Thông tư 09/2011/TT-BNV thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến

thuộc tính Thông tư 09/2011/TT-BNV

Thông tư 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
Cơ quan ban hành: Bộ Nội vụ
Số công báo:
Đã biết

Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Số công báo. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!

Số hiệu:09/2011/TT-BNV
Ngày đăng công báo:
Đã biết

Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Ngày đăng công báo. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!

Loại văn bản:Thông tư
Người ký:Trần Văn Tuấn
Ngày ban hành:03/06/2011
Ngày hết hiệu lực:
Đã biết

Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Ngày hết hiệu lực. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!

Áp dụng:
Đã biết

Vui lòng đăng nhập tài khoản để xem Ngày áp dụng. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!

Tình trạng hiệu lực:
Đã biết

Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Tình trạng hiệu lực. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!

Lĩnh vực: Hành chính

TÓM TẮT VĂN BẢN

Thời hạn bảo quản 14 nhóm hồ sơ, tài liệu trong cơ quan nhà nước 
Ngày 03/06/2011, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 09/2011/TT-BNV quy định về thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan nhà nước.  
Theo đó, thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc bao gồm 2 mức: Bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn đối với 203 loại hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức chia làm 14 nhóm như: Tài liệu tổng hợp; Tài liệu quy hoạch, kế hoạch thống kê; Tài liệu tổ chức nhân sự; Tài liệu lao động, tiền lương… 
Mức bảo quản vĩnh viễn bao gồm những hồ sơ, tài liệu được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ như: Hồ sơ thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước; Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan; Hồ sơ chế độ bảo hộ, an toàn lao động, vệ sinh lao động của ngành… 
Mức bảo quản có thời hạn bao gồm những hồ sơ, tài liệu được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay tiêu hủy, trong đó thời gian bảo quản có thời hạn lâu nhất là 70 năm gồm: Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ; Hồ sơ kỷ luật cán bộ; Hồ sơ giải quyết chế độ hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội… 
Trường hợp thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến của Thông tư này thì cơ quan, tổ chức có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương đương theo quy định để xác định. Việc tiêu hủy các tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ. 
Thông tư có hiệu lực thi hành kể từ 18/07/2011 và bãi bỏ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu ban hành theo Công văn số 25/NV ngày 10/09/1975 của Cục lưu trữ Phủ Thủ tướng.

Xem chi tiết Thông tư09/2011/TT-BNV tại đây

LuatVietnam.vn độc quyền cung cấp bản dịch chính thống Công báo tiếng Anh của Thông Tấn Xã Việt Nam.
Tình trạng hiệu lực: Đã biết

BỘ NỘI VỤ
-------------------

Số: 09/2011/TT-BNV

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------------------------

Hà Nội, ngày 03 tháng 06 năm 2011

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH VỀ THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG

HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Căn cứ Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,

Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức như sau:

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Thông tư này quy định về thời hạn bảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
2. Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Điều 2. Thời hạn bảo quản tài liệu
1. Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.
2. Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được quy định gồm hai mức như sau:
a) Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
b) Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Điều 3. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến
1. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là bảng kê các nhóm hồ sơ, tài liệu có chỉ dẫn thời hạn bảo quản.
2. Ban hành kèm theo Thông tư này Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức (gọi tắt là Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến) áp dụng đơn vị các nhóm hồ sơ, tài liệu như sau:
Nhóm 1. Tài liệu tổng hợp
Nhóm 2. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê
Nhóm 3. Tài liệu tổ chức, nhân sự
Nhóm 4. Tài liệu lao động, tiền lương
Nhóm 5. Tài liệu tài chính, kế toán
Nhóm 6. Tài liệu xây dựng cơ bản
Nhóm 7. Tài liệu khoa học công nghệ
Nhóm 8. Tài liệu hợp tác quốc tế
Nhóm 9. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo
Nhóm 10. Tài liệu thi đua, khen thưởng
Nhóm 11. Tài liệu pháp chế
Nhóm 12. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở
Nhóm 13. Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ
Nhóm 14. Tài liệu của tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan.
Điều 4. Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến
1. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến được dùng để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Khi xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau:
a) Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn mức quy định tại Thông tư này.
b) Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức thời hạn bảo quản của tài liệu lên cao hơn so với mức quy định.
c) Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét, đánh giá lại, nếu cần có thể kéo dài thêm thời hạn bảo quản.
2. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến được dùng làm căn cứ xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành. Các cơ quan, tổ chức quản lý ngành ở Trung ương căn cứ vào Thông tư này để cụ thể hóa đầy đủ các lĩnh vực và các nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành, đồng thời, quy định thời hạn bảo quản cho các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng.
3. Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến thì cơ quan, tổ chức có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng trong Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến để xác định.
Điều 5. Điều khoản thi hành
Thông tư này có hiệu lực sau 45 ngày kể từ ngày ký.
Thông tư này bãi bỏ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu ban hành theo Công văn số 25/NV ngày 10 tháng 9 năm 1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng.
Điều 6. Tổ chức thực hiện
Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, tổ chức kinh tế nhà nước chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện Thông tư này.

Nơi nhận:
- Văn phòng Trung ương Đảng;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc CP;
- HĐND, UBND các tỉnh, TP trực thuộc TW;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Kiểm toán Nhà nước;
- Cơ quan trung ương của các đoàn thể;
- Các Tập đoàn kinh tế, Tổng công ty nhà nước 91;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (20b);
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp);
- Công báo;
- Lưu: VT, PC.

