Quyết định 372/QĐ-BNN-VP của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản, thông tin của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

 

 

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản, thông tin

của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

 

 

BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

 

 

Căn cứ Nghị định số 01/2008/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2008 của Chính phủ qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,

 

 

QUYẾT ĐỊNH:

 

 

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản, thông tin của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Bãi bỏ Quyết định số 3149/QĐ-BNN-VP ngày 25/10/2006 ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản, thông tin của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Quyết định số 3754/QĐ-BNN-VP ngày 11/12/2006 sửa đổi Điều 2 Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản, thông tin của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các Vụ, Cục, Thanh tra, Ban Đổi mới và quản lý doanh nghiệp nông nghiệp; các Trung tâm; các Ban Quản lý dự án trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

 

 

 

 

QUY CHẾ

Tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản, thông tin của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

(Ban hành kèm theo Quyết định số 372 /QĐ-BNN-VP

ngày 28/01/2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)

 

Chương I.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định quy trình và trách nhiệm của đơn vị, cá nhân trong việc tiếp nhận, xử lý văn bản, thông tin đến; soạn thảo, góp ý kiến, trình ký, ký phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản của các đơn vị và của Bộ.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các Vụ, Cục, Thanh tra, Văn phòng Bộ, Ban Đổi mới và quản lý doanh nghiệp nông nghiệp, Trung tâm, Ban Quản lý Trung ương các dự án trực thuộc Bộ (sau đây gọi chung là đơn vị) và cán bộ, công chức của các đơn vị trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Một số từ ngữ trong văn bản này được hiểu như sau:

1. Văn bản đến là văn bản, tài liệu, đơn, thư nhận được.

2. Văn bản đi là văn bản, tài liệu, thư gửi đi.

3. Thông tin là những tin tức được chuyển tải bằng Fax, E-mail, truyền qua mạng, điện thoại, truyền miệng, vật mang tin.

4. Hồ sơ công việc là tập văn bản có liên quan với nhau phản ánh về một sự việc hoặc một vấn đề được phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công chức trong các đơn vị từ khi bắt đầu đến khi kết thúc, được chỉnh lý, sắp xếp theo thứ tự thời gian diễn biến của sự việc.

Chương II.

TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN, THÔNG TIN ĐẾN

Điều 4. Tiếp nhận, đăng ký văn bản, thông tin đến

1. Tất cả văn bản đến đều phải làm thủ tục tiếp nhận tại văn thư:

a) Văn thư Bộ (Văn thư tại Văn phòng Bộ) có trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận tất cả các văn bản đến của Bộ, Văn phòng Bộ; thư, tài liệu gửi Lãnh đạo Bộ và cá nhân thuộc Văn phòng Bộ;

Những văn bản gửi các đơn vị tại số 2 Ngọc Hà qua Văn thư Bộ, Văn thư Bộ vào sổ theo dõi riêng và chuyển đến các đơn vị;

b) Văn thư các đơn vị có trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận tất cả các văn bản đến của đơn vị;

c) Cán bộ, công chức trực tiếp nhận văn bản từ các cơ quan, cá nhân gửi Bộ hoặc gửi đơn vị hoặc nhận được văn bản gửi đích danh cá nhân nhưng có liên quan đến công việc của Bộ, đơn vị phải chuyển cho Văn thư Bộ hoặc Văn thư đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.

2. Văn thư Bộ trả lại nơi gửi những văn bản sai địa chỉ, chữ mờ, nhàu nát, bản photocopy dấu đen (trừ bản fax, các văn bản trong hồ sơ kèm theo).

Văn thư đơn vị trả lại nơi gửi những văn bản sai địa chỉ, chữ mờ, nhàu nát, bản photocopy dấu đen (trừ bản fax, các văn bản trong hồ sơ kèm theo, văn bản do Bộ chuyển tới).

3. Văn thư không bóc những bì thư có đóng dấu “ Tuyệt mật ” (A), bì thư gửi đích danh hoặc có ghi “chỉ người có tên trên bì thư mới được bóc ”.

4. Văn thư phải giữ lại bì thư kèm với văn bản đối với những đơn thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc văn bản cần kiểm tra, xác minh.

