of the Inspection Committee or of a shareholder who does not hold a managerial position in the Company. The minutes of counting of votes shall contain the following basic particulars:
a. Name, head office address, number and date of issuance of the business registration certificate; and place of business registration of the Company;
b. Purpose of collection of written opinions and issues on which it is necessary to obtain written opinions in order to pass a resolution;
c. Number of shareholders with total numbers of votes who have participated in the voting, classifying the votes into valid and invalid, and including an appendix being a list of the shareholders who participated in the voting;
d. Total number of votes for, against and abstentions on each matter voted upon;
e. Resolutions which have been passed;
f. Full name and signature of the chairman of the Board of Management, of the legal representative of the Company and of the person who supervised the counting of votes.
The members of the Board of Management and the person who supervised the counting of votes shall be jointly liable for the truthfulness and accuracy of the minutes of counting of votes, and shall be jointly liable for any loss arising from a resolution which is passed due to an untruthful or inaccurate counting of votes.
6. The minutes of results of counting of votes must be sent to the shareholders within a time-limit of fifteen (15) days as from the date the counting of votes ended.
7. Written opinion forms which were returned, the minutes of counting of votes, the full text of the resolution which was passed and related documents sent with all of the written opinion forms must be archived at the head office of the Company.
8. A resolution which is passed by the form of collecting written opinions of shareholders shall have the same validity as a resolution passed by the General Meeting of Shareholders.
Article 22. Minutes of General Meeting of Shareholders:
The chairman of the General Meeting of Shareholders shall be responsible to archive minutes of the General Meeting of Shareholders and send them to all shareholders within a period of fifteen (15) days from the date the General Meeting of Shareholders ended. The minutes of the General Meeting of Shareholders shall be considered proof that work [mentioned in the minutes] was actually carried out at the General Meeting of Shareholders unless an opinion against the contents of the minutes is made in accordance with the stipulated procedures within a time-limit of ten (10) days from the date the minutes were sent. The minutes must be prepared in Vietnamese and must bear the signatures of the chairman of the General Meeting of Shareholders and the secretary in accordance with the Law on Enterprises and this Charter. All records, minutes, books of signatures of attending shareholders and written authorizations to attend the General Meeting of Shareholders must be archived at the head office of the Company.
Article 23. Demand for cancellation of resolutions of the General Meeting of Shareholders:
Shareholders, members of the Board of Management, the director or general director or the Inspection Committee shall have the right to require a court or an arbitrator to consider and cancel a resolution of the General Meeting of Shareholders within ninety (90) days from the date of receipt of minutes of the General Meeting of Shareholders or minutes of the results of counting of votes being written opinions from the General Meeting of Shareholders, in the following cases:
1. The order and procedures for convening the General Meeting of Shareholders did not comply with the law and this Charter;
2. The order and procedures for issuing a resolution and the content of the resolution breach the law or this Charter.
VII. BOARD OF MANAGEMENT
Article 24. Composition and term of office of members of the Board of Management:
1. The Board of Management shall have at least five (5) members and not more than eleven (11) members. The term of office of the Board of Management shall be five (5) years. The term of office of a member of the Board of Management shall not exceed five (5) years; members of the Board of Management may be re-elected for an unlimited number of terms. The total number of members of the Board of Management who are independent and non-operational must be least one-third of the total number of the members of the Board of Management.
2. … members of the Board of Management shall be nominated by founding shareholders in proportion to the ratio of shares they own. The founding shareholders shall be entitled to aggregate the ratio of shares they own in order to nominate candidates to the Board of Management.
3. Shareholders who hold at least five (5) per cent of shares with voting rights for a consecutive period of at least six (6) months (or a percentage which is less than ten (10) per cent as stipulated in this Charter) shall have the right to aggregate the number of voting rights of each such shareholder to nominate candidates to the Board of Management. A shareholder or a group of shareholders which holds ten (10) per cent or less of shares with voting rights for a consecutive period of at least six (6) months shall be entitled to nominate one candidate; which holds from ten (10) per cent to less than thirty (30) per cent shall be entitled to nominate two candidates; which holds from thirty (30) per cent to less than fifty (50) per cent shall be entitled to nominate three candidates; which holds from fifty (50) per cent to less than sixty five (65) per cent shall be entitled to nominate four candidates, and which holds sixty five (65) per cent or more shall be entitled to nominate the full number of candidates.
4. Where the number of candidates is still insufficient after candidates have been nominated by the Board of Management, the incumbent Board of Management may nominate additional candidates or hold a nomination in accordance with rules stipulated by the Company. The rules for nomination or the manner used by the incumbent Board of Management to nominate candidates to the Board of Management must be clearly announced and must receive approval from the General Meeting of Shareholders before the nomination is held.
5. The membership of a member of the Board of Management shall be terminated in the following cases:
a. Such member is ineligible to be a member of the Board of Management in accordance with the Law on Enterprises or is prohibited from being a member of a Board of Management by law;
b. Such member sends a written application for resignation to the head office of the Company;
c. Such member suffers a mental disorder and the other members of the Board of Management have expert proof of such loss of capacity for civil acts;
d. Such member is absent from meetings of the Board of Management for a consecutive period of six (6) months, and the Board did not permit the member to be absent within such period and makes a decision that the position of such member is vacated;
e. Such member is dismissed from the Board of Management by a decision of the General Meeting of Shareholders.
6. The Board of Management may appoint a new member to the Board in order to fill the vacancy arising, and the new member must obtain approval from the next General Meeting of Shareholders. Upon such approval, the appointment of the new member shall be deemed effective as from the date on which the Board of Management appointed the member.
7. The appointment of members of the Board of Management must be announced in accordance with the laws on securities and securities market.
8. Members of the Board of Management need not necessarily be shareholders of the Company.
Article 25. Powers and duties of the Board of Management:
1. Business activities and work of the Company shall be subject to management or direction for implementation by the Board of Management. The Board of Management is the body with full power to exercise all rights on behalf of the Company, excluding authority which belongs to the General Meeting of Shareholders.
2. The Board of Management shall be responsible to supervise the managing director or chief executive officer and other managers.
