Thông tư 03/2010/TT-BNV quy định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy

STT

Nhóm tài liệu

Hệ số phức tạp

Định mức lao động (ngày-người)

Ghi chú

Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ

Tài liệu rời lẻ

I

Tài liệu hành chính của cơ quan, tổ chức

1

Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ và tương đương

1.05

31

34

2

Văn phòng Chủ tịch nước, bộ, cơ quan ngang bộ, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và tương đương

1.0

29

33

Định mức lao động chi tiết của các bước công việc trong quy trình chỉnh lý theo phụ lục số 02

3

Cơ quan thuộc Chính phủ, Tổng cục, tổng công ty 91, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện và tương đương

0.9

26

29

4

Cục, tổng công ty 90, sở, ban ngành và tương đương

0.8

23

26

5

Đơn vị sự nghiệp; công ty trực thuộc bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, tổng công ty 90, 91, sở, ngành và tương đương

0.7

20

23

II

Tài liệu chuyên môn

1

Tài liệu công trình xây dựng cơ bản

Phân loại theo Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 10/02/2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

a

Dự án quan trọng quốc gia

0.9

26

29

b

Dự án nhóm A

0.8

23

26

c

Dự án nhóm B, C

0.7

20

23

2

Hồ sơ bảo hiểm xã hội, hồ sơ vụ án, hồ sơ bệnh án, hồ sơ nhân sự, hồ sơ chương trình đề tài nghiên cứu khoa học…

0.6

17

20

Áp dụng đối với các cơ quan chuyên môn

3

Tài liệu nghiệp vụ kế toán, hải quan, kho bạc, ngân hàng,…. (sổ sách, chứng từ)

0.5

15

16

Số TT

Nội dung công việc

Ngạch, bậc viên chức

Định mức lao động cho 01 mét giá tài liệu (phút)

Ghi chú

Lao động trực tiếp (Tcl)

Lao động phục vụ (Tpv)

Lao động quản lý (Tql)

Tổng hợp (Tsp)

2%

5%

A

B

C

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

1

Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu

Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12

6.00

0.12

0.31

6.43

2

Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m)

Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12

30.00

0.60

1.53

32.13

3

Vệ sinh sơ bộ tài liệu

Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12

50.00

1.00

2.55

53.55

4

Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý:

- Kế hoạch chỉnh lý;

- Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông;

- Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu;

- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ

Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9

120.00

2.40

6.12

128.52

5

Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại

Lưu trữ viên bậc 4/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 8/12

622.70

12.45

31.76

666.91

6

Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

a

Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa lập hồ sơ (tài liệu rời lẻ)

Lưu trữ viên bậc 3/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 7/12

4,182.70

83.65

213.32

4,479.67

b

Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu (tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ)

Lưu trữ viên bậc 3/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 7/12

2,637.30

52.75

134.50

2,824.55

7

Biên mục phiếu tin (các trường 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 13, 14)

Lưu trữ viên bậc 3/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 7/12

1,598.40

31.97

81.52

1,711.89

Việc xác định trường 12 (chế độ sử dụng) thực hiện theo quy trình “Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành 

8

Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin

Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9

1,225.08

24.50

62.48

1,312.06

9

Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại

Lưu trữ viên bậc 4/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 9/12

86.40

1.73

4.41

92.53

10

Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin

Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12

144.00

2.88

7.34

154.22

11

Biên mục hồ sơ

a

Đánh số tờ cho tài liệu quản từ 20 năm trở lên và điền vào trường 10 của phiếu tin

Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12

610.00

12.20

31.11

653.31

b

Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn

Lưu trữ viên  trung cấp bậc 2/12

1,080.00

21.60

55.08

1,156.68

c

Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc

Lưu trữ viên  trung cấp bậc 2/12

720.00

14.40

36.72

771.12

12

Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ

Lưu trữ viên bậc 5/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 10/12

455.10

9.10

23.21

487.41

13

Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ

Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12

123.00

2.46

6.27

131.73

14

Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12

490.36

9.81

25.01

525.18

15

Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)

Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12

40.00

0.80

2.04

42.84

16

Viết và dán nhãn hộp (cặp)

Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12

35.00

0.70

1.79

37.49

17

Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá

Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12

30.00

0.60

1.53

32.13

18

Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập Biên bản giao, nhận tài liệu

Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12

610.00

12.20

31.11

653.31

19

Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu

Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12

1,440.00

28.80

73.44

1,542.24

20

Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin

Lưu trữ viên bậc 3/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 7/12

359.87

7.20

18.35

385.42

21

Lập mục lục hồ sơ

a

Viết lời nói đầu

Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9

14.40

0.29

0.73

15.42

b

Lập bảng tra cứu bổ trợ

Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9

57.60

1.15

2.94

61.69

c

Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)

Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12

33.60

0.67

1.71

35.99

d

Đóng quyển mục lục (03 bộ)

Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12

33.49

0.67

1.71

35.87

22

Xử lý tài liệu loại

a

Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại

Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12

385.49

7.71

19.66

412.86

b

Viết thuyết minh tài liệu loại

Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9

4.80

0.10

0.24

5.14

c

Tổ chức tiêu hủy tài liệu loại

Việc tổ chức tiêu hủy tài liệu loại thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành

d

Bổ sung tài liệu giữ lại (nếu có)

23

Kết thúc chỉnh lý:

a

Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông

Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12

2.00

0.04

0.10

2.14

b

Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý

Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9

9.60

0.19

0.49

10.28

c

Tổ chức họp rút kinh nghiệm

Cộng chi phí nhân công

Đối với tài liệu rời lẻ

14,600

292

745

15,636

Đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ

13,054

261

666

13,981

Quy đổi ra ngày công

Đối với tài liệu rời lẻ

30

1

2

33

Đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ

27

1

1

29

STT

Tên vật tư, văn phòng phẩm

Đơn vị tính

Số lượng

Ghi chú

Tài liệu kể từ ngày 30/4/1975 trở về trước, tài liệu cá nhân

Tài liệu sau ngày 30/4/1975

1

Bìa hồ sơ (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng)

tờ

200

126

Theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành

2

Tờ mục lục văn bản (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng)

tờ

285

190

Theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành

3

Giấy trắng làm sơ mi khi lập hồ sơ

tờ

200

126

Giấy trắng khổ A4, định lượng < 70 g/m2

4

Giấy trắng in mục lục hồ sơ, nhãn hộp (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng)

tờ

60

40

Giấy trắng khổ A4, định lượng > 80 g/m2

5

Giấy trắng viết thống kê tài liệu loại (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng)

tờ

12

18

Giấy trắng khổ A4, định lượng > 80 g/m2

6

Phiếu tin (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng)

tờ

200

126

Theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành

7

Bút viết bìa

chiếc

8

5

8

Bút viết phiếu tin, thống kê tài liệu loại

chiếc

2

1

9

Bút chì để đánh số tờ

chiếc

1

1/2

10

Mực in mục lục hồ sơ, nhãn hộp

hộp

2/100

1/100

11

Cặp, hộp đựng tài liệu

chiếc

10

7

Theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành

12

Hồ dán nhãn hộp

lọ

1/2

1/4

Hồ chất lượng cao, độ bám dính tốt, có hóa chất chống chuột và các côn trùng

13

Dao, kéo cắt giấy, ghim kẹp, dây buộc, bút xóa, chổi lông, các văn phòng phẩm khác