Thông tư hướng dẫn việc in ấn, cấp phát, quản lý và sử dụng ấn chỉ ngành Hải quan

THÔNG TƯ

LIÊN BỘ TỔNG CỤC HẢI QUAN - BỘ TÀI CHÍNH SỐ 15/TTLB/TCHQ-TC NGÀY 28 THÁNG 01 NĂM 1997 HƯỚNG DẪN VIỆC IN ẤN, CẤP PHÁT, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG ẤN CHỈ NGÀNH HẢI QUAN

 

- Căn cứ Pháp lệnh Kế toán thông kê ngày 20 tháng 5 năm 1990.

- Căn cứ Pháp lệnh Hải quan ngày 20 tháng 2 năm 1990.

- Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Công văn số 840/KTTH ngày 24 tháng 2 năm 1996 về việc in ấn, phát hành, quản lý và thanh quyết toán ấn chỉ của ngành Hải quan, Bộ Tài chính và Tổng cục Hải quan hướng dẫn thực hiện cụ thể như sau:

 

A- QUY ĐỊNH CHUNG

 

1- Tổng cục Hải quan có trách nhiệm nhận các loại biên lai thu thuế, thu tiền, thu phí, lệ phí, giấy nộp tiền... ở Tổng cục thuế - Bộ Tài chính để cấp phát sử dụng đúng chức năng, nội dung của từng loại chứng từ theo nhiệm vụ được giao của ngành Hải quan.

 

2- Tổng cục Hải quan có trách nhiệm tổ chức in ấn, phát hành và quản lý sử dụng các loại ấn chỉ dùng để phục vụ cho việc quản lý thu thuế và các loại thu khác liên quan đến quản lý hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu và hoạt động nghiệp vụ của ngành Hải quan theo đúng Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và Pháp lệnh Kế toán thống kê (có danh mục các loại ấn chỉ kèm theo).

 

3- Việc quản lý các loại ấn chỉ thuế được cấp phát và ấn chỉ của ngành Hải quan, Tổng cục Hải quan phải thực hiện theo đúng Pháp lệnh Kế toán thống kê của Nhà nước và Chế độ quản lý ấn chỉ thuế ban hành theo Quyết định số 529 TC/QĐ ngày 22/12/1992 của Bộ Tài chính.

 

4- Bộ Tài chính cấp phát kinh phí in ấn chỉ hàng năm cho Tổng cục Hải quan theo nhu cầu sử dụng các loại ấn chỉ trong công tác nghiệp vụ của ngành Hải quan.

 

B- QUY ĐỊNH CỤ THỂ

 

I- QUY ĐỊNH VỀ VIỆC IN ẤN PHÁT HÀNH

 

1- Kế hoạch in ấn các loại ấn chỉ của ngành Hải quan hàng năm, Tổng cục Hải quan căn cứ vào nhu cầu sử dụng của Cục Hải quan các tỉnh, thành phố, tổng hợp kế hoạch hiện vật và kinh phí của năm sau, báo cáo gửi Bộ Tài chính chậm nhất vào ngày 15 tháng 10 của năm báo cáo để Bộ Tài chính cấp phát các loại ấn chỉ và kinh phí in ấn theo dự toán năm được duyệt.

- Đối với các loại ấn chỉ bán thu tiền, căn cứ vào kế hoạch sử dụng, Bộ Tài chính cấp kinh phí một lần luân chuyển cho các năm sau. Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm bảo toàn vốn đã được cấp và thực hiện thanh quyết toán hàng năm với Bộ Tài chính.

Nếu nhu cầu sử dụng ấn chỉ tăng so với kinh phí được duyệt do thay đổi chính sách nên phải thay đổi nội dung, chất lượng, mỹ thuật của các loại ấn chỉ, Tổng cục Hải quan lập dự toán bổ sung gửi Bộ Tài chính để có căn cứ cấp phát kinh phí kịp thời.

 

2- Các loại mẫu ấn chỉ thuộc phạm vi được phép in của ngành Hải quan phải có ký hiệu riêng do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan duyệt. Để ngăn chặn làm giả, lợi dụng trốn lậu thuế một số loại ấn chỉ phải được đóng thành quyển có số nhẩy quyển, số nhẩy số và sê-ri do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quy định.

 

3- Để quản lý các loại ấn chỉ được an toàn, ấn chỉ của ngành Hải quan chỉ được in ở các nhà in có đủ tư cách pháp nhân và được Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan cho phép. Khi in phải có Hợp đồng in theo mẫu được cấp có thẩm quyền duyệt; in xong phải thực hiện huỷ các bản kẽm, các sản phẩm in thừa, in thử, in sai trước khi thanh lý hợp đồng in có sự chứng kiến của các bên liên quan.