3. The rights and obligations of the Board of Management shall be as stipulated by law, this Charter, the internal rules of the Company, and resolutions of the General Meeting of Shareholders. Specifically, the Board of Management shall have the following powers and duties:
a. To make decisions on plans for development of annual business and production, and the annual budget;
b. To determine the operational objectives on the basis of the strategic objectives approved by the General Meeting of Shareholders;
c. To appoint and discharge managers of the Company upon the request of the managing director or chief executive officer; and to make decisions on their salary;
d. To make decisions on the organizational structure of the Company;
e. To deal with complaints made by the Company about a manager and to make a decision selecting a representative of the Company to deal with legal procedural issues against such manager;
f. To propose the classes of shares which may be issued and the total number of shares of each class to be issued;
g. To propose the issuance of bonds, bonds convertible into shares and securities rights which entitle the owner to purchase shares at a pre-determined price;
h. To determine the prices at which bonds, shares and convertible securities will be offered for sale;
i. To appoint, dismiss or remove the managing director, chief executive officer, a manager or the representative of the Company where the Board of Management believes that such action is taken in the best interests of the Company. Such removal shall not be contrary to the contractual rights (if any) of the person involved;
j. To propose annual dividend rates and to fix temporary dividend rates; to organize payment of dividends;
k. To propose the restructuring or dissolution of the Company.
4. The following issues must be approved by the Board of Management:
a. Establishment of a branch or representative office of the Company;
b. Establishment of subsidiaries of the Company;
c. The Board of Management may from time to time make decisions on the performance, amendment or rescission of large contracts of the Company (including contracts for purchase, sale, merger and takeover of companies and joint venture contracts) within the scope of article 108.2 of the Law on Enterprises, except for the case stipulated in article 120.3 of the Law on Enterprises which must be approved by the General Meeting of Shareholders;
d. Appointment and removal of any person authorized by the Company to act as a commercial representative or lawyer of the Company;
e. Borrowing, and implementation of mortgages, warranties, guarantees and payment of compensation by the Company;
f. Investments which are not included in the business plan and budget which exceed …. Vietnamese dong, or investments exceeding ten (10) per cent of the value in the [annual] plan and in annual business budget;
g. Purchase or sale of shares of other companies established in Vietnam or overseas;
h. Valuation of assets contributed to the Company which are not in cash relating to the issuance of shares or bonds by the Company, including gold, land use rights, intellectual property rights, technology and technological know-how;
i. Purchase or recovery by the Company of no more than ten (10) per cent of shares of each class;
j. Business issues or transactions which the Board of Management decides are required to have its approval [and which are] within the scope of its powers and responsibilities;
k. Decision on the buying or recovery price of shares of the Company.
5. The Board of Management must report to the General Meeting of Shareholders its activity being supervision of the managing director or chief executive officer and other managers within a financial year. If the Board of Management fails to submit such report to the General Meeting of Shareholders, the annual financial statements of the Company shall be deemed invalid and not to have been approved by the Board of Management.
6. Except where the law and this Charter stipulate otherwise, the Board of Management may authorize lower level staff or a manager to deal with work on behalf of the Company.
7. Members of the Board of Management (excluding authorized alternate representatives) shall be entitled to remuneration for their work in their capacity as members of the Board. The total remuneration for the Board shall be determined by the General Meeting of Shareholders and shall be distributed to members of the Board as agreed by the Board or shall be distributed [amongst all members] equally if the Board fails to reach an agreement.
8. The total remuneration paid to members of the Board of Management (and remuneration paid to each member) must be recorded in detail in the annual report of the Company.
9. Any member of the Board of Management who holds an executive position (also including chairman or deputy chairman) or who works on a sub-committee of the Board of Management or who performs other work which is, in the opinion of the Board, beyond the scope of the normal duties of a member of a Board of Management may be paid extra remuneration in the form of a lump sum payment each time, or salary, commission, profit percentage or other form as decided by the Board of Management.
10. Members of the Board of Management shall be entitled to reimbursement for the cost of meals, accommodation, travel and other reasonable expenses disbursed in order to fulfil his/her responsibilities as a member of the Board, including expenses arising out of attendance at meetings of the Board or of sub-committees of the Board, or [at meetings] of the General Meeting of Shareholders.
Article 26. Chairman and deputy chairman of the Board of Management:
1. The General Meeting of Shareholders or the Board of Management must elect a chairman and deputy chairman from members of the Board. The chairman of the Board of Management shall not act concurrently as the managing director or chief executive officer of the Company, except where otherwise decided by the General Meeting of Shareholders . Approval shall be required at the annual General Meeting of Shareholders for the chairman of the Board of Management to act concurrently as the managing director or chief executive officer.
2. The chairman of the Board of Management shall be responsible to convene and to chair the General Meeting of Shareholders and meetings of the Board of Management, and at the same time shall have other rights and responsibilities stipulated in this Charter and in the Law on Enterprises. The deputy chairman shall have the same rights and obligations as the chairman where the deputy chairman is authorized by the chairman, but only where the chairman has notified the Board of Management of his/her absence or of his/her having to be absent due to a reason of force majeure or his/her inability to carry out his/her duties. In such cases [where the chairman is absent] as stated above, the chairman shall not appoint the deputy chairman to act, but rather the remaining members of the Board shall appoint the deputy chairman. Where both the chairman and deputy chairman are temporarily unable to perform their duties for any reason, the Board of Management may appoint, on the principle of simple majority, another person from the Board to implement the duties of the chairman.
3. The chairman of the Board of Management must ensure that the Board of Management sends the annual financial statements, the report on the operation of the Company, the audit report and the inspection report of the Board of Management to shareholders at the General Meeting of Shareholders.
4. Where both the chairman and deputy chairman of the Board of Management resign or are removed, the Board of Management must elect persons to replace them within a period of ten (10) days.
(It shall not be mandatory to have this article 27:)
Article 27. Alternate [replacement] members of the Board of Management:
1. A member of the Board of Management (not being the person authorized to replace such member) may appoint another member of the Board, or a person who is approved by the Board and who is willing to perform such duty, as his/her alternate person, and shall have the right to discharge such person.
2. An alternate member of the Board of Management shall be entitled to receive notices of any meeting of the Board and of any sub-committee of the Board of which his designator is a member; shall be entitled to attend and vote at meetings where the member of the Board being such designator is absent; and shall have authority to perform all functions of the designator as a member of the Board where the designator is absent. Such alternate member shall not be entitled to receive any remuneration for his/her work from the Company in the capacity as an alternate member of the Board of Management. The Company shall not be bound to send notices of the above-mentioned meetings to alternate members of the Board who are not present in Vietnam.
