Quyết định 457/2003/QĐ-NHNN của Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng

thuộc tính Quyết định 457/2003/QĐ-NHNN

Quyết định 457/2003/QĐ-NHNN của Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng
Cơ quan ban hành: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Số công báo:
Đã biết

Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Số công báo. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!

Số hiệu:457/2003/QĐ-NHNN
Ngày đăng công báo:
Đã biết

Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Ngày đăng công báo. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!

Loại văn bản:Quyết định
Người ký:Vũ Thị Liên
Ngày ban hành:12/05/2003
Ngày hết hiệu lực:Đang cập nhật
Áp dụng:
Đã biết

Vui lòng đăng nhập tài khoản để xem Ngày áp dụng. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!

Tình trạng hiệu lực:
Đã biết

Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Tình trạng hiệu lực. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!

Lĩnh vực: Tài chính-Ngân hàng

TÓM TẮT VĂN BẢN

* Ngày 12/05/2003, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt nam đã ban hành Quyết định số 457/2003/QĐ-NHNN, về việc ban hành quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng. Theo Quyết định này, Ngân hàng chủ trì căn cứ tình hình và nhu cầu thực tế trên địa bàn để quy định thời gian giao dịch của các phiên thanh toán bù trừ điện tử và số phiên thanh toán bù trừ điện tử trong ngày cho phù hợp sau khi đã thống nhất với các Ngân hàng thành viên trên địa bàn. Nhưng vẫn phải bảo đảm thanh toán dứt điểm trong ngày giao dịch và số liệu giữa các Ngân hàng thành viên phải khớp đúng với Ngân hàng chủ trì. Đối với những khoản chuyển tiền thanh toán bù trừ điện tử để chuyển tiền đi các Ngân hàng khác địa bàn tỉnh, thành phố thì các Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ điện tử phải gửi các Lệnh thanh toán tới Ngân hàng chủ trì trước thời điểm khống chế nhận Lệnh thanh toán áp dụng trong chuyển tiền điện tử của Ngân hàng Nhà nước. Các Lệnh thanh toán đến sau thời điểm này sẽ không được chấp nhận để xả lý bù trừ trong ngày. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đang Công báo.

Xem chi tiết Quyết định457/2003/QĐ-NHNN tại đây

tải Quyết định 457/2003/QĐ-NHNN

LuatVietnam.vn độc quyền cung cấp bản dịch chính thống Công báo tiếng Anh của Thông Tấn Xã Việt Nam.
Tình trạng hiệu lực: Đã biết

QUYẾT ĐỊNH

CỦA THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC SỐ 457/2003/QĐ-NHNN

NGÀY 12 THÁNG 5 NĂM 2003 VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH

KỸ THUẬT NGHIỆP VỤ THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ

LIÊN NGÂN HÀNG

THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

- Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 01/1997/QH10 ngày 12/12/1997 và Luật các Tổ chức tín dụng số 02/1997/QH10 ngày 12/12/1997;

- Căn cứ Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05/11/2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;

- Căn cứ Nghị định số 64/2001/NĐ-CP ngày 20/9/2001 của Chính phủ về hoạt động thanh toán qua các Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán;

- Căn cứ Quyết định số 44/2002/QĐ-TTg ngày 21/03/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng chứng từ điện tử làm chứng từ kế toán để hạch toán và thanh toán vốn của các Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán;

- Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng”.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng công báo và thay thế Quyết định số 212/2002/QĐ-NHNN ngày 20/03/2002 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng.
Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính, Cục trưởng Cục Công nghệ tin học Ngân hàng, Giám đốc Sở Giao dịch, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tổng Giám đốc (Giám đốc) các Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
QUY TRÌNH KỸ THUẬT NGHIỆP VỤ THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ LIÊN NGÂN HÀNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 457/2003/QĐ-NHNN ngày 12 tháng 5 năm 2003 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước)
PHẦN I
CÁC QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng này quy định các thủ tục, trình tự về xử lý, kiểm soát, thanh toán và hạch toán kế toán các khoản thanh toán chuyển tiền giữa các Ngân hàng, Tổ chức khác được làm dịch vụ thanh toán (sau đây gọi tắt là Ngân hàng) có tham gia thanh toán bù trừ điện tử do Ngân hàng Nhà nước tổ chức và chủ trì.
Điều 2. Kiểm soát, đối chiếu và xử lý bù trừ trong thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng.
Việc thanh toán bù trừ điện tử giữa các Ngân hàng được thực hiện theo quy trình: Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì từ Ngân hàng thành viên gửi Lệnh sẽ phải qua Ngân hàng chủ trì thanh toán bù trừ điện tử để kiểm soát, xử lý bù trừ, xác định kết quả thanh toán bù trừ của từng Ngân hàng thành viên và hạch toán kết quả thanh toán bù trừ điện tử trước khi gửi tiền đi Ngân hàng thành viên nhận lệnh.
1. Ngân hàng chủ trì thanh toán bù trừ điện tử (sau đây gọi tắt là Ngân hàng chủ trì) có trách nhiệm:
- Nhận, kiểm tra các Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì từ các Ngân hàng thành viên gửi lệnh.
- Lập và gửi “Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử” cùng các Lệnh thanh toán đã được xử lý bù trừ tới các Ngân hàng thành viên.
- Lập và gửi “Bảng tổng hợp thanh toán bù trừ điện tử trong ngày” để thanh toán và đối chiếu doanh số thanh toán bù trừ điện tử trong ngày với các Ngân hàng thành viên.
- Quyết toán và hạch toán kết quả thanh toán bù trừ phát sinh giữa các Ngân hàng thành viên trong ngày giao dịch.
2. Các Ngân hàng thành viên trực tiếp tham gia thanh toán bù trừ điện tử (sau đây gọi tắt là Ngân hàng thành viên) thực hiện:
- Lập và gửi “Lệnh thanh toán”, “Bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì” cũng như nhận các Lệnh thanh toán và Kết quả thanh toán bù trừ điện tử do Ngân hàng chủ trì gửi đến để hạch toán kịp thời các Lệnh thanh toán và Kết quả thanh toán bù trừ điện tử.
- Lập và gửi “Điện xác nhận kết quả thanh toán bù trừ” của từng phiên thanh toán bù trừ cũng như cuối ngày đúng thời gian quy định để phục vụ cho công tác đối chiếu và Quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày giao dịch.
Điều 3. Chứng từ sử dụng trong thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng.
1. Chứng từ ghi sổ dùng trong kế toán thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng và Lệnh thanh toán (bằng giấy hoặc dưới dạng chứng từ điện tử) và Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử (mẫu phụ lục số 5). Chứng từ gốc dùng để lập thanh toán là các chứng từ thanh toán theo chế độ hiện hành.
2. Chứng từ thanh toán bằng giấy phải lập theo đúng mẫu và phù hợp với các quy định hiện hành của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về Chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng, Tổ chức tín dụng.
3. Lệnh thanh toán dưới dạng chứng từ điện tử phải đáp ứng các chuẩn dữ liệu do Ngân hàng Nhà nước quy định và phải thực hiện đúng quy định tại quy chế về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử của các Ngân hàng, Tổ chức tín dụng hiện hành của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.
Điều 4.Chuyển Nợ trong thanh toán bù trừ điện tử.
1. Tất cả các khoản chuyển tiền Nợ trong thanh toán bù trừ điện tử đều phải có uỷ quyền trước: Các Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng phải ký hợp đồng chuyển Nợ với nhau và phải có thông báo bằng văn bản cho Ngân hàng chủ trì trước khi thực hiện. Ngân hàng thành viên gửi Lệnh chỉ được ghi Có tài khoản của người hoặc đơn vị thụ hưởng sau khi Ngân hàng nhận Lệnh đã hoàn thành việc ghi Nợ tài khoản của người hoặc đơn vị nhận Lệnh.
2. Các Ngân hàng thành viên đã ký hợp đồng chuyển Nợ với nhau khi tham gia thanh toán bù trừ điện tử phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thực hiện các khoản chuyển Nợ trong hợp đồng chuyển Nợ đã ký.
Điều 5. Nguyên tắc thanh toán trong thanh toán bù trừ điện tử:
1. Ngân hàng chủ trì thực hiện xử lý bù trừ các Lệnh thanh toán đã được kiểm soát và đối chiếu khớp đúng với các lệnh thanh toán được kê trên bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì (mẫu phụ lục số 4) và thanh toán số tiền chênh lệch phải trả - kết quả thanh toán bù trừ là phải trả của Ngân hàng thành viên trong phạm vi khả năng chi trả thực tế của Ngân hàng thành viên tại Ngân hàng chủ trì.
Trong thời gian xử lý bù trừ của phiên thanh toán bù trừ cũng như khi quyết toán thanh toán bù trừ trong ngày, Ngân hàng chủ trì sẽ khoá số dư tài khoản tiền gửi của các Ngân hàng thành viên để đảm bảo khả năng chi trả của các Ngân hàng thành viên được chính xác.
2. Trường hợp tài khoản tiền gửi của Ngân hàng thành viên bị thiếu khả năng chi trả so với kết quả thanh toán bù trừ khi thực hiện xử lý bù trừ trong phiên thanh toán bù trừ điện tử và khi quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày thì tiến hành xử lý như sau:
a/ Nếu tại thời điểm thực hiện phiên thanh toán bù trừ điện tử mà tại một Ngân hàng thành viên không đủ khả năng chi trả thanh toán cho các khoản phải trả khi xử lý kết quả thanh toán bù trừ thì Ngân hàng chủ trì xử lý như sau:
- Theo nguyên tắc chỉ thanh toán trong phạm vi khả năng chi trả thực tế, Ngân hàng chủ trì sẽ không xử lý bù trừ (loại bỏ) một số Lệnh thanh toán (loại bỏ các Lệnh thanh toán theo trật tự ưu tiên từ thấp đến cao theo quy định tại Điều 7 của Quy trình này).
- Các Lệnh thanh toán không được xử lý bù trừ trong phiên thanh toán bù trừ điện tử đó sẽ được Ngân hàng chủ trì lưu lại để xử lý bù trừ vào phiên thanh toán bù trừ điện tử kế tiếp trong ngày giao dịch (nếu có), đồng thời thông báo các Lệnh thanh toán chưa được xử lý bù trừ cho Ngân hàng thành viên bị thiếu khả năng chi trả biết.
b/ Nếu đến thời điểm quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày mà Ngân hàng thành viên đó vẫn không đủ khả năng chi trả để thanh toán cho các Lệnh thanh toán chưa được xử lý bù trừ thì Ngân hàng chủ trì sẽ tiến hành huỷ bỏ các Lệnh thanh toán này. Ngoài ra, Ngân hàng chủ trì sẽ tiến hành xử lý theo khoản 3 Điều 12 của Quy chế thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng ban hành kèm theo Quyết định số 1557/2001/QĐ-NHNN ngày 14/12/2001 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước (sau đây gọi tắt là Quy chế thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng).
Điều 6. Thời gian giao dịch trong thanh toán bù trừ điện tử.
1. Ngân hàng chủ trì căn cứ tình hình và nhu cầu thực tế trên địa bàn để quy định thời gian giao dịch của các phiên thanh toán bù trừ điện tử và số phiên thanh toán bù trừ điện tử trong ngày cho phù hợp sau khi đã thống nhất với các Ngân hàng thành viên trên địa bàn. Nhưng vẫn phải bảo đảm thanh toán dứt điểm trong ngày giao dịch và số liệu giữa các Ngân hàng thành viên phải khớp đúng với Ngân hàng chủ trì.
2. Đối với những khoản chuyển tiền thanh toán bù trừ điện tử để chuyển tiền đi các Ngân hàng khác địa bàn tỉnh, thành phố thì các Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ điện tử phải gửi các Lệnh thanh toán tới Ngân hàng chủ trì trước thời điểm khống chế nhận Lệnh thanh toán áp dụng trong chuyển tiền điện tử của Ngân hàng Nhà nước. Các Lệnh thanh toán đến sau thời điểm này sẽ không được chấp nhận để xử lý bù trừ trong ngày.
3. Các Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ điện tử phải chấp hành đúng các quy định về thời điểm khống chế áp dụng trong thanh toán bù trừ điện tử trên đây để đảm bảo việc xử lý bù trừ, thanh toán và đối chiếu trong thanh toán bù trừ điện tử được tiến hành thuận lợi, chính xác, kịp thời và an toàn tài sản.
Điều 7. Trật tự ưu tiên xử lý Lệnh thanh toán áp dụng trong phiên thanh toán bù trừ điện tử.
Các Ngân hàng thành viên tự quy định về trật tự ưu tiên xử lý lệnh thanh toán của các Lệnh thanh toán gửi đi thanh toán bù trừ điện tử. Trường hợp các Ngân hàng thành viên không quy định về trật tự ưu tiên của các Lệnh thanh toán gửi đi thanh toán bù trừ điện tử thì trật tự ưu tiên xử lý của các Lệnh thanh toán sẽ được sắp xếp theo trật tự thời gian lập Lệnh thanh toán: Lệnh thanh toán nào được lập trước sẽ được ưu tiên thanh toán trước, còn Lệnh thanh toán nào lập sau sẽ được thanh toán sau.
PHẦN II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
I- THỦ TỤC XIN THAM GIA THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ
Điều 8. Thủ tục xin tham gia và xét duyệt Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ điện tử.
1. Các Ngân hàng thành viên có đủ điều kiện tham gia thanh toán bù trừ điện tử (theo quy định tại Điều 2 Quy chế thanh toán bù trừ điện tử) phải gửi Ngân hàng chủ trì các giấy tờ sau:
- Đơn xin tham gia thanh toán bù trừ điện tử (theo mẫu phụ lục số 13).
- Giấy cam kết thực hiện các quy định có liên quan khi trở thành Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng.
2. Sau khi được Ngân hàng chủ trì chấp thuận bằng văn bản công nhận là Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng, Giám đốc Ngân hàng thành viên phải có văn bản giới thiệu các cán bộ (Giám đốc hoặc người được uỷ quyền, Trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền, kế toán viên thanh toán bù trừ) tham gia vào quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử, trong đó xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của từng cán bộ được giới thiệu để thực hiện các phần công việc trong thanh toán bù trừ điện tử. Bản giới thiệu này được gửi trực tiếp tới Ngân hàng chủ trì.
- Mỗi cán bộ của Ngân hàng thành viên được giới thiệu tham gia vào quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng, tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi cán bộ sẽ được Ngân hàng chủ trì quy định chữ ký điện tử và mã khoá bảo mật (theo quy định tại Điều 9 Quy chế thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng).
3. Ngân hàng chủ trì có trách nhiệm phải thông báo danh sách các Ngân hàng thành viên mới được kết nạp tham gia thanh toán bù trừ điện tử cho các Ngân hàng thành viên có liên quan biết trước 7 ngày để chuẩn bị thực hiện giao dịch thanh toán bù trừ điện tử.
4. Các Ngân hàng thành viên được uỷ quyền (theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Quy chế thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng) phải có trách nhiệm thông báo danh sách các Ngân hàng thành viên uỷ quyền của Ngân hàng mình cho Ngân hàng chủ trì và các Ngân hàng thành viên khác biết để thực hiện giao dịch thanh toán bù trừ điện tử.
II- QUY TRÌNH XỬ LÝ VÀ HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN 
BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN VÀ NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ:
A. TẠI NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN GỬI LỆNH THANH TOÁN
Điều 9. Nhiệm vụ xử lý lệnh thanh toán gửi đi thanh toán bù trừ.
1. Các Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ diện tử phải có trách nhiệm xử lý tất cả các chứng từ liên quan đến thanh toán bù trừ điện tử:
Khi nhận được chứng từ thanh toán của khách hàng, kế toán viên giao dịch phải có trách nhiệm kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Riêng đối với chứng từ điện tử (khi chưa có các quy định về lưu trữ chứng từ điện tử) thì Ngân hàng thành viên phải in (chuyển hoá) chứng từ điện tử ra giấy, ký tên, đóng dấu theo đúng quy định để phục vụ cho việc kiểm soát, bảo quản và lưu trữ chứng từ.
2. Kế toán thành viên bù trừ phải có trách nhiệm chuyển đổi tất cả các chứng từ thanh toán (bao gồm cả chứng từ bằng giấy, chứng từ điện tử) liên quan đến thanh toán bù trừ điện tử sang chứng từ điện tử dưới dạng lệnh thanh toán (theo mẫu phụ lục số 1). Lệnh thanh toán được lập riêng cho từng chứng từ thanh toán.
3. Căn cứ vào các Lệnh thanh toán đã được lập chuyển đi Ngân hàng chủ trì trong phiên thanh toán bù trừ điện tử và Lệnh thanh toán không được xử lý bù trừcủa phiên thanh toán bù trừ trước đó đã được lưu lại tại Ngân hàng chủ trì trong ngày giao dịch (nếu có) Kế toán viên thanh toán bù trừ lập "Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì" (mẫu phụ lục số 4). Đến thời điểm quy định của phiên thanh toán bù trừ điện tử, các Ngân hàng thành viên truyền Bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì tới Ngân hàng chủ trì để tiến hành xử lý thanh toán bù trừ điện tử. Trên bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì phải có đầy đủ chữ ký điện tử của những người có liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu trên Bảng kê (Giám đốc hoặc người được uỷ quyền, Trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền và kế toán viên thanh toán bù trừ).
Điều 10. Xử lý và hạch toán nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử.
1. Khi gửi Lệnh thanh toán đi Ngân hàng chủ trì:
- Đối với Lệnh chuyển Có thì hạch toán:
Nợ TK: Thích hợp
Có TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên
- Đối với Lệnh chuyển Nợ thì hạch toán:
Nợ TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên
Có TK: Các khoản chờ thanh toán khác
- Khi nhận được thông báo chấp nhận chuyển Nợ của Ngân hành thành viên nhận lệnh gửi đến, Ngân hàng thành viên gửi lệnh sẽ trả tiền vào tài khoản bằng cách (lập phiếu chuyển khoản để ghi Nợ TK các khoản chờ thanh toán khác, ghi Có TK khách hàng thích hợp). Thông báo chấp nhận chuyển Nợ được lưu cùng với Lệnh chuyển Nợ.
2. Trường hợp Ngân hàng thành viên gửi lệnh nhận được thông báo từ chối chấp nhận Lệnh thanh toán và Lệnh thanh toán của Ngân hàng thành viên nhận lệnh (trả lại vào phiên thanh toán bù trừ tiếp theo) Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải kiểm soát chặt chẽ, nếu hợp lệ thì hạch toán:
+ Đối với Lệnh chuyển Nợ, căn cứ vào Lệnh chuyển Nợ trả lại, ghi:
Nợ TK: Các khoản chờ thanh toán khác
Có TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên
+ Đối với Lệnh chuyển Có, căn cứ vào Lệnh chuyển Có trả lại, ghi:
Nợ TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên
Có TK: Thích hợp (trước đây đã trích chuyển)
Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải gửi lại cho khách hàng thông báo từ chối chấp nhận Lệnh thanh toán (ghi rõ lý do).
- Trường hợp Ngân hàng thành viên gửi lệnh nhận được các Lệnh thanh toán bị Ngân hàng chủ trì huỷ bỏ hoặc trả lại tại thời điểm quyết toán thanh toán bù trừ (do Ngân hàng thành viên không đủ khả năng chi trả để thanh toán cho các lệnh thanh toán này) thì Ngân hàng thành viên gửi lệnh tiến hành xử lý như đối với trường hợp nhận được thông báo từ chối chấp nhận Lệnh thanh toán và Ngân hàng thành viên phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước khách hàng đối với những lệnh thanh toán bị huỷ bỏ này.
3. Trường hợp đến phiên thanh toán bù trừ điện tử mà Ngân hàng thành viên gửi lệnh không gửi được các Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì đến Ngân hàng chủ trì do sự cố kỹ thuật, truyền tin hoặc lý do khách quan khác thì Ngân hàng thành viên gửi tiến hành xử lý:
+ ápdụng các biện pháp để khắc phục nhanh nhất sự cố xẩy ra, đồng thời phải thông báo cho Ngân hàng chủ trì và các Ngân hàng thành viên có liên quan biết để tạm dừng gửi Lệnh thanh toán với Ngân hàng thành viên này và phải lập "Biên bản sự cố kỹ thuật trong thanh toán bù trừ điện tử" (mẫu phụ lục số 11). Khi đã nối lại được liên lạc Ngân hàng thành viên phải thông báo cho Ngân hàng chủ trì và các Ngân hàng thành viên có liên quan biết để tiến hành thanh toán bình thường.
+ Khi mạng truyền thông bị ngừng vì bất kỳ lý do gì, các Ngân hàng thành viên bị mất liên lạc được phép giao nhận trực tiếp với Ngân hàng chủ trì về các băng từ, đĩa từ có chứa Lệnh thanh toán, bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì và Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử (mẫu phụ lục số 5). Khi tiến hành giao nhận băng từ, đĩa từ có chứa Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì, các Ngân hàng thành viên phải in "Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì" ra giấy nộp cho Ngân hàng chủ trì. Trên Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hành chủ trì phải có đầy đủ dấu, chữ ký của những người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu trên băng từ, đĩa từ (Giám đốc hoặc người được uỷ quyền, trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền và kế toán viên thanh toán bù trừ).
B. TẠI NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN NHẬN LỆNH THANH TOÁN VÀ BẢNG KẾT QUẢ THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ DO NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ CHUYỂN VỀ
Điều 11. Qui trình xử lý, hạch toán Lệnh thanh toán và kết quả thanh toán bù trừ điện tử
1. Kiểm soát Lệnh thanh toán và các bảng kê trong thanh toán bù trừ do Ngân hàng chủ trì chuyển đến:
a/ Tại các Ngân hàng thành viên khi nhận được các Lệnh thanh toán cùng Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử (mẫu phụ lục số 5) của Ngân hàng chủ trì gửi đến, người kiểm soát của Ngân hàng thành viên phải sử dụng mật mã của mình và chương trình để kiểm tra, kiểm soát chữ ký điện tử và mã khoá bảo mật của Ngân hàng chủ trì (sau đây gọi tắt là chương trình) để xác định tính đúng đắn, chính xác của Lệnh thanh toán và Bảng kết quả thanh toán bù trừ sau đó chuyển các dữ liệu điện tử của Lệnh thanh toán và Bảng kết quả thanh toán bù trừ qua mạng vi tính cho kế toán viên thanh toán bù trừ để xử lý tiếp.
b/ Kế toán viên thanh toán bù trừ có trách nhiệm phải kiểm soát, đối chiếu kỹ các yếu tố của Lệnh thanh toán và Bảng kết quả thanh toán bù trừ để xác định:
+ Có đúng Lệnh thanh toán và Bảng kết quả thanh toán bù trừ của Ngân hàng chủ trì gửi tới Ngân hàng mình hay không?
+ Tính hợp lệ và chính xác của các yếu tố trên Lệnh thanh toán và Bảng kết quả thanh toán bù trừ(Lệnh chuyển Nợ có Hợp đồng chuyển Nợ không?).
+ Nội dung có gì nghi vấn không?
+ Kiểm tra, đối chiếu giữa các yếu tố và tổng số Lệnh thanh toán nhận được với các yếu tố và tổng số Lệnh thanh toán được kê tại phần B trên bảng kết quả thanh toán bù trừ (số Lệnh, ngày lập Lệnh, ký hiệu Lệnh, mã Ngân hàng gửi Lệnh, mã Ngân hàng nhận Lệnh, mã chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ và số tiền) nếu có thừa, thiếu, nhầm lẫn phải tiến hành xử lý theo quy định tại Điều 23 của Qui trình này.
+ Kiểm tra, đối chiếu lại giữa Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì (cơ sở dữ liệu tại Ngân hàng thành viên) với các lệnh thanh toán của Ngân hàng mình gửi đi đã được xử lý bù trừ tại phần A của Bảng kết quả thanh toán bù trừ và với các lệnh thanh toán chưa được xử lý bù trừ chuyển sang phiên sau (nếu có tại phần D của Bảng kết quả thanh toán bù trừ), nếu có thừa, thiếu, nhầm lẫn phải tiến hành tra soát ngay Ngân hàng chủ trì và xử lý theo qui định tại Điều 21 của qui trình này.
+ Ngân hàng thành viên phải kiểm tra lại kết quả thanh toán bù trừ điện tử.
- Khi chưa có các qui định về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện từ thì kế toán viên thanh toán bù trừ phải in các Lệnh thanh toán cùng Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện từ ra giấy (đảm bảo đủ số liên cần thiết để hạch toán giao cho khách hàng và lưu trữ), ký tên, đóng dấu theo đúng qui định để phục vụ cho việc kiểm soát, bảo quản và lưu trữ chứng từ.
- Sau khi kiểm soát, đối chiếu xong, nếu không có gì sai sót kế toán viên thanh toán bù trừ phải chuyển dữ liệu điện tử của Lệnh thanh toán qua mạng máy tính hoặc chuyển các Lệnh thanh toán đã được in ra cho bộ phận kế toán có liên quan (kế toán giao dịch) để xử lý tiếp. Đồng thời, kế toán viên thanh toán bù trừ phải lập và gửi ngay điện xác nhận kết quả thanh toán bù trừ trong phiên (theo mẫu phụ lục số 7) cho Ngân hàng chủ trì. Trên điện xác nhận kết quả thanh toán bù trừ của từng phiên cũng như của ngày giao dịch phải có đầy đủ chữ ký của những người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của kết quả thanh toán bù trừ (Giám đốc hoặc người được uỷ quyền, Trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền và kế toán viên thanh toán bù trừ).
c/ Tại bộ phận kế toán giao dịch: Phải đối chiếu và kiểm tra lại trước khi thực hiện hạch toán, thanh toán cho khách hàng, nếu phát hiện có sai sót thì tiến hành xử lý theo Điều 23 của quy trình này.
2. Xử lý hạch toán:
a/ Căn cứ vào Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử của Ngân hàng chủ trì gửi đến:
- Nếu số tiền chênh lệch trong thanh toán bù trừ là phải trả:
Nợ TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên
Có TK: Tiền gửi tại Ngân hàng chủ trì
- Nếu số tiền chênh lệch trong thanh toán bù trừđiện tử là phải thu:
Nợ TK: Tiền gửi tại Ngân hàng chủ trì
Có TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên
b/ Căn cứ vào các Lệnh thanh toán nhận được và đã qua kiểm soát:
- Đối với Lệnh chuyển Có đến, hợp lệ:
Nợ TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên
Có TK: Thích hợp
- Đối với Lệnh chuyển Nợ đến:
+ Nếu Lệnh chuyển Nợ đến có uỷ quyền, hợp lệ và trên tài khoản của khách hàng có đủ tiền để trả thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh tiến hành hạch toán:
Nợ TK: Thích hợp
Có TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên
Sau đó phải lập và gửi ngay thông báo chấp nhận Lệnh chuyển Nợ cho Ngân hàng thành viên gửi lệnh (mẫu phụ lục số 10).
+ Trường hợp đối với Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền đến nhưng trên tài khoản của khách hàng không có đủ tiền để trả thì tiến hành xử lý:
 Phải thông báo ngay cho khách hàng nộp tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ đến trong phạm vi thời gian quy định (tối đa là không quá 2 giờ làm việc kể từ khi nhận được Lệnh chuyển Nợ đến). Trong phạm vị thời gian chấp nhận nếu khách hàng nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh hạch toán như trên.
Nếu hết thời gian chấp nhập qui định mà khách hàng không nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải lập thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển Nợ. Trường hợp này hạch toán:
Đối với Lệnh chuyển Nợ đến ghi:
Nợ TK: Các khoản phải thu
Có TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên
 Căn cứ vào thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển Nợ để lập Lệnh chuyển Nợ chuyển trả lại Ngân hàng thành viên gửi lệnh (trả lại vào phiên thanh toán bù trừ kế tiếp):
Nợ TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên
Có TK: Các khoản phải thu
Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải mở sổ theo dõi các Lệnh chuyển Nợ đến không thanh toán được để có số liệu phục vụ báo cáo.
3. Đối với các Lệnh thanh toán đã bị từ chối thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải gửi trả lại cho Ngân hàng thành viên gửi lệnh trước thời điểm thực hiện quyết toán thanh toán bù trừ điện tử. Nếu Lệnh thanh toán bị từ chối sau thời điểm đã thực hiện quyết toán thanh toán bù trừ điện tử thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải trả lại cho Ngân hàng thành viên gửi lệnh vào phiên bù trừ đầu tiên của ngày giao dịch kế tiếp.
C. QUI TRÌNH XỬ LÝ VÀ HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ
Điều 12. Tiếp nhận, kiểm soát các Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì của các Ngân hàng thành viên gửi Lệnh.
1. Ngân hàng chủ trì thanh toán bù trừ điện tử có trách nhiệm: Tiếp nhận, kiểm soát, đối chiếu các Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì của các Ngân hàng thành viên gửi Lệnh. Toàn bộ khâu tiếp nhận, kiểm soát, đối chiếu được xử lý tự động trên máy, Qui trình cụ thể như sau:
- Khi nhận được các Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì của các Ngân hàng thành viên gửi lệnh, người kiểm soát của Ngân hàng chủ trì phải dùng mã khoá bảo mật của mình để kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ đúng đắn của Lệnh thanh toán và Bảng kê. Các Lệnh thanh toán, Bảng kê đến phải được kiểm soát theo các qui định sau:
* Đối với Lệnh thanh toán:
+ Chữ ký điện tử và ký hiệu mật trên Lệnh thanh toán
+ Tên, địa chỉ của Ngân hàng gửi và nhận Lệnh thanh toán: Tên, mã Ngân hàng gửi Lệnh, Ngân hàng nhận Lệnh (xem Ngân hàng gửi Lệnh và Ngân hàng nhận Lệnh có đúng là Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừhay không);
+ Các yếu tố khác trên Lệnh thanh toán như: Số Lệnh, ngày lập Lệnh, ký hiệu Lệnh, số tiền;
+ Đối với lệnh chuyển Nợ: Kiểm tra hợp đồng chuyển nợ giữa các Ngân hàng thành viên này:
* Đối với Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì:
+ Chữ ký điện tử và ký hiệu mật trên Bảng kê:
+ Tên, địa chỉ của Ngân hàng gửi Bảng kê: Tên, mã Ngân hàng gửi Lệnh, Ngân hàng nhận Lệnh.
+ Các yếu tố khác của bảng kê như: Số bảng kê, ngày lập Bảng kê, tổng số tiền.
* Kiểm tra, đối chiếu giữa các yếu tố của Lệnh thanh toán và tổng số Lệnh thanh toán với các yếu tố và tổng số Lệnh thanh toán được kê trên Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì (Số Lệnh, ngày lập Lệnh, ký hiệu Lệnh, mã Ngân hàng gửi Lệnh, mã Ngân hàng nhận Lệnh, Số tiền) mà Ngân hàng chủ trì đã nhận được xem có sai sót, nhầm lẫn, thừa hoặc thiếu Lệnh thanh toán không.
2. Nếu phát hiện có sai sót trên các Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì thì Ngân hàng chủ trì phải tra soát ngay Ngân hàng thành viên có sai sót và tiến hành xử lý theo quy định tại Điều 22 của Qui trình này.
Điều 13. Lập Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử và kiểm tra khả năng chi trả của từng Ngân hàng thành viên:
1. Các Lệnh thanh toán và Bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì của các Ngân hàng thành viên đã được kiểm soát, đối chiếu nếu không có gì sai sót thì Ngân hàng chủ trì sẽ:
Lập "Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử" (mẫu phụ lục số 5) xác định số phải thu, phải trả của từng Ngân hàng thành viên trong phiên thanh toán bù trừ điện tử.
2. Kiểm tra khả năng chi trả của từng Ngân hàng thành viên bằng cách so sánh số dư tài khoản tiền gửi của Ngân hàng thành viên tại Ngân hàng chủ trì (đã bị Ngân hàng chủ trì khoá số dư tại thời điểm xử lý bù trừ) với số chênh lệch phải trả của Ngân hàng thành viên trong phiên thanh toán bù trừ. Nếu khả năng chi trả của Ngân hàng thành viên không đủ để thanh toán cho khoản chênh lệch phải trả thì Ngân hàng chủ trì sẽ thông báo cho Ngân hàng thành viên đó biết về tình trạng thiếu khả năng chi trả và tiến hành xử lý theo qui định tại khoản 2 Điều 5 của Qui trình này.
- Ngân hàng chủ trì phải kiểm tra lại tính chính xác của kết quả thanh toán bù trừ trong phiên bằng cách lập "Bảng tổng hợp kiểm tra kết quả thanh toán bù trừ điện tử" (mẫu phụ lục số 6). Nếu đúng Ngân hàng chủ trì tiến hành hạch toán số chênh lệch phải thu, phải trả trong phiên thanh toán bù trừ điện tử. Nếu sai Ngân hàng chủ trì sẽ tính toán lại kết quả thanh toán bù trừ.
3. Chỉ sau khi đã thanh toán và hạch toán xong kết quả thanh toán bù trừ điện tử, Ngân hàng chủ trì mới truyền toàn bộ các Lệnh thanh toán, Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tửtới các Ngân hàng thành viên có liên quan. Lúc này, Ngân hàng chủ trì cũng sẽ giải toả khả năng chi trả của các Ngân hàng thành viên.
Điều 14. Hạch toán kết quả thanh toán bù trừ điện tử tại Ngân hàng chủ trì.
1. Trường hợp Ngân hàng thành viên phải trả:
- Căn cứ vào bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử, Ngân hàng chủ trì hạch toán:
Nợ TK: Tiền gửi của Ngân hàng thành viên phải trả
Có TK: Thanh toán bù trừ của ngân hàng chủ trì
2. Trường hợp Ngân hàng thành viên được thu về:
- Căn cứ vào bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử, Ngân hàng chủ trì hạch toán:
Nợ TK:Thanh toán bù trừ của ngân hàng chủ trì
Có TK: Tiền gửi của Ngân hàng thành viên được thu về.
3. Tại Ngân hàng chủ trì, sau khi hạch toán xong số thực phải trả hoặc được hưởng của các Ngân hàng thành viên trong phiên thanh toán bù trừ điện tử theo Bảng kết quả thanh toán bù trừ thì tài khoản thanh toán bù trừ của Ngân hàng chủ trì phải hết số dư.
4. Xử lý các sai sót và sự cố kỹ thuật:
a- Phát hiện sai sót trước khi xử lý bù trừ điện tử: Khi kiểm soát nếu phát hiện có sai sót, Ngân hàng chủ trì phải tra soát ngay Ngân hàng thành viên gửi lệnh để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp, đảm bảo an toàn tài sản và an toàn hệ thống. Xử lý các sai sót như sau:
- Nếu nguyên nhân do lỗi kỹ thuật thì Ngân hàng chủ trì được huỷ bỏ Lệnh thanh toán sai hoặc Bảng kê sai và yêu cầu Ngân hàng thành viên gửi lệnh gửi lại Lệnh thanh toán hoặc Bảng kê đúng để thay thế.
- Nếu phát hiện Lệnh thanh toán, Bảng kê giả mạo, nghi giả mạo hoặc có thông tin lạ xâm nhập trái phép thì phải lập biên bản và áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết đồng thời phải thông báo ngay cho các đơn vị liên quan biết để phối hợp ngăn chặn.
b- Do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin đến phiên thanh toán bù trừ điện tử trong ngày mà một Ngân hàng thành viên nào đó không gửi được các Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì đến Ngân hàng chủ trì thì Ngân hàng chủ trì chỉ tiến hành xử lý bù trừ cho các Ngân hàng thành viên không bị sự cố. Các Lệnh thanh toán của các Ngân hàng không bị sự cố thanh toán với Ngân hàng thành viên bị sự cố sẽ được Ngân hàng chủ trì lưu lại để xử lý vào phiên thanh toán bù trừ tiếp theo (nếu có và đã khắc phục được sự cố) hoặc sẽ trả lại các Ngân hàng thành viên.
c- Trường hợp sau khi đã thanh toán bù trừ điện tử xong mà Ngân hàng chủ trì không thể truyền các Lệnh thanh toán, Bảng kết quả thanh toán bù trừ trong phiên thanh toán bù trừ điện tử tới các Ngân hàng thành viên có liên quan do sự cố kỹ thụât, truyền tin thì xử lý như sau:
- Ngân hàng chủ trì phải tìm mọi cách khắc phục nhanh nhất sự cố xẩy ra đồng thời phải thông báo tới tất cả các Ngân hàng thành viên và phải lập "Biên bản sự cố kỹ thuật trong thanh toán bù trừ điện tử". Đến khi đă khắc phục được sự cố kỹ thuật, truyền tin thì Ngân hàng chủ trì phải truyền ngay các Lệnh thanh toán cùng với Bảng kết quả thanh toán bù trừ tới Ngân hàng thành viên có liên quan.
- Khi bị sự cố, mất liên lạc vì bất kỳ lý do gì, các Ngân hàng thành viên có thể đến trực tiếp ngân hàng chủ trì để giao, nhận các băng từ, đĩa từ có chứa các Lệnh thanh toán và Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử. Khi tiến hành giao nhận băng từ, đĩa từ các lệnh thanh toán và Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử với các Ngân hàng thành viên Ngân hàng chủ trì phải in "Bảng kết quả thanh toán bù trừ" ra giấy. Trên bảng kê phải có đầy đủ dấu và chữ ký của những người có liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu trên băng từ, đĩa từ.
d- Trường hợp do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin mà Ngân hàng chủ trì không thể thực hiện được phiên thanh toán bù trừ thì Ngân hàng chủ trì được phép kéo dài phiên thanh toán bù trừ cho đến khi khắc phục xong sự cố. Tuy nhiên việc kéo dài phiên thanh toán bù trừ không được kéo dài sang ngày giao dịch kế tiếp và phải thông báo cho các Ngân hàng thành viên biết về việc kéo dài phiên thanh toán bù trừ. Nếu xác định sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin không thể khắc phục được trong ngày thì Ngân hàng chủ trì được phép áp dụng phương thức thanh toán bù trừ bằng giấy (theo các qui định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam).
III. KIỂM TRA, ĐỐI CHIẾU TRONG THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ
Điều 15. Lập và gửi bảng tổng hợp doanh số thanh toán bù trừ điện tử ngày:
- Ngân hàng chủ trì phải hoàn thành việc lập Bảng tổng hợp thanh toán bù trừ điện tử trong ngày (ngay trong phiên thanh toán bù trừ liền kề trước phiên quyết toán) và gửi(truyền) tới các Ngân hàng thành viên ngay trong ngày phát sinh thanh toán bù trừ điện tử (trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật truyền tin).
- Bảng tổng hợp thanh toán bù trừ điện tử trong ngày của Ngân hàng chủ trì được thiết kế, lập theo mẫu phụ lục số 8 và được bảo quản như các báo cáo kế toán của Ngân hàng.
- Các Ngân hàng thành viên phảithực hiện đầy đủ và đúng các thao tác kỹ thuật nghiệp vụ để việc xác nhận doanh số thanh toán bù trừ điện tử ngày được chính xác, kịp thời theo đúng qui định.
Điều 16. Đối chiếu doanh số thanh toán bù trừ điện tử cuối ngày.
1. Về nguyên tắc, toàn bộ doanh số thanh toán bù trừ điện tử phát sinh trong ngày giao dịch giữa các Ngân hàng thành viên phải được Ngân hàng chủ trì thanh toán bù trừ điện tử đối chiếu và phải đảm bảo khớp đúng (cả về tổng số lẫn chi tiết trong từng phiên) ngay trong ngày phát sinh, trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật, truyền tin.
2. Việc đối chiếu trong thanh toán bù trừ điện tử được thực hiện cho từng ngày riêng biệt và được thực hiện trước phiên Quyết toán thanh toán bù trừ điện tử ngày. Trường hợp bị sự cố kỹ thuật, truyền tin dẫn đến không thể đối chiếu được trong ngày theo quy định thì được phép kéo dài sang ngày giao dịch tiếp theo cho đến khi sự cố khắc phục xong. Tuy nhiên, việc đối chiếu dù thực hiện vào ngày giao dịch kế tiếp nhưng vẫn phải phản ánh theo ngày đã phát sinh các Lệnh thanh toán bù trừ điện tử đó.
3. Đối chiếu thanh toán bù trừ điện tử trong ngày:
Khi nhận được "Bảng tổng hợp thanh toán bù trừ điện tử" của Ngân hàng chủ trì gửi đến, các Ngân hàng thành viên phải tiến hành đối chiếu toàn bộ các khoản phải thu, phải trả và số thực phải thu hoặc phải trả của Ngân hàng mình (đối chiếu với số liệu đã hạch toán vào tài khoản thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên và với Bảng kết quả thanh toán bù trừ của từng phiên trong ngày). Nếu số liệu hoàn toàn khớp đúng thì các Ngân hàng thành viên phải lập và gửi ngay điện xác nhận thanh toán bù trừ điện tử ngày (mẫu phụ lục số 7) tới Ngân hàng chủ trì để tiến hành phiên Quyết toán thanh toán bù trừ điện tử.
Điều 17. Xử lý các sai sót và sự cố kỹ thuật khi đối chiếu doanh số thanh toán bù trừ điện tử.
1. Các sai sót và sự cố kỹ thuật có thể phát sinh khi đối chiếu doanh số thanh toán bù trừ điện tử:
+ Ngân hàng thành viên chưa xác nhận thanh toán bù trừ điện tử trong ngày.
+ Chênh lệch doanh số thanh toán bù trừ điện tử.
+ Sự cố kỹ thuật truyền tin.
2. Biện pháp xử lý sai sót;
- Khi phát hiện ra các sai sót, các Ngân hàng thành viên phải chủ động tra soát ngay Ngân hàng chủ trì để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp.
- Mọi sai sót phát hiện qua đối chiếu, các Ngân hàng thành viên phải phối hợp với Ngân hàng chủ trì và các Ngân hàng thành viên có liên quan khác để xử lý ngay trong ngày phát hiện sai sót, trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin.
a. Trường hợp Ngân hàng thành viên chưa gửi điện xác nhận thanh toán bù trừ điện tử ngày:
Nếu đến thời điểm thực hiện phiên quyết toán thanh toán bù trừ điện tử ngày mà Ngân hàng thành viên chưa gửi (truyền) điện xác nhận thanh toán bù trừ điện tử ngày về Ngân hàng chủ trì thì Ngân hàng thành viên phải truyền ngay theo qui định tại điểm 3 Điều 16 Quy trình này (trừ trường hợp do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin).
b. Trường hợp phát hiện chênh lệch doanh số thanh toán bù trừ điện tử ngày giữa Bảng tổng hợp thanh toán bù trừ điện tử ngày của Ngân hàng chủ trì gửi đến và cơ sở dữ liệu của Ngân hàng thành viên, Ngân hàng thành viên phải rà soát lại toàn bộ các Lệnh thanh toán của các phiên thanh toán bù trừ điện tử trong ngày để xác định rõ nguyên nhân, lập biên bản và xử lý:
- Nếu phát hiện thừa hoặc thiếu doanh số thanh toán bù trừ điện tử trong ngày (thừa hoặc thiếu Lệnh thanh toán) thì các Ngân hàng thành viên phải tra soát ngay Ngân hàng chủ trì để có biện pháp xử lý thích hợp và có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Ngân hàng chủ trì và các đơn vị có liên quan giải quyết kịp thời, bảo đảm an toàn tài sản.
- Nếu xác định sai sót do lỗi kỹ thuật thì Ngân hàng thành viên được phép điều chỉnh lại theo sự hướng dẫn của Ngân hàng chủ trì.
3. Trường hợp sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin:
- Do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin, đến thời điểm quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày mà Ngân hàng chủ trì cũng không nhận được hết các điện xác nhận thanh toán bù trừ điện tử trong ngày của các Ngân hàng thành viên, các Ngân hàng thành viên và Ngân hàng chủ trì phải lập “Biên bản sự cố kỹ thuật trong thanh toán bù trừ điện tử”. Biên bản này kèm với Bảng tổng hợp thanh toán bù trừ điện tử trong ngày (in ra giấy và ký tên, đóng dấu đơn vị) để theo dõi. Sang ngày giao dịch tiếp theo, khi đã khắc phục được sự cố kỹ thuật, truyền tin, các Ngân hàng thành viên phải truyền ngay điện xác nhận thanh toán bù trừ điện tử trong ngày tới Ngân hàng chủ trì để tiến hành phiên quyết toán thanh toán bù trừ.
- Điện xác nhận kết quả thanh toán bù trừ điện tử trong ngày của ngày bị sự cố phải được xác nhận và gửi riêng, không được xác nhận chung với Tổng hợp doanh số thanh toán bù trừ của (những) ngày giao dịch tiếp theo.
- Do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin, các Ngân hàng thành viên có thể đến trực tiếp Ngân hàng chủ trì để giao băng từ đĩa từ chứa điện xác nhận thanh toán bù trừ điện tử trong ngày và nhận kết quả của phiên quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày.
IV. QUYẾT TOÁN THANH TOÁN BÙ TRỪ
Điều 18. Quyết toán thanh toán bù trừ điện tử:
1. Quyết toán thanh toán bù trừ là việc xử lý thanh toán bù trừ điện tử lần cuối cùng trong ngày giao dịch sau khi Ngân hàng chủ trì đã đối chiếu xong và chính xác toàn bộ doanh số thanh toán bù trừ điện tử trong ngày với các Ngân hàng thành viên. Ngân hàng chủ trì và các Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ điện tửphải xử lý xong tất cả các khoản sai lầm, chênh lệch số liệu trước khi quyết toán. Trong trường hợp Ngân hàng chủ trì và các Ngân hàng thành viên còn chưa xử lý xong các khoản sai lầm, chênh lệch trước thời điểm quyết toán thì Ngân hàng chủ trì có thể lùi lại thời gian quyết toán của ngày giao dịch sang ngày giao dịch kế tiếp và phải thông báo cho các Ngân hàng thành viên biết để có biện pháp xử lý thích hợp. Sang ngày giao dịch tiếp theo, sau khi đã điều chỉnh xong các sai lầm thì Ngân hàng chủ trì tiến hành quyết toán thanh toán bù trừ nhưng số liệu vẫn phản ánh theo ngày phát sinh giao dịch.
2. Khi quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày. Ngân hàng chủ trì sẽ thực hiện xử lý các công việc theo qui định tại Điều 11 của Quy chế thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng.
3. Kể từ thời điểm dừng gửi lệnh thanh toán cho đến thời điểm thực hiện phiên quyết toán Ngân hàng thành viên bị thiếu khả năng chi trả phải tìm mọi cách lo đủ vốn trước thời điểm quyết toán (áp dụng các biện pháp bù đắp thiếu hụt trong thanh toán bù trừ điện tử theo qui định hiện hành của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước) để thực hiện thanh toán bù trừ các Lệnh thanh toán này.
- Nếu đến thời điểm quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày mà Ngân hàng thành viên vẫn không đủ khả năng chi trả để thanh toán cho các lệnh thanh toán thì Ngân hàng chủ trì sẽ tiến hành xử lý theo điểm b khoản 2 Điều 5 của Quy trình này. Ngân hàng chủ trì phải mở sổ theo dõi các Lệnh thanh toán không được xử lý bù trừ do không đủ khả năng chi trả để phục vụ cho việc đối chiếu, tra cứu khi cần thiết.
- Sau khi đã điều chỉnh xong các sai lầm, Ngân hàng chủ trì sẽ tiến hành thanh toán bù trừ điều chỉnh cho các Lệnh thanh toán của các Ngân hàng thành viên (bao gồm các Lệnh thanh toán sai bị Ngân hàng thành viên nhận Lệnh trả lại, các Lệnh thanh toán bị huỷ bỏ do không đủ khả năng chi trả, các Lệnh thanh toán bị từ chối thanh toán và các Lệnh thanh toán đã đủ số dư để thanh toán...). Ngân hàng chủ trì sẽ tiến hành xử lý tương tự như các phiên thanh toán bù trừ trước đó.
- Khi nhận được bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử của phiên quyết toán thanh toán bù trừ điện tử ngày của ngân hàng chủ trì gửi đến, các ngân hàng thành viên phải kiểm tra lại, nếu số liệu hoàn toàn khớp đúng thì phải lập và gửi ngay điện xác nhận kết quả thanh toán bù trừ của phiên quyết toán cho ngân hàng chủ trì. Lúc này các ngân hàng thành viên và ngân hàng chủ trì mới được phép lưu trữ dữ liệu của ngày phát sinh thanh toán bù trừ điện tử.
4. Xử lý các sai sót sự cố kỹ thuật, truyền tin:
- Trong trường hợp bị sự cố kỹ thuật, truyền tin mà không thể thực hiện được phiên quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày thì Ngân hàng chủ trì được phép kéo dài phiên quyết toán thanh toán bù trừ sang ngày giao dịch tiếp theo nhưng số liệu vẫn phản ánh theo ngày phát sinh giao dịch.
- Do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin, mà không thực hiện được phiên quyết toán hoặc sau khi đã quyết toán thanh toán bù trừ mà Ngân hàng chủ trì không truyền được dữ liệu về cho các Ngân hàng thành viên thì được phép quyết toán sang ngày giao dịch kế tiếp cho đến khi khắc phục được sự cố. Tuy nhiên, việc quyết toán dù được thực hiện vào ngày giao dịch kế tiếp nhưng số liệu phải phản ánh theo ngày phát sinh các Lệnh thanh toán bù trừ đó.
- Do sự cố kỹ thuật, truyền tin mà Ngân hàng chủ trì không thể gửi (truyền) được kết quả của phiên quyết toán thanh toán bù trừ trong ngày tới các Ngân hàng thành viên thì các Ngân hàng thành viên có thể đến trực tiếp Ngân hàng chủ trì để nhận băng từ, đĩa từ có chứa kết quả quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày.
V. ĐIỀU CHỈNH SAI SÓT TRONG THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ LIÊN NGÂN HÀNG
Điều 19. Các nguyên tắc điều chỉnh sai sót trong thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng.
1. Đảm bảo sự nhất trí số liệu giữa các Ngân hàng thành viên với Ngân hàng chủ trì, số liệu trong thanh toán bù trừ phản ánh đúng. Sai sót ở đâu phải được điều chỉnh ở đó. Nghiêm cấm việc tuỳ tiện sửa chữa số liệu, điều chỉnh sai sót trong thanh toán bù trừ điện tử.
2. Khi phát hiện sai sót phải có biện pháp điều chỉnh ngay, không gây chậm trễ tới công tác thanh toán. Các sai sót được phát hiện sau khi đã thanh toán bù trừ điện tử trong phiên thanh toán bù trừ điện tử này thì được điều chỉnh tại phiên thanh toán bù trừ kế tiếp. Việc điều chỉnh sai sót phải theo đúng các nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai lầm của kế toán nói chung và thanh toán bù trừ điện tử nói riêng được qui định tại Điều 14 của Quy chế thanh toán bù trừ điện tử để đảm bảo an toàn tài sản của Ngân hàng và khách hàng.
Điều 20. Huỷ lệnh thanh toán
Việc huỷ Lệnh thanh toán phải thực hiện đúng các qui định tại Điều 15 của Quy chế thanh toán bù trừ điện tử, cụ thể như sau:
1. Đối với huỷ Lệnh thanh toán của khách hàng là các Tổ chức kinh tế, cá nhân:
- Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền chỉ được huỷ khi khách hàng đã trả lại số tiền được hưởng cho Ngân hàng thành viên phát sinh nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử.
- Lệnh chuyển Có chỉ được huỷ khi Ngân hàng thành viên tiếp nhận Lệnh thanh toán chưa ghi Có vào tài khoản của khách hàng hoặc đã ghi Có vào tài khoản của khách hàng nhưng khách hàng đã trả lại.
2. Đối với huỷ Lệnh thanh toán của bản thân Ngân hàng thành viên: Các Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ điện tử chỉ được hủy lệnh thanh toán trong trường hợp lập sai Lệnh thanh toán và phải tuân thủ nguyên tắc sau:
- Lệnh chuyển Nợ có hợp đồng chỉ được huỷ khi Ngân hàng thành viên phát sinh nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử chưa trả tiền cho khách hàng theo Lệnh sai hoặc trả rồi nhưng đã thu hồi lại được.
- Lệnh chuyển Có chỉ được huỷ khi Ngân hàng thành viên tiếp nhận Lệnh thanh toán đến chưa trả tiền cho khách hàng theo Lệnh sai hoặc đã trả nhưng đã thu hồi được.
3. Đối với Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có, khi nhận được Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có của Ngân hàng thành viên gửi lệnh gửi lên Ngân hàng chủ trì sẽ truyền ngay Yêu cầu huỷ này tới Ngân hàng thành viên nhận lệnh để thực hiện việc huỷ lệnh chuyển Có sai. Đối với Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ thì được thực hiện như một Lệnh chuyển Có bình thường.
Điều 21. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng thành viên gửi lệnh:
1. Điều chỉnh sai sót phát hiện trước khi xử lý bù trừ:
a. Đối với Lệnh thanh toán.
- Điều chỉnh sai sót trước khi truyền Lệnh thanh toán đến Ngân hàng chủ trì.
+ Nếu sai sót của Lệnh thanh toán được phát hiện trong quá trình lập Lệnh thanh toán và người kiểm soát chưa ghi chữ ký điện tử hoặc đã ghi chữ ký điện tử nhưng chưa gửi đi Ngân hàng chủ trì thì kế toán được sửa lại cho đúng.
+ Trường hợp phát hiện Lệnh thanh toán có sai sót sau khi đã gửi đi Ngân hàng chủ trì nhưng chưa được xử lý bù trừ thì Ngân hàng thành viên phải lập ngay điện yêu cầu Ngân hàng chủ trì trả lại Lệnh thanh toán sai đồng thời gửi lệnh thanh toán đúng để thay thế. Ngân hàng thành viên gửi lệnh tiến hành xử lý Lệnh thanh toán sai do Ngân hàng chủ trì trả lại như sau: Lập biên bản huỷ bỏ Lệnh thanh toán sai trong đó ghi rõ ký hiệu Lệnh, giờ, ngày huỷ Lệnh thanh toán và phải có đầy đủ chữ ký của Trưởng phòng kế toán, kế toán viên thanh toán bù trừ, kế toán giao dịch có liên quan. Biên bản được lưu cùng với lệnh thanh toán bị huỷ (đã in ra) vào hồ sơ riêng để bảo quản, sau đó Ngân hàng thành viên lập Lệnh thanh toán đúng gửi đi. Ngân hàng thành viên không được sử dụng lại số của Lệnh thanh toán bị huỷ.
- Trường hợp Ngân hàng chủ trì phát hiện Lệnh thanh toán sai (do lỗi kỹ thuật) và yêu cầu gửi lại thì Ngân hàng thành viên gửi lệnh cũng xử lý như đối với Lệnh thanh toán bị sai phát hiện sau khi người kiểm soát đã ghi chữ ký điện tử.
b/ Đối với Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì.
- Điều chỉnh sai sót trước khi truyền “Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì” đến Ngân hàng chủ trì.
+ Nếu sai sót của Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì được phát hiện trong quá trình lập và người kiểm soát chưa ghi chữ ký điện tử hoặc đã ghi chữ ký điện tử nhưng chưa gửi Ngân hàng chủ trì đi thì kế toán được sửa lại cho đúng.
- Trường hợp Ngân hàng thành viên phát hiện sai sót sau khi đã gửi Bảng kê đến Ngân hàng chủ trì nhưng chưa được xử lý bù trừ thì Ngân hàng thành viên phải lập và gửi ngay điện yêu cầu Ngân hàng chủ trì trả lại Bảng kê sai đồng thời gửi bảng kê đúng để thay thế. Ngân hàng thành viên gửi lệnh tiến hành xử lý Bảng kê sai do Ngân hàng chủ trì trả lại như sau: lập biên bản huỷ bỏ Bảng kê sai trong đó ghi rõ Số bảng kê, giờ, ngày huỷ Bảng kê và phải có đầy đủ chữ ký của Giám đốc hoặc người được uỷ quyền, Trưởng phòng kế toán, kế toán viên thanh toán bù trừ. Biên bản được lưu cùng bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì bị huỷ (đã in ra) vào hồ sơ riêng để bảo quản, sau đó Ngân hàng thành viên lập Bảng kê đúng gửi đi. Ngân hàng thành viên không được sử dụng lại số của Bảng kê đã bị huỷ.
- Trường hợp Ngân hàng chủ trì phát hiện các sai sót trên Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì (do lỗi kỹ thuật) và yêu cầu gửi lại thì Ngân hàng thành viên gửi cũng xử lý như đối với Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì bị sai phát hiện sau khi người kiểm soát đã ghi chữ ký điện tử trên.
2./ Điều chỉnh sai sót phát hiện sau khi đã xử lý thanh toán bù trừ: Khi phát hiện các sai sót như sai số tiền (thừa hoặc thiếu) thì Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải điện tra soát hoặc trả lời tra soát (mẫu phụ lục số 9) ngay cho Ngân hàng thành viên nhận lệnh và Ngân hàng chủ trì để có biện pháp xử lý kịp thời. Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải lập biên bản xác định nguyên nhân, qui trách nhiệm cá nhân rõ ràng và xử lý: a/ Trường hợp sai thiếu: - Khi phát hiện ra chuyển tiền thiếu, Ngân hàng thành viên phải lập Biên bản chuyển tiền thiếu (mẫu phụ lục số 12), Ngân hàng thành viên căn cứ biên bản chuyển tiền thiếu để lập Lệnh thanh toán bổ sung số tiền chuyển thiếu gửi đến Ngân hàng chủ trì để thanh toán vào phiên tiếp theo. Trên nội dung của Lệnh thanh toán bổ sung phải ghi rõ: “Chuyển bổ sung theo Lệnh chuyển Nợ (hoặc Có) số.... ngày.... tháng.... năm... số tiền đã chuyển...” và phải gửi kèm biên bản đã lập trên sau đó hạch toán:

Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thiếu

Nợ TK thích hợp

Có TK Thanh toán bù trừ của NHTV

 

Số tiền Chuyển Có

còn thiếu

 

Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thiếu:

Nợ TK Thanh toán bù trừ của NHTV

Có TK thích hợp

 

Số tiền Chuyển Nợ

còn thiếu

 

- Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải mở sổ theo dõi các Lệnh thanh toán bị sai sót để phục vụ cho công tác báo cáo. b/ Trường hợp bị sai thừa: * Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa: Khi phát hiện ra chuyển tiền thừa, Ngân hàng thành viên gửi lệnh căn cứ vào biên bản chuyển tiền thừa lập Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có (theo mẫu phụ lục số 3) để huỷ số tiền chuyển thừa và gửi ngay tới Ngân hàng thành viên nhận lệnh và Ngân hàng chủ trì đồng thời lập phiếu chuyển khoản hạch toán:

Nợ TK phải thu

(tài khoản chi tiết cá nhân gây sai sót)

Có TK thích hợp

 

 

Số tiền chuyển thừa

 

 

Khi nhận được lệnh chuyển có của Ngân hàng thành viên nhận lệnh trả lại số tiền thừa nói trên (ở phần thanh tóan bù trừ tiếp theo), Ngân hàng thành viên gửi lệnh hạch toán:

Nợ TK thanh toán bù trừ của NHTV

Có TK phải thu                      

(tài khoản chi tiết cá nhân gây sai sót)

 


số tiền NHTV nhận lệnh đã thu hồi và chuyển trả

 

Trường hợp ngân hàng thành viên nhận lệnh không chấp nhận yêu cầu hủy lệnh chuyển có đối với số tiền bị sai thừa trên do không thu hồi được từ khách hàng thì ngân hàng thành viên gửi lệnh phải lập hội đồng xử lý theo quy định hiện hành để xác định trách nhiệm và mức độ bồi hoàn của cá nhân gây ra sai sót. * Đối với lệnh chuyển nợ bị sai thừa: - Căn cứ biên bản chuyển tiền thừa, ngân hàng thành viên gửi lệnh tiến hành lập lệnh hủy lệnh chuyển nợ (theo mẫu phụ lục số 2) để huỷ số tiền đã chuyển thừa và hạch toán (lệnh hủy lệnh chuyển nợ này được gửi đi thanh toán bù trừ tại phiên thanh toán bù trừ tiếp theo).

Nợ TK thích hợp

Có TK thanh toán và bù trừ của NHTV

 

Số tiền chuyển thừa trên lệnh chuyền nợ

 

- Trường hợp đã trả tiền cho khách hàng nhưng trên tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ số dư để thực hiện lệnh hủy lệnh chuyển nợ đối với số tiền đã chuyển thừa thì ngân hàng thành viên gửi lệnh hạch toán vào tài khoản các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót) sau đó phải tìm mọi biện pháp để thu hồi lại số tiền, nếu không thuhồi được phải quy trách nhiệm bồi hoàn theo chế độ quy định. c/ Trường hợp sai ngược vế: Ngân hàng thành viên gửi Lệnh phải lập biên bản đồng thời lập lệnh hủy lệnh chuyển Nợ (đối với Lệnh chuyển Có bị sai ngược vế) và yêu cầu hủy lệnh chuyển Có (đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai ngược vế) để hủy toàn bộ Lệnh thanh toán bị sai ngược vế sau đó lập lệnh thanh toán đúng gửi đi. - Điều chỉnh Lệnh chuyển Có hạch toán sai ngược vế: + Đáng lẽ hạch toán:   Nợ TK: thích hợp Có TK: thanh toán bù trừ của NHTV + Nhưng đã hạch toán :             Nợ TK: Thanh toán bù trừ của NHTV                                        Có TK: Thích hợp + Nay phải điều chỉnh bằng cách: lập lệnh hủy lệnh chuyển Nợ gửi ngân hàng chủ trì và hạch toán:

Nợ TK thích hợp

Có TK thanh toán và bù trừ của NHTV

 

Toàn bộ số tiền đã chuyển sai

 

Sau đó lập lệnh chuyển Có đúng gửi đi - Điều chỉnh Lệnh chuyển Nợ hạch toán sai ngược vế: + Đáng lẽ hạch toán:     Nợ TK: Thanh toán bù trừ của NHTV                                        Có TK: Thích hợp + Nhưng đã hạch toán :             Nợ TK: Thích hợp                                        Có TK: Thanh toán bù trừ của NHTV + Nay phải điều chỉnh bằng cách: lập lệnh hủy lệnh chuyển Có gửi đến ngân hàng thành viên nhận lệnh và lập phiếu chuyển khoản, hạch toán

Nợ TK: Các khoản phải thu

(tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót)

Có TK: Thích hợp                    

 