 

4- Tất cả các loại ấn chỉ của ngành Hải quan đưa ra sử dụng phải có thông báo phát hành của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.

 

5- Giá bán các loại ấn chỉ bán thu tiền do Tổng cục Hải quan quy định thống nhất trong toàn ngành trên cơ sở đảm bảo đủ bù đắp chi phí in ấn, quản lý và phát hành. Chi phí quản lý và phát hành (bao gồm cả thuế) được tính 25% trên giá bán các loại ấn chỉ bán thu tiền.

 

6- Chi phí quản lý và phát hành gồm:

- Chi phí kho tàng: Phương tiện cất giữ, bảo quản.

- Chi phí vận chuyển, bốc xếp.

- Chi phí bao bì đóng gói.

- Chi phí tuyên truyền, quản lý sử dụng.

- Chi phí do hao hụt, thay đổi mẫu, rách nát không sử dụng được phải thanh huỷ.

- Khen thưởng thành tích quản lý, phát hành tốt.

- Chi phí thiết kế mẫu.

- Nộp thuế phát hành theo Luật thuế.

 

7- Chi phí quản lý và phát hành được phân chia như sau:

+ Tổng cục Hải quan: 20%

+ Cục Hải quan địa phương: 5%.

Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm nộp thuế số ấn chỉ bán thu tiền cho toàn ngành.

 

8- Tiền phí quản lý và phát hành được sử dụng theo các nội dung sau:

- Nộp thuế phát hành theo Luật thuế.

- Chi phí quản lý, phát hành đã nói ở điểm 6 mục này.

Phần còn lại chi bồi dưỡng cho người trực tiếp làm công tác quản lý ấn chỉ và quỹ phúc lợi cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị.

 

II- QUY ĐỊNH VỀ CẤP PHÁT VÀ SỬ DỤNG

 

1- Tất cả các loại ấn chỉ được Bộ Tài chính cấp phát và ấn chỉ của ngành Hải quan in trước khi cấp phát đều phải làm thủ tục nhập kho và vào sổ kế toán ấn chỉ, khi cấp phát ra phải làm đầy đủ thủ tục cấp phát mới được xuất kho.

 

2- Cán bộ lĩnh ấn chỉ phải có giấy giới thiệu của đơn vị, khi nhận phải kiểm đếm từng liên, từng số, từng quyển, từng sê-ri, không được đếm bó. Cán bộ trực tiếp sử dụng ấn chỉ khi đến nhận ấn chỉ phải có sổ nhận lĩnh ấn chỉ và thanh quyết toán ấn chỉ.

 

3- Các loại biên lai thuế, phí, lệ phí, giấy nộp tiền bằng tiền mặt, giấy nộp tiền bằng chuyển khoản... trước khi sử dụng phải đóng dấu của đơn vị Hải quan được giao nhiệm vụ trực tiếp thu (đóng dấu phía trên, bên trái chứng từ thu) và sử dụng theo đúng chức năng của từng loại.

 

4- Những loại ấn chỉ nhập kho chưa có thông báo phát hành thì chưa được sử dụng.

 

5- Các loại chứng từ thu khi cấp cho cán bộ trực tiếp thu mỗi lần không quá 02 quyển biên lai cùng loại, cán bộ được giao thu loại thuế nào thì cấp loại biên lai thuế đó. Không cấp tiếp biên lai cho cán bộ thu khi chưa thanh toán tiền thuế theo lịch nộp tiền hoặc cán bộ bị đình chỉ công tác hay chờ chuyển công tác.

 

6- Khi sử dụng các loại ấn chỉ, cán bộ sử dụng phải thực hiện theo đúng quy định sau:

- Phải sử dụng đúng chức năng của từng loại ấn chỉ, phải ghi đầy đủ, rõ ràng theo các nội dung đã được in sẵn, ký ghi rõ họ tên, không được tẩy xoá, làm nhoè, nhầu nát, tờ hỏng phải gạch chéo, không được xé rời mà phải lưu tại quyển để thanh toán với đơn vị.

- Biên lai thu tiền phải dùng từ số nhỏ đến số lớn, phải dùng hết quyển mới được dùng quyển khác.

- Khi viết biên lai phải viết trước mặt người nộp tiền, có giấy than lót dưới liên 1, liên 2, liên 3 và liên 4 (nếu có) để khi viết một lần in sang liên khác.

- Tuần kỳ theo quy định, cán bộ, đơn vị sử dụng chứng từ thu phải thực hiện việc thanh toán biên lai thu thuế với Cục Hải quan tỉnh, thành phố.

- Đối với các loại ấn chỉ bán thu tiền, việc thanh toán ở Cục Hải quan tỉnh, thành phố định kỳ tháng một lần và ở Tổng cục Hải quan mỗi quý một lần.

- Các loại ấn chỉ không còn giá trị sử dụng, các loại ấn chỉ đã sử dụng hết thời hạn lưu trữ, các loại ấn chỉ bị hư hỏng khi thanh huỷ phải được phép của Tổng cục Hải quan, riêng các chứng từ thu do Bộ Tài chính cấp phải có quyết định của Bộ Tài chính.

- Mọi trường hợp thu tiền thuế, phí lệ phí, tiền phạt, và thu khác đều phải cấp biên lai thu thuế, biên lai thu tiền do Tổng cục Thuế phát hành. Người nộp tiền có quyền từ chối, không nộp tiền khi phát hiện chứng từ thu không phải do Tổng cục Thuế phát hành.

- Mọi trường hợp thu tiền bán ấn chỉ (loại ấn chỉ bán thu tiền) đều phải cấp hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành.

 

III- KHO ẤN CHỈ

 

1- Cơ quan Hải quan các cấp nhất thiết phải có kho đựng ấn chỉ.

 

2- Kho ấn chỉ phải đảm bảo an toàn, xây dựng kiên cố chắc chắn ở nơi cao ráo, chống được mối, mọt, chống được chuột cắn và có nội quy kho.

 

3- Có đủ giá kê để sắp xếp ngăn nắp, thứ tự từng loại, từng sê-ri, phải lập thẻ kho để thuận lợi cho việc bảo quản, cấp phát, kiểm tra, theo dõi, quản lý.

 

4- Phải có thủ kho ấn chỉ. Nghiêm cấm thủ kho ấn chỉ kiêm nhiệm các việc như kế toán ấn chỉ, kế toán tiền thuế, trực tiếp thu thuế và trực tiếp bán các loại ấn chỉ bán thu tiền.

 

IV- KẾ TOÁN ẤN CHỈ

 

1- Cơ quan Hải quan các cấp phải có cán bộ làm công tác kế toán ấn chỉ. Nghiêm cấm: kế toán ấn chỉ không được làm kế toán thuế, thủ kho ấn chỉ, trực tiếp thu tiền bán ấn chỉ và thu thuế.

 

2- Nhiệm vụ của kế toán ấn chỉ:

- Mở đủ các loại sổ sách kế toán ấn chỉ của ngành Hải quan in và ấn chỉ nhận ở Bộ Tài chính cấp phát, phải phản ảnh đầy đủ, kịp thời tình hình nhập, xuất.

- Đối với các loại ấn chỉ bán thu tiền: Cơ quan Hải quan các cấp phải mở sổ chi tiết phản ảnh số thu, chi về phí phát hành và báo cáo quyết toán với cơ quan Hải quan cấp trên cùng với báo cáo quyết toán tình hình quỹ khen thưởng đơn vị, tổn thất, sử dụng ấn chỉ của đơn vị. - Hướng dẫn kiểm tra việc chấp hành chế độ quản lý sử dụng ấn chỉ của ngành in và các loại chứng từ thu do Bộ Tài chính cấp phát của các đối tượng sử dụng.

- Đình kỳ vào 30/6 và 31/12 hàng năm, Hải quan các tỉnh, thành phố tổ chức kiểm kê kho ấn chỉ.

- Ngoài ra, kế toán ấn chỉ ở từng cấp phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

* Đối với Tổng cục:

+ Phải quản lý cấp phát các loại ấn chỉ của ngành in và tổ chức nhận các loại ấn chỉ được Bộ Tài chính cấp phát đáp ứng nhu cầu quản lý thu thuế, thu khác liên quan đến việc quản lý hàng hoá XNK và hoạt động nghiệp vụ của ngành Hải quan trong cả nước. Theo dõi tình hình sử dụng thanh quyết toán các loại ấn chỉ của ngành in và ấn chỉ được Bộ Tài chính cấp phát thực hiện chế độ báo cáo quyết toán với Bộ Tài chính.

Chứng từ do Bộ Tài cấp phát quyết toán 6 tháng một lần.

Các loại ấn chỉ của ngành in quyết toán theo năm được chia ra các loại ấn chỉ bán thu tiền và các loại ấn chỉ cấp phát không bán thu tiền.

+ Lập kế hoạch và xây dựng dự toán in ấn các loại ấn chỉ của ngành Hải quan và kế hoạch nhận ấn chỉ của Bộ Tài chính.

+ Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra công tác kế toán ấn chỉ ở các đơn vị Hải quan địa phương.

+ Nghiên cứu bổ sung và hoàn thiện chế độ kế toán ấn chỉ của ngành cho phù hợp với tình hình thực tế và yêu cầu quản lý thu thuế XNK, thu khác liên quan đến việc quản lý hàng hoá XNK và nghiệp vụ của ngành Hải quan.

* Đối với các Cục Hải quan tỉnh, thành phố:

+ Báo cáo Tổng cục Hải quan kế hoạch sử dụng ấn chỉ của ngành và chứng từ được Bộ Tài chính cấp cho cả năm và từng quý tại địa phương mình.

+ Tổ chức lĩnh, quản lý, cấp phát các loại ấn chỉ của ngành và chứng từ được Bộ Tài chính cấp phát cho các cửa khẩu và đầu mối do Cục Hải quan tỉnh, thành phố quản lý.

+ Nộp tiền bán ấn chỉ thu tiền về Tổng cục Hải quan theo hàng tháng vào ngày 10 của tháng sau.

+ Việc thanh quyết toán các loại ấn chỉ của ngành và chứng từ thu do Bộ Tài chính cấp thực hiện theo quý.

+ Báo cáo kịp thời về Tổng cục Hải quan về tình hình sử dụng ấn chỉ của ngành và chứng từ do Bộ Tài chính cấp phát, các vụ vi phạm về tổn thất ấn chỉ và kết quả xử lý các vụ vi phạm trong Cục Hải quan tỉnh, thành phố.

* Đối với các Hải quan Cửa khẩu

+ Báo cáo kế hoạch sử dụng ấn chỉ của cửa khẩu cả năm và từng quý về Cục Hải quan tỉnh, thành phố.

+ Theo dõi việc cấp phát sử dụng đến từng đội và cán bộ sử dụng ấn chỉ.

+ Thanh quyết toán các loại ấn chỉ của ngành và chứng từ do Bộ Tài chính cấp phát theo tháng.

+ Nộp tiền bán ấn chỉ về Cục Hải quan tỉnh, thành phố 15 ngày một lần.

+ Báo cáo Cục Hải quan tỉnh, thành phố về tình hình sử dụng ấn chỉ của ngành và chứng từ do Bộ Tài chính cấp phát, các vụ vi phạm và kết quả xử lý về tổn thất ở các cửa khẩu và các đội.

- Chứng từ sổ sách kế toán, báo cáo kế toán ấn chỉ:

+ Đối với chứng từ do Bộ Tài chính cấp phát thực hiện theo Quyết định số 529 TC/QĐ ngày 22/12/1992 của Bộ Tài chính về chế độ quản lý ấn chỉ thuế.

+ Đối với các loại ấn chỉ của ngành Hải quan thực hiện Chế độ kế toán thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu ban hành theo Quyết định số 07/TCHQ-TC ngày 16/2/1993 của Tổng cục Hải quan.

- Tài liệu kế toán ấn chỉ của ngành Hải quan và chứng từ do Bộ Tài chính cấp phát phải được lưu giữ và bảo quản trong thời gian sử dụng cũng như đã hết niên độ kế toán hoặc khi bàn giao theo đúng chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước.

 

V- QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ THANH HUỶ ẤN CHỈ

 

Các loại ấn chỉ không còn giá trị sử dụng, các loại ấn chỉ đã sử dụng hết thời hạn lưu trữ, các loại ấn chỉ bị hư hỏng (kể cả loại ấn chỉ mất đã thu hồi lại) khi thực hiện thanh huỷ phải theo các bước sau:

 

1- Phải có biên bản kèm theo bảng kê chi tiết gửi Tổng cục Hải quan xin phép được thanh huỷ.

- Đối với các loại biên lai thuế, thu tiền thực hiện theo điều 17 của Quyết định số 529 TC/QĐ ngày 22/12/1992 của Bộ Tài chính về chế độ quản lý ấn chỉ thuế.

- Đối với ấn chỉ ngành Hải quan phải có bảng kê chi tiết gửi Tổng cục Hải quan xin thanh huỷ loại được đóng thành quyển và có số nhẩy quyển, nhẩy số và sê-ri cũng phải kê chi tiết từng số, quyển, sê-ri. Khi có quyết định của Tổng cục Hải quan cho thanh huỷ, Cục Hải quan tỉnh, thành phố lập Hội đồng thanh huỷ gồm:

+ Đại diện Tổng cục Hải quan (Cục Kiểm tra - Thu thuế xuất nhập khẩu, Vụ Kế hoạch - Tài vụ).

