Quyết định 18/2020/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Bình về việc ban hành Quy định về tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Bình

QUY ĐỊNH

Về tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Bình
(Kèm theo Quyết định số 18/2020/QĐ-UBND ngày 31/8/2020 của UBND tỉnh)

__________

Chương I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy định này quy định về tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Bình.

2. Đối tượng áp dụng: Quy định này áp dụng đối với các công chứng viên có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng; các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan trong việc đề nghị, xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Bình; Văn phòng công chứng đang hoạt động trên địa bàn tỉnh có nhu cầu thay đổi về trụ sở Văn phòng công chứng sang đơn vị hành chính cấp huyện khác thuộc tỉnh.

Điều 2. Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ

1. Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải đảm bảo công khai, minh bạch, khách quan và đúng quy định của pháp luật.

2. Việc xét duyệt và tính điểm hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng xét theo thang điểm có mức tối thiểu, tối đa, căn cứ cụ thể vào các tiêu chí và có sự ưu tiên theo từng tiêu chí.

3. Không xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trong các trường hợp sau:

a) Hồ sơ không đáp ứng yêu cầu về loại hình hoạt động của Văn phòng công chứng, điều kiện đối với Trưởng văn phòng công chứng, tên gọi của Văn phòng công chứng, trụ sở của Văn phòng công chứng theo quy định tại các Khoản 1, 2, 3, 4 Điều 22 Luật Công chứng;

b) Công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng đang bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 Luật Công chứng, hoặc thuộc trường hợp công chứng viên bị miễn nhiệm theo quy định tại Khoản 2 Điều 15 Luật Công chứng.

Điều 3. Cơ cấu thang điểm

1. Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng căn cứ trên 6 tiêu chí được quy định tại Điều 4 của Quy định này. Tổng số điểm của các tiêu chí là 100 điểm.

2. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng được xét duyệt cho phép thành lập Văn phòng công chứng phải đạt từ 63/100 điểm trở lên; trong đó, số điểm tiêu chí về sự cần thiết phải đạt 15/20, tiêu chí nhân sự đạt ít nhất là 20/35 điểm, tiêu chí trụ sở đạt ít nhất là 15/25 điểm, tiêu chí cơ sở vật chất phải đặt 5/10 điểm, tiêu chí về quy trình nghiệp vụ công chứng, nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ công chứng phải đạt 04/05 điểm, tiêu chí tính khả thi của Đề án thành lập Văn phòng công chứng phải đạt 04/05 điểm.

Chương II. TIÊU CHÍ, SỐ ĐIỂM TỪNG TIÊU CHÍ VÀ CÁCH THỨC XÉT DUYỆT HỒ SƠ

Điều 4. Nội dung các tiêu chí và số điểm cho từng tiêu chí

1) Tiêu chí về sự cần thiết thành lập Văn phòng công chứng: Tối đa 20 điểm.

2) Tiêu chí về tổ chức nhân sự của Văn phòng công chứng: Tối đa 35 điểm.

3) Tiêu chí về trụ sở của Văn phòng công chứng: Tối đa 25 điểm.

4) Tiêu chí về cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng: Tối đa 10 điểm.

5) Tiêu chí về xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng và quy trình lưu trữ hồ sơ công chứng: Tối đa 05 điểm.

6) Tiêu chí về tính khả thi của Đề án thành lập Văn phòng công chứng: Tối đa 05 điểm.

Điều 5. Tiêu chí và số điểm của tiêu chí sự cần thiết thành lập Văn phòng công chứng (20 điểm)

1. Đề án đánh giá được việc thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn cấp huyện là cần thiết, xã hội cần thiết (nhu cầu công chứng của xã hội thể hiện qua số lượng hợp đồng, giao dịch, diện tích, điều kiện địa lý, hệ thống hạ tầng giao thông, số lượng dân cư và sự phân bố dân cư trên địa bàn cấp huyện dự kiến thành lập): 15 điểm.

2. Khuyến khích đề án thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn cấp huyện chưa có hoặc có duy nhất 01 Văn phòng công chứng đang hoạt động: 05 điểm.

