Thông tư 23/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư từ nguồn vốn ngân sách nhà nước

Thuộc tính

Nội dung

Tiếng Anh

Lược đồ

Tải về

thuộc tính Thông tư 23/2002/TT-BTC

Thông tư 23/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư từ nguồn vốn ngân sách nhà nước

Cơ quan ban hành:	Bộ Tài chính
Số công báo:	Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Số công báo. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!
Số hiệu:	23/2002/TT-BTC
Ngày đăng công báo:	Đang cập nhật
Loại văn bản:	Thông tư
Người ký:	Vũ Văn Ninh
Ngày ban hành:	20/03/2002
Ngày hết hiệu lực:	Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Ngày hết hiệu lực. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!
Áp dụng:	Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản để xem Ngày áp dụng. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!
Tình trạng hiệu lực:	Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Tình trạng hiệu lực. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!
Lĩnh vực:	Đầu tư

TÓM TẮT VĂN BẢN

Nội dung tóm tắt đang được cập nhật, Quý khách vui lòng quay lại sau!

tải Thông tư 23/2002/TT-BTC

Thông tư 23/2002/TT-BTC DOC (Bản Word)

LuatVietnam.vn độc quyền cung cấp bản dịch chính thống Công báo tiếng Anh của Thông Tấn Xã Việt Nam.

Tình trạng hiệu lực: Đã biết

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 23/2002/TT-BTC NGÀY 20 THÁNG 3 NĂM 2002 HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

TỪ NGUỒN VỐN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC

- Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước ngày 20 tháng 3 năm 1996, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ngân sách Nhà nước ngày 20 tháng 5 năm 1998 và các văn bản hướng dẫn luật hiện hành;

- Căn cứ Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 của Chính phủ; Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày 05/5/2000 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 của Chính phủ;

Bộ Tài chính hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư từ nguồn vốn Ngân sách nhà nước tại đơn vị chủ đầu tư như sau:

PHẦN I

QUY ĐỊNH CHUNG

1- Chi phí quản lý dự án đầu tư là toàn bộ chi phí cần thiết do chủ đầu tư sử dụng để thực hiện nhiệm vụ quản lý trong suốt quá trình đầu tư của dự án.

Chi phí quản lý dự án đầu tư ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư là những khoản chi phục vụ công tác quản lý đối với các nội dung công việc trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư được xác định trên cơ sở khối lượng công việc phù hợp với yêu cầu quản lý và quy mô của dự án, đảm bảo chế độ tài chính hiện hành, được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Chi phí quản lý dự án đầu tư ở giai đoạn thực hiện dự án và giai đoạn kết thúc đầu tư là những khoản chi phục vụ công tác quản lý đối với các nội dung công việc trong giai đoạn thực hiện dự án và giai đoạn kết thúc đầu tư, được xác định trên cơ sở định mức chi phí ban quản lý dự án theo hướng dẫn của Bộ Xây dựng, được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2- Tất cả các đơn vị được cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ quản lý dự án đầu tư (sau đây gọi tắt là Chủ đầu tư, hoặc BQLDA) của các dự án có sử dụng vốn đầu tư thuộc nguồn vốn NSNN phải sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư đúng mục đích, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và hiệu quả theo chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước và các quy định cụ thể tại Thông tư này.

3- Cơ quan tài chính: Sở Tài chính - Vật giá đối với các dự án do cấp tỉnh, thành phố quản lý; Phòng Tài chính đối với các dự án do cấp quận, huyện quản lý; Vụ (Ban, Phòng) Tài chính đối với các dự án do các Bộ, ngành, cơ quan trung ương, các Tổng công ty 90, 91, các công ty độc lập quản lý, sau đây gọi tắt là Cơ quan tài chính thực hiện quản lý chi phí quản lý dự án đầu tư đối với dự án thuộc nguồn vốn NSNN của các chủ đầu tư trong phạm vi quản lý của mình từ khâu hướng dẫn lập, thẩm định, phê duyệt dự toán, kiểm tra việc chấp hành và phê duyệt quyết toán theo quy định tại Thông tư này.

4- Đối với các dự án thuộc cấp xã quản lý, chủ đầu tư (BQLDA) không phải lập và duyệt dự toán chi tiết nhưng phải quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án theo đúng nội dung quy định tại Mục I, Mục II, Phần II của Thông tư này và quyết toán chi phí quản lý dự án cùng với quyết toán dự án hoàn thành theo quy định.

PHẦN II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

I. KINH PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN:

Kinh phí quản lý dự án nằm trong tổng dự toán của dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt bao gồm:

1. Chi cho các hoạt động quản lý dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư theo dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2. Chi phí quản lý dự án trong giai đoạn thực hiện dự án và kết thúc dự án theo định mức quy định tại Thông tư hướng dẫn việc lập và quản lý chi phí xây dựng công trình thuộc các dự án đầu tư hiện hành của Bộ Xây dựng.

3. Trường hợp chủ đầu tư (BQLDA) được phép của cấp có thẩm quyền tự thực hiện kiêm nhiệm một số công tác tư vấn về đầu tư xây dựng của dự án như: Lập hồ sơ mời thầu, phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu, giám sát kỹ thuật thi công, giám sát lắp đặt thiết bị thì được tính các chi phí tư vấn nói trên theo quy định hiện hành của Bộ Xây dựng.

4. Trường hợp chủ đầu tư (BQLDA) tự thực hiện công tác đền bù, giải phóng mặt bằng thì được tính chi phí phục vụ đền bù, giải phóng mặt bằng theo dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

5. Trường hợp chủ đầu tư (BQLDA) tự thực hiện công tác tiếp nhận, bảo quản (bao gồm cả bảo vệ và bảo dưỡng) vật tư, thiết bị của dự án thì được tính chi phí nhân công và các khoản chi phục vụ cho công tác nói trên theo dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

II. NỘI DUNG CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN:

Nội dung chi phí quản lý dự án từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc dự án gồm có:

1. Tiền lương: Lương ngạch bậc theo quỹ lương được giao; lương hợp đồng dài hạn (Đối với các cá nhân được hưởng lương từ dự án theo quyết định của cấp có thẩm quyền);

2. Tiền công: Tiền công theo hợp đồng vụ việc;

3. Các khoản phụ cấp lương: Chức vụ, trách nhiệm, khu vực, thu hút, đắt đỏ, thêm giờ, độc hại, nguy hiểm, lưu động, phụ cấp đặc biệt của ngành (đối với các cá nhân được hưởng lương từ dự án theo quyết định của cấp có thẩm quyền).

4. Tiền thưởng: Thưởng thường xuyên, thưởng đột xuất (nếu có).

5. Phúc lợi tập thể: Trợ cấp khó khăn thường xuyên; Trợ cấp khó khăn đột xuất; Trợ cấp khác (nếu có).

6. Các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, trích nộp khác (Đối với các cá nhân được hưởng lương từ dự án theo quyết định của cấp có thẩm quyền).

7. Chi thanh toán dịch vụ công cộng: Thanh toán tiền điện sinh hoạt, tiền nước sinh hoạt, mua nhiên liệu, thanh toán vệ sinh môi trường, thanh toán khác.

8. Vật tư văn phòng: Dụng cụ văn phòng, sách và tài liệu dùng cho chuyên môn, văn phòng phẩm;

9. Thông tin liên lạc: Cước phí điện thoại, bưu chính, fax...

10. Hội nghị: Tài liệu, bồi dưỡng giảng viên, vé tàu xe máy bay; thuê hội trường, phòng ngủ...

11. Công tác phí: Vé tàu, xe, máy bay, phụ cấp lưu trú, phòng ngủ.

12. Chi thuê mướn: Phương tiện đi lại, nhà làm việc, thuê đất, thuê thiết bị phục vụ các loại, thuê đào tạo lại cán bộ...

13. Đoàn ra: Vé máy bay, tiền ăn ở, tiêu vặt, lệ phí hải quan...

14. Chi sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn tài sản của ban quản lý như: Ô tô, mô tô, xe chuyên dùng, trụ sở làm việc,...

15. Chi phục vụ công tác chuyên môn: Vật tư, trang thiết bị chuyên dùng không phải TSCĐ, bảo hộ lao động, khác;

16. Mua sắm tài sản phục vụ quản lý: Phương tiện phòng cháy chữa cháy, máy tính, phần mềm máy tính.

17. Trích nộp ban quản lý cấp trên (nếu có)

18. Các chi khác: Nộp phí, lệ phí, tiếp khách,...

III. LẬP DỰ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN:

Căn cứ đặc điểm quản lý dự án hiện nay, chia thành 2 nhóm quản lý dự án như sau:

- Nhóm I: Gồm có các Ban quản lý chuyên ngành; Ban quản lý khu vực; Ban quản lý dự án quan trọng thành lập theo Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành được trực tiếp hưởng lương từ nguồn kinh phí quản lý dự án.

- Nhóm II: Gồm các chủ đầu tư, Ban quản lý dự án khác với quy định ở nhóm I nói trên.

1. Đối với Nhóm I: Hàng năm, căn cứ kế hoạch đầu tư XDCB được giao, chủ đầu tư (BQLDA) lập dự toán chi phí quản lý dự án theo hướng dẫn tại Phụ lục số I kèm theo Thông tư này, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2. Đối với Nhóm II: Khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi, đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư đồng thời lập và trình duyệt chi phí quản lý dự án ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư.