BỘ TRƯỞNG




Trần Văn Tuấn

BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN

HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG

CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
(Ban hành kèm theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ)

STT

TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU

THBQ

(1)

(2)

(3)

 

1. Tài liệu tổng hợp

 

1.

Tập văn bản gửi chung đến các cơ quan

- Chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc)

 

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Gửi để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký …)

5 năm

2.

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

3.

Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức

Vĩnh viễn

4.

Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của ngành, cơ quan

- Tổng kết năm

- Sơ kết tháng, quý, 6 tháng

 

Vĩnh viễn

5 năm

5.

Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm

- Của cơ quan cấp trên

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Của đơn vị chức năng

 

10 năm

Vĩnh viễn

10 năm

6.

Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng

- Của cơ quan cấp trên

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Của đơn vị chức năng

 

5 năm

20 năm

5 năm

7.

Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần

- Của cơ quan cấp trên

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Của đơn vị chức năng

 

5 năm

10 năm

5 năm

8.

Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất

10 năm

9.

Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước

Vĩnh viễn

10.

Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

11.

Hồ sơ ứng dụng ISO của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

12.

Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi

 

Vĩnh viễn

10 năm

13.

Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình/giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu tại các sự kiện lớn …)

Vĩnh viễn

14.

Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp

10 năm

15.

Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan, thư ký lãnh đạo

 

- Bộ, cơ quan ngang bộ và tương đương

- UBND tỉnh và tương đương

- Cơ quan, tổ chức khác

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

10 năm

16.

Tập công văn trao đổi về những vấn đề chung

10 năm

 

2. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê

 

17.

Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

 

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

 

2.1. Tài liệu quy hoạch

 

18.

Tập văn bản về quy hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

19.

Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

20.

Hồ sơ về xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan được phê duyệt

Vĩnh viễn

21.

Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

22.

Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

23.

Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án chiến lược, đề án, quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước

 

- Tổng kết

- Sơ kết

Vĩnh viễn

10 năm

24.

Công văn trao đổi về công tác quy hoạch

10 năm

 

2.2. Tài liệu kế hoạch

 

25.

Tập văn bản về kế hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

26.

Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm

- Cơ quan ban hành

- Cơ quan thực hiện

- Cơ quan để biết

 

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

5 năm

27.

Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành, cơ quan

 

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

28.

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

 

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

29.

Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

20 năm

30.

Kế hoạch báo cáo thực hiện kế hoạch của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch

 

- Hàng năm

- Quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

5 năm

31.

Công văn trao đổi về công tác kế hoạch

10 năm

 

2.3. Tài liệu thống kê

 

32.

Tập văn bản về thống kê gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

33.

Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về thống kê của ngành

Vĩnh viễn

34.

Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề

- Dài hạn, hàng năm

- Quý, 6 tháng, 9 tháng

 

Vĩnh viễn

20 năm

35.

Báo cáo điều tra cơ bản

- Báo cáo tổng hợp

- Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra

 

Vĩnh viễn

10 năm

36.

Báo cáo phân tích và dự báo

Vĩnh viễn

37.

Công văn trao đổi về công tác thống kê, điều tra

10 năm

 

3. Tài liệu tổ chức, cán bộ

 

38.

Tập văn bản về công tác tổ chức, cán bộ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

39.

Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ

Vĩnh viễn

40.

Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

 

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

41.

Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

42.

Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

43.

Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

44.

Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức

Vĩnh viễn

45.

Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế

Vĩnh viễn

46.

Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ

Vĩnh viễn

47.

Hồ sơ về quy hoạch cán bộ

20 năm

48.

Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ

70 năm

49.

Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm

- Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển

- Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi

 

20 năm

5 năm

50.

Hồ sơ kỷ luật cán bộ

70 năm

51.

Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội …)

70 năm

52.

Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức

Vĩnh viễn

53.

Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ

70 năm

54.

Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

55.

Tài liệu quản lý các cơ sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi, tư liệu, tham khảo

 

Vĩnh viễn

10 năm

56.

Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ

10 năm

57.

Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ

20 năm

58.

Hồ sơ hoạt động của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ

10 năm

59.

Công văn trao đổi về công tác tổ chức, cán bộ

10 năm

 

4. Tài liệu lao động, tiền lương

 

60.

Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

 

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

 

4.1. Tài liệu lao động

 

61.

Tập văn bản về lao động gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

62.

Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động của ngành và báo cáo thực hiện

Vĩnh viễn

63.

Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động của ngành

Vĩnh viễn

64.

Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

65.

Hồ sơ các vụ tai nạn lao động

- Nghiêm trọng

- Không nghiêm trọng

 

Vĩnh viễn

20 năm

66.

Hợp đồng lao động vụ việc

5 năm sau khi chấm dứt Hợp đồng

67.

Công văn trao đổi về công tác lao động

10 năm

 

4.2. Tài liệu tiền lương

 

68.

Tập văn bản về tiền lương gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

69.

Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện

Vĩnh viễn

70.

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện

Vĩnh viễn

71.

Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức

20 năm

72.

Công văn trao đổi về tiền lương

10 năm

 

5. Tài liệu tài chính, kế toán

 

73.

Tập văn bản về tài chính, kế toán gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

74.

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định về tài chính, kế toán

Vĩnh viễn

75.

Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

 

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

76.

Hồ sơ về ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

77.

Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán

- Hàng năm

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

 

Vĩnh viễn

20 năm

78.

Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định về giá

Vĩnh viễn

79.

Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ

20 năm

80.

Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định

- Nhà đất

- Tài sản khác

 

Vĩnh viễn

20 năm

81.

Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

 

Vĩnh viễn

10 năm

82.

Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

 

Vĩnh viễn

10 năm

83.