Điều 6. Tiêu chí và số điểm của tiêu chí nhân sự (35 điểm)

1. Về công chứng viên của Văn phòng công chứng: (tối đa 17 điểm).

a) Số lượng công chứng viên: (tối đa 08 điểm)

Văn phòng công chứng do hai công chứng viên tham gia thành lập: 04 điểm.

Văn phòng công chứng do nhiều công chứng viên tham gia thành lập thì từ công chứng thứ ba trở lên, mỗi công chứng viên được cộng thêm 02 điểm/ người nhưng tối đa không quá 04 điểm.

b) Công chứng viên là Trưởng Văn phòng công chứng có thời gian hành nghề từ 05 năm trở lên: 03 điểm;

c) Công chứng viên là Trưởng Văn phòng công chứng có chứng chỉ quản lý nhà nước, nghiệp vụ quản trị doanh nghiệp hoặc quản lý văn phòng: 03 điểm;

d) Trưởng Văn phòng công chứng đã là Trưởng, Phó Trưởng phòng Công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng: 03 điểm.

2. Nhân viên nghiệp vụ (tối đa 08 điểm)

a) Có 01 nhân viên nghiệp vụ trình độ Đại học chuyên ngành Luật: 03 điểm;

b) Có 02 nhân viên nghiệp vụ trình độ Đại học chuyên ngành Luật trở lên: Cộng thêm 01 điểm/01 người (điểm cộng thêm tối đa không quá 03 điểm);

c) Trường hợp nhân viên nghiệp vụ có Giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng: Cộng thêm 01 điểm/01 người (điểm cộng thêm tối đa không quá 02 điểm).

3. Nhân viên kế toán (tối đa 03 điểm)

a) Văn phòng công chứng có nhân viên kế toán: 01 điểm;

b) Nhân viên kế toán có bằng cao đẳng chuyên ngành kế toán trở lên: 01 điểm;

c) Nhân viên kế toán có thời gian công tác kế toán từ 02 năm trở lên: 01 điểm.

4. Nhân viên công nghệ thông tin (tối đa 02 điểm)

a) Văn phòng công chứng có nhân viên công nghệ thông tin: 01 điểm;

b) Nhân viên có bằng cao đẳng chuyên ngành công nghệ thông tin trở lên: 01 điểm.

5. Nhân viên lưu trữ (tối đa 05 điểm)

a) Văn phòng công chứng có nhân viên lưu trữ: 03 điểm;

b) Nhân viên có bằng cao đẳng chuyên ngành lưu trữ trở lên: 01 điểm;

c) Nhân viên lưu trữ có thời gian công tác lưu trữ từ 01 năm trở lên: 01 điểm.

Điều 7. Tiêu chí và số điểm của tiêu chí trụ sở Văn phòng công chứng (25 điểm)

1. Vị trí dự kiến đặt trụ sở (05 điểm)

a) Trụ sở của Văn phòng công chứng dự kiến đặt ở vị trí thuận lợi cho việc liên hệ của cá nhân, tổ chức có yêu cầu công chứng: 03 điểm;

b) Trụ sở của Văn phòng công chứng dự kiến cách trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng gần nhất hiện có bán kính từ 2.000m trở lên: 02 điểm;

2. Tổng diện tích sử dụng của trụ sở Văn phòng công chứng (10 điểm)

a) Có tổng diện tích từ 50m2 đến 100m2: 04 điểm

a) Có tổng diện tích trên 100m2 đến 150m2: 07 điểm;

b) Có tổng diện tích trên 150m2: 10 điểm.

3. Tính pháp lý của trụ sở Văn phòng công chứng (05 điểm)

a) Trụ sở là nhà thuộc sở hữu của 01 trong các công chứng viên hợp danh đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Trụ sở là nhà đi thuê, mượn thời hạn thuê trên 05 năm: 05 điểm;

b) Trụ sở là nhà đi thuê thời hạn thuê, mượn đến 05 năm: 03 điểm.

4. Diện tích dành cho Phòng tiếp cá nhân, tổ chức có yêu cầu công chứng (02 điểm)

a) Diện tích dưới 30m2: 01 điểm;

b) Diện tích từ 30m2 trở lên: 02 điểm.

5. Diện tích dành cho kho lưu trữ hồ sơ đã công chứng (02 điểm)

a) Diện tích dưới 50m2: 01 điểm;

b) Diện tích từ 50m2 trở lên: 02 điểm.

