Quyết định 25/2019/QĐ-UBND Bắc Ninh tiêu chí xét duyệt hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng

QUY ĐỊNH

Tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập
Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh

(Ban hành kèm theo Quyết định số 25/2019/QĐ-UBND ngày 30/10/2019
của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh)

-------------------

Chương I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Quy định này quy định về tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.

Quy định này áp dụng cho cơ quan nhà nước có liên quan đến việc xét duyệt hồ sơ và các cá nhân là công chứng viên có nhu cầu và đủ điều kiện thành lập Văn phòng công chứng tại tỉnh Bắc Ninh.                             

Điều 2. Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ

1. Chỉ xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng đáp ứng đầy đủ quy định của Luật Công chứng 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành;

2. Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, dân chủ, khách quan và đúng quy định của pháp luật;

3. Tại một thời điểm tiếp nhận hồ sơ, mỗi công chứng viên chỉ được tham gia hợp danh để thành lập 01 Văn phòng công chứng.

Điều 3. Cơ cấu thang điểm

Việc chấm điểm hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng dựa trên 05 tiêu chí đánh giá với tổng số 100 điểm, số điểm tối đa của từng tiêu chí cụ thể như sau:

1. Tiêu chí về tổ chức, nhân sự (tối đa 58 điểm), trong đó:

a) Công chứng viên: tối đa 40 điểm;

b) Nhân viên nghiệp vụ công chứng: tối đa 09 điểm;

c) Nhân viên kế toán: tối đa 04 điểm;

d) Nhân viên lưu trữ: tối đa 03 điểm;

đ) Nhân viên công nghệ thông tin: tối đa 02 điểm.

2. Tiêu chí về trụ sở (tối đa 30 điểm), trong đó:

a) Vị trí đặt trụ sở: tối đa 10 điểm;

b) Tổng diện tích và tính pháp lý của trụ sở: tối đa 10 điểm;

c) Diện tích tiếp người yêu cầu công chứng: tối đa 04 điểm;

d) Diện tích lưu trữ hồ sơ công chứng: tối đa 04 điểm;

 đ) Diện tích nhà để xe: tối đa 02 điểm.

3. Tiêu chí về cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ hoạt động công chứng (tối đa 05 điểm).

4. Tiêu chí về năng lực, kinh nghiệm của công chứng viên (tối đa 03 điểm).

5. Tiêu chí về tính khả thi của Đề án (tối đa 04 điểm).

Điều 4. Các trường hợp không xét duyệt, không tính điểm và trường hợp được xét duyệt, cho phép thành lập Văn phòng công chứng

1. Không xét duyệt hồ sơ mà trong Đề án chỉ còn duy nhất 01 công chứng viên được tính điểm hoặc Đề án có công chứng viên đang hành nghề tại tổ chức hành nghề công chứng khác hoặc đang kiêm nhiệm các công việc thường xuyên khác không thể hành nghề công chứng theo quy định của Luật Công chứng năm 2014.

2. Những trường hợp không tính điểm:

a) Công chứng viên chấm dứt thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh mà thời gian hành nghề tại Văn phòng công chứng đó chưa đủ 12 tháng và thời gian chấm dứt công chứng viên hợp danh chưa đủ 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp Văn phòng công chứng đó có từ 03 công chứng viên hợp danh trở lên;

b) Công chứng viên tham gia lập Đề án mà không có cam kết hành nghề công chứng tại Văn phòng công chứng đó từ 06 tháng trở lên;

c) Công chứng viên đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đã bị kết tội bằng bản án có hiệu lực pháp luật của Tòa án về tội phạm vô ý mà chưa được xóa án tích hoặc đang thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính, quyết định kỷ luật với hình thức tước quyền sử dụng Thẻ công chứng viên;

d) Thư ký nghiệp vụ, nhân sự phụ trách kế toán, công nghệ thông tin, lưu trữ đang làm việc tại các tổ chức hành nghề công chứng khác hoặc đang là công chức, viên chức nhà nước.

3. Trường hợp được xét duyệt, cho phép thành lập Văn phòng công chứng:

Cho phép thành lập Văn phòng công chứng đối với những hồ sơ qua xét duyệt có số điểm đạt từ 70 điểm trở lên trong tổng số 100 điểm.

Tại một thời điểm xét duyệt hồ sơ, một đơn vị hành chính cấp huyện chỉ cho phép thành lập 01 Văn phòng công chứng. Trường hợp có nhiều hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng tại cùng địa bàn đơn vị hành chính cấp huyện thì hồ sơ qua xét duyệt có số điểm cao nhất được xem xét, giải quyết.