Sổ sách kế toán

- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết

 

20 năm

10 năm

84.

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

10 năm

85.

Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

5 năm

86.

Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán

10 năm

 

6. Tài liệu xây dựng cơ bản

 

87.

Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

88.

Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

89.

Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

 

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

90.

Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản

- Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa;

 

Vĩnh viễn

- Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn

Theo tuổi thọ công trình

91.

Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình

15 năm

92.

Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản

10 năm

 

7. Tài liệu khoa học công nghệ

 

93.

Tập văn bản về hoạt động khoa học công nghệ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

94.

Hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

95.

Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức

Vĩnh viễn

96.

Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

 

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

97.

Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

98.

Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học

- Cấp nhà nước

- Cấp bộ, ngành

- Cấp cơ sở

 

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

10 năm

99.

Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận

 

- Cấp nhà nước

- Cấp bộ, ngành

- Cấp cơ sở

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

10 năm

100.

Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn ngành

Vĩnh viễn

101.

Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

102.

Các báo cáo khoa học chuyên đề do cơ quan thực hiện để tham gia các hội thảo khoa học

20 năm

103.

Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

104.

Công văn trao đổi về công tác khoa học, công nghệ

10 năm

 

8. Tài liệu hợp tác quốc tế

 

105.

Tập văn bản về hợp tác quốc tế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

106.

Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì

Vĩnh viễn

107.

Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

 

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

108.

Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

109.

Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài

Vĩnh viễn

110.

Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức quốc tế

Vĩnh viễn

111.

Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê …)

Vĩnh viễn

112.

Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho các hiệp hội, tổ chức quốc tế

Vĩnh viễn

113.

Hồ sơ đoàn ra

- Ký kết hợp tác

- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …

 

Vĩnh viễn

20 năm

114.

Hồ sơ đoàn vào

- Ký kết hợp tác

- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …

 

Vĩnh viễn

20 năm

115.

Thư, điện, thiếp chúc mừng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài

- Quan trọng

- Thông thường

 

Vĩnh viễn

20 năm

116.

Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế

10 năm

 

9. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

 

117.

Tập văn bản về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

118.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

Vĩnh viễn

119.

Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

 

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

120.

Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng

- Hàng năm

- Tháng, quý, sáu tháng

 

20 năm

5 năm

121.

Hồ sơ thanh tra các vụ việc

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

 

Vĩnh viễn

15 năm

122.

Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

 

Vĩnh viễn

15 năm

123.

Tài liệu về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân

- Báo cáo năm

- Tài liệu khác

 

Vĩnh viễn

5 năm

124.

Công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo

10 năm

 

10. Tài liệu thi đua, khen thưởng

 

125.

Tập văn bản về thi đua, khen thưởng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

126.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thi đua, khen thưởng

Vĩnh viễn

127.

Hồ sơ hội nghị thi đua do cơ quan chủ trì tổ chức

Vĩnh viễn

128.

Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

 

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

129.

Hồ sơ tổ chức thực hiện phong trào thi đua nhân các dịp kỷ niệm

10 năm

130.

Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân

- Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch Nước và Thủ tướng Chính phủ

 

Vĩnh viễn

- Các hình thức khen thưởng của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh và tương đương

20 năm

- Các hình thức khen thưởng của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

10 năm

131.

Hồ sơ khen thưởng đối với người nước ngoài

Vĩnh viễn

132.

Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng

10 năm

 

11. Tài liệu pháp chế

 

133.

Tập văn bản về công tác pháp chế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

134.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế do cơ quan chủ trì

Vĩnh viễn

135.

Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật

10 năm

136.

Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế

- Dài hạn, hàng năm

- Tháng, quý, 6 tháng

 

Vĩnh viễn

20 năm

137.

Hồ sơ thẩm định văn bản quy phạm pháp luật

Vĩnh viễn

138.

Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì

5 năm

139.

Hồ sơ về việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật

10 năm

140.

Công văn trao đổi về công tác pháp chế

10 năm

 

12. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở

 

 

12.1. Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ

 

141.

Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

142.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

Vĩnh viễn

143.

Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức

10 năm

144.

Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Năm, nhiều năm

- Quý, tháng

 

Vĩnh viễn

10 năm

145.

Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính

20 năm

146.

Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

147.

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ

20 năm

148.

Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

20 năm

149.

Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng …)

20 năm

150.

Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu

20 năm

151.

Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan

- Văn bản quy phạm pháp luật

- Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn

- Văn bản khác

 

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

50 năm

152.

Sổ đăng ký văn bản đến

20 năm

153.

Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ

10 năm

 

12.2. Tài liệu quản trị công sở

 

154.

Tập văn bản về công tác quản trị công sở gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

155.

Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở

Vĩnh viễn

156.

Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức

20 năm

157.

Hồ sơ tổ chức thực hiện nếp sống văn hóa công sở

10 năm

158.

Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan

10 năm

159.

Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai … của cơ quan

10 năm

160.

Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan

10 năm

161.

Hồ sơ về sử dụng, vận hành ôtô, máy móc, thiết bị của cơ quan

Theo tuổi thọ thiết bị

162.

Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm

5 năm

163.

Hồ sơ về công tác y tế của cơ quan

10 năm

164.

Công văn trao đổi về công tác quản trị công sở

10 năm

 

13. Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ

 

165.

Tập văn bản về chuyên môn nghiệp vụ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

166.

Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý chuyên môn nghiệp vụ

Vĩnh viễn

167.

Hồ sơ hội nghị về chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan tổ chức

Vĩnh viễn

168.

Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

 

- Hàng năm

- Tháng, quý, sáu tháng

Vĩnh viễn

20 năm

169.

Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý

 

- Hàng năm

- Tháng, quý, sáu tháng

Vĩnh viễn

10 năm

170.

Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi

 

Vĩnh viễn

10 năm

171.

Hồ sơ xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các chương trình mục tiêu, dự án chuyên môn

Vĩnh viễn

172.

Hồ sơ chỉ đạo điểm về chuyên môn nghiệp vụ

Vĩnh viễn

173.

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ

Vĩnh viễn

174.

Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý chuyên môn nghiệp vụ

- Vụ việc quan trọng

- Vụ việc khác

 

Vĩnh viễn

20 năm

175.

Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề

Vĩnh viễn

176.

Sổ sách quản lý về chuyên môn nghiệp vụ

20 năm

177.

Công văn trao đổi về chuyên môn nghiệp vụ

10 năm

 

14. Tài liệu tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan

 

 

14.1. Tài liệu của tổ chức Đảng

 

178.

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đảng cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

179.

Hồ sơ Đại hội

Vĩnh viễn

180.

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

- Tháng, quý, 6 tháng

 

Vĩnh viễn

10 năm

181.

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy Đảng

Vĩnh viễn

182.

Hồ sơ về thành lập/ sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng

Vĩnh viễn

183.

Hồ sơ về tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng

10 năm

184.

Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát

20 năm

185.

Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên

70 năm

186.

Hồ sơ đảng viên

70 năm

187.

Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản)

20 năm

188.

Công văn trao đổi về công tác Đảng

10  năm

 

14.2. Tài liệu tổ chức Công đoàn

 

189.

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

190.

Hồ sơ Đại hội

Vĩnh viễn

191.

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

- Tháng, quý, 6 tháng

 

Vĩnh viễn

10 năm

192.

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của tổ chức Công đoàn

Vĩnh viễn

193.

Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của tổ chức Công đoàn

Vĩnh viễn

194.

Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm của cơ quan

20 năm

195.

Sổ sách

20 năm

196.

Công văn trao đổi về công tác Công đoàn

10 năm

 

14.3. Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên

 

197.

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

198.

Hồ sơ Đại hội

Vĩnh viễn

199.

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

- Tháng, quý, 6 tháng

 

Vĩnh viễn

10 năm

200.

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên

Vĩnh viễn

201.

Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của Đoàn Thanh niên cơ quan

20 năm

202.

Sổ sách

20 năm

203.

Công văn trao đổi về công tác Đoàn

10 năm

LuatVietnam.vn độc quyền cung cấp bản dịch chính thống Công báo tiếng Anh của Thông Tấn Xã Việt Nam.
Tình trạng hiệu lực: Đã biết

THE MINISTRY OF HOME AFFAIRS 

CircularNo. 09/2011/TT-BNV dated June 03, 2011 of the Ministry of Home Affair on regulating the preservation period of records and materials generally formed in activities of agencies and organizations

Pursuant to Decree No. 48/2008/ND-CP of April 17, 2008 of the Government defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Home Affairs;

Pursuant to Decree No. 111/2004/ND-CP dated April 8, 2004 of the Government detailing the implementation of a number of articles of the Ordinance on National Archives;

At the request of the Director ofStateRecords andArchivesDepartment;

The Ministry of Home Affairs regulates the preservation term of records and materials generally formed in activities of agencies and organizations as follows:

Article 1. Scope of regulation and subject of application

1. This Circular regulates the preservation term of records and materials generally formed in activities of agencies and organizations.

2. This Circular applies to all state agencies, political organizations, political-social organizations, social organizations, social – professional organizations, economic organizations and people s armed force (hereafter referred to as agencies and organizations).

Article 2. Preservation term of materials

1. The preservation term of materials is the time required to keep records and materials from the year of completion of work.

2. The preservation term of materials generally formed in the activities of agencies and organizations is defined including the two levels as follows

a) Permanent preservation: These records and materials at this level are preserved in the archives agency, then selected and filed in history archives when due as prescribed by law on archives.

b) Preservation with term: These records and materials at this level are preserved in the archives agency until the expiry of preservation. They shall be statisticized for submission to the Board of document value determination of the agency to make a decision on further preservation or destruction. The destruction of invalid materials must comply with regulations of law on archives.

Article 3. Table of preservation term of general materials

1. Table of preservation term of materials is the list of groups of record and document with instruction of preservation term.

2. Issued together with this Circular the Table of preservation term of materials generally formed in the activities of agencies and organizations (referred to as Table of preservation term of general materials)

Group 1. General materials

Group 2. Materials of plan, planning and statistics

Group 3. Personnel and organization materials

Group 4. Salary and labor materials

Group 5. Financial and accounting materials

Group 6. Materials of capital construction

Group 7. Technological and scientific materials

Group 8. Materials of international cooperation

Group 9. Materials of inspection and settlement of complaints and denunciations

Group 10. Materials of emulation, commendation and reward

Group 11. Legal Materials

Group 12. Materials of administration and public office management

Group 13. Materials of professional areas

Group 14. Materials of Party organizations, groups and bodies.

Article 4. Using Table of preservation term of general materials

1. Table of preservation term of general materials is used to determine the preservation term of records and materials generally formed in activities of agencies and organizations. When determining the value of the materials, the following requirements must be ensured:

a) The level to determine the preservation term for each specific record and document must not be lower than the level specified in this Circular.

b) When selecting materials to be filed in historical archives, it is necessary to consider the complete degree of document block (font) and pay attention to historical stage and moment in order to raise the level of preservation term of materials to a higher level than the prescribed level.

c) For records and materials whose preservation term has expired, the Board of document value determination of the agency shall consider and re-evaluate and may extend the preservation term if necessary.

