Thông tư 28 TC/CĐKT của Bộ Tài chính hướng dẫn sử dụng sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ áp dụng trong các doanh nghiệp

THÔNG TƯ

BỘ TÀI CHÍNH SỐ 28 TC/CĐKT NGÀY 31/3/1995

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ ÁP DỤNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

Để việc thử nghiệm hệ thống kế toán mới được thuận lợi, phù hợp với  "Hệ thống tài khoản kế toán  áp dụng cho các doanh nghiệp",  ban hành kèm theo quyết định số 1205 TC/CĐKT ngày 14/12/1994 của Bộ Tài chính, trong khi chưa ban hành  mới chế độ sổ kế toán, Bộ Tài chính qui định và hướng dẫn nội dung, phương pháp ghi sổ của hình thức kế toán nhật ký chứng từ áp dụng cho các doanh nghiệp như sau:

I - Hệ THốNG Sổ Kế TOáN THEO HìNH THứC Kế TOáN NHậT Ký CHứNG Từ HƯớNG DẫN TRONG THÔNG TƯ NàY VẫN ĐảM BảO TÔN TRọNG NHữNG NGUYÊN TắC CƠ BảN  Đã ĐƯợC QUI ĐịNH TRONG QUYếT ĐịNH Số 19 TC/ CĐKT NGàY 31/3/1990 CUẩ Bộ TàI CHíNH.

việc qui định và hướng dẫn chủ yếu dựa vào đặc điểm và yêu cầu quản lý  của ngành sản xuất công nghiệp, có tính đến một số đặc điểm của những ngành kinh doanh khác. Vì vậy,  từng ngành và từng lĩnh vực SXKD cần có sự xem xét kỹ lưỡng, cụ thể hoá phù hợp với đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý.

II - QUI ĐịNH LạI CáC TàI KHOảN PHảN áNH TRONG CáC

NHậT Ký CHứNG Từ, BảNG KÊ, BảNG PHâN Bổ  Và Sổ Kế TOáN CHI TIếT:

Danh mục và nội dung cụ thể của các loại sổ qui định trong bảng phụ lục số 01 đính kèm.

III - HƯớNG DẫN PHƯƠNG PHáP GHI TRÊN MộT Số NHậT Ký

CHứNG Từ  CHủ YÊU

1/ Nhật ký chứng từ số 5 và sổ chi tiết số 2: Bổ sung thêm 2 nội dung sau:

- Trường hợp nhận tiền ứng trước của khách háng cũng được phản ánh ở sổ chi tiết số 2 và nhật ký chứng từ số 5. Khi nhận tiền ứng trước của khách háng ghi: Nợ TK 111, 112........ Có TK 321. Khi bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ ghi : Nợ TK 321, có TK 511. Cuối tháng, nếu TK 321 có số dư Nợ thì kết chuyển sang tài khoản 131, (ghi : Nợ TK 131, có TK 321).

Do  quan hệ thanh toán , cuối kỳ kế toán, nếu chi tiết khách hàng phản ánh trên TK 131 “phải thu của khách hàng” có số dư Có do đã thu qua số phải thu thì phải lập bút toán chuển số dư đó sang TK 321”phải trả cho người cung cấp”, ghi nợ TK131, Có TK 321 để phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 5và sổ chi tiết số 2 chi tiết cho từng khách hàng.

2/ Nhật ký chứng từ số 7 và các bảng kê, Bảng phân bổ, sổ kế toán chi tiết.

Hạch toán chi phí sản xuất, kinh doanh phải phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi chi phí thực tế phát sinh trong qúa trình sản xuất, kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm bao gồm các chi phí sản xuất trực tiếp và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.

Hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh phải chú ý các điểm sau đây:

- Bảng kê số 4 được trên cơ sở tổng hợp số phát sinh có của các TK 151, 152, 153,  214, 142, 325, 324, 328, 111, 112, 113... đối ứng nợ với các tài khoản liên quan phản ánh các chi phí trực tiếp sản xuất (TK 154, TK631, TK621, TK622, TK 617)và được tập hợp theo từng phân xưởng, bộ phận sản xuất và chi tiết cho từng sản phẩm, dịch vụ.

- Bảng kê số 5 được mở trên cơ sở tổng hợp số phát sinh có của các tài khoản 152, 153, 142, 214, 325, 328, 111, 112, 113, 321....... đối ứng nợ với các tài khoản liên quan phản ánh  chi phí quản lý và chi phí chung phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc chi phí đầu tư XDCB (TK 641, TK642, TK 231). Trong từng tài khoản chi tiết theo yếu tố và nội dung chi phí: Nhân viên, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ đồ dùng...