Sau khi có quyết định đầu tư, dự án đầu tư được ghi kế hoạch vốn và triển khai thực hiện dự án, chủ đầu tư tiến hành lập dự toán chi phí quản lý dự án ở giai đoạn thực hiện đầu tư, lập dự toán các chi phí theo quy định ở các Điểm 3, 4, 5, Mục I, Phần II của Thông tư này (nếu có), trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Việc lập và trình duyệt dự toán nói trên chỉ thực hiện một lần cho toàn bộ quá trình thực hiện dự án; trường hợp điều chỉnh dự toán phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Tổng dự toán chi phí quản lý của tất cả các dự án phân bổ theo niên độ để xác định mức trích cho phép hàng năm đối với các Ban quản lý dự án thuộc Nhóm I; Dự toán chi phí quản lý của từng dự án đối với Nhóm II tối đa không được vượt so với tỷ lệ quy định về chi phí quản lý dự án hiện hành của Nhà nước.

IV. CHẤP HÀNH

1. Dự toán chi phí quản lý dự án hàng năm (đối với Nhóm I); dự toán chi phí quản lý của toàn bộ dự án (đối với Nhóm II) sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, cơ quan phê duyệt gửi đến chủ đầu tư (BQLDA), cơ quan thanh toán vốn đầu tư để thực hiện. Kiểm soát thanh toán theo dự toán được duyệt, đúng chế độ quản lý tài chính hiện hành.

2. Xử lý trường hợp thu tiền bán hồ sơ mời thầu: Mức thu bán hồ sơ mời thầu phải chấp hành quy định của Quy chế đấu thầu hiện hành; chi phí cho việc tổ chức đấu thầu không được lớn hơn kinh phí thu được do bán hồ sơ mời thầu; phần còn lại của kinh phí thu được do bán hồ sơ mời thầu sau khi quyết toán các chi phí cần thiết cho việc tổ chức đấu thầu, chủ đầu tư nộp Ngân sách Nhà nước.

3. Xử lý một số trường hợp đối với Nhóm I:

a) Trường hợp vào đầu năm ngân sách, dự toán chi phí quản lý dự án chưa được phê duyệt thì chủ đầu tư (BQLDA) có văn bản đề nghị cơ quan kiểm soát thanh toán tạm ứng kinh phí để chi cho các nghiệp vụ sau:

+ Chi lương và các khoản có tính chất tiền lương;

+ Chi nghiệp vụ phục vụ công tác quản lý dự án đầu tư.

Mức tạm ứng hàng tháng tối đa không quá mức chi trong tháng của năm trước. Chủ đầu tư (BQLDA) có trách nhiệm làm thủ tục thanh toán và hoàn trả tạm ứng ngay sau khi được giao dự toán.

b) Trường hợp được cấp trên hỗ trợ kinh phí đột xuất thì chủ đầu tư được phép bổ sung nguồn kinh phí để chi phí cho con người.

c) Các BQLDA thuộc nhóm I có thể áp dụng hệ số tăng thêm tiền lương tối thiểu theo Thông tư số 32/1999/TT-LĐTBXH ngày 23/12/1999 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện Quyết định số 198/1999/QĐ-TTg ngày 30/9/1999 của Thủ tướng Chính phủ về tiền lương đối với các Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng với nguyên tắc:

+ Khi áp dụng hệ số tăng thêm tiền lương tối thiểu để lập quỹ lương không làm tăng thêm chi phí quản lý dự án theo quy định hiện hành của Bộ Xây dựng;

+ Tổng dự toán chi phí quản lý dự án năm kế hoạch nằm trong phạm vi mức trích cho phép theo quy định tại Tiết 2, Điểm I, Phụ lục số I kèm theo Thông tư này.

d) Trường hợp BQLDA cho thuê tài sản của BQLDA thì phải nộp 100% số tiền thu được vào NSNN.

V. KIỂM TRA:

Hàng năm, Sở Tài chính- Vật giá các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Tài chính các quận, huyện; Vụ (Ban) Tài chính – Kế toán thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan Trung ương của các đoàn thể, các Tổng cục; Ban Tài chính (hoặc tương đương) thuộc các Tổng Công ty (90, 91), các Công ty độc lập tổ chức kiểm tra việc quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án tại các đơn vị chủ đầu tư thuộc phạm vi quản lý của mình để kịp thời uốn nắn các sai phạm trong quá trình quản lý dự án của các chủ đầu tư, các ban quản lý dự án.

VI. QUYẾT TOÁN:

- Khi kết thúc kế hoạch hàng năm (đối với Nhóm I) và khi dự án hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng (đối với cả hai Nhóm), chủ đầu tư (BQL dự án) phải lập báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Phương pháp lập, thẩm tra và phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư thực hiện theo hướng dẫn taị Phụ lục số II kèm theo Thông tư này.

VII. CẤP CÓ THẨM QUYỀN PHÊ DUYỆT DỰ TOÁN, QUYẾT TOÁN:

Cấp có thẩm quyền phê duyệt dự toán, quyết toán chi phí quản lý dự án quy định như sau:

- Đối với các dự án thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan Trung ương của các đoàn thể, Tổng cục quản lý do Vụ Tài chính - Kế toán thẩm định dự toán, thẩm tra và phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án;

- Đối với các dự án thuộc các Tổng Công ty (90, 91), các Công ty độc lập quản lý do Ban Tài chính - Kế toán (hoặc cấp tương đương) thẩm định dự toán, thẩm tra và phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án;

- Đối với các dự án thuộc UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quản lý do Sở Tài chính - Vật giá thẩm định dự toán, thẩm tra và phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án;

- Đối với các dự án thuộc các quận, huyện quản lý do Phòng Tài chính quận, huyện thẩm định dự toán, thẩm tra và phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án;

VIII. PHÂN BỔ CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN:

Đối với Nhóm I: Hàng năm căn cứ thông báo phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án năm, chủ đầu tư (BQLDA) thực hiện việc phân bổ chi phí quản lý cho các dự án thành phần theo nguyên tắc:

+ Đối với các chi phí cho công tác tư vấn, đền bù, tiếp nhận và bảo quản vật tư thiết bị của dự án nào thì phân bổ trực tiếp cho dự án đó;

+ Phần chi phí quản lý chung sẽ phân bổ theo tỷ lệ tương ứng với khối lượng hoàn thành trong năm của các dự án thành phần.

+ Giá trị phân bổ chi phí quản lý hàng năm của dự án được tổng hợp vào giá trị quyết toán vốn đầu tư của từng dự án thành phần khi quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành.

IX. TRÁCH NHIỆM:

1- Trách nhiệm của chủ đầu tư (BQLDA):

- Lập và quản lý hồ sơ dự toán, quyết toán chi phí quản lý dự án và các chi phí khác (nếu có, theo quy định ở các Điểm 3, 4, 5, Mục I, Phần II của Thông tư này) theo năm kế hoạch đúng thời gian và nội dung quy định tại Thông tư này; đồng thời chịu trách nhiệm về tính chính xác đối với số liệu, tính pháp lý đối với hồ sơ;

- Chấp hành đầy đủ các nội dung trong quyết định giao dự toán và thông báo phê duyệt quyết toán năm của cơ quan phê duyệt;

- Đối chiếu với cơ quan kiểm soát thanh toán về số vốn đã được thanh toán;

- Cung cấp đầy đủ tài liệu có liên quan đến dự toán, quyết toán năm theo yêu cầu của cơ quan phê duyệt;

- Định kỳ 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng tự đánh giá tình hình thực hiện dự toán, qua đó rút kinh nghiệm để thực hiện quản lý có hiệu quả.

2- Trách nhiệm của cơ quan thẩm tra, phê duyệt:

- Thực hiện việc quản lý chi phí quản lý dự án đầu tư và các chi phí khác của dự án (nếu có, theo quy định ở các Điểm 3, 4, 5, Mục I, Phần II của Thông tư này) đối với các Chủ đầu tư (BQLDA) thuộc phạm vi quản lý của mình từ khâu hướng dẫn lập dự toán, thẩm định, phê duyệt quyết toán;

- Hướng dẫn các chủ đầu tư (BQLDA) triển khai thực hiện chi phí quản lý dự án đầu tư và quyết toán năm.

- Tổ chức duyệt dự toán, duyệt quyết toán theo nội dung yêu cầu;

- Trong quá trình thẩm tra xét duyệt quyết toán, cơ quan thẩm tra, phê duyệt có quyền xuất toán, thu hồi hoặc quy trách nhiệm bồi thường các khoản chi sai chế độ, không có trong nội dung dự toán được duyệt; đồng thời yêu cầu các chủ đầu tư (BQLDA) chấp hành nộp ngân sách nhà nước các khoản thu nộp theo quy định.

- Chịu trách nhiệm về kết quả thẩm tra dự toán và quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư;

3- Trách nhiệm của cơ quan kiểm soát thanh toán:

- Kiểm soát cấp phát, thanh toán chi phí quản lý dự án đầu tư theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước;

- Kiểm tra, đối chiếu, xác nhận số vốn đã thanh toán đối với các chủ đầu tư (BQLDA) khi báo cáo quyết toán;

- Có nhận xét, đánh giá, kiến nghị với cơ quan thẩm tra, phê duyệt về các nội dung: Chấp hành việc chi tiêu theo chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước đối với các nội dung mà chủ đầu tư đã thực hiện;

4- Trách nhiệm của cấp trên Chủ đầu tư:

- Hướng dẫn các chủ đầu tư (BQLDA) thuộc phạm vi quản lý của mình quản lý và sử dụng chi phí quản lý dự án theo quy định tại Thông tư này.

- Phối hợp với cơ quan thẩm tra thực hiện thẩm tra quyết toán năm của chủ đầu tư (BQLDA) thuộc phạm vi quản lý của mình;

- Tạo điều kiện pháp lý để chủ đầu tư (BQLDA) thu hồi phần vốn đã thanh toán vượt giá trị quyết toán được duyệt;

5- Trách nhiệm của các Bộ, ngành, địa phương:

- Thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện việc chi phí khác và chi phí quản lý dự án của các chủ đầu tư (BQLDA);

- Có biện pháp và hình thức xử lý kỷ luật thích đáng đối với các chủ đầu tư (BQLDA) vi phạm nghiêm trọng trong việc thực hiện quản lý dự án đầu tư.

