QUYẾT ĐỊNH

CỦA THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
SỐ 326/2004/QĐ-NHNN NGÀY 01 THÁNG 4 NĂM 2004 VỀ VIỆC
BAN HÀNH QUY CHẾ TIÊU HUỶ TIỀN

THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 01/1997/QH10 ngày 12 tháng 12 năm 1997 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ngân hàng nhà nước Việt Nam số 10/2003/QH11 ngày 17/6/2003;

Căn cứ Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05/11/2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;

Căn cứ vào Nghị định số 81/1998/NĐ-CP ngày 01/10/1998 của Chính phủ về in, đúc, bảo quản, vận chuyển tiêu huỷ tiền giấy, tiền kim loại; bảo quản và vận chuyển tài sản quý và giấy tờ có giá trị trong hệ thống ngân hàng;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục phát hành và kho quỹ,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiêu huỷ tiền.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo và thay thế Quyết định số 81/1999/QĐ-NHNN6, ngày 10/3/1999 của Thống đốc ngân hàng Nhà nước về việc ban hành quy chế tiêu huỷ tiền; Quyết định số 150/2000/QĐ-NHNN ngày 12/5/2000 của Thống đốc ngân hàng Nhà nước về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 81/1999/QĐ-NHNN6 về việc ban hành quy chế tiêu huỷ tiền.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Chủ tịch Hội đồng tiêu huỷ tiền Ngân hàng Nhà nước, Cục trưởng Cục phát hành và kho quỹ, Thủ trưởng các đơn vị liên quan thuộc Ngân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY CHẾ TIÊU HUỶ TIỀN

(Ban hành kèm theo Quyết định số 326/2004/QĐ-NHNNN
ngày 01 tháng 4 năm 2004 của Thống đốc Ngân hàng nhà nước)

CHƯƠNG I
QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Quy chế này qui định về tiêu huỷ các loại tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, các loại tiền đã đình chỉ lưu hành theo qui định của Ngân hàng Nhà nước.

Điều 2. Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định thời gian tiêu huỷ, số lượng, giá trị của từng loại tiền phải tiêu huỷ.

Điều 3.

1. Công tác tiêu huỷ tiền phải đảm bảo an toàn tuyệt đối về tài sản và bí mật của nhà nước theo quy định hiện hành.

2. Tiền đã tiêu huỷ phải trở thành phế liệu và không thể phục hồi để sử dụng lại dưới bất kỳ hình thức nào.

3. Tiêu huỷ theo số tiền thực tế đã nhận từ kho tiền Trung ương, sau khi có kết quả kiểm đếm, phân loại các loại tiền tiêu huỷ.

Điều 4. Bộ phận chuyên trách tiêu huỷ tiền thuộc Cục Phát hành và kho quỹ, dưới sự chỉ đạo của Hội đồng tiêu huỷ tiền Ngân hàng Nhà nước (sau đây gọi tắt là hội đồng tiêu huỷ). Công tác tiêu huỷ tiền được thực hiện tại Kho tiền Trung ương I (Hà Nội) và Kho tiền Trung ương II (Thành Phố Hồ Chí Minh), dưới sự giám sát của Hội đồng giám sát tiêu huỷ.

Điều 5. Quản lý kho tiền tiêu huỷ, bảo quản các loại tiền tiêu huỷ thực hiện theo quy định quản lý kho tiền, bảo quản tiền mặt hiện hành của Ngân hàng Nhà nước (đối với kho tiền Trung ương). Trường hợp cá biệt về nhân sự quản lý kho tiền do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định.

CHƯƠNG II
TỔ CHỨC BỘ MÁY TIÊU HUỶ TIỀN

Điều 6. Hội đồng tiêu huỷ được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định thành lập, do Phó Thống đốc Ngân hàng Nhà nước làm Chủ tịch.

- Phó Chủ tịch thường trực: Cục trưởng Cục Phát hành kho và quỹ;

- Các Phó Chủ tịch khác là lãnh đạo một số vụ, cục có liên quan;

- Các uỷ viên gồm: Giám đốc Kho tiền Trung ương, một số Trưởng phòng, chuyên viên của Cục phát hành và kho quỹ và các đơn vị có liên quan, trong đó có một uỷ viên thư ký.