2. The table of preservation term of general materials is used as a basis for making the Table of preservation term of specialized materials. The management agencies and organizations of central sector shall base on this Circular to completely concretize all areas and groups of professional record and document of the sector and regulate the preservation term for groups of corresponding record and document.

3. Where actually there are records, materials that are not specified in Table of preservation term of general materials, the agencies or organizations can apply the levels of preservation term of groups of corresponding record and materials in the Table of preservation term of general materialsfor determination.

Article 5. Implementation provision

This Circular takes effect 45 days after its signing date.

This Circular annuls the Table of preservation term of sample materials and documents issued under the official dispatch No.25/NV dated September 10, 1975 of the Archives Department of Prime Minister Palace.

Article 6. Implementation organization

The Ministries, ministerial-level agencies, government agencies, People s Committees of centrally-affiliated provinces and cities, state economic organizations responsible for dissemination, guidance and inspection of the implementation of this Circular.

The Minister

Tran Van Tuan 

TABLE OF PRESERVATION TERM

RECORDS AND MATERIALS GENERALLY FORMED IN ACTIVITIES OF AGENCIES AND ORGANIZATIONS
(Issued together with Circular No. 09/2011/TT-BNV dated June 3, 2011 of the Ministry of Home Affairs)

No.

NAME OF GROUPS OF RECORD AND MATERIAL

PRESERVATION TERM

(1)

(2)

(3)

 

1. General materials

 

1.

Sets of documents sent together to agencies

- Guidelines and policies of the Party and law of the State (principle records)

 

Until document expires

- Sent to learn (renaming of agency, office relocation, change of seal, notification of signature ...)

5 years

2.

Records of preparation, issuance of regime/regulation/guidance on general issues of sectors and agencies.

Permanent

3.

Records celebrating major holidays, important events organized by agency...

Permanent

4.

Records of preliminary and general summing-up conference on  work of sector and agency

- Annual summing-up

- Monthly, quarterly and biannual preliminary summing-up

 

Permanent

5 years

5.

Annual plan and report of work

- of superior agencies

- of attached agencies and units

- of functional units

 

10 years

Permanent

10 years

6.

Quarterly, 6 month and 9 month plan and report

of superior agencies

- of attached agencies and units

- of functional units

 

5 years

20 years

5 years

7.

Weekly and monthly plan and report

of superior agencies

- of attached agencies and units

- of functional units

 

5 years

10 years

5 years

8.

Irregular plan and report

10 years

9.

Records of implementation of guidelines and policies of the Party and law of the State

Permanent

10.

Records of implementation of regime/regulation/guidance on general issues of sectors and agencies.

Permanent

11.

Records of ISO application of sectors and agencies.

Permanent

12.

Materials of information and propagation work of agencies

- Documents of direction, program, plan, and annual report.

- Plan, month and quarter report, exchange official dispatch

 

Permanent

10 years

13.

Materials on activities of leadership (reports, presentations / explanations, answer of questions at Parliament, speeches at major events ...)

Permanent

14.

Sets of notification of opinions and conclusions of meetings

10 years

15.

Book of recording minutes of handover meeting, working handbook of agency leadership and leadership secretary.

 

- Ministries, ministerial-level agencies and the equivalent

- Provincial People’s Committee and the equivalents

- Other agencies and organizations

Permanent

Permanent

10 years

16.

Sets of official dispatch exchanging common issues.

10 years

 

2.Statistical and planning materials

 

17.

Plan, report on work of planning, plan and statistics

- Long-term and annually

- 6 months and 9 months

- Quarterly and monthly

 

Permanent

20 years

5 years

 

2.1. Planning materials

 

18.

Sets of document on planning sent together to agencies (principle records)

Until document expires

19.

Records of planning making and development of sectors and agencies

Permanent

20.

Records on developing target schemes, projects, programs and objectives approved of the sectors and agencies.

Permanent

21.

Records of management and implementation of schemes, projects, programs and objectives of the sectors and agencies

Permanent

22.

Records of appraisal and approval of strategic schemes, development planning schemes, schemes, projects and programs and objectives of subject under the management scope of sectors and agencies.

Permanent

23.

Reports on evaluation of implementation of strategic schemes, schemes, development planning, projects, programs and objectives of subject under the scope of state management.

 

- General summing-up

- Preliminary summing-up

Permanent

10 years

24.

Official dispatches exchanging the planning work.

10 years

 

2.2. Planning materials

 

25.

Sets of document on planning sent together to agencies (principle records)

Until document expires

26.

Annual social economic development target and plan

- Issuing agencies

- Implementing agencies

- Receiving agencies

 

Permanent

Permanent

5 years

27.

Records of plan making and report on plan implementation of sectors and agencies.

 

- Long term and annual

- 6 months and 9 months

- Quarterly and monthly

Permanent

20 years

5 years

28.

Plan and report on plan implementation of attached units

- Long term and annual

- 6 months and 9 months

- Quarterly and monthly

 

Permanent

20 years

5 years

29.

Records of direction and examination of plan implementation

20 years

30.

Plan to report implementation of plan of subjects under the scope of plan management of

 

- Annually

- Quarterly, 6 months and 9 months

Permanent

5 years

31.

Official dispatches exchanging the plan work.

10 years

 

2.3. Statistical materials

 

32.

Sets of statistical documents sent together to agencies (principle records)

Until document expires

33.

