Quyết định 388/QĐ-BGDĐT 2019 Quy chế Quản lý xử lý tài liệu điện tử

Người thực hiện

Nội dung công việc

Văn thư Bộ

a) Đối với văn bản giấy:

- Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

- Phân loại sơ bộ:

+ Loại không bóc bì: là loại gửi đích danh cho cá nhân và các tổ chức đảng, đoàn thể trong cơ quan Bộ GDĐT;

+ Loại được bóc bì: Tất cả các văn bản còn lại.

- Đối với văn bản không bóc bì: Đăng ký văn bản đến trong Hệ thống E-Office và chuyển nguyên bì đến đích danh cá nhân, tổ chức đảng, đoàn theo Nơi nhận.

- Đối với văn bản được bóc bì:

+ Bóc bì văn bản;

+ Số hóa văn bản, ký số của Bộ GDĐT.

+ Chuyển file văn bản trên Hệ thống E-Office đến các đơn vị giải quyết (văn bản loại I), hoặc thư ký lãnh đạo Bộ (văn bản loại II), hoặc Chánh Văn phòng (văn bản loại III).

Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình, cập nhật, đăng ký và chuyển giao ngay sau khi nhận, đối với những văn bản đến khác, Văn thư cơ quan Bộ cập nhật, đăng ký và chuyển giao trong ngày làm việc, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.

b) Đối với văn bản điện tử:

- Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

- Đăng ký văn bản đến trong Hệ thống E-Office;

- Chuyển file văn bản đính kèm đến trong Hệ thống E-Office đến các đơn vị giải quyết theo quy trình như đối với văn bản giấy (theo các loại I, II, III).

Chánh Văn phòng

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị và nội dung, mức độ quan trọng của văn bản, Chánh Văn phòng cho ý kiến phân phối văn bản, cập nhật vào Hệ thống E-Office các Trường thông tin số 17, 18, 19 Phụ lục IV Quy chế này.

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, Chánh Văn phòng xác định đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp, thời hạn giải quyết văn bản và ý kiến chỉ đạo nội dung giải quyết.

Lãnh đạo Bộ/Thư ký lãnh đạo Bộ

- Sau khi nhận được văn bản đến trên Hệ thống E-Office, thư ký lãnh đạo Bộ trình lãnh đạo Bộ xin ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản.

- Sau khi nhận được ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, thư ký lãnh đạo Bộ cập nhật trên hệ thống và chuyển cho đơn vị xử lý.

Lãnh đạo đơn vị/Văn thư đơn vị

Căn cứ nội dung văn bản, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ và vị trí việc làm của công chức, viên chức trong đơn vị, thủ trưởng đơn vị cho ý kiến xử lý văn bản trong Hệ thống E-Office và chuyển cho:

- Phó trưởng đơn vị (thuộc lĩnh vực phụ trách) để tổ chức thực hiện (nếu cần);

- Công chức, viên chức trong đơn vị chủ trì giải quyết (trường hợp đơn vị được giao chủ trì giải quyết) hoặc phối hợp giải quyết (trường hợp đơn vị được giao phối hợp giải quyết);

- Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết (nếu cần).

Cá nhân

- Thường xuyên cập nhật Hệ thống E-Office để nhận và xử lý văn bản kịp thời, chất lượng, đúng tiến độ;

- Đối với những văn bản được gửi đích danh đã qua đăng ký tại Văn thư cơ quan Bộ:

+ Nếu nội dung mang tính chất cá nhân, báo lại Văn thư đơn vị để cập nhật trên Hệ thống E-Office (phần Ghi chú: Nội dung cá nhân);

+ Nếu nội dung có liên quan đến công việc cơ quan Bộ, báo cáo lãnh đạo đơn vị để phê xử lý văn bản; chuyển văn bản lại Văn thư cơ quan Bộ để số hóa tài liệu và cập nhật trên Hệ thống E-Office.

Cá nhân chủ trì giải quyết:

- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản có trách nhiệm xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đến theo Danh mục hồ sơ của Bộ GDĐT, đơn vị; cập nhật vào Hệ thống trường thông tin số 2.3 Phụ lục IV Quy chế này.

- Căn cứ nội dung văn bản, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị, tiếp nhận và cập nhật trạng thái xử lý cho văn bản trong Hệ thống E-Office;

- Nghiên cứu nội dung văn bản để giải quyết. Trường hợp văn bản yêu cầu phải trả lời thì soạn văn bản trả lời và trình lãnh đạo đơn vị quyết định;

- Tập hợp văn bản liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết lập thành hồ sơ ở dạng dữ liệu điện tử.

Cá nhân phối hợp giải quyết:

Nhận văn bản trong Hệ thống E-Office, nghiên cứu nội dung văn bản để phối hợp giải quyết và gửi kết quả xử lý cho:

- Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo);

- Công chức, viên chức chủ trì giải quyết.

Người thực hiện

Nội dung công việc

Cá nhân

a) Dự thảo văn bản; đưa dự thảo văn bản vào Hệ thống E-Office; dự kiến mức độ “khẩn” (nếu có); xin ý kiến đóng góp; tiếp thu và hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo đơn vị xem xét;

b) Cập nhật vào Hệ thống E-Office các trường thông tin số 4, 9, 10, 12, 15, 17 Phụ lục V Quy chế này.