PHẦN III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Thông tư này có hiệu lực thi hành thống nhất trong cả nước sau 15 ngày kể từ ngày ký. Các dự án đã và đang thực hiện trước thời gian có hiệu lực của Thông tư này không phải duyệt lại dự toán chi phí quản lý dự án mà chỉ thực hiện quyết toán chi phí quản lý dự án theo niên độ hoặc khi kết thúc dự án theo quy định tại Thông tư này.

PHỤ LỤC SỐ I

HƯỚNG DẪN LẬP, TRÌNH DUYỆT DỰ TOÁN

CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

(Kèm theo Thông tư hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư từ

nguồn vốn NSNN số 23/2002/TT-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2002 của Bộ Tài chính)

I. LẬP DỰ TOÁN:

1. Căn cứ lập dự toán chi phí quản lý dự án đầu tư bao gồm:

+ Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư;

+ Quyết định thành lập BQLDA;

+ Quyết định giao kế hoạch đầu tư XDCB năm;

+ Các văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép chủ đầu tư (BQLDA) thực hiện một số công tác tư vấn: Lập hồ sơ mời thầu, phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu, giám sát kỹ thuật thi công, giám sát lắp đặt thiết bị.

+ Văn bản cho phép chủ đầu tư (BQLDA) tự thực hiện công tác đền bù, giải phóng mặt bằng; tự thực hiện công tác tiếp nhận, bảo quản (bao gồm cả bảo vệ và bảo dưỡng) vật tư, thiết bị của dự án và dự toán được có thẩm quyền phê duyệt của các công tác nói trên kèm theo.

2. Xác định mức trích cho phép:

Căn cứ Tổng dự toán được duyệt của từng dự án được giao quản lý, văn bản giao nhiệm vụ của cấp có thẩm quyền; chủ đầu tư (BQLDA) xác định mức trích của từng nhiệm vụ theo từng dự án để tổng hợp nguồn kinh phí được trích theo Biểu số 01/DTBQL; đây là mức trích tối đa để chủ đầu tư (BQLDA) thực hiện nhiệm vụ quản lý dự án:

+ Chi phí Quản lý dự án giai đoạn CBĐT (theo dự toán được duyệt),

+ Chi phí Quản lý dự án giai đoạn THDA (theo quy định),

+ Giám sát kỹ thuật thi công, lắp đặt thiết bị (theo quy định),

+ Lập hồ sơ mời thầu (theo quy định),

+ Phân tích, đánh giá hồ sơ dự thầu (theo quy định),

+ Phục vụ công tác đền bù, giải phóng mặt bằng (theo dự toán được duyệt),

+ Thực hiện công tác tiếp nhận, bảo quản vật tư, thiết bị (theo dự toán được duyệt),

+ Khác (theo dự toán được duyệt).

3. Xác định nội dung chi phí cần thiết để lập dự toán:

Căn cứ vào hình thức và đặc điểm quản lý dự án, đối chiếu với 2 nhóm theo quy định tại Mục III, Phần II của thông tư này để xác định nội dung chi phí cho phép áp dụng lập dự toán chi phí quản lý dự án như sau:

3-1. Đối với Nhóm I: Nội dung chi phí quản lý dự án bao gồm các khoản: Từ 01 đến 18 theo quy định tại Mục II, Phần II trên đây (Biểu số 02/A-DTBQL).

Việc xác định quỹ tiền lương cho cán bộ quản lý dự án phải đảm bảo đúng biên chế được duyệt của cấp có thẩm quyền (Biểu số 03/DTBQL) và kế hoạch tăng giảm biên chế theo năm kế hoạch (Biểu số 04/DTBQL)

3-2. Đối với Nhóm II: Nội dung chi phí quản lý dự án bao gồm các khoản: 2; 7; 8; 9; 10; 11; 12; 13; 15; 18 theo quy định tại Mục II, Phần II trên đây (Biểu số 02/B-DTBQL).

4. Hồ sơ, mẫu biểu:

- Tờ trình xin phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án;

- Biểu số 01/DTBQL: Tổng hợp nguồn kinh phí được trích;

- Biểu số 02A/DTBQL: Dự toán chi phí quản lý dự án theo niên độ (đối với BQLDA thuộc nhóm I);

- Biểu số 02B/DTBQL: Dự toán chi phí quản lý của toàn bộ dự án (đối với BQLDA thuộc nhóm II);

- Biểu số 03/DTBQL: Bảng kê danh sách công chức, viên chức và tiền lương thực hiện đến cuối năm;

- Biểu số 04/DTBQL: Kế hoạch tăng giảm số lượng công chức viên chức theo từng ngạch bậc và quỹ lương tương ứng năm;

- Bản sao các tài liệu: Quyết định giao kế hoạch đầu tư XDCB năm; Văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép chủ đầu tư (BQLDA) thực hiện một số công tác tư vấn, tự thực hiện công tác đền bù giải phóng mặt bằng, tiếp nhận và bảo quản vật tư - thiết bị.

* Yêu cầu về hồ sơ:

- Hồ sơ dự toán chi phí quản lý của chủ đầu tư (BQL dự án) phải được lập đầy đủ nội dung theo yêu cầu được quy định tại điểm I trên đây. Số liệu trong biểu mẫu phải rõ ràng không tẩy xoá, thuyết minh dễ hiểu.

- Hồ sơ dự toán chi phí quản lý dự án phải đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng, chủ đầu tư (trưởng ban quản lý dự án).

- Chủ đầu tư (BQL dự án) chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu và các vấn đề đã nêu trong hồ sơ dự toán.

II. PHÊ DUYỆT DỰ TOÁN:

Căn cứ hồ sơ dự toán do chủ đầu tư gửi đến, cơ quan tài chính thẩm định theo các nội dung sau:

+ Thẩm định tính pháp lý của hồ sơ dự toán (thuyết minh, các báo cáo theo mẫu biểu,...) có đảm bảo các quy định của Nhà nước về các mặt thời gian, hình thức và tính pháp lý.

+ Thẩm định sự phù hợp của các nội dung ghi trong dự toán với các tiêu chuẩn, định mức và chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước.

Bộ phận chức năng của cơ quan tài chính phải có báo cáo kết quả thẩm định theo các nội dung trên với người có thẩm quyền để quyết định giao dự toán. Quyết định giao dự toán theo Mẫu biểu số 05/QĐ-GDT, được lập thành 05 bản (Cơ quan ra quyết định 02b, Cơ quan thanh toán 01b, Chủ đầu tư 02b).

III. THỜI GIAN LẬP, PHÊ DUYỆT DỰ TOÁN:

Trong khoảng thời gian tối đa 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo kế hoạch đầu tư, chủ đầu tư (BQLDA) lập dự toán chi phí quản lý dự án đầu tư gửi đến cơ quan tài chính để phê duyệt;

Trong khoảng thời gian tối đa 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ dự toán do chủ đầu tư (BQLDA) gửi đến, cơ quan tài chính có trách nhiệm thẩm định, phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án đầu tư để chủ đầu tư (BQLDA) triển khai thực hiện.

Tên đơn vị

..............

Phụ lục số I. Biểu 01/DTBQL

(Ban hành kèm theo TT số 23/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính)

XÁC ĐỊNH MỨC CHI HOẠT ĐỘNG CỦA CHỦ ĐẦU TƯ (BQLDA) THEO NĂM

(Dùng cho Ban quản lý dự án thuộc nhóm I)

Số

Nội dung

Tổng dự toán được duyệt

Kế hoạch đầu tư năm

Số kinh phí được trích

Tổng số

Trong đó

Tổng số

Trong đó

Tổng số

Trong đó

Xây lắp

Thiết bị

Xây lắp

Thiết bị

Số đã sử dụng luỹ kế từ KC đến năm KH

Số dự kiến tính trong năm KH

Tổng số (A+B+C+D)

Theo định mức chi BQLDA

Dự án 1

Dự án 2

…

Theo định mức chi phí tư vấn đầu tư và xây dựng

Tư vấn lập HS mời thầu và P.tích đánh giá HS dự thầu

Dự án 1

Dự án 2

…

Tư vấn giám sát thi công và lắp đặt thiết bị

Dự án 1

Dự án 2

…

III

Tư vấn khác

Dự án 1

Dự án 2

…

Chi phí phục vụ đền bù, giải phóng mặt bằng

Dự án 1

Dự án 2

…

Chi phí thực hiện tiếp nhận thiết bị, vật tư

Dự án 1

Dự án 2

…

Người lập biểu

Kế toán trưởng

Ngày tháng năm 200..

Thủ trưởng đơn vị

Tên đơn vị

..............

Phụ lục số I. Biểu 02/A-DTBQL

(Ban hành kèm theo TT số 23/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính)

DỰ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN NĂM....

(Dùng cho Ban quản lý dự án thuộc nhóm I)

Số TT

Nội dung chi

Dự toán được duyệt

Ước thực hiện chi dự toán năm

Dự toán chi năm kế hoạch

Ghi chú

Tổng số

Tiền lương

Tiền công

…

Chi khác

Dự phòng

Người lập biểu

Kế toán trưởng

Ngày tháng năm 200..

Thủ trưởng đơn vị

Phụ lục I. Biểu số 02 B/DT-BQL

(Ban hành kèm theo Thông tư số: 23/2002/ TT-BTC của Bộ Tài chính)

DỰ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

(Dùng cho chủ đầu tư ( BQL) thuộc Nhóm II)

Dự án:........................................................

Chủ đầu tư:................................................