Điều 7. Bộ phận chuyên trách tiêu huỷ tiền tại mỗi địa điểm tiêu huỷ (còn gọi là cụm tiêu huỷ) được tổ chức thành các tổ sau đây:

1. Tổ 1- Tổ bảo quản tiền tiêu huỷ: Có nhiệm vụ nhận tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành từ kho tiền Trung ương, bảo quản trong kho tiền tiêu huỷ; xuất giao cho tổ kiểm đếm và tổ cắt huỷ;

Thủ kho tiền tiêu huỷ do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định cử, trực tiếp làm tổ trưởng tổ 1;

2. Tổ 2- Tổ kiểm đếm tiền tiêu huỷ: Thực hiện việc kiểm đếm, phân loại, xác định số lượng, kiểm tra chất lượng tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông và tiền đình chỉ lưu hành trước khi giao sang tổ cắt huỷ;

3. Tổ 3- Tổ cắt huỷ: Sử dụng máy chuyên dùng để cắt huỷ hoàn toàn số tiền đã nhận từ tổ 1 và tổ 2.

Mỗi tổ 2 và 3 do một tổ trưởng phụ trách và một hoặc hai tổ phó giúp việc;

4. Tổ tổng hợp, gồm: Một số cán bộ làm công tác hành chính, kế toán, thống kê, phục vụ.

Điều 8. Trường hợp cần thiết, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước hoặc Chủ tịch Hội đồng tiêu huỷ (khi được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước chấp thuận) quyết định việc tuyển thêm lao động hợp đồng hoặc trưng tập cán bộ từ các vụ, cục ở Ngân hàng Nhà nước hoặc các đơn vị thuộc ngành Ngân hàng tham gia tiêu huỷ tiền.

CHƯƠNG III
QUY TRÌNH TIÊU HUỶ TIỀN

Điều 9. Căn cứ quyết định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về số lượng, giá trị của các loại tiền phải tiêu huỷ, Vụ Kế toán - Tài chính, Cục phát hành và kho quỹ làm thủ tục xuất tiền từ kho tiền Trung ương nhập kho tiền tiêu huỷ.

Điều 10. Quy trình nhận, giao tiền tiêu huỷ:

1. Tổ 1 nhận tiền từ kho tiền Trung ương theo bó đủ 10 thếp có niêm phong, trên niêm phong ghi đầy đủ các yếu tố. Thủ kho tiền tiêu huỷ bảo quản số tiền đã nhận tại kho tiền tiêu huỷ.

2. Căn cứ vào phiếu xuất kho của Hội đồng tiêu huỷ và căn cứ vào tỷ lệ kiểm đếm từng loại tiền đã được Thống đốc phê duyệt, thủ kho tiền tiêu huỷ xuất tiền giao sang tổ 2, tổ 3 theo bó tiền đủ 10 thếp, có niêm phong, trên niêm phong ghi đầy đủ các yếu tố.

Điều 11. Quy trình kiểm đếm tiền:

1. Tổ trưởng tổ 2 nhận tiền từ thủ kho tiền tiêu huỷ và giao cho từng kiểm ngân theo bó đủ 10 thếp có niêm phong, trên niêm phong ghi đầy đủ các yếu tố;

2. Kiểm ngân nhận tiền theo bó đủ 10 thếp, có niêm phong, trên niêm phong ghi đầy đủ các yếu tố, ký nhận trên Sổ giao nhận tiền nội bộ tổ 2, tiến hành kiểm đếm tiền, xác định số lượng và kiểm tra chất lượng tiền theo trình tự: cắt dây của bó tiền để kiểm đếm tờ, giữ giấy niêm phong bó tiền cho đến khi đếm song bó tiền đó. Nếu bó tiền đủ số lượng tờ và số tiền, đúng chất lượng và loại tiền thì huỷ giấy niêm phong và đóng bó, niêm phong mới theo quy cách: dùng một tờ tiền để gấp gáy thếp tiền, dùng dây không có mối nối buộc chặt chẽ 2 vòng ngang, 1 vòng dọc bó tiền, dán niêm phong đè nên nút buộc, niêm phong ghi đầy đủ các yếu tố (ngày, tháng, năm kiểm đếm, loại tiền, số tờ, thành tiền, họ tên và chữ ký người kiểm đếm).

Sau khi kiểm đếm bó tiền có thừa, thiếu, lẫn loại, tiền giả thì báo cho tổ trưởng, cán bộ giám sát và người chứng kiến (nếu có) để kiểm tra lại (phúc tra). Khi xác định đúng sự sai sót thì kiểm ngân ghi ở mặt sau của tờ niêm phong các yếu tố: ngày tháng, kết quả kiểm đếm (thừa hay thiếu), lý do (thừa, thiếu tờ, lẫn loại, tiền giả, số tờ, số tiền) và ký tên, yêu cầu cán bộ giám sát và người chứng kiến (nếu có) ký tên, sau đó nộp cho cán bộ theo dõi tiền thừa, thiếu để làm căn cứ lập biên bản, ký xác nhận vào Sổ theo dõi tiền thừa, thiếu trong kiểm đếm.

3. Tổ kiểm đếm được Hội đồng tiêu huỷ tạm ứng một số tiền thuộc kho tiền tiêu huỷ để bù vào các bó tiền thiếu do thiếu tờ, lẫn loại, tiền giả... Số tiền đã tạm ứng phải được quyết toán và tiêu huỷ vào thời điểm cuối cùng khi tiêu huỷ loại tiền cùng mệnh giá.

4. Cuối mỗi ngày làm việc, tổ kiểm đếm phải lập biên bản tổng hợp kết quả kiểm đếm theo mẫu, trong đó xác định tổng số tiền đã kiểm đếm, số tiền gửi lại kho tiêu huỷ, tiền thừa, thiếu, lẫn loại, tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông lẫn vào tiền tiêu huỷ, tiền giả phát hiện qua kiểm đếm có xác nhận của Tổ trưởng tổ giám sát kiểm đếm. Đồng thời, tổng hợp các niêm phong bó tiền có thừa (thiếu), tiền giả của từng chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng, kho bạc nhà nước trên địa bàn tỉnh, thành phố, lập Biên bản kèm theo bảng kê niêm phong và giấy niêm phong bó tiền thừa (thiếu) theo mẫu qui định. Đối với tiền giả lập biên bản riêng và xử lý theo qui định. Số tiền chưa kiểm đếm hoặc chưa giao sang cho tổ cắt huỷ được niêm phong có chữ ký của tổ trưởng, Trưởng phòng tiêu huỷ và gửi vào kho tiền tiêu huỷ.

Điều 12. Quy trình cắt huỷ tiền:

1. Tổ trưởng tổ 3 nhận tiền từ tổ 1 và tổ 2 theo bó đủ 10 thếp có niêm phong, niêm phong ghi đầy đủ các yếu tố.

2. Thực hiện cắt huỷ số tiền đã nhận bằng máy tiêu huỷ chuyên dùng thành phế liệu hoàn toàn. Phế liệu được đóng bao và đưa về địa điểm quy định để thanh lý.

3. Cuối mỗi ngày làm việc phải lập biên bản tiêu huỷ hoàn toàn theo mẫu, có xác nhận của giám sát tổ cắt hủy, số tiển chưa cắt hủy phải được niêm phong, có chữ ký của tổ trưởng, Trưởng phòng tiêu huỷ và gửi vào kho tiền tiêu huỷ.

4. Quy trình vận hành máy tiêu huỷ chuyên dùng do Cục trưởng Cục Phát hành và kho quỹ hướng dẫn thực hiện theo quy định của nhà sản xuất.

Điều 13. Nơi giao nhận, kiểm đếm và cắt huỷ tiền phải riêng biệt, có cửa và khoá chắc chắn; trong giờ giải lao, hết giờ làm việc mọi người đều phải ra ngoài, tổ trưởng là người ra sau cùng và khóa cửa.