Trường hợp có nhiều hồ sơ có số điểm cao nhất bằng nhau và trên 70 điểm, thì hồ sơ đề nghị xét chọn sẽ theo thứ tự ưu tiên như sau:

a) Hồ sơ có điểm về tiêu chí công chứng viên cao hơn;

b) Hồ sơ có điểm về trụ sở làm việc cao hơn;

c) Hồ sơ có điểm về tiêu chí nhân viên nghiệp vụ công chứng cao hơn.

Trong trường hợp tất cả các tiêu chí ưu tiên nêu trên đều có số điểm bằng nhau thì Hội đồng xét duyệt sẽ tiến hành biểu quyết để lựa chọn theo đa số.

Chương II. NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 5. Tiêu chí về tổ chức, nhân sự (Tối đa 58 điểm)

1. Về công chứng viên (tối đa 40 điểm):

a) Số lượng công chứng viên (tối đa 10 điểm), cụ thể:

- Có 02 công chứng viên: 04 điểm;

- Có 03 công chứng viên: 08 điểm;

- Có từ 04 công chứng viên trở lên: 10 điểm.

b) Kinh nghiệm của công chứng viên (tối đa 20 điểm)

- Thời gian đã từng hành nghề với tư cách công chứng viên (cộng tối đa với tất cả các công chứng viên: 12 điểm), cụ thể:

+ Từ 06 tháng đến dưới 02 năm: 02 điểm/công chứng viên;

+ Từ 02 năm đến dưới 05 năm: 03 điểm/công chứng viên;

+ Từ 05 năm đến dưới 10 năm: 05 điểm/công chứng viên;

+ Từ 10 năm trở lên: 08 điểm/công chứng viên.

- Kinh nghiệm lãnh đạo, quản lý lĩnh vực công chứng (đã từng là Trưởng phòng công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng): cộng tối đa 08 điểm, cụ thể:

+ Dưới 02 năm: 01 điểm/công chứng viên;

+ Từ 02 năm đến dưới 05 năm: 02 điểm/công chứng viên;

+ Từ 05 năm đến dưới 10 năm: 03 điểm/công chứng viên;

+ Từ 10 năm trở lên: 05 điểm/công chứng viên.

c) Có cam kết về thời gian hành nghề công chứng tại Văn phòng công chứng mà mình xây dựng Đề án thành lập (cộng tối đa 10 điểm với tất cả các công chứng viên), trong đó:

- Cam kết hành nghề từ 01 năm đến 02 năm: 02 điểm;

- Cam kết hành nghề từ 02 năm đến 05 năm: 04 điểm;

- Cam kết hành nghề trên 05 năm: 05 điểm.

Mỗi công chứng viên tham gia Đề án thành lập Văn phòng công chứng có văn bản cam kết riêng của cá nhân về thời gian hành nghề công chứng tại Văn phòng công chứng (sau khi có quyết định thành lập Văn phòng công chứng và Giấy Đăng ký hoạt động);

Văn bản cam kết là tiêu chí để chấm điểm và cũng là cơ sở pháp lý để Sở Tư pháp xem xét, quyết định xóa đăng ký hành nghề, chấm dứt thành viên công chứng viên hợp danh và thu hồi Thẻ của công chứng viên.

2. Về nhân viên nghiệp vụ công chứng (tối đa 09 điểm):

a) Số lượng nhân viên nghiệp vụ (tối đa 04 điểm), cụ thể:

- Có 02 nhân viên nghiệp vụ: 03 điểm;

- Có từ 03 nhân viên nghiệp vụ trở lên: 04 điểm.

b) Trình độ và kinh nghiệm của nhân viên nghiệp vụ công chứng (cộng tối đa 05 điểm cho toàn bộ nhân viên nghiệp vụ), cụ thể:

- Có bằng cử nhân luật: 01 điểm/01 nhân viên;

- Có thời gian công tác pháp luật từ 03 năm trở lên: 01 điểm/01 nhân viên;

- Có Giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng: 02 điểm/01 nhân viên.

3. Về nhân viên kế toán (cộng tối đa 04 điểm):

a) Có nhân viên làm công tác kế toán: 01 điểm;

b) Nhân viên kế toán có bằng đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành kế toán: 02 điểm;

c) Nhân viên kế toán có kinh nghiệm làm công tác kế toán từ 03 năm trở lên: 02 điểm/nhân viên.

4. Về nhân viên lưu trữ (cộng tối đa 03 điểm):

a) Có nhân viên làm công tác lưu trữ: 01 điểm;

b) Nhân viên lưu trữ có bằng đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành lưu trữ: 02 điểm/nhân viên.

5. Về nhân viên công nghệ thông tin (cộng tối đa 02 điểm):

a) Có nhân viên công nghệ thông tin: 01 điểm;

b) Nhân viên công nghệ thông tin có bằng đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành công nghệ thông tin: 01 điểm/nhân viên;

 c) Trường hợp không có nhân viên công nghệ thông tin nhưng có phương án thuê dịch vụ công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động công chứng: 02 điểm.

Điều 6. Tiêu chí về trụ sở (tối đa 30 điểm)

1. Vị trí dự kiến đặt trụ sở Văn phòng công chứng (tối đa 10 điểm):

a) Vị trí bảo đảm khoảng cách hợp lý so với các tổ chức hành nghề công chứng hiện tại trên địa bàn (cách tối thiểu 05 km đối với Thành phố Bắc Ninh, thị xã Từ Sơn hoặc đặt trụ sở tại đơn vị xã trên địa bàn huyện, mà huyện đó có dưới 02 tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động): 08 điểm;

b) Vị trí thuận lợi cho việc liên hệ của người dân (nằm trên các trục đường chính, giao thông thuận tiện): 02 điểm.

2. Diện tích và tính pháp lý của trụ sở Văn phòng công chứng (tối đa 10 điểm):

a) Tổng diện tích sử dụng của trụ sở Văn phòng công chứng (tối đa 06 điểm). Cụ thể:

- Diện tích từ 65 m² đến dưới 80 m²: 04 điểm;

- Diện tích từ 80 m² đến dưới 100 m²: 05 điểm;

- Diện tích từ 100 m² trở lên: 06 điểm.

b) Về tính pháp lý của trụ sở Văn phòng công chứng (tối đa 04 điểm).

Cụ thể:

- Hợp đồng thuê, mượn có thời hạn thuê từ 01 đến 03 năm: 01 điểm;

- Hợp đồng thuê, mượn có thời hạn thuê từ 03 đến dưới 05 năm: 02 điểm;

- Hợp đồng thuê, mượn có thời hạn thuê trên 05 năm: 03 điểm;

- Trụ sở Văn phòng công chứng thuộc sở hữu hợp pháp của công chứng viên là thành viên hợp danh: 04 điểm.

3. Diện tích tiếp người yêu cầu công chứng (tối đa 04 điểm):

a) Diện tích từ 25m² đến dưới 40m²: 02 điểm;

b) Diện tích từ 40m² đến dưới 50m²: 03 điểm;

c) Diện tích từ 50m² trở lên: 04 điểm.

4. Diện tích lưu trữ hồ sơ công chứng (tối đa 04 điểm):

a) Diện tích từ 20m² đến dưới 30m²: 02 điểm;

b) Diện tích từ 30m² đến dưới 40m²: 03 điểm;

c) Diện tích từ 40m² trở lên: 04 điểm.

5. Diện tích nhà để xe (tối đa 02 điểm):

a) Diện tích nhà để xe từ 15m² đến dưới 20m²: 01 điểm;

b) Diện tích nhà để xe từ 20m² trở lên: 02 điểm.

Điều 7. Tiêu chí về cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ hoạt động công chứng (tối đa 05 điểm):

1. Bố trí các khu vực (phòng) khoa học, phù hợp, đảm bảo thuận lợi cho người dân đến giải quyết hồ sơ công chứng: 01 điểm;

2. Có dự kiến trang bị máy tính, máy photocopy, kệ hồ sơ lưu trữ và các trang thiết bị cần thiết khác đảm bảo cho hoạt động của Văn phòng công chứng: 01 điểm;

3. Có dự kiến kết nối internet: 01 điểm;

4. Có phương án đầu tư trang bị phần mềm ngăn chặn, phần mềm soạn thảo hợp đồng, giao dịch, quản lý nghiệp vụ, quản lý lưu trữ, kế toán và các điều kiện để kết nối với cơ sở dữ liệu về công chứng của Sở Tư pháp: 01 điểm;

5. Có phương án phòng, chống cháy nổ, bảo đảm an ninh trật tự, có trang thiết bị chữa cháy (có biển chỉ dẫn về phòng cháy, chữa cháy đúng quy cách, bình chữa cháy khí CO₂ hoặc có đầy đủ các trang bị, phương tiện khác về phòng cháy, chữa cháy): 01 điểm.

Điều 8. Tiêu chí về năng lực, kinh nghiệm của công chứng viên (cộng tối đa cho tất cả các công chứng viên: 03 điểm)

1. Khả năng quản trị văn phòng: Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng có chứng chỉ đào tạo kỹ năng quản trị văn phòng (01 điểm);

2. Công chứng viên của Văn phòng công chứng có trình độ Tiến sỹ Luật hoặc có bằng Đại học chính quy, Thạc sỹ luật đào tạo tại nước ngoài: 01 điểm/công chứng viên;

3. Công chứng viên thành lập, tham gia thành lập trong thời gian công tác pháp luật hoặc hành nghề công chứng đã từng được tặng thưởng các danh hiệu thi đua (chiến sĩ thi đua cấp bộ, ngành, tỉnh, đoàn thể trung ương; chiến sĩ thi đua toàn quốc) hoặc hình thức khen thưởng (Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, Bằng khen cấp Bộ, ngành, tỉnh, đoàn thể trung ương): 01 điểm/ công chứng viên.

Điều 9. Tiêu chí về tính khả thi của Đề án (tối đa 04 điểm)

1. Đề án xác định được thời gian, tiến độ thực hiện các dự kiến về tổ chức bộ máy, nhân sự và cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng: 01 điểm.

2. Đề án xác định được tiến độ và các biện pháp, hình thức đưa Văn phòng công chứng đi vào hoạt động: 01 điểm.

3. Đề án dự kiến được các giải pháp để giài quyết các vấn đề khác liên quan đến hoạt động của Văn phòng công chứng (cộng tối đa 02 điểm), cụ thể:

a) Thể thức thông qua các quyết định của Văn phòng công chứng, nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ: 0,5 điểm;

b) Căn cứ và phương pháp xác định thù lao, tiền lương và thưởng cho Công chứng viên, người lao động trong Văn phòng công chứng: 0,5 điểm;

c) Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh: 0,5 điểm;

d) Các trường hợp chấm dứt hoạt động, trình tự chấm dứt hoạt động và thủ tục thanh lý tài sản của Văn phòng công chứng: 0,5 điểm.

Chương III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Trách nhiệm của công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

1. Chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng; nộp kèm các giấy tờ chứng minh về những nội dung trình bày trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng để làm cơ sở cho việc xét duyệt theo quy định pháp luật.

2. Tất cả các công chứng viên lập Đề án thành lập Văn phòng công chứng đều phải có nghĩa vụ và trách nhiệm thực hiện đúng các nội dung đã cam kết sau khi UBND tỉnh có quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

Điều 11. Nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

Các công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi 01 bộ hồ sơ kèm theo Đề án, các giấy tờ chứng minh có liên quan đến Sở Tư pháp để tiến hành thẩm định, chấm điểm, xét duyệt hồ sơ và báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định.

Thời hạn thẩm định, chấm điểm, xét duyệt hồ sơ tại Sở Tư pháp không tính vào thời gian giải quyết thủ tục hành chính về thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của Luật Công chứng năm 2014.

Điều 12. Hội đồng xét duyệt hồ sơ

1. Thành lập Hội đồng xét duyệt hồ sơ:

Giám đốc Sở Tư pháp quyết định thành lập Hội đồng xét duyệt hồ sơ từ 03 đến 05 thành viên gồm đại diện lãnh đạo Sở và lãnh đạo các đơn vị thuộc Sở có liên quan.

2. Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ:

a) Các thành viên của Hội đồng xét duyệt làm việc độc lập, căn cứ vào tiêu chí và thang điểm nêu tại Chương II của Quy định này để xét duyệt và chấm điểm từng hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng. Điểm của từng hồ sơ là điểm trung bình cộng của tất cả các thành viên tham gia chấm điểm;

b) Việc xét duyệt và chấm điểm hồ sơ phải được lập thành biên bản và có chữ ký của các thành viên Hội đồng xét duyệt.

Điều 13. Khiếu nại liên quan đến việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

1. Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền khiếu nại, tố cáo về việc xét duyệt, chấm điểm hoặc việc từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng khi có căn cứ cho rằng việc xét duyệt, chấm điểm là không chính xác, thiếu khách quan hoặc việc từ chối xét duyệt là trái với quy định của pháp luật và Quy định này.

2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Điều 14. Tổ chức thực hiện

1. Sở Tư pháp có trách nhiệm tổ chức triển khai, đôn đốc, kiểm tra thực hiện Quy định này.

Theo dõi việc thực hiện các nội dung đã cam kết trong hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng. Đề nghị UBND tỉnh thu hồi Quyết định cho phép thành lập hoặc không cấp Giấy đăng ký hoạt động, thu hồi Giấy Đăng ký hoạt động trong trường hợp nhận thấy Văn phòng công chứng không thực hiện đúng các nội dung đã cam kết trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng.

2. Trong quá trình triển khai thực hiện Quy định này, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc phát sinh; các tổ chức, cá nhân kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét quyết định./.