Lãnh đạo đơn vị

Xem xét, cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung dự thảo, chuyển dự thảo đến Văn thư Bộ/Thư ký Lãnh đạo Bộ

Văn thư Bộ/Thư ký lãnh đạo Bộ

Tiếp nhận bản dự thảo, kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết; chuyển dự thảo về định dạng .pdf (phiên bản 1.4 trở lên) trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản. Việc cập nhật số của văn bản; ngày, tháng, năm văn bản; tên Bộ GDĐT, đơn vị ban hành văn bản; số trang văn bản; mã định danh cơ quan, tổ chức nhận văn bản vào các trường thông tin số 5, 7, 8, 11, 14.1 Phụ lục V Quy chế này được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống E-Office.

Người/Đơn vị thực hiện

Nội dung công việc

Đối với văn bản giấy

Đối với văn bản điện tử

Lãnh đạo Bộ

1. Đối với hồ sơ trình có nội dung báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo: dùng hoàn toàn văn bản điện tử, không dùng văn bản giấy.

2. Đối với hồ sơ trình xin ủy quyền ký văn bản hoặc trình lãnh đạo Bộ ký văn bản: tất cả các khâu dùng văn bản điện tử, trừ khâu cuối cùng in văn bản giấy trình lãnh đạo Bộ song song với văn bản điện tử.

Ký ban hành văn bản ký số trên văn bản điện tử theo quy định tại Điều 11 Quy chế này, chuyển văn thư Bộ để làm thủ tục phát hành văn bản.

Lưu ý: Đơn vị xác định độ Mật của văn bản, trình Lãnh đạo đơn vị quyết định.

Văn thư Bộ

1. Thực hiện số hóa văn bản giấy theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 5 Quy chế này

2. Ký số của Bộ GDĐT, đơn vị theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 5 Quy chế này và phát hành văn bản số hóa.

1. Cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của Hệ thống E-Office; in và đóng dấu để lưu tại văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải phát hành đến các đối tượng:

a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử;

b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của pháp luật.

2. Ký số của Bộ GDĐT, đơn vị theo quy định tại Điều 11 Quy chế này và phát hành văn bản điện tử.

3. Cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin số 6, 13, 14.2, 16 Phụ lục V Quy chế này.

4. Lưu văn bản điện tử trong Hệ thống E-Office.

Lưu ý: Văn bản khẩn, hỏa tốc phải được phát hành ngay sau khi nhận được trên Hệ thống E-Office; đối với những văn bản khác, Văn thư Bộ làm thủ tục phát hành trong thời hạn 01 ngày làm việc, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.

STT

Trường thông tin

Tên

(viết tắt tiếng Anh)

Kiểu dữ liệu

Độ dài

1

Mã định danh văn bản

DocCode

String

25

2

Mã hồ sơ

FileCode

String

40

2.1

Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ

Organld

String

13

2.2

Năm hình thành hồ sơ

FileCatalog

Number

4

2.3

Số và ký hiệu hồ sơ

FileNotation

String

20

3

Số thứ tự văn bản trong hồ sơ

DocOrdinal

Number

3

4

Tên loại văn bản

TypeName

String

100

5

Số của văn bản

CodeNumber

String

11

6

Ký hiệu của văn bản

CodeNotation

String

30

7

Ngày, tháng, năm văn bản

IssuedDate

Date

10

8

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

OrganName

String

200

9

Trích yếu nội dung

Subject

String

500

10

Ngôn ngữ

Language

String

30

11

Số trang của văn bản

PageAmount

Number

3

12

Ghi chú

Description

String

500

13

Ngày, tháng, năm đến

ArrivalDate

Date

10

14

Số đến

ArrivalNumber

Number

10

15

Chức vụ, họ tên người ký

Signerlnfo

15.1

Chức vụ của người ký văn bản

Position

String

100

15.2

Họ và tên người ký văn bản

FullName

String

50

16

Mức độ khẩn

Priority

Number

1

17

Đơn vị hoặc người nhận

ToPlaces

String

1000

18

Ý kiến phân phối, chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản

TraceHeaderList

LongText

19

Thời hạn giải quyết

DueDate

Date

10

STT

Trường thông tin

Tên

(viết tắt tiếng Anh)

Kiểu dữ liệu

Độ dài

1

Mã định danh văn bản

DocCode

String

25

2

Mã hồ sơ

FileCode

2.1

Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ

Organld

String

13

2.2

Năm hình thành hồ sơ

FileCatalog

Number

4

2.3

Số và ký hiệu hồ sơ

FileNotation

String

20

3

Số thứ tự văn bản trong hồ sơ

DocOrdinal

Number

3

4

Tên loại văn bản

TypeName

String

100

5

Số của văn bản

CodeNumber

String

11

6

Ký hiệu của văn bản

CodeNotation

String

30

7

Ngày, tháng, năm văn bản

IssuedDate

Date

10

8

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

OrganName

String

200

9

Trích yếu nội dung

Subject

String

500

10

Ngôn ngữ

Language

String

30

11

Số trang của văn bản

PageAmount

Number

3

12

Ghi chú

Description

String

500

13

Chức vụ, họ tên người ký

Signerlnfo

13.1

Chức vụ của người ký văn bản

Position

String

100

13.2

Họ và tên người ký văn bản

FullName

String

50

14

Nơi nhận

To

14.1

Mã định danh của cơ quan, tổ chức nhận văn bản

Organld

String

13

14.2

Tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản

OrganName

String

200

15

Mức độ khẩn

Priority

Number

1

16

Số lượng bản phát hành

IssuedAmount

Number

3

17

Hạn trả lời văn bản

DueDate

Date

10