Nội dung

Thành tiền

Ghi chú

I. Nguồn được trích theo dự án:

II. Nội dung chi:

1. Tiền công

2. Thanh toán dịch vụ công cộng

3. Vật tư văn phòng

4. Thông tin, liên lạc

5. Hội nghị

6. Công tác phí

7. Chi thuê mướn

8. Chi đoàn ra

9. Chi phục vụ công tác chuyên môn

10. Các chi khác

11. Dự phòng

Tổng cộng:

Người lập dự toán

Kế toán trưởng

Ngày... tháng... năm...

Thủ trưởng đơn vị

(Ký tên, đóng dấu)

Tên đơn vị

..........

Phụ lục số I. Biểu 03/DTBQL

(Ban hành kèm theo TT số 23/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính)

BẢNG KÊ DANH SÁCH CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ TIỀN LƯƠNG THỰC HIỆN ĐẾN CUỐI NĂM...

(Dùng cho Ban quản lý dự án thuộc nhóm I)

Số TT

Họ và tên

Lương ngạch bậc đang hưởng

Phụ cấp lương

Tổng quỹ tiền lương

và phụ cấp

Ghi chú

Mã số ngạch

Hệ số lương

Tiền lương ngạch bậc

Hệ số phụ cấp

Phụ cấp làm đêm, Thêm giờ

Cộng tiền PC lương

Tiền lương ngạch bậc

Phụ cấp lương

Tổng số

Chức vụ

Khu vực

...

Cộng hệ số phụ cấp

...

Tổng số

Người lập biểu

Kế toán trưởng

Ngày tháng năm 200..

Thủ trưởng đơn vị

Tên đơn vị

..........

Phụ lục số I. Biểu 04/DTBQL

(Ban hành kèm theo TT số 23/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính)

KẾ HOẠCH TĂNG, GIẢM SỐ LƯỢNG CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

THEO TỪNG NGẠCH VÀ QUỸ LƯƠNG TƯƠNG ỨNG NĂM...........

(Dùng cho Ban quản lý dự án thuộc nhóm I)

Mã số ngạch

Dự kiến tăng

Dự kiến giảm

Ghi chú

Biên chế tăng

Quỹ lương tăng

Biên chế giảm

Quỹ lương giảm

Tổng số tăng

Trong đó

Tổng số giảm

Trong đó

Tuyển mới

Nơi khác đến

...

Nghỉ hưu

Chuyển nơi khác

...

Tổng số

Người lập biểu

Kế toán trưởng

Ngày tháng năm 200..

Thủ trưởng đơn vị

Phụ lục số 1. Mẫu số 05/QĐ- GDT

(Ban hành kèm theo Thông tư số 23/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính)

CƠ QUAN PHÊ DUYỆT

Số: /QĐ- GDT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

............., ngày tháng năm

QUYẾT ĐỊNH CỦA...........

V/v giao dự toán chi phí quản lý dự án đầu tư

CƠ QUAN PHÊ DUYỆT

Căn cứ Quyết định số.......... ngày tháng tháng năm của..... về việc giao nhiệm vụ cho.......................... làm chủ đầu tư dự án;

Căn cứ Quyết định số........... ngày tháng năm của...... cho phép chủ đầu tư thực hiện công tác tư vấn;

Căn cứ Quyết định số........... ngày tháng năm của...... cho phép chủ đầu tư thực hiện công tác tổ chức thanh toán đền bù giải phóng mặt bằng;

Căn cứ Thông tư Hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư số.../2002/TT-BTC ngày tháng năm 2002 của Bộ Tài chính;

Theo đề nghị của.....

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Giao cho Chủ đầu tư (BQLDA)..... dự toán chi phí quản lý dự án đầu tư theo phụ lục đính kèm.

Điều 2: Căn cứ dự toán chi phí quản lý dự án đầu tư được giao, Chủ đầu tư tổ chức triển khai thực hiện theo đúng quy định của nhà nước về ché độ quản lý đầu tư xây dựng và chế độ tài chính kế toán hiện hành.

Điều 3: Thủ trưởng đơn vị nêu tại Điều 1 trên đây chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:

- Như trên,

- Cơ quan thanh toán,

- Lưu.

Thủ trưởng cơ quan phê duyệt

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

PHỤ LỤC KÈM THEO QUYẾT ĐỊNH GIAO DỰ TOÁN CHI PHÍ

QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ SỐ:......./QĐ-GDT

NGÀY... THÁNG... NĂM... CỦA...

Dự án:........................................................

Chủ đầu tư:................................................

Nội dung

Thành tiền

Ghi chú

I. Tổng Nguồn được trích:

1- Ngân sách:

2- Khác:

II. Nội dung chi:

1. Tiền lương:

2. Tiền công:

3. Các khoản phụ cấp lương:

4. Tiền thưởng:

5. Phúc lợi tập thể:

6. Các khoản trích nộp bảo hiểm y tế, xã hội,...

7. Thanh toán dịch vụ công cộng:

8. Vật tư văn phòng:

9. Thông tin, liên lạc:

10. Hội nghị:

11. Công tác phí:

12. Chi thuê mướn:

13. Chi đoàn ra:

14. Sửa chữa thường xuyên, SC lớn TSCĐ của BQLDA:

15. Chi phục vụ công tác chuyên môn:

16. Mua sắm phục vụ quản lý:

17. Trích nộp BQLDA cấp trên:

18. Các chi khác:

19. Dự phòng (5%):

Tổng cộng:

Ghi chú: Đối với các chủ đầu tư ( BQL) thuộc nhóm II chỉ gồm 11 khoản chi như dự toán.

PHỤ LỤC SỐ II

HƯỚNG DẪN LẬP, THẨM TRA, PHÊ DUYỆT

QUYẾT TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

(Kèm theo Thông tư hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư từ

nguồn vốn NSNN số 23/2002/TT-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2002 của Bộ Tài chính)

I. LẬP BÁO CÁO QUYẾT TOÁN CHI PHÍ

QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ:

1. Lập báo cáo quyết toán:

- Khi kết thúc kế hoạch hàng năm (đối với nhóm I) và khi dự án hoàn thành đưa vào sử dụng (đối với cả nhóm I và nhóm II), chủ đầu tư (BQL dự án) có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án và chi phí khác (nếu có, theo quy định ở các Điểm 3, 4, 5, Mục I, Phần II của Thông tư này) trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án bao gồm các nội dung theo quy định tại Điểm 2 phần II của Thông tư này; đồng thời phải phân tích đánh giá tình hình thực hiện dự toán được giao, kết quả thực hiện trong năm, các vấn đề khó khăn tồn tại và kiến nghị các biện pháp giải quyết.

2- Hồ sơ, biểu mẫu báo cáo quyết toán:

a. Hồ sơ, biểu mẫu quyết toán chi phí QLDA theo năm (đối với nhóm I):

- Tờ trình xin phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư;

- Biểu số 01/QT-QLDA: Bảng tổng hợp quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư năm, có đối chiếu xác nhận số vốn đã cấp phát thanh toán của cơ quan kiểm soát thanh toán;

- Mẫu số 02/QT-QLDA: Quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư năm.

- Mẫu số 03/QT-QLDA: Thuyết minh báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư;

- Các chứng từ chi tiêu có liên quan phát sinh trong năm;

- Bản sao các tài liệu như: quyết định giao dự toán năm, quyết định điều chỉnh dự toán trong năm (nếu có), thông báo duyệt quyết toán của năm trước.

b. Hồ sơ, biểu mẫu quyết toán chi phí QLDA dự án hoàn thành:

* Đối với nhóm I:

- Bảng Tổng hợp Quyết toán chi phí quản lý đã phân bổ qua các năm cho dự án;

- Bản sao thông báo phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án qua các năm có liên quan đến thời gian thực hiện đầu tư của dự án.

* Đối với nhóm II:

- Biểu số 01A/QT-BQL: Quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư;

- Các chứng từ chi tiêu liên quan, phát sinh trong quá trình thực hiện dự án; quyết định giao dự toán, quyết định điều chỉnh dự toán (nếu có).

3- Yêu cầu về hồ sơ:

- Hồ sơ quyết toán chi phí quản lý dự án của chủ đầu tư (BQL dự án) đầu tư phải được lập đầy đủ nội dung theo yêu cầu được quy định tại Điểm I trên đây. Số liệu trong biểu mẫu phải rõ ràng không tẩy xoá, kiến nghị phải cụ thể rõ ràng.

- Hồ sơ quyết toán chi phí quản lý dự án phải đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng, chủ đầu tư, trưởng ban quản lý dự án.

- Chủ đầu tư (BQL dự án) chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu và các vấn đề đã nêu trong hồ sơ quyết toán.

II- THẨM TRA VÀ PHÊ DUYỆT QUYẾT TOÁN

CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ:

1. Nội dung thẩm tra:

Sau khi nhận được hồ sơ quyết toán của chủ đầu tư (BQL dự án), cơ quan tài chính lập kế hoạch thẩm tra quyết toán, thông báo thời gian và địa điểm cho chủ đầu tư (BQL dự án) và cấp trên chủ đầu tư (nếu có) để tham gia thẩm tra.

Căn cứ vào hồ sơ quyết toán của chủ đầu tư (BQL dự án) đã gửi cơ quan tài chính, bộ phận chức năng giúp việc cơ quan tài chính căn cứ vào chế độ chi tiêu hiện hành của nhà nước và dự toán được phê duyệt tiến hành thẩm tra theo các nội dung sau:

+ Kiểm tra hồ sơ báo cáo quyết toán (thuyết minh các báo cáo, biểu mẫu) có đảm bảo so với quy định của Nhà nước về hình thức, nội dung và tính pháp lý.

+ Đối chiếu số liệu giữa dự toán được duyệt và giá trị khối lượng thực hiện từ đó phát hiện ra những chênh lệch và tìm ra những nguyên nhân.

+ Xem xét các chứng từ chi tiêu có phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh, có đảm bảo tuân thủ về tính hợp pháp, hợp lý hợp lệ, có tuân thủ theo chế độ chi tiêu hiện hành của Nhà nước.

