Quyết định 96/2000/QĐ-BTC của Bộ Tài chính về việc ban hành hướng dẫn chi tiết về quy trình và thủ tục rút vốn ODA

Thuộc tính

Nội dung

Tiếng Anh

Lược đồ

Tải về

thuộc tính Quyết định 96/2000/QĐ-BTC

Quyết định 96/2000/QĐ-BTC của Bộ Tài chính về việc ban hành hướng dẫn chi tiết về quy trình và thủ tục rút vốn ODA

Cơ quan ban hành:	Bộ Tài chính
Số công báo:	Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Số công báo. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!
Số hiệu:	96/2000/QĐ-BTC
Ngày đăng công báo:	Đang cập nhật
Loại văn bản:	Quyết định
Người ký:	Lê Thị Băng Tâm
Ngày ban hành:	12/06/2000
Ngày hết hiệu lực:	Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Ngày hết hiệu lực. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!
Áp dụng:	Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản để xem Ngày áp dụng. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!
Tình trạng hiệu lực:	Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Tình trạng hiệu lực. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!
Lĩnh vực:	Tài chính-Ngân hàng

TÓM TẮT VĂN BẢN

Nội dung tóm tắt đang được cập nhật, Quý khách vui lòng quay lại sau!

tải Quyết định 96/2000/QĐ-BTC

Quyết định 96/2000/QĐ-BTC DOC (Bản Word)

LuatVietnam.vn độc quyền cung cấp bản dịch chính thống Công báo tiếng Anh của Thông Tấn Xã Việt Nam.

Tình trạng hiệu lực: Đã biết

QUYẾT ĐỊNH

CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH SỐ 96/2000/QĐ/BTC
NGÀY 12 THÁNG 03 NĂM 2003 BAN HÀNH HƯỚNG DẪN
CHI TIẾT VỀ QUY TRÌNH VÀ THỦ TỤC RÚT VỐN ODA

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ:

Nghị định số 178/CP ngày 28/10/1994 của Chính phủ qui định chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy Bộ Tài chính;

Nghị định số 87/CP ngày 5/8/1997 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn Hỗ trợ Phát triển chính thức (ODA);

Nghị định số 145/1999/NĐ-CP ngày 20/9/1999 của Chính phủ về Tổ chức lại Tổng cục Đầu tư phát triển thuộc Bộ Tài chính;

Thông tư liên tịch số 81/1998/TTLT/BTC-NHNN ngày 17/6/1998 của Bộ Tài chính và Ngân hàng Nhà nước Việt nam hướng dẫn quy trình, thủ tục và quản lý việc rút vốn đối với nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA);

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này "Hướng dẫn chi tiết về quy trình và thủ tục rút vốn ODA".

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1860a/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước, Vụ trưởng Vụ Đầu tư, Vụ trưởng Vụ Tài chính Đối ngoại, Vụ trưởng Vụ Tài chính Hành chính Sự nghiệp và Chánh văn phòng Bộ chịu trách nhiệm tổ chức thi hành quyết định này.

HƯỚNG DẪN CHI TIẾT QUY TRÌNH THỦ TỤC VÀ QUẢN LÝ VIỆC RÚT VỐN ĐỐI VỚI NGUỒN VỐN HỖ TRỢ
PHÁT TRIỂN CHÍNH THỨC (ODA)
Ban hành kèm theo Quyết định số 96/2000/QĐ/BTC
ngày 12/06/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

I. CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

1. Nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) để đầu tư cho các dự án, chương trình (sau đây gọi chung là dự án ODA) là một nguồn thu của Ngân sách Nhà nước, phải được hạch toán vào ngân sách, và quản lý theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước và các văn bản hướng dẫn Luật.

2. Bộ Tài chính chịu trách nhiệm quản lý tài chính đối với việc rút vốn thanh toán cho dự án, chương trình, thực hiện việc hạch toán thu chi Ngân sách nhà nước các nguồn vốn ODA, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ quản lý tài chính, quyết toán các dự án, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thực hiện việc bàn giao tài sản, vật tư tiền vốn của dự án khi kết thúc.

3. Cơ quan kiểm soát chi là:

+ Kho bạc Nhà nước các cấp (tuỳ theo phân cấp thực hiện của từng dự án) thực hiện việc kiểm soát các hoạt động chi tiêu của dự án thuộc đối tượng Ngân sách cấp phát, kể cả các dự án có một phần vốn cho các chủ đầu tư vay lại.

+ Cơ quan cho vay lại (là Quỹ Hỗ trợ phát triển, hoặc cơ quan được uỷ quyền của Bộ Tài chính trong những trường hợp đặc biệt) thực hiện việc kiểm soát các hoạt động chi tiêu của các dự án hoàn toàn cho vay lại.

4. Chủ đầu tư chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các dự án ODA theo đúng các cam kết đã quy định trong các điều ước quốc tế, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về quản lý tài chính, thực hiện chế độ hạch toán kế toán, kiểm toán theo các quy định hiện hành của Nhà nước.

5. Bản hướng dẫn này chỉ quy định quy trình thủ tục và quản lý việc rút vốn ODA. Đối với vốn đối ứng trong nước, việc rút vốn, thanh toán tuân theo các quy định hiện hành về quản lý đầu tư và xây dựng và về quản lý chi tiêu Ngân sách Nhà nước, phù hợp với tiến độ thực hiện dự án và tiến độ rút vốn ngoài nước.

6. Đối với các dự án, chương trình có đặc thù riêng, tùy theo yêu cầu quản lý, Bộ Tài chính có thể ban hành hướng dẫn cụ thể.

II. LẬP KẾ HOẠCH CỦA CÁC DỰ ÁN ODA

1. Phân loại dự án để lập kế hoạch và quản lý chi tiêu:

a. Phân loại theo tính chất chi:

- Các dự án đầu tư xây dựng cơ bản gồm: các dự án có nội dung chi xây dựng cơ bản quy định tại Phần II, mục I, Thông tư số 135/1999/TT-BTC ngày 19/11/1999 của Bộ Tài chính hoặc các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế Thông tư này.

- Các dự án đầu tư có tính chất chi hành chính sự nghiệp gồm: các dự án đầu tư phát triển vào lĩnh vực kinh tế, xã hội nhưng không có nội dung chi xây dựng cơ bản.

Đối với các dự án bao gồm cả các thành phần chi xây dựng cơ bản và hành chính sự nghiệp, chủ đầu tư cần trao đổi thống nhất với Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính để được áp dụng phương thức lập kế hoạch vốn và quản lý chi tiêu theo một trong hai loại dự án trên.

- Các chương trình/dự án tín dụng gồm: các chương trình/dự án hoặc hợp phần tín dụng của một dự án sử dụng nguồn vốn ODA cho các tổ chức ngân hàng, tín dụng vay lại để các tổ chức này thực hiện việc cho vay tiếp đến dự án hay người sử dụng cuối cùng, nhằm thực hiện các mục tiêu đã được xác định.

b. Phân loại theo cơ chế sử dụng vốn:

- Các dự án cấp phát bao gồm: các dự án sử dụng vốn ODA theo cơ chế Ngân sách Nhà nước cấp phát.

- Các dự án vay lại bao gồm: các dự án sử dụng vốn ODA theo cơ chế vay lại từ Ngân sách Nhà nước.

- Các dự án hỗn hợp vừa cấp phát vừa cho vay lại: các dự án sử dụng vốn ODA được Ngân sách Nhà nước cấp phát một phần, phần còn lại nhận vay lại từ ngân sách.

2. Lập kế hoạch vốn đầu tư/hay dự toán ngân sách của dự án ODA:

a. Đối với các dự án cấp phát:

Hàng năm, vào thời điểm lập, trình, và xét duyệt dự toán Ngân sách Nhà nước theo quy định hiện hành, Ban Quản lý dự án căn cứ tiến độ thực hiện dự án lập Kế hoạch vốn đầu tư của dự án (đối với dự án đầu tư xây dựng cơ bản), hay Dự toán ngân sách (đối với dự án Hành chính sự nghiệp) gửi Bộ chủ quản (nếu dự án do trung ương quản lý), gửi UBND tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương (nếu dự án do địa phương quản lý), để tổng hợp vào kế hoạch ngân sách chung của Bộ, tỉnh gửi Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư trình Chính phủ và Quốc hội phê duyệt.