- Căn cứ vào bảng phân bổ số 1, 2, 3, các bảng kê và nhật ký chứng tư có liên quan để ghi vào các cột và các dòng phù hợp với bảng kê số 4 và số 5. Số liệu tổng hợp của các bảng kê số 4 và bảng kê số 5 dùng để ghi vào nhật ký chúng từ số 7.

- Nhật ký chứng từ số 7 tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, dùng để ghi Có các tài khoản liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh như TK 142, 151, 152, 153, 154, 214, 231, 324, 325,  328, 611, 621, 622, 627, 631 và một số tài khoản đã phản ánh ở các Nhật ký chứng từ khác, nhưng có liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong kỳ, và dùng để ghi nợ các tài khoản 154, 631, 621, 622, 627,142, 325, 641, 642.

- Phương pháp ghi chép nhật ký  chứng từ số 7 cần chú ý:

PHẦN I

TẬP HỢP CHI PHÍ SXKD TOÀN DOANH NGHIỆP, PHẢN ÁNH TOÀN BỘ SỐ PHÁT SINH BÊN CÓ CỦA CÁC TÀI KHOẢN LIÊN QUAN ĐẾN CHI PHÍ SXKD

Cơ sở để ghi phần này  là:

- Căn cứ vào dòng cộng nợ của các tài khoản  154, 631, 621, 622, 627 trên các bảng kê số 4 để xác định số tổng cộng nợ của từng TK 154, 631, 621, 622, 627, ghi vào các cột và dòng phù hợp của phần này.

- Lấy số liệu từ Bảng kê số 5 phần ghi bên Nợ của các TK 641; 642, để ghi vào các dòng liên quan.

- Lấy số liệu từ bảng kê số 6, phần ghi bên nợ của TK 142 và của TK 325 để ghi vào các dòng Nợ TK 142 và nợ TK 325 của phần này.

- Căn cứ vào các Bảng phân bổ, các Nhật ký chứng từ  và các chứng từ có liên quan để ghi vào các dòng phù hợp trên mục B phần I của nhật ký chứng từ số 7.

- Số liệu tổng cộng của phần I được sử dụng để ghi vào sổ cái.

PHẦN II.

CHI PHÍ SẢN XUẤT THEO YẾU TỐ:

Theo qui định hiện hành, chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp gồm 6 yếu tố chi phí:

- Nguyên liệu và vật liệu

- Nhiên liệu, động lực.

- Tiền lương và các khoản phụ cấp

- Khấu hao TSCĐ

- Chi phí dịch vụ mua ngoài

- Chi phí bằng tiền khác

Cách lập phần II NKCT số 7

1/ Yếu tố nguyên liệu và vật liệu:

- Căn cứ vào số phát sinh bên có của các TK 151, 152, 153 đối ứng với nợ các tài khoản ghi ở mục A phần I trên nhật ký chứng từ số 7 sau khi trừ đi phần nhiên liệu xuất dùng vào SXKD để vào các dòng phù hợp của phần này.

- Căn cứ vào chứng từ và các sổ kế toán có liên quan để xác định phần nguyên liệu mua ngoài không qua nhập kho đưa ngay sử dụng để ghi vào yếu tố nguyên liệu vật liệu  ở các dòng phù hợp của phần II Nhật ký chứng từ số 7.

2/ Yếu tố nhiên liệu, động lực:

Căn cứ  vào các chứng từ và sổ kế toán có liên quan để xác định phần nhiên liệu động lực đưa vào sản xuất kinh doanh trong kỳ, để ghi vào yếu tố nhiên liệu động lực ở các dòng phù hợp của phần II nhật ký chứng từ số 7.

Yếu tố chi phí nguyên vật liệu và nhiên liệu khi tính phải loại trừ nguyên liệu, vật liệu nhiên liệu dùng không hết nhập lại kho.

3/ Yếu tố tiền lương và các khoản phụ cấp:

Căn cứ vào số phát sinh bên Có TK 324 đối ứng Nợ các Tài khoản ghi ở Mục A phần I trên nhật ký chứng từ số 7để ghi vào yếu tố tiền lương và các khoản phụ cấp ở các dòng phù hợp của phần II nhật ký chứng từ số 7.