+ Kiểm tra các khoản tạm ứng cuối năm.

+ Kiểm tra quỹ tiền mặt.

+ Kiểm tra việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập sổ kế toán, kiểm kê vật tư, tài sản, quỹ tiền mặt.

Sau khi thẩm tra theo các nội dung trên cơ quan thẩm tra cùng chủ đầu tư ( BQL dự án) có biên bản thẩm tra để làm cơ sở trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Biên bản thẩm tra phải thể hiện các nội dung sau:

+ Các ý kiến thống nhất về kết quả thẩm tra;

+ Các ý kiến giải trình của chủ đầu tư;

+ Các ý kiến bảo lưu của chủ đầu tư;

+ Kiến nghị biện pháp xử lý các khoản chi tiêu không đúng chế độ, không có trong dự toán được duyệt.

Căn cứ Biên bản thẩm tra quyết toán giữa bộ phận chức năng giúp việc của cơ quan tài chính với chủ đầu tư, cấp có thẩm quyền xem xét, ra thông báo phê duyệt. Thông báo phê duyệt quyết toán theo Mẫu biểu số 05./QT-QLDA kèm theo, được lập thành 05 bản (Cơ quan ra quyết định 02b, Cơ quan thanh toán 01b, Chủ đầu tư 02b).

2- Hồ sơ thẩm tra, phê duyệt quyết toán:

- Toàn bộ hồ sơ, biểu mẫu báo cáo quyết toán quy định tại điểm 2 mục I;

- Mẫu số 04/QT-QLDA: Biên bản thẩm tra

- Giải trình của chủ đầu tư (BQLDA) (nếu có);

- Mẫu số 05/QT-QLDA: Thông báo duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư kèm theo Phụ lục số 05A/QT, 05B/QT.

3- Thời gian lập và phê duyệt quyết toán:

Sau khi khoá sổ kế toán, đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ kế toán và số liệu của cơ quan kiểm soát thanh toán, chủ đầu tư lập báo cáo quyết toán theo đúng các mẫu biểu quy định gửi về cơ quan tài chính chậm nhất là sau 30 ngày tính từ khi kết thúc năm kế hoạch hoặc khi dự án hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng.

Trong khoảng thời gian 30 ngày làm việc tính từ ngày nhận được báo cáo quyết toán của chủ đầu tư (BQLDA), cơ quan tài chính có trách nhiệm thẩm tra, phê duyệt và thông báo kết quả xét duyệt quyết toán cho chủ đầu tư (BQLDA). Sau 10 ngày kể từ khi nhận được thông báo duyệt quyết toán của cơ quan xét duyệt, chủ đầu tư (BQLDA) không có ý kiến khác bằng văn bản thì coi như đã chấp nhận để thi hành.

Phụ lục II. Biểu số: 1A/QT-BQL

(Ban hành kèm theo Thông tư số: 23/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính)

QUYẾT TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

(Dùng cho chủ đầu tư ( BQL) thuộc Nhóm II)

Dự án:........................................................

Chủ đầu tư:...............................................

Nội dung

Tổng số

Chi phí quản lý

Giám sát kỹ thuật

Tổ chức đền bù GPMB

Lập hồ sơ mời thầu

Bảo quản tiếp nhận vật tư - thiết bị

I. Nguồn được trích theo dự án:

1. Dự toán được duyệt:

2. Đề nghị quyết toán:

II. Nội dung chi:

Thành tiền

Ghi chú

1. Tiền công

2. Thanh toán dịch vụ công cộng

3. Vật tư văn phòng

4. Thông tin, liên lạc

5. Hội nghị

6. Công tác phí

7. Chi thuê mướn

8. Chi đoàn ra

9. Chi phục vụ công tác chuyên môn

10. Các chi khác

Tổng cộng:

Người lập quyết toán

Kế toán trưởng

Ngày... tháng... năm...

Thủ trưởng đơn vị

(Ký tên, đóng dấu)

TÊN ĐƠN VỊ

......................

Phụ lục số II. Biểu số 01/QT-QLDA

(Ban hành kèm theo Thông tư số 23/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính)

TỔNG HỢP QUYẾT TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ NĂM........

(Dùng cho Ban quản lý dự án thuộc nhóm I)

stt

Chỉ tiêu

Dự toán được duyệt

Số đơn vị đề nghị quyết toán

Tổng số

Ban quản lý

Tư vấn giám sát

Đền bù

Tiếp nhận VT-TB

Khác

Tổng số

Kinh phí năm trước chuyển sang

Kinh phí được cấp trong năm

Kinh phí thực rút ở cơ quan thanh toán

Số dư ở cơ quan thanh toán

Kinh phí được sử dụng (1+3)

Kinh phí đề nghị quyết toán

Kinh phí đề nghị chuyển năm sau

Người lập biểu

(ký tên)

Kế toán trưởng

(ký tên)

Ngày... tháng... năm....

Thủ trưởng đơn vị

(Ký tên, đóng dấu)

PHẦN ĐỐI CHIẾU CỦA CƠ QUAN THANH TOÁN:

1. Kinh phí năm trước chuyển sang:

2. Kinh phí được cấp trong năm năm:

Nhận xét về công tác chấp hành dự toán:

3. Kinh phí thực rút ở cơ quan thanh toán:

4. Số dư ở cơ quan thanh toán:

Cán bộ thanh toán

(Ký tên)

Thủ trưởng đơn vị

(Ký tên, đóng dấu)

TÊN ĐƠN VỊ

......................

Phụ lục số II. Biểu số 02/QT-QLDA

(Ban hành kèm theo Thông tư số 23/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính)

QUYẾT TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ NĂM.......

(Dùng cho Ban quản lý dự án thuộc nhóm I)

STT

Nội dung

Dự toán được duyệt

Giá trị thực hiện đến 31/12

Đã thanh toán đến 31/12

Giá trị còn lại

Đề nghị quyết toán trong năm

Đề nghị chuyển năm sau

Tổng số

Tiền lương

Tiền công

Phụ cấp lương

Tiền thưởng

Phúc lợi tập thể

Trích nộp BHXH, BHYT KPCĐ, trích nộp khác

Thanh toán dịch vụ công cộng

Vật tư văn phòng

Thông tin liên lạc

Hội nghị

Công tác phí

Chi phí thuê mướn

Đoàn ra

Sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn TSCĐ

Chi phục vụ công tác chuyên môn

Mua sắm tài sản phục vụ quản lý

Trích nộp BQL cấp trên

Các chi khác

Người lập biểu

(ký tên)

Kế toán trưởng

(ký tên)

Ngày... tháng... năm....

Thủ trưởng đơn vị

(ký tên đóng dấu)

Phụ lục số II. Mẫu số 03/QT-QLDA

(Ban hành kèm theo Thông tư số 23/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính)

Đơn vị báo cáo:

THUYẾT MINH

BÁO CÁO QUYẾT TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

Năm....

I. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ NĂM....:

1.Tình hình biên chế, lao động, quỹ lương:

- Số CBNV có mặt đến ngày 31/12: Người

Trong đó: Hợp đồng, thủ việc: Người

- Tăng trong năm: Người

- Giảm trong năm: Người

- Tổng quỹ lương thực hiện cả năm: Đồng

Trong đó: Lương hợp đồng: Đồng

2. Thực hiện các chỉ tiêu của nhiệm vụ cơ bản:

(Về công tác quản lý dự án)

II. THUYẾT MINH:

1. Những tình hình và phát sinh không bình thường trong năm:

2. Nguyên nhân của các biến động tăng giảm so với dự toán được giao, so với thực hiện năm trước (nếu có)

III. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ:

Người lập biểu

(Ký, họ tên)

Phụ trách kế toán

(Ký, họ tên)

Ngày... tháng... năm...

Thủ trưởng đơn vị

(Ký tên, đóng dấu)

Phụ lục số II. Mẫu số 04/ QT- QLDA

(Ban hành kèm theo Thông tư số 23/ 2002/TT-BTC của Bộ Tài chính)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THẨM TRA QUYẾT TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

Tên đơn vị: Chủ đầu tư (Ban quản lý dự án)

Hôm nay, ngày... tháng... năm... tại........... Chúng tôi gồm đại diện cơ quan chủ trì thẩm travà đại diện chủ đầu tư ( BQL dự án )................

Tiến hành thẩm tra quyết toán chi phí quản lý dự án năm.....

Thành phần:

I. CƠ QUAN THẨM TRA:

Đồng chí: chức vụ:

Đồng chí:

II. TÊN ĐƠN VỊ : CHỦ ĐẦU TƯ (BQL DỰ ÁN):

Đồng chí: chức vụ:

Đồng chí:

Căn cứ vào hồ sơ quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư của (đơn vị Chủ đầu tư) lập năm.... sau khi xem xét hồ sơ quyết toán của đơn vị hai bên thống nhất số liệu như sau:

STT

Chỉ tiêu

Số đơn vị đề nghị quyết toán

Số cơ quan tài chính thẩm tra

Tổng số

BQL

Tư vấn giám sát

Đền bù

Tiếp nhận vật tư

Khác

Tổng số

BQL

Tư vấn

giám sát

Đền bù

Tiếp nhận vật tư

Khác

Phần tổng hợp

Kinh phí năm

Kinh phí được cấp trongnăm

K. Fí thực rút ở cơ quan T.Toán

Số dư ở cơ quan thanh toán

K. Fí được sử dụng ( 1+ 3)

Kinh phí đề nghị quyết toán

Kinh phí chưa QT chuyển năm sau

Phần chi tiết

Nhận xét:

Việc chấp hành chế độ chính sách về chi tiêu

Sổ sách, chứng từ...