Toàn bộ số tiền đã chuyển sai

 

sau đó lập Lệnh đúng chuyển Nợ đúng gửi đi.
3. Trường hợp phát hiện sai sót giữa bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử trong phiên (các lệnh thanh toán của ngân hàng mình gửi đi thanh toán bù trừ được kê trên bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử) với cơ sở dữ liệu tại ngân hàng mình thì ngân hàng thành viên phải tra soát ngay ngân hàng chủ trì để tìm nguyên nhân và biện pháp giải quyết. Nếu sai sót là do có sự xâm nhập trái phép từ bên ngoài thì phải ngừng ngay hoạt động thanh toán bù trừ điện tử đồng thời phối hợp với ngân hàng chủ trì và thông báo cho các cơ quan chức năng biết để xử lý. Hoạt động thanh toán bù trừ chỉ được tiếp tục sau khi đã làm rõ được nguyên nhân và hệ thống đã được an toàn.
4. Đối với một số sai sót khác như sai tên, số hiệu tài khoản của người nhận Lệnh thanh toán, sai ký hiệu chứng từ và nội dung loại nghiêp vụ... (sai sót không thuộc các yếu tố kiểm soát, đối chiếu), khi nhận được tra soát của ngân hàng nhận Lệnh, ngân hàng gửi Lệnh phải trả lời tra soát ngay.
Điều 22. Điều chỉnh sai sót tại ngân hàng chủ trì
- Khi nhận được các Lệnh thanh toán cùng với các bảng kê từ ngân hàng thành viên gửi Lệnh chuyển đến, ngân hàng chủ trì phải đối chiếu, kiểm tra theo đúng quy định. Nếu phát hiện có sai sót như:
+ Sai chữ ký điện tử, ký hiệu mật.
+ Sai sót của các yếu tố trên Lệnh thanh toán với bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi ngân hàng chủ trì, sai sót giữa các yếu tố và tổng số Lệnh thanh toán với các yếu tố và tổng số Lệnh thanh toán được kê trên bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi ngân hàng chủ trì trong phiên thanh toán bù trừ thì ngân hàng chủ trì phải tiến hành tra soát ngay ngân hàng thành viên gửi lệnh để xác địnhnguyên nhân.
* Nếu phát hiện đó là sai sót do ngân hàng thành viên lập thì ngân hàng chủ trì phải trả lại Lệnh thanh toán sai, bảng kê sai do ngân hàng thành viên gửi Lệnh thanh toán và yêu cầu gửi lại Lệnh thanh toán và bảng kê đúng nếu các sai sót phát hiện khi chưa thực hiện thanh toán bù trừ điện tử.
* Nếu do xâm nhập trái phép từ ngân hàng thì ngân hàng chủ trì phải dừng ngay việc thanh toán bù trừ điện tử và phối hợp với các cơ quan chức năng để xác định nguyên nhân và có biện pháp giải quyết. Chỉ sau khi làm rõ được nguyên nhân và hệ thống đã được bảo đảm an toàn thì ngân hàng chủ trì mới thực hiện thanh toán bù trừ điện tử tiếp.
* Đối với trường hợp sai ký hiệu mật, chữ ký điện tử, các khóa bảo mật trong thanh toán bù từ điện tử hoặc bức điện bị lỗi do truyền thông thì ngân hàng chủ trì phải trả lại cả bức điện cho ngân hàng gửi lệnh.
- Trường hợp ngân hàng chủ trìcó nhận được Lệnh thanh toán nhưng ngân hàng gửi lệnh không gửi lệnh thanh toán đi hoặc ngân hàng nhận được lệnh thanh toán nhưng ngân hàng chủ trì không gửi thì ngừng tiến hành lệnh thanh toán đó và tìm nguyên nhân. Nếu do có sự xâm nhập từ bên ngoài vào làm giả lệnh thanh toán thì phải phối hợp cùng với ngân hàng thành viên tiến hành xử lý lệnh thanh toán giả, đồng thời ngừng họat động thanh toán bù trừ điện tử và thông báo cho các cơ quan chức năng biết. Hoạt động thanh toán bù trừ điện tử chỉ được hoạt động lại khi đã làm rõ nguyên nhân và hệ thống đã được đảm bảo an toàn.
- Nếu phát hiện sai sót sau khi đã thực hiện thanh toán bù trừ điện tử thì ngân hàng chủ trì phải lập tức thông báo cho ngân hàng nhận lệnh để ngừng ngay việc thực hiện thanh toán lệnh thanh toán có sai sót, đồng thời thông báo cho ngân hàng gửi biết để lập lệnh hủy và điều chỉnh vào phiên thanh toán bù từ tiếp theo.
- Trường hợp lệnh thanh toán bị thất lạc trên đường truyền tin thì ngân hàng chủ trì gửi lại lệnh thanh toán đó cho ngân hàng nhận lệnh và phải ghi rõ số lần gửi trên lệnh thanh toán và lý do bị thất lạc để tránh thực hiện thanh toán nhiều lần.
Điều 23: Điều chỉnh sai sót tại ngân hàng thành viên nhận lệnh
1. Khi tiếp nhận các lệnh thanh toán cùng các bảng kê từ ngân hàng chủ trì, ngân hàng thành viên tiến hành kiểm soát và đối chiếu theo quy định, nếu phát hiện các sai sót như:
+ Sai chữ ký điện tử, ký hiệu mật.
+ Sai các yếu tố đối chiếu giữa các lệnh thanh toán với bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử.
Các trường hợp này, ngân hàng thành viên nhận lệnh không được phép thanh toán mà phải tra soát ngay ngân hàng chủ trì để xác định rõ nguyên nhân và xử lý theo quy định:
- Hủy bỏ lệnh thanh toán sai và yêu cầu ngân hàng chủ trì gửi lại lệnh thanh toán đúng thay thế chỉ trong trường hợp biết chắc chắn sai sót do lỗi kỹ thuật gây ra.
- Nếu phát hiện có hiện tượng lệnh thanh toán bị giả mạo, nghi giả mạo hoặc có thông tin lạ xâm nhập trái phép thì phải thông báo kịp thời cho ngân hàng chủ trì và phối hợp áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết đảm bảo an toàn tài sản và an toàn cho hệ thống.
- Nếu phát hiện sai các yếu tố trên lệnh thanh toán sau khi đã thực hiện lệnh thanh toán cho khách hàng thì ngân hàng thành viên nhận lệnh phải tiến hành thu hồi lại số tiền đã thanh toán hoặc có biện pháp ngăn chặn thiệt hại có thể xảy ra; đồng thời điện báo cho ngân hàng chủ trì và ngân hàng gửi lệnh biết để có biện pháp xử lý thích hợp.
2. Phát hiện một lệnh thanh toán do ngân hàng chủ trì gửi nhiều hơn 1 lần hoặc có nguy cơ đã gửi nhiều hơn một lần thì Ngân hàng nhận Lệnh phải gửi ngay thông báo về Lệnh thanh toán trùng tới Ngân hàng chủ trì.
3. Trường hợp khi kiểm tra, đối chiếu Ngân hàng nhận lệnh phát hiện thừa, thiếu, lệnh thanh toán so với bảng kết quả thanh toán bù trừ hoặc nhầm lẫn lệnh thanh toán của một ngân hàng khác thì ngân hàng thành viên nhận lệnh tiến hành xử lý:
* Phải hạch toán theo đúng số liệu của ngân hàng chủ trì đã thanh toán
* Sau đó:
+ Đối với trường hợp thừa lệnh thanh toán so với bảng kết quả thanh toán bù trừ:
Không thực hiện thanh toán lệnh thanh toán thừa mà phải điện tra soát ngay ngân hàng chủ trì để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp đảm bảo an toàn tài sản, an toàn hệ thống.
+ Trong trường hợp thiếu lệnh thanh toán so với bảng kết quả thanh toán bù trừ thì ngân hàng thành viên nhận lệnh phải tra soát ngay ngân hàng chủ trì, nếu đúng có lệnh thanh toán này thì ngân hàng chủ trì phải gửi bổ sung lệnh thanh toán bị thiếu.
+ Trường hợp nhầm lẫn lệnh thanh toán của một ngân hàng khác:
Nếu là lệnh thanh toán của một ngân hàng khác cùng tham gia thanh toán bù trừ hoặc không tham gia thanh toán bù trừ với ngân hàng mình hoặc lệnh thanh toán có sai sót không chấp nhận thanh toán được thì ngân hàng thành viên nhận phải trả lại lệnh thanh toán sai này cho ngân hàng đã gửi lệnh thanh toán vào phiên thanh toán bù trừ kế tiếp. Tuyệt đối nghiêm cấm việc các ngân hàng thành viên chuyển tiếp lệnh thanh toán
4. Đối với lệnh thanh toán bị sai thiếu
Khi nhận được lệnh thanh toán bổ sung chuyển tiền thiếu của ngân hàng thành viên gửi lệnh, ngân hàng thành viên nhận lệnh phải đối chiếu, kiểm soát chặt chẽ lại lệnh thanh toán bị sai thiếu và lệnh thanh toán bổ sung, nếu hợp lệ thì hạch toán lệnh thanh toán bổ sung như các lệnh thanh toán bình thường khác
5. Đối với lệnh thanh toán bị sai thừa a/ Trường hợp phát hiện trước khi hạch toán vào tài khoản của khách hàng: Nếu ngân hàng thành viên nhận lệnh nhận được thông báo hoặc điện tra soát của ngân hàng thành viên gửi lệnh trước khi nhận được lệnh thanh toán thì ngân hàng thành viên nhận lệnh phải mở sổ theo dõi lệnh thanh toán bị sai sót để có biện pháp xử lý kịp thời. - Khi nhận được lệnh thanh toán từ ngân hàng chủ trì đến ngân hàng nhận lệnh phải kiểm soát, đối chiếu với nội dung nhận được, nếu xác định sai sót như đã thông báo thì xử lý sau: + Nếu là lệnh chuyển Có, ghi:

Nợ TK: Thanh toán bù trừ của NHTV           

Có TK: Các khoản chờ thanh toán khác

Có TK: Thích hợp

 

Toàn bộ số tiền

Số tiền thừa

Số tiền đúng

 

+ Nếu là lệnh chuyển Nợ, ghi:

Nợ TK: Thích hợp                  

Nợ TK: Các khoản chờ thanh toán khác

Có TK: Thanh toán bù trừ của NHTV

 

Số tiền đúng

Số tiền thừa

Toàn bộ số tiền

 

Khi nhận được yêu cầu hủy lệnh chuyển Có đối với số tiền thừa (trường hợp lệnh chuyển Có bị sai thừa) hoặc lệnh hủy lệnh chuyển Nợ đối với số tiền thừa (trường hợp lệnh chuyển Nợ bị sai thừa) của ngân hàng thành viên gửi lệnh đến thì xử lý: - Đối với lệnh chuyển Có bị sai thừa: Căn cứ vào yêu cầu hủy lệnh chuyển Có để lập lệnh chuyển Có để chuyển trả lại số tiền thừa ghi:

Nợ TK: Các khoản chờ thanh toán khác

Có TK: Thanh toán bù trừ của NHTV

 

Số tiền chuyển thừa trên

Lệnh chuyển Có bị sai thừa

 

- Đối với lệnh chuyển Nợ bị sai thừa: Căn cứ vào lệnh hủy lệnh chuyển Nợ ghi:

Nợ TK: Thanh toán bù trừ của NHTV           

Có TK: Các khoản chờ thanh toán khác

 

Số tiền thừa trên

Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa

 

b/ Trường hợp nhận được thông báo chuyển tiền thừa của ngân hàng thành viên gửi lệnh sau khi đã trả tiền cho khách hàng thì ngân hàng thành viên nhận lệnh phải mở sổ theo dõi lệnh thanh toán bị sai sót và xử lý: - Đối với lệnh chuyển Có bị sai thừa: Khi nhận được yêu cầu hủy lệnh chuyển Có đối với số tiền đã thanh toán thừa của ngân hàng thành viên gửi lệnh, nếu kiểm soát đúng thì ngân hàng thành viên nhận lệnh xử lý: + Trường hợp số dư tài khoản của khách hàng có đủ để thu hồi số tiền đã chuyển thừa: Căn cứ vào yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có để lập lệnh chuyển Có chuyển trả lại ngân hàng thành viên gửi lệnh số tiền thừa để thanh toán vào phiếu thanh toán bù trừ kế tiếp:

Nợ TK: tiền gửi của khách hàng

Có TK: thanh toán bù trừ của NHTV

 

Số tiền chuyển thừa

Phải trả ngân hàng A

 

+ Trường hợp tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ số dư để thu hồi thì ngân hàng thành viên nhận lệnh mở sổ theo dõi yêu cầu hủy lệnh chuyển Có chưa thực hiện được và yêu cầu khách hàng nộp tiền vào tài khoản để thực hiện yêu cầu hủy này. Khi khách hàng nộp đủ tiền, kế toán ghi xuất sổ theo dõi yêu cầu hủy lệnh chuyển Có chưa được thực hiện, lập lệnh chuyển Có gửi đi thanh toán bù trừ và hạch toán như đã hướng dẫn trên + Trường hợp khách hàng không đủ khả năng thanh toán hoặc khách hàng vãng lai không xác định được tung tích, thì ngân hàng thành viên nhận lệnh phải phối hợp với chính quyền địa phương và các cơ quan bảo vệ pháp luật như Công an, Tòa án... để tìm mọi biện pháp thu hồi lại tiền. Sau khi đã áp dụng mọi biện pháp thu hồi mà vẫn không thu hồi được hoặc thu không đủ thì ngân hàng thành viên nhận lệnh từ chối chấp nhận. Yêu cầu hủy lệnh chuyển Có, ghi rõ lý do từ chối kèm theo số tiền thu hồi được (nếu có), gửi trả lại ngân hàng thành viên gửi lệnh đồng thời ghi xuất sổ theo dõi yêu cầu hủy Lệnh chuyển có chưa được thực hiện.
6. Nếu phát hiện có sai sót trên Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử do ngân hàng chủ trì gửi đến thì ngân hàng thành viên nhận lệnh tiến hành xử lý:
- Không được hạch toán kết quả thanh toán bù trừ điện tử có sai sót.
- Điện tra soát Ngân hàng chủ trì để xác định nguyên nhân sai sót:
+ Nếu xác định nguyên nhân sai sót là do lỗi kĩ thuật hoặc do ngân hàng chủ trì tính sai thì đề nghị Ngân hàng chủ trì gửi lại Bảng kết quả thanh toán trù điện tử đúng và tiến hành hạch toán bình thường (sau khi đã nhận được bảng kết quả thanh toán bù trừ đúng).
+ Nếu xác định nguyên nhân sai sót là do xâm nhập hệ thống trái phép từ bên ngoài vào làm sai lệch số liệu thì phải phối hợp với Ngân hàng chủ trì và các cơ quan chức năng tìm biện pháp xử lý đồng thời ngừng hoạt động thanh toán bù trừ điện tử. Hoạt động thanh toán bù trừ điện tử chỉ được hoạt động lại sau khi đã được làm rõ nguyên nhân và áp dụng các biện pháp bảo mật khác có đủ điều kiện ngăn chặn sự xâm nhập từ bên ngoài vào.
7. Điều chỉnh các sai sót khác:
a/ Đối với Lệnh thanh toán sai địa chỉ khách hàng (Lệnh thanh toán chuyển đúng Ngân hàng thành viên nhận lệnh nhưng không có người nhận lệnh hoặc người nhận lệnh mở tài khoản tại ngân hàng khác): Ngân hàng thành viên nhận lệnh hạch toán vào tài khoản các khoản chờ thanh toán khác sau đó lập Lệnh thanh toán trả lại Ngân hàng thành viên gửi lệnh kèm với thông báo từ chối thanh toán Lệnh thanh toán (ghi dõ lí do). Nghiêm cấm việc Ngân hàng thành viên tự ý chuyển tiếp Lệnh thanh toán.
b/ Khi kiểm soát phát hiện các sai sót như sai tên, số liệu tài khoản của người nhận lệnh thanh toán (đúng tên nhưng sai số liệu hoặc ngược lại) ký hiệu chứng từ, loại nghiệp vụ:
Ngân hàng thành viên nhận lệnh chưa được hạch toán Lệnh thanh toán mà phải tra soát ngay Ngân hàng thành viên gửi lệnh, chỉ sau khi kiểm soát lại đúng mới xử lý tiếp. Ngân hàng thành viên nhận lệnh thống kê các sai sót vào sổ theo dõi lệnh thanh toán bị sai sót để phục vụ cho công tác tra cứu, đối chiếu khi cần thiết.
Khi nhận được trả lời tra soát của ngân hàng thành viên gửi lệnh, Ngân hàng thành viên nhận lệnh tiến hành xử lý hạch toán theo đúng quy định.
Trường hợp đến phiên quyết toán thanh toán bù trừ điện tử mà ngân hàng thành viên nhận lệnhh vẫn không nhận được trả lời tra soát của Ngân hàng thành viên gửi lệnh thì ngân hàng thành viên nhận lệnh sẽ trả lại các lệnh thanh toán bị sai cho ngân hàng thành viên gửi lệnh.
Điều 24. Đối với huỷ lệnh thanh toán theo yêu cầu của khách hàng.
1. Xử lý tại ngân hàng thành viên gửi lệnh:
Khi tiếp cận yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có (đối với huỷ lệnh chuyển Có) hoặc lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ (đối với huỷ lệnh chuyển Nợ) của khách hàng, Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải kiểm tra tính hợp lệ của yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có hoặc lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ. Nếu không hợp lệ thì trả lại cho khách hàng, nếu hợp lệ thì xử lý:
1.1. Trường hợp huỷ môt lệnh thanh toán chưa được thực hiện (chưa được gửi đi thanh toán bù trừ điện tử):
Ngân hàng thành viên gửi lệnh gửi cho khách hàng thông báo chấp nhận yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có hoặc lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ và không tiến hành thực hiện lệnh thanh toán đó (không hạch toán).
1.2. Trường hợp huỷ một lệnh thanh toán đã được thực hiện và gửi đi:
- Đối với yêu cầu huỷ lệnh chuyển có:
+ Căn cứ vào Yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có hợp lệ của khách hàng, kế toán viên thanh toán bù trừ điện tử bổ sung các yếu tố của yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có (theo mẫu phụ lục số 3) và ghi chữ kí điện tử của mình lên yêu cầu huỷ.
+ Người kiểm soát phải kiểm soát lại các yếu tố của yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có vừa lập với Yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có của khách hàng để đảm bảo sự chính xác và khớp đúng. Nếu đúng người kiểm soát ghi chữ kí điện tử của mình lên Yêu cầu huỷ để gửi ngay đến Ngân hàng thành viên nhận lệnh.
Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải ghi nhập sổ theo dõi yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có đã gửi đi.
Khi nhận được lệnh chuyển Có của ngân hàng nhận lệnh hoàn trả lại số tiền của lệnh chuyển Có bị huỷ, ngân hàng thành viên gửi lệnh căn cứ vào lệnh chuyển Có đến hạch toán:
Nợ TK: Thanh toán bù trừ của NHTV
Có TK: Thích hợp (TK trước đây đã ghi nợ)
- Đối với huỷ lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền:
Căn cứ vào lệnh huỷ, ngân hàng thành viên gửi lệnh tiến hành trích tài khoản của khách hàng đã ghi có trước đây để chuyển trả lại ngân hàng thành viên nhận lệnh:
Nợ TK: thích hợp (TK trước đây đã ghi có)
Có TK: thanh toán bù trừ của NHTV
2. Xử lý tại ngân hàng thành viên nhận lệnh:
2.1. Đối với lệnh huỷ lệnh chuyển nợ: khi nhận được lệnh huỷ từ Ngân hàng chủ trì, ngân hàng thành viên nhận lệnh tiến hành thực hiện như một lệnh chuyển Có đến bình thường.
- Nếu phát hiện yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có bị sai sót thì ngân hàng thành viên nhận lệnh lập thông báo từ chối chấp nhận yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có (ghi rõ lí do từ chối) gửi trả lại ngân hàng thành viên gửi lệnh đồng thời phải thông báo lí do từ chối với ngân hàng chủ trì biết.
- Nếu nhận được lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ bị sai sót (Lệnh này nhận được trong phiên thanh toán bù trừ) thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh xử lý như đối với lệnh chuyển Có bị sai.
2.2. Nếu Yêu cầu huỷ hoặc lệnh huỷ hợp lệ thì xử lý:
a/ Huỷ một lệnh thanh toán chưa được thực hiện
Ngân hàng thành viên nhận lệnh gửi ngay cho Ngân hàng thành viên gửi lệnh thông báo chấp nhận Yêu cầu huỷ.
- Đối với lệnh chuyển Có:
+ Căn cứ vào lệnh chuyển Có đến (lệnh chuyển có bị huỷ) hạch toán:
Nợ TK thanh toán bù trừ của NHTV
Có TK các khoản chờ thanh toán khác
+ Căn cứ Yêu cầu huỷ để lập lệnh chuyển Có trả tại ngân hàng thành viên gửi lệnh vào phiên bù trừ kế tiếp và hạch toán
Nợ TK các khoản chờ thanh toán khác
Có TK thanh toán bù trừ của NHTV
- Đối với lệnh chuyển Nợ:
+ Căn cứ vào lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ đến hạch toán
Nợ TK thanh toán bù trừ của NHTV
Có TK thích hợp (trước đây đã ghi Có theo lệnh chuyển Nợ của phiên TTBT trước đó)
b/ Huỷ một lệnh thanh toán đã được thực hiện:
- Đối với Yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có đến:
+ Nếu lệnh chuyển Có đến đã được thực hiện thì ngân hàng thành viên nhận lệnh phải gửi ngay yêu cầu huỷ cho khách hàng để thông báo. Chỉ trong trường hợp khách hàng đồng ý (bằng văn bản) hoặc nộp tiền mặt lập chứng từ thanh toán trích tài khoản của mình để chuyển trả thì ngân hàng thành viên nhận lệnh mới thực hiện Yêu cầu huỷ và lập Lệnh chuyển có để thanh toán bù trừ và hạch toán:
Nợ TK thích hợp (TK trước đây đã ghi Có theo lệnh chuyển Có bị huỷ của phiên TTBT trước đó)
Có TK thanh toán bù trừ của NHTV
Sau đó phải gửi lại thông báo chấp nhận yêu cầu huỷ cho ngân hàng thành viên gửi lệnh và ngân hàng chủ trì biết.
+ Đối với Yêu cầu huỷ không được sự chấp thuận chuyển trả của khách hàng thì ngân hàng thành viên nhận lệnh lập thông báo từ chối chấp nhận Yêu cầu huỷ (ghi rõ lí do) gửi lại ngân hàng thành viên gửi lệnh và ngân hàng chủ trì biết.
- Đối với lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ đến:
Căn cứ vào lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ đến ngân hàng thành viên nhận lệnh hạch toán:
Nợ TK thanh toán bù trừ của NHTV
Có TK thích hợp (TK trước đây đã ghi Nợ theo lệnh chuyển Nợ của phiên TTBT trước đó)
PHẦN III
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 25. Vụ trưởng Vụ kế toán - tài chính, Chánh thanh tra Ngân hàng Nhà nước trong phạm vi chức năng nhiệm vụ của mình có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử giữa các ngân hàng.
Giám đốc Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước, Giám Đốc chi nhánh ngân hàng nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tổng Giám đốc (Giám đốc) các Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán có trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo thực hiện quy trình này trong đơn vị mình.
Điều 26. Việc sửa đổi, bổ sung quy trình này do Thống đốc Ngân hàng nhà nước quyết định. 

PHỤ LỤC SỐ: 1A

LỆNH CHUYỂN CÓ

Số lệnh:..........(2)................. Ngày lập............/........../..................(2)..............

Ký hiệu chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ:..............................(2)..............

Ngày giá trị:..................................................................................(2)..............

Ngân hàng thành viên gửi lệnh:.......(2)....... Mã NH:......(1).........(2)..............

Ngân hàng thành viên Nhận lệnh:....(2)...... Mã NH:.......(1).........(2).............

Người trả/chuyển tiền:............................................. (1).................................

Địa chỉ/Số CMND, Hộ chiếu:.................................. (1).................................

Tài khoản:................................................................ (1).................................

Tại Ngân hàng (KBNN):.......................................... (1).................................

Người thụ hưởng:.................................................... (1).................................

Địa chỉ/Số CMND, Hộ chiếu:................................. (1).................................

Tài khoản:................................................................ (1).................................

Tại Ngân hàng (KBNN):.......................................... (1).................................

Mã số thuế của người nộp thuế:............................... (1).................................

Mục lục Ngân sách của người nộp ngân sách:......... (1).................................

Nội dung:.............................................(1)......................................................

Số tiền bằng số

........(1)........(2).......VNĐ

.........................................................................................

Số tiền bằng chữ:..................................(1)..................

.......................................................................................

NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ TTBT

- Xác nhận đã kiểm soát..........(ký tên)......

- Người kiểm soát..............(tên).................