4/ Yếu tố khấu hao TSCĐ:

Căn cứ vào số phát sinh bên Có TK 214 đối ứng Nợ các tài khoản ghi ở Mục A phần I trên Nhật ký chứng từ số 7 để  ghi vào yếu tố khấu hao TSCĐ  ở các dòng phù hợp của phần II NKCT số 7.

5/ Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài:

Căn cứ vào các bảng kê,  sổ chi tiết, nhật ký chứng từ số 5, 2, 1.... liên quan, xác định phần chi phí dịch vụ mua ngoài để ghi vào  cột 7 vào các dòng phù hợp trên phần II của Nhật ký chứng từ số 7.

6/ Yếu tố chi phí bằng tiền khác:

Căn cứ vào các Bảng kê,  sổ chi tiết, nhật ký chứng từ số 5,1, 2.... liên quan, xác định phần chi phí bằng tiền khác để ghi vào cột 8 vào các dòng phù hợp trên phần II của nhật ký chứng từ số 7.

PHẦN III

LUÂN CHUYỂN NỘI BỘ KHÔNG TÍNH VÀO CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH

Cách lập phần III NKCT số 7:

- Căn cứ vào số phát sinh bên Có TK 154 hoặc TK 631 đối ứng nợ các TK 154, 631, 142, 325, 621, 627, 641, 642, ở mục A phần I trên nhật ký chứng từ số 7 để ghi vào cột 3 ở các dòng TK 154, 631, 142, 325, 621, 627, 641, 642 cho phù hợp của phần III NKCT số 7.

- Căn cứ vào số phát sinh bên có TK 621 đối ứng Nợ các TK 154, 631 ở mục A phần I trên Nhật ký chứng từ số 7 để ghi vào cột 4 ở dòng TK 154 hoặc dòng TK 631 ở phần III NKCT số 7.

- Căn cứ vào số phát sinh bên có TK 622 đối ứng nợ các TK 154, 631 ở mục A phần I trên Nhật ký chứng từ số 7 để ghi vào cột 5 ở dòng  TK 154 hoặc dòng TK 631 ở phần III NKCT số 7.

-  Căn cứ vào số phát sinh bên có TK 627 đối ứng Nợ các TK 154, 631 ở mục A phần I trên nhật ký chứng từ số 7 để ghi vào cột 6 ở dòng TK 154 hoặc dòng TK 631 ở phần III NKCT số 7.

- Căn cứ vào số phát sinh bên có TK 142, 325 đối ứng Nợ các TK 154, 631, 621, 627, 641, 642  ở mục A phần I trên nhật ký chứng từ số 7 để ghi vào cột 7 hoặc cột 8 ở các dòng TK 154, 631, 621, 627, 641, 642, cho phù hợp ở phần III NKCT số 7.

3/ Nhật ký chứng từ số 8, Bảng kê số 11 và sổ chi tiết số 4:

Bổ sung thêm 2 nội dung sau:

- Trường hợp ứng tiền trước cho người cung cấp cũng được phản ánh vào nhật ký chứng từ số 8, Bảng kê số 11và sổ chi tiết số số 4. Khi ứng trước tiền cho người cung cấp ghi: Nợ TK 131, Có TK 111, 112.... Khi nhận hàng hoá, lao vụ, dịch vụ ghi: Nợ các TK liên quan, Có TK 131. Cuối tháng nếu TK 131 có số dư có thì kết chuyển sang TK 321 (Ghi: Nợ TK 131, Có TK 321).

- Do quan hệ thanh toán, cuối kỳ kế toán,  nếu chi tiết người cung cấp phản ánh trên TK321 có số dư nợ do trả quá số phải trả thì phải lập bút toán chuyển số dư đó sang TK 131 (ghi NợTK 131, Có TK 321) để phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 8, Bảng kê số 11 và sổ chi tiết số 4.

4/ Nhật ký chứng từ số 10 và sổ chi tiết số 6:

Bổ sung ghi sổ chi tiết số 6 trước khi ghi Nhật ký chứng từ số 10 các nội dung sau:

- Do quan hệ thanh toán, cuối kỳ kế toán, nếu chi tiết các khoản phải thu đã thu quá ở các TK 138 và các TK 141 nên có số dư có thì phải lập bút toán chuyển số dư có các tài khoản trên sangTK 328.

- Cuối kỳ kế toán, nếu chi tiết các khoản phải trả đã phản ánh ở các TK 323, 324, 328 có số dư nợ thì phải lập bút toán chuyên số dư Nợ các tài khoản trên sang tài khoản 138 (ghi Nợ TK 138, Có TK 323 hoặc 324, 328).

