Việc mất giấy khai sinh bản gốc khiến người dân phải tiến hành xin cấp trích lục khai sinh. Hoặc đơn giản hơn, khi không muốn sử dụng bản gốc do sợ mất, sợ hư hỏng, người dân cũng có thể tiến hành thủ tục này một cách đơn giản.
Dưới đây là một số tình huống thường xuyên được độc giả gửi tới LuatVietnam thông qua tổng đài trực tuyến 1900.6192.
Thủ tục xin cấp trích lục khai sinh
Em hiện tại làm công nhân ở khu công nghiệp Trảng Bàng, tỉnh Tây Ninh. Em muốn trích lục giấy khai sinh nhưng không biết thủ tục thế nào? (Thanh - Tây Ninh).
Chào bạn. Về câu hỏi của bạn LuatVietnam xin trả lời bạn như sau:
Khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch quy định:
9. Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.
Theo quy định trên, có thể hiểu trích lục khai sinh là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện sinh của một cá nhân đã đăng ký khai sinh.
Thời điểm này bạn xin cấp trích lục khai sinh chỉ xin được bản sao chứ không phải bản chính. Tuy nhiên, giá trị pháp lý tương đương nhau.
Hiện nay, cơ quan đăng ký khai sinh được quy định tại khoản 1 Điều 4 Luật Hộ tịch như sau:
1. Cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).
Về cơ quan cấp bản sao trích lục hộ tịch, Điều 63 Luật Hộ tịch quy định cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký như sau:
Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.
Theo khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014:
Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Vì thế, bạn có quyền xin cấp bản sao trích lục khai sinh tại:
- Bộ Tư pháp;
- Bộ Ngoại giao;
- Cơ quan đăng ký hộ tịch: Thông thường là Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện (nếu khai sinh có yếu tố nước ngoài).
Tuy nhiên, hiện nay, Cơ sở dữ liệu hộ tịch chưa được cập nhật hoàn thiện thì việc cấp trích lục giấy đăng ký khai sinh vẫn được cấp căn cứ vào Sổ đăng ký khai sinh nơi cá nhân đã đăng ký khai sinh trước đây. Vì thế, cá nhân xin cấp trích lục khai sinh phải quay lại nơi từng cấp khai sinh trước đây.
Về thủ tục xin cấp trích lục khai sinh bản sao, căn cứ Điều 64 Luật Hộ tịch:
1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
2. Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
1. Người yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch xuất trình bản chính một trong các giấy tờ là hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (sau đây gọi là giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân.
- Trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục phải có văn bản ủy quyền.
Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục giấy khai sinh, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu.
Thủ tục xin cấp trích lục khai sinh mới nhất (Ảnh minh họa)
Ủy quyền trích lục khai sinh
Em hiện tại sinh sống tại Thành phố Hồ Chí Minh và muốn xin bản sao trích lục khai sinh. Do công việc, em không thể về quê tận Thái Bình làm trích lục khai sinh, vậy em phải làm sao? (Vũ Tuấn - TPHCM).
Chào bạn.
Nếu không thể đến trực tiếp xin bản sao trích lục khai sinh, bạn có thể ủy quyền cho người khác tiến hành thủ tục này. Khoản 2 Điều 6 Luật Hộ tịch quy định:
Trường hợp kết hôn, nhận cha, mẹ, con thì các bên phải trực tiếp thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
Đối với các việc đăng ký hộ tịch khác hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thì người có yêu cầu trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết việc ủy quyền.
Trong trường hợp này, ngoài các giấy tờ thông thường khi xin cấp bản sao trích lục khai sinh, bạn cần chuẩn bị giấy ủy quyền. Theo Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP:
Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.
Như vậy, nếu ủy quyền cho người khác, bạn cần chứng thực văn bản ủy quyền. Nếu ủy quyền cho ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột thì người được ủy quyền chỉ cần xuất trình giấy tờ chứng minh mối quan hệ này như sổ hộ khẩu...
Giá trị pháp lý của trích lục khai sinh
Sau khi mất giấy khai sinh bản gốc, tôi đã xin chính quyền cấp lại giấy khai sinh nhưng họ đưa tôi trích lục bản sao giấy khai sinh. Vậy xin hỏi, trích lục khai sinh có sử dụng như giấy khai sinh được không? (Phương Nguyễn - Hải Dương).
LuatVietnam xin trả lời bạn như sau:
Căn cứ khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực như sau:
1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Khoản 7 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:
7. Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
Đối chiếu các quy định trên, sổ hộ tịch được xác định là một loại sổ gốc và bản sao trích lục hộ tịch thực chất chính là bản sao được cấp từ sổ gốc (sổ hộ tịch). Như vậy, bản sao trích lục giấy khai sinh có giá trị tương tự như bản chính.
Xin trích lục khai sinh trực tuyến
Xin chào LuatVietnam! Mình là Dương, năm nay 30 tuổi, hộ khẩu thường trú tại Hà Nội. Mình có tìm hiểu qua về quy trình cấp trích lục khai sinh trên mạng nhưng vẫn chưa hiểu rõ lắm. Xin tư vấn giúp mình. Chân thành cảm ơn.
Chào bạn, để làm trích lục khai sinh trực tuyến, bạn truy cập vào cổng thông tin dịch vụ công trực tuyến của Hà Nội.
Tại cấp thực hiện loại dịch vụ công gồm: cấp Thành Phố; cấp Quận, Huyện và cấp Phường, Xã, Thị trấn, bạn lựa chọn Cấp Phường Xã, Thị trấn; chọn mục Hộ tịch; sau đó chọn mục Cấp bản sao trích lục hộ tịch và Thực hiện.
Điền các thông tin theo yêu cầu trên Tờ khai cấp bản sao trích lục khai sinh, đính kèm tài liệu theo yêu cầu.
Sau khi gửi yêu cầu, cổng thông tin sẽ gửi thông báo đăng ký thành công bằng tin nhắn vào số điện thoại của bạn và Email của bạn. Nếu hồ sơ hợp lệ đầy đủ, bạn sẽ nhận được thông báo tiếp nhận từ bộ phận tiếp nhận trả kết quả và kèm thời gian trả kết quả cho bạn.
Khi nhận được thông báo đã có kết quả, bạn đến Ủy ban nhân dân xã, phường để nhận kết quả.
Nếu còn vấn đề thắc mắc về trích lục khai sinh, bạn đọc vui lòng liên hệ 1900 6192 để được hỗ trợ.
Tiếng Anh
Tình Nguyễn 