Kế hoạch này phải thể hiện rõ các nội dung chi của dự án, các nguồn vốn của dự án như các nguồn vốn vay, viện trợ, vốn đối ứng trong nước do Ngân sách Trung ương cấp, Ngân sách Địa phương cấp, vốn đóng góp của người hưởng lợi, vốn tín dụng (nếu có).

Quy trình phê duyệt, phân bổ kế hoạch vốn đầu tư, dự toán ngân sách cho dự án tuân thủ đúng các quy định hiện hành trong nước (Vốn đối với các dự án xây dựng cơ bản sẽ do Bộ Kế hoạch và đầu tư thông báo, vốn đối với các dự án hành chính sự nghiệp sẽ do Bộ Tài chính thông báo). Quyết định của các Bộ hay UBND tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương phân bổ kế hoạch vốn đầu tư, hay dự toán ngân sách cho dự án phải được gửi đến Bộ Tài chính (Vụ Đầu tư, nếu là dự án đầu tư xây dựng cơ bản hoặc Vụ Hành chính sự nghiệp, nếu là dự án hành chính sự nghiệp) Vụ Đầu tư và Vụ Hành chính sự nghiệp có trách nhiệm tổng hợp, thông báo kế hoạch vốn đầu tư hoặc dự toán ngân sách của các dự án cho Kho bạc nhà nước trung ương và Vụ Tài chính Đối ngoại làm cơ sở theo dõi, đối chiếu khi cấp phát và rút vốn ODA thanh toán cho dự án.

b. Đối với các dự án vay lại:

Dự án cần lập kế hoạch vốn đầu tư của dự án theo đúng quy định hiện hành, trong đó có nêu rõ nguồn vốn ODA và nguồn vốn đối ứng, kế hoạch này phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Chủ đầu tư có trách nhiệm tự cân đối đủ vốn đối ứng theo tiến độ thực hiện dự án và báo cáo Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc cân đối vốn đối ứng.

c. Đối với các dự án hỗn hợp thì tuỳ theo tính chất của hợp phần được cấp phát hay vay lại, mà áp dụng quy trình lập kế hoạch vốn đầu tư hay dự toán ngân sách theo quy định tại các mục a) hoặc b) trên đây.

3. Kế hoạch rút vốn ODA:

- Kế hoạch năm: Tháng 8 hàng năm, đồng thời với quá trình lập kế hoạch vốn đầu tư/ dự toán ngân sách của dự án, hay kế hoạch sử dụng vốn tín dụng nguồn ODA, các Ban Quản lý dự án lập kế hoạch rút vốn ODA năm sau gửi Bộ chủ quản và Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại) để tổng hợp kế hoạch rút vốn ODA chung, và theo dõi tình hình rút, sử dụng nguồn vốn ODA của dự án trong năm kế hoạch. Kế hoạch này cần phân rõ từng nguồn vốn ODA (nếu là dự án hỗn hợp viện trợ và vay hoặc đồng tài trợ) và phân theo từng quý.

III. MỞ TÀI KHOẢN VÀ NGÂN HÀNG PHỤC VỤ

Để tiến hành rút vốn, thanh toán, Ban quản lý dự án mở các tài khoản giao dịch thích hợp tại ngân hàng thương mại phục vụ theo các quy định hiện hành. Đối với các dự án có sử dụng hình thức thanh toán qua Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng, Ban quản lý dự án cần mở thêm Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng đứng tên dự án (đối với các dự án WB, ADB) hoặc đứng tên Bộ Tài chính (đối với các dự án khác) tại ngân hàng thương mại phục vụ để tiếp nhận vốn tạm ứng của nhà tài trợ.

Ngân hàng phục vụ có trách nhiệm thông báo tình hình rút vốn ngoài nước/và hoặc tình hình thanh toán qua Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng của dự án cho Bộ Tài chính, Ngân hàng Nhà nước, Chủ đầu tư.

Trong quá trình thực hiện dự án ngân hàng phục vụ được hưởng phí theo quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước về thu phí dịch vụ ngân hàng.

IV. KIỂM SOÁT CHI ĐỐI VỚI CÁC KHOẢN THANH TOÁN
BẰNG NGUỒN VỐN ODA

* Việc kiểm soát chi áp dụng đối với chi tiêu của tất cả các dự án xây dựng cơ bản và hành chính sự nghiệp.

* Hồ sơ và quy trình kiểm soát chi đối với các dự án xây dựng cơ bản tuân theo quy định tại thông tư 135/1999/TT-Bộ Tài chính ngày 19/11/1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước hay các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế thông tư này.

* Hồ sơ và quy trình kiểm soát chi đối với các dự án hành chính sự nghiệp tuân theo quy định tại thông tư 40/1998/TT-Bộ Tài chính ngày 31/03/1998 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước hay các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế thông tư này.

* Việc kiểm soát hồ sơ đề nghị thanh toán bằng nguồn vốn ngoài nước của dự án ODA không bị hạn chế bởi kế hoạch vốn đầu tư hay dự toán ngân sách của dự án (hoặc thông báo hạn mức kinh phí).

* Sau khi kiểm tra, kiểm soát hồ sơ, chứng từ chi của đơn vị, cơ quan kiểm soát chi xác nhận vào phiếu giá thanh toán giá trị hợp lệ đủ điều kiện thanh toán đúng theo tỷ lệ vốn ngoài nước và vốn đối ứng đã được quy định trong Điều ước quốc tế hoặc tài liệu dự án. Phiếu giá có xác nhận của cơ quan kiểm soát chi là cơ sở để thực hiện các thủ tục rút vốn ngoài nước.

V. CÁC HÌNH THỨC RÚT VỐN

Tuỳ thuộc vào quy định trong Điều ước quốc tế, việc rút vốn, thanh toán bằng nguồn vốn ODA được thực hiện thông qua một hoặc một số các hình thức phổ biến sau: thanh toán trực tiếp, tài khoản đặc biệt, thư cam kết, hoàn vốn và thủ tục chuyển tiền.

Hồ sơ ban đầu làm căn cứ quản lý việc rút vốn ODA:

Ban Quản lý dự án cần gửi các tài liệu sau cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại):

* Quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền;

* Điều ước quốc tế về ODA ký giữa Việt Nam và nhà tài trợ và tài liệu dự án liên quan đến dự án;

* Kế hoạch vốn đầu tư /dự toán ngân sách hàng năm đã được cấp có thẩm quyền giao;

* Thoả thuận cho vay lại đã ký giữa chủ đầu tư và cơ quan được uỷ quyền cho vay lại (nếu là dự án thuộc diện vay lại);

* Quyết định của cấp có thẩm quyền công nhận đơn vị trúng thầu (hoặc quyết định chỉ định thầu)

* Hợp đồng (xây lắp, mua sắm, tư vấn, v.v…) giữa chủ đầu tư với nhà thầu / hoặc dự toán chi tiêu được cấp có thẩm quyền phê duyệt ( nếu hoạt động chi tiêu không theo hình thức hợp đồng )

* Quyết định của cấp có thẩm quyền phê duyệt hợp đồng.

* Trường hợp hợp đồng thuộc đối tượng cần có ý kiến trước của nhà tài trợ, cần có thêm "ý kiến không phản đối" (no objection) của nhà tài trợ.

* Bảo lãnh thực hiện của ngân hàng nhà thầu;

* Bảo lãnh tạm ứng (nếu là thanh toán tạm ứng)

Ban quản lý dự án chỉ cần gửi các tài liệu trên một lần đối với toàn bộ dự án, riêng kế hoạch vốn đầu tư/ dự toán ngân sách được gửi hàng năm.

1. Quy trình rút vốn theo thủ tục thanh toán trực tiếp (hay hình thức chuyển tiền):

Thanh toán trực tiếp là hình thức thanh toán theo đề nghị của Bên vay, nhà tài trợ sẽ chuyển tiền thanh toán trực tiếp cho nhà thầu/người cung cấp. Hình thức này thường áp dụng trong các trường hợp thanh toán theo tiến độ thực hiện cho các hợp đồng xây lắp lớn, hợp đồng tư vấn hay thanh toán cho các hợp đồng nhập khẩu hàng hoá với số lượng nhỏ không cần thiết phải mở L/C.

Đối với các dự án JBIC tài trợ thì hình thức này gọi là hình thức rút vốn chuyển tiền và chỉ áp dụng đối với các đơn rút vốn bằng Đồng Việt nam.