3. An alternate member shall be required to waive his/her membership of the Board of Management where membership of his/her designator is terminated. Where the term of office of a member of the Board of Management expires but such member is re-appointed or deemed to have been re- appointed at the General Meeting of Shareholders where the term of office would otherwise have expired, then any appointment of an alternate member which such member made immediately before such expiry of his/her term of office shall continue to be effective after such member is re-appointed.
4. Any member of the Board of Management who appoints or removes an alternate person must do so in writing, and must prepare and sign a written report on such appointment or removal and send it to the Company or lodge it in some other way as approved by the Board of Management.
5. In addition to the other provisions in this Charter, an alternate member shall be deemed to be a member of the Board of Management in all respects and shall be personally liable for his/her acts and errors but [in such case] shall not be deemed to be a representative implementing the authorization of the member of the Board of Management who is his/her designator.
Article 28. Meetings of the Board of Management:
1. In a case where the Board of Management is to elect the chairman, then the initial meeting of the term of the Board of Management in order to elect the chairman and to pass other resolutions within its authority must be conducted within a time-limit of seven (7) working days from the date of completion of the election of the Board for that term. This meeting shall be convened by the member who gains the highest number of votes. If more than one member gains the same highest number of votes, such elected members shall elect a person amongst them to convene the meeting by a majority vote.
2. Regular meetings:
The chairman of the Board of Management shall convene a regular meeting of the Board of Management, prepare the agenda of the meeting and determine the time and location of the meeting within a period of at least seven (7) days before the proposed date of the meeting. The chairman may convene a regular meeting of the Board of Management at any time where considered necessary, but there must be at least one meeting every quarter.
3. Ad hoc [extraordinary] meetings:
The chairman must convene a meeting of the Board of Management, which shall not be delayed without a legitimate reason, where any of the following make a written request specifying the objective and issues which need to be discussed:
a. The managing director or chief executive officer or at least five managers;
b. Two (2) members of the Board of Management;
c. The chairman of the Board of Management;
d. A majority of members of the Inspection Committee.
4. A meeting of the Board of Management as stipulated in clause 3 of this article must be conducted within a time-limit of fifteen (15) days after the request for the meeting is made. If the chairman of the Board does not agree to convene a meeting pursuant to the request, then the chairman shall be liable for loss caused to the Company; any person who makes a request for a meeting as referred to in clause 3 of this article may himself/herself convene a meeting of the Board of Management.
5. Where an independent auditor makes a request, the chairman of the Board of Management must convene a meeting of the Board in order to discuss the audit report and the status of the Company.
6. Location of the meeting:
Meetings of the Board of Management shall be conducted at the registered address of the Company or at another address in Vietnam or abroad as decided by the chairman of the Board and agreed by the Board of Management.
7. Notice and agenda of a meeting of the Board of Management:
The notice of a meeting of the Board of Management must be sent to members of the Board at least five (5) days prior to the date on which the meeting is to be held; members of the Board may refuse in writing the notice of invitation and such refusal may take retroactive effect. The notice of the meeting of the Board must be made in writing and in Vietnamese; it must provide sufficient information about the agenda, the time and location of the meeting; and it must be accompanied with necessary documents on the issues to be discussed and voted on at the meeting of the Board and include voting slips for members of the Board who will be unable to attend the meeting.
A notice of invitation may be sent by post, fax, electronic mail or by other means, but must ensure arrival at the address of each member of the Board as registered with the Company.
8. Minimum number of attending members:
A meeting of the Board of Management shall be conducted and resolutions shall be passed if at least three-quarters of the members of the Board are present in person or via their alternate representatives.
9. Voting:
a. Except for the regulation in clause 9(b) of this article, each member of the Board of Management or his or her authorized person being an individual who is present in person at a meeting of the Board shall have one vote;
b. A member of the Board of Management shall not be permitted to vote on a contract, transaction or proposal in which such member or his/her related person has an interest contrary to or possibly contrary to the interests of the Company. A member of the Board shall not be included in the minimum number of attendees required to be present to hold a meeting of the Board regarding resolutions on which such member does not have the right to vote;
c. When an issue arises at a meeting of the Board pursuant to clause 9(d) of this article regarding the level of interest of a member of the Board or regarding the voting right of a member which is not resolved by such member voluntarily waiving his/her voting right, such issue shall be submitted to the chairman of the meeting whose decision in relation to other members of the Board shall be final, except where the nature or scope of the interest of the relevant members of the Board of Management has not been properly announced;
d. Any member of the Board of Management who benefits from one of the contracts stipulated in articles 34.4(a) and 34.4(b) of this Charter shall be considered to have a significant [material] interest in such contract.
10. Public disclosure of interest:
Any member of the Board of Management who directly or indirectly benefits from a contract or transaction which has been signed or is intended to be signed with the Company, and where such member is aware that he/she has an interest, shall be required to disclose the nature and content of such interest at the meeting where the Board of Management considers the signing of such contract or transaction for the first time; or such member may disclose the interest at the first meeting of the Board held after such member becomes aware that he/she has or will have an interest in the relevant contract or transaction.
11. Voting by a majority:
The Board of Management shall pass resolutions and make decisions by complying with the assent of the majority of members of the Board in attendance (more than fifty (50) per cent). Where the number of votes which assent [agree] and the number of votes which do not assent [disagree] are equal, then the vote of the chairman shall be the deciding vote.
12. Meetings by telephone or by other forms:
A meeting of the Board of Management may be conducted by way of a conference call between members of the Board where all or a number of members are at different places, provided that each attending member is able to:
a. Hear other members of the Board expressing their opinions in the meeting;
b. Express his/her opinions at the same time as other attending members if he/she wishes to do so. Members may communicate directly via the telephone or by other means of communication (including the use of means arising after this Charter is approved) or by a combination of such means. Members of the Board who attend a meeting in this manner shall be deemed present at such meeting pursuant to this Charter. The location of the meeting to be held in accordance with this provision shall be the location where the largest number of members of the Board gathers, or if there is no such group [of the largest number of members of the Board] then the meeting shall be held at the location where the chairman of the meeting is present.