Điều chỉnh một số nội dung phù hợp với nghiệp vụ kinh tế

Kết luận và kiến nghị:

Sau khi thẩm tra quyết toán năm chủ đầu tư và cơ quan tài chính thống nhất số liệu thẩm tra nói trên

Kiến nghị về:

Công tác kế toán

Công tác quản lý chi tiêu của chủ đầu tư

Kiến nghị cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán theo số liệu thẩm tra

CHỦ ĐẦU TƯ (BQL DỰ ÁN)

CƠ QUAN THẨM TRA

Cán bộ

Thủ trưởng đơn vị

Cán bộ quản lý

Thủ trưởng

Phụ lục số II. Mẫu số 05/QT-QLDA

(Ban hành Kèm theo Thông tư số 23/2002/ TT-BTC của Bộ Tài chính)

CƠ QUAN PHÊ DUYỆT

Số............/TB -PDQT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

...., ngày tháng năm...

THÔNG BÁO

DUYỆT QUYẾT TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ NĂM.....

Đơn vị được duyệt:

Sau khi tiến hành thẩm tra báo cáo quyết toán kinh phí quản lý dự án đầu tư năm.... của....

Bộ....... (hoặc tên đơn vị chủ quản cấp trên) duyệt quyết toán năm.... cho đơn vị......... như sau:

I. Phần số liệu tổng hợp: Biểu số: 05A/QT kèm theo.

II. Phần số liệu chi tiết: Biểu số: 05B/QT kèm theo.

III. Nhận xét và xử lý tồn tại:

1. Nêu việc thực hiện một số chỉ tiêu được cấp có thẩm quyền giao, nêu những nguyên nhân đạt, không đạt hoặc vượt dự toán được giao.

2. Nhận xét về thời gian và chất lượng báo cáo quyết toán, nêu những tồn tại cần khắc phục và ưu điểm cần phát huy....

3. Kiến nghị:

Những khoản thu phải nộp ngân sách nhà nước nhưng chưa nộp

(ghi rõ số tiền).

- Những khoản kinh phí xuất toán do chi sai chế độ, nguyên tắc phải thu hồi, giảm trừ quyết toán năm sau....Bao gồm:

- Những khoản quyết toán năm sau phải thu hồi, cho chuyển, hoặc giảm trừ kinh phí là:........

Nơi nhận:

- Chủ đầu tư ( BQLDA): 2 bản

- Cơ quan cấp, thanh toán vốn

- Lưu

Thủ trưởng đơn vị

(Ký tên và đóng dấu)

Biểu số 05A/QT

PHỤ LỤC KÈM THEO THÔNG BÁO DUYỆT QUYẾT TOÁN CHI PHÍ

QUẢN LÝ DỰ ÁN SỐ: TB PDQT NGÀY... CỦA....

Nội dung

Tổng số

Gồm

Ban quản lý

Giám sát thi công

Phục vụ giải phóng mặt bằng

Lập hồ sơ thầu, đánh giá HS dự thầu

Bảo quản tiếp nhận vật tư

1. Kinh phí năm trước chuyển sang

- Kinh phí ngân sách cấp

- Nguồn kinh phí khác

2.Kinh phí thực nhận trong năm

- Kinh phí ngân sách cấp

- Nguồn kinh phí khác

3. Kinh phí được sử dụng

- Kinh phí ngân sách cấp

- Nguồn kinh phí khác

4. Kinh phí quyết toán

- Kinh phí ngân sách cấp

- Nguồn kinh phí khác

5. Kinh phí giảm trong năm

- Kinh phí ngân sách cấp

- Nguồn kinh phí khác

6. Kinh phí chưa quyết toán chuyển sau:

- Kinh phí ngân sách cấp

- Nguồn kinh phí khác

Biểu số 05B/QT

QUYẾT TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ NĂM.......

TÊN ĐƠN VỊ ĐƯỢC DUYỆT:............................................................

(Kèm theo Thông báo duyệt quyết toán chi phí QLDAĐT)

STT

Nội dung

Dự toán

được duyệt

Giá trị thực hiện đến 31/12

Đã thanh toán

đến 31/12

Giá trị còn lại

Quyết toán trong năm

Chuyển năm sau

Tổng số

Tiền lương

Tiền công

Phụ cấp lương

Tiền thưởng

Phúc lợi tập thể

Trích nộp BHXH, BHYT KPCĐ, trích nộp khác

Thanh toán dịch vụ công cộng

Vật tư văn phòng

Thông tin liên lạc

Hội nghị

Công tác phí

Chi phí thuê mướn

Đoàn ra

Sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn TSCĐ

Chi phục vụ công tác chuyên môn

Mua sắm tài sản phục vụ quản lý

Trích nộp BQL cấp trên

Các chi khác

LuatVietnam.vn độc quyền cung cấp bản dịch chính thống Công báo tiếng Anh của Thông Tấn Xã Việt Nam.

Tình trạng hiệu lực: Đã biết

THE MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALISTREPUBLICOF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ------------
No: 23/2002/TT-BTC	Hanoi, March 20, 2002

CIRCULAR

GUIDING THE MANAGEMENT AND USE OF INVESTMENT PROJECT MANAGEMENT EXPENSES FROM THE STATE BUDGET SOURCE

Pursuant to the March 20, 1996 State Budget Law, the May 20, 1998 Law Amending and Supplementing a Number of Articles of the State Budget Law and the current guiding documents;

Pursuant to the Investment and Construction Management Regulation issued together with the Government’s Decree No. 52/1999/ND-CP of July 8, 1999, Decree No. 12/2000/ND-CP of May 5, 2000 Amending and Supplementing a Number of Articles of the Investment and Construction Management Regulation issued together with the Government’s Decree No. 52/1999/ND-CP of July 8, 1999;

The Ministry of Finance hereby guides the management and use of investment project management expenses from the State budget source at the investor-units as follows:

Part I

GENERAL PROVISIONS

1. Investment project management expenses are all necessary expenses used by the investors for performing managerial tasks throughout the project investment process.

Investment project management expenses in the investment preparation period are those in service of the management of the activities in the investment preparation period, which are determined on the basis of the work volume suitable to the management requirements and the project size, ensuring the current financial regimes, and already approved by competent authorities.

Investment project management expenses in the project implementation period and the investment conclusion period are those in service of the management of the activities in the project implementation period and the investment conclusion period, which are determined on the basis of the norms of expenses for project management boards as guided by the Ministry of Construction, and already approved by competent authorities.

2. All units assigned by competent authorities to manage investment projects (hereinafter called investors or project management boards for short) which are using investment capital originating from the State budget source must use investment project management expenses for the right purposes, ensuring thrifty and efficient spending according to the State’s current financial regimes as well as the specific provisions of this Circular.

3. The finance agencies: The provincial/municipal Finance and Pricing Services, for projects managed by the provincial or municipal authorities; the Finance Sections, for projects managed by the urban and rural district authorities; the Finance Departments (Sections, Divisions), for projects managed by the ministries, branches, central agencies, Corporations 90 and 91, and independent companies (hereinafter called finance offices), shall manage investment project expenses for State budget capital-funded projects of the investors under their respective management, from the elaboration, evaluation and approval of cost estimates to the execution thereof and the approval of the final settlements according to the provisions of this Circular.

4. For projects managed by the commune authorities, the investors (project management boards) shall not have to elaborate detailed cost estimates and get the approval thereof but must manage and use the project management expenses in strict accordance with the contents of Section I and Section II, Part II of this Circular and settle them together with the expenditures of the completed projects according to regulations.

Part II

SPECIFIC PROVISIONS

I. PROJECT MANAGEMENT FUNDINGS

Project management fundings included in the projects total cost estimates approved by competent authorities shall cover:

1. Expenses for project management activities in the investment preparation period according to the cost estimates approved by competent authorities.

2. Expenses for project management in the project implementation and investment conclusion periods according to the norms prescribed in the Construction Ministry’s current circular guiding the elaboration and management of construction costs of investment projects.

3. Where the investors (project management boards) are permitted by competent authorities to perform by themselves a number of consulting jobs related to the projects investment and construction such as compilation of bidding dossiers, analysis and evaluation of bids, supervision of construction techniques, supervision of equipment installation, they shall calculate the expenses for the above-said consulting activities according to current regulations of the Ministry of Construction.

4. Where the investors (project management boards) undertake by themselves the compensation and ground clearance work, they shall include the expenses therefor in the cost estimates to be approved by competent authorities.

5. Where the investors (project management boards) undertake by themselves the reception and preservation (including safeguarding and maintenance) of supplies and equipment of the projects, they shall include labor expenses and other expenses for the above work in the cost estimates to be approved by competent authorities.

II. CONTENTS OF PROJECT MANAGEMENT EXPENSES

The project management expenses from the investment preparation to the project conclusion shall include:

1. Salaries: Salaries according to salary levels and scales from the allocated salary fund, salaries of employees working under long-term contracts (for individuals enjoying salaries from the projects by decisions of competent authorities);

2. Wages: Wages under contracts for seasonal or specific jobs;

3. Various salary allowances: Post, responsibility, region-based, attraction, cost-of-living, overtime work, hazard and danger, mobility, branches special allowances (for individuals enjoying salaries from the projects by decisions of competent authorities).

4. Bonuses: Regular and extraordinary (if any).

5. Collective welfare: Regular difficulty allowance, unexpected difficulty allowance, other allowances (if any).

6. Social insurance, medical insurance premiums, trade union fees, other contributions (for individuals enjoying salaries from the projects by decisions of competent authorities).

7. Charges for public services: Payment of electricity and water bills, purchase of fuel, payment of environmental sanitation charges and other charges.