1.1. Để rút vốn thanh toán trực tiếp từng lần Ban Quản lý dự án gửi các tài liệu sau đến Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại):

* Đơn rút vốn và các sao kê đi kèm theo mẫu quy định và công văn đề nghị rút vốn;

* Hoá đơn/yêu cầu thanh toán của nhà thầu;

* Phiếu giá thanh toán đã được Cơ quan kiểm soát chi xác nhận . Trường hợp thanh toán tạm ứng phải có phiếu giá thanh toán tạm ứng được Cơ quan kiểm soát chi xác nhận.

* Trong những trường hợp đặc biệt, Bộ Tài chính có thể yêu cầu Ban Quản lý dự án cung cấp các tài liệu giải trình bổ sung.

1.2. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ xem xét và ký đơn rút vốn gửi nhà tài trợ.

Đối với các dự án do WB và ADB tài trợ, trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) có ý kiến bằng văn bản gửi Ban quản lý dự án và ngân hàng phục vụ. Trong vòng 2 ngày làm việc, kể từ khi có ý kiến của Bộ Tài chính, Ngân hàng phục vụ cùng Ban quản lý dự án ký vào đơn rút vốn và gửi nhà tài trợ.

Nhà tài trợ xem xét đơn xin rút vốn nếu chấp nhận sẽ chuyển tiền trực tiếp vào tài khoản của nhà thầu. Đối với dự án JBIC việc chuyển tiền thanh toán vào tài khoản của nhà thầu sẽ thông qua ngân hàng phục vụ.

2. Quy trình rút vốn theo thủ tục Thư cam kết, hoặc thanh toán bằng L/C không cần thư cam kết:

2.1. Thủ tục thư cam kết là hình thức theo đề nghị của bên vay, nhà tài trợ phát hành một Thư cam kết đảm bảo trả tiền cho ngân hàng thương mại đối với khoản tiền đã hay sẽ thanh toán bằng Thư tín dụng (L/C).

Hình thức này thường áp dụng trong trường hợp thanh toán hàng nhập khẩu bằng L/C và thanh toán phần ngoại tệ trong các hợp đồng của các dự án JBIC.

Ban Quản lý dự án gửi đến Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) các tài liệu sau:

* Công văn đề nghị Bộ Tài chính cho phép mở L/C và đề nghị phát hành Thư cam kết kèm Đơn xin rút vốn và các sao kê theo mẫu quy định (Đối với dự án của JBIC không yêu cầu nộp Đơn xin rút vốn và các sao kê).

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, căn cứ vào công văn đề nghị và quy định trong hợp đồng, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) xem xét có văn bản chấp thuận mở L/C gửi Ban Quản lý dự án và ngân hàng phục vụ. Căn cứ vào ý kiến đồng ý của Bộ Tài chính, trong vòng 2 ngày làm việc, kể từ khi có ý kiến của Bộ Tài chính, Ngân hàng phục vụ làm thủ tục đề nghị ngân hàng phục vụ nước ngoài mở L/C và thông báo cho nhà tài trợ đề nghị phát hành thư cam kết (trường hợp dự án JBIC) hoặc cùng Ban quản lý dự án ký vào đơn rút vốn gửi nhà tài trợ ( trường hợp dự án của WB, ADB).

Nhà tài trợ xem xét thư đề nghị hoặc đơn xin rút vốn, nếu chấp nhận sẽ phát hành Thư cam kết.

2.2. Thanh toán bằng L/C không cần thư cam kết (áp dụng đối với một số dự án tài trợ song phương):

Ban Quản lý dự án gửi đến Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) các tài liệu sau:

- Công văn đề nghị Bộ Tài chính cho phép mở L/C .

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính có văn bản chấp thuận mở L/C gửi Ban quản lý dự án và ngân hàng phục vụ.

3. Quy trình rút vốn theo thủ tục hoàn vốn, thủ tục hồi tố:

Thanh toán Hoàn vốn là hình thức nhà tài trợ tài trợ cho các khoản chi của dự án đã phát sinh, đã được bên vay thanh toán bằng nguồn vốn ngân sách hoặc nguồn tự có. Hình thức này thường áp dụng trong các trường hợp thanh toán mua sắm nhỏ, thanh toán một số hạng mục xây dựng cơ bản.

Thanh toán hồi tố là hình thức nhà tài trợ tài trợ cho những khoản chi của dự án đã phát sinh, đã được bên vay thanh toán bằng nguồn vốn ngân sách hoặc nguồn vốn tự có trước khi hiệp định vay có hiệu lực. Hình thức này chỉ áp dụng khi được nhà tài trợ thoả thuận đồng ý từ khi chuẩn bị dự án và được đưa vào nội dung của hiệp định vay.

Để rút vốn theo hình thức hoàn vốn (hoặc hồi tố), Ban quản lý dự án gửi các tài liệu sau đến Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại):

Các tài liệu phải gửi từng lần rút vốn:

* Công văn đề nghị rút vốn và đơn rút vốn và các sao kê đi kèm theo mẫu. Trong đơn rút vốn phải ghi tên và số tài khoản của đơn vị thụ hưởng là đơn vị đã chi ứng trước cho khoản hoàn vốn đó;

* Phiếu giá thanh toán có xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi theo quy định hiện hành và các chứng từ khác chứng minh số tiền và nguồn vốn đã thanh toán cho nhà thầu;

* Trong những trường hợp đặc biệt, Bộ Tài chính có thể yêu cầu Ban Quản lý dự án cung cấp các tài liệu giải trình bổ sung.

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ xem xét và ký đơn rút vốn gửi nhà tài trợ.

Đối với các dự án do WB và ADB tài trợ, trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) có ý kiến bằng văn bản gửi Ban quản lý dự án và ngân hàng phục vụ. Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi có ý kiến của Bộ Tài chính, ngân hàng phục vụ cùng Ban Quản lý dự án ký đơn rút vốn gửi nhà tài trợ.

Nhà tài trợ xem xét nếu chấp nhận sẽ chuyển tiền hoàn lại số vốn đã được thanh toán.

Đối với các khoản rút hoàn vốn cho các khoản do ngân sách nhà nước đã chi (hoặc từ các nguồn vốn có nguồn gốc ngân sách), số tiền rút về phải được nộp vào Ngân sách Nhà nước nơi đã ứng vốn.

Đối với các khoản rút vốn hoàn vốn cho các khoản do chủ dự án đã chi bằng vốn tự có (hoặc vốn tín dụng, hay huy động khác không có nguồn gốc từ ngân sách), chủ dự án được sử dụng số tiền rút vốn theo các quy định quản lý tài chính hiện hành.

4. Quy trình rút vốn theo thủ tục Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng:

4.1. Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng là hình thức nhà tài trợ ứng trước cho bên vay một khoản tiền vào Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng để bên vay chủ động thuận lợi trong các thanh toán nhỏ, giảm bớt số lần xin rút vốn từ nhà tài trợ, đẩy nhanh tốc độ thanh toán cho các hoạt động của dự án. Hình thức này thường áp dụng trong các trường hợp thanh toán các hoá đơn xây lắp theo tiến độ, mua sắm thiết bị nhỏ, chi phí hoạt động của Ban Quản lý dự án, v.v..

Hạn mức của Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng tuỳ thuộc nhu cầu chi tiêu của dự án, được xác định trong hiệp định vay hay thư giải ngân của dự án.

a. Rút vốn lần đầu về Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng:

Để rút vốn lần đầu về Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng, căn cứ hạn mức tài khoản đã quy định trong hiệp định vay, và dự kiến chi tiêu thời gian tới Ban Quản lý dự án gửi các tài liệu sau đến Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại):

* Công văn đề nghị rút vốn, đơn rút vốn và các sao kê đi kèm theo mẫu

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, căn cứ điều ước quốc tế đã ký, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ xem xét và ký đơn rút vốn gửi nhà tài trợ.

Đối với các dự án do WB và ADB tài trợ, trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) có ý kiến bằng văn bản gửi Ban quản lý dự án và ngân hàng phục vụ. Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi có ý kiến của Bộ Tài chính, ngân hàng phục vụ cùng Ban Quản lý dự án ký vào đơn rút vốn gửi nhà tài trợ.