Truyển đi lúc.........giờ..........phút

Ngày ........../............./.............

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN GỬI LỆNH

KẾ TOÁN

KIỂM SOÁT (3)

Nhận lúc........... giờ.......... phút

Ngày........../.........../..................

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN NHẬN LỆNH

KẾ TOÁN

KIỂM SOÁT

Ghi chú:

- Đối với khách hàng không có tài khoản thì phải ghi rõ địa chỉ, số chứng minh, ngày cấp, nơi cấp.

- (1) Yếu tố do kế toán giao dịch nhập dữ liệu

- (2) Yếu tố do kế toán thanh toán bù trừ điện tử nhập dữ liệu.

- (3) Yếu tố của người kiểm soát (trưởng phòng kế toán).

- Riêng đối với chứng từ thanh toán với kho bạc thì các NHTV phải ghi đầy đủ các yếu tố mã số thuế, Mục lục Ngân sách theo đúng mục lục Ngân sách của đơn vị nộp ngân sách.

Riêng yếu tố ký hiệu chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ: Phải ghi ký hiệu của chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ dùng để làm căn cứ lập lên Lệnh thanh toán này (ví dụ: Uỷ nhiệm chi chuyển tiền).

PHỤ LỤC SỐ: 1B

LỆNH CHUYỂN NỢ

Số lệnh:..........(2)................. Ngày lập............/........../..................(2)..............

Ký hiệu chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ:..............................(2)..............

Ngày giá trị:..................................................................................(2)..............

Ngân hàng thành viên gửi lệnh:.......(2)....... Mã NH:......(1).........(2)..............

Ngân hàng thành viên Nhận lệnh:....(2)...... Mã NH:.......(1).........(2).............

Người thụ hưởng:.................................................... (1).................................

Địa chỉ/Số CMND, Hộ chiếu:................................. (1).................................

Tài khoản:................................................................ (1).................................

Tại Ngân hàng (KBNN):.......................................... (1).................................

Mã số thuế của người nộp thuế:............................... (1).................................

Mục lục Ngân sách của người nộp ngân sách:......... (1).................................

Người trả tiền:.......................................................... (1).................................

Địa chỉ/Số CMND, Hộ chiếu:.................................. (1).................................

Tài khoản:................................................................ (1).................................

Tại Ngân hàng (KBNN):.......................................... (1).................................

Nội dung:.............................................(1)......................................................

Số tiền bằng số

........(1)........(2).......VNĐ

.........................................................................................

Số tiền bằng chữ:..................................(1)..................

.......................................................................................

NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ TTBT

- Xác nhận đã kiểm soát..........(ký tên)......

- Người kiểm soát..............(tên).................

Truyển đi lúc.........giờ..........phút

Ngày ........../............./.............

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN GỬI LỆNH

KẾ TOÁN

KIỂM SOÁT (3)

Nhận lúc........... giờ.......... phút

Ngày........../.........../............

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN NHẬN LỆNH

KẾ TOÁN

KIỂM SOÁT

Ghi chú:- Đối với khách hàng không có tài khoản thì phải ghi rõ địa chỉ, Số chứng minh, ngày cấp nơi cấp.

- (1) Yếu tố do kế toán giao dịch nhập dữ liệu

- (2) Yếu tố do kế toán thanh toán bù trừ điện tử nhập dữ liệu.

- (3) Yếu tố của người kiểm soát (Trưởng phòng kế toán)

- Riêng đối với chứng từ thanh toán với Kho bạc thì các NHTV phải ghi đầy đủ các yếu tố mã số thuế. Mục lục Ngân sách theo đúng mục lục Ngân sách của đơn vị nộp ngân sách.

* Riêng yếu tố ký hiệu chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ: Phải ghi ký hiệu của chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ dùng để làm căn cứ lập lên lệnh thanh toán này (ví du: Uỷ nhiệm thu)

PHỤ LỤC SỐ: 2

LỆNH HUỶ LỆNH CHUYỂN NỢ

Số lệnh:....................(2)................. Ngày lập....../....../...........(2)...........................

Ký hiệu chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ........................(2)...........................

Ngày giá trị............................................................................(2)...........................

Ngân hàng thành viên gửi lệnh.......(2)....... Mã NH.....(1).....(2)...........................

Ngân hàng thành viên nhận lệnh....(2)........ Mã NH.....(1).....(2)..........................

Người phát lệnh:............................................................(1)....................................

Địa chỉ/số CMND, Hộ chiếu:........................................(1)....................................

Tài khoản.......................................................................(1)....................................

Tại Ngân hàng (KBNN).................................................(1)....................................

Người nhận lệnh:..........................................................(1)....................................

Địa chỉ/Số CMND, Hộ chiếu.......................................(1)....................................

Tài khoản.....................................................................(1).....................................

Tại Ngân hàng (KBNN) ...............................................(1).....................................

Mã số thuế của người nộp thuế....................................(1).....................................

Mục lục Ngân sách của người nộp Ngân sách.............(1).....................................

Nội dung:........... (Huỷ số tiền của Lệnh chuyển Nợ số:.......... Ký hiệu Lệnh:.............. Lập ngày....../.....lý do............)......................(1)......................................

Số tiền bằng chữ........................................................(1)........................................

NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ TTBT

- Xác nhận đã kiểm soát.....(ký tên)......

- Người kiểm soát..............(tên)............

Truyển đi lúc............giờ...........phút

Ngày........./............/.............

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN GỬI LỆNH

KẾ TOÁN

KIỂM SOÁT (3)

Nhận lúc.........giờ...........phút

Ngày........./........./...........

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN NHẬN LỆNH

KẾ TOÁN

KIỂM SOÁT

Ghi chú:

- (1) Yếu tố do kế toán giao dịch nhập dữ liệu

- (2) Yếu tố do kế toán thanh toán bù trừ điện tử nhập dữ liệu

- (3) Yếu tố của người kiểm soát (Trưởng phòng kế toán)

- Riêng đối với chứng từ thanh toán với kho bạc thì các NHTV phải ghi đầy đủ các yếu tố mã số thuế. Mục lục Ngân sách theo đúng mục lục Ngân sách của đơn vị nộp Ngân sách.

PHỤ LỤC SỐ: 3

YÊU CẦU HUỶ LỆNH CHUYỂN CÓ

Lập ngày......./......./.......

Số....................

Ngân hàng thành viên gửi lệnh:........................(Ngân hàng A)......Mã NH............

Ngân hàng thành viên nhận lệnh:.....................(Ngân hàng B).......Mã NH............

Căn cứ vào.........................................số..................lập ngày......../......./.................

của..........................................................................................................................

Địa chỉ/Số CMND.................................................................................................

Yêu cầu...........(Ngân hàng thành viên B)........Huỷ lệnh chuyển Có số.................

Lập ngày......../........./...........và chuyển trả lại theo địa chỉ sau:

Người nhận tiền:....................................................................................................

Địa chỉ/Số CMND, Hộ chiếu................................................................................

Tài khoản...............................................................................................................

Tại Ngân hàng (KBNN) .........................................................................................

Mã số thuế của người nộp thuế..............................................................................

Mục lục Ngân sách của người nộp Ngân sách.......................................................

SỐ TIỀN Y/C HUỶ BẰNG SỐ..............................VNĐ

 

Lý do huỷ...............................................................

................................................................................

................................................................................

Số tiền Yêu cầu huỷ (bằng chữ) .............................

................................................................................

Truyền đi lúc.......giờ.........phút

Ngày......../.........../...........

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN GỬI

KẾ TOÁN

KIỂM SOÁT

Nhận lúc........giờ........phút

Ngày......../........../...........

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN NHẬN

KẾ TOÁN

KIỂM SOÁT

Ghi chú:

- Riêng đối với chứng từ thanh toán với Kho bạc thì các NHTV phải ghi đầy đủ các yếu tố mã số thuế. Mục lục Ngân sách theo đúng mục lục Ngân sách của đơn vị nộp Ngân sách.

PHỤ LỤC SỐ: 4

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN

............(Tên NHTV)...............

Mã NH....................................

Số.............../BKTV-TTBTĐT

BẢNG KÊ

CÁC LỆNH THANH TOÁN CHUYỂN ĐI NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ

Phiên TTBT số............ngày......../........./...............

Số TT

Số lệnh

Ngày lập lệnh

Ký hiệu lệnh

Mã NHTV nhận lệnh

Doanh số phát sinh

 

 

 

 

 

Nợ

1

2

3

4

5

6

7

A/ Các lệnh thanh toán chưa được xử lý bù trừ của phiên TTBTĐT trước để lại:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cộng A:

 

 

B/ Các lệnh thanh toán phát sinh trong phiên TTBT

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cộng B:

 

 

I/ Cộng P/S (A+B):

xxx

xxx

II/ Chênh lệch: (Nợ hoặc Có)

 

xxx

 

 

 

 

 

 

 

 

Tổng hợp Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì TTBTĐT:

 

Số món

Số tiền

Lệnh chuyển Có và Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ

 

 

Lệnh chuyển Nợ

 

 

Lập lúc:......giờ.....phút

Ngày ..../..../.....

KẾ TOÁN

KIỂM SOÁT

CHỦ TÀI KHOẢN

Ghi chú :

- Mẫu này do Ngân hàng thành viên lập (2 bản): 1 bản lưu tại NHTV; 1 bản gửi Ngân hàng chủ trì trước thời điểm tiến hành phiên TTBTĐT.

- Ký hiêu Lệnh:

30- Lệnh chuyển Có - thể hiện vào cột DSPS Có (cột 7)

31- Lệnh chuyển Nợ - thể hiện vào cột DSPS Nợ (cột 6)

32- Huỷ lệnh chuyển tiền - thể hiện vào cột DSPS Có (cột 7)

- Yếu tố của chủ tài khoản (Giám đốc) ngân hàng thành viên trường hợp NHNN đóng vai trò là trung gian chuyển tiếp Lệnh thanh toán thì không cần ghi yếu tố này.

- Các Lệnh thanh toán chuyển đi được sắp xếp theo số Lệnh thanh toán

PHỤ LỤC SỐ: 5

NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ TTBTĐT

Mã NH:...........................................

........................................................

Số:.........................../KQ- TTBTĐT

BẢNG KẾT QUẢ THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ

THANH TOÁN VỚI NGÂN HÀNG:......... Tên (NHTV)... Mã NH:...........

Trong phiên TTBTĐT số:.............. ngày...../...../.........

TK Nợ:....................

TK Có:....................

A. Các lệnh thanh toán của Ngân hàng thành viên gửi đi đã được xử lý bù trừ:

Số TT

Số lệnh

Ngày lập lệnh

Ký hiệu lệnh

Mã NHTV nhận lệnh

Số tiền

 

 

 

 

 

Được thu

Phải trả

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I/ Cộng P/S:

xxx

xxx

II/ Chênh lệch: (Nợ hoặc Có)

 

xxx

B. Các lệnh thanh toán ngân hàng thành viên nhận về trong phiên thanh toán bù trừ:

Số TT

Số lệnh

Ngày lập lệnh

Ký hiệu lệnh

Mã NHTV gửi lệnh

Số tiền

 

 

 

 

 

Được thu

Phải trả

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I/ Cộng P/S:

xxx

xxx

II/ Chênh lệch: (Nợ hoặc Có)

xxx

 

C. Số tiền chênh lệch ngân hàng thành viên phải thanh toán hoặc được hưởng (được thu):

- Tổng số tiền được thu: (Tổng cộng cột 6 phần A + Tổng cộng cột 6 phần B) - Tổng cộng cột 7 phần A + Tổng cộng cột 7 phần B):

- Hoặc tổng số tiền phải trả: (Tổng cộng cột 7 phần A + Tổng cộng cột 7 phần B) - (Tổng cộng cột 6 phần A + tổng cộng cột 6 phần B):

Số tiền bằng chữ (được thu/phải trả):................................................

D. Các lệnh thanh toán chưa xử lý bù trừ chuyển phiên sau (trong ngày) hoặc trả lại ngân hàng thành viên (vào cuối ngày):

Số TT

Số lệnh

Ngày lập lệnh

Ký hiệu lệnh

Mã NHTV nhận lệnh

Số tiền

 

 

 

 

 

Nợ

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cộng:

 

 

Truyền đi lúc....... giờ.... phút

Ngày......../......../..............

NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ TTBTĐT

Lập lúc:...giờ.... phút.....

Ngày....../......./...........

LẬP BẢNG KIỂM SOÁT

(ký tên)

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN NHẬN

Nhận lúc:...giờ.... phút.....

Ngày........./....../.........

KẾ TOÁN KIỂM SOÁT

Ghi chú:

Tại phần A: Các lệnh thanh toán chuyển đi được sắp xếp theo số lệnh thanh toán

+ Ký hiệu Lệnh:

30- Lệnh chuyển Có - thể hiện vào cột phải trả (cột 7)

31- Lệnh chuyển Nợ - thể hiện vào cột được thu (cột 6)

32- Huỷ lệnh chuyển tiền - thể hiện vào cột phải trả (cột 7)

- Tại phần B các lệnh thanh toán được sắp xếp theo trật tự "mã ngân hàng thành viên gửi lệnh".

+ Kí hiệu Lệnh:

30- Lệnh chuyển Có - thể hiện số tiền vào cột được thu (cột 6)

31- Lệnh chuyển Nợ - thể hiện số tiền vào cột phải trả (cột 7)

32- Huỷ lệnh chuyển Nợ - thể hiện số tiền vào cột được thu (cột 6)

PHỤ LỤC SỐ: 6

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC TỈNH, TP.....

NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ TTBTĐT

Số:..../BK-TTBTĐT

BẢNG TỔNG HỢP KIỂM TRA

KẾT QUẢ THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ

Phiên TTBTĐT:.............. Ngày ..../.../.....

STT

Tên ngân hàng thành viên

Mã NH

Tổng số được thu

Tổng số phải trả

Chênh lệch

 

 

 

Số món

Số tiền

Số món

Số tiền

Được thu

Phải trả

1

2

3

4

5

6

7

8

9

01

Ngân hàng thành viên 1

 

 

 

 

 

 

 

02

Ngân hàng thành viên 2

 

 

 

 

 

 

 

03

Ngân hàng thành viên 3

 

 

 

 

 

 

 

04

Ngân hàng thành viên 4

 

 

 

 

 

 

 

....

.........

 

 

 

 

 

 

 

n

Ngân hàng thành viên n

 

 

 

 

 

 

 

Tổng cộng:

 

 

 

 

 

 

- Về tổng số tiền:

Tổng số tiền được thu = tổng số tiền phải trả (tổng cộng cột 5 = tổng cộng cột 7)

Chênh lệch số tiền được thu = chênh lệch số tiền phải trả (tổng cộng cột 8 = tổng cộng cột 9)

- Về tổng số món:

Tổng số món được thu=Tổng số món phải trả (tổng cộng cột 4=tổng cộng cột 6)

NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ

LẬP BẢNG

KIỂM SOÁT

Ghi chú: - Bảng này chỉ lập tại ngân hàng chủ trì để kiểm tra kết quả thanh toán bù trừ tại phiên đó.

- Căn cứ vào bảng kết quả TTBTĐT (số tổng cộng) của từng NHTV (phụ lục 7) để lập bảng này.

PHỤ LỤC SỐ: 7

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN

MÃ NGÂN HÀNG...........................

Số:..../KT

ĐIỆN XÁC NHẬN

KẾT QUẢ THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ

PHIÊN SỐ........./ TRONG NGÀY

Lập ngày ........../........./.............

Kính gửi: (tên Ngân hàng chủ trì)..................... mã Ngân hàng................

Căn cứ...........................................................................................

Ngân hàng........ (Tên Ngân hàng thành viên) Mã NH..................

Xác nhận kết quả thanh toán bù trừ phiên số....../trong ngày của NH như sau:

Nội dung

Số phải thu của các NH khác

Số phải trả của các NH khác

Chênh lệch

 

 

S.món

S.tiền

S.món

S.tiền

Phải thu

Phải trả

1

2

3

4

5

6

7

I. Các Lệnh thanh toán gửi đi đã thanh toán bù trừ

 

 

 

 

 

 

II. Các lệnh thanh toán đã nhận về

 

 

 

 

 

 

Tổng cộng:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số tiền bằng chữ (được thu hoặc phải trả):....................................................

Truyền đi lúc.... giờ... phút

Ngày..../.../...

KẾ TOÁN

KIỂM SOÁT

CHỦ TÀI KHOẢN

Ghi chú:

- Nếu xác nhận kết quả TTBT trong phiên thì bỏ trong ngày và ngược lại

- Đối với xác nhận kết quả TTBT trng phiên thì căn cứ vào Bảng kết quả TTBT, đối với xác nhận TTBTĐT trong ngày thì không ghi yếu tố này.

PHỤ LỤC SỐ: 8

NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ TTBTĐT

MÃ NH...........................

Số:..../BK-TTBTĐT

BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ

Ngày..../..../....

Của ngân hàng thành viên:.................. Mã NH................

I. Tổng hợp các Lệnh thanh toán đã được bù trừ trong ngày:

Số TT

Phiên TTBT số

Bảng kết quả TTBT số

Số chênh lệch

 

 

 

Được thu

Phải trả

 

 

 

S.món

S.Tiền

S.món

S.Tiền

1

2

3

5

6

7

8

A- Lệnh thanh toán của NH gửi đi trong ngày:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cộng (A):

 

 

 

 

B- Lệnh thanh toán của NH nhận vé trong ngày:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cộng (B):

 

 

 

 

Tổng cộng (A+B):

 

 

 

 

Tổng số chênh lệch phải thanh toán trong ngày:

- Tổng số tiền được thu trong ngày: (Tổng số Cột 6 - Tổng số Cột 8)

- Hoặc Tổng số tiền phải trả trong ngày: (Tổng số Cột 8 - Tổng số Cột 6)

Số tiền bằng chữ (Được thu/Phải trả):..................................................................

II. Các lệnh thanh toán còn lại cuối ngày không được xử lý bù trừ:

STT

Số lệnh

Ký hiệu Lệnh

Mã NHTV nhận Lệnh

Doanh số phát sinh

Lý do không được Thanh toán bù trừ

 

 

 

 

Nợ

 

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

Tổng cộng:

 

 

 

Truyền đi lúc... giờ....phút

Ngày.../.../....

NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ TTBTĐT

Lập lúc:...giờ.... phút.....

Ngày....../......./...........

LẬP BẢNG KIỂM SOÁT

(ký tên)

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN NHẬN

Nhận lúc:...giờ.... phút.....

Ngày........./....../.........

KẾ TOÁN KIỂM SOÁT

PHỤ LỤC SỐ: 9

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN

.................Tên NHTV...............

Mã NH:.....................................

ĐIỆN TRA SOÁT

Ngày tra soát: ....../....../........Số:.............

Tra soát Ngân hàng:.................(tên NHTV)............. Mã NH..........................

Theo Lệnh chuyển Nợ/Có số:...............Ký hiệu lệnh:......Ngày lập..../....../......

Số tiền bằng chữ:.............................................. Số tiền bằng số

Nội dung tra soát:.............................................

..........................................................................................................................

Truyền đi lúc .........giờ .........phút

Ngày ......../......../............

KẾ TOÁN

KIỂM SOÁT

PHẦN TRẢ LỜI TRA SOÁT

Ngân hàng:.....................(tên NHTV)............................... Mã NH:...................

Trả lời tra soát của Ngân hàng:......................................... Mã NH:...................

Nội dung trả lời:................................................................................................

...........................................................................................................................

Truyền đi lúc ........giờ.......phút

Ngày ......../........../...........

KẾ TOÁN

KIỂM SOÁT

PHỤ LỤC SỐ: 10

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN

...................................

Mã NH: .......................

THÔNG BÁO CHẤP NHẬN/TỪ CHỐI LỆNH THANH TOÁN

Lập ngày........../........./........... Số:......................

Kính gửi: (Tên Ngân hàng thành viên...................Mã NH............)

Ngân hàng:............(tên NHTV gửi Lệnh).................Mã NH..............

Thông báo đã chấp nhận/từ chối:..........................................

Số Lệnh:.................. Ký hiệu Lệnh:................. Ngày lập:......../......../..............

Ngân hàng thành viên Gửi Lệnh:............................Mã NH..............................

Ngân hàng thành viên Nhận Lệnh:.........................Mã NH..............................

Người phát Lệnh:..............................................................................................

Địa chỉ/Số CMND:...........................................................................................

Tài khoản:.........................................................................................................

Tại ngân hàng:...................................................................................................

Người nhận Lệnh:..............................................................................................

Địa chỉ/Số CMND:.........................................................................................

Tài khoản:.........................................................................................................

Tại ngân hàng:...................................................................................................

Số tiền bằng chữ...........................................

...................................................................... Số tiền bằng số

Lý do từ chối:...................(dùng trong trường hợp từ chối).............................

Truyền đi lúc....giờ.......phút

Ngày....../......../..........

NGÂN HÀNG (KBNN) NHẬN LỆNH

KẾ TOÁN

KIỂM SOÁT

Nhận lúc ......giờ........phút

Ngày......./......../..........

NGÂN HÀNG (KBNN) GỬI LỆNH

KẾ TOÁN

KIỂM SOÁT

Ghi chú:

- Nếu chấp nhận thì bỏ từ chối và ngược lại

- Nếu từ chối thì ghi rõ lý do, nếu chấp nhận thì không ghi yếu tố này.

Phụ lục số: 11

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN

...................................

Số:......./BB-BTĐT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

------------------------------------

BIÊN BẢN SỰ CỐ KỸ THUẬT

TRONG THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ

Chúng tôi gồm có:

1/ Ông (bà):.................................Chức vụ:........................................................

2/ Ông (bà):.................................Chức vụ:........................................................

3/ Ông (bà):.................................Chức vụ:........................................................

Nhất trí xác định sự cố kỹ thuật trong thanh toán bù trừ điện tử sau đây:

- Sự cố kỹ thuật:............................(mô tả sự cố)...............................................

- Thời điểm xẩy ra sự cố:.................Giờ...........phút, ngày........./....../..............