Resolutions which are passed at a meeting duly held and conducted by telephone shall take effect immediately after the end of the meeting, but must be confirmed by the signatures of all attending members of the Board in minutes of such meeting.
13. Written resolutions:
A written resolution must bear the signatures of all the following members of the Board of Management:
a. The members with the right to vote on such resolution at a meeting of the Board;
b. The number of members present must not have been less than the minimum number of members stipulated as necessary to conduct a meeting of the Board of Management.
A resolution of this kind shall have the same effect and validity as a resolution passed by members of the Board of Management at a meeting which is convened and held in accordance with the normal procedure. A written resolution may be passed by using a number of copies of the same document so long as each copy bears the signature of at least one member.
14. Minutes of the Board of Management:
The chairman of the Board of Management shall be responsible to deliver minutes of a meeting of the Board to members, and such minutes shall be deemed to be proof that the work [mentioned in the minutes] was actually carried out at such meeting unless an opinion against the content of the minutes is provided within a time-limit of ten (10) days from the date of delivery of such minutes. The minutes of the Board of Management must be prepared in Vietnamese and must bear the signatures of all the members of the Board who attended.
15. Sub-committees of the Board of Management:
The Board of Management may establish a sub-committee and authorize it to act pursuant to the authority of the Board. Membership of a sub-committee may consist of one or more members of the Board of Management and one or more non-board members pursuant to a decision of the Board. During the course of performance of authorized powers, the sub-committee must comply with the rules stipulated by the Board. Such rules may regulate or permit the admission of additional persons being non-board members to the sub-committee and may permit such persons to vote in their capacity as members of the sub-committee, but (a) the number of non-board members must be less than half the total number of members of the sub-committee, and (b) resolutions of the sub- committee shall only take effect when the majority of members attending and voting at a meeting of the sub-committee were members of the Board.
16. Legal effect of actions:
Actions taken to implement resolutions of the Board of Management, of sub-committees under the Board of Management, or of a person with membership on a sub-committee under the Board of Management shall be deemed to be legally effective even when there may have been an error in the election and appointment of a member to the sub-committee or to the Board of Management.
VIII. CHIEF EXECUTIVE OFFICER, OTHER MANAGERS AND SECRETARY OF THE COMPANY
Article 29. Organization of management apparatus:
The Company shall create a management system which is liable to the Board of Management and under the leadership of the Board of Management. The Company shall have a managing director or chief executive officer or a number of deputy managing directors or deputy chief executive officers and a chief accountant appointed by the Board of Management. The managing director or chief executive officer and deputy managing directors or deputy chief executive officers may act concurrently as members of the Board, and shall be appointed or dismissed by the Board of Management by a duly approved resolution.
Article 30 Managers:
1. Upon the proposal of the managing director or chief executive officer and with the approval of the Board of Management, the Company shall be entitled to employ a number and various categories of managers necessary for or in compliance with the management structure and practice of the Company as proposed by the Board of Management from time to time. Managers must be diligent as required in order for the Company to achieve the stated objectives of its operation and organization.
2. The salary, remuneration, benefits and other terms in a labour contract with the managing director or chief executive officer shall be as decided by the Board of Management, and labour contracts with other managers shall be as decided by the Board of Management after consulting the managing director or chief executive officer.
Article 31. Appointment, removal, duties and powers of the managing director or chief executive officer:
1. Appointment:
The Board of Management shall appoint a member of the Board or another person as the managing director or chief executive officer and shall enter into a contract stipulating the salary, remuneration, benefits and other terms regarding employment. Information about salary, allowances and benefits of the managing director or chief executive officer must be reported at the annual General Meeting of Shareholders and must be reflected in the annual report of the Company.
2. Term of office:
Pursuant to article 26 of this Charter, the managing director or chief executive officer may not be the chairman of the Board of Management. The term of office of the managing director or chief executive officer shall be three (3) years except where otherwise stipulated by the Board, and he/she may be re-appointed. The appointment may become null and void pursuant to terms in the labour contract. The managing director or chief executive officer may not be a person prohibited by law from holding such position such as a minor, a person lacking capacity for civil acts, a person sentenced to imprisonment or serving a prison sentence, an officer of the armed forces, a State official or an employee whom a [court] verdict states caused a company of which he was an official to become bankrupt.
3. Powers and duties:
The managing director or chief executive officer shall have the following powers and responsibilities:
a. To implement resolutions of the Board of Management and of the General Meeting of Shareholders, and the business plan and investment plan of the Company approved by the Board of Management and the General Meeting of Shareholders;
b. To make decisions on issues which do not require a resolution of the Board of Management including the signing of financial and commercial contracts on behalf of the Company, and on the organization and management of day-to-day business and production activities of the Company in accordance with best management practices;
c. To make recommendations on the number and category of managers the Company needs to employ in order for the Board of Management to appoint or dismiss them when considered necessary for the purpose of effectively implementing activities and effectively applying the managerial structure proposed by the Board; and to provide advice to the Board so that it may decide the salary, remuneration, benefits and other terms for managers in their labour contracts;
d. To consult with the Board in order to make a decision on the number of employees, on their salary, allowances, benefits, appointment and dismissal and other terms relating to their labour contracts;
e. On (31st of October) each year, the managing director or chief executive officer must submit a detailed business plan for the next financial year to the Board of Management for its approval on the basis of satisfying the appropriate requirements of the budget and the five-year financial plan;
f. To implement the annual business plan approved by the General Meeting of Shareholders and the Board of Management;
g. To propose measures to improve the operation and management of the Company;
h. To prepare long-term, annual and monthly estimates of the Company (hereinafter referred to as an estimate) to service the long-term, annual and monthly management activities of the Company in accordance with the business plan. The annual estimated budget (including the forecast balance sheet, report on business and production activities and cash flow report) for each financial year must be submitted to the Board of Management for its approval and must comprise information as stipulated in rules of the Company;
i. To carry out other activities in accordance with this Charter, the rules of the Company, the resolutions of the Board of Management, the labour contract of the managing director or chief executive officer, and in accordance with law.
4. Reporting to the Board of Management and shareholders:
The managing director or chief executive officer shall be liable before the Board of Management and the General Meeting of Shareholders for implementation of his/her assigned duties and powers, and must report [on such implementation] to such authorities if so required.