Nhà tài trợ xem xét, chấp nhận sẽ chuyển tiền vào Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng.

b. Quy trình chi tiêu từ Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng:

- Quy trình Cơ quan kiểm soát chi kiểm tra sau:

Khi có yêu cầu chi thanh toán cho nhà thầu/ người cung cấp/tư vấn, sau khi thực hiện nghiệm thu, kiểm tra khối lượng, chứng từ, chấp nhận thanh toán theo đúng quy định hiện hành và tính toán số tiền được thanh toán bằng nguồn vốn ODA, đúng tỷ lệ quy định trong tài liệu dự án, Ban Quản lý dự án đề nghị ngân hàng phục vụ trích tiền từ Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng thanh toán cho người hưởng lợi.

Trong vòng 5 ngày làm việc sau khi rút vốn từ Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng để thanh toán, Ban Quản lý dự án gửi hồ sơ chứng từ thanh toán theo quy định hiện hành đến Cơ quan kiểm soát chi để Cơ quan này thực hiện việc kiểm soát chi theo quy định hiện hành. Trong vòng 5 ngày làm việc, căn cứ kết quả kiểm soát hồ sơ chứng từ, Cơ quan kiểm soát chi xác nhận khối lượng hoàn thành đủ điều kiện thanh toán trên phiếu giá hoặc bảng kê (đồng thời thanh toán phần vốn đối ứng, nếu có).

Trường hợp thanh toán cho các hợp đồng thanh toán một lần hoặc thanh toán lần cuối cho các hợp đồng, Ban quản lý dự án gửi hồ sơ chứng từ theo quy định hiện hành cho Cơ quan kiểm soát chi để đề nghị kiểm tra trước, xác nhận hồ sơ đủ điều kiện thanh toán. Trong vòng 5 ngày làm việc, Cơ quan kiểm soát chi kiểm tra hồ sơ chứng từ, xác nhận khối lượng hoàn thành đủ điều kiện thanh toán (đồng thời thanh toán phần vốn đối ứng, nếu có). Căn cứ vào xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi, Ban quản lý dự án làm thủ tục với ngân hàng phục vụ để thanh toán từ Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng cho nhà thầu.

Phiếu giá có xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi là một trong các căn cứ để Ban Quản lý dự án làm thủ tục rút vốn bổ sung Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng sau này.

- Quy trình Cơ quan kiểm soát chi kiểm tra trước:

Đối với các dự án nhiều cấp quản lý (trung ương, địa phương), hoặc do đặc thù dự án phức tạp, sẽ áp dụng hình thức Cơ quan kiểm soát chi kiểm tra trước đối với việc chi tiêu từ Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng như sau:

Theo quy trình này, ngân hàng phục vụ chỉ thực hiện giải ngân từ tài khoản đặc biệt/tài khoản tạm ứng khi các đề nghị thanh toán có kèm theo phiếu giá có xác nhận đủ điều kiện thanh toán của Cơ quan kiểm soát chi.

* Khi có yêu cầu chi thanh toán cho nhà thầu/ người cung cấp/tư vấn v.v., Ban Quản lý dự án (trung ương/địa phương) gửi các hồ sơ chứng từ thanh toán theo đúng quy định hiện hành đến Cơ quan kiểm soát chi. Trong vòng 5 ngày làm việc, Cơ quan kiểm soát chi thực hiện việc kiểm tra hồ sơ, xác nhận phần vốn ngoài nước đủ điều kiện thanh toán (và thanh toán phần vốn đối ứng, nếu có).

Đối với các dự án nhiều cấp quản lý:

* Để rút vốn từ Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng, Ban Quản lý dự án địa phương gửi yêu cầu thanh toán kèm xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi cho Ban quản lý dự án trung ương.

* Căn cứ vào đề nghị của Ban quản lý dự án địa phương, Ban quản lý dự án trung ương gửi yêu cầu thanh toán kèm xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi đến ngân hàng phục vụ để giải ngân từ Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng thanh toán cho người thụ hưởng.

* Trường hợp các dự án có tài khoản tạm ứng ở cấp địa phương (Tài khoản tạm ứng cấp 2), Ban quản lý dự án địa phương gửi yêu cầu thanh toán kèm xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi đến ngân hàng phục vụ để giải ngân từ Tài khoản tạm ứng cấp 2 thanh toán cho người thụ hưởng.

Đối với các dự án một cấp quản lý:

* Ban quản lý dự án gửi yêu cầu thanh toán kèm xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi đến ngân hàng phục vụ để giải ngân từ Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng thanh toán cho người thụ hưởng.

c. Quy trình rút vốn bổ sung Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng

Để rút vốn bổ sung Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng, Ban quản lý dự án cần gửi các tài liệu sau cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại):

* Công văn đề nghị rút vốn bổ sung Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng, đơn rút vốn và các sao kê đi kèm theo mẫu;

* Bản sao kê chi tiêu do ban quản lý dự án lập thể hiện rõ các khoản đã chi từ Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng, số/ngày văn bản xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi về khoản đã chi, kèm theo bản sao phiếu giá thanh toán có xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi.

* Sao kê tài khoản đặc biệt của ngân hàng phục vụ;

* Khế ước nhận nợ đã ký giữa chủ đầu tư và cơ quan được Bộ Tài chính uỷ quyền quản lý khoản vay lại đối với các khoản tiền đã rút về tài khoản đặc biệt (trong trường hợp dự án nhận vay lại);

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ xem xét và ký đơn rút vốn gửi nhà tài trợ.

Đối với các dự án do WB và ADB tài trợ, trong vòng 5 ngày làm việc Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) có ý kiến gửi Ban quản lý dự án và ngân hàng phục vụ. Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi có ý kiến của Bộ Tài chính, ngân hàng phục vụ cùng Ban quản lý dự án gửi nhà tài trợ.

Nhà tài trợ xem xét, chấp nhận sẽ chuyển tiền bổ sung vào Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng.

4.2. Rút vốn và thanh toán theo phương thức Tài khoản đặc biệt đối với vốn vay JBIC:

a. Mở Tài khoản đặc biệt và rút vốn lần đầu:

- Theo sự uỷ nhiệm của Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại), Ngân hàng ngoại thương Việt Nam mở Tài khoản đặc biệt bằng tiền Yên, và Tài khoản lãi của Tài khoản đặc biệt tại Ngân hàng Tokyo - Mitsubishi do Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) làm chủ tài khoản.

- Trong nước, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) đề nghị Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam mở các tài khoản chuyên dùng đối ứng với Tài khoản đặc biệt và Tài khoản lãi của Tài khoản đặc biệt do Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) là chủ tài khoản để theo dõi và hạch toán số tiền đã rút và số tiền lãi phát sinh trên Tài khoản đặc biệt cũng như việc trả nợ sau này.

- Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) ký Đơn đề nghị rút vốn lần đầu gửi nhà tài trợ với giá trị theo quy định tại hiệp định, nhưng tối đa không quá 50% giá trị hiệp định. Kỳ rút vốn đầu tiên không cần chứng từ kèm theo.

b. Thanh toán từ Tài khoản đặc biệt:

- Đối với phần chi bằng Đồng Việt Nam:

* Chủ đầu tư/BQLDA tập hợp chứng từ gửi Cơ quan kiểm soát chi để thực hiện việc kiểm soát chi theo quy định hiện hành.

* Sau khi có xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi, Chủ đầu tư/BQLDA lập hồ sơ gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) gồm: Giấy đề nghị thanh toán của nhà thầu có xác nhận của Chủ đầu tư, bảng tổng hợp các khoản rút vốn (Accumulated payment claimed and paid), hoá đơn, phiếu giá thanh toán có xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi. Trường hợp thanh toán ứng trước thì cần có thêm Bảo lãnh tạm ứng do ngân hàng được Chủ đầu tư chấp nhận cấp.

* Trong vòng 7 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính hoặc cơ quan được Bộ Tài chính uỷ quyền có công văn đề nghị Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chuyển tiền thanh toán theo đề nghị của Chủ đầu tư. Trong vòng 3 ngày sau khi nhận được công văn đề nghị, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam thực hiện chuyển tiền, sau đó gửi Bộ Tài chính các Giấy báo chuyển tiền kèm theo chứng từ chuyển tiền của ngân hàng để Bộ Tài chính làm thủ tục rút vốn bổ sung vào Tài khoản đặc biệt.

- Đối với phần chi bằng ngoại tệ để thanh toán cho các L/C nhập khẩu:

* Bộ Tài chính uỷ nhiệm cho Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam được tự động trích Tài khoản đặc biệt để thanh toán cho các L/C nhập khẩu theo đúng quy định về phương thức thanh toán bằng L/C.