Records of preparation and issuance of documents of regime/regulation and guidance on statistics of sector.

Permanent

34.

Report on general statistics and specialized statistics

- Long term and annually

- Quarterly, 6 months and 9 months

 

Permanent

20 years

35.

Report on basic investigation

- General report

- Grassroots reports and surveying forms

 

Permanent

10 years

36.

Report on analysis and forecast

Permanent

37.

Official dispatches exchanging work of statistics and survey

10 years

 

3. Materials of organization and cadres

 

38.

Sets of documents on work of organization and cadres sent together to agencies (principle records)

Until document expires

39.

Records of preparation and issuance of organization charter, working regulation, regime/regulation and guidance on organization and cadre.

Permanent

40.

Plan and report on work of organization and cadre

- Long term and annually

- 6 months and 9 months

- Quarterly and monthly

 

Permanent

20 years

5 years

41.

Record of preparation of scheme of organization of sectors and agencies.

Permanent

42.

Records of establishment, change of name, change of function, task, right of attached agencies and units

Permanent

43.

Records of consolidation, merger, separation, dissolution of agencies and units

Permanent

44.

Records of preparation and issuance of regulation on title of public servants and officials

Permanent

45.

Records on development and implementation of staffing norms

Permanent

46.

Report on statistics of list, number and quality of cadres.

Permanent

47.

Records of cadre planning

20 years

48.

Records of appointment, promotion, transfer and rotation of officials

70 years

49.

Records of the annual examinations for promotion and scale transfer.

- Report on result and list of selected persons

- Exam records, exam papers and materials for exam

 

20 years

5 years

50.

Disciplinary records of cadres

70 years

51.

Records of regime settlement (retirement, death, accidents, occupational diseases, social security ...)

70 years

52.

Original records of cadres, public servants and officials

Permanent

53.

Books and forms of cadre records

70 years

54.

Plan and report on the training and retraining of sectors and agencies’ cadres.

Permanent

55.

Materials of management of attached training and vocational teaching facilities.

- Documents of direction, program, plan, and annual report.

- Plans, monthly and quarterly reports, exchange official dispatches, reference materials

 

Permanent

10 years

56.

Records of organization of cadre fostering classes.

10 years

57.

Records of internal political protection

20 years

58.

Records of activities of the Committee for the Advancement of Women

10 years

59.

Official dispatches exchanging work of organization of cadres

10 years

 

4. Labor and salary materials

 

60.

Plan and report on labor and salary

- Long term and annually

- 6 months and 9 months

- Quarterly and monthly

 

Permanent

20 years

5 years

 

4.1. Labor materials

 

61.

Sets of labor documents sent together to agencies

Until document expires

62.

Records of preparation and issuance of sector’s labor norms and report on implementation

Permanent

63.

Records of developing regulations on protection, safety and labor hygiene of sector.

Permanent

64.

General report on annual occupational accidents of sectors and agencies.

Permanent

65.

Records of cases of occupational accidents

- Serious

- Non-serious

 

Permanent

20 years

66.

Labor contract

5 years after termination of contract

67.

Official dispatches exchanging labor

10 years

 

4.2. Salary materials

 

68.

Sets of salary document sent together to agencies (principle records)

Until document expires

69.

Records of preparation and issuance of sector’s salary scale and report on implementation

Permanent

70.

Records of development and issuance of sector’s regulation on allowance and report on implementation

Permanent

71.

Records of salary raising of cadres, public servants and officials

20 years

72.

Official dispatches exchanging salary

10 years

 

5. Financial and accounting materials

 

73.

Sets of accounting and financial documents sent together to agencies (principle records)

Until document expires

74.

Records of development and issuance of accounting and financial regime/regulation

Permanent

75.

Plan and report on accounting and financial work

- Long term and annually

- 6 months and 9 months

- Quarterly and monthly

 

Permanent

20 years

5 years

76.

Records of annual state budget of agencies and attached units

Permanent

77.

Plans, financial reports and final settlements

- Annually

- Monthly, quarterly, 6 months and 9 months

 

Permanent

20 years

78.

Records of development of regimes on price

Permanent

79.

Report on inventory, re-evaluation of fixed assets and repayment of public debts

20 years

80.

Records and materials on transfer, handover and disposal of fixed assets

- Houses and land

- Other assets

 

Permanent

20 years

81.

Records of financial examination and inspection at agencies and attached units

- Serious cases

- Other cases

 

Permanent

10 years

82.

Records of accounting at agencies and attached units

- Serious cases

- Other cases

 

Permanent

10 years

83.

Accounting books

- General book

- Detailed book

 

20 years

10 years

84.

Accounting documents used directly to record the accounting book and make financial statements

10 years

85.

Accounting documents not used directly to record the accounting book and make financial statements

5 years

86.

Official dispatches exchanging financial work

10 years

 

6. Materials of capital construction

 

87.

Sets of documents of capital construction sent together to agencies (principle records)

Until document expires

88.

Records of making documents of regime/regulation and guidance on capital construction of sectors and agencies.

Permanent

89.

Plan and report on capital construction

- Long term and annually

- 6 months and 9 months

- Quarterly and monthly

 

Permanent

20 years

5 years

90.

Records of capital construction works

- Works of group A applying new solutions of architecture, structure, technology, equipment, new materials; works built in special geological and topographical conditions and ranked historical and cultural relics

 

Permanent

- Works of group B and C and major repair

By life service of works

91.

Records of minor repair of works

15 years

92.

Official dispatches exchanging work of capital construction

10 years

 

7. Technological and scientific materials

 

93.