5. Removal:
The Board of Management may remove the managing director or chief executive officer when two- thirds or more of the members of the Board vote to agree [on such removal] (not counting the vote of such managing director or chief executive officer) and may appoint a new managing director or chief executive officer for replacement. The removed managing director or chief executive officer shall have the right to object to such removal at the next General Meeting of Shareholders.
Article 32. Secretary of the company:
The Board of Management shall appoint one (or more) persons as secretary of the Company with a term of office and other terms as decided by the Board of Management. The Board of Management may remove the secretary of the Company when considered necessary but not contrary to the applicable law on labour. The Board of Management may also appoint one or more assistants to the secretary of the Company from time to time. The role and duties of the secretary of the Company shall comprise:
a. Organizing meetings of the Board of Management, of the Inspection Committee and of the General Meeting of Shareholders in accordance with orders from the Board of Management or Inspection Committee;
b. Preparing minutes of meetings;
c. Providing advice on procedures for meetings;
d. Providing financial information, copies of minutes of meetings of the Board of Management and other information to members of the Board and the Inspection Committee.
The secretary of the Company shall be responsible to keep information confidential in accordance with law and this Charter.
IX. DUTIES OF MEMBERS OF THE BOARD OF MANAGEMENT, CHIEF EXECUTIVE OFFICER (MANAGING DIRECTOR) AND MANAGERS
Article 33. Responsibility of members of the Board of Management, the managing director or chief executive officer and managers, to be prudent:
Any member of the Board of Management, the managing director or chief executive officer and any authorized manager shall be responsible to perform his/her duties including duties in the capacity of a member of a sub-committee of the Board in a truthful manner, in the manner which is believed to be in the best interests of the Company, and with the degree of prudence which a prudent person must have in order to fill a corresponding position in similar circumstances.
Article 34. Responsibility to be honest and to avoid conflicts of interests:
1. Members of the Board of Management, the managing director or chief executive officer and managers shall not be permitted to use business opportunities profitable to the Company for personal purposes; and shall not be permitted to use information obtained by virtue of their position for their personal benefit or for the benefit of others.
2. Members of the Board of Management, the managing director or chief executive officer and managers shall be obliged to notify the Board of Management of any interests which may conflict with the interests of the Company and which they derive in their capacity as another economic legal entity or via some other personal transaction. The above-mentioned persons shall be permitted to use such opportunities where the members of the Board of Management who do not have related interests have decided not to investigate such issue.
3. The Company shall not be permitted to provide loans, guarantees or credit to members of the Board of Management, the managing director or chief executive officer, to managers and their families, or to legal entities in which the above-mentioned persons have a financial interest, unless otherwise decided by the General Meeting of Shareholders.
4. A contract or transaction between the Company and one or more members of the Board of Management, the managing director or chief executive officer, a manager or his/her related person or a company, partner, association or organization of which one or more members of the Board of Management or a manager or his/her related person is a member or has related financial interests shall not be void due to such relationship or due to the fact that such member of the Board of Management or such manager was present or attended a relevant meeting or participated on the Board or a sub-committee which permitted execution of such contract or transaction, or permitted the inclusion of his/her votes for such purpose [agreeing to implementation of the contract or transaction], if:
a. With respect to a contract valued at twenty (20) per cent or less of the total value of assets recorded in the most recent financial statements, the important factors regarding the contract or transaction and the relationship and interests of the manager or member of the Board were reported to the Board or to the relevant sub-committee; and at the same time, the Board or such sub-committee honestly permitted the contract or transaction to be executed on the basis of the majority of votes of members of the Board without any related interest; or
b. With respect to a contract valued at twenty (20) per cent or more of the total value of assets recorded in the most recent financial statements, the important factors regarding the contract or transaction and the relationship and interests of the manager or member of the Board were reported to the shareholders without any related interests and with the right to vote on such issue, and such shareholders voted in favour of such contract or transaction;
c. An independent consultancy organization finds such contract or transaction fair and reasonable in all respects involving the shareholders of the Company at the time when such contract or transaction is permitted to be executed, or is passed or approved by the Board, a sub-committee under the Board, or the shareholders.
Any member of the Board of Management, the managing director or chief executive officer, and any manager or his/her related person shall not be permitted to purchase, sell or transact shares of the Company or its subsidiary in any form at the time of receipt of information stating it is certain that the price of such shares will be affected, and when other shareholders are unaware of such information.
Article 35. Liability for loss, and compensation:
1. Liability for loss:
Any member of the Board of Management, the managing director or chief executive officer or any manager who breaches the obligation to act honestly [or] who fails to fulfil his/her obligations carefully, diligently and professionally shall be liable for any loss caused by such breach.
2. Compensation:
The Company shall pay compensation to a person who has been, is or is likely to become a party involved in a claim, suit or legal proceeding which has been, is or is likely to be conducted, whether or not it is a civil or administrative case, (but excluding a lawsuit conducted by the Company or initiated by the Company within its powers) where such person was or is a member of the Board of Management, a manager, an employee or a representative authorized by the Company (or its subsidiary), or such person was or is doing things at the request of the Company (or its subsidiary) in the capacity as a member of the Board of Management, a manager, an employee or as an authorized representative of another company, partner, joint venture, trust or legal entity. Costs to be paid as compensation shall comprise all costs arising (including costs to hire a lawyer), costs of the judgement, penalties, amounts payable and actually arising or amounts deemed reasonable during the resolution of the case within the framework permitted by law, provided that such person has acted honestly, carefully, diligently and professionally in a manner which such person believed was in the interests or not contrary to the best interests of the Company, and on the basis of compliance with law and on condition that there is no discovery or confirmation that such person breached his/her obligations. The Company shall be entitled to purchase insurance for the above-mentioned persons in order to avoid having to pay such compensation itself.
X. INSPECTION COMMITTEE
Article 36. Members of the Inspection Committee:
1. The Inspection Committee shall be required to have from three (3) to five (5) members. At least one member of the Inspection Committee must be an accounting-financial expert. Such member must not be staff in the accounting-financial department of the Company and must not be a member or staff of the independent auditing firm which is auditing the financial statements of the Company. The Inspection Committee must appoint a member being a shareholder of the Company as the head of the Inspection Committee. The head of the Inspection Committee shall have the following rights and responsibilities:
a. To convene meetings of the Inspection Committee and to act as the head of the Inspection Committee;
b. To request the Company to provide relevant information in order to report to members of the Inspection Committee;
c. To prepare and sign reports of the Inspection Committee after consulting the Board of Management, and to submit same to the General Meeting of Shareholders.