5. Đối với các văn bản đến ngoài giờ hành chính, Thường trực cơ quan có trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận; văn bản có dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn”, nhân viên thường trực phải ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay lãnh đạo đơn vị xử lý. Các văn bản còn lại, bàn giao cho Văn thư vào đầu giờ sáng ngày làm việc hôm sau.

6. Đăng ký văn bản đến:

a) Chánh Văn phòng Bộ quy định việc lập sổ đăng ký văn bản đến của Bộ;

b) Thủ trưởng đơn vị quy định việc lập sổ đăng ký văn bản đến của đơn vị.

7. Đối với các thông tin nhận qua fax, email hoặc truyền qua mạng, vật mang tin được đăng ký vào sổ riêng và trình thủ trưởng đơn vị xử lý.

8. Đối với các thông tin nhận được qua điện thoại, truyền miệng có liên quan đến công tác chỉ đạo, điều hành của Bộ hoặc của đơn vị, người tiếp nhận phải ghi lại nội dung, thời gian tiếp nhận, họ tên người truyền đạt và chuyển ngay cho thủ trưởng đơn vị xử lý.

Điều 5. Xử lý văn bản đến

1. Văn bản đến được phân loại như sau:

a) Văn bản phải trả lời cho nơi gửi:

- Loại A: văn bản có ghi thời hạn phải trả lời;

- Loại B: văn bản không ghi thời hạn phải trả lời;

b) Văn bản không phải trả lời cho nơi gửi: loại C.

2. Trách nhiệm của Văn phòng Bộ:

a) Trách nhiệm của Văn thư Bộ:

- Trình Chánh Văn phòng văn bản đến. Các văn bản có dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” phải trình ngay sau khi đăng ký;

- Cập nhật ý kiến xử lý của Chánh Văn phòng vào chương trình quản lý văn bản đến hoặc sổ đăng ký văn bản đến theo quy định;

- Chuyển giao văn bản đến cho đơn vị, cá nhân được giao xử lý;

- Lưu văn bản mật theo quy định; lưu bản phô tô văn bản theo yêu cầu của Chánh Văn phòng hoặc Bộ trưởng.

b) Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ:

- Xác định loại văn bản; ghi ý kiến xử lý vào “Phiếu xử lý văn bản” (ban hành kèm theo Quy chế này); đối với văn bản chuyển thẳng đến các đơn vị, ghi rõ yêu cầu thời hạn trình Bộ văn bản trả lời trong trường hợp cần thiết;

- Mở các bì thư có đóng dấu “Tuyệt mật” gửi Bộ và xử lý theo quy định;

c) Phòng Tổng hợp:

- Cập nhật ý kiến xử lý của Lãnh đạo Bộ bằng chương trình quản lý văn bản chung của Bộ và gửi hàng ngày cho lãnh đạo Bộ;

- Chuyển Văn thư Bộ những văn bản Lãnh đạo Bộ nhận trực tiếp có liên quan đến công tác chỉ đạo điều hành của Bộ; những văn bản Lãnh đạo Bộ chuyển cho các đơn vị xử lý;

- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị trả lời các văn bản loại A, B; tổng hợp, báo cáo tại các cuộc họp giao ban hàng tháng của Bộ.

3. Trách nhiệm của Lãnh đạo Bộ: ghi ý kiến xử lý vào “Phiếu xử lý văn bản”; yêu cầu thời hạn trình Bộ văn bản trả lời trong trường hợp cần thiết.

4. Trách nhiệm của đơn vị:

a) Trách nhiệm của Văn thư đơn vị:

- Trình thủ trưởng đơn vị văn bản đến;

- Cập nhật ý kiến xử lý của thủ trưởng đơn vị vào chương trình quản lý văn bản chung của Bộ hoặc sổ quản lý văn bản đến;

- Chuyển văn bản đến tổ chức hoặc cá nhân được giao xử lý hoặc chuyển trả nơi gửi những văn bản không thuộc thẩm quyền;

- Trả Văn thư Bộ điện mật sau khi xử lý xong;

- Cập nhật kết quả xử lý văn bản loại A, B bằng chương trình quản lý văn bản chung của Bộ;

- Theo dõi kết quả xử lý các văn bản loại A, B;

- Hàng tuần thống kê kết quả xử lý văn bản đến của đơn vị để báo cáo thủ trưởng đơn vị.

b) Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị:

- Xem xét, xử lý văn bản ngay trong ngày theo đúng yêu cầu về nội dung, thời gian phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao. Đối với những văn bản gửi Bộ, đơn vị nhận được theo mục “Nơi nhận”, chỉ xử lý khi nhận được văn bản chính thức do Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng Bộ chuyển đến (văn bản có Phiếu xử lý văn bản). Những văn bản gửi trực tiếp cho đơn vị, đơn vị tự giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và chịu trách nhiệm về việc giải quyết;

- Chuyển Văn thư làm thủ tục trả lại nơi gửi những văn bản không thuộc thẩm quyền;

- Chủ động phối hợp với các đơn vị khác xử lý những văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc phối hợp xử lý theo yêu cầu của đơn vị chủ trì;

- Kiểm tra, đôn đốc việc xử lý, cập nhật kết quả xử lý văn bản đến theo yêu cầu;

- Quy định việc tiếp nhận và xử lý văn bản do đơn vị nhận trực tiếp.

c) Các đơn vị, cán bộ, công chức không có trách nhiệm giải quyết những văn bản nếu không được đăng ký tại văn thư.

Điều 6. Thời hạn trả lời văn bản đến

1. Đối với các văn bản trình Lãnh đạo Bộ ký:

a) Đối với văn bản loại A, đơn vị chủ trì có trách nhiệm trình Lãnh đạo Bộ văn bản trả lời trước ít nhất một ngày làm việc so với thời hạn ghi trong văn bản đến;

b) Đối với văn bản loại B, đơn vị chủ trì có trách nhiệm trình Lãnh đạo Bộ văn bản trả lời:

- Không quá 4 ngày làm việc đối với những văn bản thông thường, kể từ khi nhận được văn bản đến;

- Không quá 8 ngày làm việc đối với những văn bản góp ý kiến về chương trình, dự án, đề án, quy hoạch của các bộ, ngành Trung ương, các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, kể từ khi nhận được văn bản đến;

- Trước ít nhất 3 ngày làm việc theo quy định của pháp luật về thời hạn thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư, quyết toán dự án hoàn thành.

2. Đối với văn bản các đơn vị ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền; các văn bản thuộc thẩm quyền của đơn vị:

a) Đối với văn bản loại A, đơn vị chủ trì có trách nhiệm trả lời đúng thời hạn ghi trong văn bản đến;

b) Đối với văn bản loại B, đơn vị chủ trì có trách nhiệm trả lời:

- Không quá 5 ngày làm việc đối với những văn bản thông thường, kể từ khi nhận được văn bản đến;

- Theo đúng quy định của pháp luật về thời hạn thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư, quyết toán dự án hoàn thành.

Chương III.

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 7. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định của pháp luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 về công tác văn thư và Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Phông chữ dùng trong các văn bản là phông chữ Times New Roman (mã Unicode).

2. Tên viết tắt và ký hiệu của các đơn vị trong văn bản của Bộ thực hiện theo hướng dẫn của Chánh Văn phòng Bộ.

Điều 8. Soạn thảo văn bản

1. Văn bản do một đơn vị soạn thảo:

a) Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị soạn thảo :

- Giao nhiệm vụ cụ thể cho một công chức, hoặc một nhóm công chức (trong đó có một người chịu trách nhiệm chính) soạn thảo theo đúng kế hoạch, nội dung và thời gian; hoàn chỉnh dự thảo, báo cáo Lãnh đạo Bộ. Trong trường hợp vấn đề phức tạp, quan trọng, công chức được phân công soạn thảo cần chủ động đề xuất, xin ý kiến thủ trưởng đơn vị, hoặc thủ trưởng đơn vị chủ động xin ý kiến Lãnh đạo Bộ trước khi dự thảo văn bản.

- Tổ chức thảo luận trong tập thể lãnh đạo đơn vị đối với những văn bản có liên quan đến chính sách, chiến lược, kế hoạch dài hạn, chương trình, dự án cấp Nhà nước và cấp Bộ;

- Tổ chức lấy ý kiến của các đơn vị có liên quan đối với những loại văn bản quy định tại khoản 1 Điều 9 Quy chế này;

- Tổng hợp, giải trình việc tiếp thu các ý kiến tham gia;

- Đề nghị mức độ mật, khẩn, phạm vi lưu hành của văn bản;

- Chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về nội dung của văn bản.

b) Trách nhiệm của người soạn thảo:

- Soạn thảo văn bản theo đúng yêu cầu nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản;

- Đề xuất mức độ mật, khẩn của văn bản;

- Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị về nội dung chuyên môn được giao, tính pháp lý, thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản.

2. Văn bản do một đơn vị chủ trì phối hợp với một hoặc nhiều đơn vị soạn thảo:

a) Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị chủ trì:

- Phân công trách nhiệm soạn thảo cho các đơn vị phối hợp;

- Thực hiện các quy định tại khoản 1 Điều này.

b) Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị phối hợp:

- Cử người có đủ năng lực tham gia soạn thảo;

- Chịu trách nhiệm về nội dung chuyên môn do đơn vị tham gia.

3. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật và Quyết định 90/2007/QĐ-BNN ngày 09/11/2007 của Bộ trưởng ban hành Quy chế soạn thảo, ban hành, kiểm tra, xử lý và rà soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (sau đây gọi là Quyết định “90”).

Điều 9. Lấy ý kiến tham gia

1. Các loại văn bản phải lấy ý kiến tham gia:

a) Văn bản quy phạm pháp luật;

b) Đề án, dự án, chương trình;

c) Văn bản Lãnh đạo Bộ yêu cầu;

d) Văn bản đơn vị soạn thảo thấy cần thiết.

2. Cách thức lấy ý kiến:

a) Bằng văn bản;

b) Tổ chức họp.

3. Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị soạn thảo:

a) Gửi dự thảo văn bản và nêu rõ thời hạn phải trả lời (nếu lấy ý kiến bằng văn bản) hoặc gửi trước ít nhất 1 ngày (nếu tổ chức họp);

b) Tổng hợp đầy đủ và tiếp thu các ý kiến tham gia; giải trình các ý kiến không tiếp thu (bằng văn bản).

4. Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị được lấy ý kiến tham gia:

a) Tham gia ý kiến theo yêu cầu của đơn vị soạn thảo. Đối với văn bản có yêu cầu gấp, thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm trả lời theo yêu cầu ghi trong văn bản;

b) Chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, pháp luật về ý kiến tham gia thuộc nội dung chuyên môn do đơn vị phụ trách.

c. Được quyền từ chối trả lời những văn bản có nội dung không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ hoặc chuyên môn của đơn vị.

5. Đối với các văn bản lấy ý kiến thành viên Chính phủ, Vụ Pháp chế chịu trách nhiệm tổ chức lấy ý kiến của các đơn vị liên quan, tổng hợp và trình Bộ trưởng. Các đơn vị được lấy ý kiến có trách nhiệm tham gia theo quy định tại khoản 4 Điều này.

Điều 10. Trình Lãnh đạo Bộ ký văn bản

1. Hồ sơ trình ký

a) Những loại văn bản sau cần có hồ sơ trình ký:

- Văn bản quy phạm pháp luật;

- Văn bản thẩm định, phê duyệt các dự án, đề án, chương trình;

- Văn bản có liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ, tài chính;

- Văn bản đề nghị cấp trên giải quyết một vấn đề cụ thể của ngành;

- Văn bản trao đổi ý kiến, phối hợp giải quyết, trả lời đề nghị của các Bộ, ngành, địa phương, đơn vị trực thuộc và tương đương;

- Quyết định khen thưởng, kỷ luật;

- Quyết định xử lý sau thanh tra.

b) Hồ sơ trình ký gồm:

- Phiếu trình văn bản (ban hành kèm theo Quy chế này), dùng cho các văn bản do một đơn vị chủ trì phối hợp với một hoặc nhiều đơn vị soạn thảo;

- Dự thảo văn bản gồm 02 bản, trong đó: 01 bản (bản 1) có ghi ngày, tháng và chữ ký của lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo và đơn vị đồng trình (nếu có) vào lề trái trang đầu, họ tên và chữ ký của công chức soạn thảo và của trưởng phòng (đối với các Cục, Thanh tra, Văn phòng Bộ và những Vụ có cấp Phòng), trừ những văn bản do lãnh đạo đơn vị trực tiếp soạn thảo, ở phía dưới phần “Nơi nhận”; 01 bản để nhân bản (bản 2).

Tất cả các văn bản của Bộ, nhân danh Bộ gửi các nước, các tổ chức quốc tế đều phải có ý kiến đồng trình của Vụ Hợp tác quốc tế.

- Các phụ lục kèm theo văn bản chính (nếu có). Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo phải ký tắt vào cuối tất cả các trang phụ lục;

- Tờ trình của thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo nếu thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ;

- Các văn bản thẩm tra, thẩm định, góp ý kiến (nếu có);

- Các văn bản có liên quan khác.

c) Hồ sơ trình ký văn bản quy phạm pháp luật theo quy định riêng của Bộ.

d) Đối với các văn bản trình ký khác: gồm 02 bản có chữ ký theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này; Phiếu trình văn bản (nếu có); các văn bản có liên quan khác.

2. Trách nhiệm trình ký

a) Thủ trưởng các đơn vị phân công công chức chuyên chịu trách nhiệm trình ký, nhận và phát hành văn bản. Các đơn vị trình văn bản lên Lãnh đạo Bộ thông qua Văn phòng Bộ, không trình trực tiếp văn bản lên Lãnh đạo Bộ, trừ trường hợp văn bản hoả tốc theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ.

b) Chánh Văn phòng Bộ:

- Phân công công chức chuyên tiếp nhận văn bản do các đơn vị trình ký, kể cả file điện tử của văn bản và trả kết quả tại Văn thư Bộ. Công chức tiếp nhận văn bản trình ký có trách nhiệm kiểm tra ngay thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và thủ tục trình ký, nếu chưa đúng, đủ thì trả lại ngay cho đơn vị chủ trì soạn thảo để hoàn chỉnh. Nếu đúng, đủ thì trình Chánh Văn phòng để trình Lãnh đạo Bộ.

- Trả lại những văn bản trình không đúng thẩm quyền;

- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, văn phạm, nơi nhận, thủ tục trình ký. Nếu đủ điều kiện, ghi rõ ý kiến trình Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng; chỉ định việc nộp file điện tử của văn bản; ghi ngày, tháng và ký tên vào “ Phiếu trình văn bản” (nếu có), lề trái trang đầu của “bản 1”. Nếu chưa đủ điều kiện, ghi rõ lý do, trả lại đơn vị soạn thảo để hoàn chỉnh và trình ký lại.

c) Trường hợp Chánh Văn phòng Bộ và thủ trưởng đơn vị soạn thảo có ý kiến khác nhau, Thủ trưởng đơn vị soạn thảo có trách nhiệm báo cáo Lãnh đạo Bộ quyết định.

3. Ký ban hành

a) Văn bản có đủ điều kiện, Lãnh đạo Bộ ký cả 2 bản.

b) Trường hợp văn bản chưa đủ điều kiện, Lãnh đạo Bộ ghi rõ ý kiến vào “Phiếu trình văn bản” hoặc lề của “bản 1” để trả lại đơn vị soạn thảo hoàn chỉnh và trình ký lại; trường hợp Thủ trưởng đơn vị soạn thảo, đơn vị tham gia hoặc Chánh Văn phòng Bộ có ý kiến khác với ý kiến của Lãnh đạo Bộ thì được tham gia ý kiến nhưng phải chấp hành ý kiến của Lãnh đạo Bộ.

c) Trường hợp Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng phụ trách đi vắng:

- Đối với những văn bản chưa có yêu cầu ký ban hành gấp: chờ Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng phụ trách về xử lý;

- Đối với những văn bản có yêu cầu ký ban hành gấp: thư ký Bộ trưởng hoặc chuyên viên giúp việc Thứ trưởng phụ trách có trách nhiệm liên hệ xin ý kiến và đề xuất, báo cáo Chánh Văn phòng quyết định; báo cáo Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng phụ trách kết quả giải quyết.

Điều 11. Ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền của thủ trưởng các đơn vị.

1. Thẩm quyền ký:

a) Thủ trưởng các đơn vị được ký thừa lệnh (TL) Bộ trưởng theo các quyết định của Bộ trưởng giao ký thừa lệnh hoặc được Lãnh đạo Bộ giao trực tiếp;

b) Thủ trưởng các đơn vị được ký thừa uỷ quyền (TUQ) theo các quyết định uỷ quyền của Bộ trưởng.

2. Hồ sơ:

a) Phiếu trình văn bản: đối với những văn bản phải có phiếu trình văn bản: áp dụng theo quy định tại điểm b Khoản 1 Điều 10;

b) Dự thảo văn bản: 02 bản;

c) Các tài liệu khác theo quy định của pháp luật và yêu cầu của thủ trưởng đơn vị.

3. Văn bản ký phát hành gồm 02 bản: 01 bản (bản 1)có ghi ngày, tháng, chữ ký của Trưởng phòng vào lề trái trang đầu, họ tên và chữ ký của công chức soạn thảo ở phần dưới “Nơi nhận” (đối với các Cục, Thanh tra, Văn phòng và những Vụ có cấp Phòng) hoặc chữ ký của công chức chủ trì soạn thảo vào lề trái trang đầu (đối với các Vụ không có cấp Phòng, Ban Đổi mới và Quản lý doanh nghiệp); chữ ký của thủ trưởng đơn vị đúng vị trí quy định; 01 bản chỉ có chữ ký của thủ trưởng đơn vị để nhân bản (bản 2).

Văn bản ký thừa lệnh, ký thừa uỷ quyền phải gửi Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực một bản chính.

4. Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Điều 12. Việc soạn thảo, ban hành văn bản của các đơn vị

Thủ trưởng các đơn vị căn cứ vào Quy chế này, quy định việc soạn thảo và ban hành văn bản của đơn vị theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.

Điều 13. Xử lý văn bản có sai sót

1. Đối với những văn bản Lãnh đạo Bộ đã ký hoặc đã phát hành, đơn vị hoặc cá nhân phát hiện có sai sót về thể thức, nội dung, phải kịp thời thông báo ngay cho Chánh Văn phòng Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị soạn thảo, để báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng xem xét quyết định.

2. Đối với những văn bản do thủ trưởng các đơn vị đã ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền hoặc đã phát hành, đơn vị hoặc cá nhân phát hiện có sai sót về thể thức, nội dung, phải kịp thời thông báo ngay cho thủ trưởng đơn vị ký văn bản xem xét quyết định.

3. Định kỳ (6 tháng), Vụ Pháp chế chủ trì, phối hợp với Văn phòng Bộ, Vụ Tổ chức cán bộ tổ chức kiểm tra văn bản ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền của các đơn vị và báo cáo Bộ kết quả.

4. Đính chính văn bản:

a) Những văn bản quy phạm pháp luật phải đính chính, đơn vị chủ trì soạn thảo phối hợp với Vụ Pháp chế để đính chính theo qui định tại Quyết định “90”;

b) Những văn bản hành chính của Bộ, đơn vị chủ trì soạn thảo phối hợp với Văn phòng Bộ để đính chính.

Chương IV.

PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 14. Phát hành văn bản

1. Văn bản sau khi được Lãnh đạo Bộ ký, Văn phòng Bộ giao lại hồ sơ văn bản cho đơn vị soạn thảo để làm thủ tục phát hành. Đơn vị soạn thảo có trách nhiệm gửi file điện tử cho Văn phòng Bộ đối với những văn bản được Chánh Văn phòng chỉ định.

2. Hồ sơ phát hành văn bản:

a) Phiếu trình văn bản (nếu có) có đủ các chữ ký theo quy định;

b) 02 bản có đủ chữ ký theo quy định tại Điều 10 và Điều 11 của Quy chế này;

c) Tài liệu gửi kèm (nếu có).

3. Đóng dấu phát hành văn bản

a) Người đóng dấu kiểm tra các chữ ký, nếu đúng, đủ thì cho số, ngày, tháng để nhân bản và đóng dấu. Nếu không đúng, đủ các chữ ký thì trả lại.

b) Các hình thức đóng dấu:

- Đóng dấu lên chữ ký của người có thẩm quyền: phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều;

- Đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản (nếu có): đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục;

- Đóng dấu giáp lai đối với các loại văn bản ban hành kèm theo quyết định của Bộ trưởng: các quyết định của Bộ trưởng phê duyệt các dự án đầu tư, đề tài nghiên cứu khoa học, quyết toán tài chính và các văn bản khác theo yêu cầu của Chánh Văn phòng Bộ: đóng ở mép phải của văn bản;

- Đóng dấu treo đối với các báo cáo của Bộ phục vụ hội họp; thư công của Bộ trưởng, Thứ trưởng; văn bản ngoại giao theo quy định; các tài liệu khác theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ: đóng ở dưới tên cơ quan;

- Đóng dấu nổi trên các loại thẻ, giấy tờ theo quy định của việc ban hành các loại thẻ và giấy tờ cụ thể;

- Đóng dấu độ khẩn, mật và dấu văn thư khác theo quy định của pháp luật.

c) Trường hợp phải xác nhận chữ ký, Chánh Văn phòng xác nhận và đóng dấu Văn phòng Bộ.

3. Phát hành văn bản

a) Đối với văn bản do các Vụ, Thanh tra, Văn phòng Bộ, Ban đổi mới và quản lý Doanh nghiệp nông nghiệp soạn thảo: đơn vị soạn thảo phối hợp với Văn phòng Bộ (phòng Hành chính) nhân bản, phát hành theo “Nơi nhận” ghi trong văn bản;

b) Đối với văn bản do các Cục, Ban quản lý trung ương các dự án trực thuộc Bộ, Trung tâm soạn thảo; các chương trình, dự án có kinh phí in tài liệu, phát hành văn bản: việc nhân bản và phát hành do đơn vị thực hiện.

4. Việc đăng ký văn bản phát hành, làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước.

Điều 15. Quản lý văn bản phát hành

1. Văn thư Bộ có trách nhiệm:

a) Lưu hồ sơ văn bản phát hành gồm:

- Phiếu trình văn bản (nếu có);

- Bản 1;

- Bản 2.

b) Báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng, Chánh Văn phòng danh mục văn bản của Bộ ban hành hàng ngày.

2. Đơn vị chủ trì soạn thảo lưu:

a) Bản chính;

b) Các tài liệu, căn cứ pháp lý, ý kiến thẩm định, thẩm tra, góp ý.

3. Vụ Hợp tác quốc tế lưu các văn bản của Bộ, nhân danh Bộ gửi các nước, các tổ chức quốc tế.

Điều 16. Phát hành văn bản trên mạng

1. Các loại văn bản của Bộ chỉ phát hành trên website www.mard.gov.vn, không phát hành bản cứng (bản giấy), trừ những bản gửi các Bộ, ngành, cơ quan Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ, bao gồm:

a) Báo cáo công tác hàng tháng, quí, năm của Bộ; Báo cáo định kỳ cải cách hành chính; Báo cáo định kỳ thực hiện Luật Phòng chống tham nhũng, Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí;

b) Chương trình công tác tháng, quý, năm của Bộ;

c) Thông báo ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng tại giao ban hàng tuần, tháng của Bộ;

2. Không phô tô, sao các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hành chính khác với số lượng lớn để gửi tiếp cho các đơn vị, trừ trường hợp đặc biệt do Chánh Văn phòng quyết định. Văn phòng Bộ phối hợp với các đơn vị liên quan đưa những văn bản này lên website www.mard.gov.vn, để các đơn vị khai thác, sử dụng.

Chương V.

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 17. Lập hồ sơ

1. Hàng năm cán bộ, công chức, viên chức trong các đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo quy định của Pháp lệnh Lưu trữ và Nghị định 110/2004/NĐ-CP.

2. Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định của pháp luật lưu trữ tại đơn vị mình và thường xuyên đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ.

Điều 18. Lưu trữ hồ sơ

1. Lưu trữ của các Vụ, Văn phòng, Thanh tra, Ban Đổi mới doanh nghiệp nông nghiệp có trách nhiệm:

a) Lập danh mục hồ sơ hàng năm của đơn vị trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt; thu nhận hồ sơ của các cá nhân, đơn vị trực thuộc theo danh mục hồ sơ đã duyệt;

b) Chỉnh lý hồ sơ đến hạn bàn giao cho lưu trữ Bộ sau một năm lưu tại đơn vị .

2. Lưu trữ của các Cục, Ban quản lý trung ương các dự án trực thuộc Bộ, Trung tâm có trách nhiệm:

a) Lập danh mục hồ sơ hàng năm của đơn vị trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt; thu nhận hồ sơ của các cá nhân, đơn vị trực thuộc theo danh mục hồ sơ đã duyệt;

b) Thu thập, chỉnh lý và tổ chức lưu trữ tại đơn vị, sau 10 năm làm thủ tục bàn giao cho Lưu trữ nhà nước.

3. Lưu trữ Bộ có trách nhiệm:

a) Tiếp nhận hồ sơ lưu trữ của các Vụ, Thanh tra, Văn phòng, Ban Đổi mới doanh nghiệp nông nghiệp vào tháng 1 hàng năm;

b) Lập danh mục, chỉnh lý hồ sơ của Bộ hàng năm; tổ chức lưu trữ; sau 10 năm làm thủ tục bàn giao cho Lưu trữ nhà nước.

4. Thủ trưởng các đơn vị thành lập Hội đồng đánh giá giá trị tài liệu hàng năm để tiêu hủy những tài liệu hết giá trị và xác định hồ sơ tài liệu nộp lưu trữ theo quy định.

5. Hàng năm Chánh Văn phòng Bộ thành lập hội đồng để đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ để tiến hành tiêu huỷ hoặc nộp Lưu trữ nhà nước theo quy định.

Điều 19. Quản lý và khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Lưu trữ Bộ, đơn vị có trách nhiệm quản lý và phục vụ khai thác đối với các hồ sơ, tài liệu thuộc phạm vi đơn vị phụ trách theo quy định của Bộ, Nhà nước.

Điều 20. Tổ chức kiểm tra

1. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ của đơn vị mình.

2. Chánh Văn Phòng Bộ hàng năm hoặc đột xuất tổ chức kiểm tra và báo cáo Bộ về công tác lưu trữ của các đơn vị

Chương VI.

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU

Điều 21. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản

1. Tất cả văn bản đến, văn bản đi của Bộ được quản lý thống nhất bằng chương trình quản lý văn bản chung của Bộ, trừ các văn bản quy định vào sổ theo dõi riêng.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ:

a) Xây dựng và tổ chức triển khai áp dụng tại các đơn vị chương trình quản lý văn bản chung của Bộ; đảm bảo chương trình hoạt động thông suốt, an toàn, bảo mật trong quá trình sử dụng.

b) Tổ chức cập nhật danh mục các văn bản phát hành của Bộ để báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng và đưa danh mục lên website www.mard.gov.vn hàng ngày;

c) Đưa nội dung những văn bản theo quy định lên website www.mard.gov.vn;

d) Cập nhật cơ sở dữ liệu những văn bản của Bộ theo quy định.

3. Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị:

a) Tổ chức áp dụng chương trình quản lý văn bản chung của Bộ tại đơn vị; phân công cán bộ chuyên trách cập nhật đầy đủ theo yêu cầu của chương trình; thường xuyên đầu tư, nâng cấp các thiết bị công nghệ thông tin để chương trình hoạt động thông suốt;

b) Gửi file điện tử của văn bản cho Vụ Pháp chế để gửi đăng Công báo, website Chính phủ, website www.mard.gov.vn đối với văn bản quy phạm pháp luật;

c) Gửi file điện tử văn bản cho Văn phòng Bộ đối với các loại văn bản quy định có file gửi kèm.

Điều 22. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ

1. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm xây dựng các ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác lưu trữ và chuyển giao cho các đơn vị thuộc Bộ áp dụng thực hiện.

2. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác lưu trữ của đơn vị.

Chương VII.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 23. Các đơn vị

Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phổ biến Quy chế này đến toàn thể cán bộ, công chức của đơn vị; tổ chức thực hiện; thường xuyên kiểm tra, rút kinh nghiệm và kịp thời khắc phục những việc làm chưa đúng Quy chế; căn cứ vào Quy chế này, xây dựng quy chế để thực hiện trong đơn vị.

Điều 24. Văn phòng Bộ

Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổ chức phổ biến, hướng dẫn, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện Quy chế này; tiếp thu và tổng hợp các kiến nghị sửa đổi, bổ sung và đề xuất với Bộ trưởng hoàn thiện Quy chế.

Điều 25. Khen thưởng và kỷ luật

Việc thực hiện Quy chế này là một căn cứ để tính điểm thi đua và xét khen thưởng theo Quy chế khen thưởng của Bộ. Những đơn vị, cá nhân không chấp hành Quy chế phải kiểm điểm, làm rõ trách nhiệm; tuỳ theo mức độ sai phạm, sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 26. Bổ sung, sửa đổi Quy chế

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đơn vị kịp thời phát hiện và đề xuất, báo cáo Bộ (qua Văn phòng Bộ) những điểm chưa phù hợp để sửa đổi, bổ sung kịp thời./.