- Nguyên nhân:.................................................................................................

..........................................................................................................................

..........................................................................................................................

Hậu quả của sự cố kỹ thuật: .............................................................................

..........................................................................................................................

..........................................................................................................................

Phương án xử lý sự cố kỹ thuật:........................................................................

..........................................................................................................................

..........................................................................................................................

......... ngày..... tháng..... năm.......

CÁN BỘ TIN HỌC

KIỂM SOÁT

GIÁM ĐỐC

Phụ lục số: 12

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN

...................................

Số:......./BB-BTĐT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

------------------------------------

BIÊN BẢN CHUYỂN TIỀN (THỪA/THIẾU)

Chúng tôi gồm có:

1/ Ông (bà):................................. Chức vụ:........................................................

2/ Ông (bà):................................. Chức vụ:........................................................

3/ Ông (bà):................................. Chức vụ:........................................................

Nhất trí xác định tình trạng, nguyên nhân và trách nhiệm trong việc chuyển tiền....... (thừa/thiếu)........... dưới đây:

Lệnh chuyển (Nợ/Có) số:....... Ký hiệu Lệnh..... Ngày lập Lệnh:....../....../.........

Ngân hàng thành viên Gửi Lệnh:............................ Mã NH..............................

Ngân hàng thành viên Nhận Lệnh:......................... Mã NH..............................

Người phát Lệnh:..............................................................................................

Địa chỉ/Số CMND:.........................................................................................

Tài khoản:.........................................................................................................

Tại ngân hàng (KBNN):...................................................................................

Người nhận Lệnh:..............................................................................................

Địa chỉ/Số CMND, Hộ chiếu:........................................................................

Tài khoản:.........................................................................................................

Tại ngân hàng (KBNN):....................................................................................

Số tiền ...............................................................................................................

Đã chuyển....... (thừa/thiếu)....... là:......... đồng (bằng chữ:..............................)

Nguyên nhân sai sót:.........................................................................................

..........................................................................................................................

Người chịu trách nhiệm:...................................................................................

..........................................................................................................................

Đề nghị quí Ngân hàng:............... căn cứ Biên bản này để........... (thu hồi ngay hoặc xử lý trả tiếp cho khách hàng)....... số tiền đã chuyển... (thừa/thiếu)...... nói trên.

......... ngày..... tháng..... năm.......

KẾ TOÁN

KIỂM SOÁT

GIÁM ĐỐC

Phụ lục số: 13

NGÂN HÀNG.......................

Tỉnh, thành phố......

.......................

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

------------------------------------

Ngày.... tháng...... năm.......

ĐƠN XIN THAM GIA THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ

Kính gửi: Ngân hàng..........................

(Ngân hàng chủ trì thanh toán bù trừ điện tử)

Tên tôi là:........ Giám đốc chi nhánh Ngân hàng (KBNN)...... tỉnh, thành phố.... có mở tài khoản tiền gửi thanh toán số hoặc có hạn mức chi trả...... tại chi nhánh Ngân hàng.........tỉnh, thành phố...................................

Căn cứ qui chế và qui trình kỹ thuật về thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng, xét thấy đơn vị chúng tôi có đủ tiêu chuẩn, điều kiện, năng lực để tham gia hệ thống thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng và trở thành Ngân hàng thành viên của hệ thống thanh toán bù trừ điện tử. Chúng tôi làm đơn này:

Đề nghị chi nhánh Ngân hàng.....................tỉnh, thành phố............cho chi nhánh Ngân hàng (KBNN).......................được tham gia thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng do chi nhánh Ngân hàng............... làm chủ trì thanh toán bù trừ điện tử.

Chi nhánh Ngân hàng (KBNN)................................. xin cam kết.

1- Cam kết chấp hành đúng, đầy đủ Quy chế và quy trình kỹ thuật thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng. Lập đúng, đầy đủ, kịp thời các chứng từ (Lệnh thanh toán) và các Bảng kê thanh toán bù trừ điện tử, đảm bảo số liệu chính xác, rõ ràng. Hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, số liệu, mất mát, gây tổn thất do lỗi của đơn vị mình.

2- Chấp thuận việc ngân hàng chủ trì thanh toán bù trừ điện tử chủ động trích tài khoản tiền gửi của chi nhánh Ngân hàng (KBNN)................. chúng tôi theo Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử để thanh toán khoản chênh lệch phải trả lớn hơn được thu của Ngân hàng chúng tôi để trả cho các Ngân hàng thành viên khác; và thanh toán cho Ngân hàng (KBNN).............. chúng tôi số chênh lệch được thu lớn hơn phải trả trong thanh toán bù trừ điện tử.

3- Ngân hàng (KBNN).............. chúng tôi xin cam kết thanh toán đầy đủ sòng phẳng các khoản Nợ trong thanh toán bù trừ điện tử. Nếu không đảm bảo khả năng chi trả thì bị xử lý theo các quy định hiện hành.

4- Trong trường hợp không tham gia thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng nữa, Ngân hàng (KBNN)......... chúng tôi sẽ thông báo bằng văn bản đến Ngân hàng chủ trì trước 15 ngày.

Ý KIẾN CỦA NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ

NGÂN HÀNG (KBNN)....TỈNH, THÀNH PHỐ....

Giám đốc

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)

LuatVietnam.vn độc quyền cung cấp bản dịch chính thống Công báo tiếng Anh của Thông Tấn Xã Việt Nam.
Tình trạng hiệu lực: Đã biết

THE STATE BANK OF VIETNAM
----------

SOCIALISTREPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
----------------------

No. 457/2003/QD-NHNN

Hanoi, May 12, 2003

 

DECISION

ON THE ISSUANCE OF TECHNICAL PROCESS OF INTER-BANK ELECTRONIC CLEARING PAYMENT OPERATION

THE GOVERNOR OF THE STATE BANK

- Pursuant to the Law on the State Bank of Vietnam No. 01/1997/QH10 dated 12 December, 1997 and the Law on Credit institutions No. 02/1997/QH10 dated 12 December, 1997;
- Pursuant to the Decree No. 86/2002/ND-CP dated 5 November, 2002 of the Government on the functions, assignment, authority and organizational structure of ministries and ministerial level agencies;
- Pursuant to the Decree No. 64/2001/ND-CP dated 20 September, 2001 of the Government on payment activities performed by payment services suppliers;
- Pursuant to the Decision No. 44/2002/QD-TTg dated 21 March, 2002 of the Prime Minister on the use of electronic vouchers as accounting vouchers for accounting and payment of funds by payment services suppliers
- Upon proposals of Director of Finance-Accounting Department;

DECIDES

Article 1.To issue in conjunction with this Decision "Technical process of inter-bank electronic clearing payment operation"

Article 2.This Decision shall be effective after 15 days, from the date of publication in Official Gazette and replace the Decision No. 212/2002/QD-NHNN dated 20 March, 2002 of the Governor of the State Bank on the issuance of the technical process of the inter-bank electronic clearing payment operation.

Article 3.Director of Administration Department, Director of Finance-Accounting Department, Director of Banking Information Technology Department, Director of Operation Department, Heads of units of the State Bank of Vietnam, General Managers of the State Bank branches in provinces, cities under the central Government s management, General Director (Directors) of Payment services suppliers shall be responsible for the implementation of this Decision./.

 

 

FOR THE GOVERNOR OF THE STATE BANK
DEPUTY GOVERNOR




Vu Thi Lien

 

TECHNICAL PROCESS

OF INTER-BANK ELECTRONIC CLEARING PAYMENT OPERATION
(Issued in conjunction with the Decision No. 457/2003/QD-NHNN dated 12 May, 2003 of the Governor of the State Bank)

Part I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. This technical process of inter-bank electronic clearing payment operation shall provide for procedures, sequence of the treatment, control, payment and accounting of transfers between banks, other organizations entitled to carry out payment services (hereinafter referred to as Banks) that participate in the electronic clearing payment organized and chaired by the State Bank.

Article 2.The control, reconciliation and clearing in the inter-bank electronic clearing payment.

The electronic clearing payment between banks shall be performed in accordance with following process: Payment orders and the List of payment orders sent to the leading bank by sending member banks shall be transferred to the leading bank in the electronic clearing payment for control, performance of the clearing, determination of the result of electronic clearing payment performed by each member bank and accounting for the result of electronic clearing payment before their delivery to receiving member banks.

1. The leading bank in the electronic clearing payment (hereinafter referred to as the leading bank) shall be responsible for:

- Receiving and examining payment orders and Lists of payment orders sent to the leading bank by sending member banks.

- Drawing and sending "The table of the electronic clearing payment results" together with payment orders that have been cleared to member banks.

- Drawing and sending "The consolidated table of daily electronic clearing payments" for payment and reconciliation of the daily electronic clearing payment turnover with member banks.

- Settlement of and accounting for the clearing payment results that arise between member banks within a transaction day.

2. Member banks that directly participate in the electronic clearing payment (hereinafter referred to as member banks) shall:

- Draw and send "Payment order", "The list of payment orders sent to the leading bank" as well as receive payment orders and results of the electronic clearing payment sent by the leading bank to timely account for Payment orders and results of the electronic clearing payment.

- Draw and send "Message of confirmation of daily clearing payment results" of each clearing payment session as well as at the end of the day by the time stipulated for the reconciliation and daily settlement of the electronic clearing payment.

Article 3.Documents used in the inter-bank electronic clearing payment.

1. Documents for book-entry in the inter-bank electronic clearing payment shall be payment orders (in paper or in form of electronic documents) and table of the electronic clearing payment results (sample form in Appendix No. 5). Original documents used for preparing payment orders are payment documents in accordance with current regime.

2. Payment documents in paper must be prepared in accordance with the form and in conformity with current Regime issued by the State Bank’s Governor on accounting documents for banks and Credit Institutions.

3. Payment orders in form of electronic documents must meet all data standards provided for by the State Bank and conform to current provisions of the regime of the State Bank s Governor on the preparation, use, control, treatment, maintenance and preservation of electronic documents for banks, Credit Institutions.

Article 4.Debit transfer in the electronic clearing payment.

1. All debit transfers in the electronic clearing payment shall be authorized in advance: Member banks participating in the inter-bank electronic clearing payment must enter into the contract of debit transfer with each other and must make written notice to the leading bank before implementation. Sending member banks shall be entitled to credit in the account of beneficiary person or unit only after receiving banks have completed the debit entry in account of person or unit that receives the order.

2. Member banks that have entered into the contract of debit transfer with each other must take full responsibilities for the implementation of debit transfers in the signed contract while they participate in the electronic clearing payment.

Article 5.Payment principles in the electronic clearing payment:

1. The leading bank shall perform the clearing of payment orders, which have been verified and reconciled with the ones stated in the list of payment orders sent to the leading bank (sample form in Appendix No. 4) and make payment of payable difference - payable clearing payment results of member banks within actual liquidity of member banks at the leading bank.

During the clearing of a clearing payment session as well as during the settlement of daily clearing payment, the leading bank shall freeze the balance of deposit accounts of member banks to ensure the accurate liquidity of member banks.

2. In case where the deposit account of a member bank runs short of liquidity to cover the clearing payment results in the electronic clearing payment session and in the settlement for daily electronic clearing payments it shall be processed as follows:

a. In case where by the time of an electronic clearing payment session, a member bank lacks the liquidity to cover payable amounts from the clearing payment results, the leading bank shall:

- not perform the clearing treatment (reject) of several payment orders (reject Payment orders in accordance with order from low priority to higher priority as provided for in Article 7 of this Process) in order to comply with the principle of payment only within the scope of actual liquidity, the leading bank shall

- Retain payment orders that have not yet been cleared in that electronic clearing payment session for the following electronic clearing payment session in the transaction day (if any), and these orders shall be notified to member banks that lack liquidity.

b. In case where by the time of the daily electronic clearing settlement, that member bank still fails to have sufficient liquidity to pay for payment orders that have not yet been cleared, the leading bank shall cancel these payment orders. In addition, the leading bank shall process this matter in accordance with paragraph 3, Article 12 of the Regulation on the inter-bank electronic clearing payment issued in conjunction with the Decision No. 1557/2001/QD-NHNN dated 14 December, 2001 of the Governor of the State Bank (hereinafter referred to as the Regulation on the inter-bank electronic clearing payment)

Article 6.Transaction time in the electronic clearing payment.

1. The leading bank shall, based on actual situation and needs in the area, stipulated the transaction time of clearing payment sessions as well as the number of electronic clearing payment sessions in a day after the agreement with member banks in the area. But the complete payment shall still be ensured in the transaction day and the data between member banks must be coincident with those of the leading bank.

2. In respect of electronic clearing payment amounts transferred to banks in other than area of province, city, member banks participating in the electronic clearing payment must send payment orders to the leading bank prior to the cut-off time applicable to electronic money transfer stipulated by the State Bank. payment orders sent after this time shall not be accepted for the daily clearing.

3. Member banks participating in the electronic clearing payment shall comply with provisions on the cut-off time applicable to the electronic clearing payment to ensure the clearing, payment and reconciliation in the electronic clearing payment being made conveniently, accurately, timely and in an asset - secured manner.

Article 7.Priority order for processing payment orders in the electronic clearing payment session.

Member banks shall stipulate among themselves priority order for processing payment orders, which are sent for electronic clearing payment. In case where member banks do not provide for the priority order of payment orders, which are sent for electronic clearing payment, the priority order for processing payment orders shall be ranked in accordance with the order of the preparation time of payment orders: payment orders that are drawn first shall be given the priority to pay first, payment orders that are drawn later shall be paid later.

Part II

SPECIFIC PROVISIONS

I. APPLICATION PROCEDURES FOR THE PARTICIPATION IN THE ELECTRONIC CLEARING PAYMENT

Article 8.Application procedures for the participation and approval of member banks to participate in the electronic clearing payment.

1. Member banks that have satisfied conditions for the participation in the electronic clearing payment (in accordance with provisions stated in Article 2 of the Regulation on the electronic clearing payment) must submit to the leading bank following documents:

- An application for the participation in the electronic clearing payment (in accordance with the form in Appendix No. 13).

- A commitment as to the compliance with relevant provisions as a participant in the inter-bank electronic clearing payment.

2. After a bank is approved and recognized as being a member bank by the written acceptance of the leading bank, the Director of the member bank shall issue a letter of introduction of officers (Director or authorized person, the Head of accounting division or authorized person, the clearing payment accountant) who will take part in the technical process of the electronic clearing payment operation, which defines clearly the assignment, responsibility of each officer so introduced in respect of each part of work in the electronic clearing payment. This letter of introduction shall be directly sent to the leading bank.

- Each officer of the member bank who is introduced as participant in the technical process of the inter-bank electronic clearing payment operation shall, depending on the function, assignment of each officer, be provided with a electronic signature and secrecy code by the leading bank (in accordance with provisions stated in Article 9 of the Regulation on the inter-bank electronic clearing payment).

3. The leading bank shall be responsible for making the list of member banks that have recently be admitted as participants in the electronic clearing payment available to relevant member banks 7 days prior to the session for their preparation of electronic clearing payment transactions.

4. Authorized member banks (under the provisions stated in paragraph 2, Article 2 of the Regulation on the inter-bank electronic clearing payment) shall be responsible for making the list of their authorizing member banks available to the leading bank and other member banks for their knowledge and performance of the electronic clearing payment transactions.

II. TREATMENT AND ACCOUNTING PROCESS OF THE ELECTRONIC CLEARING PAYMENT OPERATION AT MEMBER BANKS AND THE LEADING BANK IN THE ELECTRONIC CLEARING PAYMENT

A. AT MEMBER BANKS THAT SEND PAYMENT ORDERS

Article 9.The processing of payment orders sent for clearing payment.

1. Member banks participating in the electronic clearing payment shall be responsible for the processing of all documents relating to the electronic clearing payment:

Upon receipt of payment documents from customers, transaction accountants shall be responsible for verifying the legality, validity of documents. For electronic documents (in case where provisions on the preservation of electronic documents do still not exist); member banks must print (convert) electronic documents into paper, sign and seal in accordance with applicable provisions for the verification, maintenance and preservation.

2. Clearing payment accountants shall be responsible for converting all payment documents (including paper documents, electronic documents) relating to the electronic clearing payment into electronic documents in form of a payment order (in accordance with the form in Appendix No. 1). Payment order shall be prepared for each separate payment document.

3. Based on payment orders drawn and sent to the leading bank in the electronic clearing payment session and Payment orders not yet been cleared in the previous electronic clearing payment session, which are preserved at the leading bank in the transaction day (if any), the clearing payment accountants shall prepare "List of payment orders sent to the leading bank" (form in the Appendix No. 4). At provided time of the electronic clearing payment session, member banks shall transmit the "List of payment orders sent to the leading bank" to the leading bank for its processing of the electronic clearing payment. The list of payment orders sent to the leading bank must be supported by sufficient electronic signatures of related persons who are responsible for the accuracy of data on the List (Director or authorized person, the Head of accounting division or authorized person and clearing payment accountant).

Article 10.Dealing with and accounting for the electronic clearing payment operation.

1. Upon the sending of payment order, the leading bank shall:

- In respect of a credit order, following accounting entries shall be made:

Debit: Appropriate account

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

- In respect of a debit order, following accounting entries shall be made:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Account "Other receivables"

- Upon receipt of the acceptance notice of the debit transfer from the receiving member bank, the sending member bank shall pay to account by (making a transfer order to debit: the account "Other receivables" and credit: the account of respective customer). The acceptance notice of the debit transfer shall be kept with debit order.

2. In case where a sending member bank receives a notice of the refusal of payment orders and payment orders from a receiving member bank (that have been returned on the following electronic clearing payment session), the sending member bank shall strictly verify and shall, if appropriate:

+ In respect of debit order, based on the returned debit order:

Debit: Account "Other receivables"

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

+ In respect of credit order, based on the returned credit order:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Appropriate account (that has been deducted for previous transfer)

The sending member bank must provide customers with the refusal notice of payment orders (stating clearly reasons).

- In case of receipt of Payment orders that have been cancelled or returned by the leading bank at the time of the clearing settlement (since the member bank does not have sufficient liquidity to cover these Payment orders), the sending member bank shall process as for the case of receipt of the refusal notice of payment orders and the member bank shall take full responsibilities before customers for this issue.

3. In case where payment orders and the list of payment orders sent to the leading bank have not yet been sent to the leading bank in the session due to technical breakdown of information transmission or other objective reasons, the sending member bank shall:

+ Take the fastest measures for overcoming the breakdown, simultaneously inform the leading bank and relevant member banks to temporarily stop sending payment orders to this member bank and must draw "Minutes on technical breakdown in the electronic clearing payment" (form in Appendix No. 11). The member bank shall, when the connection is set up, inform the leading bank and relevant member banks to carry out the regular payment.

+ When the communication network stops operation due to any reason, member banks that have lost contact shall be entitled to carry out the direct delivery and receipt with the leading bank of magnetic tapes, discs which contain payment orders, list of payment orders sent to the leading bank and the table of the electronic clearing payment results (form in Appendix No. 5). Upon the delivery and receipt of magnetic tapes and discs that contain payment orders and the list of payment orders sent to the leading bank, member banks must print "List of payment orders sent to the leading bank" into paper to submit to the leading bank. The list must be supported by seals, signatures of related persons who are responsible for the accuracy of data in the magnetic tapes and discs (Director or authorized person, Head of accounting division or authorized person and clearing payment accountant).

B. AT THE MEMBER BANKS THAT RECEIVE PAYMENT ORDERS AND THE TABLE OF THE ELECTRONIC CLEARING PAYMENT RESULTS FROM THE LEADING BANK.

Article 11.The treatment and accounting process of payment orders and the results of the electronic clearing payment.

1. The control of payment orders and lists in the clearing payment sent to by the leading bank:

a. On receipt of payment orders and the Table of the electronic clearing payment results (form in Appendix No. 5) from the leading bank, controllers of member banks must use their own code and the program to verify, control the electronic signatures and secrecy codes of the leading bank (hereinafter referred to as program) to determine the correctness, accuracy of the payment orders and the table of the clearing payment results, and transmit electronic data of payments orders and the table of the clearing payment results through computer network to the clearing payment accountant for further processing.

b. The clearing payment accountant shall be responsible to carefully verify and reconcile all elements of payment orders and the Table of the clearing payment results to determine:

+ Whether the payment orders and the table of the clearing payment results are sent by the leading bank or not.

+ The validity and accuracy of elements of the payment orders and the table of the clearing payment results (Whether debit orders are supported by the Contract of debit transfer or not.)

+ Whether the content is doubtful or not.

+ To verify, reconcile elements and the total of received payment orders with elements and the total of payment orders that have been listed at section B in the table of the clearing payment results (Order No., date of issue of order, symbols of documents, code of sending bank, code of receiving bank, codes of documents and content of operation types and amount of money), in case of excess, deficiency or mistake, the treatment shall be made in accordance with provisions stated in Article 23 of this Process.

+ To verify, reconcile again the list of payment orders sent to the leading bank (database at member banks) with payment orders sent by their own bank that have been cleared at the section A of the table of the clearing payment results and with payment orders that have not yet been cleared (if any, at the section D of the table of the clearing payment results), in case of excess, deficiency or mistake, the verification shall be immediately made with the leading bank and the treatment shall be made in accordance with provisions stated in Article 21 of this Process.

+ Member banks must reexamine the results of the electronic clearing payment.

- When provisions on maintenance, preservation of electronic documents do not yet exist, clearing payment accountants must print Payment orders together with the Table of electronic clearing payment results into paper (ensure the sufficiency of necessary sheets for accounting, delivering to customers and preservation), sign, seal in accordance with applicable provisions for the verification, maintenance and preservation of documents.

- After the control, reconciliation, if no error occurs, the clearing payment accountant shall transmit electronic data of Payment orders through computer network or transfer printed Payment orders to relevant accounting division (transaction accountants) for further treatment. Simultaneously, the clearing payment accountant shall draw and send immediately a message of confirmation of the clearing payment results in the session (in accordance with the form in Appendix No. 7) to the leading bank. The message of confirmation of the clearing payment results of each session as well as of transaction day must be supported by sufficient signatures of relevant persons who are responsible for the accuracy of the clearing payment results (Director or authorized person, Head of accounting division or authorized person and clearing payment accountant)

c. At the transaction accounting division: Accountants shall reconcile and verify again before accounting, making payment to customers, any error that is discovered shall be processed in accordance with Article 23 of this Process.