2. A shareholder who holds less than ten (10) per cent of shares with voting rights for a consecutive period of at least six (6) months [or a smaller percentage as stipulated in this Charter] may collect votes in order to nominate candidates to the Inspection Committee. A shareholder or a group of shareholders which holds less than ten (10) per cent of voting shares for a consecutive period of at least six (6) months shall be entitled to nominate one (1) candidate; which holds from ten (10) per cent to less than thirty (30) per cent shall be entitled to nominate two (2) candidates; which holds from thirty (30) per cent to less than fifty (50) per cent shall be entitled to nominate three (3) candidates; which holds from fifty (50) per cent to less than sixty five (65) per cent shall be entitled to nominate four candidates and which holds from sixty five (65) per cent or more shall be entitled to nominate the full number of candidates.
3. Members of the Inspection of Committee shall be appointed by the General Meeting of Shareholders; the term of office of the Inspection Committee shall be not more than five (5) years; and members of the Inspection Committee may be re-appointed with an unlimited number of terms.
4. The membership of a member of the Inspection Committee shall be terminated in the following cases:
a. Such member is prohibited from being a member of the Inspection Committee by law;
b. Such member resigns by sending a written notice to the head office of the Company;
c. Such member suffers a mental disorder and other members of the Inspection Committee have expert evidence that such member has lost his/her capacity for civil acts;
d. Such member is absent from the meetings of the Inspection Committee for a consecutive period of six (6) months, and the Inspection Committee did not allow such member to be absent within such period and has decided that the position of such member is vacated;
e. Such member is dismissed from the Inspection Committee by a decision of the General Meeting of Shareholders.
Article 37. The Inspection Committee:
1. The Company shall be required to have an Inspection Committee which shall have the powers and responsibilities stipulated in article 123 of the Law on Enterprises and in this Charter, which shall be principally the following powers and responsibilities:
a. To propose the selection of an independent auditing firm, fees for auditing and all issues relating to withdrawal by or removal of the independent auditing firm;
b. To discuss the nature and scope of auditing with an independent auditor before auditing work commences;
c. To consult independent professional or legal consultants, and to ensure that external experts with appropriate professional qualifications and experience participate in the work of the Company when considered necessary;
d. To inspect the annual, six-monthly and quarterly financial statements before submitting them to the Board of Management;
e. To discuss difficulties and outstanding issues discovered in the mid-term or final-term audit results as well as issues which the independent auditor wishes to discuss;
f. To review the management letter of the independent auditor and feedback from the Company's managing board/s;
g. To review reports of the Company on the internal control system before they are approved by the Board of Management; and
h. To review the results of internal inspections and feedback from the Company's managing board/s.
2. Members of the Board of Management, the managing director or chief executive officer and managers shall be required to provide all information and documents relating to the operation of the Company at the request of the Inspection Committee. The secretary of the company must ensure that all copies of financial and other information provided to members of the Board of Management and copies of minutes of meetings of the Board are also provided to members of the Inspection Committee at the same time as they are provided to the Board of Management.
3. The Inspection Committee may issue rules on meetings of the Inspection Committee and the manner in which the Inspection Committee operates, after consulting the Board of Management. The Inspection Committee must meet at least twice each year and the minimum number of members attending a meeting must be two (2).
4. Total remuneration for the members of the Inspection Committee shall not exceed ….VND per year. Such remuneration may be higher in accordance with a decision of the General Meeting of Shareholders. The members of the Inspection Committee shall be entitled to reimbursement of reasonable travel, hotel and other costs arising from or in connection with business activities of the Company.
XI. RIGHT TO INVESTIGATE BOOKS AND RECORDS OF THE COMPANY
Article 38. Right to investigate books and records:
1. A shareholder or group of shareholders as referred to in articles 24.3 and 36.2 of this Charter shall have the right to send directly, or send via their lawyer or authorized person, a written request to be allowed to inspect the list of shareholders and minutes of meetings of the General Meeting of Shareholders and to copy or extract such records during business hours at the main business location of the Company. Such request for inspection by a lawyer representing a shareholder or by another authorized representative of the shareholder must be accompanied by a power of attorney or a notarized copy of the relevant power of attorney.
2. Members of the Board of Management, members of the Inspection Committee, the managing director or chief executive officer and managers shall be entitled to inspect the register of shareholders of the Company, the list of shareholders and other books and records of the Company concerning their positions in the Company, provided that such information is kept confidential.
3. The Company shall be required to archive this Charter, amendments of and additions to this Charter, the business registration certificate, any rules, documents proving ownership of assets, minutes of meetings of the General Meeting of Shareholders and of the Board of Management, reports of the Inspection Committee, annual financial statements, accounting books and any other documents in accordance with law at the head office or other location, provided that the shareholders and the business registration body have been notified of [such other] location where such documents are kept.
4. Shareholders shall be entitled to be given a free copy of this Charter by the Company. If the Company has a website, the Charter must be announced on such website.
XII. STAFF AND THE TRADE UNION
Article 39. Staff and the Trade Union:
The managing director or chief executive officer must prepare a plan in order for the Board of Management to approve issues relating to recruitment, labour, compulsory termination of employment, salary, social insurance, welfare, rewards and discipline applicable to managers and employees as well as regarding the relationship between the Company with accredited trade unions in accordance with best management standards, practices and policies, the practices and policies stipulated in this Charter, the rules of the Company, and applicable laws.
XIII. DISTRIBUTION OF PROFIT
Article 40. Dividends:
1. In accordance with a decision of the General Meeting of Shareholders and the law, dividends shall be announced and paid from profit retained by the Company but shall not exceed the level proposed by the Board of Management after having consulted shareholders at the General Meeting of Shareholders.
2. The Board of Management may decide, in accordance with the Law on Enterprises, a mid-term payment of dividends when such payment is considered to conform with the profitability of the Company.