Sets of documents on technological and scientific activities sent together to agencies (principle records)

Until document expires

94.

Records of development of regulation on technological and scientific activities of sectors and agencies

Permanent

95.

Records of scientific conferences, seminars organized by agencies

Permanent

96.

Plan and report on technological and scientific work

- Long term and annually

- 6 months and 9 months

- Quarterly and monthly

 

Permanent

20 years

5 years

97.

Records of scientific Board’s activities of sectors and agencies

Permanent

98.

Records of program and scientific research subject

- State level

- Ministerial and sectoral level

- Grassroots level

 

Permanent

Permanent

10 years

99.

Records of technical initiatives and innovations, technological process or useful solutions recognized

 

- State level

- Ministerial and sectoral level

- Grassroots level

Permanent

Permanent

10 years

100.

Records of development of sectoral criteria

Permanent

101.

Records of development and application of science and technology of sectors and agencies.

Permanent

102.

Reports on specialized science made by agencies for participation in scientific seminars.

20 years

103.

Records of development and management of sectors and agencies’ data base

Permanent

104.

Official dispatches exchanging scientific and technological work.

10 years

 

8. Materials of international cooperation

 

105.

Sets of documents on international cooperation sent together to the agencies (principle records)

Until document expires

106.

Records of international conferences and seminars presided over by agencies

Permanent

107.

Plan and report on international cooperation

- Long term and annually

- 6 months and 9 months

- Quarterly and monthly

 

Permanent

20 years

5 years

108.

Records of preparation of programs and projects of international cooperation of sectors and agencies

Permanent

109.

Records of establishment cooperation relation with foreign agencies and organization

Permanent

110.

Records of becoming members of international associations and organizations

Permanent

111.

Records of participation in activities of international associations and organizations (conferences, workshops, surveys, surveys, statistics ...)

Permanent

112.

Records of annual association fee, contribution to international associations and organizations

Permanent

113.

when the party goes out to

- Sign cooperation

- Workshops, exhibitions, study, survey ...

 

Permanent

20 years

114.

Records when the party goes in to

- Sign cooperation

- Workshops, exhibitions, study, survey ...

 

Permanent

20 years

115.

Letters, phone, congratulation cards of foreign organizations and agencies

- Importantly

- Normally

 

Permanent

20 years

116.

Official dispatches exchanging international cooperation

10 years

 

9. Materials of inspection and settlement of complaints and denunciations

 

117.

Sets of documents on inspection and settlement of complaints and denunciations

Until document expires

118.

Records of development and issuance of inspection and settlement of complaints and denunciations

Permanent

119.

Plan and report on inspection and settlement of complaints and denunciations

- Long term and annually

- 6 months and 9 months

- Quarterly and monthly

 

Permanent

20 years

5 years

120.

Report on corruption prevention

- Annually

- Monthly, quarterly and semiannually

 

20 years

5 years

121.

Records of inspection of cases

- Serious cases

- Other cases

 

Permanent

15 years

122.

Records of settlement of complaints and denunciations

- Serious cases

- Other cases

 

Permanent

15 years

123.

Materials of activities of People’s Inspection Organization

- Annual reports

- Other materials

 

Permanent

5 years

124.

Official dispatches exchanging the inspection and

settlement of complaints and denunciations

10 years

 

10. Materials of emulation, commendation and reward

 

125.

Sets of documents on emulation, commendation and reward sent together to agencies (principle records)

Until document expires

126.

Records of development and issuance of statute/regulation and guidance on emulation, commendation and reward

Permanent

127.

Records of competition conference presided over by agencies

Permanent

128.

Plan and report on emulation and commendation

- Long term and annually

- 6 months and 9 months

- Quarterly and monthly

 

Permanent

20 years

5 years

129.

Records of implementation of competition movement on occasion of celebrations

 

10 years

130.

Records of commendation and reward to collectives and individuals  

- Forms of commendation and reward of the State President and Prime Minister

 

Permanent

- Forms of commendation and reward of Ministers, heads of ministerial-level agencies, governmental-attached agencies, Chairman of provincial-level People’s Committee or the equivalent

20 years

- Forms of commendation and reward of the heads of agencies and organizations.

10 years

131.

Records of commendation and reward for foreigners

Permanent

132.

Official dispatches exchanging the commendation and reward

10 years

 

11. Legal materials

 

133.

Sets of documents on legal work sent together to agencies (principle records)

Until document expires

134.

Records of development and issuance of regulation and guidance on legal work presided over by the agencies

Permanent

135.

Records of legal conference, dissemination of normative legal documents

10 years

136.

Plan and report on legal work

- Long term and annually

- Monthly, quarterly and biannually

 

Permanent

20 years

137.

Records of appraisal of normative legal documents

Permanent

138.

Records of the constructive feedback of normative legal documents presided over by other agencies.

5 years

139.

Records of the review of legal documents

10 years

140.

Official dispatches exchanging legal work

10 years

 

12. Materials of administration and public office management

 

 

12.1. Materials of administration and archives

 

141.

Sets of documents on administration and archives sent together to agencies (principle records)

Until document expires

142.

Records of development and issuance of regulation and guidance on administrative work and archives

Permanent

143.

Records of conference on administration and archives

10 years

144.

Plan and report on administration and archives

- Annual and multi-annually

- Quarterly and monthly

 

Permanent

10 years

145.

Records of administrative reform

20 years

146.

Records of preparation and issuance of List of state secrets of sectors and agencies.

Permanent

147.

Records of examination and guidance on operation of administration and archives.

20 years

148.

