Quyết định 57/2019/QĐ-UBND Bình Định tiêu chí xét duyệt hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng

QUY ĐỊNH

Tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Định

(Ban hành kèm theo Quyết định số 57/2019/QĐ-UBND ngày tháng năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định)

Chương I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Định.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy định này áp dụng đối với các công chứng viên có nhu cầu thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Định và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Định.

Điều 3. Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ

1. Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải đảm bảo công khai, minh bạch, khách quan; đảm bảo các điều kiện, tiêu chuẩn Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật hiện hành và Quy định này.

2. Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải phù hợp với định hướng phát triển tổ chức hành nghề công chứng; điều kiện phát triển kinh tế - xã hội và phù hợp với nhu cầu công chứng, chứng thực của tổ chức, cá nhân từng địa bàn. Đáp ứng đầy đủ nhu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch của tổ chức, cá nhân.

3. Ưu tiên xét duyệt các hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng tại các địa bàn chưa có tổ chức hành nghề công chứng để tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện yêu cầu công chứng, chứng thực. Tránh tình trạng tập trung nhiều tổ chức hành nghề công chứng trên một địa bàn, nhằm hạn chế tình trạng cạnh tranh không lành mạnh trong quá trình hoạt động công chứng.

Điều 4. Cơ cấu thang điểm

Cơ cấu thang điểm hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng dựa trên 07 tiêu chí đánh giá, với tổng số 100 điểm. Từng tiêu chí có số điểm tối đa, cụ thể như sau:

1. Tiêu chí về tổ chức bộ máy của Văn phòng công chứng: 05 điểm.

2. Tiêu chí về số lượng công chứng viên của Văn phòng công chứng: 05 điểm.

3. Tiêu chí về kinh nghiệm công chứng viên của Văn phòng công chứng: 20 điểm.

4. Tiêu chí về nhân sự của Văn phòng công chứng: 25 điểm.

5. Tiêu chí về trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng: 25 điểm.

6. Tiêu chí về cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng: 10 điểm.

7. Tiêu chí về kế hoạch triển khai thực hiện công việc của Văn phòng công chứng: 10 điểm.

Chương II. NỘI DUNG, TIÊU CHÍ CHẤM ĐIỂM

Điều 5. Tiêu chí về tổ chức bộ máy (điểm tối đa: 05 điểm)

Văn phòng công chứng có đủ các phòng hoặc bộ phận làm việc như: Nghiệp vụ; kế toán; văn thư, lưu trữ; công nghệ thông tin được tính 05 điểm. Trường hợp thiếu 01 phòng hoặc 01 bộ phận thì trừ 1,25 điểm.

Điều 6. Tiêu chí về số lượng công chứng viên (điểm tối đa: 05 điểm)

1. Văn phòng công chứng có 02 công chứng viên hành nghề được tính 03 điểm.

2. Văn phòng công chứng có 03 công chứng viên hành nghề được tính 04 điểm.

3. Văn phòng công chứng có từ 04 công chứng viên trở lên hành nghề được tính 05 điểm.

Điều 7. Tiêu chí về kinh nghiệm công chứng viên (được tính tổng cộng theo số điểm đạt được của từng công chứng viên, nhưng tối đa không quá 20 điểm)

1. Thời gian công tác pháp luật:

a) Từ 05 năm đến dưới 10 năm được tính 01 điểm.

b) Từ 10 năm trở lên được tính 02 điểm.

2. Có thời gian làm nghiệp vụ tại các tổ chức hành nghề công chứng trước khi được bổ nhiệm công chứng viên:

a) Dưới 05 năm được tính 01 điểm.

b) Từ 05 năm đến dưới 10 năm được tính 02 điểm.

c) Từ 10 năm trở lên được tính 03 điểm.

3. Công chứng viên đã có thời gian hành nghề với tư cách là công chứng viên tại các tổ chức hành nghề công chứng:

a) Dưới 05 năm được tính 01 điểm.

b) Từ 05 năm đến dưới 10 năm được tính 02 điểm.

c) Từ 10 năm trở lên được tính 03 điểm.