6. Trụ sở có địa điểm giữ xe thuận lợi, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn giao thông: (01 điểm).

Điều 8. Tiêu chí và số điểm của tiêu chí cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng (10 điểm)

1. Có máy photocopy, máy vi tính và máy in vi tính: 02 điểm.

2. Có tủ đựng tài liệu, bàn ghế ngồi làm việc, bàn ghế tiếp khách và các trang thiết bị khác: 02 điểm.

3. Có đăng ký kết nối mạng Internet: 02 điểm.

4. Có sử dụng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng: 01 điểm.

5. Có sử dụng phần mềm quản lý nghiệp vụ kế toán: 01 điểm.

6. Có lắp đặt thiết bị về phòng chống cháy nổ: 02 điểm.

Điều 9. Tiêu chí và số điểm của tiêu chí xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng và quy trình lưu trữ hồ sơ công chứng (5 điểm)

1. Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng đúng quy định của pháp luật: 03 điểm.

2. Xây dựng quy trình lưu trữ đúng quy định của pháp luật: 02 điểm.

Điều 10. Tiêu chí và số điểm của tiêu chí về tính khả thi của Đề án thành lập Văn phòng công chứng (05 điểm)

1. Có kế hoạch triển khai để bảo đảm thực hiện các nội dung trong đề án sau khi nhận được Quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép thành lập Văn phòng công chứng: 03 điểm.

2. Xây dựng dự thảo nội quy, quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng: 02 điểm.

Điều 11. Cách thức xét duyệt

Sở Tư pháp có trách nhiệm xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, trường hợp cần thiết có thể thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ và xác minh hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng do một đồng chí Phó Giám đốc sở làm Tổ trưởng, lãnh đạo phòng chuyên môn của Sở Tư pháp làm Tổ phó (thành phần, số lượng thành viên khác của Tổ xét duyệt do Giám đốc Sở Tư pháp quyết định).

Chương III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp nhận, kiểm tra, xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng và trình Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép thành lập Văn phòng công chứng bảo đảm theo đúng quy định của pháp luật vê công chứng và Quy định này.

2. Theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các nội dung đã cam kết trong hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng của Văn phòng công chứng được thành lập, trường hợp phát hiện Văn phòng công chứng được thành lập không thực hiện đúng các tiêu chí trong đề án thành lập Văn phòng công chứng thì đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh thu hồi Quyết định cho phép thành lập Văn phòng Công chứng đã được thành lập .

3. Cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng đã được Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép thành lập theo đúng quy định của pháp luật công chứng.

Điều 13. Trách nhiệm của Hội công chứng viên tỉnh

1. Hội công chứng viên tỉnh có trách nhiệm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của hội viên, giám sát việc tuân thủ các quy định của pháp luật về công chứng, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

2. Tham gia ý kiến với Sở Tư pháp trong việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, thay đổi về trụ sở Văn phòng công chứng đang hoạt động sang đơn vị hành chính cấp huyện khác thuộc tỉnh.

Điều 14. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong việc đề nghị thành lập, thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng

1. Tổ chức, cá nhân đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có trách nhiệm thực hiện đúng Luật Công chứng năm 2014, các văn bản hướng dẫn thi hành và Quy định này. Chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ và các giấy tờ chứng minh nội dung đã trình bày trong Đề án đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

2. Sau khi Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng, Công chứng viên đề nghị thành lập phải cung cấp các giấy tờ chứng minh những nội dung đã nêu trong đề án đề nghị thành lập Văn phòng công chứng khi nộp hồ sơ đề nghị Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động.

3. Văn phòng công chứng đã được thành lập và đang hoạt động trên địa bàn tỉnh khi nộp hồ sơ đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng về thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng sang đơn vị hành chính cấp huyện khác thuộc tỉnh thì phải bảo đảm các tiêu chí và số điểm của Quy định này và được Ủy ban nhân dân tỉnh chấp thuận trên cơ sở đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp.

4. Thực hiện đúng các nội dung đã nêu trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng sau khi được UBND tỉnh cho phép thành lập và Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng Công chứng.

Điều 15. Tổ chức thực hiện

Giao Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy định này. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc thì kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.