2. The performance of accounting:

a. Based on the table of the electronic clearing payment results sent by the leading bank:

- If the difference in the clearing payment is a payable amount:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Account "Deposit" at the leading bank

- If the difference in the clearing payment is a receivable amount:

Debit: Account "Deposit" at the leading bank

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

b. Based on the received and controlled Payment orders:

- In respect of a valid incoming credit order:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Appropriate account

- In respect of an incoming debit order:

+ In case of a valid, authorized debit order and there is enough money for payment in the account of customers, the receiving member bank shall:

Debit: Appropriate account

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

After that, the acceptance notice of a debit order shall be prepared and sent immediately to the sending member bank (form in Appendix No. 10).

+ In case where a incoming debit order is authorized, but there is not enough money for payment in the account of customers, the receiving member bank shall process as follows:

To immediately notify customers to transfer money to their accounts for the payment of incoming debit order within a stipulated time (not in excess of 2 working hours from the receipt of incoming debit order at the maximum). During the accepted time, if customers accounts are provided with sufficient funds by them for the payment of debit order, the receiving member bank shall make accounting as mentioned above.

After the accepted time, if customers still fail to provide sufficient funds to their accounts for the payment of the debit order, the receiving member bank shall make a notice of the refusal of the debit order. In this case, the accounting shall be made as follows:

In respect of an incoming debit order:

Debit: Account "Receivables"

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

Based on the refusal notice to the debit order, a debit order shall be prepared to return to the sending member bank (return at the following clearing payment session):

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Account "Receivables"

The receiving member bank shall open a book for monitoring incoming debit orders that have not yet been paid to get data for reporting.

3. In respect of refused payment orders, the receiving member bank shall return them to the sending member bank before the time of the electronic clearing settlement. If payment orders are refused after the settlement time, the receiving member bank shall return them to the sending member bank at the first clearing session of the following transaction day.

C. TREATMENT AND ACCOUNTING PROCESS OF THE ELECTRONIC CLEARING PAYMENT OPERATION AT THE LEADING BANK

Article 12.The receipt, control of payment orders and the list of payment orders sent to the leading bank from sending member banks.

1. The leading bank in the electronic clearing payment shall be responsible for: the receipt, control, reconciliation of payment orders and the List of payment orders sent to the leading bank from sending member banks. The entire process of receipt, control, reconciliation shall be automatically performed on the computer. The process shall be specified as follows:

- Upon receipt of payment orders and the list of payment orders sent to the leading bank from sending member banks, the controllers of the leading bank shall use their own secrecy codes to verify, control the validity, correctness of payment orders and the list. All incoming payment orders and lists shall be controlled in accordance with following provisions:

* In respect of payment order:

+ Electronic signatures and secrecy codes on the Payment order

+ Name, address of the banks that send and receive the payment order: Name, code of sending bank, receiving bank (to examine whether the sending bank and receiving bank are member banks participating in the clearing payment or not);

+ Other elements on the payment order such as: Order No., drawing date of the order, order code and amount of money;

+ For debit order: to examine the contract of debit transfer between these member banks;

* In respect of the list of payment orders sent to the leading bank:

+ Electronic signatures and secrecy codes on the List;

+ Name, address of the bank that sends the List: Name, code of sending bank and receiving bank.

+ Other elements of the list such as: List No., drawing date of the list, total amount of money.

* To verify, reconcile elements of payment orders and total of payment orders with elements and total of payment orders that have been listed in the list of payment orders sent to the leading bank (Order No., drawing date of the order, code of the order, code of the sending bank, of the receiving bank, amount of money), which the leading bank has already received to determine whether there is any error, mistake, excess or deficiency of payment orders or not.

2. In case of discovering any error on payment orders and the list of payment orders sent to the leading bank, the leading bank shall make an immediate verification with the sending bank for errors and proceed with the treatment in accordance with provisions at Article 22 of this Process.

Article 13.The preparation of the table of the electronic clearing payment results and the consideration of the liquidity of each member bank:

1. If there is no error in payment orders and the list of payment orders sent to the leading bank that have been controlled, the leading bank shall:

Draw "The table of the electronic clearing payment results" (form in the Appendix No. 5) to determine the receivable, payable amount of each member bank in the electronic clearing payment session.

2. The liquidity of each member bank shall be examined by making comparison between the balance on the deposit account of each member bank at the leading bank (that has been fixed by the leading bank at the time of clearing) with payable amount of that member bank in the clearing payment session. If the liquidity of a member bank is not sufficient to cover the payable difference, the leading bank shall notify that member bank of its illiquidity and deal with it in accordance with provisions at paragraph 2, Article 5 of this Process.

- The leading bank must verify again the accuracy of the clearing payment results in the session by drawing " The consolidated table on the examination of the electronic clearing payment results" (form in Appendix No. 6). If correct, the leading bank shall account for the receivable, payable amount in the electronic clearing payment session. If incorrect, the leading bank shall recalculate the clearing payment results.

3. Only after the completion of the payment and accounting of the electronic clearing payment results, the leading bank shall transmit payment orders, the table of the electronic clearing payment results, the list of payment orders that have not yet been cleared to the relevant member banks. At this time, the leading bank shall also release the liquidity of member banks.

Article 14.The accounting of the electronic clearing payment results at the leading bank.

1. In case where the member bank must pay:

- Based on the table of the electronic clearing payment results, the leading bank shall:

Debit: Account "Deposit payable by the member bank"

Credit: Account "Clearing payment of the leading bank"

2. In case where the member bank is entitled to receive:

- Based on the table of the electronic clearing payment results, the leading bank shall:

Debit: Account "Clearing payment of the leading bank"

Credit: Account "Deposit receivable by the member bank"

3. After the completion of the accounting of amounts actually payable or receivable by the member bank in the electronic clearing payment session in accordance with the table of the clearing payment results, the balance of the clearing payment account of the leading bank must be zero.

4. Dealing with errors and technical breakdown:

a. In case where errors are discovered before the electronic clearing performance: If any error is discovered when controlling, the leading bank shall immediately verify with the sending member bank to determine the reasons and take appropriate measures for solution, ensure the security of assets and of the system. Errors shall be dealt with as follows:

- If errors are caused by technical failure, the leading bank shall be entitled to cancel the incorrect Payment order, or incorrect list and request the sending member bank to send the correct Payment orders and correct list for replacement.

- If any Payment order, list is discovered to be faked or suspected to be faked or impermissibly assessed by the strange information, the leading bank shall draw a minutes and immediately take necessary preventive measures and notify relevant units for coordination and prevention.

b. If due to the technical breakdown or failure of information transmission to an daily electronic clearing payment session, any member bank can not transmit Payment orders and the "list of payment orders sent to the leading bank" to the leading bank, the leading bank shall only carry out the clearing for member banks that are not affected. Payment orders of unaffected member banks with member banks that are affected by the breakdown shall be retained by the leading bank to deal with at the following clearing payment session (if any and if the breakdown is overcome) or shall be returned to member banks.

c. After the completion of the electronic clearing payment, if the leading bank can not transmit payment orders, the table of the clearing payment results in the electronic clearing payment session to the related member banks due to the technical breakdown of information transmission, the leading bank shall deal with as follows:

- The leading bank must look for the fastest measure for overcoming the breakdown, at the same time, notify all member banks and draw "Minutes on the technical breakdown in the electronic clearing payment". When the technical breakdown of information transmission is overcome, the leading bank shall immediately transmit the Payment orders and the table of the clearing payment results to the related member banks.

- In case of breakdown, failure of correspondence due to any reason, the member banks may proceed to the leading bank for the delivery and receipt of magnetic tapes, discs, which contain payment orders and the Table of the electronic clearing payment results. On delivery and receipt of magnetic tapes and discs containing payment orders and the Table of the electronic clearing payment with member banks, the leading bank must print "the table of clearing payment results" into paper. The Table must be supported by sufficient seals and signatures of related persons who are responsible for the accuracy of data on the magnetic tapes and discs.

d. In case where the leading bank can not perform the clearing payment session due to the technical breakdown or failure of information transmission, the leading bank shall be permitted to postpone the clearing payment session until the breakdown is overcome. However, the clearing payment session shall not be delayed to the following transaction day and the delay of a clearing payment session must be notified to member banks for knowledge. If the technical breakdown or failure of information transmission can not be overcome within the day, the leading bank shall be permitted to apply the method of paper clearing payment (in accordance with current provisions of the State Bank of Vietnam)

III. VERIFICATION, RECONCILIATION IN THE ELECTRONIC CLEARING PAYMENT

Article 15.The preparation and sending of the consolidated table of daily electronic clearing payment turnover:

- The leading bank must complete the preparation of the consolidated table of daily electronic clearing payments (during the clearing payment session preceding the settlement session) and send (transmit) it to member banks within the day of the electronic clearing payment (except for case of force damages due to technical breakdown of information transmission).

- The consolidated table of daily electronic clearing payments of the leading bank shall be designed and drawn in accordance with the form in Appendix No. 8 and be preserved as for accounting reports of banks.

- Member banks must implement sufficiently and correctly technical operation steps to define the turnover of daily electronic clearing payment accurately, promptly in accordance with applicable provisions.

Article 16.The reconciliation of the electronic clearing payment turnover at the end of the day.

1. In principle, entire turnover of the electronic clearing payment arising in a transaction day between member banks shall be reconciled by the leading bank in the electronic clearing payment and must be alike (both in total and in details for each session) right in the arising day, except for case of force majeure due to technical breakdown of information transmission.

2. The reconciliation in the electronic clearing payment shall be made for each separate day and before the session of daily electronic clearing settlement. In case of technical breakdown of information transmission that makes the daily reconciliation in accordance with provisions impossible, the reconciliation shall be permitted to last to the following transaction day when the breakdown is completely overcome. The reconciliation shall, however, reflect the electronic clearing payments for the day when they occurred, despite the fact that it is performed in the following transaction day.

3. The reconciliation of the daily electronic clearing payments:

On receipt of "The consolidated table of electronic clearing payments" from the leading bank, member banks shall reconcile all receivable, payable accounts and the amount actually received or paid by their own banks (with the data that have been entered into the account "Clearing payment of member bank" and with the table of the clearing payment results of each session in a day). If the data are absolutely alike, member banks shall draw and immediately submit the message of confirmation of the daily electronic clearing payment (form in Appendix No. 7) to the leading bank to carry out the electronic clearing settlement session.

Article 17.The settlement of errors and technical breakdown when reconciling the turnover of the electronic clearing payment.

1. Errors and technical breakdown that can arise on reconciliation of the electronic clearing payment turnover:

+ Member banks fail to send the confirmation on the daily electronic clearing payment.

+ The difference of the electronic clearing payment turnover.

+ Technical breakdown of information transmission.

2. Measures for the settlement of errors:

- When errors are discovered, member banks shall actively make an immediate verification with the leading bank to define the reasons and take appropriate measures for solution.

- Member banks shall coordinate with the leading bank and other relevant member banks to deal with all errors that are worked out through the reconciliation, right in the day discovering errors, except for the case of force majeure due to technical breakdown or information transmission failure.

a. In case where the member bank has not yet sent the message of confirmation of the daily electronic clearing payments:

If by the time of daily electronic clearing settlement session, a member bank still fails to send (transmit) the message of confirmation of the daily electronic clearing payment to the leading bank, the member bank shall immediately transmit it in accordance with the provisions in point 3, Article 16 of this Process (except for the case of technical breakdown or information transmission failure).

b. In case of discovery of any difference of the daily electronic clearing payment turnover between the consolidated table of daily electronic clearing payments sent by the leading bank and the database of a member bank, the member bank shall check entirely payment orders of the electronic clearing payment sessions in the day to define the reasons, draw minutes and settle:

- In case of excess or deficiency of the daily electronic clearing payment turnover (excess or deficiency of payment orders), member banks shall make an immediate verification with the leading bank to take the appropriate measures for solution and shall be responsible for strictly coordination with the leading bank and related units for prompt solution, and for ensuring the security of assets.

- If errors are determined to be due to technical failure, member banks shall be permitted to readjust under the guidance of the leading bank.

3. In case of technical breakdown or information transmission failure:

- By the time of the daily electronic clearing settlement, if the leading bank has not yet received all messages of confirmation on the daily electronic clearing payment from member banks due to technical breakdown or information transmission failure, member banks and the leading bank shall make "Minutes on the technical breakdown in the electronic clearing payment". This minutes shall be attached to the consolidated table of daily electronic clearing payments (that has been printed into paper, signed and sealed) for the supervision. On following transaction day, when the technical breakdown of information transmission has been overcome, member banks shall transmit an immediate message of confirmation of the daily electronic clearing payment to the leading bank to carry out the clearing settlement session.

- The message of confirmation of the daily electronic clearing payment of the day occurring breakdown shall be confirmed and sent separately, shall not be confirmed together with the consolidated table of the clearing payment turnovers of following transaction day(s).

- Due to the technical breakdown or information transmission failure, the member banks may proceed to the leading bank for the delivery of magnetic tapes, discs that contain the message of confirmation of the daily electronic clearing payment and receipt of the results of daily electronic clearing settlement session.

VI. THE SETTLEMENT OF THE CLEARING PAYMENT

Article 18.The settlement of electronic clearing payment:

1. The settlement of the clearing payment is the last processing of the clearing payment in a transaction day after the leading bank has made the complete and accurate reconciliation of entire turnover of daily electronic clearing payment with member banks. The leading bank and member banks participating in the electronic clearing payment must complete the treatment of errors, data differences prior to the settlement time. In case where the leading bank and member banks do not complete the treatment of errors, differences prior to the settlement time, the leading bank may delay the settlement time of the transaction day till the following transaction day and must inform the member banks for knowledge to take appropriate measures for solution. On following transaction day, after the adjustment of all mistakes, the leading bank shall settle the clearing payment but the data shall still reflect the data of the day in which transactions have occured.

2. On settlement of daily electronic clearing payments, the leading bank shall process in accordance with provisions stated in Article 11 of the Regulation on the inter-bank electronic clearing payment.

3. From the cut-off time for payment orders to the settlement time, member banks that lack liquidity, shall take measure to make themselves liquid (taking measures to cover deficiency in electronic clearing payment in accordance with current provisions of the Governor of the State Bank) for the clearing of these payment orders.

- If by the time of daily electronic clearing settlement, a member bank fails to have sufficient liquidity to cover the payment orders, the leading bank shall proceed with the treatment in accordance with point b, paragraph 2, Article 5 of this Process. The leading bank shall open a book for monitoring payment orders that are not cleared due to shortage of liquidity for its reconciliation and reference when necessary.

- After errors have been adjusted, the leading bank shall adjust clearing payment for Payment orders of member banks (including incorrect payment orders that are returned by the member banks, payment orders that are cancelled because of illiquidity, payment orders that are refused for payment and payment orders that are covered by sufficient balance, etc). The leading bank shall carry out the same treatment as in previous clearing payment sessions.

- On receipt of the table of the electronic clearing payment results of the daily settlement session from the leading bank, member banks must verify again, if the data are absolutely alike, they shall draw and submit the message of confirmation of the clearing payment results of the settlement session to the leading bank. At this moment, the leading bank and member banks shall be permitted to preserve the data of the day when the electronic clearing payment arises.

4. Dealing with technical breakdown of information transmission:

- In case of technical breakdown of information transmission that makes the settlement session of the electronic clearing payment impossible to be carried out within the day, that settlement session shall be postponed to the following transaction day, but the data shall reflect in accordance with the data of day in which transaction have occured

- If the leading bank can not perform the settlement session or can not transmit the data to member banks after the completion of the clearing settlement due to the technical breakdown of information transmission, they shall be permitted to pospone the settlement to the following transaction day when the breakdown is overcome. The data shall, however, reflect the transactions of the day where they have occurred despite the fact that the settlement is made in the following transaction day.

- If the leading bank can not send (transmit) the results of the settlement session of daily clearing payment to the member banks because of technical breakdown of information transmission, member banks may proceed to the leading bank for receipt of magnetic tapes, discs that contain the settlement results of the daily electronic clearing payment.

V. ADJUSTMENT OF ERRORS IN THE INTER-BANK ELECTRONIC CLEARING PAYMENT

Article 19.Principles of error adjustment in the inter-bank electronic clearing payment.

1. To ensure the consistency of data between member banks and the leading bank, to ensure the correctness of data reflected in the clearing payment. Errors shall be corrected at the place where they occur. To strictly forbid the arbitrary correction of data, the arbitrary adjustment of errors in the electronic clearing payment.

2. When errors are discovered, measures for adjustment shall be immediately taken to avoid the delay in the payment process. Errors that are discovered after the completion of an electronic clearing payment session shall be corrected at the following clearing payment session. The correction of errors shall comply with principles, methods of error correction by accountants in general and of the electronic clearing payment in particular as stipulated in Article 14 of the Regulation on the electronic clearing payment to ensure the security of assets of banks and customers.

Article 20.The cancellation of a Payment order

The cancellation of a Payment order must comply with provisions stated in article 15 of the Regulation on the electronic clearing payment, specifically as follows:

1. In respect of the cancellation of a Payment order of a customer being an economic organization or individual:

- An authorized debit order shall be cancelled only when customers have paid the amount of money, which they have received, to the member bank that has peformed that electronic clearing payment.

- A credit order shall be cancelled only when the member bank that has received the Payment order has not yet credited to account of customers or has done it, but has recovered this funds.

2. In respect of the cancellation of member banks payment orders: Member banks participating in the electronic clearing payment shall be entitled to cancel Payment orders only in case where they incorrectly draw the payment orders and must comply with following principles:

- Debit orders under a contract shall be cancelled only when member banks where an electronic clearing payment operation is occurred have not yet paid to customers under incorrect orders or paid but have recovered this funds.

- Credit orders shall be cancelled only when member banks that have received incoming payment orders have not yet paid to customers under incorrect orders or paid but have recovered this funds.

3. In respect of a request for cancellation of a credit order, upon receipt of a request for cancellation of a credit order from a member bank, the leading bank shall immediately transmit this cancellation request to receiving member bank for the cancellation of incorrect credit order. The order of cancellation of a debit order shall be processed as in the case of a regular credit order.

Article 21.The adjustment of errors at the sending member bank:

1. The adjustment of errors that are discovered before the clearing:

a. In respect of payment order:

- Adjustment of errors before transmission of payment order to the leading bank.

+ If any error in a payment order is discovered in the process of payment order preparation and the controller has not yet put his electronic signature or has done it, but the order has not yet been sent to the leading bank, the accountant shall be entitled to correct.

- In case where any error is discovered after a payment order has been sent to the leading bank, but it has not yet been cleared, the member bank shall immediately request the leading bank by a message to return the incorrect payment order and send a correct payment order for replacement. The sending member bank shall process the incorrect payment order returned by the leading bank as follows: Draw a minutes on the cancellation of the incorrect payment order which states clearly order code, time, cancellation date of payment order and is supported by signatures of the Head of accounting division, the clearing payment accountant, related transaction accountant. The minutes shall be kept with the cancelled payment order (has been printed) in a separate file for preservation, and the member bank shall draw the correct payment order for sending. The member bank shall not be entitled to reuse the number of the cancelled payment order.

- In case where the leading bank discovers any error in a payment order (due to technical failure) and request the member bank to return, the member bank shall deal with as in the case of an incorrect payment order that is discovered after the controller has inserted his electronic signature.

b. In respect of the list of payment orders sent to the leading bank.

- Adjustment of errors before transmission of "List of payment orders sent to the leading bank" to the leading bank.

+ If any error in the list of payment orders sent to the leading bank is discovered in the process of list preparation and the controller has not yet put his electronic signature or has done it, but the list has not yet been sent to the leading bank, the accountant shall be entitled to correct.

- In case where any error is discovered after the list has been sent to the leading bank, but it has not yet been cleared, the member bank shall immediately request the leading bank by a message to return the incorrect list and send a correct list for replacement. The sending member bank shall process the incorrect list returned by the leading bank as follows: Draw a minutes on the cancellation of the incorrect list which states clearly list No., time, cancellation date of the list and is supported by signatures of the Head of accounting division, the clearing payment accountant. The minutes shall be kept with the cancelled list of payment orders sent to the leading bank (has been printed) in a separate file for preservation, and the member bank shall draw the correct list for sending. The member bank shall not be entitled to reuse the number of the cancelled list.

- In case where the leading bank discovers any error in the list of payment orders sent to the leading bank (due to technical failure) and request the member bank to return, the member bank shall deal with it as in the case of an incorrect list of payment orders sent to the leading bank that is discovered after the controller has inserted his electronic signature.

2. The adjustment of errors that are discovered after the clearing payment:

When discovering any error such as incorrect amount of money (excessive or deficient), the sending member bank shall immediately send a message for verification (or an answer to verification) to the receiving member bank and the leading bank to take timely measures for settlement. The sending member bank shall make a minutes for defining reasons, and personal responsibility clearly and process as follows:

a. In case of deficiency:

- Upon discovery of any deficient transfer of money, the member bank shall make a minutes on the deficient money transfer. The member bank shall, based on the minutes of the deficient transfer of money, draw a supplemental payment order of the deficient amount to send to the leading bank for payment in the following session. The supplemental payment order must state clearly: "Supplemental transfer in accordance with debit (credit) order No. ................. dated .............. the amount that has been transferred .............. " and enclose with the above drawn minutes, then perform following accounting entries:

In respect of an undervalued credit order:

Debit: Appropriate account
Credit: Account "Clearing payment of member bank"

Deficient amount of Credit transfer.

In respect of undervalued Debit order:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"
Credit: Appropriate account

 Deficient amount of Debit transfer.