+ Đại diện Sở Tài chính tỉnh, thành phố.

+ Thủ trưởng đơn vị Cục Hải quan tỉnh, thành phố.

+ Thanh tra Hải quan địa phương.

+ Trưởng phòng Kiểm tra thu thuế XNK địa phương.

+ Kế toán và thủ kho ấn chỉ.

 

2- Việc tổ chức thanh huỷ được thực hiện tại Cục Hải quan tỉnh, thành phố.

 

3- Kết thúc việc thanh huỷ nêu trên phải lập thành biên bản huỷ kèm theo các bảng kê chi tiết các loại ấn chỉ thanh huỷ, các thành viên của Hội đồng thanh huỷ phải kiểm tra, giám sát và ký vào biên bản thanh huỷ. Biên bản thanh huỷ phải lập đủ số bản gửi cơ quan Hải quan cấp trên và các đơn vị là thành viên trong Hội đồng thanh huỷ.

 

VI. KIỂM TRA ẤN CHỈ

 

Bộ Tài chính và Tổng cục Hải quan có trách nhiệm kiểm tra việc quản lý sử dụng ấn chỉ của ngành Hải quan theo kế hoạch kiểm tra hàng năm.

Công tác kiểm tra ấn chỉ gồm các nội dung sau:

1- Kiểm tra kho ấn chỉ, đối chiếu với sổ sách kế toán.

2- Kiểm tra việc mở sổ sách và ghi chép sổ kế toán.

3- Kiểm tra thủ tục nhập, xuất kho.

4- Kiểm tra việc sử dụng ấn chỉ.

5- Kiểm tra việc thanh toán ấn chỉ đối với đầu mối thuộc ngành Hải quan.

6- Kiểm tra việc lưu trữ ấn chỉ.

7- Kiểm tra việc thanh huỷ ấn chỉ.

8- Kiểm tra việc in ấn chỉ.

9- Kiểm tra tình hình lĩnh, bán và thanh toán tiền bán các loại ấn chỉ bán thu tiền và việc sử dụng phí phát hành.

10- Kết thúc kiểm tra phải lập biên bản kiểm tra nội dung đã tiến hành kiểm tra những yếu điểm và thiếu sót trong từng nội dung kiểm tra và xác định rõ trách nhiệm đối với đơn vị và cá nhân có liên quan đến thiếu sót. Cuối cùng kiến nghị các biện pháp cụ thể xác thực quy định thời gian chấn chỉnh, khắc phục tồn tại báo cáo lên cơ quan cấp trên.

 

VII. XỬ LÝ VI PHẠM CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ ẤN CHỈ

 

1- Tổ chức, cá nhân nào làm mất mát, hư hỏng, biển thủ ấn chỉ thuế (tổn thất ấn chỉ thuế) và ấn chỉ của ngành Hải quan thì bị xử lý theo chương VI và thực hiện theo chương VI, phụ lục kèm theo chương VI của chế độ quản lý ấn chỉ ban hành kèm theo Quyết định số 529 TC/QĐ ngày 22/12/1992 của Bộ Tài chính.

 

2- Tổ chức, cá nhân nào chiếm dụng hoặc xâm tiêu tiền bán ấn chỉ, ngoài việc phải nộp đủ số tiền phải thanh toán còn bị xử lý:

+ Phạt tiền với mức 2 lần quy định lãi tiền gửi quỹ tiết kiệm không kỳ hạn tính trên số tiền chiếm dụng và thời hạn chiếm dụng kể từ ngày 11 tháng tiếp sau.

+ Ngoài việc phạt tiền còn phải bị xử lý vi phạm hành chính như: khiển trách, cảnh cáo, hạ bậc lương, buộc thôi việc. Nếu có tình tiết tăng nặng, có thể truy cứu trách nhiệm hình sự.

 

C- ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

 

1- Tổng cục Hải quan tổ chức triển khai thực hiện việc in ấn, cấp phát, quản lý sử dụng, thanh quyết toán các loại ấn chỉ của ngành và những chứng từ do Bộ Tài chính cấp theo đúng hướng dẫn tại Thông tư này.

 

2- Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày ký.

 

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC LOẠI ẤN CHỈ HƯỚNG DẪN VIỆC IN ẤN, CẤP PHÁT, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG ẤN CHỈ TRONG NGÀNH HẢI QUAN

(Kèm theo Thông tư Liên bộ Bộ Tài chính - Tổng cục Hải quan
số 15/TTLB TC-TCHQ ngày 28/01/1997)