Do đó sổ chi tiết số 6 phản ánh chi tiết cho từng tài khoản liên quan đến các nội dung trên cũng phải được ghi bổ sung cho phù hợp. Số liệu tổng cộng của các sổ chi tiết này được dùng để ghi vào Nhật ký chứng từ số 10.

IV - MộT Số VấN Đề CầN CHú ý KHI TRIểN KHAI THựC HIệN

1/ Tất cả các số liệu kế toán trước và sau khi chuyển sổ phải đầy đủ, chính xác, đảm bảo đối chiếu khớp đúng giữa giá trị và hiện vật, giữa số liệu kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa số ghi trên sổ và số thực tế hiện có.

2/ Phải có sự phân công lại các phần hành công tác kế toán cho từng nhân viên kế toán theo sự phân loại tài khoản kế toán mới cho phù hợp.

3/ Phải có sự thống nhất trước giữa các nhân viên kế toán các phần hành kế toán trong mối quan hệ của việc chuyển số dư và việc ghi chép giữa các Nhật ký chứng từ, bảng kê và sổ chi tiết với nhau.

Căn cứ vào Thông tư này, các Bộ, Tổng cục chủ quản qui định mẫu số cụ thể áp dụng cho các đơn vị thuộc ngành, Địa phương và ban hành sau khi thoả thuận với Bộ Tài chính.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh về Bộ Tài chính (Vụ Chế độ kế toán) để thống nhất giải quyết.

PHỤ LỤC SỐ 1

Hệ thống sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ

(Trang sau có biểu ngang)

Bộ, Tổng cục...............

Đơn vị:....................                                                                                                                             Mẫu số 01/NKCT

Ban hành theo TT số 28                        Nhật ký chứng từ số 1                                                                                                                                        Ngày 31 tháng 3 năm 1995

Ghi có Tài khoản 111 “tiền mặt”                                                                Của Bộ Tài chính

Đã ghi sổ cái ngày.... tháng ....năm ....                                                                                                Ngày .... tháng...... năm

Kế toán tổng hợp ký                     Kế toán trưởng ký                                                                                           Kế toán ghi sổ ký

(Họ và tên)                                    (Họ và tên)                                                                                                       (Họ và tên)

Bộ, Tổng cục...............

Đơn vị:....................                                                                                                                           Mẫu số 01/BK

Ban hành theo TT số 28                                 Bảng kê số 1                                                                                                                         Ngày 31 tháng 3 năm 1995

Ghi Nợ Tài khoản 111 “Tiền mặt”                                                 Của Bộ Tài chính

Tháng......... năm..........

Số dư cuối tháng ..................

Ngày .... tháng..... năm.....

Kế toán trưởng ký                                                                                        Kế toán ghi sổ ký

(Họ và tên)                                                                                                     (Họ và tên)

Bộ, Tổng cục...............

Đơn vị:....................                                                                                                                 Mẫu số 02/NKCT

Ban hành theo TT số 28                                 Nhật ký chứng từ  số 2                                                                                                       Ngày 31 tháng 3 năm 1995

Ghi Có Tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng”                             Của Bộ Tài chính

Đã ghi sổ cái ngày....tháng .... năm....                                                                                                                                                                                                                                                Ngày ..... tháng.....năm

Kế toán tổng hợp ký                        Kế toán trưởng ký                Kế toán ghi sổ ký

(Họ và tên)                          (Họ và tên)                            (Họ và tên)

Bộ, Tổng cục...............

Đơn vị:....................                                                                                                                           Mẫu số 02/BK

Ban hành theo TT số 28                        Bảng kê  số 2                                                                                                                                                Ngày 31 tháng 3 năm 1995

Ghi Nợ  Tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng”                                       Của Bộ Tài chính

Tháng......... năm..........

Số dư cuối tháng...............

Ngày .... tháng ...... năm.........

Kế toán trưởng ký                                                                                          Kế toán ghi sổ ký

(Họ và tên)                                                                                                                       (Họ và tên)

Bộ, Tổng cục...............

Đơn vị:....................                                                                                                                           Mẫu số 03/NKCT

Ban hành theo TT số 28                        Nhật ký chứng từ  số 3                                                                                                                   Ngày 31 tháng 3 năm 1995

Ghi Có Tài khoản 113 “Tiền gửi Ngân hàng”                                         Của Bộ Tài chính

Tháng......... năm..........