8. Office supplies: Office equipment, specialized professional books and materials, stationery.

9. Communication: Telephone, postal, fax charges

10. Conferences: Materials, per diems for trainers, travel costs, meeting hall rents, accommodation expenses

11. Working trip allowances: Train, coach and air tickets, sojourn allowance, lodging expenses.

12. Assorted rents: Travel means, working building and land rents, rents of assorted support equipment, staff re-training expenses

13. Outbound delegations: air tickets, accommodations expenses, stipends, customs fees

14. Expenses for regular repairs and overhauls of assets of the management boards such as automobiles, motor vehicles, special-use vehicles, working offices

15. Expenses for professional activities: Special-use supplies, equipment and facilities other than fixed assets, labor safety equipment and others

16. Procurement of assets in service of management: Fire prevention and fighting devices, computers, computer software;

17. Contributions to the superior management boards (if any);

18. Other expenses: Paid fees and charges, guest receptions

III. ELABORATION OF PROJECT MANAGEMENT COST ESTIMATES

On the basis of the current project management characteristics, project management boards are divided into the two following groups:

- Group I: consisting of specialized project management boards, regional management boards, important-project management boards set up under the current Investment and Construction Management Regulation, which enjoy salaries directly from the source of project management expenses.

- Group II: consisting of investors and other project management boards not prescribed in Group I above.

1. For Group 1: Annually, on the basis of the assigned capital construction investment plans, the investors (project management boards) shall make project management cost estimates as guided in Appendix 1 attached to this Circular, then submit them to competent authorities for approval.

2. For Group II: When submitting to competent authorities for approval the study feasibility reports, the units assigned to prepare investment shall concurrently make and submit for approval the project management cost estimates for the investment preparation period.

After obtaining the investment decisions, having their investment projects included in the capital plans and deploying the project implementation, the investors shall make project management cost estimates for the investment execution period, make other cost estimates (if any) according to the provisions at Points 3, 4, and 5, Section I, Part II of this Circular, then submit them to competent authorities for approval. The elaboration and submission of cost estimates for approval shall be effected only once for the whole project implementation process; any cost estimate adjustments must be approved by competent authorities.

The total managerial cost estimates of all projects shall be distributed on a yearly basis so as to determine the annual permissible deduction levels for the management boards of Group-I projects; the total managerial cost estimate of each Group-II project must not exceed the current percentage of project management funding as prescribed by the State.

IV. EXECUTION

1. After approving the annual project management cost estimates (for Group I) and the management cost estimates of the whole projects (for Group II), the competent authorities shall send them to the investors (project management boards) and the investment capital-paying agencies for execution. Payments shall be controlled according to the approved cost estimates and the current financial management regimes.

2. Handling of proceeds from the sale of bidding dossiers: The bidding dossiers must be sold at the prices prescribed in the current Bidding Regulation; the expenses for organizing bids must not be greater than the proceeds from the sale of bidding dossiers; after settling necessary expenses for organizing bids, the investors shall remit the remainder of the proceeds from the sale of bidding dossiers into the State budget.

3. Handling of a number of cases related to Group I:

a/ If at the beginning of the budget year the project management cost estimates have not yet been approved, the investors (project management boards) shall send written requests to the payment-controlling agencies for advance amounts to be spent on the following operations:

+ Payment of salaries and amounts of salary nature;

+ Payment for the management of investment projects.

The monthly advances must not exceed the monthly spending levels of the preceding year. The investors (project management boards) shall have to complete the payment procedures and reimburse the advanced amounts as soon as they are assigned the cost estimates.

b/ Where they are provided with unplanned additional expenses, the investors shall be allowed to spend such expenses on human resources.

c/ The management boards of Group-I projects may apply the minimum wage-raise co-efficient under Circular No. 32/1999/TT-LDTBXH of December 23, 1999 of the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs, which guides the implementation of the Prime Minister’s Decision No. 198/1999/QD-TTg of September 30, 1999 on salaries payable to the management boards of investment and construction projects, on the following principles:

+ The application of the minimum wage-raise co-efficient in order to set up the salary fund must not result in any increase of the project management costs currently prescribed by the Ministry of Construction;

+ The total project management cost estimates of the plan year shall be within the permissible deduction levels as prescribed at Item 2, Point 1, Appendix I attached to this Circular.

d/ Where the project management boards lease their assets, they must pay 100% of the collected revenues into the State budget.

V. EXAMINATION

Annually, the Finance and Pricing Services of the provinces and centrally-run cities, the Finance Sections of the urban and rural districts, the Finance and Accounting Departments of the ministries, the ministerial-level agencies, the agencies attached to the Government, the central agencies of mass organizations, the general departments, the Finance Sections (or equivalents) of corporations (90 and 91), and independent companies shall examine the management and use of project management expenses at the investor-units under their respective management so as to correct in time any errors made by the investors or project management boards in the project management process.

VI. SETTLEMENT

- At the end of the plan year (for Group I) or upon the project completion, hand- over and operation (for both groups), the investors (project management boards) must make the reports on the settlement of project management expenses, then submit them to competent authorities for approval. The method of making, verifying and approving the reports on the settlement of project management expenses shall comply with the guidance in Appendix II attached to this Circular.

VII. AUTHORITIES COMPETENT TO APPROVE COST ESTIMATES AND SETTLEMENT REPORTS

The authorities competent to approve cost estimates and reports on the settlement of project management expenses are stipulated as follows:

- For projects managed by the ministries, the ministerial-level agencies, the agencies attached to the Government, the central agencies of mass organizations, the Finance and Accounting Departments shall verify their cost estimates, verify and approve the reports on the settlement of project management expenses;

- For projects managed by corporations (90 and 91) or independent companies, the Finance and Accounting Departments (or equivalent levels) shall verify their cost estimates, verify and approve the reports on the settlement of project management expenses;

- For projects managed by the People’s Committees of the provinces or centrally-run cities, the Finance and Pricing Services shall verify their cost estimates, verify and approve the reports on the settlement of project management expenses;

- For projects managed by urban or rural districts, the district Finance Section shall verify their cost estimates, verify and approve the reports on the settlement of project management expenses.

VIII. ALLOCATION OF PROJECT MANAGEMENT EXPENSES

For Group I: Annually, on the basis of the notices of approval of the annual settlement of project management expenses, the investors (project management boards) shall allocate management expenses to component projects on the following principles:

+ For expenses for consultancy, compensation, reception and preservation of equipment of a particular project, they shall be directly allocated to such project;

+ The general management expenses shall be allocated in proportion to the component projects work volumes already completed in the year;

+ The value of the projects allocated annual management expenses shall be incorporated in the value of the settled investment capital of each component project when the investment capital of the completed project is settled.

IX. RESPONSIBILITIES

1. Responsibilities of the investors (project management boards):

- To make and manage the dossiers of estimation and settlement of project management expenses and other expenses (if any, as prescribed at Points 3, 4 and 5, Section I, Part II of this Circular) according to the plan year as well as the time tables and contents prescribed in this Circular; at the same time, to be accountable for the accuracy of data and the legality of dossiers;

- To abide by all the contents of the cost estimate allocation decisions and the notices of approval of annual settlement, issued by the approving agencies;

- To compare the paid capital amounts with the figures at the payment-controlling agencies;

- To supply sufficient documents related to the annual cost estimation and settlement at the approving agencies requests;

- To evaluate by themselves the cost estimate execution every three months, six months and nine months in order to draw experiences for more effective management.

2. Responsibilities of the verifying and approving agencies:

- To manage the investment project management expenses and other expenses of the projects (if any, as prescribed at Points 3, 4 and 5, Section I, Part II of this Circular) of the investors (project management boards) under their respective management from guiding the estimation to verifying and approving the settlement of expenses;

- To guide the investors (project management boards) to execute the investment project management expenses and make annual settlement thereof.

- To approve the cost estimates and settlement reports as requested;

- In the course of verifying, examining and approving the settlement reports, the verifying and approving agencies shall be entitled to reject wrong expenses, recover, or determine the liability to compensate, those amounts spent at variance with regulations, expenses not included in the approved cost estimates; and at the same time requesting the investors (project management boards) to remit into the State budget all amounts as prescribed;

- To be responsible for the results of the verification of the estimates and settlements of project management expenses.

3. Responsibilities of the payment-controlling agencies:

- To control the allocation and payment of investment project management expenses strictly according to the State’s current regulations;

- To check, compare and certify the capital amounts already paid with the data of the investors (project management boards) in the latter’s settlement reports;

- To comment, evaluate and propose to the verifying and approving agencies regarding the spending contents already executed by the investors, whether they comply with the State’s current financial regimes.

4. Responsibilities of the superior authorities of the investors:

- To guide the investors (project management boards) under their respective management to manage and use the project management expenses according to the provisions of this Circular.

- To coordinate with the verifying agencies in verifying the annual settlement reports of the investors (project management boards);

- To create legal conditions for the investors (project management boards) to recover the capital amounts paid in excess of the approved settled value.

5. Responsibilities of the ministries, branches and localities:

- To regularly supervise the investors (project management boards) other expenses and project management expenses;

- To take appropriate disciplinary measures against the investors (project management boards) that have committed serious violations in the management of investment projects.

Part III

IMPLEMENTATION PROVISIONS

This Circular takes effect for uniform implementation nationwide 15 days after its signing. The projects which have been completed or are being carried out before the time this Circular takes effect shall not be required to have their project management cost estimates re-approved but must settle the project management expenses on a yearly basis or upon the project completion according to the provisions of this Circular.

FOR THE MINISTER OF FINANCE
VICE MINISTER

Vu Van Ninh

APPENDIX NO. I

GUIDANCE FOR MAKING INVESTMENT PROJECT MANAGEMENT COST ESTIMATES AND SUBMITTING THEM FOR APPROVAL
(Issued together with Circular No. 23/2002/TT-BTC of March 20, 2002 of the Ministry of Finance)

I.COST ESTIMATION:

1. Bases for making investment project management cost estimates include:

+ The decision to assign tasks to the investor;

+ The decision to set up the project management board;

+ The decision to assign the annual capital construction investment plan;

+ Competent authorities documents permitting the investor (project management board) to perform a number of consulting jobs: Compilation of bidding dossiers, analysis and evaluation of bids, supervision of construction techniques, supervision of equipment installation;

+ Document permitting the investor (project management board) to undertake by itself the compensation and ground clearance work, receive and preserve (including safeguarding and maintaining) supplies and equipment of the project and these jobs’cost estimates already approved by competent authorities.