Những cán bộ, nhân viên thuộc tổ 1, tổ 2, tổ 3 chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tiền tiêu huỷ được giao quản lý. Những người không thuộc tổ 1, tổ 2, tổ 3 chỉ được tiếp xúc trực tiếp với tiền tiêu huỷ trong trường hợp Hội đồng tiêu huỷ, Hội đồng giám sát tổ chức kiểm tra.

CHƯƠNG IV
XỬ LÝ THỪA THIẾU, KIỂM KÊ, HẠCH TOÁN
VÀ BÁO CÁO THỐNG KÊ

Điều 14. Cuối tháng, cuối đợt tiêu huỷ, căn cứ vào biên bản kiểm đếm, tổng hợp số tiền thừa, thiếu theo địa bàn tỉnh, thành phố, Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước, Hội đồng tiêu hủy gửi bảng tổng hợp, biên bản thừa, thiết, niêm phong bó tiền có thừa (thiếu) cho từng Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố, Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước; gửi Vụ Kế toán - Tài chính bảng tổng hợp số tiền thừa, thiếu, xác định chênh lệch thừa (hoặc chênh lệch thiếu) tiền để làm thủ tục báo cáo có (hoặc báo nợ) cho từng Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố. Việc xử lý kết quả thừa (hoặc thiếu) tiền tại chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước, đối với từng cá nhân có tên trên niêm phong bó tiền thực hiện theo quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước.

Điều 15. Đối với tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành được chọn ra từ tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, cuối đợt tiêu huỷ Hội đồng tiêu huỷ phối hợp với Cục Phát hành và kho quỹ, Vụ Kế toán - Tài chính làm thủ tục xuất kho tiền tiêu huỷ, nhập Quỹ dự trữ phát hành Ngân hàng Nhà nước.

Điều 16.

1. Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông bảo quản trong kho tiền tiêu huỷ được kiểm kê mỗi tháng một lần vào thời điểm cuối ngày làm việc cuối cùng của tháng. Việc kiểm kê do Phó Chủ tịch Hội đồng tiêu huỷ (hoặc uỷ viên Hội đồng tiêu huỷ) phụ trách cụm tiêu huỷ, Trưởng Phòng tiêu huỷ, kế toán tiêu huỷ thực hiện. Kiểm soát viên chứng kiến việc kiểm kê.

2. Biên bản kiểm kê tiền tiêu huỷ gửi Chủ tịch, Phó chủ tịch thường trực Hội đồng tiêu huỷ, phụ trách cụm tiêu huỷ và Hội đồng giám sát tiêu huỷ.

Điều 17. Hội đồng tiêu huỷ lập dự toán thu, chi phục vụ tiêu huỷ tiền theo từng cụm tiêu huỷ; Cục Phát hành và kho quỹ tổng hợp, lập dự toán các khoản thu, chi phục vụ tiêu huỷ tiền theo kế hoạch cả năm gửi Vụ Kế toán - Tài chính để trình Thống đốc Ngân hàng Nhà nước xét duyệt. Các khoản chi phí trong tiêu huỷ tiền, các khoản thu bán phế liệu tiêu huỷ được hạch toán vào chi, thu nghiệp vụ của Ngân hàng Nhà nước.

Điều 18. Việc xuất, nhập tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành từ khi Hội đồng tiêu huỷ tiếp nhận đến khi tiêu huỷ hoàn toàn phải làm đủ thủ tục, giấy tờ, hạch toán kịp thời, đầy đủ, chính xác theo chế độ kế toán hiện hành.

Điều 19. Thủ kho tiền tiêu huỷ phải mở Sổ tổng hợp và Sổ chi tiết theo dõi các loại tiền; mở thẻ kho theo dõi từng loại tiền có liên quan.

Tổ trưởng tổ kiểm đếm, tổ trưởng tổ cắt huỷ phải mở Sổ tổng hợp và Sổ chi tiết theo dõi các loại tiền (nhập, xuất, còn lại) tại từng tổ; báo cáo kết quả kiểm đếm, kết quả tiêu huỷ từng đợt và cả năm.