4. Kinh nghiệm của công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng được tính bằng 50% số điểm của mỗi công chứng viên là thành viên hợp danh quy định tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3 của Điều này.

Điều 8. Tiêu chí về nhân viên nghiệp vụ (điểm tối đa: 10 điểm)

1. Văn phòng công chứng có 02 nhân viên nghiệp vụ được tính 02 điểm, cứ thêm 01 nhân viên nghiệp vụ được tính 0,5 điểm, nhưng tổng số điểm quy định tại khoản này không vượt quá 04 điểm.

2. Mỗi nhân viên nghiệp vụ nếu thuộc các trường hợp sau đây được tính tối đa 03 điểm, nhưng tổng số điểm quy định tại khoản này không vượt quá 06 điểm:

a) Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên được tính 01 điểm.

b) Có thời gian công tác nghiệp vụ công chứng:

- Dưới 0 3 năm cộng 0,5 điểm.

- Từ 03 năm trở lên cộng 01 điểm.

c) Có các loại Giấy chứng nhận:

- Giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc Giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng được tính 0,5 điểm.

- Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng được tính 01 điểm.

Điều 9. Tiêu chí về nhân viên kế toán (điểm tối đa: 05 điểm)

1. Nhân viên làm kế toán chuyên trách được tính 03 điểm.

2. Nhân viên kế toán làm việc theo cơ chế kiêm nhiệm được tính 01 điểm.

3. Nhân viên kế toán quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này có thời gian công tác kế toán được tính điểm như sau:

a) Dưới 05 năm được tính 01 điểm.

b) Từ 05 năm trở lên được tính 02 điểm.

Điều 10. Tiêu chí về nhân viên văn thư , lưu trữ (điểm tối đa: 05 điểm)

1. Văn phòng công chứng có nhân viên làm văn thư, lưu trữ chuyên trách được tính 03 điểm.

2. Nhân viên văn thư, lưu trữ làm việc theo cơ chế kiêm nhiệm được tính 01 điểm.

3. Nhân viên văn thư, lưu trữ quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này có thời gian công tác làm văn thư hoặc lưu trữ được tính điểm như sau:

a) Dưới 05 năm được tính 01 điểm.

b) Từ 05 năm trở lên được tính 02 điểm.

Điều 11. Tiêu chí về nhân viên công nghệ thông tin (điểm tối đa: 05 điểm)

1. Văn phòng công chứng có nhân viên làm công nghệ thông tin chuyên trách được tính 03 điểm.

2. Văn phòng công chứng có nhân viên làm công nghệ thông tin làm việc theo cơ chế kiêm nhiệm được tính 01 điểm.

3. Văn phòng công chứng có nhân viên làm công nghệ thông tin quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này có thời gian công tác làm công nghệ thông tin được tính điểm như sau:

a) Dưới 05 năm được tính 01 điểm.

b) Từ 05 năm trở lên được tính 02 điểm.

4. Trường hợp Văn phòng công chứng không có nhân viên phụ trách công nghệ thông tin nhưng có phương án thuê dịch vụ công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của Văn phòng công chứng được tính 02 điểm.

Điều 12. Tiêu chí về trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng (điểm tối đa: 25 điểm)

1. Vị trí của trụ sở Văn phòng công chứng được tính tối đa 16 điểm, cụ thể:

a) Văn phòng công chứng có trụ sở cách tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động dưới 1.000 mét (tính theo khoảng cách đường bộ gần nhất) được tính 01 điểm.

b) Văn phòng công chứng có trụ sở cách tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động từ 1.000 mét trở lên (tính theo khoảng cách đường bộ gần nhất) được tính 14 điểm.

c) Trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng không độc lập với nhà ở của gia đình thì tính 0 điểm.

d) Văn phòng công chứng có trụ sở riêng độc lập với nhà ở của gia đình được tính 02 điểm.

2. Tổng diện tích sử dụng của trụ sở Văn phòng công chứng tối đa 03 điểm, cụ thể:

a) Diện tích từ 80 m² đến dưới 100 m² được tính 01 điểm. b) Diện tích từ 100 m² đến dưới 150 m² được tính 02 điểm.

b) Diện tích từ 150 m² trở lên được tính 03 điểm.

3. Tổ chức, bố trí, sử dụng trụ sở hợp lý, an toàn được tính 06 điểm, cụ thể:

a) Có bố trí phòng cho tổ chức, cá nhân đến yêu cầu công chứng, chứng thực được tính 01 điểm.

b) Bố trí diện tích giữ xe phù hợp:

- Diện tích giữ xe dưới 50m² được tính 01 điểm.

- Diện tích giữ xe từ 50m² trở lên được tính 02 điểm.

c) Kho lưu trữ hồ sơ công chứng được bố trí phù hợp, đảm bảo cho việc lưu trữ hồ sơ công chứng:

- Diện tích kho từ 15 m² đến dưới 30 m² được tính 01 điểm.

- Diện tích kho từ 30 m² trở lên được tính 02 điểm.

d) Bố trí nhà vệ sinh phù hợp, tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân đến công chứng, chứng thực được tính 01 điểm.

Điều 13. Tiêu chí về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng (điểm tối đa: 10 điểm)

1. Dự kiến trang thiết bị về máy tính, máy photocopy, tủ, bàn, ghế làm việc, máy điều hòa nhiệt độ và các thiết bị cần thiết khác đảm bảo cho hoạt động của Văn phòng công chứng được tính 04 điểm.

2. Có phương án đầu tư, kết nối và sử dụng phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng của tỉnh được tính 03 điểm.

3. Có phương án sử dụng phần mền quản lý nghiệp vụ, quản lý kế toán được tính 02 điểm.

4. Có phương án phòng, chống cháy nổ được tính 01 điểm.

Điều 14. Tiêu chí về triển khai thực hiện kế hoạch công việc của Văn phòng công chứng (điểm tối đa: 10 điểm)

1. Đề án thể hiện được tính khả thi, có kế hoạch về thời gian, tiến độ thực hiện các dự kiến về tổ chức bộ máy, nhân sự , cơ sở vật chất, trang thiết bị của Văn phòng công chứng được tính 04 điểm.

2. Có kế hoạch về tiến độ và các biện pháp đưa Văn phòng công chứng đi vào hoạt động được tính 03 điểm.

3. Có xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng, chứng thực, lưu trữ chặt chẽ và rõ ràng, đúng quy định của pháp luật được tính 02 điểm.

4. Khả năng quản lý Văn phòng công chứng được tính tối đa 01 điểm, cụ thể:

a) Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng có bằng cấp hoặc giấy tờ chứng minh đã qua lớp đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về quản trị được tính 0,5 điểm.

b) Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng từng có kinh nghiệm quản lý Văn phòng công chứng từ 03 năm trở lên được tính 0,5 điểm.

Chương III. XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 15. Nộp và giải quyết hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

1. Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Bình Định và chịu trách nhiệm về những nội dung trình bày trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng.

2. Sở Tư pháp có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện việc tiếp nhận và thành lập Tổ xét duyệt để chấm điểm hồ sơ trước khi đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng và pháp luật có liên quan. Trong quá trình kiểm tra, xét duyệt và chấm điểm, trường hợp xét thấy cần thiết, Sở Tư pháp có thể tiến hành xác minh tính xác thực của hồ sơ.

3. Căn cứ vào kết quả xét duyệt và số điểm của từng hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành. Sở Tư pháp có trách nhiệm tiến hành kiểm tra các tiêu chí đã được xét duyệt theo Đề án của Văn phòng công chứng trước khi cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng theo quy định. Trường hợp Văn phòng công chứng không đáp ứng đúng nội dung đã nêu tại Đề án được xét chọn, Sở Tư pháp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh thu hồi Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật.

Điều 16. Chấm điểm, xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

1. Hồ sơ xét duyệt phải đảm bảo các điều kiện, tiêu chuẩn thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật hiện hành và Quy định này. Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ cho phép thành lập Văn phòng công chứng đối với những hồ sơ đã qua thẩm định (xét duyệt) có số điểm đạt từ 75 điểm trở lên trong tổng số 100 điểm của Quy định này, trong đó từng tiêu chí phải đạt từ 50% số điểm trở lên trong tổng số điểm đánh giá cho từng tiêu chí.

2. Trường hợp có nhiều hồ sơ nộp trong cùng thời điểm xét duyệt, cùng đoạn đường đặt trụ sở văn phòng và có số điểm xét duyệt bằng nhau, thì hồ sơ được chọn sẽ theo thứ tự ưu tiên như sau:

a) Hồ sơ có điểm tiêu chí số lượng và kinh nghiệm công chứng viên cao hơn.

b) Hồ sơ có điểm tiêu chí về nhân sự Văn phòng công chứng cao hơn.

c) Hồ sơ có điểm tiêu chí trụ sở làm việc cao hơn.

d) Hồ sơ có số điểm tiêu chí về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động công chứng và ứng dụng công nghệ thông tin cao hơn;

đ) Trường hợp thứ tự ưu tiên được quy định tại các điểm a, b, c, d khoản 2 Điều này bằng nhau, thì tiến hành bốc thăm hoặc lấy phiếu của các thành viên trong Tổ xét duyệt, hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng nào có số phiếu đồng ý cao hơn sẽ được chọn.

3. Giám đốc Sở Tư pháp thành lập Tổ xét duyệt. Tổ xét duyệt có từ 03 đến 05 thành viên gồm: Lãnh đạo Sở Tư pháp; Phòng chuyên môn quản lý lĩnh vực Công chứng của Sở Tư pháp và tổ chức, cơ quan liên quan.

4. Tổ xét duyệt có trách nhiệm xây dựng bảng chấm điểm hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng và tiến hành chấm điểm hồ sơ dựa trên bảng chấm điểm do Tổ xét duyệt xây dựng. Bảng chấm điểm phải được các thành viên Tổ xét duyệt ký và ghi rõ họ tên. Điểm của từng hồ sơ được tính bằng điểm trung bình cộng của các thành viên tham gia chấm điểm.

5. Căn cứ vào kết quả xét duyệt và số điểm của từng hồ sơ, Sở Tư pháp có trách nhiệm tổng hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 17. Các trường hợp không xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

1. Công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang bị áp dụng biện pháp xử lý vi phạm hành chính hoặc đang trong quá trình đình chỉ hành nghề công chứng.

2. Công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng thuộc trường hợp không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 2 Điều 18 Luật Doanh nghiệp.

3. Trong thời hạn tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, công chứng viên đồng thời đứng tên trong hai hồ sơ, đề án thành lập Văn phòng công chứng trở lên.

Chương IV. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 18. Khiếu nại, tố cáo

1. Người nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền khiếu nại về việc từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng khi có căn cứ cho rằng việc từ chối đó là không đúng quy định pháp luật.

2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Điều 19. Tổ chức thực hiện

1. Sở Tư pháp có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy định này. Đồng thời theo dõi việc thực hiện các nội dung đã cam kết trong hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng của các Văn phòng công chứng. Đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh thu hồi Quyết định cho phép thành lập hoặc không cấp Giấy đăng ký hoạt động trong trường hợp phát hiện Văn phòng công chứng không thực hiện đúng các nội dung đã cam kết trong hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng.

2. Trong quá trình triển khai thực hiện Quy định này, nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh, các tổ chức, cá nhân kịp thời phản ánh bằng văn bản về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Tư pháp) để xem xét giải quyết hoặc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

Nguyễn Phi Long