Cộng số phát sinh bên nợ theo chứng từ gốc .........                                                                Số dư cuối tháng

Đã ghi sổ cái ngày ..... tháng ...... năm......                                                                                   Ngày ..... tháng...... năm

Kế toán tổng hợp ký                                                            Kế toán trưởng ký                                            Kế toán ghi sổ ký

(Họ và tên)                                                               (Họ và tên)                                                                  (Họ và tên)

NHẬT KÝ CHỪNG TỪ SỐ 4

Bộ, Tổng cục ....                                                                                                                                           Mẫu số 04/NKCT

Đơn vị .......    Ghi Có các tài khoản:                                                                                                                     Ban hành theo TT số 28

Ngày 31 tháng 3 năm 1995

311 - Vay ngắn hạ                                                                                                   của Bộ Tài chính

315 - Nợ dài hạn đến hạn trả

331 - Vay dài hạn

332 - Nợ dài hạn

Số dư cuối tháng: ......

Đã ghi sổ cái ngày .... tháng .... năm ....

Ngày  .... tháng .... năm

Kế toán trưởng ký                Kế toán tổng hợp ký                        Kế toán ghi sổ ký

(Họ và tên)                             (Họ và tên)                                          (Họ và tên)

Bộ, Tổng cục .....                                          Sổ CHI TIếT CáC TàI KHOảN                                            Mâu số 01 /SCT

Đơn vị ......                                                                                                                                                     Ban hành theo TTsố 28

311 - Vay ngắn hạn                                                                        Ngày 31 tháng 3 năm 1995

315 - Nợ dài hạn đến hạn trả                                                        của Bộ Tài chính

331 -  Vay dài hạn

332 - Nợ dài hạn

Ngày .... tháng ..... năm ....

Kế toán trưởng ký                                                                                               Kế toán ghi sổ ký

(Họ và tên)                                                                                                                      (Họ và tên)                                                            Bộ, Tổng cục.......                                                                                                                                                     Mẫu số 05/NKCT

Đơn vị:............                                                                                                                                                           Ban hành theo TTsố 28

Ngày 31 tháng 3 năm 1995

Nhật ký chứng từ số 5                                                                    của Bộ Tài chính

Ghi Có TX 321 - phải trả cho người cung cấp

Đã ghi sổ cái ngày .... tháng .... năm .....                                                                                      Ngày .... tháng .... năm .....

Kế toán tổng hợp ký                                          Kế toán trưởng                                                                    Kế toán ghi sổ ký

(Họ và tên)                                                            (Họ và tên)                                                              (Họ và tên)

Bộ, Tổng cục.......                                                                                                                                                     Mẫu số 02/SCT

Đơn vị:............                                                                                                                                                           Ban hành theo TTsố 28

Ngày 31 tháng 3 năm 1995

Sổ chi tiết tài khoản 321                                                     của Bộ Tài chính

“phải trả cho người cung cấp, Năm

- Tên đơn vị (hoặc người) bán hàng,

(hoặc người mua hàng)

Ngày ... tháng.....năm...

Kế toán trưởng ký                                                                                                    Kế toán ghi sổ ký

(Họ và tên)                                                                                                                             (Họ và tên)

Bộ, Tổng cục.......                                                                                                                                                     Mẫu số 06/NKCT

Đơn vị:............                                                                                                                                                           Ban hành theo TTsố 28

Ngày 31 tháng 3 năm 1995

Nhật ký chứng từ số 6                                                                    của Bộ Tài chính

Ghi có TK 157 - hàng mua đang đi đường

Đã ghi sổ cái ngày ..... tháng ..... năm ....                                                                                     Ngày ..... tháng .... năm .....

Kế toán tổng hợp                             Kế toán trưởng                                                Kế toán ghi sổ ký

(họ và tên)                                       (họ và tên)                                                               (họ và tên)

Bộ, Tổng cục.......                                                                                                                                                     Mẫu số 07/NKCT

Đơn vị:............                                                                                                                                                           Ban hành theo TTsố 28

Ngày 31 tháng 3 năm 1995

Nhật ký chứng từ số 7                                                                    của Bộ Tài chính

Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh

toán doanh nghiệp

Ghi có các TK: 142, 151, 152, 153, 154, 214, 231

234, 325, 611, 621, 622, 627,631

Tháng .... năm

Phần II: CHI PHí SảN XUấT KINH DOANH, TíNH THEO YếU Tố

Phần III: Số LIệU CHI TIếT PHầN

“LUÂN CHUYỂN NỘI BỘ KHÔNG TÍNH VÀO CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH”