Quyết định 563/QĐ-UBCK của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước về việc ban hành Quy chế hướng dẫn công ty đại chúng sử dụng Hệ thống công bố thông tin của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước

- : Viết cách nhau dấu “-” và chữ thường. Phần phải được giữ nguyên, không được sửa, ví dụ: bang-can-doi-ke-toan.

- : là ký hiệu công ty thực hiện việc gửi cáo cáo.

- được đặt ký hiệu như sau:

+ Nếu là báo cáo định kỳ, ghi bằng chữ và số theo kỳ báo cáo (VD: thang10, quy3, nam2013) và tóm tắt nội dung không quá 20 ký tự (nếu có).

+ Các tài liệu khác ghi tóm tắt nội dung không quá 30 ký tự.

Điều 6. Quy trình cấp tài khoản sử dụng IDS

Quy trình cấp tài khoản cho các công ty đại chúng được thực hiện như sau:

Bước 1: Công ty đại chúng thực hiện đăng ký tham gia sử dụng IDS với UBCKNN theo mẫu Phiếu đăng ký tại Phụ lục 2 kèm theo Quy chế này và gửi Phiếu đăng ký tới UBCKNN (Cục Công nghệ thông tin (CNTT)).

Bước 2: Trường hợp Phiếu đăng ký hợp lệ, UBCKNN (Cục CNTT) căn cứ các thông tin trên Phiếu đăng ký để thực hiện tạo lập tài khoản (account) và tiến hành phân quyền sử dụng IDS cho công ty đại chúng. Trường hợp Phiếu đăng ký không hợp lệ, UBCKNN (Cục CNTT) sẽ gửi thông báo cho Công ty trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được phiếu đăng ký.

Bước 3: UBCKNN (Cục CNTT) gửi thông báo cung cấp cho các công ty đại chúng Thông tin về tài khoản sử dụng IDS theo mẫu trong Phụ lục 3 và các tài liệu hướng dẫn bao gồm: Hướng dẫn sử dụng IDS và đĩa CD-ROM cài đặt chương trình.

Bước 4: Ngay sau khi nhận được thông tin về tài khoản Công ty đại chúng thực hiện cài đặt Phần mềm thu thập báo cáo trên máy tính, thực hiện kết nối, đổi mật khẩu tài khoản theo hướng dẫn trong tài liệu Hướng dẫn sử dụng. Công ty đại chúng phải gửi xác nhận bằng văn bản đã cài đặt và sử dụng IDS theo mẫu xác nhận trong Phụ lục 4 kèm theo Quy chế này và gửi cho UBCKNN (Cục CNTT)

Trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày gửi thông tin tài khoản nếu UBCKNN (Cục CNTT) không nhận được Phiếu xác nhận sử dụng IDS của công ty đại chúng, tài khoản sẽ tự động dừng hoạt động.

Điều 7. Quy trình gửi báo cáo và công bố thông tin trên IDS

1. Các công ty đại chúng thực hiện gửi báo cáo và công bố thông tin trên IDS theo quy trình sau:

Bước 1: Chuẩn bị (soạn thảo) báo cáo để gửi lên UBCKNN. Người sử dụng vào thư mục C:\Client_Map trên máy đã cài đặt Phần mềm thu nhận dữ liệu báo cáo để lấy file excel biểu mẫu báo cáo và nhập các thông tin cho báo cáo.

Bước 2: Đăng nhập vào phần mềm thu nhận dữ liệu báo cáo bằng tài khoản đã được cấp.

Bước 3: Trên phần mềm thu nhận dữ liệu báo cáo thực hiện việc nhập thông tin, đính kèm file báo cáo, thao tác kết nối Token chữ ký số công cộng và gửi báo cáo.

Bước 4: Kiểm tra hộp thư email của công ty để nhận thông báo đã gửi báo cáo thành công từ IDS.

(chi tiết các bước thực hiện quy trình gửi báo cáo, gửi báo cáo thay thế, hủy báo cáo, khai báo và cập nhật thông tin cơ sở theo hướng dẫn chi tiết trong tài liệu Hướng dẫn sử dụng IDS)

2. Trường hợp hệ thống của công ty đại chúng có sự cố dẫn đến không gửi được báo cáo, công ty thông báo cho UBCKNN bằng điện thoại và gửi báo cáo bằng văn bản có đóng dấu đúng thời hạn theo quy định. Thời gian gửi báo cáo được tính theo dấu bưu điện. Sau khi sự cố được khắc phục, công ty đại chúng gửi lại báo cáo qua IDS.

3. Trường hợp IDS của UBCKNN gặp sự cố, UBCKNN thông báo cho các công ty đại chúng thông qua cổng thông tin điện tử của UBCKNN hoặc qua email của công ty đại chúng và đề nghị các công ty đại chúng gửi báo cáo bằng bản cứng có đóng dấu đúng thời hạn theo quy định. Thời gian gửi báo cáo được tính theo dấu bưu điện. Sau khi sự cố được khắc phục, công ty đại chúng gửi lại báo cáo điện tử qua IDS.

4. Thời gian nhận báo cáo điện tử qua IDS được căn cứ trên nhãn thời gian công ty nhận Email phải hồi từ IDS.

Điều 8. Hướng dẫn về quản lý và sử dụng tài khoản

1. Công ty đại chúng chỉ được cấp duy nhất một tài khoản truy cập IDS bao gồm tên và mật khẩu của tài khoản sử dụng; Công ty đại chúng phải chịu trách nhiệm trong việc quản lý, sử dụng và bảo mật tài khoản được cấp.

2. Công ty đại chúng sử dụng IDS thực hiện thay đổi mật khẩu lần đầu tiên đăng nhập và tối thiểu ba tháng một (01) lần phải thay đổi mật khẩu; Mật khẩu tài khoản của công ty đại chúng tham gia sử dụng IDS phải được đặt ở mức "mật khẩu phức tạp".

3. Trong trường hợp phát hiện nguy cơ lộ thông tin về tài khoản và mật khẩu sử dụng, Công ty đại chúng cần thực hiện báo cáo ngay về UBCKNN (Cục CNTT) qua Email (file gửi có chữ ký Số)/Fax và/hoặc Công văn. UBCKNN (Cục CNTT) sẽ khóa tài khoản sử dụng ngay sau khi nhận được báo cáo của Công ty đại chúng và gửi thông báo cung cấp lại tài khoản sử dụng cho Công ty đại chúng trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được báo cáo bằng văn bản của Công ty đại chúng. Đối với trường hợp quên mật khẩu, công ty đại chúng cần liên hệ với UBCKNN (Cục CNTT) để được hướng dẫn và cấp lại. Trong khoảng thời gian chờ cung cấp lại tài khoản và mật khẩu, công ty đại chúng phải thực hiện báo cáo và công bố thông tin bằng bản cứng đối với UBCKNN.

Điều 9. Hướng dẫn đảm bảo an toàn dữ liệu cho IDS

1. Các công ty đại chúng phải sử dụng chữ ký số công cộng để gửi báo cáo và công bố thông tin qua IDS. Việc cung cấp chữ ký số công cộng do các doanh nghiệp được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép thực hiện.

2. Công ty đại chúng tham gia sử dụng IDS phải tuân thủ quy định về phân quyền sử dụng, bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu; không được thực hiện phát tán virus máy tính, sử dụng tài khoản, mật khẩu khác để thâm nhập hệ thống.

3. Công ty đại chúng phải tuân thủ các quy định về báo cáo và công bố thông tin tại các văn bản pháp luật đã được ban hành; không được tự ý thay đổi định dạng biểu mẫu báo cáo trên IDS. Trường hợp cần thay đổi, sửa chữa phải có văn bản đề nghị và phải được sự đồng ý của UBCKNN.

Điều 10. Trách nhiệm của công ty đại chúng

1. Công ty đại chúng và người phụ trách công bố thông tin phải chịu trách nhiệm trong việc quản lý, sử dụng tài khoản được cấp cũng như nội dung công bố thông tin trên IDS của công ty đại chúng.

2. Sử dụng công cụ phần mềm thu nhận dữ liệu báo cáo do UBCKNN cung cấp để gửi thông tin cơ sở, các báo cáo và công bố thông tin trên IDS của UBCKNN.

3. Cung cấp và công bố thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời để phục vụ công tác quản lý thông tin công bố của UBCKNN theo quy định tại Điều 5 và Điều 11 của Quy chế này, chịu trách nhiệm trước pháp luật về thông tin và thời hạn được công bố.

4. Công ty đại chúng phải có trách nhiệm thường xuyên cập nhật phần mềm thu nhận dữ liệu báo cáo, các biểu mẫu báo cáo do UBCKNN cung cấp thông qua IDS.

Chương 3.

HƯỚNG DẪN VỀ NGHIỆP VỤ CÔNG BỐ THÔNG TIN

Điều 11. Thông tin báo cáo và công bố qua IDS

Các thông tin được báo cáo và công bố qua IDS bao gồm:

1. Các thông tin công bố định kỳ, bất thường và thông tin công bố theo yêu cầu quy định tại Thông tư 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012 hướng dẫn về việc công bố thông tin trên thị trường chứng khoán.

2. Các thông tin liên quan đến chào bán chứng khoán ra công chúng, bao gồm:

- Thông báo chào bán ra công chúng;

- Báo cáo kết quả chào bán ra công chúng;

- Báo cáo tiến độ sử dụng vốn;

- Báo cáo thay đổi mục đích sử dụng vốn.

3. Các thông tin liên quan đến chào bán cổ phiếu ra riêng lẻ bao gồm:

- Báo cáo kết quả phát hành cổ phiếu riêng lẻ;

- Thông báo thay đổi phương án sử dụng số tiền thu được từ đợt chào bán cổ phiếu riêng lẻ.

4. Các thông tin liên quan đến phát hành cổ phiếu để trả cổ tức, phát hành cổ phiếu để tăng vốn điều lệ từ nguồn vốn chủ sở hữu, phát hành cổ phiếu cho cán bộ công nhân viên công ty, bao gồm:

- Thông báo phát hành cổ phiếu trả cổ tức, thông báo phát hành cổ phiếu tăng vốn điều lệ từ nguồn vốn chủ sở hữu và thông báo phát hành cổ phiếu cho cán bộ công nhân viên công ty;

- Báo cáo kết quả phát hành cổ phiếu trả cổ tức, báo cáo kết quả phát hành cổ phiếu tăng vốn điều lệ từ nguồn vốn chủ sở hữu và báo cáo kết quả phát hành cổ phiếu cho cán bộ công nhân viên công ty.

5. Các thông tin liên quan đến giao dịch cổ phiếu quỹ bao gồm:

- Thông báo giao dịch cổ phiếu quỹ;

- Báo cáo kết quả giao dịch cổ phiếu quỹ;

- Thông báo quyết định thay đổi phương án giao dịch cổ phiếu quỹ;

- Thông báo thay đổi phương án giao dịch cổ phiếu quỹ;

6. Các thông tin về chào mua công khai:

- Thông tin về việc nhận được đề nghị chào mua công khai;

- Ý kiến của HĐQT của công ty đại chúng về đề nghị chào mua công khai.

Điều 12. Thông tin cơ sở

1. Thông tin cơ sở bao gồm các thông tin chung về công ty đại chúng, thông tin về Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban lãnh đạo và danh sách cổ đông lớn.

2. Công ty đại chúng thực hiện việc khai báo thông tin cơ sở trong thời hạn 24h kể sau thời điểm nhận được thông báo của Ủy ban chứng khoán nhà nước về việc cấp tài khoản và mật khẩu truy cập IDS.

3. Công ty đại chúng có trách nhiệm cập nhật các thông tin cơ sở khi phát sinh các thay đổi liên quan đến thông tin cơ sở. Việc cập nhật thông tin cơ sở được thực hiện đồng thời với việc gửi công bố thông tin qua IDS theo các hướng dẫn tại Khoản 1 Điều 11 của Quy chế này.

Điều 13. Thời điểm công bố thông tin

1. Các công ty đại chúng phải thực hiện công bố thông tin theo đúng các quy định hiện hành. Đối với các thông báo nêu tại Điều 11 của Quy chế này, bao gồm:

- Thông báo chào bán ra công chúng;

- Thông báo phát hành cổ phiếu trả cổ tức, thông báo phát hành cổ phiếu tăng vốn điều lệ từ nguồn vốn chủ sở hữu và thông báo phát hành cổ phiếu cho cán bộ công nhân viên công ty;

- Thông báo giao dịch cổ phiếu quỹ;

- Thông báo quyết định thay đổi phương án giao dịch cổ phiếu quỹ;

- Thông báo thay đổi phương án giao dịch cổ phiếu quỹ;

Công ty đại chúng chỉ được gửi qua IDS sau khi được Ủy ban chứng khoán Nhà nước cấp Giấy chứng nhận chào bán hoặc có chấp thuận bằng văn bản gửi cho công ty đại chúng.

2. Thời điểm báo cáo và công bố thông tin được xác định là thời điểm hệ thống IDS nhận được thông tin và được thông báo cho công ty trong thư điện tử gửi vào tài khoản được đăng ký của Công ty với UBCKNN.

Điều 14. Nghĩa vụ công bố thông tin và nghĩa vụ báo cáo

Việc công bố thông tin của Công ty đại chúng qua IDS được xác định đồng thời hoàn thành nghĩa vụ công bố thông tin và nghĩa vụ báo cáo Ủy ban chứng khoán nhà nước được quy định trong các văn bản pháp lý hiện hành.

Chương 4.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Tổ chức thực hiện

Trong thời hạn 02 tháng kể từ ngày (Quyết định ban hành Quy chế này có hiệu lực thi hành) các công ty đại chúng thực hiện báo cáo cho UBCKNN song song hai hình thức là báo cáo điện tử qua IDS và báo cáo bằng văn bản. Sau thời hạn này các công ty đại chúng chỉ thực hiện gửi báo cáo điện tử qua IDS.

Điều 16. Hỗ trợ kỹ thuật và nghiệp vụ

UBCKNN thực hiện hỗ trợ kỹ thuật và nghiệp vụ cho các công ty đại chúng sử dụng IDS.

1. Đối với các yêu cầu về kỹ thuật

Các công ty đại chúng liên hệ với Cục Công nghệ Thông tin: Điện thoại 04.3934.0750 (máy lẻ 402 hoặc 418); 04.3935.0800 hoặc 04.3935.0177 hoặc 04.3935.1078; hoặc qua địa chỉ email: hotroids@ssc.gov.vn; hoặc làm việc trực tiếp bộ phận hỗ trợ kỹ thuật tại Cục Công nghệ Thông tin, phòng 417, tầng 4, tòa nhà UBCKNN, 164 Trần Quang Khải, Hoàn kiếm, Hà Nội.

2. Đối với các yêu cầu về nghiệp vụ

Các công ty đại chúng liên hệ với Vụ Quản lý Phát hành chứng khoán: Điện thoại: 04.3934.0750 máy lẻ 344 hoặc qua địa chỉ email: quanlyphathanh@ssc.gov.vn.

Điều 17. Sửa đổi bổ sung

1. Trong quá trình thực hiện Quy chế nếu có khó khăn vướng mắc, đề nghị các công ty đại chúng phản ánh kịp thời về UBCKNN để được hỗ trợ và giải quyết.

2. Việc thay thế sửa đổi bổ sung Quy chế này do Chủ tịch UBCKNN quyết định./.

PHỤ LỤC 1

DANH SÁCH BIỂU MẪU BÁO CÁO

I. CÔNG BỐ THÔNG TIN ĐỊNH KỲ, BẤT THƯỜNG VÀ CÁC THÔNG TIN KHÁC

II. CÔNG BỐ THÔNG TIN VỀ CHÀO BÁN, PHÁT HÀNH

 
PHỤ LỤC 2

MẪU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HỆ THỐNG

ĐĂNG KÝ THAM GIA SỬ DỤNG HỆ THỐNG
CÔNG BỐ THÔNG TIN (IDS)

Kính gửi: Ủy ban Chứng khoán Nhà nước

Công ty...............................................................................................................................

Xác nhận tham gia Hệ thống Công bố thông tin (IDS) và đăng ký thông tin tạo tài khoản sử dụng Hệ thống như sau:

1. Tên Công ty:....................................................................................................................

2. Địa chỉ:...........................................................................................................................

3. Email: ................................................ Điện thoại .......................... Fax:..........................

4. Ngành kinh doanh chính:..................................................................................................

5. Sàn niêm yết (*): ................................. Mã chứng khoán(*):..............................................

6. Số giấy ĐKKD: .................................... Nơi cấp:..............................................................

7. Thông tin về chữ ký số công cộng mà Công ty đang sử dụng:

- Công ty có sử dụng chữ ký số:             □ Có                      □ Không

- Tên nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số (nếu có):......................................................................

- Tên nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số dự kiến sử dụng (nếu không):

..........................................................................................................................................

8. Thông tin về cán bộ trực tiếp tham gia sử dụng Hệ thống IDS:

Chúng tôi xin cam kết các thông tin trên đây là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã đăng ký./.

Ghi chú:

- (*) Đối với công ty niêm yết

- Đề nghị Quý Công ty gửi bản đăng ký này cho UBCKNN theo địa chỉ:

Cục CNTT - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Điện thoại: 04.3935.0177; Fax: 04.39350943

Email: hotroids@ssc.sov.vn


PHỤ LỤC 3

THÔNG BÁO THÔNG TIN TÀI KHOẢN

THÔNG TIN TÀI KHOẢN

SỬ DỤNG HỆ THỐNG CÔNG BỐ THÔNG TIN (IDS)

1. Tên công ty:

2. Địa chỉ:

3. Mã tài khoản:

4. Thông tin tài khoản:

5. Yêu cầu khi sử dụng tài khoản:

- Công ty thực hiện cài đặt phần mềm và đổi mật khẩu ngay sau khi nhận được thông tin tài khoản.

- Công ty gửi lại Phiếu xác nhận (theo mẫu kèm theo) đến Cục Công nghệ Thông tin - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước. Trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày gửi thông tin tài khoản nếu Cục Công nghệ Thông tin không nhận được Phiếu xác nhận, tài khoản sẽ tự động dừng hoạt động.

- Địa chỉ email trên của công ty là địa chỉ email duy nhất được sử dụng để nhận thông tin phản hồi sau khi gửi báo cáo từ hệ thống IDS. Trong trường hợp thay đổi email liên lạc hoặc tên đăng nhập, công ty phải thông báo cho Cục Công nghệ Thông tin - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.

6. Tài liệu gửi kèm:

- CD-ROM cài đặt chương trình và thông tin phần mềm công bố thông tin;

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm công bố thông tin.

7. Địa chỉ hỗ trợ và giải đáp các vấn đề liên quan

- Cục Công nghệ Thông tin - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước;

- Địa chỉ: số 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội;

- Điện thoại: 04.3934.0750 (máy lẻ 402 hoặc 418);

                  04.3935.0800 hoặc 04.3935.0177 hoặc 04.3935.1078;

- Fax: 04.39350943; Email: hotroids@ssc.gov.vn;

PHỤ LỤC 4

MẪU PHIẾU XÁC NHẬN

PHIẾU XÁC NHẬN

SỬ DỤNG HỆ THỐNG CÔNG BỐ THÔNG TIN (IDS)

Kính gửi: Cục Công nghệ Thông tin - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước

Công ty ......................................................................................................... xác nhận:

- Đã nhận được Thông tin tài khoản sử dụng Hệ thống Công bố thông tin (IDS) của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.

- Đã thực hiện cài đặt và đổi mật khẩu phần mềm công bố thông tin (IDS) ngay sau khi nhận được thông tin tài khoản.

Công ty................................................................................. xin cam kết bảo mật thông tin tài khoản và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về thông tin công bố./.

Ghi chú: Đề nghị Quý Công ty gửi Phiếu xác nhận theo địa chỉ:

- Cục Công nghệ Thông tin - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước

- Địa chỉ: 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội

- Điện thoại: 04.3935.0177; 04.3934.0750 (ext 418)

- Fax: 04.39350943

- Email: hotroids@ssc.gov.vn