2. Determination of permissible deduction levels:

On the basis of the already approved total cost estimate of each project assigned for management and the competent authority’s task-assigning document, the investor (project management board) shall determine the deduction level for each task of each project in order to sum up the source of deducted expenses according to form No. 01/DTBQL, these are the maximum deduction levels for the investors (project management boards) to perform their project management tasks:

+ Project management expenses in the investment preparation period (according to the approved cost estimate),

+ Project management expenses in the project implementation period (according to regulations),

+ Supervision of construction techniques and equipment installation (according to regulations);

+ Compilation of bidding dossiers (according to regulations);

+ Analysis and evaluation of bids (according to regulations);

+ Compensation and ground clearance (according to the approved cost estimate),

+ Reception and preservation of supplies and equipment (according to the approved cost estimate),

+ Others (according to the approved cost estimate).

3. Determination of the necessary spending contents for making cost estimates:

On the basis of the project management type and characteristics and the comparison of the two groups according to the provisions in Section III, Part II of this Circular, the spending contents permitted for making project management cost estimates shall be determined as follows:

3.1. For Group I: The project management expenses include those numbered from 01 to 18 in Section II of Part II above (form No. 02/A-DTBQL).*

The determination of the salary funds for project management personnel must ensure the right payrolls already approved by competent authorities (form No. 03/DTBQL)* and the plans on payroll raises or cuts according to the plan years (form No. 04/DTBQL).*

3.2. For Group II, the project management expenses are those numbered 2, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 15 and 18 in Section II of Part II above (form No. 02/B-DTBQL).*

4. Dossiers and forms:

- The written request for approval of the project management cost estimate;

- Form No. 01/DTBQL*: The sum-up of the source of deducted expenses;

- Form No. 02A/DTBQL*: Project management cost estimates made on a yearly basis (for management boards of Group-I projects);

- Form No. 02B/DTBQL*: Project management cost estimate of the whole project (for management boards of Group-II projects);

- Form No. 03/DTBQL*: Lists of public employees and salaries payable by year-end;

- Form No. 04/DTBQL*: Plans on increasing or reducing the numbers of public employees according to each salary level and scale as well as corresponding annual salary funds;

- Copies of documents: Decision to assign the annual capital construction investment plan; competent authorities documents permitting the investor (project management board) to perform a number of consulting jobs, to undertake by itself the compensation and ground clearance work, to receive and preserve supplies and equipment.

* Requirements on dossiers:

- The dossiers of management cost estimates of the investors (project management boards) must be compiled fully as required at Point 1 above. The data in the forms must be clear without erasure, with accompanied explanations to ensure easy understanding.

- The dossiers of project management cost estimates must be signed by the chief accountants and the investors (heads of the project management boards).

- The investors (project management boards) shall be answerable before law for the data and matters mentioned in the cost estimate dossiers.

II. APPROVAL OF COST ESTIMATES:

On the basis of the cost estimate dossiers sent to them, the finance agencies shall verify the following contents:

+ The legality of the cost estimate dossiers (explanations, reports made according to set forms’), ensuring their compliance with the State regulations on the time, form and legality.

+ The compatibility of the contents inscribed in the cost estimates with the criteria, norms and current financial regimes prescribed by the State.

The functional sections of the finance agencies must report the results of the verification based on the above contents to competent persons for decision to assign cost estimates. The cost estimate assignment decisions shall be made according to form No. 05/QD-GDT* in five copies (two kept by the decision-issuing agency, one by the payment agency and two by the investor).

III. TIME FOR MAKING AND APPROVING COST ESTIMATES:

Within 20 working days after receiving the notices of the investment plans, the investors (project management boards) shall make investment project management cost estimates and send them to the finance agencies for approval.

With 20 working days after receiving the complete cost estimate dossiers sent by the investors (project management boards), the finance agencies shall have to verify and approve the investment project management cost estimates for the latter to deploy their execution.-

APPENDIX II

GUIDANCE FOR MAKING, VERIFYING AND APPROVING THE REPORTS ON THE SETTLEMENT OF INVESTMENT PROJECT MANAGEMENT EXPENSES
(Issued together with Circular No. 23/2002/TT-BTC of March 20, 2002 of the Ministry of Finance)

I. MAKING OF THE REPORTS ON THE SETTLEMENT OF INVESTMENT PROJECT MANAGEMENT EXPENSES:

1. Making of the settlement reports:

- Upon the end of the annual plans (for Group I) or the completion and putting of the projects into use (for both Groups I and II), the investors (project management boards) shall have to make the reports on the settlement of project management expenses and other expenses (if any, as prescribed at Point 3, 4 and 5, Section I, Part II of this Circular), then submit them to competent authorities for approval. Such settlement reports shall include the contents as specified at Point 2, Part II of this Circular, analyze and evaluate the execution of the assigned cost estimates, and present the results achieved in the year, difficulties and constraints as well as solutions thereto.

2. Dossiers and forms of settlement reports:

a/ Dossiers and forms of the reports on the settlement of project management expenses (for Group I):

- The written request for approval of the report on the settlement of investment project management expenses;

- Form No. 01/QT-QLDA*: The sum-up of the annual settled investment project management expenses, with comparison and certification of the allocated capital amounts by the payment-controlling agencies;

- Form No. 02/QT-QLDA*: Settlement of investment project management expenses;

- Form No. 03/QT-QLDA*: Explanations of the annual settlement of investment project management expenses;

- Vouchers related to spendings in the year;

- Copies of such documents as the annual cost estimate assignment decision, the annual cost estimate adjustment decision (if any), the notice of approval of the preceding year’s settlement report.

b/ Dossiers and forms of the reports on the settlement of project management expenses of the completed projects:

* For Group I:

- The sum-up of the settled project management expenses already allocated to the project throughout the years;

- The copies of the notices of approval of the reports on the settlement of project management expenses throughout the years, which are related to the project’s investment execution duration.

* For Group II:

- Form No. 01A/QT-BQL: The report on the settlement of investment project management expenses;

- Vouchers related to spendings arising in the project implementation process; the cost estimate assignment decision and the cost estimate adjustment decision (if any).

3. Requirements on dossiers:

- The dossiers of the settlement of project management expenses of the investors (project management boards) must be compiled fully as required at Point I above. The data in the forms must be clear without erasure, proposals must be specific and explicit;

- Dossiers of the settlement of project management expenses must be signed by the chief accountants, the investors or the heads of the project management boards;

- The investors (project management boards) shall be accountable before law for the data and matters mentioned in the settlement dossiers.

II. VERIFICATION AND APPROVAL OF THE REPORTS ON THE SETTLEMENT OF INVESTMENT PROJECT MANAGEMENT EXPENSES:

1. Verification contents:

After receiving the settlement dossiers of the investors (project management boards), the finance agencies shall work out plans on verifying the settlement reports, notify the time and place for the investors (project management boards) and their superior authorities (if any) to join the verification.

On the basis of the settlement dossiers of the investors (project management boards) already sent to the finance agencies, the functional sections of the finance agencies shall base themselves on the current spending regimes of the State and the approved cost estimates to verify the following contents:

+ Checking the settlement dossiers (explanations of the reports, forms), ensuring their compliance with the State’s regulations on the form, contents and legality;

+ Comparing the data of the approved cost estimates and the values of the completed volumes to detect disparities and find out reasons therefor.

+ Examining the compatibility of spending vouchers with the arising economic operations, their legality and validity and compliance with the current spending regimes of the State;

+ Checking year-end advance amounts;

+ Checking the cash funds;

+ Checking the cost-accounting of arising economic operations, making of accounting books, taking stock of supplies, assets and cash funds.

After verifying the above contents, the verifying agencies and the investors (project management boards) shall make verification reports for use as a basis for competent authorities to approve the settlement dossiers. Such a verification report must include the following contents:

+ Unanimous opinions on the verification results;

+ Explanations of the investor;

+ Reservations of the investors;

+ Proposed measures to deal with amounts spent at variance with regulations or not included in the approved cost estimates.

On the basis of the settlement verification reports made jointly by the finance agencies’functional sections and the investors, the competent authorities shall consider and issue the approval notices which shall be made according to form No. 05/QT-QLDA* in five copies (of which two to be kept by the decision-issuing agency, one copy by the payment agency, and two copies by the investors).

2. Dossiers of verification and approval of settlement reports:

- The full dossiers and forms of the settlement reports as prescribed at Point 2 of Section I;

- Form No. 04/QT-QLDA*: The verification report;

- The explanations of the investor (project management board) (if any);

- Form No. 05/QT-QLDA*: The notice of approval of the settlement of investment project management expenses, enclosed with appendices No. 05A/QT*, 05B/QT*.

3. Time for making and approval of settlement reports:

After closing the accounting books, checking and ensuring the compatibility between the data on the accounting books and the data kept by the payment-controlling agencies, the investors shall make the settlement reports on the set forms, then send them to the finance agencies within 30 days as from the end of the plan year or the completion and putting of the projects into use.

Within 30 working days after receiving the settlement reports of the investors (project management boards), the finance agencies shall have to verify, approve and issue the notices of the results of the settlement verification to the latter. If within 10 days after receiving such notices the investors (project management boards) express no divergent opinions in writing, they shall be deemed as having accepted them for execution.-

* The forms are not printed herein

THE MINISTRY OF FINANCE

Vu Van Ninh

Vui lòng Đăng nhập tài khoản gói Nâng cao để xem đầy đủ bản dịch.

Chưa có tài khoản? Đăng ký tại đây