Report on statistics of archives and archived material

20 years

149.

Records of implementation of archives operations (collection, preservation, adjustment, use…)

20 years

150.

Records of management and use of seals

20 years

151.

Saving book and registration book of agencies’ sent documents

- Normative legal documents

- Directive, decision, regulation, statute and guidance

- Other documents

 

Permanent

Permanent

50 years

152.

Registration book of received documents

20 years

153.

Official dispatches exchanging administration and archives.

10 years

 

12.2. Materials of public office management

 

154.

Documents on work of public office management sent together to agencies (principle records)

Until document expires

155.

Records of development and issuance of regulation and statute on public office management

Permanent

156.

Records of conference on officials and public servants

20 years

157.

Records of implementation of cultural life in public office

10 years

158.

Records of the national defense, the militia of agencies

10 years

159.

Records of fire and explosion prevention and combating, natural disaster of agencies ...

10 years

160.

Records of protection of agency’s head office

10 years

161.

Records on the use and operation of agency’s automobiles, machinery and equipment

Life service of equipment

162.

Books recording allocation of utensils, stationery

5 years

163.

Records of agency’s medical work

10 years

164.

Official dispatches exchanging management of public office

10 years

 

13. Materials of professional areas

 

165.

Sets of documents on professional operation sent together to agencies (principle records)

Until document expires

166.

Records of development and issuance of professional management documents

Permanent

167.

Records of conference on professional operation held by agencies.

Permanent

168.

Plan and report on professional operation of the agencies and attached units

 

- Annually

- Monthly, quarterly and biannually

Permanent

20 years

169.

Plan and report on professional operation of subject under the scope of management

 

- Annually

- Monthly, quarterly and biannually

Permanent

10 years

170.

Records of management and implementation of professional activities

- Documents of direction, program, plan, and annual report.

- Plans, monthly and quarterly reports and exchanging official dispatches

 

Permanent

10 years

171.

Records of development, management and implementation of programs and targets and specialized projects

Permanent

172.

Records of key direction on professional operations

Permanent

173.

Records of examination and guidance on professional operations

Permanent

174.

Records of settlement of cases in management of professional operations

- Important cases

- Other cases

 

Permanent

20 years

175.

Report on specialized analysis and statistics

Permanent

176.

Books of management of professional operations

20 years

177.

Official dispatches exchanging professional operations

10 years

 

14. Materials of Party, agency and union organization

 

 

14.1. Materials of Party organization

 

178.

Sets of documents of direction and guidance of superior Party organization sent together to agencies (principle records)

Until document expires

179.

Records of General Meeting

Permanent

180.

C Program, plan and report on work

- Summing up the year, tenure

- Monthly, quarterly and biannually

 

Permanent

10 years

181.

Records of implementation of major campaigns, directives, and resolutions of the Central Committee and Party Committees

Permanent

182.

Records of establishment / merger and reorganization of Party organizations

Permanent

183.

Records of receipt and handover of Party work

10 years

184.

Records of examination and monitoring activities

20 years

185.

Records of evaluation and classification of Party grassroots organizations and Party members

70 years

186.

Records of Party members

70 years

187.

Books (registering Party members, Party fees, taking minutes)

20 years

188.

Official dispatches exchanging Party work.

10 years

 

14.2. Materials of Trade Union organization

 

189.

Sets of documents of direction and guidance of superior Trade Union organization sent together to agencies (principle records)

Until document expires

190.

Records of General Meeting

Permanent

191.

Program, plan and report on work

- Summing up the year, tenure

- Monthly, quarterly and biannually

 

Permanent

10 years

192.

Records of implementation of major campaigns and resolutions of Trade Union

Permanent

193.

Materials on organizations, personnel and activities of Trade Union

Permanent

194.

Records of conference on cadres, public servants and officials of agencies

20 years

195.

Books

20 years

196.

Official dispatches exchanging Trade Union work

10 years

 

14.3. Materials on organization of Youth League  

 

197.

Sets of documents of direction and guidance of superior Trade Union sent together to agencies (principle records).

Until document expires

198.

Records of General Meeting

Permanent

199.

Program, plan and report on work

- Summing up the year, tenure

- Monthly, quarterly and biannually

 

Permanent

10 years

200.

Records of implementation of major campaigns and resolutions of Party, State and Youth League.

Permanent

201.

Materials on organization, personnel and activities of agencies’ Youth League

20 years

202.

Books

20 years

203.

Official dispatches exchanging Trade Union work

10 years

 

 

Vui lòng Đăng nhập tài khoản gói Nâng cao để xem đầy đủ bản dịch.

Chưa có tài khoản? Đăng ký tại đây

Lược đồ

Vui lòng Đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Lược đồ.

Chưa có tài khoản? Đăng ký tại đây

Văn bản đã hết hiệu lực. Quý khách vui lòng tham khảo Văn bản thay thế tại mục Hiệu lực và Lược đồ.
văn bản TIẾNG ANH
Bản dịch tham khảo
Circular 09/2011/TT-BNV DOC (Word)
Vui lòng Đăng nhập tài khoản gói Tiếng Anh hoặc Nâng cao để tải file.

Chưa có tài khoản? Đăng ký tại đây

* Lưu ý: Để đọc được văn bản tải trên Luatvietnam.vn, bạn cần cài phần mềm đọc file DOC, DOCX và phần mềm đọc file PDF.

Để được giải đáp thắc mắc, vui lòng gọi

19006192

Theo dõi LuatVietnam trên

TẠI ĐÂY

văn bản cùng lĩnh vực
văn bản mới nhất