3. The Company shall not pay interest on dividends or on [other] sums paid on any class of shares.
4. The Board of Management may request the General Meeting of Shareholders to approve payment of all or part of dividends by specific assets (such as fully paid shares or bonds issued by other companies), and the Board of Management shall be the body implementing such resolution.
5. When payment of dividends or [other] sums paid on any class of shares is made in cash, the Company must make payment in Vietnamese dong and may make payment by cheque or money order posted to the registered address of any beneficiary shareholder; if any risk arises (out of the registered address of a shareholder) then such shareholder shall be responsible for such risk. In addition, the amount used to pay dividends or [other] sums paid on any class of shares may be paid by bank transfer if the Company has bank details so as to directly transfer payment to such shareholder’s bank account. If the Company makes a bank transfer based on the exact banking details provided by a shareholder but such shareholder does not receive the money, the Company shall not be liable for the amount which it so transferred to the shareholder. Payment of dividends on shares listed on the Stock Exchange/Securities Trading Centre may be made via a securities company or Depository Centre.
6. The Board of Management may decide and announce that owners of ordinary shares shall be entitled to receive dividends by ordinary shares instead of cash dividends, if the General Meeting of Shareholders so approves. Additional shares used to pay such dividends shall be recorded as shares the purchase price of which has been fully paid, on the basis that the value of shares received in lieu of dividends corresponds to the cash amount for payment of dividends.
7. The Board of Management may approve a resolution which stipulates a specific date as the closing date of the business operational register of the Company, based on the Law on Enterprises. On such date, any person who has registered as a shareholder or owner of other securities shall be entitled to receipt of dividends, interest, distribution of profit, and receipt of share certificates, notices or other documents. Such closing date may coincide with or may be earlier than the date on which such interests may be [are entitled to be] exercised. This article shall not affect the interests of the two parties to any transfer of the relevant shares or securities.
Article 41. Other issues relating to distribution of profit:
[Other issues relating to distribution of profit shall be implemented in accordance with law.]
XIV. BANK ACCOUNTS, RESERVE FUND, FINANCIAL YEAR AND ACCOUNTING SYSTEM
Article 42. Bank accounts:
1. The Company shall open a bank account at a Vietnamese bank or foreign bank authorized to operate in Vietnam.
2. The Company may, where necessary and with prior approval of the competent body, open a bank account in a foreign country in accordance with law.
3. The Company shall conduct payment and accounting transactions via its Vietnamese dong account or foreign currency account at the bank where it opens such account.
Article 43. Reserve fund:
Each year the Company shall take an amount from its after-tax profit and transfer it into a reserve fund to supplement charter capital in accordance with law. Such amount shall not exceed five (5) per cent of the after-tax profit of the Company and shall be taken until the reserve fund is equivalent to ten (10) per cent of the charter capital of the Company.
Article 44 Financial year:
The financial year of the Company shall commence from the first day of January each year and shall end on the 31st December in the same year. The first financial year shall begin from the date of issuance of the business registration certificate (or business licence in respect of conditional industries and business sectors) and shall end on the 31st December after the date of issuance of such business registration certificate (or business licence).
Article 45. Accounting system:
1. The accounting system used by the Company shall be Vietnamese Accounting System (VAS) or another accounting system approved by the Ministry of Finance.
2. The Company shall prepare accounting books in Vietnamese. The Company shall archive the accounting records in accordance with the form of business activities conducted by the Company. Such records must be accurate, updated, systematic and sufficient to prove and explain the transactions of the Company.
3. The Company shall use Vietnamese dong as the currency in accounting.
XV. ANNUAL STATEMENTS, RESPONSIBILITIES FOR DISCLOSURE OF INFORMATION AND PUBLIC ANNOUNCEMENT
Article 46. Annual, six-monthly and quarterly statements:
1. The Company shall prepare annual financial statements in accordance with law and the regulations of the State Securities Commission, and such statements must be audited in accordance with article 48 of this Charter. Within a time-limit of ninety (90) days from the end of each financial year, the annual financial statements which has been approved by the General Meeting of Shareholders must be submitted to the authorized tax authority, the State Securities Commission, the Stock Exchange/Securities Trading Centre and the business registration body.
2. Annual financial statements must contain a report on the results of business and production activities which reflects in a truthful and objective manner the profit and loss of the Company in the financial year, a balance sheet which reflects truthfully and objectively the activities of the Company as at the time of preparation of the statement, a cash flow report and explanatory notes to the financial statements. If the Company is a parent company, a consolidated balance sheet on the operation of the Company and its subsidiaries as at the end of each financial year must also be included in addition to the annual financial statements.
3. The Company must formulate six-monthly and quarterly statements in accordance with regulations of the State Securities Commission and submit them to the State Securities Commission and the Stock Exchange/Securities Trading Centre.
4. A summary of the contents of the audited annual financial statements must be sent to all shareholders and announced in three consecutive issues of a local daily newspaper and a central economic newspaper. If the Company has its own website, the audited financial statements and the six-monthly and quarterly statements of the Company must be announced on such website.
5. Interested organizations and individuals shall be entitled to inspect or copy the audited annual financial statements and the six-monthly and quarterly statements during business hours of the Company at its head office, and shall be required to pay reasonable copying expense.
Article 47. Disclosure of information and public announcement:
Annual financial statements and other supporting documents must be disclosed to the public in accordance with regulations of the State Securities Commission and must be submitted to the relevant tax authority and the business registration body in accordance with the Law on Enterprises.
XVI. AUDITING THE COMPANY
Article 48. Auditing:
1. At the annual General Meeting of Shareholders, an independent auditing firm which legally operates in Vietnam and which is permitted by the State Securities Commission to audit listed companies shall be appointed to carry out the auditing of the Company for the next financial year on the basis of the terms and conditions as agreed by the Board of Management. (In the first financial year, the Board of Management shall appoint an auditing firm to conduct the auditing of the Company after the business registration certificate is issued).
2. The Company shall be required to prepare and send the annual financial statements to the independent auditing firm after the end of a financial year.
3. The independent auditing firm shall inspect, certify and make a report on the annual financial statements which reflects the income and expenditure of the Company, and shall prepare an audit report and submit same to the Board of Management within a period of two (2) months from the end of the financial year. The staff of the independent auditing firm who audit the Company must be approved by the State Securities Commission.
4. A copy of the audit report must be sent with the annual financial statements of the Company.
5. The auditor who audits the Company shall be permitted to attend all meetings of the General Meeting of Shareholders and shall be entitled to receive other notices and information which the shareholders are entitled to receive and relating to the General Meeting of Shareholders, and shall be entitled to express his/her opinions about issues relating to auditing.
XVII. SEAL
Article 49. Seal:
1. The Board of Management shall make a decision approving the official seal of the Company and such seal must be engraved in accordance with law.
2. The Board of Management and the managing director or chief executive officer shall use and manage the seal in accordance with the applicable law.
XVIII. TERMINATION OF OPERATION AND LIQUIDATION
Article 50. Termination of operation:
1. The Company may be dissolved or terminated in the following cases:
a. The duration of operation of the company expires, including after any extension;
b. A court declares the Company bankrupt in accordance with the applicable law;
c. The General Meeting of Shareholders makes a decision on early dissolution.
d. Other cases as stipulated by law.
2. The early dissolution of the Company (including any extended period) shall be decided by the General Meeting of Shareholders and shall be implemented by the Board of Management. The decision on dissolution must be reported to, or must be approved by (if so required by law) the competent body in accordance with regulations.
Article 51. Cases of deadlock between members of the Board of Management and shareholders: Shareholders holding half of the currently circulating shares with rights to vote in the election of members to the Board of Management shall have the right to lodge a petition with a court requesting dissolution on one or more of the following grounds, unless otherwise stipulated by this Charter:
1. Members of the Board of Management failed to uniformly administer the work of the Company, resulting in failure to obtain the number of votes required by the regulations to operate the Board of Management.
2. The shareholders have failed to agree, so that the number of votes required by the regulations cannot be obtained in order to elect members to the Board of Management.
3. There is internal disagreement within the Company and two or more factions of shareholders are divided so that dissolution is the option in the best interests of all shareholders.
Article 52. Extension of duration of operation:
1. The Board of Management shall convene a meeting of the General Meeting of Shareholders within a time-limit of at least seven (7) months prior to expiry of the duration of operation so that the shareholders may, at the request of the Board of Management, vote on extension of duration of operation of the Company.
2. The duration of operation shall be extended when there is approval from sixty five (65) per cent or more of the total votes of shareholders with voting rights who are present directly or via their authorized representatives at the General Meeting of Shareholders.
Article 53. Liquidation:
1. The Board of Management must establish a liquidation committee consisting of three (3) members, no less than six (6) months before expiry of the duration of operation of the Company or after a decision on dissolution of the Company is made. The General Meeting of Shareholders shall appoint two members to the committee and the Board of Management shall appoint one member from an independent auditing firm. The liquidation committee shall formulate its operational rules. Members of the liquidation committee may be selected from the employees of the Company or they may be independent experts. All expenses relating to liquidation shall be paid by the Company in priority to other debts of the Company.
2. The liquidation committee shall be responsible to report its date of establishment and date of commencement of operation to the business registration body. From such point of time4, the liquidation committee shall represent the Company in all work relating to the liquidation before a court and administrative bodies.
3. Proceeds from the liquidation shall be disbursed in the following order:
a. Expenses of liquidation;
b. Wages and insurance costs for employees;
c. Taxes and other payments of a tax nature which the Company must pay to the State;
d. Loans (if any);
e. Other debts of the Company;
f. After all the debts in items (a) to (e) above have been paid, the balance shall be distributed to shareholders. Preference shares shall be paid in priority.
XIX. INTERNAL DISPUTE RESOLUTION
Article 54. Internal dispute resolution:
1. Where a dispute or a complaint relating to the operation of the Company or to the rights of shareholders arises out of this Charter or out of any rights or obligations stipulated in the Law on Enterprises, in other laws or administrative regulations between:
a. A shareholder with the Company; or
b. A shareholder with the Board of Management, the Inspection Committee, the managing director or chief executive officer or a senior manager, then:
The relevant parties shall attempt to resolve such dispute by way of negotiation and conciliation. Except where such dispute involves the Board of Management or the chairman of the Board of Management, the chairman of the Board of Management shall preside over resolution of the dispute and shall require each party to present the real issues in the dispute within a period of ….. business days from the date of the dispute arising. If the dispute involves the Board of Management or the chairman of the Board of Management, any party may require …. to appoint an independent expert who shall act as arbitrator during the course of resolution of the dispute.
2. If a decision on reconciliation is not made within a time-limit of six (6) weeks from the beginning of the reconciliation process or if the decision of the reconciling medium is not accepted by the parties, then any party may take such dispute to economic arbitration or to the economic court.
3. The parties shall bear all costs relating to procedures for negotiation and conciliation. The court shall decide which party is to bear the costs of the court.
XX. ADDITION TO AND AMENDMENT OF THIS CHARTER
Article 55. Addition to and amendment of this Charter:
1. Any addition to and amendment of this Charter must be considered and decided by the General Meeting of Shareholders.
2. Where any regulations of law relating to the operation of the Company have not been mentioned in this Charter or where new regulations of law are different from the content of this Charter, such regulations of law shall automatically apply to, and shall regulate the operation of the Company.
XXI. EFFECTIVE DATE
Article 56. Effective date:
1. This Charter comprises XXI Chapters and fifty seven (57) articles, and was passed by the General Meeting of Shareholders establishing the shareholding Company …… on date… month… year… and the General Meeting of Shareholders approves the validity of the whole text of this Charter.
2. This Charter is made in ten (10) copies, each with the same validity, of which:
a. 1 copy shall be submitted to the State Notary Public in the locality;
b. 5 copies shall be registered with an authority in accordance with regulations of the municipal or provincial people’s committee; and
c. 4 copies shall be kept at the office of the Company.
3. This charter shall be the sole and official Charter of the Company.
4. Copies or extracts of the Charter of the Company shall be valid when they bear the signature of the chairman of the Board of Management or the signatures of at least half of the total number of members of the Board of Management.
Article 57. Signatures of founding shareholders or legal representative of the company:
Vui lòng Đăng nhập tài khoản gói Nâng cao để xem đầy đủ bản dịch.
Chưa có tài khoản? Đăng ký tại đây
Lược đồ
Vui lòng Đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Lược đồ.
Chưa có tài khoản? Đăng ký tại đây
Chưa có tài khoản? Đăng ký tại đây