Quyết định 16/2013/QĐ-UBND Gia Lai quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trên địa bàn tỉnh Gia Lai”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký. Các quy định trước đây trái với các quy định tại Quyết định này bị bãi bỏ.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Khái niệm, nguyên tắc sử dụng, quản lý hộ chiếu

1. Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (Gọi chung là hộ chiếu) là tài sản của Nhà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam được cơ quan có thẩm quyền cấp cho cán bộ, công chức để sử dụng đi nước ngoài về việc công.

2. Việc sử dụng, quản lý hộ chiếu phải được thực hiện theo đúng quy định tại Quyết định này và các quy định pháp luật khác có liên quan. Việc sử dụng hộ chiếu không được gây thiệt hại cho uy tín và lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

Điều 2. Phạm vi, đối tượng điều chỉnh

1. Quyết định này quy định việc quản lý hộ chiếu trên địa bàn tỉnh Gia Lai.

2. Đối tượng được áp dụng quản lý hộ chiếu bao gồm cơ quan quản lý hộ chiếu, cơ quan trực tiếp quản lý cán bộ, công chức được cấp hộ chiếu, cán bộ, công chức được cấp hộ chiếu theo quy định tại Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam và Nghị định số 65/2012/NĐ-CP ngày 06/9/2012 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007.

Điều 3. Cơ quan quản lý hộ chiếu

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (Phòng Ngoại vụ) là cơ quan được Ủy ban nhân dân tỉnh ủy quyền thực hiện việc quản lý hộ chiếu trên địa bàn tỉnh (gọi chung là Cơ quan quản lý hộ chiếu).

Chương II

TRÁCH NHIỆM, THỦ TỤC GIAO NỘP HỘ CHIẾU

Điều 4. Trách nhiệm của cơ quan quản lý hộ chiếu

1. Lập sổ theo dõi việc giao, nhận hộ chiếu và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại hoặc không sử dụng được; phân công cán bộ chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, theo dõi hộ chiếu.

2. Bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền. Việc bàn giao hộ chiếu phải có ký nhận. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 6 tháng thì thông báo cho đương sự biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp hộ chiếu mới.

3. Chuyển hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới khi người được cấp hộ chiếu được điều chuyển công tác đến tỉnh, thành phố khác.

4. Báo cáo bằng văn bản cho Ủy ban nhân dân tỉnh về việc người được cấp hộ chiếu cố tình không giao nộp hộ chiếu theo quy định sau khi nhập cảnh về nước để có biện pháp kịp thời thu hồi hộ chiếu hoặc xử lý vi phạm đối với việc sử dụng và quản lý hộ chiếu không đúng theo Quy định.

5. Thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng.

6. Chuyển hộ chiếu cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao để hủy giá trị hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu này, bao gồm cả những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích.

Điều 5. Trách nhiệm của cán bộ, công chức được cấp hộ chiếu

1. Giữ gìn và bảo quản hộ chiếu cẩn thận, không được tẩy xoá, sửa chữa nội dung đã ghi trong hộ chiếu, không được sử dụng hộ chiếu để đi nước ngoài với mục đích cá nhân, không được cho người khác sử dụng, không được sử dụng trái với qui định của pháp luật Việt Nam.

2. Chỉ được sử dụng một loại hộ chiếu cho mỗi chuyến đi công tác nước ngoài phù hợp với Quyết định cử đi công tác và tính chất công việc thực hiện ở nước ngoài, trừ trường hợp đặc biệt theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao.

3. Trường hợp bị mất hộ chiếu ở trong nước, người có hộ chiếu bị mất phải khai báo ngay với cơ quan Công an nơi xảy ra sự việc và báo cáo với cơ quan quản lý hộ chiếu. Nếu hộ chiếu mất ở nước ngoài, thì phải khai báo ngay với cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại và với cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi gần nhất, khi về nước phải báo cáo ngay với cơ quan quản lý hộ chiếu.

4. Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhập cảnh Việt Nam sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài theo thời gian cho phép của cơ quan có thẩm quyền phải nộp lại hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu, trừ trường hợp có lý do chính đáng do Thủ trưởng cơ quan quản lý hộ chiếu quyết định.

5. Khi thay đổi cơ quan làm việc, phải báo cáo cơ quan quản lý hộ chiếu nơi chuyển đi và chuyển đến để các cơ quan này thực hiện việc quản lý hộ chiếu theo quy định.

Điều 6. Phối hợp quản lý hộ chiếu

Các cơ quan, đơn vị có cán bộ, công chức được cấp hộ chiếu có trách nhiệm phối hợp, thông báo với cơ quan quản lý hộ chiếu trong trường hợp:

1. Cán bộ công chức sử dụng hộ chiếu sai mục đích như ở lại nước ngoài quá thời gian cho phép của Ủy ban nhân dân tỉnh, tự ý thay đổi mục đích chuyến đi trong thời gian ở nước ngoài và những sai phạm khác theo qui định của pháp luật.

2. Cán bộ công chức được cấp hộ chiếu nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích.

Điều 7. Nhận và nộp lại hộ chiếu

1. Cán bộ, công chức xuất trình Quyết định cử, cho phép đi nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền và trực tiếp nhận hộ chiếu tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (Phòng Ngoại vụ). Trong trường hợp người khác nhận thay thì phải xuất trình giấy giới thiệu của cơ quan đơn vị của cán bộ, công chức được cho phép đi nước ngoài.

2. Kết thúc chuyến công tác, cán bộ, công chức nộp lại hộ chiếu cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (Phòng Ngoại vụ) như qui định tại Khoản 4, Điều 5.

3. Chuyên viên phụ trách việc quản lý hộ chiếu thực hiện ghi vào sổ quản lý hộ chiếu và yêu cầu cán bộ, công chức ký xác nhận khi nhận hộ chiếu hoặc nộp lại hộ chiếu.

Điều 8. Trình tự, thủ tục chuyển hộ chiếu

1. Cán bộ, công chức được điều chuyển công tác trực tiếp làm thủ tục chuyển hộ chiếu sang cơ quan quản lý hộ chiếu mới.

2. Hồ sơ gồm 01 bản sao quyết định của cơ quan chủ quản điều chuyển cán bộ công chức.

3. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (Phòng Ngoại vụ) ghi vào sổ quản lý hộ chiếu, yêu cầu cán bộ, công chức ký xác nhận và giao hộ chiếu cho người này để chuyển cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới.

4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày giao hộ chiếu, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (Phòng Ngoại vụ) sẽ có văn bản thông báo cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới để tiếp nhận và quản lý hộ chiếu.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 9. Xử lý vi phạm

Cán bộ, công chức có hành vi sử dụng, quản lý hộ chiếu sai quy định thì tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Điều 10. Điều khoản thi hành

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm hướng dẫn và triển khai thực hiện các quy định này./.