* Sau khi thanh toán, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam sao bộ chứng từ nhập khẩu kèm theo xác nhận đã thanh toán gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) để làm thủ tục rút vốn bổ sung Tài khoản đặc biệt.

c. Rút vốn bổ sung Tài khoản đặc biệt:

Bộ Tài chính tập hợp chứng từ thanh toán của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam kèm theo bản sao Giấy đề nghị thanh toán đối với các khoản chi bằng Đồng Việt nam, hoặc bộ chứng từ nhập khẩu kèm theo giấy xác nhận đã thanh toán của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam và gửi Đơn rút vốn bổ sung cho JBIC.

Nếu giá trị khoản rút vốn đầu tiên bằng 50% giá trị hiệp định, các lần rút vốn bổ sung sau đó sẽ chỉ được rút 50% giá trị đề nghị. Nếu giá trị khoản rút vốn lần đầu ít hợn 50% giá trị hiệp định, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) được rút 100% giá trị đề nghị đến khi tổng giá trị vốn đã rút bằng 50% giá trị hiệp định. Sau đó các lần rút vốn bổ sung tiếp theo sẽ chỉ được bổ sung bằng 50% giá trị đề nghị rút vốn để đảm bảo khi giải ngân 100% giá trị hiệp định thì nhà tài trợ cùng tập hợp được đầy đủ chứng từ rút vốn.

5. Quy trình rút vốn đối với các dự án tín dụng hoặc cấu phần tín dụng:

Các dự án tín dụng hoặc cấu phần tín dụng của các dự án thực hiện như sau: căn cứ vào yêu cầu cho vay tiếp và chi tiêu cho các nội dung của dự án, Tổ chức tín dụng nhận vay lại chuẩn bị hồ sơ rút vốn từ nhà tài trợ để thực hiện cho vay tiếp hoặc chi tiêu cho các hoạt động của dự án theo đúng các quy định trong hiệp định vay, hiệp định dự án (nếu có) và các quy định hiện hành về tín dụng, đầu thầu, mua sắm v.v…

Tổ chức tín dụng nhận vay lại cần gửi Bộ Tài chính các chứng từ sau:

- Công văn đề nghị rút vốn,

- Đơn rút vốn kèm sao kê các khoản đã cho vay lại theo quy định của nhà tài trợ (tổ chức tín dụng nhận vay lại chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các khoản cho vay tiếp).

- Các chứng từ chứng minh tính hợp pháp, hợp lệ của các khoản chi tiêu cho các hoạt động của dự án.

Đối với các dự án do WB và ADB tài trợ, trong vòng 5 ngày làm việc Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) có ý kiến gửi tổ chức tín dụng nhận vay lại và ngân hàng phục vụ. Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi có ý kiến của Bộ Tài chính, ngân hàng phục vụ cùng tổ chức tín dụng nhận vay lại ký đơn rút vốn gửi nhà tài trợ.

VI. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO, QUYẾT TOÁN, KIỂM TRA, KIỂM TOÁN VIỆC RÚT, SỬ DỤNG VỐN CỦA CÁC DỰ ÁN ODA

1. Định kỳ hàng tháng, ngân hàng phục vụ có trách nhiệm gửi báo cáo sao kê Tài khoản đặc biệt/Tài khoản tạm ứng cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại, Ban Quản lý dự án).

2. Định kỳ hàng tháng, Ban Quản lý dự án có trách nhiệm lập sao kê các khoản đã được nhà tài trợ giải ngân theo từng hình thức rút vốn gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) và Cơ quan kiểm soát chi.

3. Chủ đầu tư các dự án, chương trình sử dụng vốn ODA phải lập các báo cáo thực hiện kế hoạch vốn đầu tư hoặc quyết toán vốn chi hành chính sự nghiệp hàng quý/năm và báo cáo quyết toán công trình hoàn thành. Báo cáo kế toán và báo cáo quyết toán phải thực hiện theo các quy định hiện hành của Bộ Tài chính.

3. Tuỳ theo yêu cầu của từng nhà tài trợ, hàng năm, các dự án, chương trình sử dụng vốn ODA phải được một công ty kiểm toán độc lập được Bộ Tài chính chấp thuận kiểm toán. Đề cương kiểm toán, quyết định lựa chọn công ty kiểm toán, hợp đồng kiểm toán phải phù hợp với quy định của nhà tài trợ và được Bộ Tài chính phê duyệt. Báo cáo kiểm toán phải được gửi cho Bộ Tài chính chậm nhất là 15 ngày sau khi hoàn thành (đối với các dự án do WB và ADB tài trợ, báo cáo kiểm toán được đồng gửi cho Ngân hàng Nhà nước (Vụ Quan hệ Quốc tế)).

4. Bộ Tài chính sẽ tiến hành kiểm tra, thanh tra tài chính định kỳ hoặc đột xuất đối với các tổ chức, đơn vị có sử dụng vốn ODA, đặc biệt là kiểm tra việc sử dụng tài khoản đặc biệt.

LuatVietnam.vn độc quyền cung cấp bản dịch chính thống Công báo tiếng Anh của Thông Tấn Xã Việt Nam.

Tình trạng hiệu lực: Đã biết

THE MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ----------
No: 96/2000/QD-BTC	Hanoi, June 12, 2000

DECISION

PROMULGATING THE DETAILED GUIDANCE ON THE PROCESS AND PROCEDURES FOR ODA CAPITAL WITHDRAWAL

THE MINISTER OF FINANCE

Pursuant to:
The Government’s Decree No.178/CP of October 28, 1994 defining the functions, tasks and organizational apparatus of the Finance Ministry;
The Government’s Decree No.87/CP of August 5, 1997, promulgating the Regulation on the Management and Use of the Official Development Assistance (ODA) source;
The Government’s Decree No.145/1999/ND-CP of September 20, 1999 on reorganization of the General Department for Development Investment under the Finance Ministry;
Joint Circular No.81/1998/TTLT/BTC-NHNN of June 17, 1998 of the Finance Ministry and the Vietnam State Bank, guiding the process, procedures for and management of capital withdrawal with regard to the official development assistance (ODA) capital source,

DECIDES:

Article 1.- To promulgate together with this Decision the detailed guidance on the process and procedures for ODA capital withdrawal.

Article 2.- This Decision takes effect 15 days after its signing and replaces Decision No.1860a/1998/QD-BTC of December 16, 1998 of the Finance Minister.

The general director of the State Treasury, the director of the Investment Department, the head of the External Finance Department, the director of the Administrative and Public-Service Finance Department and the director of the Ministry’s Office shall have to organize the implementation of this Decision.

FOR THE FINANCE MINISTER
VICE MINISTER

Le Thi Bang Tam

DETAILED GUIDANCE

ON THE PROCESS, PROCEDURE FOR AND MANAGEMENT OF CAPITAL WITHDRAWAL WITH REGARD TO THE OFFICIAL DEVELOPMENT ASSISTANCE (ODA) CAPITAL SOURCE
(promulgated together with Decision No.96/2000/QD-BTC of June 12, 2000 of the Finance Minister)

I. GENERAL PROVISIONS

1. The official development assistance (ODA) capital source for investment in projects, programs (hereinafter referred collectively to as ODA projects) constitute a source of the State budget revenue, which must be accounted into the budget and managed according to the provisions of the State Budget Law and documents guiding the Law.

2. The Finance Ministry shall have to financially manage the capital withdrawal for payment to projects and programs, account the State budget revenues and expenditures regarding ODA capital sources, guide and inspect the implementation of financial management regimes, make final settlement of projects, guide and inspect units in carrying out the hand over of assets, supplies and capital upon the project completion.

3. Agencies that control the expenditures shall be:

+ The State Treasuries at all levels (depending on assignment of responsibility for implementation of each project) to control the spending activities of projects with budget allocation, including projects with a portion of capital sublent to investors.

+ The sub-lending agencies (which are the Development Assistance Fund or agencies authorized by the Finance Ministry in special cases) to control the spending activities of fully sublent projects.

4. The investors shall be answerable before law for the implementation of ODA projects in strict accordance with the commitments prescribed in the international agreements, strictly abide by the State�s regulations on financial management and apply the accountancy accounting and auditing regimes according to the current regulations of the State.

5. This Guidance shall prescribe only the process, procedures for and the management of ODA capital withdrawal. For domestic reciprocal capital, the withdrawal and settlement thereof shall comply with the current regulations on investment and construction management and on the State budget expenditure management, in conformity with the project implementation tempo and the foreign capital withdrawal tempo.

6. For particular projects and programs, depending on the managerial requirements, the Finance Ministry may promulgate specific guidance.

II. ELABORATION OF PLANS FOR ODA PROJECTS

1. Project classification for plan elaboration and expenditure management:

a/ Classification according to spending nature:

- Capital construction investment projects include projects with capital construction spending contents defined in Part II, Section I, Circular No.135/1999/TT-BTC of November 19, 1999 of the Finance Ministry or legal documents amending, supplementing or replacing this Circular.

- Investment projects with administrative and public-service spending contents include projects on investment in the development of economic and/or social fields which have no capital construction spending contents.

For projects which involve both the capital construction spending and the administrative and public-service spending, the investors should consult with the Ministry of Planning and Investment and the Finance Ministry for the application of mode of capital plan elaboration and expenditure management according to either of the two above types of project.

- Credit programs/projects include credit programs/projects or proportion of a project which use ODA capital to sublend to banks and/or credit institutions for further lending to projects or end users in order to achieve the set targets.

b/ Classification according to capital use machanism:

- Allocated projects include projects which use ODA capital according to the mechanism of State budget allocation.

- Sub-lent projects include projects which use ODA capital according to the mechanism of re-borrowing from the State budget.

- Combined projects with allocation-cum-reborrowing include projects which use ODA capital partly allocated by the State budget and partly re-borrowed from the budget.

2. Elaboration of investment capital plans/ or budget estimates of ODA projects:

a/ For allocated projects:

Annually, at the time of elaboration, submission, consideration and approval of the State budget estimates according to the current regulations, the project management boards shall base themselves on the project implementation tempo to elaborate the investment capital plans of the projects (for capital construction investment projects) or the budget estimates (for administrative and public-service projects), and send them to their managing ministries (if the projects are managed by the central government) or the People’s Committees of the provinces or centrally-run cities (if the projects are locally managed) for their inclusion into the general budget plans of the ministries, provinces, which shall be sent to the Finance Ministry and the Ministry of Planning and Investment for submission to the Government and the National Assembly for ratification.

Such a plan must clearly indicate the projects’ spending contents and such capital sources as loan capital, aid, domestic reciprocal capital allocated by the central budget or local budgets, contributed capital of beneficiaries, credit capital (if any).

The process of approval and distribution of investment capital plans or budget estimates to projects shall comply with the current domestic regulations (the capital for capital construction projects shall be notified by the Ministry of Planning and Investment, capital for administrative and public-service projects shall be notified by the Finance Ministry). The ministries’ or provincial/municipal People’s Committees’ decisions on distribution of investment capital plans or budget estimates to projects must be addressed to the Finance Ministry (the Investment Department if they are capital construction projects, or the Administrative and Public Service Department if they are administrative and public-service projects). The Investment Department and the Administrative and Public-Service Department shall have to synthesize them and notify the investment capital plans or budget estimates of projects to the central State Treasury and the External Finance Department for use as basis for monitoring and comparison when allocating and withdrawing ODA capital for project settlement.

b/ For sub-lent projects:

The projects’ investment capital plans should be elaborated in strict accordance with the current regulations, clearly stating the ODA capital sources and the reciprocal capital sources. These plans must be approved by competent authorities. The investors shall have to self-procure enough reciprocal capital according to the project implementation tempo and report to the Finance Ministry and the Ministry of Planning and Investment the balance of reciprocal capital.

c/ For combined projects, depending on the nature of the allocated or sub-lent proportion, the process of elaboration of investment capital plans or budget estimates shall apply as provided for in Item a or b above.

3. Plans for ODA capital withdrawal:

Annual plans: In August every year, simultaneously with the process of elaborating the investment capital plans/budget estimates of projects or the ODA credit capital using plans, the project management boards shall elaborate the following year’s plans for ODA capital withdrawal to be sent to their managing ministries and the Finance Ministry (the External Finance Department) for augmentation into a general plan for ODA capital withdrawal, and monitor the withdrawal and use of the ODA capital of the projects in the plan year. Such a plan must clearly define each ODA capital source (if they are projects of aid combined with loan or of co-financing) and shall be split up to every quarter.

III. OPENING ACCOUNTS AND SERVICE BANKS

In order to withdraw capital for settlement, the project management boards shall open appropriate transaction accounts at service commercial banks according to the current regulations. For projects which apply form of payment via Special Account/Advance Account, the project management boards should additionally open the Special Accounts/Advance Accounts bearing the projects’ names (for projects financed by the and/or the ADB) or the Finance Ministry’s name (for other projects) at the service commercial banks in order to receive advance capital of donors.

The service banks shall have to notify the situation on foreign capital withdrawal and/or the situation on the payment via the Special Accounts/Advance Accounts of projects to the Finance Ministry, the State Bank and the investors.

In the course of project implementation, the service banks shall enjoy commission according to the current regulations of the State Bank on collection of banking service charges.

IV. CONTROL OF EXPENDITURE ON PAYMENTS WITH ODA CAPITAL SOURCE

- The expenditure control shall apply to the expenditures of all capital construction as well as administrative and public-service projects.

- The dossiers and procedures for expenditure control of the capital construction projects shall comply with the provisions in Circular 135/1999/TT-BTC of November 19, 1999 of the Finance Ministry, guiding the management and settlement of investment capital as well as public-service capital of investment and construction nature, which belong to the State budget capital sources, or legal documents amending, supplementing or replacing this Circular.

- The dossiers and procedures for expenditure control of administrative and public-service projects shall comply with the provisions in Circular No.40/1998/TT-BTC of March 31, 1998 of the Finance Ministry, guiding the regime of management, allocation and settlement of State budget expenditures through the State Treasury, or legal documents amending, supplementing or replacing this Circular.

- The control of dossiers requesting the payment with the foreign capital sources of ODA projects shall not be restricted by the projects’ investment capital plans or budget estimates (or the funding limits notices).

- After examining and controlling the spending dossiers and vouchers of units, the expenditure control bodies shall write the certification in the price tickets for settlement of valid value eligible for settlement according to the proportion between foreign capital and reciprocal capital, which has been prescribed in the international agreement or the project documents. The price tickets with certification by the expenditure control bodies shall serve as basis for carrying out the procedures to withdraw foreign capital.

V. FORMS OF CAPITAL WITHDRAWAL

Depending on the provisions of the international agreements, the capital withdrawal and the payment with ODA capital sources shall be effected in one or several of the following common forms: direct payment, special account, letter of commitment, capital reimbursement and money transfer.

Initial dossiers serving as basis for the management of ODA capital withdrawal:

The project management boards should send the following documents to the Finance Ministry (the External Finance Department):

- The investment decision of the competent authority;

- The international agreement on ODA, signed between Vietnam and the donor(s) and project documents relating to the projects;

- The annual investment capital plan/budget estimate allocated by the competent authority;

- The sub-lending agreement signed between the investor and the agency authorized to sub-lend (if they are sub-lent projects);

- The competent authority’s decision to recognize the bid-winning unit (or the decision to appoint bidder);

- The contract (for construction and installation, procurement, consultancy, etc.) signed between the investor and the contractor or the expenditure estimate approved by the competent authority (if the spending activities do not follow the contractual form)

- The competent authority’s decision to approve the contract.

- Where the contract needs the prior-comments of the donor(s), there should be " no objection" from the donor(s).

- The performance guarantee of the contractor’s bank;

- The advance guarantee (if it is the advance payment).

The project management boards shall send the above documents only once for their respective entire projects; particularly the investment capital plan/ budget estimate shall be sent annually.

1. Capital withdrawal process according to direct payment procedures (or form of money transfer):

Direct payment is the form of payment made at the request of the borrower, thereby the donor(s) shall transfer the payment money directly to the contractor/ supplier. This form often applies to cases of payment according to implementation tempo for big construction and installation contracts, consultancy contracts or payment to contracts on import of goods in small volumes which need not to open L/C.

For projects financed by JBIC, this form is called the money transfer capital withdrawal form and only apply to units that withdraw capital in VND.

1.1. To withdraw capital for direct payment by installment, the project management boards shall send the following documents to the Finance Ministry (the External Finance Department):

- The application for capital withdrawal and the copies of lists attached to set forms and the official dispatch requesting the capital withdrawal;

- Payment bill/ request of the contractor;

- The payment price ticket already certified by the expenditure control body. In case of advance payment, there must be the advance payment price ticket certified by the expenditure control body.

- For special cases, the Finance Ministry may request the project management boards to supply documents for additional explanation.

1.2. Within 5 working days after the receipt of complete and valid dossiers, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall consider and sign the application for capital withdrawal and send it to the donor(s).

For projects financed by the WB and/or the ADB, within 5 working days after receipt of complete and valid dossiers, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall sent its written comments to the project management boards and the service banks. Within 2 working days after receipt of the written comments of the Finance Ministry, the service bank and the project management board shall together sign the application for capital withdrawal and forward it to the donor(s).

The donor(s) shall consider the capital withdrawal application, and, if accepting it, transfer the money directly into the contractor’s account. For JBIC’s projects, the transfer of payment money into the contractors’ bank accounts shall be effected via service banks.

2. The process of capital withdrawal according to procedures of letter of commitment or L/C payment without letter of commitment:

2.1. The commitment letter procedure is the form whereby the donor, at the request of the borrower, shall issue a letter of commitment to pay to the commercial bank the sum of money already paid or to be paid by letter of credit (L/C).

This form often applies to cases of settlement of import goods with L/C and the settlement of the foreign currency portions in contracts of JBIC projects.

The project management boards shall send to the Finance Ministry (the External Finance Department) the following documents:

The official dispatch proposing the Finance Ministry to permit the L/C opening and the request for the issue of the letter of commitment enclosed with the capital withdrawal application and copies of the lists made according to set forms (for JBIC’s projects, the capital withdrawal application and copies of lists are not required).

Within 5 working days after the receipt of complete and valid dossiers, basing itself on the written proposal and the contractual provisions, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall consider them and send the written approval to the project management board and the service bank. Basing itself on the written approval of the Finance Ministry, the service bank shall, within 2 working days after the receipt of the Finance Ministry’s approval, carry out the procedures to request the foreign service bank to open L/C and the donor to issue the letter of commitment (in case of JBIC projects), or sign together with the project management board the capital withdrawal application and send it to the donor(s) (in cases of the projects of the World Bank and/or the Asian Development Bank).

The donor(s) shall consider the letter of request or capital withdrawal application, and, if accepting it, issue the letter of commitment.

2.2. L/C payment without requiring the letter of commitment (applicable to a number of bilateral aid projects):

The project management boards shall send to the Finance Ministry (the External Finance Department) the following documents:

- The official dispatch requesting the Finance Ministry to permit the opening of L/C.

Within 5 working days after the receipt of complete and valid dossiers, the Finance Ministry shall send its written approval of the L/C opening to the project management board and the service bank.

3. The process of capital withdrawal according to the procedures for capital reimbursement or retrospective payment:

The capital reimbursement payment is a form under which the donor shall finance the project’s expenditures which have arisen and been already settled with the sources of budget capital or own capital by the borrower. This form often applies to cases of small procurement, or settlement of a number of capital construction components.

The retrospective payment is a form under which the donor shall finance the project’s expenditures which have arisen and been already settled by the borrower with the sources of budget capital or own capital before the borrowing agreement comes into force. This form shall only apply when it is agreed upon by the donor from the time of project preparation and included into the borrowing agreement.

In order to withdraw capital in form of capital reimbursement (or retrospective payment), the project management board shall send the following documents to the Finance Ministry (the External Finance Department):

The documents submitted for each time of capital withdrawal:

- The official dispatch requesting the capital withdrawal and the application for capital withdrawal as well as copies of lists enclosed with set forms. The capital withdrawal application must state the name and account number of the beneficiary unit which has made the advance payment for such capital reimbursement;

- The payment price bill with certification by the expenditure control body according to the current regulations and other vouchers evidencing the amount of money and the source of capital already paid to the contractor;

- For special cases, the Finance Ministry can request the project management board to supply documents for additional explanation.

Within 5 working days after the receipt of complete and valid dossiers, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall consider and sign the capital withdrawal application to be sent to the donor.

For projects financed by the WB and/or the ADB, within 5 working days after the receipt of complete and valid dossiers, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall send its written comments to the project management board and the service bank. Within 2 working days after the receipt of the written comments of the Finance Ministry, the service bank shall together with the project management board sign the capital withdrawal application to be sent to the donor.

The donor shall consider it and, if accepting it, transfer the money to reimburse the capital amount already paid.

For the withdrawn amounts to reimburse the amounts already paid by the State budget (or by capital sources originating from the State budget), the withdrawn amounts of money must be paid into the State budget where the capital has been advanced.

For the withdrawn amounts to reimburse the expenses already paid by the project owners with their own capital (or credit capital, or other mobilized capital having not originated from budget), the project owners are entitled to use the withdrawn capital amounts according to the current regulations on financial management.

4. Process of capital withdrawal according to the procedure of Special Account/Advance Account:

4.1. The Special Account/Advance Account is the form under which the donor advances a sum of money to the borrowing party into the Special Account/Advance Account in order to facilitate the latter in small payments, reduce the number of times applying for capital withdrawal from the donor and speed up the payment for the project’s activities. This form often applies to cases of payment of construction and installation bills according to tempo, the procurement of small equipment, the expenses for activities of the project management board, etc.

The limit of the Special Account/Advance Account depends on the project’s spending needs, determined in the capital borrowing agreement or letter of capital disbursement of the project.

a/ The first withdrawal of capital into the Special Account/Advance Account:

To make the first withdrawal of capital into the Special Account/Advance Account, basing itself on the account limit prescribed in the capital-borrowing agreement and the estimated expenditure in the coming period, the project management board shall forward the following documents to the Finance Ministry (the External Finance Department):

The official request for capital withdrawal, the application for capital withdrawal and copies of the lists enclosed with set forms.

Within 5 working days after the receipt of complete and valid dossiers, basing itself on the signed international agreement, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall consider and sign the capital withdrawal application before sending it to the donor.

For WB- and ADB-financed projects, within 5 working days after receiving complete and valid dossiers, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall send its written comments to the project management board and the service bank. Within 2 working days after the receipt of the written comments of the Finance Ministry, the service bank shall together with the project management board sign the capital withdrawal application and send it to the donor.

The donor shall consider and accept the request before transferring money into the Special Account/ Advance Account.

b/ The process of making expenditures from the Special Account/Advance Account:

- The process of afterward inspection by the expenditure control body:

Upon a spending request to make payment for the contractor/supplier/consultant, after making the pre-acceptance test, examination of work volume and vouchers, agreeing to make payment in strict accordance with the current regulations and calculating the sum to be paid with ODA capital according to the rate prescribed in the project document, the project management board shall request the service bank to deduct money from the Special Account/Advance Account for payment to the beneficiary.

Within 5 working days after the withdrawal of capital from the Special Account/Advance Account to make payments, the project management board shall forward the prescribed payment dossiers and vouchers to the expenditure control body so that the latter effects the control of expenditures according to the current regulations. Within 5 working days, basing itself on the dossier and voucher inspection results, the expenditure control body makes certification of the completed volume eligible for the payment on the price bill or the list (together with the payment of the reciprocal capital portion, if any).

In case of making lump-sum or final payments to contracts, the project management board shall send the dossiers and vouchers according to current regulations to the expenditure control body proposing the prior inspection and certification of the dossiers’ eligibility for payment. Within 5 working days, the expenditure control body shall examine the dossiers and vouchers, certify the completed volume eligible for payment (together with the payment of the reciprocal capital portion, if any). Basing itself on the certification by the expenditure control body, the project management board shall carry out procedures with the service bank to make payments from the Special Account/Advance Account to the contractor.

The price bill certified by the expenditure control body constitutes one of the bases for the project management board to carry out the procedures for withdrawal of capital for subsequent addition to the Special Account/ Advance Account.

- The process of prior inspection by the expenditure control body:

For projects managed by different levels (central and local) or characterized by their complexity, the form of prior inspection by the expenditure control body shall apply to the expenditures from the Special Account/ Advance Account as follows:

According to this process, the service bank shall disburse the capital from the Special Account/Advance Account only when the payment requests are enclosed with the price bills with certification of eligibility for payment by the expenditure control body.

- Upon a request to make payment to the contractor/supplier/consultant, etc. , the project management board (central/local) shall send the payment dossiers and vouchers according to the current regulations to the expenditure control body. Within 5 working days, the expenditure control body shall inspect the dossiers, certify the foreign capital portion’s eligibility for payment (and settle the reciprocal capital portion, if any).

For projects managed by different levels:

- In order to withdraw capital from the Special Account/Advance Account, the local project management board shall forward the payment request with certification by the expenditure control body to the central project management board.

- Basing itself on the request of the local project management board, the central project management board shall send the payment request enclosed with the certification by the expenditure control body to the service bank for disbursement of capital from the Special Account/Advance Account to make payments to the beneficiary.

- Where projects have advance accounts at the local level (grade 2- Advance Account), the local project management board shall forward the payment request enclosed with certification by the expenditure control body to the service bank for disbursement of capital from the grade-2 Advance Account to make payment to the beneficiary.

For projects managed by one level:

- The project management board shall send the payment request enclosed with certification by the expenditure control body to the service bank for disbursement of capital from the Special Account/ Advance Account to make payment to the beneficiary.

c/ The process of withdrawal of capital for addition to the Special Account/Advance Account

In order to withdraw capital for addition to the Special Account/Advance Account, the project management board should send the following documents to the Finance Ministry (the External Finance Department):

- The official request for withdrawal of capital for addition to the Special Account/Advance Account, the capital withdrawal application and copies of lists enclosed with set forms;

- The copy of the list of expenditures elaborated by the project management board, which clearly indicates the amounts spent from the Special Account/Advance Account, the serial number/date of the written certification by the expenditure control body of the spent amounts, together with the copy of the payment price bill certified by the expenditure control body.

- The copy of the list of special accounts of the service bank;

- The debt acknowledgement contract signed between the investor and the body authorized by the Finance Ministry to manage the re-borrowed amounts with regard to the amounts of money already withdrawn from the special account (in case of sub-lent projects).

For projects financed by the WB and/or the ADB, within 5 working days, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall send its comments to the project management board and the service bank. Within 2 working days after the receipt of written comments of the Finance Ministry, the service bank shall together with the project management board send them to the donor.

The donor shall consider and, if accepting the request, transfer the money for addition to the Special Account/Advance Account.

4.2. Capital withdrawal and payment by mode of Special Account for JBIC’s loan capital:

a/ Opening the Special Account and the first-time capital withdrawal:

- Under the authorization of the Finance Ministry (the External Finance Department), the Vietnam Foreign Trade Bank shall open the Special Account in Yen and the Account of Interests on the Special Account at the Tokyo-Mitsubishi Bank with the Finance Ministry (the External Finance Department) as the account holder.

- At home, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall request the Vietnam Foreign Trade Bank to open the special-use accounts reciprocal to the Special Account and the Account of Interests of the Special Account, with the Finance Ministry (the External Finance Department) as the account holder in order to monitor and account the already withdrawn money amounts and the amounts of interests on the Special Account as well as the subsequent debt payment.

- The Finance Ministry (the External Finance Department) shall sign the application for the first-time capital withdrawal and send it to the donor with the value prescribed in the agreement, which, however, must not exceed 50% of the value of the agreement. The first-time capital withdrawal requires no enclosed vouchers.

b/ Payments made from the Special Account:

- For expenditures made in VND:

+ The investor/project management board shall collect vouchers and send them to the expenditure control body for inspection of the expenditures according to the current regulations.

+ After getting the certification from the expenditure control body, the investor/project management board shall compile dossiers to be sent to the Finance Ministry (the External Finance Department), including: The written request for payment to the contractor with certification by the investor, the accumulated payment claimed and paid, invoice, payment price bill with certification by the expenditure control body. In case of advance payment, the advance guarantee of the bank accepted by the investor is also required.

+ Within 7 days after the receipt of complete and valid dossiers, the Finance Ministry or the agency authorized by the Finance Ministry shall send an official dispatch, requesting the Vietnam Foreign Trade Bank to transfer the payment money at the request of the investor. Within 3 days after the receipt of the written request, the Vietnam Foreign Trade Bank shall transfer the money, then send the money transfer notice enclosed with the money transfer vouchers of the bank to the Finance Ministry so that the latter shall carry out the procedures to withdraw capital for addition to the Special Account.

- For the expenses in foreign currency(ies) to pay for the import L/Cs:

+ The Finance Ministry shall authorize the Vietnam Foreign Trade Bank to automatically deduct the Special Account for payment of import L/Cs in strict accordance with the regulations on mode of payment by L/C.

+ After the payment, the Vietnam Foreign Trade Bank shall duplicate the import vouchers enclosed with the certification of payment and send them to the Finance Ministry (the External Finance Department) for carrying out the procedures to withdraw capital for addition to the Special Account.

c/ Withdrawal of capital for addition to the Special Account:

The Finance Ministry shall gather the payment vouchers of the Vietnam Foreign Trade Bank, enclosed with the written request for payment of expenses in VND, or the import vouchers enclosed with the written certification of payment by the Vietnam Foreign Trade Bank and send the capital withdrawal application to the JBIC.

If the value of the first withdrawn capital amount is equal to 50% of the agreement value, the subsequent additional capital withdrawals may represent only 50% of the requested value. If the value of the first-time withdrawn capital amount is smaller than 50% of the agreement value, the Finance Ministry (the External Finance Department) may withdraw 100% of the requested value until the total withdrawn capital value represents 50% of the agreement value. Then, the subsequent additional capital withdrawals shall be entitled to the addition equal to 50% of the value of the capital withdrawal request in order to ensure that when 100% of the agreement value are disbursed, the donor(s) can fully recover the vouchers on capital withdrawal.

5. Process of capital withdrawal for credit projects or credit constituents:

Credit projects or credit constituents of projects shall be effected as follows: Depending on the demands for further loans and expenditures on the project contents, the credit institutions undertaking the re-borrowing shall prepare the dossiers on capital withdrawal from the donor to effect the further loans or expenditures for the project’s activities in strict accordance with the provisions of the loan agreement, the project agreement (if any) and the current regulations on credit, bidding, procurement, etc.

The credit institutions undertaking the re-borrowing should forward the following vouchers to the Finance Ministry:

- The official dispatch requesting the capital withdrawal;

- The capital withdrawal application enclosed with the copies of the list of sub-lent amounts according to the regulations of the donor (the credit institution undertaking the re-borrowing shall be answerable for the legality, truthfulness and accuracy of the sub-lent amounts);

- Vouchers evidencing the legality, validity of the expenses for the project’s activities.

For projects financed by the WB and/or the ADB, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall, within 5 working days, send its written comments to the re-borrowing credit institution and the service bank. Within 2 working days after getting the written comments of the Finance Ministry, the service bank shall, together with the re-borrowing credit institution, sign the capital withdrawal application to be send to the donor.

VI. REGIMES OF REPORTING ON, FINAL SETTLEMENT, INSPECTION AND AUDITING OF THE CAPITAL WITHDRAWAL AND USE BY ODA PROJECTS

1. Monthly, the service banks shall have to send their report on the duplication and listing of the Special Accounts/ Advance Accounts to the Finance Ministry (the External Finance Department and the project management board).

2. Monthly, the project management boards shall have to make the copies and listing of amounts already disbursed by the donor(s) according to each form of capital withdrawal, then send them to the Finance Ministry (the External Finance Department) and the expenditure control body.

3. The investors of ODA projects and programs shall have to make quarterly/annual reports on the implementation of the investment capital or the final settlement of capital for administrative and public-service expenses and the report on the settlement of the completed projects. The accounting reports and the final settlement reports shall have to comply with the current regulations of the Finance Ministry.

4. Depending on the request of the donor(s), annually, ODA projects and programs must be audited by an independent auditing company accepted for the auditing by the Finance Ministry. The auditing plan, the decision on selection of the auditing company and the auditing contract must conform to the regulations of the donor(s) and approved by the Finance Ministry. The auditing report must be sent to the Finance Ministry within 15 days after completion. (For projects financed by the World Bank and/or the Asian Development Bank, the auditing reports shall be concurrently sent to the State Bank (the International Cooperation Department).

5. The Finance Ministry shall conduct the regular or irregular financial examination and inspection of organizations and units, that use ODA capital, particularly the inspection of the use of the special accounts.

Vui lòng Đăng nhập tài khoản gói Nâng cao để xem đầy đủ bản dịch.

Chưa có tài khoản? Đăng ký tại đây