- The sending member bank must open a book for monitoring payment orders with errors to support for reporting purpose.

b. In case of excess:

* In respect of an overvalued credit order:

On discovery of any excessive transfer of money, the sending member bank shall, based on the minutes on the excessive transfer, draw a " request for cancellation of a credit order" to cancel the amount excessively transferred and send it to the receiving member bank and the leading bank, and draw at the same time a transfer order for making following entries:

Debit: Account "Receivables"
(detailed account of individual causing errors)
Credit: Appropriate account

The excess amount that has been transferred

On receipt of a credit order from the receiving member bank that has received the refunding order of the above-mentioned excessive amount (in the following clearing payment session), the sending member bank shall make following entries:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"
Credit: Account "Receivables"
(detailed account of individual causing errors)

The amount that the receiving member bank has collected and returned

In case where the receiving member bank does not accept the request for cancellation of a credit order for the above excessive amount, because it fails to collect it from customer, the sending member bank shall set up a settlement Committee in accordance with current provisions to determine the responsibility and compensation of the individual who has caused errors.

* In respect of an overvalued debit order:

- Based on the minutes of the excessive transfer of money, the sending member bank shall draw an order of cancellation of a debit order to cancel the amount transferred excessively and account (This cancellation of debit order shall be sent for the clearing payment at the following clearing payment session):

Debit: Appropriate account
Credit: Account "Clearing payment of member bank"

The excessive amount in the debit order.

- In case where the payment has been made to customer, but the balance on deposit account of the customer is not sufficient to perform the order of cancellation of a debit order for the excessive amount, the sending member bank shall record into the account "Receivables" (sub-account of individual causing errors), then take all measures for collection of the excessive amount, if the collection fails, the sending member bank shall define the responsibility for the compensation in accordance with provision of current regime.

c. In case of error in Credit and Debit position:

The sending member bank must make a minutes together with a an order of cancellation of a debit order (in respect of a wrong credit order) and a request for cancellation of a credit order (in respect of a wrong Debit order) to cancel entirely the wrong payment order, and draw a correct payment order for sending.

- The adjustment of a credit order wrongly prepared:

+ Entry that should made:

Debit: Appropriate account

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

+ Entry that has been made:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Appropriate account

+ Now, it shall be adjusted by: preparing an order of cancellation of debit order to send to the leading bank and perform following accounting entries:

Debit: Appropriate account
Credit: Account "Clearing payment of member bank"

 Entire amount transferred wrongly

 After that, drawing a correct credit order for sending

- The adjustment of a debit order wrongly prepared:

+ Entry that should have been made:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Appropriate account

+ Entry that has been made:

Debit: Appropriate account

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

+ Now, it shall be adjusted by: drawing a request for cancellation of credit order to send to the receiving member bank and drawing a transfer order and perform following accounting entries

Debit: Account "Receivables"
(sub-account of individual causing errors)
Credit: Appropriate account

 Entire amount transferred wrongly

+ After that, drawing a correct debit order for sending

3. In case of discovery of errors between the table of electronic clearing payment results in the session (Payment orders sent by its own bank for the clearing payment that are listed in the table of the electronic clearing payment results) and the database in its own bank, the member bank shall immediately verify with the leading bank to determine the reasons and measures for solution. If errors are caused by external impermissible access, the member bank shall immediately stop the electronic clearing payment activities, and coordinate with the leading bank and notify competent authorities for settlement. The clearing payment activities shall only be resumed after clarification of reasons and after the system is secured.

4. In respect of several other errors such as wrong name, wrong account code of the person who receives the payment order, wrong symbol of vouchers and content of operation types, etc, (errors other than elements subject to control, reconciliation), upon receipt of the verification request from the receiving bank, the sending bank shall response to the verification request immediately.

Article 22.The adjustment of errors at the leading bank

- Upon receipt of payment orders and the lists from the sending member bank, the leading bank shall reconcile and verify in accordance with applicable provisions, if discovering such errors as:

+ Wrong electronic signatures, wrong secrecy code;

+ Error of elements in the payment order and the list of payment orders sent to the ending bank, errors between elements and total of payment orders and elements and total of payment orders listed in the list of payment orders sent to the leading bank in the clearing payment session, the leading bank shall make an immediate verification with the sending member bank to determine the reasons:

* If any error is discovered to be caused by sending member banks, the leading bank shall return the incorrect payment orders, incorrect list to the sending member bank and requests them to send correct payment orders and correct list, in case where errors are discovered before the electronic clearing payment.

* If errors are caused by the external impermissible access, the leading bank shall stop the electronic clearing payment, coordinate with competent authorities for determination of reasons and for taking measures of settlement. The electronic clearing payment shall only be resumed after reasons are clarified and the system is secured.

* In case of wrong secrecy code, wrong electronic signatures, errors of secrecy keys in the electronic clearing payment or erroneous messages due to communicative transmission, the leading bank shall return the entire messages to the sending Bank.

- In case where the leading bank or receiving bank receives a payment order, but it is not sent by the sending bank or by the leading bank, that payment order shall be suspended for determination of reasons. In case where a payment order is faked due to the external access, the leading bank shall coordinate with member bank to deal with the faked payment order and stop the electronic clearing payment activities and notify competent authorities for knowledge. The electronic clearing payment activities shall only be resumed when reasons are clarified and the system is secured.

- If any error is discovered after the electronic clearing payment, the leading bank shall immediately notify the receiving Bank to stop the performance of the erroneous payment order and notify the sending bank to draw a cancellation order and correct errors on the following clearing payment session.

- In case where a payment order gets lost in the transmission, the leading bank shall return that payment order to the receiving bank and state clearly the number of sending time in the payment order and the reasons for the lost to avoid the payment being made several times.

Article 23.The adjustment of errors at the receiving member bank.

1. Upon receipt of payment orders and the lists from the leading bank, the member bank shall control and reconcile in accordance with applicable provisions. If discovering such errors as:

+ Wrong electronic signatures, wrong secrecy codes;

+ Wrong elements of reconciliation between payment orders and the table of the electronic clearing payment results;

In these cases, the receiving member bank shall not be permitted t­o make payment, but make an immediate verification with the leading bank to determine clear reasons and deal with in accordance with applicable provisions:

- To cancel the wrong payment order and to request the leading bank to send the correct payment order for replacement only in case where errors are surely caused by technical failure.

- If any payment order is discovered to be faked or suspected to be faked or impermissibly accessed by strange information, the receiving member bank shall timely inform the leading bank and coordinate to take necessary preventive measures to ensure the security of assets and the system.

- If any element in any payment order is discovered to be incorrect after payment has been made to customers, the receiving member bank shall collect the amount that has been paid or take measures for preventing possible damages from arising and at the same time, make telegraphical report to the leading bank and the sending bank for taking appropriate measures for settlement.

2. When a payment order is discovered to have been sent by the leading bank more than one time or likely to be sent more than one time, the receiving bank shall send a notice of the overlapping payment order to the leading bank.

3. If during the process of verification, reconciliation, the receiving bank discovers any excess or deficiency between payment orders and the table of the electronic clearing payment results or any mistake relating to the payment order of another bank, the receiving member bank shall proceed as follows:

* To make accounting entries in accordance with the payments made by the leading bank.

* After that:

* In case where there is a payment order too many in comparison with the table of the clearing payment results:

The receiving member bank shall not clear the excessive payment orders, but send a message for verification with the leading bank to determine the reasons and take appropriate measures for settlement to ensure the security for assets and the system.

* In case where there is a payment order too few in comparison with the table of the clearing payment results, the receiving member bank shall make an immediate verification with the leading bank, if correct, the leading bank must supplement this Payment order.

* In case where there is a payment order of another bank:

If it is the payment order of a bank that does or does not participate in the clearing payment with it, or if the payment order contains errors that can not be accepted for payment, the receiving member bank shall return this wrong payment order to the sending bank in the following clearing payment session. The forward of the payment order by member banks is absolutely forbidden.

4. In case where the value of a payment order is understated:

Upon receiving a supplemental payment order to transfer the deficient amount from a member bank, the receiving member bank shall reconcile and verify strictly the undervalued payment order and the supplemental payment order, if they are valid, it shall perform the accounting entries as in the case of a regular payment order.

5. In case where the value of a payment order is overstated:

a. In case where the overvalue is discovered before the accounting entry is made to the account of the customer: If a receiving member bank receives a notice or a verifying message from the sending member bank before its receipt of the payment order, the receiving member bank shall open a book for monitoring payments order with errors to take timely measures for settlement.

- Upon its receipt of a payment order from the leading bank, the receiving bank shall verify, reconcile with the notice it has received, if the error notified is confirmed, it shall process as follows:

+ In case of a credit order:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"
Credit: Account "Other receivables"
Credit: Appropriate account

The total amount
The excessive amount
The exact amount

+ In case of a debit order:

Debit: Appropriate account
Debit: Account "Other receivables"
Credit: Account "Clearing payment of member bank"

The exact amount
The excessive amount
The total amount

Upon receiving a request for cancellation of a credit order for the excessive amount (in case where the credit order is overvalued) or an order of cancellation of a debit order for the excessive amount (in case where the debit order is overvalued) from the sending member bank, the receiving member bank shall process as follows:

- In respect of an overvalued credit order: Based on the request for cancellation of credit order to prepare a credit order to transfer the excessive amount and to record:

Debit: Account "Other receivables"
Credit: Account "Clearing payment of member bank"

The excessive amount in the overvalued credit order

- In respect of an overvalued debit order: Based on the order of cancellation of debit order to record:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"
Credit: Account "Other receivables"

The excessive amount in the overvalued debit order.

b. In case of receiving a notice on an excessive transfer of money from the sending member bank after the payment has been made to customers, the receiving member bank shall open a book for monitoring Payment orders with errors and process as follows:

- In respect of an overvalued credit order: On receipt of a request for cancellation of a credit order for the amount that has been excessively paid by the sending member bank, if it is correct after control, the receiving member bank shall process as follows:

+ In case where the balance of customers account is sufficient to collect the amount excessively transferred: Based on the request for cancellation of the credit order, the receiving member bank shall make a credit order to return the excessive amount to the sending member bank in the following clearing payment session:

Debit: Account "Deposit of customer"
Credit: Account "Clearing payment of member bank"

Excessive amount payable to Bank A

+ In case where the balance in the customers account is not sufficient to collect, the receiving bank shall open a book for monitoring the unperformed request for cancellation of credit orders and request customers to deposit money to their account to perform this cancellation request. When the required deposit is sufficiently made, the accountant shall delete this request from the monitoring book and draw a credit order for the clearing payment and make accounting entries as guided above.

+ In case where a customer can not make payment or it is impossible to identify a customer, the receiving member bank shall cooperate with local government and law protecting agencies such as the Police, Court, etc to take any possible measure for collection of the funds. If the collection fails to proceed or fully succeed, the receiving bank shall refuse the acceptance of the request for cancellation of the credit order and state clearly the reasons thereof and transfer the collected funds (if any) to the sending bank, and delete the unperformed request for cancellation of the credit order from the monitoring book.

6. If any error in the table of electronic clearing payment results sent by the leading bank is discovered, the receiving member bank shall process as follows:

- Refraining from recording any accounting entry in respect of the electronic clearing payment with errors.

- Sending a verifying message to the leading bank for determination of the reasons of errors:

+ If the reason of errors is determined to be due to technical failure or to the wrong calculation of the leading bank, the receiving member bank shall request the leading bank to send the correct table of the electronic clearing payment results and make the regular accounting entries (after receiving the correct table of the clearing payment results).

+ If the reason of error is determined to be due to the external impermissible access to the system that has distorted the data, the receiving member bank shall cooperate with the leading bank and competent authorities to look for measures of settlement and stop the electronic clearing payment activities. The electronic clearing payment activities shall only be resumed upon clarification of reasons and after other necessary measures for security are taken to prevent any external access from happening.

7. The adjustment of other errors:

a. In respect of a payment order with wrong address of customer (A payment order that has been transmitted correctly to the receiving member bank but nobody receives or the order receiver has account at other bank): the receiving member bank shall record to the account "Other receivables", and draw a payment order to return to the sending member bank with a notice on the refusal of the payment order (stating clearly reasons). The forward of the payment order by member banks are strictly forbidden

b. If such errors as wrong name, wrong account No. of a payment order receiver (correct name but wrong account No. or vice versa), symbol of vouchers, types of operation are discovered:

The receiving member bank shall not perform any accounting entry for the payment order, but verify with the sending bank, and proceed further only after the verification confirms the correctness. The receiving bank shall list errors in the book, which is used to monitor payment orders with errors to support for reference and reconciliation purpose when necessary.

Upon receipt of verification response from the sending bank, the receiving bank shall perform accounting entries in accordance with applicable provisions.

If by the time of electronic clearing payment session, the receiving member bank has not yet received the verification response from the sending member bank, it shall return incorrect payment orders to the sending bank.

Article 24.The cancellation of payment order upon the request of customers.

1. At the sending member bank:

Upon receipt of a request for cancellation of a credit order (in respect of cancellation of a credit order) or an order of cancellation of a debit order (in respect of the cancellation of a debit order) from customers, the sending bank shall verify the validity of the request for cancellation of the credit order or the order of cancellation of the debit order. If they are invalid, it shall return them to customers, if they are valid, it shall process as follows:

1.1. In case of cancellation of a payment order that has not yet been performed (has not yet been sent for the electronic clearing payment):

The sending member bank shall send their customers a notice on the acceptance of the request for cancellation of credit order or order of cancellation of debit order and not perform that Payment order (not perform any accounting entry).

1.2. In case of cancellation of a payment order which has been sent and performed:

- In respect of a request for cancellation of a credit order:

+ Based on the request for cancellation of a credit order from customers, the accountant of electronic clearing payment shall supplement elements of the request for cancellation of credit order (in accordance with the form in Appendix No. 3) and put his electronic signature in the cancellation request.

+ The controller shall control again elements of newly drawn request for cancellation of a credit order with that of customers to ensure the accuracy and correctness. If everything is correct, the controller shall put his electronic signature in the cancellation request and send to the receiving member bank.

The receiving member bank shall record it in the book for monitoring request for cancellation of credit order that has been sent.

Upon receipt of a credit order from the receiving bank for the return of money amount of the cancelled credit order, the sending member bank shall base on the incoming credit order to perform following accounting entries:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Appropriate account: (the account that has been debited before)

- In respect of the cancellation of an authorized debit order:

Based on the cancellation order, the sending member bank shall deduct customers account that has been credited before to return to the receiving member bank:

Debit: Appropriate account (the account that has been credited before)

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

2. At the receiving member bank:

2.1. In respect of an order of cancellation of a debit order: Upon receipt of a cancellation order from the leading bank, the receiving member bank shall process it as in the case of a regular incoming credit order.

- If any error in a request for cancellation of a credit order is discovered, the receiving member bank shall draw a notice on the refusal of the request for cancellation of the credit order (stating clearly the reasons for the refusal) to return it to the sending member bank and inform the leading bank about the reasons for its refusal.

- Upon receipt of an order of cancellation of an erroneous debit order (This order is received in the clearing payment session), the receiving member bank shall process as in the case of an erroneous credit order.

2.2. If the request for cancellation or the cancellation order is valid, the receiving member bank shall:

a. Cancel a Payment order that has not yet been performed

The receiving member bank shall immediately send the sending member bank a notice on the acceptance of the request for cancellation.

- In respect of a credit order:

+ Based on the incoming credit order (cancelled credit order), following entries shall be made:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Account "Other receivables"

+ Based on the request for cancellation to draw a credit order to return to the sending member bank on following clearing session and perform following entries:

Debit: Account "Other receivables"

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

- In respect of a debit order:

+ Based on an order of cancellation of an incoming debit order to perform following entries:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Appropriate account (that has been credited under the debit order of previous clearing payment session)

b. Cancel a Payment order that has been performed:

- In respect of a request for cancellation of an incoming credit order:

+ If the incoming credit order has been performed, the receiving member bank shall send immediately the request for cancellation to the customer for notice. Only in case where the customer accepts (in writing) or pay cash and draw payment vouchers to deduct his account for refund, the receiving member bank can implement the request for cancellation and draw a credit order for the clearing payment and perform following entries:

Debit: Appropriate account (that has been credited in accordance with the cancelled credit order of previous clearing payment session)

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

And then, the receiving bank shall send the notice on the acceptance of the request for cancellation to the sending member bank and the leading bank for their knowledge.

+ In respect of a request for cancellation that is not accepted for refund by customer, the receiving member bank shall draw a notice on the refusal of the request for cancellation (stating clearly the reasons) to send to the sending member bank and the leading bank for their knowledge.

- In respect of an order of cancellation of an incoming debit order:

Based on the order of cancellation of an incoming debit order, the receiving member bank shall:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Appropriate account (that has been debited in accordance with the debit order of previous clearing payment session)

Part III.

IMPLEMENTING PROVISIONS

Article 25.Director of Finance-Accounting Department, Chief Inspector shall, within the scope of their function, assignment, responsible for guidance, monitor and control of the performance of the electronic clearing payment operation between banks.

The Director of the Banking Operation Department of the State Bank, General Manager of the State Bank branches in provinces, cities under the central Government s management, General Director (Directors) of Credit Institutions shall be responsible for the organization and guidance on the implementation of this Process in their own units.

Article 26.The Governor of the State Bank shall decide on the amendment, supplement of this Process.

 

CREDIT ORDER

 

Order No................ (2)......................... Drawing date ....../........./................ (2)......................

Code of voucher and content of operation type:........................................ (2)............................

Effective date:....................................................................................... (2)............................

Sending member bank:.................... (2) .................. Bank code:............. (1)....... (2)................

Receiving member bank:.................. (2)................... Bank code:............. (1)....... (2)................

________________________________________________________________________________

Payer/transferor:........................................................... (1)....................................................

Address/ Identity card No., Passport No.: ...................... (1)....................................................

Account No.: ............................................................... (1)....................................................

At Bank (The State Treasury): ....................................... (1)....................................................

Payee.......................................................................... (1)....................................................

Address/ Identity card No., Passport No: ....................... (1)....................................................

Account No.: ............................................................... (1)....................................................

At Bank (The State Treasury): ....................................... (1)....................................................

Tax code of tax payer ................................................... (1)....................................................

Budget list of Budget payer ........................................... (1)....................................................

Content: ...................................................................... (1)....................................................

 

APPENDIX NO. 2

ORDER OF CANCELLATION OF DEBIT ORDER

 

Order No................ (2)......................... Drawing date ....../........./................ (2)......................

Code of voucher and content of operation type:........................................ (2)............................

Effective date:....................................................................................... (2)............................

Sending member bank:.................... (2) .................. Bank code:............. (1)....... (2)................

Receiving member bank:.................. (2)................... Bank code:............. (1)....... (2)................

________________________________________________________________________________

Sender:........................................................................ (1)....................................................

Address/ Identity card No., Passport No.: ...................... (1)....................................................

Account No.: ............................................................... (1)....................................................

At Bank (The State Treasury): ....................................... (1)....................................................

Receiver:...................................................................... (1)....................................................

Address/ Identity card No., Passport No: ....................... (1)....................................................

Account No.: ............................................................... (1)....................................................

At Bank (The State Treasury): ....................................... (1)....................................................

Tax code of tax payer ................................................... (1)....................................................

Budget list of Budget payer ........................................... (1)....................................................

Content: ............(To cancel the amount of the debit order No.:.........Order code:..............drawing date:...../........., Reasons:..........) ......................................................... (1)....................................................

............................................................................................................................................

Amount in words:.......................................................... (1)....................................................

Transmitted at ..........hour........minute

Date...../...../.....

LEADING BANK IN CLEARING PAYMENT

Controlled by.................. (Sign)

Controller..................... (Name)

 

SENDING MEMBER BANK

ACCOUNTANT

 

CONTROLLER (3)

Received at......hour.......minute
Date....../......../.......

 

 

RECEIVING MEMBER BANK

ACCOUNTANT

 

CONTROLLER

Note:

            - (1) Elements inserted by transaction accountant

            - (2) Elements inserted by accountant of electronic clearing payment

- (3) Element inserted by controller (Head of accounting division)

- In respect of payment documents with the Treasury, member banks must fully state elements of tax code, Budget list under the list of the budget paying unit.

 

APPENDIX NO. 3

REQUEST FOR CANCELLATION OF CREDIT ORDER

 

Drawing date: ...../..../....                                    Number...........

Sending member bank :.......(Bank A)............ Bank code:............................................

Receiving member bank :.....(Bank B)............ Bank code:...........................................

_________________________________________________________________

Pursuant to .......................No.: ......................dated:............./........./...............................

of: ..................................................................................................................................

Address/ Identity card No.: ........................................................................................

Request ..........(Member bank B).......... to cancel the Credit order No........................

Drawn on: ........../....../............ and return it to following address:

Payee: .......................................................................................................................

Address/ Identity card No., Passport No.: ................................................................

Account No.: ...............................................................................................................

At bank (The State Treasury): ..................................................................................

Tax code of tax payer...................................................(1)...........................

Budget list of Budget payer .......................................(1)................................

Reasons for cancellation: ............................................................................................

......................................................................................................................................

 

Vui lòng Đăng nhập tài khoản gói Nâng cao để xem đầy đủ bản dịch.

Chưa có tài khoản? Đăng ký tại đây

Lược đồ

Vui lòng Đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Lược đồ.

Chưa có tài khoản? Đăng ký tại đây

Vui lòng Đăng nhập tài khoản gói Nâng cao để xem Nội dung MIX.

Chưa có tài khoản? Đăng ký tại đây

văn bản TIẾNG ANH
Bản dịch tham khảo
Decision 457/2003/QD-NHNN DOC (Word)
Vui lòng Đăng nhập tài khoản gói Tiếng Anh hoặc Nâng cao để tải file.

Chưa có tài khoản? Đăng ký tại đây

* Lưu ý: Để đọc được văn bản tải trên Luatvietnam.vn, bạn cần cài phần mềm đọc file DOC, DOCX và phần mềm đọc file PDF.

Để được giải đáp thắc mắc, vui lòng gọi

19006192

Theo dõi LuatVietnam trên

TẠI ĐÂY

văn bản cùng lĩnh vực
văn bản mới nhất