Việc giao nhận tiền giữa các tổ hoặc tiền chưa kiểm đếm, chưa cắt huỷ hết gửi lại Kho tiền tiêu huỷ đều phải lập Biên bản giao nhận tiền và ghi sổ có liên quan.

Điều 20. Kết thúc tiêu huỷ tiền từng đợt và cả năm, Hội đồng tiêu huỷ tổng hợp số liệu, lập biên bản về kết quả tiêu huỷ hoàn toàn tại 2 địa điểm tiêu huỷ (Kho tiền Trung ương I và Kho tiền Trung ương II), có xác nhận của Hội đồng giám sát tiêu huỷ. Biên bản được lập thành 5 bản: 1 bản gửi Vụ Kế toán - Tài chính, 1 bản gửi Cục Phát hành và kho quỹ, 1bản gửi Hội đồng giám sát tiêu huỷ, 1 bản gửi Hội đồng tiêu huỷ, 1 bản lưu Phòng tiêu huỷ tiền.

Hàng tháng, hàng quý, 6 tháng, 9 tháng và cả năm, Hội đồng tiêu huỷ lập báo cáo tổng hợp số liệu về tiêu huỷ trình Chủ tịch Hội đồng tiêu huỷ và gửi cho Hội đồng giám sát.

Hội đồng tiêu huỷ tiền làm báo cáo tổng kết công tác tiêu huỷ tiền từng đợt và cả năm trình Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, báo cáo tổng kết gồm các nội dung:

- Tổ chức công tác tiêu huỷ;

- Số liệu tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành đã tiêu huỷ thực tế;

- Tình hình chấp hành Quy chế tiêu huỷ tiền, nội quy làm việc;

- Các kiến nghị, đề xuất.

Điều 21. Kết thúc từng đợt tiêu huỷ và cả năm, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước báo cáo Thủ tướng Chính phủ kết quả công tác tiêu huỷ tiền, đồng gửi Bộ Tài chính và Bộ Công an.

CHƯƠNG V
QUYỀN LỢI VÀ TRÁCH NHIỀM CỦA NHỮNG NGƯỜI
THAM GIA CÔNG TÁC TIÊU HUỶ TIỀN

Điều 22. Khi vào làm việc trong kho tiền tiêu huỷ và các phòng giao nhận, kiểm đếm, cắt huỷ, tất cả mọi người tham gia công tác tiêu huỷ tiền phải đeo thẻ, mặc trang phục do Hội đồng tiêu huỷ cấp; không mang theo cặp, túi sách, tiền bạc, tư trang, vật dễ cháy, nổ vào nơi làm việc và phải thực hiện đúng các nội quy làm việc của Chủ tịch Hội đồng tiêu huỷ và Chủ tịch Hội đồng giám sát quy định.

Điều 23. Hội đồng tiêu huỷ và những người tham gia công tác tiêu huỷ tiền được hưởng các chế độ bồi dưỡng tham gia tiêu huỷ, làm thêm giờ, phụ cấp trách nhiệm, bồi dưỡng độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác theo quy định của Nhà nước và của ngành.

Điều 24.

1. Những cán bộ, nhân viên, tập thể làm nhiệm vụ tiêu huỷ tiền có thành tích xuất sắc được Thống đốc Ngân hàng nước quyết định khen thưởng.

2. Cá nhân, tổ công tác vi phạm quy chế này thì tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật. Trường hợp làm thiếu, mất tiền phải bồi thường toàn bộ thiệt hại và bị xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.

Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác tiêu huỷ, nếu tham ô, lợi dụng lấy cắp tài sản thì phải bồi thường 100% giá trị tài sản thiếu và buộc thôi việc; trường hợp nghiêm trọng phải bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

CHƯƠNG VI
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 25.

1. Chủ tịch Hội đồng tiêu huỷ có trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế này.

2. Cục trưởng Cục Phát hành và kho quỹ hướng dẫn việc ghi chép sổ sách, lập báo cáo có liên quan trong công tác tiêu huỷ tiền.

Điều 26. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định.