Ủy nhiệm chi là gì? Dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi theo Thông tư 15/2024/TT-NHNN

1. Ủy nhiệm chi là gì?

Ủy nhiệm chi (Payment order) hay lệnh chi là hình thức thanh toán giữa hai chủ thể, được thực hiện thông qua một đơn vị trung gian (ngân hàng, kho bạc Nhà nước).
Theo đó, bên trả tiền sẽ lập lệnh thanh toán với đầy đủ thông tin cá nhân của hai bên tham gia và thông tin giao dịch, đến gửi trực tiếp tại ngân hàng. Ngân hàng sẽ dựa vào ủy nhiệm chi này để trích tiền từ tài khoản của người trả sang tài khoản của người nhận.

Bản chất của ủy nhiệm chi không phải là ngân hàng chi hộ cho khách hàng. Ủy nhiệm chi phải do chính khách hàng trực tiếp lập và ký tên, ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian, dựa vào ủy nhiệm chi để trích tiền thanh toán từ tài khoản khách hàng.

2. Dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi theo Thông tư 15/2024/TT-NHNN

Mới đây, ngày 28/6/2024 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đã ban hành Thông tư số 15/2024/TT-NHNN. Theo đó, Thông tư này sẽ thay thế Thông tư số 46/2014/TT-NHNN quy định về dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt.

Theo khoản 5 Điều 3 Thông tư 15/2024/TT-NHNN dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi được giải thích như sau:

“Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
…
3. Dịch vụ thanh toán lệnh chi, ủy nhiệm chi (sau đây gọi chung là dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi) là việc ngân hàng thực hiện yêu cầu của bên trả tiền trích một số tiền nhất định trên tài khoản thanh toán của bên trả tiền để trả hoặc chuyển tiền cho bên thụ hưởng. Bên thụ hưởng có thể đồng thời là bên trả tiền.”

Như vậy, dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi bản chất là ngân hàng thực hiện yêu cầu của bên trả tiền trích một số tiền nhất định trên tài khoản thanh toán của bên trả tiền để trả hoặc chuyển tiền cho bên thụ hưởng. Bên thụ hưởng có thể đồng thời là bên trả tiền.

Căn cứ Điều 8 Thông tư 15/2024/TT-NHNN đã đưa ra hướng dẫn về cách thức thực hiện cung ứng dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi của Ngân hàng nhà nước.
Theo đó, để tiến hành thực hiện ủy nhiệm chi, ngân hàng Nhà nước phải ban hành quy trình thực hiện nội bộ, trong đó đảm bảo các nội dung dưới đây:

* Về lập, gửi chứng từ ủy nhiệm chi
Bên trả tiền có trách nhiệm lập ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng phục vụ mình (nơi mở tài khoản thanh toán) để trích tài khoản trả hoặc chuyển cho bên thụ hưởng.
Từ đó, Ngân hàng hướng dẫn khách hàng lập, phương thức gửi ủy nhiệm chi tại đơn vị mình, đảm bảo phù hợp với quy định tại Thông tư này và các quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước.

* Về kiểm soát ủy nhiệm chi
Khi nhận được ủy nhiệm chi từ bên trả tiền, ngân hàng phải kiểm soát chặt chẽ chứng từ và tiến hành kiểm tra khả năng thanh toán.
Trường hợp ủy nhiệm chi không hợp pháp, hợp lệ hoặc không được đảm bảo khả năng thanh toán thì ngân hàng báo cho bên trả tiền để chỉnh sửa, bổ sung hoặc trả lại cho bên trả tiền.

* Về xử lý chứng từ và hạch toán

- Tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền:
Sau khi kiểm soát, nếu ủy nhiệm chi hợp pháp, hợp lệ và được đảm bảo khả năng thanh toán, ngân hàng thực hiện theo quy trình sau:

(i) Trường hợp bên thụ hưởng và bên trả tiền có tài khoản thanh toán cùng ngân hàng: 01 ngày làm việc, ngân hàng hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, bên thụ hưởng và báo Nợ cho bên trả tiền, báo Có cho bên thụ hưởng.

(ii) Trường hợp bên thụ hưởng không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền: 01 ngày làm việc, ngân hàng hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, báo Nợ cho bên trả tiền và lập lệnh chuyển tiền gửi cho ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng theo hệ thống thanh toán thích hợp.

- Tại ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng:
Sau khi nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng tiến hành kiểm soát chứng từ và xử lý theo quy trình sau:

(i) Nếu lệnh chuyển tiền hợp pháp, hợp lệ: 01 ngày làm việc, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng phải hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên thụ hưởng và báo Có cho bên thụ hưởng.

(ii) Nếu lệnh chuyển tiền có sai sót: 01 ngày làm việc, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng gửi yêu cầu tra soát hoặc hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.
Khi nhận được trả lời tra soát, trong thời gian tối đa 01 ngày làm việc, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng thực hiện lệnh chuyển tiền hoặc hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

(iii) Nếu tài khoản bên thụ hưởng đã đóng: 01 ngày làm việc, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền

(iv) Trường hợp bên thụ hưởng không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng:

Trong 01 ngày làm việc, ngân hàng kiểm soát chứng từ, hạch toán vào tài khoản thích hợp và thông báo cho bên thụ hưởng theo thông tin liên hệ được bên trả tiền cung cấp.
Trường hợp bên thụ hưởng nhận tiền mặt thì thực hiện như sau:
- Bên thụ hưởng là cá nhân: xuất trình giấy tờ tùy thân.
- Bên thụ hưởng là tổ chức: người đại diện xuất trình giấy tờ tùy thân, xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp của tổ chức đó.

Trong thời hạn tối đa 30 ngày, bên thụ hưởng không đến nhận tiền hoặc ngân hàng không liên hệ được với bên thụ hưởng, ngân hàng phải lập lệnh chuyển trả lại tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

3. Trách nhiệm của Ngân hàng thực hiện cung ứng dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi 

Cũng theo ĐIều 8 của Thông tư này, Ngân hàng thực hiện cung ứng dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi cần đảm bảo các trách nhiệm sau trong quá trình hoạt động: 
- Thực hiện cung ứng dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi đảm bảo xử lý nhanh chóng, chặt chẽ, chính xác, an toàn, bảo mật đúng pháp luật;
- Thực hiện báo Nợ, báo Có đầy đủ, kịp thời cho khách hàng theo phương thức, thời điểm báo Nợ, báo Có đã được thỏa thuận giữa ngân hàng và khách hàng phù hợp với quy định.

Bài viết trên đã làm rõ về khái niệm ủy nhiệm chi và Dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi theo Thông tư 15/2024/TT-NHNN.